Quy trình quản trị thông tin tại công ty cổ phần ô tô KCV thăng long

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THANH BÌNH QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hà Nội-2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THANH BÌNH QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TƠ KCV THĂNG LONG Chun ngành: Khoa học Thơng tin – Thư viện Mã số: 60320203 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: T.S Đỗ Văn Hùng Hà Nội-2019 MỤC LỤC Tính cấp thiết đề tài Tình hình nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 10 3.1 Mục đích nghiên cứu 10 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 10 Câu hỏi nghiên cứu 10 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 11 Phương pháp nghiên cứu 11 Ý nghĩa khoa học ứng dụng đề tài 13 Chương Tổng quan quản trị thông tin 15 1.1 Một số khái niệm chung 15 1.1.1 Khái niệm thông tin 15 1.1.2 Khái niệm quản trị thông tin 16 1.1.3 Khái niệm quản trị thông tin doanh nghiệp 18 1.1.4 Đặc thù quản trị thông tin doanh nghiệp vừa nhỏ 19 1.2 Vai trò thông tin quản trị thông tin doanh nghiệp 21 1.2.1 Quản trị nguồn lực 21 1.2.2 Tăng cường cạnh tranh 23 1.2.3 Hạn chế rủi ro 24 1.2.4 Xây dựng chiến lược dự báo 25 1.3 Các yếu tố tác động đến quản trị thông tin doanh nghiệp 25 1.4 Mơ hình quản trị thơng tin đại 27 1.4.1 Vai trò mơ hình quản trị thơng tin đại 28 1.4.2 Lợi ích mang lại điểm cần lưu ý triển khai mơ hình 29 1.4.3 Thiết kế mơ hình quản trị thông tin đại 30 1.4.4 Các yếu tố đánh giá hiệu mô hình quản trị thơng tin 31 1.4.5 Xu hướng xây dựng mơ hình quản trị thơng tin giới 33 1.5 Tiểu kết chương 34 Chương Thực trạng quy trình quản trị thơng tin số vướng mắc quy trình quản trị thơng tin Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35 2.1.1 Thông tin chung doanh nghiệp 35 2.1.2 Tổ chức phòng ban 36 2.2 Thực trạng quy trình quản trị thông tin doanh nghiệp 41 2.2.1 Các luồng thông tin doanh nghiệp 41 2.2.2 Các kênh truyền tin doanh nghiệp 47 2.3 Một số vướng mắc cịn tồn quy trình quản trị thơng tin 50 2.4 Quy trình sử dụng thơng tin để định lãnh đạo doanh nghiệp 53 2.5 Các yếu tố tác động đến quản trị thông tin doanh nghiệp 54 2.5.1 Nhận thức lãnh đạo 54 2.5.2 Năng lực nguồn nhân lực 55 2.5.3 Đặc thù môi trường kinh doanh 56 2.6 Đánh giá thực trạng quản trị thông tin Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 56 2.6.1 Những ưu điểm 56 2.6.2 Những nhược điểm 57 2.7 Tiểu kết chương 58 Chương Đề xuất phương án khắc phục vướng mắc quy trình quản trị thơng tin Cơng ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long khả áp dụng doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam 59 3.1 Tổ chức máy nhân quy trình làm việc phù hợp với quy trình quản trị thông tin 59 3.2 Xây dựng quy tắc ứng xử, hướng dẫn hoạt động nhằm tối ưu cho việc quản trị thông tin doanh nghiệp 63 3.2.1 Nguyên tắc ứng xử doanh nghiệp 64 3.2.2 Hướng dẫn thực hàng quy trình bán hàng 66 3.3 Áp dụng mơ hình quản trị thơng tin đại cho doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam 69 3.4 Tiểu kết chương 70 KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC 81 PHỤ LỤC SẢN PHẨM CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU 85 TRONG PHẠM VI LUẬN VĂN 85 DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ Sơ đồ Hệ thống quản trị thông tin 19 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 37 Sơ đồ Các luồng thơng tin theo đối tượng, mục đích sử dụng thơng tin 42 Sơ đồ Quy trình sử dụng thông tin để định cấp lãnh đạo 54 Sơ đồ Minh hoạ mơ hình tổ chức phịng kinh doanh phân cơng cơng việc 61 Biểu đồ Mức độ tiếp cận thông tin qua kênh thông tin 49 Biểu đồ Các kênh tìm kiếm thông tin 50 Biểu đồ Vấn đề thiếu thông tin để xử lý công việc 51 Biểu đồ Vấn đề tìm kiếm thơng tin 52 Biểu đồ Vấn đề nhiễu thông tin 53 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Khi bước sang kỷ XXI, kinh tế giới biến đổi sâu sắc tác động mạnh mẽ cách mạng khoa học công nghệ đại Sự biến đổi diễn nhanh chóng cấu, chức phương thức hoạt động: lực lượng sản xuất xã hội bắt đầu chuyển từ kinh tế tài nguyên sang kinh tế tri thức, văn minh xã hội chuyển từ văn minh công nghiệp sang văn minh tri thức, xã hội dần chuyển hoá thành xã hội thông tin Nền kinh tế xã hội Việt Nam khơng nằm ngồi quy luật Kinh tế tri thức xã hội thông tin vừa công cụ, vừa cánh cửa mở giúp nước phát triển bắt kịp, rút ngắn khoảng cách với nước phát triển Chính điều đặt thách thức việc nắm bắt, quản lý sử dụng nguồn thông tin hiệu kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp Việt Nam nói riêng Trong q trình làm việc Cơng ty cổ phần Hướng nghiệp Phát triển Giáo dục ICANDO, tơi có hội tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ với mơ hình kinh doanh khác Điển Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, tơi nhận thấy cịn tồn số vấn đề như: từ phương thức bán hàng truyền thống - nhân viên bán hàng phụ trách tất khâu trình bán hàng gồm tìm kiếm khách hàng, tư vấn khách hàng, chăm sóc khách hàng, chốt đơn hàng, bán hàng làm hồ sơ bán hàng, Cơng ty thường xun gặp phải tình trạng bỏ xót thông tin khách hàng; thất lạc hồ sơ, giấy tờ; nhân viên bán hàng tốt nhân viên bán hàng chưa tốt có tỉ lệ chênh lệch doanh số cao; nhân viên cơng ty khơng có thái độ tích cực việc chia sẻ, trao đổi thông tin với nhau; việc mở rộng mơ hình kinh doanh cịn gặp khó khăn việc tuyển đào tạo nhân viên kinh doanh kém, nhân viên tiến chậm,… Nhận thức tồn này, đưa đề xuất hỗ trợ Công ty thay đổi phương thức quy trình tổ chức hoạt động nhằm nâng cao tương tác, trao đổi thông tin nhân viên; từ tối ưu quy trình quản trị thơng tin nhằm mục đích tránh mát liệu tăng hiệu kinh doanh, giúp tăng doanh số mở rộng mơ hình kinh doanh cho doanh nghiệp Chính thực trạng giúp tơi nhận thức việc phát khắc phục vướng mắc quy trình quản trị thơng tin doanh nghiệp vô quan trọng Tuy nhiên lối mòn tư tổ chức kinh doanh doanh nghiệp dẫn đến việc khó khăn nhận biết tầm quan trọng quy trình quản trị thông tin nhận thức tầm quan trọng quy trình quản trị thơng tin chưa khắc phục vướng mắc tồn Điều thơi thúc tơi tìm hiểu thực trạng quy trình quản trị thơng tin doanh nghiệp, vướng mắc quy trình đưa biện pháp khắc phục nhằm hồn thiện quy trình quản trị thông tin doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, phát triển quy mô kinh doanh ngày lớn mạnh Tình hình nghiên cứu Trước hết, đề cập đến quan hệ quản trị thông tin công nghệ thông tin, mối quan hệ quản trị thông tin công nghệ thông tin kinh tế thông tin khai thác Bên cạnh đó, tác giả cịn đưa luận chứng thành phần đội ngũ cán thơng tin vị trí chức danh nhà lãnh đạo thơng tin Từ đó, tác giả đưa đề xuất việc đào tạo, nghiên cứu khoa học, đầu tư tiêu chuẩn hóa chức danh cán thơng tin điều kiện Việt Nam [6, tr.71] Đây coi nghiên cứu sớm quản trị thơng tin góc nhìn chuyên gia thông tin Tuy dừng lại lý thuyết chung, quan điểm quan trọng làm sở để nghiên cứu ứng dụng quản trị thông tin đào tạo người công tác quản trị thơng tin Nói khía cạnh tầm quan trọng việc quản trị thông tin doanh nghiệp, số sở lý luận quản trị thơng tin, phân tích thực trạng quản trị thơng tin doanh nghiệp đưa [13, tr.72] Tuy nhiên, phần biện pháp quản trị thông tin, tác giả đưa bước tiêu chuẩn để tổng hợp thơng tin, chưa có giải pháp cụ thể để cải thiện nâng cao hiệu hoạt động hệ thống thông tin doanh nghiệp Bên cạnh đó, nói vai trị nhà quản trị thông tin doanh nghiệp, thị trường công nghệ thông tin Việt Nam đà phát triển mạnh mẽ Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thơng tin doanh nghiệp khó phát triển khơng có quy trình điều hành quản trị thông tin chuyên nghiệp thiếu nhân giữ vai trị nhà quản trị thơng tin không đơn người triển khai công nghệ [3, tr.71] Nghiên cứu dừng lại việc phân tích cấu trúc hệ thống thơng tin doanh nghiệp việc mà nhà quản trị thông tin doanh nghiệp cần phải làm chưa phân tích thực trạng hệ thống thơng tin doanh nghiệp đưa biện pháp cụ thể nhân phụ trách quản trị thông tin lẫn phần mềm hỗ trợ quản trị thông tin Cùng chủ đề này, bàn luận vai trò quản trị thông tin kinh tế doanh nghiệp, hoạt động thông tin ba loại hoạt động quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nếu khơng có hoạt động thơng tin, doanh nghiệp khơng thể đứng vững có lợi cạnh tranh môi trường kinh doanh biến động tác động kinh tế tri thức xã hội thông tin [10, tr.72] Trong viết này, tác giả phân tích vai trị quan trọng quản trị thông tin kinh tế tri thức xã hội thơng tin vai trị định đến thành bại hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, từ khẳng định vai trị chun gia thơng tin doanh nghiệp cần thiết phải đào tạo ngành quản trị thông tin kinh tế doanh nghiệp Trên giới, có đề tài nghiên cứu quản trị thơng tin khía cạnh lĩnh vực khác Viết cải tiến hiệu quản trị thông tin cấu trúc tổ chức ngành xây dựng, việc quản trị thông tin cách hiệu quan trọng để cải thiện quy trình sản xuất tổ chức Để đạt hiệu quản trị thơng tin, cần phải có cách tiếp cận tổng thể hơn, phù hợp với nhu cầu công nghệ thông tin tổ chức với người, quy trình mơ hình kinh doanh doanh nghiệp Điều tạo thay đổi từ phương thức làm việc đơn lẻ sang làm việc theo chiến lược kinh doanh Sau đó, tác giả nhấn mạnh thay đổi từ việc quản lý thông tin (lưu trữ thông tin để khai thác thông tin) đến quản trị thông tin (khai thác thông tin để đạt lợi cạnh tranh toàn tổ chức) [20, tr.73] Tuy nhiên luận án dừng lại việc nghiên cứu phê bình cải tiến hiệu quản trị thông tin (IM) tổ chức dựa ngành xây dựng Đề tài thực hành quản trị chia sẻ thông tin trình xây dựng dự án đưa quan điểm thơng tin xem tài sản quan trọng mà tổ chức sở hữu Sử dụng cách, thơng tin cho phép tổ chức giao tiếp, vận hành, lập kế hoạch đưa định cuối mang lại lợi ích cho tổ chức đó, khách hàng thực thể khác tương tác với Mặc dù có nhiều loại hệ thống, sách thủ tục khác mà tổ chức triển khai để quản lý chia sẻ thông tin họ lúc sử dụng cách quán cuối trải nghiệm quan điểm cá nhân việc xử lý thông tin Các kết từ nghiên cứu cho thấy số phát quan trọng Điều nói đến thực tế quy định quản trị thông 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 ... Thực trạng quy trình quản trị thơng tin số vướng mắc quy trình quản trị thơng tin Cơng ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 2.1.1 Thông tin chung... quy trình quản trị thơng tin số vướng mắc quy trình quản trị thơng tin Cơng ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35 2.1.1 Thông. .. mắc quy trình quản trị thông tin Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long khả áp dụng doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam 59 3.1 Tổ chức máy nhân quy trình làm việc phù hợp với quy trình quản trị thơng tin