Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo dự toán và ngân sách. Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án – không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự án vượt quá chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế nào để đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống.
QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN Hiểu và kiểm sốt chi phí dự án Dự án được quản lý tốt sẽ hồn thành đúng thời hạn, theo dự tốn và ngân sách Thơng thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành cơng của dự án – khơng ai muốn chịu trách nhiệm khi dự an v ́ ượt q chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế nào để đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm sốt’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống. Rất may, có nhiều cơng cụ và ý tưởng có thể giúp bạn kiểm sốt Quản lý chi phí dự án gồm ba quy trình cơ bản: Dự tốn chi phí – Đánh giá tốt nhất về chi phí cần thiết để hồn thành dự án Lập ngân sách – Phân bổ, ước tính chi phí cho từng hạng mục cơng việc và thiết lập đường cơ sở để đo lường hiệu suất Kiểm sốt chi phí – Kiểm sốt những thay đổi trong ngân sách dự án Bằng cách quản lý 3 quy trình này cũng như đầu vào và đầu ra của chúng, bạn có thể phát triển hệ thống hiệu quả nhằm đảm bảo chi phí vẫn nằm trong ngân sách đã được phê duyệt. Nói tóm lại, quản lý chi phí dự án là q trình được thực hiện như sau: Thơng báo giới hạn ngân sách cho các nhà thiết kế dự án và những người đang thực hiện dự án Thu thập dữ liệu chi phí thực tế So sánh chi phí thực tế với ngân sách ban đầu Thực hiện hành động khắc phục nếu cần Hãy lần lượt xem xet ba q trình ́ quản lý chi phí dự án được trình bày dưới đây 1. Dự tốn chi phí Dự tốn là một phần quan trọng trong quản lý tài chính dự án. Dự tốn được sử dụng cho tất cac loai ho ́ ̣ ạt động, bao gồm lập ngân sách, dự báo, lên kế hoạch nguồn lực và nhân sự. Điêu quan trong la ban d ̀ ̣ ̀ ̣ ự tốn chi phí tất cả các nguồn lực sẽ được tính vao d ̀ ự án – bao gồm lao động, vật liệu và vật tư – cũng như chi phí dự phịng Dự tốn chi phí là mơt b ̣ ản đánh giá xem mât bao nhiêu chi phí cho t ́ ất cả các nguồn lực cần thiết để hồn thành dự án. Ban cung co thê xac đinh va xem xet l ̣ ̃ ́ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ựa chon chi phi thay thê va ̣ ́ ́ ̀ đưa vao d ̀ ự toan ́ Để xác định những chi phí cần dự tốn, bạn có thể sử dụng nhiều đầu vào khác nhau, trong đó phổ biến nhất là cấu trúc phân tách cơng việc (WBS). Đây là danh sách chi tiết tất cả những thứ cần thiêt và nh ́ ững hoạt động cần thực hiện để hồn thành dự án. Tun bố về phạm vi dự án cung có thơng tin liên quan đ ̃ ến cac u c ́ ầu, hạn chế và giả định về nguồn lực – có thể giúp bạn xác định lựa chọn chi phí thay thế nếu thích hợp Để hồn thành dự tốn, bạn có thể sử dụng nhiều cơng cụ và kỹ thuật như: Dự tốn dựa vào các dự án tương tự – Sử dụng dữ liệu từ những dự án trước để xây dựng dự tốn chi phí cho dự án hiện tại. No giúp ích n ́ ếu bạn khơng co nhiêu thơng ́ ̀ tin hoặc chi tiết về chi phí hiện tại. Ví dụ, xem xet các m ́ ục tương tự trong dự án trước, thêm 5% lạm phát, bạn có thể đưa ra ước tính hợp lý Dự tốn dựa vào chi phí nguồn lực – Thiết lập chi phí theo đơn vị giờ và tài liệu bằng cách sử dụng những báo giá và tài liệu kế hoạch khác nhau mà bạn nhận được. Ví dụ, nếu chi phí nhân cơng cho một dự án xây dựng trung bình là 12$ mỗi giờ và bạn cần 10 người, mỗi người làm việc 160 giờ, thì bạn có thể ước tính chi phí nhân cơng là 19.200$. Cộng thêm chi phí ngun vật liệu sẽ có được con số ước tính cho dự án xây dựng Dự tốn từ dưới lên – Sử dụng thành phần nhỏ nhất trong cấu trúc phân tách cơng việc và ước tính chi phí của từng cơng việc. Sau đó, kết hợp chúng khi di chuyển lên các cấp, từ đo xác đ ́ ịnh dự tốn chi phí tổng thể. Ví dụ về xây dựng nêu trên, bạn cần phải xây tường, thêm ống nước và điện, thêm cửa ra vào và cửa sổ, hồn thiện sàn nhà và sơn Ước tính chi phí cho từng hạng mục và cộng chúng với nhau Dự tốn theo tham số – Sử dụng mối quan hệ thống kê giữa chi phí và mơt sơ tính ̣ ́ năng khác của hạng mục đang được ước tính Diên tich ̣ ́ của tịa nhà hay sơ t ́ ừ trên mơṭ trang giây, là nh ́ ưng ví d ̃ ụ về yếu tố được sử dụng để tạo lập dự tốn chi phí. Nếu dự án xây dựng có diện tích là 800 Ft² và chi phí xây dựng và hồn thành rơi vào khoảng $ 60/ Ft² thì tổng dự tốn là $ 48.000 Phần mềm dự tốn – Nhiều chương trình quản lý dự án có thể ước tính cho bạn bằng cách sử dụng số liệu thống kê hoặc mơ phỏng Khi đã xác định dự tốn chi phí hãy ghi lại thơng tin và lập hồ sơ q trình dự tốn. Khi cung cấp chi tiết hỗ trợ, bạn có thể cần đưa vào: Mơ tả hoạt động Tài liệu về phương pháp và cach tính tốn c ́ ủa bạn Danh sách giả định và hạn chế Phạm vi sai số trong ước tính của bạn 2. Lập ngân sách chi phí Khi đã tổng hợp được dự tốn chi phí, bạn có thể chuẩn bị ngân sách. Đây là tài liệu có thể giúp bạn có được nguồn ngân sách cần thiết hồn thành dự án. Có thể bạn sẽ phải dung ̀ ngân sách ban đầu, vì vậy tốt nhất nên xây dựng một khoản dự phịng cho những chi phí bất ngờ Đường cơ sở chi phí cho thây ngân sách đã đ ́ ược phê duyệt và được sử dụng, so sánh và đối chiếu với chi phí thực tế của dự án theo thời gian. Đường cơ sở chi phí xác nhận xem liệu cấu trúc chi phí dự án sẽ thế nào khi dự án ban đầu được thơng qua. Sử dụng đường cơ sở, bạn có thể xác định xem liệu hiệu suất chi phí từ trước đến nay có nằm trong các thơng số có thể chấp nhận được hay khơng. Khi dự án tiến triển, chi phí được theo dõi dựa trên đương ̀ cơ sở và thay đổi được thể hiện liên quan đến đường cơ sở. Đường cơ sở là thước đo chính để đánh giá hiệu suất, vì vậy nó vẫn duy trì ổn định và những thay đổi được phản ánh một cách tương đối so với nó Giữ được mơt m ̣ ưc cân b ́ ằng tốt rất quan trọng. Nếu ngân sách q cao, bạn có thể khơng thành cơng trong việc đảm bảo ngân sách cho dự án. Nếu ngân sách qua thâp, b ́ ́ ạn có thể gặp nguy hiểm Những cơng cụ sau sẽ giúp bạn chuẩn bị ngân sách hợp lý cho dự án của mình: Tổng hợp chi phí – Tổng hợp hoặc bổ sung số liệu trong dự tốn chi phí hoạt động để xác định ngân sách tổng thể. Ví dụ, để xây dựng khu vực hỗ trợ khách hang, c ̀ ần ước tính thêm chi phí th khơng gian, tuyển dụng và đào tạo nhân viên hỗ trợ, mua và cài đặt thiết bị Phân tích dự phong ̀ – Xây dựng ngân sách dự phịng – thêm một số quỹ bổ sung – ngồi ước tính chi phí hoạt động thực tế. Tài khoản dự trữ này sẽ giúp bạn đối phó với những thay đổi khơng năm trong kê hoach va khơng mong mu ̀ ́ ̣ ̀ ốn, nhưng cần thiết, tại một số điểm trong suốt dự án Dự toan theo tham s ́ ố – Sử dụng những thông số đã xác định từ trước bô sung vao ̉ ̀ ngân sách. Ví dụ: dữ liệu lịch sử cho bạn biết trung bình dự án trong tổ chức sẽ vượt ngân sách 4%. Nếu thêm 4%, có thể bạn sẽ cải thiện độ chính xác của tổng ngân sách Dịng vốn giải ngân – Khi chuẩn bị ngân sách, bạn cần nhận thức được dịng tiền mặt dự kiến. Có thể bạn sẽ khơng nhận được tất cả tiền tư tr ̀ ươc, đ ́ ể chi tiêu bất cứ khi nào, mặc dù ban mu ̣ ốn. Bạn có thể sẽ phải dài ngân trong suốt thời gian của dự án. Điều này nghĩa là cần xem xét dòng tiền mặt và điều chỉnh tiến độ dự án cho phù hợp. Ngân sách được lên kế hoạch tốt cần phải xem xét làm thế nào và khi nào hoan thanh ch ̀ ̀ ứ khơng chỉ là tổng chi phí Nhiều nhà quản lý dự án sử dụng đàm phán lại ngân sách nhăm tránh nh ̀ ững thay đổi lớn trong chi tiêu định kỳ của các quỹ dự án. Họ làm điều này bằng cách đối chiếu chi tiêu của dự án với giới hạn ngân quỹ do khách hàng đặt ra. Đàm phán có thể u cầu sửa đổi kế hoạch dự án để điều chỉnh chi tiêu; no ́ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực Cần lưu ý rằng ngân sách tổng thể khơng chỉ thiết lập đường cơ sở chi phí cho dự án, mà cịn thiết lập kế hoạch ngân quỹ. Hãy nhớ đưa vao s ̀ ố tiền dự trữ trong từng khoản tăng vốn, do cac u câu thay đ ́ ̀ ổi – và chi phí bất ngờ phát sinh 3. Kiểm sốt chi phí Mọi người có thể đến gặp bạn và u cầu thực hiện thay đổi hoặc bổ sung tính năng cho dự án. Nếu bạn đồng ý với những thay đổi đó vi no t ̀ ́ ốt, chứ khơng phải vì chúng bị bỏ qua trong phạm vi đầu của dự án, thì ban s ̣ ẽ nhanh chóng vượt q ngân sách u cầu thay đổi là một trong những lý do khiên ki ́ ểm sốt chi phí quan trọng, nhưng có nhiều hoạt động khác là một phần của kiểm sốt chi phí. Bao gồm giám sát chi tiêu thực tế và phân tích sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế. Vì vậy, tạo và thiết lập hệ thống kiểm sốt hiệu quả là rất quan trọng, từ đo ban có th ́ ̣ ể phản ứng với thay đổi một cách hợp lý và thơng báo sự thay đổi chi phí một cách kịp thời Những yếu tố chính của kiểm sốt chi phí bao gồm: Kiểm sốt sự thay đổi – Đây là quy trình mơ tả chi phí cơ sở có thể được đề xuất và thực hiện thay đơi thê nao. Nó v ̉ ́ ̀ ạch ra những thủ tục mà mọi người phải sử dụng nếu muốn u cầu thay đổi. Bao gồm những giấy tờ họ cần hồn thành, u cầu thay đổi được theo dõi thế nào và quy trình phê duyệt mà họ có thể mong đợi Nếu khơng có quy trình thay đổi rõ ràng, mọi người sẽ thường u cầu nhiều hơn từ dự án Nếu khơng có cách thức co c ́ ấu trúc để đối phó với những u cầu này, chi phí sẽ nhanh chóng vượt q ngân sách. Hãy lưu ý rằng quản lý chi phí dự án khơng chỉ là về con số mà cịn về quản lý phạm vi dự án và đối phó với con người. Hãy học cách vững vàng và nhận ra thay đổi nao th ̀ ực sự cần thiết Đo lường hiệu suất – Hoạt động này liên quan đến con số. Bạn cần đánh giá tầm quan trọng của sai số từ ngân sách cơ sở, cũng như ngun nhân và hành động sửa chữa cần thiết. Viện Quản lý dự án đề xuất kỹ thuật giá trị thu được (earned value technique – EVT) được mơ tả trong PMBOK (Project Management Body of Knowledge – Hi ểu bi ết về quản lý dự án) Có nhiều cách tính tốn bạn có thể sử dụng: Planned Value (PV): Giá trị kế hoạch = ngân sach khi lên kê hoach cho môt hoat ́ ́ ̣ ̣ ̣ đông hoăc môt phân câu truc phân chia công viêc ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̣ Earned Value (EV): Giá trị thực nhận = Sô tiên khi hoan thanh môt hoat đông hoăc ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ̣ ̣ ̣ thanh phân cua câu truc phân chia công viêc ̀ ̀ ̉ ́ ́ ̣ Actual Cost (AC): Chi phí thực tế = Tổng chi phí phát sinh để hồn thành một hoạt động hoặc thành phần của Cấu trúc phân chia cơng việc Cost Variance: Biến động chi phí CV = EV – AC Schedule Variance: Biến động lịch trình SV = EV – PV Cost Performance Index: Chỉ số hiệu suất chi phí CPI = EV/AC (chỉ số CPI