THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB

THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACCTĐMB. Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấn chỉnh lại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Ngày 15/7/1995 Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam đã ký quyết định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập ban QLDACCTĐMB trên cơ sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV cùng một phần lực lượng ban QLCCT Điện. Trụ sở của ban QLDACCTĐMB đặt tại 1111D đường Hồng Hà - Quận Hoàn kiếm Hà Nội. Ban QLDA CCTĐMB là một tổ chức sự nghiệp kinh tế trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt nam là đơn vị có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, được sử dụng con dấu riêng để ký kết hợp đồng liên quan đến thực hiện dự án theo nhiệm vụ và phân cấp củaTCT (1) . Vì vậy vốn hoạt động của Ban là vốn do Nhà nước cấp. Trách nhiệm của ban là sử dụng nguồn vốn đó sao cho có hiệu quả, tiết kiệm và hợp lý nhất. Ban được uỷ quyền tiếp nhận từ chủ đầu tư để quản lý và thanh toán cho các tổ chức tư vấn các đơn vị xây lắp cung ứng vật tư thiết bị, chi phí cho các công việc của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, được quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó. (1) (1) Tổng công ty Điện lực Việt Nam Nhiệm vụ của ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện có điện áp từ 110 KV trở lên và các công trình điện khác theo phân cấp của TCT giao được quy định trong Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể là: - Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước và nước ngoài đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả. - Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình điện. - Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giải phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác. - Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản. - Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư. - Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác 1. Bộ máy quản lý của Ban QLDACCTĐMB: Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm quản lý của ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổ chức như sau: + Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và phó chủ nhiệm. - Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất mọi hoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc TCT trong các hoạt động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư, cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác và sử dụng. - Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được chủ nhiệm giao quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnh vực được giao. 2. Các phòng tham mưu a. Phòng tổng Hợp (P1) - Đưa ra các phương án tổ chức sắp xếp bộ máy quán lý trong cơ quan - Quản lý cán bộ công nhân viên chức. Như điều động, đề bạt, xét lương, nâng bậc khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân viên đáp ứng yêu cầu của ban. - Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện hợp đồng lao động, báo cáo lao động và tiền lương. - Quản lý công văn giấy tờ, làm lịch công tác, phổ biến các văn bản pháp quy, chế độ chính sách. - Quản lý tài sản cơ sở vật chất của Ban. - Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ. b. Phòng kế hoạch (P2) - Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nội bộ và kế hoạch sản xuất khác. Soạn thảo hợp đồng kinh tế (trừ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). - Nhận các hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật, đơn hàng, bản vẽ thi công, dự toán các công trình gửi cho các đơn vị liên quan. - Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình. - Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng - Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phép xây dựng các công trình. - Tổ chức công tác đền bù tài sản c. Phòng tài chính kế toán (P3 ) - Lập kế toán năm - quý - Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch. - Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán. - Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng - Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của Ban. Lập các thống kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công ty. - Tổ chức quyết toán các công trình - Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu d. Phòng vật tư (P4) - Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ, phụ kiện sản xuất trong nước. - Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình. - Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phát vật tư, lập quy trình kho tàng. - Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư. - Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vào công trình. - Đối chiếu thanh quyết toán vật tư. -Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ. - Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5): - Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đề cương khảo sát . - Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật. - Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình - Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế - Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu. - Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn. - Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành - Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công trình cho C. - Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban. g. Kho Thượng Đình Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình Kho Thượng Đình rộng 13000 m 2 Nhiệm vụ của kho : - Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho. - Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho. - Cấp phát vật tư thiết bị khi có lệnh PHÒNG KỸ THUẬT (P5) PHÒNG TỔNG HỢP.(P1) PHÒNG KẾ HOẠCH (P2) PHÒNG VẬT TƯ NGOẠI (P6) PHÒNG KINH TẾ DỰ TOÁN (P7) PHÒNG TÀI CHÍNH(P3) PHÒNG VẬT TƯ(P4) KHO PT BAN KỸ THUẬT PTBPCN KINH TẾ TRƯỞNG BANCHỦNHIỆM - Sắp xếp bảo quản VTTD tại kho - Tổ chức bảo vệ an toàn cho kho 1. Phần nhân lực: Ban có 170 người trong đó: - Trình độ đại học : l35 người - Trình độ trên đại học 15 người - Trình độ trung cấp 10 người - Công nhân và lao động thủ công 10 người. Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban là cao. Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp, đấu thầu xây lắp vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo giấy phép hành nghề về giám sát chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình. Ban QLDACTĐMB phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, là đầu mối của việc quản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ 110KV đến 500KV. Nên việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại cho các công ty xây lắp (bên B) trước khi khởi công là một vấn đề rất quan trọng đòi hỏi bộ máy tổ chức quản lý vật tư của Ban phải làm việc rất năng động, tích cực, khoa học thì mới thực sự có hiệu quả. Bởi vì vật tư thiết bị của ngành điện rất đưa dạng, phức tạp mỗi loại có tính chất sử dụng khác nhau, do đó có tính chất kỹ thuật khác nhau. Tất cả các vật tư thiết bị đưa vào sử dụng đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật. Ngoài ra đối với một số thiết bị như máy biến áp, máy ngắt, chống sét .v.v Phải đảm bảo tiêu chuẩn cách điện theo từng cấp điện áp. Do yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật như vậy vật tư thiết bị ngành điện phải được bảo quản trong điều kiện tương đối ngặt nghèo như độ ẩm trong kho phải thấp, môi trường không có chất hoá học, chất ăn mòn, chất A-xít v v. Vì chủ yếu những vật tư thiết bị này được mua ở nước ngoài mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là : - Hãng Simen của Đức - Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên - Ucraina (của Nga cũ) - Hãng Xicamex của Pháp - Hãng Aegpld của Singapore Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu dao điện, cầu dao cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi .v.v Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc sản xuất trong nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu cầu kỹ thuật không mà trong nước sản xuất như cấu kiện cột, các loại phụ kiện bắt dày, ắc quy .v.v của các cơ sở như Máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh v.v Tóm lại, vật tư thiết bị của ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng vật tư của ban chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B nhận theo công trình. Ban chỉ cho phép các bên mua những vật tư thiếu chưa nhập kịp. Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm : a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6) Có nhiệm vụ: - Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại cho công trình. - Tổ chức gọi thầu và xét thầu - Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký b) Phòng vật tư nội (P4) - Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho các bên xây 1ắp. - Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây. - Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm được nguồn vật tư cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật tư trong nước với hai nội dung tiến độ và chất lượng (nếu được phân công) - Quyết toán vật tư công trình c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị. d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không thể không nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật tư cần vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp giao nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có thể dùng ngay phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận tải. III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB 1. Xác định nhu cầu : Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sản xuất kinh doanh. Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanh nghiệp mới thực hiện tốt việc bảo đảm vật tư được với đặc trưng là quản lý làm A cho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật tư cho xây dựng cơ bản được tính bằng phương pháp sau : *Phương pháp hiện vật: Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư cho một đơn vị xây dựng). Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng công việc phải chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ thuật và thiết kế thi công *Phương pháp giá trị. Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo 1000đ) x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này nhanh gọn nhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầu vật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng. *Nhu cầu về vật tư dự trữ Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ phận: dự trữ ở chân công trình và ở các kho. Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp: T= Trọng tải của phương tiện vận tải Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm = td M P t: Số ngày dự trữ. - Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện vật. P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm. P= N(năm) 360 = N(quý) 90 = N(tháng ) 30 - Chỉ tiêu giá trị (G) [...]... tiêu chuẩn đưa vào sử dụng Trong kế hoạch tạo nguồn cha xác định được khả năng đáp ứng các nguồn đó - Công tác dự trữ và quản lý dự trữ vật tư chưa quan tâm đúng mức Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ Tuy nhiên hoạt động bảo đảm vật tư đã đạt được kết quả đáng khích lệ góp phần không nhỏ trong thắng lợi của Ban QLDATCĐ khi thực hiện nhiệm... lượng cao, giá cả hợp lý đồng thời tạo được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh kịp thời đảm bảo cho B trong mọi điều kiện - Đã xây dựng được bộ máy cung ứng bảo đảm vật tư hoạt động khá nhịp nhàng, ăn khớp có năng lực và kinh nghiệm hoạt động 2 Nhược: Bên cạnh những mặt đã đạt được qua hai năm hoạt động của Ban Công tác bảo đảm vật tư phục vụ cho các công trình đã bộc lộ một số mặt tồn tại như sau: - Trình... thương thảo và ký hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị của 21 công trình (trong đó có 17 công trình chống quá tải) - Tổ chức tốt việc vận chuyển máy biến thế và cấp phát vật tư thiết bị cho 5 trạm biến áp đảm bảo chất lượng kinh tế, an toàn và đúng tiến độ -Tổ chức tối việc tiếp nhận và cấp phát sắt thép nhập khẩu tại Hải Phòng giao cho tác B với số lượng là 9.978 tấn -Tổ chức việc đấu thầu mua sắm VTTB... Ban quản lý dự án công trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủ đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiến độ và giá thành công trình Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi công, chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công trình) và lập biên... dự trữ vật tư i n ∑D g G= i =1 i i gi: Giá một đơn vị vật tư i * Dự trữ vật tư ở kho: Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên có giá trị lớn Nó bao gồm 3 bộ phận : -Dự trữ thường xuyên ( Dtx, tcb, Gtx ) được tính giống nh dự trữ tại chân công trình - Dự trữ chuẩn bị ( Dcb, tcb, Gcb) được tính căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu... Ngoài ra Ban còn trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận phân phối thép do Tổng Công Ty ký hợp đồng để phân phối cho các công ty xây lắp 1000 tấn (kể cả nhập ngoại và trong nước) đã và đang quyết toán vật tư và tài chính số thép trên với cơ chế phức tạp về cả chủng loại và giá trị được an toàn trong điều kiện khó khăn của Ban IV NHẬN XÉT RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH TRÊN Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh... thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự chuyển đổi từ chế độ cung ứng vật tư sang chế độ thương mại hoá vật tư, vấn đề đặt ra cho Ban QLDACTĐMB là nhanh chóng thích ứng với cơ chế thị trường Điểm lại quãng đường ngắn ngủi trong ba năm tuy còn non trẻ Trong điều kiện khó khăn phức tạp về cơ chế, về thủ tục, về phương tiện, về điều kiện làm về tài chính Ban đã khắc phục mọi khó khăn và đã đạt được... vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản theo cơ chế mới Bước đầu nhiệm vụ kế hoạch được giao không đủ điều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai theo nghị định 117/CP sau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu Mặc dù vậy với sự giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lực vượt bậc của toàn thể cán bộ CBCNV trong Ban đã từng bước khắc phục khó khăn ổn định tổ chức, cơ sở vật. .. thống, đã được ngành và Tổng cục chất lượng kiểm tra Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo của phòng vật tư sẽ là: a Đối với hàng nhập khẩu: Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện và luân chuyển như sau: - Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết toán lô hàng, quyết toán tầu Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu phòng vật tư (P4) sao 2 bản... trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất, trong mọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường xuyên Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức dự trữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp Chúng cho phép giảm mức chi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết trong sản xuất để thực . THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACCTĐMB điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả. - Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình điện. - Quản lý