Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soátNội dung chính của bài tiểu luận Chức năng kiểm soát gồm có 4 phần: Khái niệm và vai trò của kiểm soát, Nội dung chính của bài tiểu luận Chức năng kiểm soát gồm có 4 phần: Khái niệm và vai trò của kiểm soát, Nội dung chính của bài tiểu luận Chức năng kiểm soát gồm có 4 phần: Khái niệm và vai trò của kiểm soát,

.TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC ĐỀ TÀI CHỨC NĂNG KIỂM SỐT GVHD: TS PHẠM HÙNG CƯỜNG LỚP: K48B NHĨM: TYVN Tp Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 03 năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Sau tiến hành chức hoạch định, tổ chức lãnh đạo mơ hình hoạt động doanh nghiệp vẩn chưa hồn chỉnh Do nhà quản trị phải tiến hành giám sát đánh giá công việc nhằm hạn chế tới mức tối đa sai sót, hay nói nhà quản trị tiến hành chức kiểm soát Kiểm soát mối nối cuối chuỗi hoạt động nhà quản trị Kiểm soát cách để nhà quản trị biết họ có đạt mục tiêu tổ chức đặt không, lý không đạt Đối với hầu hết người, từ “kiểm tra”, “kiểm soát” thường mang ý nghĩa tiêu cực, kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi lôi kéo Nhiều nhân viên hay khách hàng thường khơng lịng với hoạt động kiểm tra, kiểm sốt chúng ảnh hưởng đến giá trị tự tính cá nhân Vì lý này, kiểm sốt thường tâm điểm tranh luận đấu tranh sách tổ chức Tuy nhiên, kiểm sốt cần thiết hữu ích Kiểm sốt hiệu số bí để gia tăng lợi nhuận cơng ty lớn Kiểm sốt chức mà nhà quản trị phải thực kết công việc phận họ quản lý đạt theo kế hoạch đề Nhà quản trị xác định mức độ hồn thành cơng việc phận không đo lường việc thực so sánh với tiêu chuẩn Nó cịn giúp nhà quản trị nhận thấy khiếm khuyết hệ thống tổ chức, sở đưa định điều chỉnh kịp thời Mặt khác, hoạt động kiểm soát đảm bảo cho tồn trì tính hiệu cá nhân, nhóm, phận tổ chức Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu thúc đẩy cho phép nhân viên tự kiểm soát thân chịu kiểm sốt từ người khác Chính tự giác giúp công việc hiệu Do đó, nói chức kiểm sốt chức quản trị Chính quan trọng cần thiết này, nhóm định chọn chức kiểm soát làm đề tài tiểu luận NỘI DUNG CHÍNH I Khái niệm vai trị kiểm sốt I.1 Khái niệm Sau mục tiêu xác lập, kế hoạch hoạch định, cấu tổ chức xác định nhân viên tuyển dụng, đào tạo khuyến khích làm việc sai sót xảy Để đảm bảo cho việc hướng, nhà quản trị phải giám sát đánh giá kết công việc Kết thực tế phải so sánh với mục tiêu xác lập trước để nhà quản trị đưa hoạt động cần thiết, đảm bảo hoạt động doanh nghiệp, tổ chức quỹ đạo Quá trình giám sát, so sánh hiệu chỉnh nội dung chức kiểm soát Kiểm soát tiến trình gồm hoạt động giám sát nhằm đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch điều chỉnh sai sót quan trọng Tất nhà quản trị có trách nhiệm tiến trình kiểm sốt cho dù phận họ có thi hành tốt kế hoạch đề hay chưa Các nhà quản trị thật hiểu hết phận họ thực hay chưa họ đánh giá hoạt động hoàn thành so sánh kết thực tế với tiêu chuẩn đề trước Theo khoa học quản trị thường có hai tầng kiểm sốt doanh nghiệp là: Kiểm soát chủ sở hữu người quản lý công ty (corporate governance) kiểm sốt người quản lý cơng ty tồn hoạt động phạm vi quản lý (internal control) Ở tầng thứ nhất, đại hội đồng cổ đông, quan quyền lực cao doanh nghiệp (cơng ty cổ phần), đề ban kiểm sốt Ở cơng ty nước ngồi có quy mơ lớn, chí người ta lập ủy ban kiểm sốt (audit committee) gồm 5-7 thành viên nhiều Ban kiểm soát đại hội đồng cổ đơng trả tiền, có nhiệm vụ kiểm sốt tất hoạt động hội đồng quản trị (HĐQT) Nếu phát HĐQT có hành vi sai trái, ban kiểm soát báo cáo đại hội đồng cổ đông để quan xử lý, kể cách chức, miễn nhiệm HĐQT Đến lượt mình, HĐQT đề ban kiểm soát để giám sát hoạt động tổng giám đốc, có hai hoạt động quan trọng hoạt động tài việc thực thi chiến lược, nghị HĐQT… Ví dụ, HĐQT năm đầu tư vào du lịch mà tổng giám đốc lại ôm tiền đầu tư chứng khốn lúc ban kiểm sốt phải tt cịi, uốn nắn Tuy nhiên, Việt Nam, phần lớn công ty cổ phần, chủ tịch HĐQT kiêm tổng giám đốc nên việc lập ban kiểm sốt thứ hai khơng cần thiết Trong trường hợp vậy, ban kiểm soát đại hội đồng cổ đơng khơng có bổn phận giám sát HĐQT mà cịn nhận thêm nhiệm vụ kiểm sốt hoạt động tổng giám đốc Ở tầng kiểm soát tiếp theo, để giám sát hoạt động cấp dưới, tổng giám đốc lập phận kiểm soát nội mà thành viên gọi kiểm toán viên nội (internal auditor) Những kiểm toán viên nội thay mặt tổng giám đốc kiểm tra ai, phận công ty Công việc kiểm tra họ chủ yếu gồm ba loại: Thứ kiểm soát việc tuân thủ (pháp luật nhà nước, quy chế công ty - compliance audit) Thứ hai kiểm sốt tài (financial audit) Và cuối kiểm soát hoạt động (operation audit) Trong trường hợp cơng ty có hệ thống quy chế nội tốt, tức quản lý quy chế nhiều thói quen, cảm tính kiểm sốt nội gần đồng nghĩa với kiểm sốt việc tn thủ, tn thủ đầy đủ quy chế tức thực thi phận Một số phẩm chất cần có người kiểm soát Hoạt động kiểm soát muốn đạt hiệu quả, người giao trọng trách kiểm soát phải hội tụ số phẩm chất quan trọng sau: - Phải am hiểu ngành, nghề Ví dụ, kiểm sốt tn thủ phải am hiểu luật lệ; kiểm sốt tài phải có chun mơn kế tốn-tài cơng ty hoạt động dầu khí phải có kiến thức lĩnh vực dầu khí… - Phải có tính hồi nghi nghề nghiệp Điều giống bác sĩ nhìn đâu thấy vi trùng Người làm kiểm sốt nhìn đâu phải thấy sai sót, có phát sai sót - Phải khách quan (tôn trọng thật) Muốn khách quan cần phải độc lập (về kinh tế, quan hệ, cơng việc…) Tuy nhiên, ban kiểm sốt kiểm tốn nội khơng phải tất Chúng phận cấu thành hệ thống kiểm sốt cơng ty Có ý kiến ngộ nhận chúng lập nên để chống thất thoát tiền bạc, tài sản doanh nghiệp Hiểu đơn giản Một hệ thống kiểm soát hiệu phải đảm bảo hoạt động hoàn thành theo phương pháp mà đạt mục tiêu tổ chức đề Hệ thống kiểm sốt hữu hiệu hệ thống mà người phải làm việc khơng dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro đường hướng đến mục tiêu mà doanh nghiệp đề Mọi chế quy chế mà doanh nghiệp đưa xây dựng hướng đến hệ thống kiểm soát Mất mát tài sản chuyện nhỏ chuyện làm bậy thơi Cũng giống thời xưa Trung Quốc người ta nói có ba loại quan: quan thái bình, quan tham quan nghĩa Quan thái bình khơng làm bậy khơng làm Quan tham làm bậy Cịn quan nghĩa làm việc vua, nước Trong doanh nghiệp vậy, người không làm bậy khơng làm việc quan thái bình Lúc thiệt hại cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần tài sản thất thoát làm bậy Những cách tiếp cận hoạt động kiểm sốt Có cách tiếp cận hoạt động kiểm soát là: - Kiểm soát thị trường: Là cách tiếp cận kiểm soát sử dụng chế thị trường bên ngồi cạnh tranh giá cả, thị phần tương đối, để thiết lập nên tiêu chuẩn sử dụng hệ thống kiểm soát Phương thức thường sử dụng tổ chức mà sản phẩm dịch vụ công ty rõ ràng khác biệt cạnh tranh thị trường đáng kể Trong điều kiện đó, phân công ty thường chuyển thành trung tâm lợi nhuận đánh giá tỷ lệ phần trăm tổng lợi nhuận chung thu mà phân đóng góp - Kiểm sốt hành chính: phương pháp tiếp cận tập trung vào quyền hạn dựa quy định hành chính, luật lệ, thủ tục sách Cách kiểm sốt dựa việc tiêu chuẩn hóa hoạt động, mô tả công việc chi tiết, chế hành khác ngân quỹ đảm bảo nhân viên thể cách cư xử mực đạt tiêu chuẩn hoạt động - Kiểm sốt nhóm: điểu chỉnh hành vi nhân viên giá trị chia sẻ, chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin khía cạnh khác văn hóa tổ chức Hình thức sử dụng tổ chức nhóm hay tổ đội sử dụng công nghệ thay đổi nhanh chóng Hầu hết tổ chức, cơng ty khơng dựa hoàn toàn vào cách kiểm soát thiết kế hệ thống kiểm soát phù hợp Thay vậy, ngồi việc sử dụng biện pháp kiểm soát thị trường, tổ chức lựa chọn việc lựa chọn kiểm sốt hành kiểm sốt nhóm Điều then chốt thiết kế hệ thống để giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đề cách hiệu hiệu suất I.2 Kiểm soát hoạt động quan trọng Lý thứ nhất, việc hoạt động hồn thành, cấu trúc tổ chức tạo nên thuận tiện hiệu để hoàn thành mục tiêu, nhân viên khuyến khích nhà lãnh đạo giỏi, khơng có đảm bảo hoạt động thực kế hoạch đạt mục tiêu mà nhà quản trị theo đuổi thực tế hay khơng Do đó, hoạt động kiểm sốt quan trọng kết nối cuối chức quản trị Đó cách để nhà quản trị biết mục đích tổ chức đề có thực hay khơng Gía trị chức kiểm soát, nhiên phụ thuộc vào hoạt động hoạch định ủy quyền Một nhà quản trị giỏi cần phải theo dõi để đảm bảo người khác phải làm làm thực tế, đảm bảo mục tiêu thực Trên thực tế, hoạt động kiểm sốt tiến trình liên tục hoạt động kiểm soát hoạt động cung cấp kết nối quan trọng với việc hoạt động Nếu nhà quản trị khơng kiểm sốt, họ khơng thể biết mục tiêu kế hoạch họ đề có đạt mong muốn hay khơng hành động cần làm Một lý khác để nói việc kiểm sốt quan trọng việc nhà quản trị ủy thác quyền hạn ủy quyền nhân viên Rất nhiều nhà quản trị miễn cưỡng giao quyền cho nhân viên họ họ sợ nhân viên họ làm sai người gánh trách nhiệm lại họ Do đó, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc để tránh ủy quyền trao quyền Tuy nhiên, miễn cưỡng làm giảm bớt nhà quản trị xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu Một hệ thống kiểm soát cung cấp thơng tin phản hồi hoạt động nhân viên Vì vậy, hệ thống kiểm sốt hiệu quan trọng nhà quản trị cần phải ủy thác trách nhiệm ủy quyền cho nhân viên định Nhưng nhà quản trị người chịu trách nhiệm cuối kết hoạt động, họ cần chế phản hồi mà hệ thống kiểm sốt cung cấp cho họ Xét riêng đến công ty cổ phần (CTCP), lại tồn Ban kiểm soát (BKS)? Nếu tạm coi CTCP “nhà nước” thu nhỏ, đại hội đồng cổ đơng (ĐHĐCĐ) đóng vai trị quan lập pháp - nơi định phương hướng phát triển vấn đề trọng đại khác công ty; HĐQT BGĐ coi quan hành pháp - nơi điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày; BKS đóng vai trị quan tư pháp - có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt hoạt động HĐQT BGĐ Cách ví von giúp dễ mường tượng vai trò BKS mối quan hệ với phận khác CTCP, vai trò “kiềm chế đối trọng” với HĐQT BGĐ Có nhiều nguyên nhân dẫn đến đời BKS, có hai nguyên nhân chủ yếu phức tạp q trình quản lý cơng ty quan hệ cổ đông tách biệt chủ sở hữu người điều hành trực tiếp CTCP Khi quy mơ CTCP nhỏ, số lượng cổ đơng ít, thường khơng có tách biệt chủ sở hữu người điều hành trực tiếp, mà cổ đông thường đồng thời người điều hành công ty, tức ĐHĐCĐ đồng thời thành viên HĐQT Tuy nhiên, quy mô công ty lớn hơn, số lượng cổ đông nhiều hơn, điều hành quản lý cơng ty trở nên phức tạp đó, cần có đội ngũ quản trị chuyên nghiệp Từ đây, người điều hành trực tiếp cơng ty khơng đồng thời chủ sở hữu công ty Mối lo ngại cổ đông - người sở hữu thực công ty - việc điều hành công ty HĐQT BGĐ mối lo ngại đáng có sở Đây lý dẫn đến đời BKS Theo điều 95, Luật Doanh nghiệp hành, BKS phải thành lập cơng ty có 11 cổ đơng cá nhân có cổ đơng tổ chức sở hữu 50% tổng số cổ phần công ty Với chức quy định Luật Doanh nghiệp điều lệ công ty, BKS thực việc giám sát HĐQT, BGĐ (giám đốc tổng giám đốc) việc quản lý điều hành cơng ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực mức độ cẩn trọng quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê lập báo cáo tài thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài hàng năm sáu tháng công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý HĐQT Như nêu trên, với chức “cơ quan tư pháp” “nhà nước thu nhỏ”, để giám sát HĐQT BGĐ, BKS cần phải độc lập Sự độc lập cần thể việc thành lập hoạt động BKS Thông qua việc thực chức mình, BKS đảm bảo định HĐQT BGĐ phù hợp với pháp luật, với nghị ĐHĐCĐ bảo vệ lợi ích cổ đơng Chính vai trị bảo vệ cổ đơng, bảo vệ nhà đầu tư lý cho đời, tồn hoạt động BKS I.3 Vai trị kiểm sốt - Kiểm soát nhằm làm sáng tỏ kết thực hiện, vào mà nhà quản trị xác định thứ tự ưu tiên để từ có tác động điều chỉnh - Dự đốn chiều hướng hoạt động phận hay toàn hệ thống quản trị - Phát kịp thời phận sai sót, vào mà xác định trách nhiệm, quyền hạn, chức để có điều chỉnh kịp thời - Đáp ứng yêu cầu báo cáo cụ thể xác số đáng tin cậy lên nhà quản trị cấp cao để đối chiếu với mục tiêu kế hoạch đề - Là để nhà quản trị định cần thiết, kịp thời xác nhằm giảm đến mức thấp tổn thất, để đem lại hiệu cao II Tiến trình kiểm soát II.1 Đo lường kết thực Đo lường việc thực nhiệm vụ sử dụng theo tiêu chuẩn để xác định kết thực thời điểm xác định, để phát sai lệch xảy tránh chúng phương thức hành động thích hợp Nếu tiêu vạch cách thích hợp, phương tiện có khả xác định cách xác cấp làm gì, đánh giá việc thực thực tế khả thực tương đối dể dàng Có nhiều loại hoạt động khác nhau, có loại xây dựng tiêu chuẩn dễ dàng, có loại hoạt động khơng thể định lượng được, loại đo lường kết thực khó khăn Trên thực tế, để đo lường hoạt động xác định tiêu cụ thể, người ta dựa tiêu chuẩn mờ như: sức mạnh doanh nghiệp khơng có đình cơng, tập thể đồn kết làm việc tự giác, tinh thần hợp tác cao Việc đánh giá theo tiêu chuẩn mờ cần phải kết hợp với việc đánh giá theo tiêu chuẩn định lượng rõ ràng việc đánh giá chung coi thích hợp Ví dụ: người ta đo lường số sản phẩm phân xưởng sản xuất cách tương đối dể dàng, ngược lại khó để kiểm tra cơng việc Phịng Giao tế cơng cộng xí nghiệp Gặp trường hợp này, nhà quản trị thường dùng tiêu chuẩn gián tiếp thái độ báo chí cơng chúng xí nghiệp, hay uy tín xí nghiệp xã hội Đề rút kết luận đắn hoạt động kết thực nguyên nhân sai lệch, việc đo lường lặp lặp lại công cụ hợp lý Tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra Ví dụ: nhà máy cơng nghiệp, mức độ xả khói khơng khí giám sát liên tục, tiến việc thực mục tiêu mở rộng sản xuất nàh quản trị cấp cao xem xét hai lần năm Tương tự vậy, người chủ cửa hàng cần thường xuyên giám sát thái độ phục vụ nhân viên bán hàng xem xét tình hình cân đối tài sản tháng quý lần Vì người tiến hành giám sát, đo lường thực với người đánh giá định điều chỉnh khác nên phải xây dựng mối quan hệ truyền thống hợp lý họ II.2 So sánh kết thực với tiêu Bước so sánh giúp xác định mức độ chênh lệch kết thực tế tiêu chuẩn Các so sánh cần thiết để xác định liệu điều xảy có phải điều nên xảy hay không Nếu thực phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản trị kết luận việc diễn theo kế hoạch không cần điều chỉnh Nếu kết thực khơng phù hợp với tiêu chuẩn điều chỉnh cần thiết Sự sai lệch phát sinh theo hai chiều hướng khác nhau, thực tế lớn “chuẩn” nhỏ “chuẩn” qui định Chiều hướng đựơc xem tượng tốt hay khơng tốt cịn tùy thuộc vào tiêu so sánh, lợi nhuận thực tế lớn kế hoạch tượng tốt, ngược lại giá thành sản phẩm lớn kế hoạch xem tượng không tốt Một số khác biệt như: tăng doanh thu, tăng thị phần, giảm chi phí,… xem tín hiệu tốt kết cơng việc; số khác tỷ lệ hàng phế phẩm tăng, giảm lợi nhuận,…lại xem tín hiệu đáng lo ngại Như vậy, nhà quản trị cần xác định phạm vi thay đổi chấp nhận Những khác biệt không nằm phạm vi có ý nghĩa cần quan tâm Trong bước này, nhà quản trị cần ý đến phạm vi chiều hướng thay đối Phạm vi thay đổi chấp nhận Giới hạn Tiêu chuẩn Giới hạn t t+1 t+2 t+3 t+4 t+5 t+6 Hình : Phạm vi thay đổi chấp nhận Ví dụ: Tại Tom’s of Maine, nhân viên điều khiển máy có trách nhiệm đóng gói 81 ống kem phút Nếu tất nhân viên điều khiển máy đạt vượt qua mục tiêu này, tiến trình sản xuất vận hành cách hiệu Nếu khơng có khác biệt rõ ràng điều xảy điều nên xảy ra, hoạt động tiếp tục mà khơng có thay đổi Phải tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động doanh nghiệp để tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay khơng cần xây dựng chương trình điều chỉnh đề biện pháp nhằm khắc phục sai lệch cách có hiệu Những sai lệch vượt mức cho phép đáng kể cần có quan tâm nhà quản trị Ví dụ sau giúp hình dung rõ Cửa hàng bách hóa Trần Nguyên kinh doanh bán lẻ số mặt hàng rượu bia, nước giải khát thực phẩm đóng hộp Cuối tháng, ơng Trần tổng hợp tình hình bán hàng tháng Tình hình doanh số tháng 01/2011 thể qua bảng sau: 10 Bảng: Doanh số bán hàng tháng 01/2011 Đơn vị tính: ngàn đồng Tên sản phẩm Doanh số dự kiến Doanh số tháng Tăng / giảm Bia Heineken 15.000 12.000 - 3.000 Bia Tiger 15.000 18.000 3.000 Coca Cola 5.000 7.800 2.800 Pepsi Cola 4.000 3.800 - 200 Đồ hộp Vissan 8.000 12.000 4.000 Đồ hộp Hạ Long 6.000 4.000 - 2.000 Tổng cộng 53.000 57.600 4.600 Doanh số bán hàng tháng 01 phản ánh kết chung có gia tăng so với doanh số dự kiến Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa doanh số tất sản phẩm gia tăng ông Trần cần phải xem xét lý tăng giảm doanh số loại để có điều chỉnh thích hợp Đối với sản phẩm Coca Cola Pepsi Cola, tỉ lệ tăng giảm doanh số bán không đáng kể nên ông Trần không cần lưu tâm nhiều Đối với đồ hộp Vissan đồ hộp Hạ Long, tỉ lệ tăng giảm 50% 33% Nếu Vissan sản phẩm khách hàng ưa chuộng, rõ ràng tháng 02, ông Trần đặt hàng Vissan nhiều để đáp ứng yêu cầu khách hàng không để khách Như vậy, ông Trần phải xem xét, phân tích thơng số định cho việc kinh doanh tháng sau II.3 Tiến hành hoạt động quản trị Tiến hành hoạt động quản trị sau đo lường kết thực so sánh kết thực với tiêu thực chất điều chỉnh sai lệch Việc đưa tiêu hay tiêu chuẩn phản ánh vị trí khác cấu, việc đo lường thực xác, việc điều chỉnh sai lệch dễ dàng, nhà quản trị biết xác cần phải áp dụng biện pháp điều chỉnh đâu hệ thống phân công nhiệm vụ theo nhóm theo cá nhân Điều chỉnh sai lệch coi mục đích việc kiểm sốt, thơng qua việc điều chỉnh mà mục tiêu kế hoạch đề thực Điều chỉnh sai lệch vấn đề mà qua việc kiểm sốt thấy rõ phần toàn hệ thống quản trị nơi mà liên hệ với chức quản trị 11 khác Các nhà quản trị điều chỉnh sai lệch nhiều cách, xem xét lại việc hoạch định sửa đổi mục tiêu, phương pháp gọi phương pháp đổi lái Hoặc điều chỉnh sai lệch cách thực chức tổ chức thông qua việc phân công lại làm rõ nhiệm vụ Cũng điều chỉnh cách biên chế thêm cán bộ, tuyển chọn đào tạo tốt cho sở cấp dưới, giảm biên chế, thơng qua việc giải thích đầy đủ cơng việc kĩ thuật lãnh đạo có hiệu Cụ thể, điều chỉnh sai lệch bao gồm: * Điều chỉnh hoạt động thực tế Nếu nguyên nhân chênh lệch kết công việc chưa thỏa mãn, nhà quản trị cần có điều chỉnh Sự điều chỉnh thay đổi chiến lược, cấu, hệ thống lương bổng chương trình đào tạo, thiết kế lại cơng việc hay sa thải nhân viên Nhà quản trị đưa định hiệu chỉnh hoạt động thực tế phải đồng thời đưa định khác: nên đưa biện pháp điều chỉnh tức thời hay biện pháp điều chỉnh bản? Biện pháp điều chỉnh tức thời giải vấn đề nhằm đưa hoạt động quỹ đạo bình thường Biện pháp điều chỉnh xem xét hoạt động thực tế chênh lệch sao, từ tiến hành khắc phục chênh lệch Một nhà quản trị giỏi phân tích sai lệch xác định nguyên nhân họ sửa chữa chúng * Điều chỉnh lại tiêu chuẩn Sự sai lệch kết tiêu chuẩn khơng phù hợp với thực tế, có nghĩa mục tiêu đặt cao thấp Trong trường hợp tiêu chuẩn đối tượng cần điều chỉnh khơng phải hoạt động Khi cần xem xét hai trường hợp: Thứ việc hạ thấp tiêu chuẩn hoạt động xuống Nếu nhân viên hay nhóm nhân viên có kết làm việc thấp đáng kể so với mục tiêu phản ứng tự nhiên họ đổ lỗi cho sai lệch việc đưa mục tiêu Thứ hai tiêu chuẩn cao trường hợp dẫn đến nhũng chênh lệch đáng kể hay chí làm động làm việc nhân viên vốn đo tiêu chuẩn 12 Nếu nhân viên hay nhà quản trị không đạt tiêu chuẩn việc họ có xu hướng công tiêu chuẩn II.4 Kết luận Để hiểu rõ tiến trình kiểm sốt, nhóm xin đưa hai mơ hình khái q tiến trình sau: Kiểm soát hệ thống phản hồi Cơng việc kiểm sốt quản trị hệ thống nối ngược thơng tin để kiểm sốt Vịng liên hệ ngược kiểm sốt quản trị trình bày cách tồn diện thực q trình kiểm soát Để thực điều chỉnh cần thiết họ phải đưa chương trình cho hoạt động điều chỉnh thực chương trình nhằm đến kết mong muốn Xác định sai lệch So sánh thực tế với tiêu chuẩn Đo lường kết thực tế Kết thực tế Phân tích ngun nhân sai lệch Chương trình hoạt động điều chỉnh Thực cách điều chỉnh Kết mong muốn Các định nhà quản trị tiến trình kiểm sốt Các tiêu chuẩn xây dựng dựa mục tiêu phát triển So sánh Tiêu chuẩn trình hoạch định Các mục tiêu cung cấp kết sở cho tiến trình kiểm sốt,C làKhơng làm dịng liên tục việc đo lường, so sánh thực tế vàvớitiến hành tiêu có thực khơng hoạthiện động quản trị Tùy theo kết so sánh, định mộtK nhà quản trị chuỗi hành động khơng chuẩn Khơng điều chỉnh Cáccó mụcthể thực hiện, Tiêu chuẩn Đolàm lườnggì, điều chỉnh Sai tiêu lệch có làm tiêu hoạt động kết thực tế chấp nhận khơng C C Xác định ngun nhân sai lệch K Tiêu chuẩn có hợp lí khơng K Điều chỉnh tiêu chuẩn 13 Điều chỉnh hoạt động III Các loại kiểm sốt III.1 Kiếm sốt phịng ngừa Loại kiểm sốt cịn gọi kiểm sốt lường trước hay kiểm soát trước thực - Hoạt động kiểm tra trước hoạt động xảy ra, cách tiên liệu vấn đề xảy để có biện pháp điều chỉnh - Giúp cho tổ chức thực kế hoạch xác, dự liệu vấn đề ảnh hưởng từ thời điểm lên kế hoạch lúc thực - Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đốn biến đổi mơi trường Loại kiểm sốt mang tính định hướng tương lai Một vài ví dụ cụ thể như: Một vài văn hố, tơn giáo, nhóm người hay cơng ty có yêu cầu đặc biệt việc chế biến thức ăn Chẳng hạn người Do Thái đòi hỏi đồ ăn chay họ phải chuẩn bị giám sát giáo sĩ Những nhà nhập hải sản Nhật thường gửi chuyên gia chế biến đến nước Australia để đưa lời khuyên giám sát trình chế biến hải sản nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu khách hàng Nhật Mc Donald gửi chuyên gia kiểm soát chất lượng đến quốc gia nơi công ty họ chi nhánh để đảm bảo tất nhiên liệu dùng làm thức ăn đạt tiêu chuẩn công ty Kiểu kiểm soát nhằm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm đáp ứng xác yêu cầu khách hàng, qui định tôn giáo thức ăn hay liên quan đến cơng ty 14 Trong số ngành cơng nghiệp định, phủ liên quan đến kiểu kiểm sốt phịng ngừa Ví dụ như, khoai tây phải trịn, nặng từ 120 đến 200 gam phải thật khơ để có sản phẩm nhẹ có màu đẹp sau chế biến Kích thước, màu sắc, tình trạng bảo quản sau thu hoạch quan trọng chất lượng khoai tây chiên Vì vậy, để hỗ trợ cho chương trình gây giống định giá, Nhóm nghiên cứu khoai tây chiên (PCRG) thành lập vào năm 1983 gồm người trồng khoai theo hợp đồng, nhà máy chế biến đại diện ngành cơng nghiệp bang Victoria Một ví dụ khác chương trình bảo trì máy bay theo lịch trình thực hãng hàng khơng Họ làm nhằm tìm hi vọng tránh hư hỏng gây tai nạn Ưu điểm: Điểm quan trọng kiểm soát đưa hoạt động quản trị trước vấn đề xảy Kiểu kiểm soát mong muốn cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề khắc phục sau tổn thất xảy ra, sản phẩm chất lượng, khách hàng, giảm doanh thu,… Tác động kiểm soát lường trước giúp cho doanh nghiệp chủ động đối phó với bất trắc tương lai chủ động tránh sai lâm từ đầu Đây hình thức tốn Nhược điểm: Tuy nhiên kiểu kiểm sốt địi hỏi thơng tin xác, nhiều thời gian khó thu thập Vì mà nhà kiểm sốt hay sử dụng loại kiểm sốt cịn lại Sau số kĩ thuật hướng tới tương lai: - Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng (sale promotion) nhằm tăng cường doanh số kì vọng cơng ty sản phẩm hay đơn vị kinh doanh chiến lược - Phương pháp sơ đồ mạng lưới, gọi kỹ thuật duyệt xét đánh giá chương trình, giúp nhà quản trị lường trước vấn đề phát sinh lĩnh vực chi phí phân bổ thời gian, có biện pháp ngăn chặn từ đầu chi phí tài hay thời gian; - Hệ thống đầu vào để kiểm tra lường trước tiền mặt tài chính, mức dự trữ hàng hóa; - Kiểm tra lường trước kỹ thuật cơng trình Ví dụ: Kiểm tra nhiệt độ trước luồng nước chảy vòi; - Kiểm tra lường trước hệ thống phản ứng người III.2 Kiểm soát chỗ 15 Như tên gọi nó, kiểm sốt chỗ áp dụng hoạt động tiến hành Khi kiểm sốt thực cơng việc tiến hành, nhà quản trị khắc phục vấn đề phát sinh, trước chúng trở nên tốn - Hoạt động kiểm tra cách theo dõi trực tiếp diến biến trình thực kế hoạch - Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc, trở ngại khó khăn thực để đảm bảo tiến độ dự kiến Ưu điểm: Dạng phổ biến kiểm soát chỗ giám sát trực tiếp Khi nhà quản trị trực dõi hoạt động nhân viên, nhà quản trị vừa kiểm tra vừa khắc phục vấn đề xảy Mặc dù chắn có chậm trễ hoạt động phản ứng để khắc phục nhà quản trị chậm trễ ngắn Vấn đề thường giải trước nguồn lực bị lãng phí tổn thất lớn Các thiết bị kỹ thuật (máy vi tính, máy móc điều khiển vi tính,…) lên chương trình để kiểm sốt liên tục Ví dụ chương trình xử lí từ ngữ cho phép bạn kiểm tra tả văn phạm Ngồi chương trình có chất lượng thiết kế dựa kiểu kiểm soát giúp cho nhân viên biết liệu sản phẩm họ làm có đạt tiêu chuẩn hay khơng Nhược điểm: Dạng kiểm tra có hiệu nhà quản trị có thơng tin xác, kịp thời thay đổi môi trường hoạt động III.3 Kiểm soát phản hồi Kiểm soát phản hồi loại kiểm soát thực sau hoạt động xảy Ưu điểm: Kiểm soát phản hồi có ưu điểm hẳn kiểm sốt lường trước lẫn kiểm soát đồng thời: - Cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin hiệu nổ lực việc lập kế hoạch họ Cung cấp thông tin cần thiết để lập kế hoạch hữu hiệu 16 giai đoạn hoạch định q trình quản trị Nếu kiểm sốt phản hồi khơng có nhiều sai lệch kết thực tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt điều chứng tỏ cơng tác hoạch định hữu hiệu Ngược lại phát có nhiểu sai lệch giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa kế hoạch tốt - Giúp cải tiến động thúc đẩy nhân viên làm việc tốt Cung cấp cho nhân viên thông tin việc họ thực tốt làm để nâng cao chất lượng hoạt động tương lai Nhược điểm: Loại kiểm soát độ trễ thời gian thường lớn, từ lúc cố thực xảy đến phát sai sót sai lệch kết đo lường vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đề Nhưng nhiều hoạt động phản hồi hình thức tin cậy sẵn có Ví dụ báo cáo tài chính, báo cáo thu nhập chứng tỏ doanh thu giảm việc giảm xảy Vì thời điểm lựa chọn nhà quản trị cố gắng xác định doanh thu giảm thay đổi tình IV Các tiêu chuẩn hệ thống kiểm soát hiệu IV.1 Độ xác Hiển nhiên hệ thống kiểm sốt phải xác để đảm nhận cơng việc hữu hiệu.Nếu hệ thống cung cấp thông tin sai lầm, hệ thống gây tai hại cho cơng ty lợi ích Bản chất quan trọng cơng việc khơng xác trở thành hiển nhiên xem xét quản trị gia sử dụng hệ thống kiểm soát Nếu quản trị gia kí hợp đồng cấp hàng hóa với gía bán thấp giá chi phí sản xuất,cơng ty bị lỗ Do quản trị gia cần thận trọng để đảm bảo độ xác thông tin mà họ nhận từ hệ thống kiểm soát IV.2 Kịp thời Đối với hoạt động kinh doanh, thay đổi diễn thường xuyên đòi hỏi nhà quản trị phải nắm bắt thơng tin nhanh chóng kịp thời Đảm bảo cho việc định, giải công việc nắm bắt hội Việc chậm cập nhật thông tin hay cập nhật không lúc dễ gây thiệt hại cho tổ chức Hệ thống kiểm soát hiệu cung cấp thông tin cho nhà quản trị kịp thời để ngăn ngừa tác động ảnh hưởng xấu đến kết hoạt động tổ chức 17 Hệ thống kiểm soát kịp thời cung cấp thông tin cần thiết lúc Đúng lúc đo lường theo giây trường hợp kiểm soát di chuyển an toàn tàu hỏa máy bay Hoặc theo tháng việc đánh giá thành tích nhân viên Ngày với phát triển công nghệ thông tin, kỹ thuật truyền thông giúp cho việc kiểm sốt, chuyển tải thơng tin kịp thời, khách quan xác IV.3 Kinh tế Việc kiểm sốt cần phải có tính kinh tế, tiết kiệm, hợp lý Đây tiêu chuẩn khó thực thực tế Chi phí dành cho hoạt động kiểm tra phải tương xứng với kết thu từ hoạt động kiểm soát Trong hoạt động kinh doanh quan tâm đến lợi nhuận Nếu bỏ nhiều chi phí cho việc kiểm sốt khơng cần thiết, gây tổn thất vơ ích ngược lại với mục đích tổ chức Để tăng tính kinh tế cho hệ thống kiểm soát hiệu quả, cần: - Xác định rõ vấn đề cần kiểm soát, nội dung đối tượng cần điều tra Tránh điều tra lan man không tập trung, không hiệu - Chọn phương pháp kiểm tra phù hợp, tiết kiệm chi phí đảm bảo lượng thông tin cần thiết - Lựa chọn nguồn nhân lực tối ưu IV.4 Linh hoạt Hệ thống kiểm sốt phải linh hoạt, điều chỉnh tương thích với thay đổi bất lợi hay tận dụng lợi hội Khi thành lập hệ thống kiểm soát cần xây dựng phương án dự phòng sẵn sàng chấp nhận thay đổi Tránh bị động thiếu nguồn lực hay bất đồng quan điểm IV.5 Dễ hiểu Cơng tác kiểm sốt nhằm giúp nhà quản trị đánh giá mức độ thực kế hoạch, đưa định đắn, kịp thời nhằm đảm bảo kế hoạch thực với kết cao; điều quan trọng thơng tin thu thập q trình kiểm sốt cung cấp cho nhà quản trị phải rõ ràng, dễ hiểu 18 Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin mà nhà quản trị hiểu họ khơng thể sử dụng cơng tác kiểm sốt khơng cịn ý nghĩa IV.6 Các tiêu chí hợp lý Tiêu chí kiểm sốt (chỉ tiêu tài chính, tiêu chất lượng sản phẩm, ) điểm lựa chọn mà nhà quản trị đặt phép đo để đánh giá việc thực kế hoạch Tiêu chí kiểm sốt có ý nghĩa quan trọng hiệu cơng tác kiểm sốt: tiêu chí kiểm sốt khơng phù hợp phản ánh khơng xác thực tế ngược lại phù hợp việc đo lường thuận lợi kết phản ánh trình thực kế hoạch Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đo lường đánh giá xác kết thực hiện, cần xây dựng tiêu chí kiểm sốt cách hợp lý, thực được, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, phận, người doanh nghiệp IV.7 Tập trung vào vấn đề chiến lược Vì nhà quản trị khơng thể kiểm sốt thứ, họ phải chọn yếu tố mang tính chiến lược hoạt động tổ chức Công tác kiểm sốt có hiệu hay khơng phụ thuộc vào điểm kiểm soát chiến lược Các nhà quản trị cần trọng đến điểm đặt phép đo cơng tác kiểm sốt để việc kiểm sốt phản ánh xác thực tế, đồng thời nhà quản trị nên quan tâm, đánh giá xem yếu tố nào, sai lệch có ý nghĩa quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến kết thực kế hoạch Ví dụ: chi phí nhân cơng ty tăng 10% ảnh hưởng đến kết thực kế hoạch nhiều so với việc chi phí điện thoại tăng 30% so với dự kiến ban đầu Năng lực xác định điểm kiểm sốt chiến lược cơng tác kiểm soát nghệ thuật nhà quản trị Nhà quản trị cần trả lời câu hỏi: • Những điểm phản ánh rõ mục tiêu kế hoạch? • Những điểm phản ánh rõ tình trạng khơng đạt mục tiêu? • Những điểm đo lường tốt sai lệch? 19 • Những điểm cho nhà quản trị biết người chịu trách nhiệm thất bại? • Tiêu chuẩn kiểm tra tốn nhất? • … IV.8 Nhấn mạnh đến ngoại lệ Như nêu trên, nhà quản trị khơng thể kiểm sốt chặc chẽ hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp mà phải tập trung vào vấn đề chiến lược trọng yếu Tuy nhiên, nhà quản trị cần nhận thức ln có ngoại lệ việc kiểm tra kiểm soát cần phải lưu ý đến trường hợp ngoại lệ Trong thực tế, số nhiều trường hợp ngoại lệ gây sai sót quan trọng, gây nên thiệc hại lớn cho doanh nghiệp Nó địi hỏi nhà quản trị tiến trình kiểm tra phải xem xét kĩ nguyên nhân gây nên sai lệch để từ có điều chỉnh thích hợp IV.9 Đa tiêu chí Mỗi tiêu chuẩn tạo với mục đích riêng, kiểm kiểm sốt mặt, khía cạnh tượng Trong đó, tượng lại đa dạng khó nắm bắt hết được.Sự kết hợp nhiều tiêu chuẩn kiểm tra, kiểm sốt nhằm có đủ sở để nhận xét, đánh giá cách tồn diện, xác vào chất tượng Đa tiêu chí giúp nhà quản trị nhận biết sai lệch cách đầy đủ Tuy nhiên đa tiêu chí khơng có nghĩa ta sử dụng tràn lan, thiết lập nhiều tiêu chí mà chúng khơng cần thiết, gây tốn hay chí dẫn đến nhận định sai lầm chất tượng Nhà quản trị cần phải cân nhắc lựa chon hợp lí tiêu chí IV.10 Hành động hiệu chỉnh Một hệ thống không phát khuyết tật mà cao tìm cách khắc phục chúng Có nghĩa khơng tìm sai sót, sai lệch thực tế mục tiêu mà phải từ tìm cách sửa đổi đề biện pháp phù hợp tiến hành cải tiến.Việc kiểm soát phải hướng đến điều chỉnh sai lệch cách tốt Có thể nói điều chỉnh mục đích tiến trình kiểm tra kiểm sốt Mỗi hoạt động kiểm tra, kiểm sốt khơng hướng đến điều chỉnh vơ nghĩa Đó 20 xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên hay thay đổi phong cách lãnh đạo, … 21 ... hành chức kiểm soát Kiểm soát mối nối cuối chuỗi hoạt động nhà quản trị Kiểm soát cách để nhà quản trị biết họ có đạt mục tiêu tổ chức đặt không, lý không đạt Đối với hầu hết người, từ ? ?kiểm. .. Dạng kiểm tra có hiệu nhà quản trị có thơng tin xác, kịp thời thay đổi môi trường hoạt động III.3 Kiểm soát phản hồi Kiểm soát phản hồi loại kiểm soát thực sau hoạt động xảy Ưu điểm: Kiểm soát. .. hết tổ chức, cơng ty khơng dựa hồn tồn vào cách kiểm sốt thiết kế hệ thống kiểm soát phù hợp Thay vậy, ngồi việc sử dụng biện pháp kiểm soát thị trường, tổ chức lựa chọn việc lựa chọn kiểm sốt