Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng ở viễn thông TPHCM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Bảo Ngọc CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG Ở VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Bảo Ngọc CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG Ở VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC TP.Hồ Chí Minh – Năm 2015 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tôi.Các kết luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Học viên Nguyễn Bảo Ngọc MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài: Tổng quan nghiên cứu trƣớc hệ thống kiểm soát nội Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: Phƣơng pháp nghiên cứu: Kết cấu luận văn: CHUƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN 1.1 Quá trình hình thành phát triển COSO 1.2 Tổng quan KSNB theo báo cáo COSO 2013 1.2.1 Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013 1.2.2 Tóm tắt số nội dung KSNB theo báo cáo COSO 2013 1.2.3 Những thay đổi COSO 2013 so với COSO 1992 10 1.3 Hạn chế vốn có hệ thống kiểm sốt nội 11 1.4 Tổng quan chu trình kinh doanh đơn vị 11 1.5 Khái quát chu trình mua hàng – toán 13 1.5.1 Các chức chu trình mua hàng - toán 13 1.5.2 Những sai phạm xảy chu trình mua hàng – toán 16 1.5.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu chu trình mua hàng- tốn 18 1.5.4 Hệ thống chứng từ báo cáo kế toán chu trình mua hàng - tốn20 KẾT LUẬN CHƢƠNG 21 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1.Giới thiệu Tập Đoàn Bƣu Viễn Thơng Việt 2.1.1.Lịch sử hình thành 2.1.2.Lĩnh vực hoạt động 2.2.Giới thiệu Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 2.2.1.Lịch sử hình thành 2.2.2.Ngành nghề kinh doanh 2.2.3.Cơ cấu tổ chức Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 2.2.4.Các phương thức mua hàng - toán Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 2.3.Hệ thống văn đƣợc áp dụng đơn vị đ 2.4.Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng 2.4.1.Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 2.5 Những mặt hạn chế tồn hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 61 2.5.1.Mơi trường kiểm sốt 2.5.2.Thiết lập mục tiêu 2.5.3.Nhận dạng kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt 2.5.4.Thơng tin truyền thông 2.5.5.Giám sát KẾT LUẬN CHƢƠNG CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 71 3.1 Cơ sở đƣa giải pháp hoàn thiện 3.2 Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình mua h 3.2.1.Mơi trường kiểm soát 3.2.2.Thiết lập mục tiêu 3.2.3 Nhận dạng kiện đánh giá rủi ro 75 3.2.4 Đối phó rủi ro 77 3.2.5 Hoạt động kiểm soát 78 3.2.6 Thông tin truyền thông 80 3.2.7 Giám sát 81 3.3 Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đoàn 81 3.4 Kiến nghị với Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 82 KẾT LUẬN CHƢƠNG 83 KẾT LUẬN CHUNG 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGĐ : Ban giám đốc COSO : Committeee of Sponsoring Organization ĐVTT thuộc : Đơn vị trực HTPT thuộc : Hạch toán phụ KSNB : Kiểm soát nội P.KH hoạch : Phòng kế P.M&DV : Phòng mạng dịch vụ TTCUVT : Trung tâm cung ứng vật tư TTKD : Trung tâm kinh doanh VT−CNTT : Viễn thông công nghệ thông tin VT- HH hóa : Vật tư hàng VTTP : Viễn thông Thành phố DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1-1: Các sai phạm xảy chu trình mua hàng – toán 15 Bảng 2-1: Bảng tổng hợp văn áp dụng đơn vị để kiểm soát nội 44 DANH MỤC CÁC HÌNH Sơ đồ 1-1 : Chu trình kinh doanh 11 Sơ đồ 3-1 Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro 78 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam diễn biến ngày phức tạp, hàng loạt doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, việc trì tồn mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp Trước cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nhà nước nói chung, doanh nghiệp viễn thơng di động nói riêng phải đối mặt với nhiều rủi ro trình kinh doanh với mức độ ảnh hưởng ngày tăng cao cạnh tranh, sức ép cơng việc, trình độ gian lận ngày tinh vi… Phần lớn doanh nghiệp viễn thông di động doanh nghiệp nhà nước Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam (VNPT) đơn vị có bề dày hoạt động lâu dài nhất, với sở hạ tầng đầy đủ khơng thể nằm ngồi vịng xốy cạnh tranh Do vậy, bên cạnh việc nghiên cứu xây dựng chiến lược kinh doanh để cạnh tranh với doanh nghiệp bên ngồi việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu bên doanh nghiệp không phần quan trọng nhằm để kiểm soát điều hành hoạt động đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Trong năm gần đây, số Tập đồn, Tổng Cơng ty lỗ liên tục qua năm, lỗ từ năm trước đến chưa xử lý điển hình vụ thất hàng chục ngàn tỷ đồng Tập đồn Cơng nghiệp tàu thủy Việt Nam Vinashin Bên cạnh việc chịu ảnh hưởng biến động kinh tế, quản trị tài doanh nghiệp nhà nước yếu Điều thể hệ thống kiểm soát nội chưa thực hữu hiệu hiệu quả, chưa phù hợp với đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp Xây dựng hệ thống kiểm TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1) Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, 2012 Kiểm sốt nội Nhà xuất Phương Đơng 2) Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, 2012 Kiểm toán Nhà xuất Phương Đơng 3) Bộ tài chính, 2006 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Hà Nội: NXB Tài chính- 4) Luật viễn thơng Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ – số 41/2009/QH12 ngày 23/11/2009 5) Võ Văn Nhị, 2008 Kế tốn tài NXB Tài 6) Cùng văn nội liên quan tập đoàn VNPT, luận văn nghiên cứu khác,… Tiếng Anh 7) Joseph T.Wells, 2004 Principles of Fraud Examination 8) Marshall B Rommey and Paul John Steinbart, 2006 Accounting Information Systems Brigham Young Universsity Trang web 9) http://www.coso.org/documents/coso_erm_executivesummary.pdf 10) http://www.coso.org/documents/990025P_Executive_Summary_final_may20_e.pdf 11) http://www.coso.org/documents/coso%20mcnallytransition%20article- final%20coso%20version%20proof_5-31-13.pdf PHỤ LỤC DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI VÀ KẾT QUẢ KHẢO SÁT A Mơi trƣờng kiểm sốt Tính trực giá trị đạo đức Cơng ty có quy định việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay thứ khác từ nhà cung cấp khơng? Có đưa biện pháp kỉ luật hành vi không? Các biện pháp xử lý vi phạm nhân viên thơng đồng với nhà cung cấp có thực theo quy định không? Anh chị có đọc qua văn quy định tính trung thực ứng xử có đạo đức cơng ty chưa? Cơng ty có quy định mức phạt hay hình thức kỉ luật phát nhân viên mua hàng thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không số lượng theo hợp đồng khơng? Chính sách nhân cam kết lực Thông tin tuyển dụng đơn vị có cơng bố rộng rãi phương tiện truyền thơng báo chí khơng? Đơn vị có đưa yêu cầu kiến thức kỹ tuyển dụng nhân viên cho chu trình khơng? Việc tuyển dụng đơn vị có xây dựng thành quy trình cụ thể khơng? Đơn vị có ưu tiên tuyển người thân, người quen nhân viên đơn vị khơng? Cơng ty có bảng mô tả nhiệm vụ cụ thể công việc chu trình mua hàng khơng? Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức chương trình đào tạo hay cử nhân viên tham gia 10 khóa học ngắn hạn bên ngồi để nâng cao trình độ hay cập nhật kiến thức chu trình mua hàng cho nhân viên khơng? Các sai phạm hình thức kỷ luật có cơng bố 11 cho tồn thể nhân viên biết rút kinh nghiệm không? Định kỳ công ty có tổ chức họp đánh giá, xếp loại, 12 kiểm điểm mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân không? Ban Giám đốc Ban Thanh tra 13 Ban Giám đốc có nghiên cứu rủi ro thường xuyên giám sát hoạt động mua hàng khơng? 14 Đơn vị có thành lập Ban Kiểm tốn nội khơng? Ban Giám đốc có nhận báo cáo kiểm soát 15 nội tuân thủ quy định chu trình mua hàng khơng? Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 16 Nhân viên có ngại phát biểu ý kiến họp không? Ban Giám đốc có thường xuyên thảo luận, trao đổi với nhân viên cấp dưới, có lắng nghe ý kiến 17 nhân viên q trình thực sách liên quan đến chu trình mua hàng- tốn khơng? Lãnh đạo phịng ban chức đơn vị 18 trực thuộc có liên quan chu trình mua hàng tốn có sẵn sàng bàn bạc, hợp tác với công việc không? Ban Giám đốc có chấp nhận mua hàng khơng 19 theo tiêu chuẩn chất lượng để hạ giá nhằm gia tăng lực cạnh tranh với đối thủ không? Công ty có ban hành văn hướng dẫn thực 20 chu trình mua hàng tốn thống tồn đơn vị khơng? Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 21 Cơ cấu tổ chức đơn vị có phù hợp với hoạt động diễn chu trình khơng? Tại đơn vị, cấu tổ chức có xác định rõ ràng 22 quyền hạn trách nhiệm chủ yếu hoạt động chu trình mua hàng - tốn khơng? Xét chu trình mua hàng - tốn, phân 23 cơng cơng việc, ban lãnh đạo có phân tích kiến thức kỹ nhân viên để giao việc không? 24 Nhân viên mua hàng thủ kho có tách biệt quyền hạn trách nhiệm chu trình khơng? Nhân viên thủ kho nhân viên kế tốn có 25 tách biệt quyền hạn trách nhiệm chu trình khơng? Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm có phù 26 hợp với mục tiêu, chức hoạt động phòng ban, cá nhân chu trình mua hàng, tốn không? Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm 27 phận phòng ban liên quan chu trình có quy định văn khơng? B Đánh giá rủi ro Thiết lập mục tiêu 28 29 Đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho chu trình mua hàng - tốn khơng? Các mục tiêu đơn vị có cơng bố rộng rãi khơng? Các mục tiêu phận có liên kết hỗ trợ 30 hoạt động chu trình mua hàng tốn khơng? Mục tiêu chung chu trình có cụ thể thành 31 mục tiêu cho phận có liên quan chu trình khơng? Nhận dạng rủi ro Đơn vị có nhận dạng kiện tiềm tàng 32 quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu chu trình khơng? Đánh giá rủi ro Đơn vị có thường xuyên đánh giá rủi ro 33 việc thay đổi sách bán hàng nhà cung cấp khơng? Đơn vị có nhận dạng rủi ro từ khả 34 thất hàng hóa nhân viên thủ kho khơng có kinh nghiệm quản lý kho khơng? Đối phó rủi ro 35 Đơn vị lựa chọn cách thức đối phó rủi ro sau - Né tránh rủi ro - Giảm bớt rủi ro - Chuyển giao rủi ro - Chấp nhận rủi ro 36 C Đơn vị có xây dựng phương án xử lý xảy rủi ro khơng? Hoạt động kiểm sốt Sự sốt xét nhà quản lý phân tích rà sốt Số liệu thực tế so với kế hoạch, so với năm trước phận toàn doanh nghiệp có 37 Ban lãnh đạo thường xuyên so sánh, đối chiếu không? Các sáng kiến đổi để cải tiến chu trình mua 38 hàng có Ban Giám đốc xem xét cách nghiêm túc không? Quá trình xử lý thơng tin Đơn vị có sử dụng hệ thống máy tính để xử lý 39 nghiệp vụ liên quan đến chu trình mua hàng - tốn khơng? Phần mềm kế tốn có chức phân quyền cho 40 nhân viên tương ứng với chức nhiệm vụ họ không? 41 42 43 44 45 Phần mềm kế tốn có cho phép thêm, sửa, xóa chứng từ khơng? Phần mềm kế tốn có cho phép thay đổi số chứng từ ngày hạch tốn khơng? Phần mềm kế tốn có chức ghi nhận thời gian người sử dụng thao tác nghiệp vụ khơng? VTTP có cập nhật liệu từ đơn vị trực thuộc không? Các nghiệp vụ mua hàng ngồi khối HTPT có đề nghị từ phận có nhu cầu khơng? 46 Giấy đề nghị cấp hàng hóa TTVT có giám đốc TTVT xét duyệt không? 47 48 49 Các nghiệp vụ mua hàng khối HTPT có đề nghị phận sử dụng khơng? Phịng KHVT có kiểm tra tình hình tồn kho hàng hóa trước lập tờ trình mua hàng khơng? Tờ trình mua hàng có lãnh đạo đơn vị xét duyệt khơng? Thủ kho có nhận đơn đặt hàng phê 50 duyệt để làm đối chiếu hàng hóa nhập kho khơng? 51 52 53 Thủ kho có đối chiếu số lượng hàng hóa nhận với biên giao nhận khơng? Biên giao nhận có bên liên quan ký đầy đủ khơng? Thủ kho có lưu trữ hàng hóa theo mốc thời gian nhập kho, thời hạn bảo hành khơng? Có quy định chứng từ nhập kho phải chuyển kế 54 toán vật tư sau hoàn thành việc kiểm tra hàng hóa nhập kho khơng? 55 56 Thủ kho có thực ghi thẻ kho quy định khơng? Kế tốn có hạch tốn nghiệp vụ nhập kho sau hồ sơ nhập kho khơng? Kế tốn có thực kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ 57 chứng từ có liên quan trước ghi nhận nghiệp vụ mua hàng - tốn khơng? 58 Bộ mã hàng hóa có tạo thống tồn đơn vị khơng? 59 Kế tốn có theo dõi cơng nợ phải trả khách hàng theo hóa đơn khơng? 60 Chứng từ tốn có Kế tốn trưởng BGĐ phê duyệt không? Sự phân quyền nghiệp vụ 61 62 Việc ủy quyền xét duyệt có cụ thể văn không? Việc ủy quyền xét duyệt có bị chồng chéo khơng? Kiểm sốt vật chất 63 Đơn vị có thực kiểm kê định kỳ khơng? 64 Đơn vị có thực kiểm kê đột xuất khơng? 65 Tổ KSNB có chứng kiến kiểm kê khơng? 66 67 Hàng tháng kế tốn thủ kho có đối chiếu sổ kế tốn thẻ kho khơng? Cơng nợ có đối chiếu định kỳ không? Phân chia trách nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức năng: xét 68 duyệt, thực hiện, ghi chép bảo vệ tài sản có đảm bảo phân chia nhiệm vụ cho nhân viên không? D Thông tin - truyền thông Sơ đồ mô tả hoạt động chu trình để giúp 69 cho nhân viên có liên quan nắm bắt bước xử lý cơng việc có lập khơng? 70 Đơn vị có xây dựng kênh tiếp nhận thơng tin từ nhà cung cấp không? Mức độ phản hồi thông tin thực từ cấp 71 xuống cấp dưới, từ cấp phản hồi lên trên đơn vị nội nộ nào? 72 Các thông tin có cập nhật kịp thới hữu ích khơng? E 73 Giám sát Hệ thống KSNB có tạo điều kiện cho nhân viên phận giám sát lẫn khơng? Định kỳ, đơn vị cí thực kiểm tra, đánh giá kết 74 làm việc tuân thủ quy trình cá nhân, phận liên quan chu trình mua hàng tốn, Định kỳ, nhà quản lý có thực đánh giá tính 75 hữu hiệu hiệu hệ thống KSNB chu trình mua hàng - toán? PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TẠI VTTP HỒ CHÍ MINH BAN GIÁM ĐỐC Phịng Tổ chức Cán − Lao động ... KSNB chu trình mua hàng 2.4.1.Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 2.5 Những mặt hạn chế tồn hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn chu trình. .. tốn Viễn Thơng thành phố Hồ Chí Minh - Chương 3: Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 5 CHU? ?NG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT... bao gồm: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài Mối liên hệ chu trình chu trình kinh doanh 12 Chu trình tài Thu tiền Chi tiền Chu trình nhân