Quản lý ngân sách dự án

Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo dự toán và ngân sách. Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án – không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự án vượt quá chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế nào để đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống.

QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN Hiểu và kiểm sốt chi phí dự án Dự án được quản lý tốt sẽ hồn thành đúng thời hạn, theo dự tốn và ngân sách Thơng thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành cơng của dự án –   khơng ai muốn chịu trách nhiệm khi dự an v ́ ượt q chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế  nào để  đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm sốt’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn  cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống. Rất may, có nhiều cơng cụ và ý   tưởng có thể giúp bạn kiểm sốt Quản lý chi phí dự án gồm ba quy trình cơ bản: Dự tốn chi phí – Đánh giá tốt nhất về chi phí cần thiết để hồn thành dự án Lập ngân sách – Phân bổ,  ước tính chi phí cho từng hạng mục cơng việc và thiết lập  đường cơ sở để đo lường hiệu suất Kiểm sốt chi phí – Kiểm sốt những thay đổi trong ngân sách dự án Bằng cách quản lý 3 quy trình này cũng như  đầu vào và đầu ra của chúng, bạn có thể  phát   triển hệ thống hiệu quả nhằm đảm bảo chi phí vẫn nằm trong ngân sách đã được phê duyệt.  Nói tóm lại, quản lý chi phí dự án là q trình được thực hiện như sau: Thơng báo giới hạn ngân sách cho các nhà thiết kế  dự  án và những người đang thực   hiện dự án Thu thập dữ liệu chi phí thực tế So sánh chi phí thực tế với ngân sách ban đầu Thực hiện hành động khắc phục nếu cần Hãy lần lượt xem xet ba q trình ́  quản lý chi phí dự án được trình bày dưới đây 1. Dự tốn chi phí Dự tốn là một phần quan trọng trong quản lý tài chính dự án. Dự tốn được sử dụng cho tất    cac loai ho ́ ̣ ạt động, bao gồm lập ngân sách, dự  báo, lên kế hoạch nguồn lực và nhân sự.  Điêu quan trong la ban d ̀ ̣ ̀ ̣ ự tốn chi phí tất cả các nguồn lực sẽ được tính vao d ̀ ự án – bao gồm  lao động, vật liệu và vật tư – cũng như chi phí dự phịng Dự tốn chi phí là mơt b ̣ ản đánh giá xem mât bao nhiêu chi phí cho t ́ ất cả các nguồn lực cần   thiết để  hồn thành dự  án. Ban cung co thê xac đinh va xem xet l ̣ ̃ ́ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ựa chon chi phi thay thê va ̣ ́ ́ ̀  đưa vao d ̀ ự toan ́ Để xác định những chi phí cần dự tốn, bạn có thể sử dụng nhiều đầu vào khác nhau, trong  đó phổ  biến nhất là cấu trúc phân tách cơng việc (WBS). Đây là danh sách chi tiết tất cả  những thứ  cần thiêt và nh ́ ững hoạt động cần thực hiện để  hồn thành  dự  án. Tun bố  về  phạm vi dự án cung có thơng tin liên quan đ ̃ ến cac u c ́ ầu, hạn chế và giả định về nguồn lực   – có thể giúp bạn xác định lựa chọn chi phí thay thế nếu thích hợp Để hồn thành dự tốn, bạn có thể sử dụng nhiều cơng cụ và kỹ thuật như: Dự  tốn dựa vào các dự  án tương tự – Sử  dụng dữ  liệu từ  những dự  án trước để  xây dựng dự tốn chi phí cho dự án hiện tại. No giúp ích n ́ ếu bạn khơng co nhiêu thơng ́ ̀   tin hoặc chi tiết về chi phí hiện tại. Ví dụ, xem xet các m ́ ục tương tự trong dự án trước,   thêm 5% lạm phát, bạn có thể đưa ra ước tính hợp lý Dự  tốn dựa vào chi phí nguồn lực – Thiết lập chi phí theo đơn vị  giờ  và tài liệu   bằng cách sử dụng những báo giá và tài liệu kế hoạch khác nhau mà bạn nhận được. Ví  dụ, nếu chi phí nhân cơng cho một dự án xây dựng trung bình là 12$ mỗi giờ và bạn cần  10 người, mỗi người làm việc 160 giờ, thì bạn có thể   ước tính chi phí nhân cơng là  19.200$. Cộng thêm chi phí ngun vật liệu sẽ  có được con số   ước tính cho dự  án xây   dựng Dự  tốn từ  dưới lên – Sử  dụng thành phần nhỏ  nhất trong cấu trúc phân tách cơng  việc và ước tính chi phí của từng cơng việc. Sau đó, kết hợp chúng khi di chuyển lên các   cấp, từ đo xác đ ́ ịnh dự tốn chi phí tổng thể. Ví dụ  về  xây dựng nêu trên, bạn cần phải   xây tường, thêm ống nước và điện, thêm cửa ra vào và cửa sổ, hồn thiện sàn nhà và sơn   Ước tính chi phí cho từng hạng mục và cộng chúng với nhau Dự  tốn theo tham số – Sử  dụng mối quan hệ thống kê giữa chi phí và mơt sơ tính ̣ ́   năng khác của hạng mục đang được  ước tính  Diên tich ̣ ́  của tịa nhà hay sơ t ́ ừ trên mơṭ   trang giây, là nh ́ ưng ví d ̃ ụ về yếu tố được sử dụng để tạo lập dự tốn chi phí. Nếu dự án  xây dựng có diện tích là 800 Ft² và chi phí xây dựng và hồn thành rơi vào khoảng $   60/ Ft² thì tổng dự tốn là $ 48.000 Phần mềm dự  tốn – Nhiều chương trình quản lý dự  án có thể   ước tính cho bạn  bằng cách sử dụng số liệu thống kê hoặc mơ phỏng Khi đã xác định dự tốn chi phí hãy ghi lại thơng tin và lập hồ sơ q trình dự tốn. Khi cung  cấp chi tiết hỗ trợ, bạn có thể cần đưa vào: Mơ tả hoạt động Tài liệu về phương pháp và cach tính tốn c ́ ủa bạn Danh sách giả định và hạn chế Phạm vi sai số trong ước tính của bạn 2. Lập ngân sách chi phí Khi đã tổng hợp được dự tốn chi phí, bạn có thể  chuẩn bị ngân sách. Đây là tài liệu có thể  giúp bạn có được nguồn ngân sách cần thiết hồn thành dự án. Có thể bạn sẽ phải dung ̀  ngân  sách ban đầu, vì vậy tốt nhất nên xây dựng một khoản dự phịng cho những chi phí bất ngờ Đường cơ sở chi phí cho thây ngân sách đã đ ́ ược phê duyệt và được sử dụng, so sánh và đối  chiếu với chi phí thực tế  của dự  án theo thời gian. Đường cơ  sở  chi phí xác nhận xem liệu   cấu trúc chi phí dự án sẽ thế nào khi dự án ban đầu được thơng qua. Sử dụng đường cơ  sở,   bạn có thể xác định xem liệu hiệu suất chi phí từ trước đến nay có nằm trong các thơng số có   thể  chấp nhận được hay khơng. Khi dự  án tiến triển, chi phí được theo dõi dựa trên đương ̀   cơ sở và thay đổi được thể hiện liên quan đến đường cơ sở. Đường cơ sở là thước đo chính  để  đánh giá hiệu suất, vì vậy nó vẫn duy trì ổn định và những thay đổi được phản ánh một   cách tương đối so với nó Giữ  được mơt m ̣ ưc cân b ́ ằng tốt rất quan trọng. Nếu  ngân sách q cao, bạn có thể  khơng  thành cơng trong việc đảm bảo ngân sách cho dự án. Nếu ngân sách qua thâp, b ́ ́ ạn có thể gặp  nguy hiểm Những cơng cụ sau sẽ giúp bạn chuẩn bị ngân sách hợp lý cho dự án của mình: Tổng hợp chi phí – Tổng hợp hoặc bổ sung số liệu trong dự tốn chi phí hoạt động   để xác định ngân sách tổng thể. Ví dụ, để xây dựng khu vực hỗ trợ khách hang, c ̀ ần ước   tính thêm chi phí th khơng gian, tuyển dụng và đào tạo nhân viên hỗ trợ, mua và cài đặt  thiết bị Phân tích dự  phong ̀  – Xây dựng ngân sách dự  phịng – thêm một số  quỹ  bổ  sung –   ngồi ước tính chi phí hoạt động thực tế. Tài khoản dự trữ này sẽ giúp bạn đối phó với  những thay đổi khơng năm trong kê hoach va khơng mong mu ̀ ́ ̣ ̀ ốn, nhưng cần thiết, tại một   số điểm trong suốt dự án Dự  toan theo tham s ́ ố  – Sử  dụng những thông số  đã xác định từ  trước bô sung vao ̉ ̀  ngân sách. Ví dụ: dữ  liệu lịch sử  cho bạn biết trung bình dự  án trong tổ  chức sẽ  vượt  ngân sách 4%. Nếu thêm 4%, có thể bạn sẽ cải thiện độ chính xác của tổng ngân sách Dịng vốn giải ngân – Khi chuẩn bị  ngân sách, bạn cần nhận thức được dịng tiền   mặt dự kiến. Có thể bạn sẽ khơng nhận được tất cả tiền tư tr ̀ ươc, đ ́ ể chi tiêu bất cứ khi  nào, mặc dù ban mu ̣ ốn. Bạn có thể sẽ phải dài ngân trong suốt thời gian của dự án. Điều   này nghĩa là cần xem xét dòng tiền mặt và điều chỉnh tiến độ  dự  án cho phù hợp. Ngân   sách được lên kế  hoạch tốt cần phải xem xét làm thế  nào và khi nào hoan thanh ch ̀ ̀ ứ  khơng chỉ là tổng chi phí Nhiều nhà quản lý dự  án sử  dụng đàm phán lại ngân sách nhăm tránh nh ̀ ững thay đổi lớn  trong chi tiêu định kỳ của các quỹ dự án. Họ làm điều này bằng cách đối chiếu chi tiêu của   dự  án với giới hạn ngân quỹ  do khách hàng đặt ra. Đàm phán có thể  u cầu sửa đổi kế  hoạch dự án để điều chỉnh chi tiêu; no ́ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực Cần lưu ý rằng ngân sách tổng thể khơng chỉ thiết lập đường cơ sở chi phí cho dự án, mà cịn   thiết lập kế hoạch ngân quỹ. Hãy nhớ đưa vao s ̀ ố tiền dự trữ trong từng khoản tăng vốn, do   cac u câu thay đ ́ ̀ ổi – và chi phí bất ngờ phát sinh 3. Kiểm sốt chi phí Mọi người có thể đến gặp bạn và u cầu thực hiện thay đổi hoặc bổ sung tính năng cho dự  án. Nếu bạn đồng ý với những thay đổi đó vi no t ̀ ́ ốt, chứ khơng phải vì chúng bị bỏ qua trong   phạm vi đầu của dự án, thì ban s ̣ ẽ nhanh chóng vượt q ngân sách u cầu thay đổi là một trong những lý do khiên ki ́ ểm sốt chi phí quan trọng, nhưng có  nhiều hoạt động khác là một phần của kiểm sốt chi phí. Bao gồm giám sát chi tiêu thực tế  và phân tích sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế. Vì vậy, tạo và thiết lập hệ thống  kiểm sốt hiệu quả là rất quan trọng, từ đo ban có th ́ ̣ ể phản ứng với thay đổi một cách hợp lý   và thơng báo sự thay đổi chi phí một cách kịp thời Những yếu tố chính của kiểm sốt chi phí bao gồm: Kiểm sốt sự thay đổi – Đây là quy trình mơ tả chi phí cơ sở có thể được đề xuất và  thực hiện thay đơi thê nao. Nó v ̉ ́ ̀ ạch ra những thủ tục mà mọi người phải sử  dụng nếu   muốn u cầu thay đổi. Bao gồm những giấy tờ  họ  cần hồn thành, u cầu thay đổi  được theo dõi thế nào và quy trình phê duyệt mà họ có thể mong đợi Nếu khơng có quy trình thay đổi rõ ràng, mọi người sẽ thường u cầu nhiều hơn từ dự án   Nếu khơng có cách thức co c ́ ấu trúc để  đối phó với những u cầu này, chi phí sẽ  nhanh   chóng vượt q ngân sách. Hãy lưu ý rằng quản lý chi phí dự  án khơng chỉ  là về  con số  mà   cịn về quản lý phạm vi dự án và đối phó với con người. Hãy học cách vững vàng và nhận ra   thay đổi nao th ̀ ực sự cần thiết Đo lường hiệu suất – Hoạt động này liên quan đến con số. Bạn cần đánh giá tầm  quan trọng của sai số từ ngân sách cơ sở, cũng như ngun nhân và hành động sửa chữa  cần thiết. Viện Quản lý dự án đề xuất kỹ thuật giá trị thu được (earned value technique –  EVT) được mơ tả  trong PMBOK (Project Management Body of Knowledge – Hi ểu bi ết   về quản lý dự án) Có nhiều cách tính tốn bạn có thể sử dụng: Planned Value (PV): Giá trị  kế  hoạch  = ngân sach khi lên kê hoach cho môt hoat ́ ́ ̣ ̣ ̣  đông hoăc môt phân câu truc phân chia công viêc ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̣ Earned Value (EV): Giá trị  thực nhận = Sô tiên khi hoan thanh môt hoat đông hoăc ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ̣ ̣ ̣   thanh phân cua câu truc phân chia công viêc ̀ ̀ ̉ ́ ́ ̣ Actual Cost (AC): Chi phí thực tế = Tổng chi phí phát sinh để  hồn thành một hoạt   động hoặc thành phần của Cấu trúc phân chia cơng việc Cost Variance: Biến động chi phí CV = EV – AC Schedule Variance: Biến động lịch trình SV = EV – PV Cost Performance Index: Chỉ  số  hiệu suất chi phí CPI  = EV/AC (chỉ  số  CPI