Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh. Đây là công ty chủ quản của chuỗi bán lẻ Bách hóa xanh, xem báo cáo thực tập về chu trình kiểm soát nội bộ bán hàng thu tiền của bách hóa xanh như thế nào.
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - - BÁO CÁO TỐT NGHIỆP Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hải V Mục Lục Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp thương mại 1.1 1.2 Lý luận kiểm soát nội Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh 2.1 Vài nét cơng ty cổ phần thương mại bách hóa xanh 2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh 2.3 Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh Chương 3: Giải pháp kiến nghị để hồn thị chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần thương mại bách hóa xanh 3.1 Định hướng phát triển cơng ty 3.2 Sự cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh 3.3 Giải pháp đề Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp thương mại 1.1 Lý luận kiểm soát nội 1.1.1 Tầm quan trọng cần thiết khách quan việc thiết lập kiểm soát nội Trong kinh tế phát triển nay, cơng ty có hướng riêng cho Các phận cơng ty phân rõ ràng vãn kết cấu với chặt chẽ Các phận công ty phối hợp nhịp nhàng hoàn thiện chiến lược đề từ trước Nhưng công ty hồn thành tốt việc khơng chiến lược phối hợp hoàn thành xuất sắc Một hệ thống kiểm sốt cơng ty giống khung xương người Khung xương có người vững chãi Một cơng ty có đội ngũ nhân viên giỏi tránh gian dối, không minh bạch công tác sản quất, quản lý nội cơng ty Đó nguyên nhân cần thiết phải thiết lập phận kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu kiểm sốt nội Tính hữu hiệu hiệu kinh doanh; Cơng ty sử dụng hệ thống kiểm sốt nội để đạt hiệu hiệu suất sản xuất kinh doanh như: sử dụng hữu hiệu tài sản nguồn lực công ty, giảm thiểu rủi ro xảy đến với cơng ty Hệ thống kiểm soát nội đảm bảo vận hành phối hợp làm việc toàn nhân viên công ty để đạt mục tiêu doanh nghiệp với hiệu tốt Các phận nhân viên phối hợp quán công việc với Bên cạnh cịn giảm thiểu chi phí khơng đáng có doanh nghiệp Sự trung thực tính đáng tin cậy Báo cáo tài (BCTC); Bộ phận tài kế tốn tổng hợp xử lý thơng tin, tiền đề để hình hình thành hệ thống thơng tin, phục vụ cho trình định nhà quản lý Các thông tin phải cung cấp kịp thời mà người cần sử dụng cần ban giám đốc, hội đồng quản trị quan quản lý Phải mang tính đắn, cập nhật xác đạt độ tin cậy thực trạng hoạt động cơng ty Ngồi phải phản ánh đầy đủ khách quan quán nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế, tài Sự tuân thủ luật quy định hành Báo cáo tài báo cáo quản lý khác trình bày hợp lý dựa sách xác định rõ ràng, yêu cầu nhà quản lý, sách quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, luật quy định nhà nước 1.1.3 Khái niệm phận cấu thành nên kiểm soát nội 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loai hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung doanh nghiệp chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Trên thực tế, tính hiệu hoạt động kiểm tra kiểm sốt hoạt động tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào nhà quản lý doanh nghiệp Nếu nhà quản lý cho cơng tác kiểm tra kiểm sốt quan trọng khơng thể thiếu hoạt động đơn vị thành viên đơn vj thường có nhận thức đắn hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân thủ quy định chế độ đề Ngược lại hoạt động kiểm tra kiểm sốt bị coi nhẹ từ phía nhà quản lý chắn quy chế kiểm sốt nội khơng vận hành cách có hiệu thành viên đơn vị Chính điều đó, mơi trường kiểm sốt cơng ty thường đánh giá mang tính chủ quan theo quan điểm riêng nhà quản lý Kiểm toán nội nên có chủ động việc đánh giá tính hiệu mơi trường kiểm sốt việc giảm rủi ro việc trình bày sai lệch thơng tin kế tốn Các yếu tố nên xem xét đánh giá mơi trường kiểm sốt: - Triết lý quản trị phong cách điều hành hoạt động - Cơ cấu tổ chức - Các sách thơng lệ nhân - Phân công quyền hạn trách nhiệm - Cam kết lực thực - Sự than gia ban quản trị - Tính trực giá trị đạo đức Các yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi khơng thuộc kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế, thủ tục kiểm soát nội 1.1.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro xác định, phân tích quản lý rủi ro ảnh hưởng tới khả cơng ty hồn thành mục tiêu hoạt động chủ yếu Khi loại rủi ro xác định, sử để ban quản trị xem xét dấu hiệu, tồn chúng tìm cách điều khiển quản lý chúng Các nhà quản lý xây dựng kế hoạch, chương trình để xuất cơng việc cụ thể để xác định loại rủi ro cụ thể ban quản trị chấp nhận rủi ro yếu tố chi phí nằm mức có xem xét khác để cải thiện theo chiều hướng bớt xấu Một chu trình đánh giá rủi ro phù hợp với hồn cảnh, chất, quy mơ mức độ phức tạp đơn vị giúp kiểm sốt nội phát rủi ro có sai sót trọng yếu Kiểm sốt nội phải sử dụng xét đốn chun mơn để xác định quy trình đánh giá rủi ro cơng ty có phù hợp hay khơng Cần thiết lập quy trình để: - Xác định rủi ro kinh doanh liên quan đến việc lập trình bày báo cáo tài - Ước tính mức độ rủi ro - Đánh giá khả xảy rủi ro - Quyết định hành động thích hợp rủi ro - Đề biện pháp để đối phó với rủi ro: tăng cường kiểm soát, mua bảo hiểm, tăng tốc độ thu hồi vốn, khơng làm hết 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát Những hoạt động kiểm sốt sách thủ tục tạo nên đảm bảo sách, đường lối ban quản trị thực đắn thời gian Thơng thường, hoạt động kiểm sốt liên quan tới kiểm toán báo cáo công ty gắn liền với việc thực đánh giá hoạt động, q trình xử lý thơng tin, kiểm soát vật chất việc phân chia trách nhiệm Một hoạt động kiểm soát tồn thường để thực mục tiêu cụ thể Một hoạt động kiểm soát tồn thường để thực mục tiêu cụ thể Tuy nhiên khơng thể có hoạt động kiểm sốt ngăn chặn phát tất sai phạm, xảy hạn chế vốn có hoạt động hệ thống Kiểm soát nội phải xem xét toàn hoạt động xác định xem hoạt động kiểm sốt có hoạt động hiệu việc thực mục tiêu kiểm sốt tổng thể hay khơng 1.1.3.4 Thơng tin truyền thông Hệ thống thông tin công ty bao gồm: máy móc thiết bị, phần mềm, nhân liệu Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập trình bày báo cáo tài chính, gồm hệ thống báo cáo tài ghi chép để xác định, ghi nhận giao dịch có hiệu lực cách kịp thời, kỳ có giá trị Khả đưa định phù hợp quản trị kiểm soát hoạt động thực thể pháp lý để chuẩn bị báo cáo hoàn chỉnh phụ thuộc vào hiệu lực hệ thống thông tin bao gồm hệ thống kế tốn Một hệ thống thơng tin kế toán hiệu lực phải: - Nhận diện ghi chép nghiệp vu phát sinh - Phân loại xác nghiệp vụ cho mục đích lập báo cáo tài - Đo lường giá phí giá trị tài sản phù hợp với giả thiết kế toán chấp nhận - Ghi chép nghiệp vụ kỳ - Trình bày kết nghiệp vụ song song với báo cáo cách xác báo cáo tài Hoạt động truyền thơng liên quan tới việc cung cấp hiểu biết vai trò trách nhiệm Kiểm toán nội nên xem xét hai dịng thơng tin thống thơng tin khơng thống để đánh giá yếu tố kiểm sốt 1.1.3.5 Giám sát kiểm soát Giám sát kiểm soát đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội Thủ tục giám sát hoạt động xây dựng hoạt động thực bình thường công ty, bao gồm báo cáo quản trị định kì hoạt động giám sát cấp cao Kiểm toán nội thường xem yếu tố kiểm sốt quản lý có hiệu cao Giám sát dần trở thành yếu tổ kiểm soát then chốt việc xác định rủi ro quan tâm nhiều cam kết kiểm toán Nếu ban quản trị phát triển hệ thống kiểm sốt tốt để xem xét cách có hiệu rủi ro, sau thiết lập hệ thống giám sát có hiệu nhằm đảm bảo hệ thống kiểm sốt hoạt động kiểm tốn nội nên tập trung vào đánh giá rủi ro tính hiệu lực hệ thống giám sát Một vài hoạt động giám sát thiết lập thực giám sát từ bên ngồi đơn vị, có ảnh hưởng khác tới hoạt động kết đơn vị Hoạt động giám sát thường báo cáo, sau áp dụng tất cấp đơn vị 1.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền Trong doanh nghiệp thương mại, chu kỳ kinh doanh diễn liên tục, chu kỳ nối tiếp chu kỳ kia, chu kỳ sau kết chu kỳ trước Sau giai đoạn mua hàng hóa nhập kho đến giai đoạn chuyển giao hàng hóa đến tay người tiêu dùng người tiêu dùng toán chấp nhận tốn, q trình bán hàng thu tiền trình xuất xuyên suốt tất chu kỳ kinh doanh Chu trình bán hàng thường chu trình cuối để kết thúc chu kỳ kinh doanh, sau tiến hành chu trình kết thúc doanh nghiệp chuyển sang giai đoạn kinh doanh khác Chúng ta có nhiều hình thức tiêu thụ sản phẩm khác nhau, tùy thuộc vào doanh nghiệp mà áp dụng cách thức tiêu thụ vào 1.2.1.1 Đặc điểm bán bn hàng hóa Hàng bán theo phương thức thường với khối lượng lớn nhiều hình thức tốn Do muốn quản lý tốt phải lập chứng từ cho lần bán Chứng từ kế toán sử dụng hoá đơn GTGT phiếu xuất kho doanh nghiệp lập, chứng từ lập thành liên: liên giao cho người nhận hàng, liên chuyển cho phịng kế tốn để làm thủ tục tốn a, Bán bn qua kho theo hình thức chuyển hàng Căn vào hợp đồng kinh tế kí kết theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa phương tiện vận tải th ngồi chuyển giao hàng hóa cho bên mua địa điểm thỏa thuận trước Hàng hóa chuyển bán thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, hàng hóa bên mua kiểm nhận chấp nhận tốn số hàng chuyển giao coi tiêu thụ Doanh nghiệp bên bán quyền sở hữu hàng hóa Chi phí vận chuyển doanh nghiệp bán hàng chịu bên mua chịu thỏa thuận trước hai bên b, Bán buôn vận chuyển thẳng Là phương thức bán buôn mà sau doanh nghiệp mua hàng, nhận hàng mua không đưa nhập kho mà chuyển thẳng gửi bán bàn giao trực tiếp cho bên mua Bán buôn vận chuyển thẳng bao gồm hai hình thức: - Bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp ( hình thức giao hàng tay ba): Doanh nghiệp sau mua hàng, hàng không nhập kho doanh nghiệp mà giao trực tiếp cho đại diện bên mua kho người bán Sau giao nhận, đại diện bên mua ký nhận, tốn chấp nhận nợ, hàng hóa xác nhận tiêu thụ - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp sau nhạn hàng mua, dùng phương tiện vận tải thuê vận chuyển hàng đến giao cho bên mua địa điểm thỏa thuận trước Hàng hóa chuyển bán thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp Khi nhận tiền toán bên mua giấy báo bên mua nhận hàng chấp nhận tốn hàng hóa chuyển di xác định tiêu thụ 1.2.1.2 Đặc điểm bán lẻ hàng hóa Theo hình thức này, hàng hố bán trực tiếp cho người tiêu dùng, bán lẻ giai đoạn cuối q trình vận động hàng hố từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Đối tượng bán lẻ cá nhân nước muốn có giá trị sử dụng không phân biệt giai cấp, quốc tịch Đặc trưng phương thức bán lẻ kết thúc nghiệp vụ bán hàng sản phẩm rời khỏi lĩnh vực lưu thơng vào lĩnh vực tiêu dùng giá trị sử dụng sản phẩm thực Hàng bán lẻ thường có khối lượng nhỏ, tốn thường tiền mặt nên thường lập chứng từ cho lần bán Bán lẻ chia làm hình thức: a, Bán lẻ thu tiền trực tiếp Là hình thức bán lẻ mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền khách giao hàng cho khách hàng, cuối ca bán hàng, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn quầy, xác định lượng hàng bán ca, xác định doanh thu ca bán hàng, lập báo cáo bán hàng ộp tiền cho thủ quỹ - Bán lẻ tự phục vụ: phương thức bán lẻ lấy mà khách hàng tự chọn lấy hàng, mang đến bàn tính tiền toán tiền hàng cho nhân viên thu ngân Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng thu tiền khách hàng - Bán trả góp: phương thức này, khách hàng trả tiền bán hàng thành nhiều lần thời gian định khách hàng phải trả cho doanh nghiệp số tiền lớn giá bán trả tiền lần, phần chênh lệch phần lãi trả góp mà thủ quỹ ghi chép Đối với phương thức bán chịu Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng phận thu nợ Định kỳ, cần kiểm tra tính xác doanh thu cách đối chiếu số liệu kế toán chứng từ có liên quan, hay số liệu kế toán số liệu phận khác phận bán hàng, gởi hàng Bộ phận theo dõi công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng - Định kỳ, phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ - Định kỳ, đơn vị cần in báo cáo số dự phịng phải thu khó địi đề nghị trích lập, số nợ khó địi xóa sổ theo nhân viên theo dõi công nợ Các điều quy định rõ là: - Xây dựng mức dư nợ cửa hàng - Phân quyền xét duyệt hạn mức bán chịu công ty 2.2.2.4 Thông tin truyền thông Thông tin truyền thông hoạt động kiểm soát hệ thống kiểm soát nội Trong thơng tin điều mà nhân viên cửa hàng phải biết Thông tin phổ biến qua nội quy cơng ty, sách công ty, công việc cụ thể người Truyền thông cách truyền đạt thông tin đến nhân viên, phịng ban cơng ty Hệ thống thông tin truyền thông cần tổ chức để đảm bảo xác kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt người có thẩm quyền Áp dụng cửa hàng Bách hóa xanh: - Các nhân viên vào công ty phải tham gia buổi huấn luyện đào tạo để biết cụ thể sách công ty công việc cụ thể cần làm Đặc biệt hầu hết nhân viên công ty phải nắm rõ mục tiêu cơng ty: giảm chi phí, tăng doanh thu - Các thông tin thị từ cấp đưa xuống thông qua văn cụ thể - Sự truyền thông công ty chủ yếu chiều từ xuống dưới, chiều từ cấp phản ánh lên thơng tin phận phịng ban có phần khơng ý nhiều - Các thơng tin khách hàng đối thủ cạnh tranh công ty cập nhật thông qua nghiên cứu thị trường, có thùng thư góp ý, để có thông tin cách nhanh - Công ty đưa hình thức quảng cáo: qua báo, poster, internet, mạng xã hội, để quảng bá hình ảnh cơng ty 2.2.2.5 Giám sát kiểm sốt Định nghĩa: Giám sát trình người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát, xác định kiểm sốt nội ó vận hành thiết kế hay khơng có cần thiết phải chỉnh sửa hay sửa đổi chúng cho phù hợp với giai đoạn hay khơng Q trình giám sát cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh: Giám sát thường xuyên: - Tại nhà hàng có hộp thư góp ý để tiếp nhận ý kiến đóng góp, khiếu nại khách hàng - Nhà quản lý thường xuyên tiếp xúc với nhà cung cấp, trao đổi ghi nhận đóng góp nhà cung cấp - Nội nộ công ty, nhà quản lý thường có gặp gỡ với nhân viên, lắng nghe phản ánh nhân viên tình hình hoạt động cơng ty để tiến hành kiểm tra, xem xét để có hướng điều chỉnh thích hợp - Đối với hoạt động công ty, nhà quản lý phân cơng phịng ban giám sát lẫn nhau, giám sát cửa hàng Ví dụ : phịng điều hành phịng kế tốn giám sát cửa hàng đối chiếu, kiểm tra phát sai sót Phòng điều hành giám sát Bộ phận lương thực thực phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, cách thức lưu kho, tìm kiếm nguồn hàng, - Thường xuyên đối chiếu sổ sách với số liệu thực tế định kì tuần/ lần - Thiết kế kiểm sốt viên nhà quản lý bí mật kiểm tra đột xuất số cửa hàng Giám sát định kỳ: - Cơng ty có tổ chức phận kiểm sốt nội - Công ty thực giám sát định kỳ thơng qua kiểm tốn năm lần kiểm tốn viên thực - Cơng ty có tổ chức tháng lần chương trình đánh giá hệ thống kiểm soát thuộc phận kế tốn thơng qua buổi họp - Cơng ty sư dụng cơng cụ đánh giá hệ thống kiểm sốt nội sử dụng bảng kiểm tra bảng câu hỏi, bảng đưa vào buổi họp cuối tháng để đánh giá kiểm soát 2.3 Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh 2.3.1 Đánh giá chung chu trình kiểm sốt nội cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh Ban lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng công tác kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng nên trọng ban hành sách liên quan đến việc bán hàng thu tiền, phổ biến rộng rãi đến nhân viên Cơng ty có đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, thành thạo công việc, nhân viên luôn công ty cử học tập nghiệp vụ, kỹ nhằm nâng cao nghiệp vụ phục vụ cho cơng việc có hiệu Về cấu tổ chức, cơng ty tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng, phịng ban cơng ty phân cấp quản lý tương xứng với nhiệm vụ mình, nữa, phịng ban có mối quan hệ mật thiết với tạo điều kiện cho việc thực mục tiêu chung công ty Về thủ tục kiểm sốt cơng ty ban giám đốc ban hành thành quy chế để bắt buộc phòng ban phải thực Bên cạnh đó, cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cịn nhiều hạn chế Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty áp dụng làm sở để công ty thực việc kiểm tra kiểm soát hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ Đối với khâu kiểm soát nhận đơn đặt hàng, phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua fax không xác minh tính chân thật đơn đặt hàng dễ dàng dẫn đến rủi ro giao hàng hóa Đối với kiểm sốt xét duyệt đơn đặt hàng, cơng ty giao quyền xét duyệt đơn đặt hàng nhân viên bán hàng tự định, họ vào mức công nợ hợp đồng nêu Tuy nhiên mức cơng nợ tăng vượt mức nhân viên kinh doanh muốn bán hàng tăng doanh số mà khơng xem xét lại khả tốn khách hàng làm khoản thu nợ khó địi tăng lên khách hàng khơng có khả tốn, nhân viên bán hàng đồng ý bán hàng mà khơng có đồng ý ban giám đốc, có “khẩu lệnh” khơng có chứng từ chứng minh nên có vấn đề phát sinh khơng biết trách nhiệm thuộc Đối với kiểm sốt tín dụng, Cơng ty chưa đánh giá hết tiềm khách hàng, thông tin khách hàng nên gây rủi ro việc thu nợ Chính sách tín dụng cho khách hàng cịn theo cảm tính, chưa phân định rõ ràng, đơi lúc muốn bán hàng hố để tăng doanh số, phận bán hàng cung cấp thơng tin chưa xác khách hàng cho ban giám đốc làm cho rủi ro việc thu hồi nợ khó khăn Đối với kiểm sốt lập hóa đơn giao hóa đơn, nghiệp vụ xử lý máy, phận kinh doanh người nhập số liệu vào máy cịn phận kế tốn người xuất hố đơn Nhưng chưa có phận độc lập kiểm tra tính xác thực nghiệp vụ xảy dẫn đến rủi ro, gian lận Đối với khâu thu tiền mặt, tất nhân viên thu nợ thu khách hàng chủ yếu tin tưởng, khơng có giám sát nên xảy rủi ro nhân viên chiếm đoạt tiền cơng ty Cơng tác kiểm sốt doanh thu cơng ty chưa thường xun, chưa có biện pháp hữu hiệu kiểm sốt ghi nhận doanh thu đơn vị Thơng tin kế tốn phục vụ cho việc kiểm soát thu tiền bán hàng Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm kế tốn để hỗ trợ cơng tác ghi chép tính tốn số liệu kế tốn Tuy nhiên, phần mềm kế tốn có tính báo cáo tài chính, nợ phải thu khách hàng, giá vốn chưa khai thác báo cáo quản trị lập báo cáo bán hàng nhân viên bán hàng hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ cơng tác kiểm sốt bán hàng thu tiền thiếu nhiều thông tin nên chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm soát Hiện nay, báo cáo kế toán chưa đảm bảo yêu cầu phân tích doanh thu, thơng tin biến động doanh thu so với dự toán, xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động để sở giúp nhà quản lý đưa giải pháp để ngăn ngừa rủi ro, xây dựng chiến lược cho cơng ty Giám sát thực kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Cơng tác kiểm sốt bán hàng thu tiền chưa công ty giám sát thường xuyên, chưa có biện pháp để kiểm sốt doanh thu thực tế Điều gây khó khăn việc kiểm soát ghi nhận doanh thu cách đầy đủ xác 2.3.2 Tồn ngun nhân 2.3.2.1 Chưa có phận kiểm tốn nội cơng ty Cơng ty có chưa có phận kiểm toán nội bộ, hoạt động kiểm tra kiểm sốt hoạt động tài cơng ty dựa vào công tác kiểm tra đơn vị kiểm tốn độc lập theo u cầu cơng ty 2.3.2.2 Chưa tăng cường tính độc lập nghiệp vụ cho ban kiểm sốt cơng ty Ban kiểm sốt cơng ty hoạt động mang tính hình thức Mục đích, nhiệm vụ quyền hạn thể giấy tờ Thực tế vai trò phận mờ nhạt mà nguyên nhân thiếu độc lập lực càn thiết 2.3.2.3 Việc đánh giá hàng hóa tồn kho cịn thủ cơng Việc ghi chép sổ sách tốn nhiều thời gian, nguồn lực mà lại không thực xác Cịn tốn nhiều thời gian để tổng kết, thống kê báo cáo vào cuối tháng Hệ thống phần mềm quản lý số lượng hàng hóa mà chưa đưa nhận xét dự báo Vì việc kiểm sốt hàng hóa cửa hàng cịn thủ cơng, vãn thường xun xảy tình trạng thiếu hàng 2.3.2.4 Những yếu tố vĩ mô từ phía ngồi ảnh hưởng tới q trình bán hàng Đối với loại mặt hàng, nhu cầu người loại mặt hàng khác Những sản phẩm liên quan đến thời trang thường trọng vào “Mốt” chất lượng sản phẩm Nhưng sản phẩm hàng tiêu dùng lại khách hàng trọng chất lượng sản phầm thị hiếu thị trường Hiện vấn đề thực phẩm bẩn mặt báo phương tiện thông tin đại chúng Những tin tức khơng cịn mẻ mà ngày xuất dày đặc mặt báo Người tiêu dùng có xu hướng tìm mua hàng nơi có nguồn cung cấp thực phẩm Vì u cầu kiểm soát chất lượng thực phẩm cửa hàng cần thiết mà ảnh hưởng trực tiếp tới việc bán hàng cửa hàng 2.3.2.5 Đánh giá sai hướng phát triển thị trường Về chiến lược mở cửa hàng Bách hóa Xanh, trước Cơng ty chưa có định khỏi TP.HCM, mục tiêu gần nơi dân cư sinh sống, thuận lợi vị trí Nếu chuỗi Thế giới Di động nằm đường trục thành phố, nơi giá th mặt đắt đỏ Bách hóa Xanh lại khác, len lỏi vào đường nhỏ mật độ dân phải đơng Bách hóa Xanh có ý định kinh doanh sữa, tập trung lớn vào sữa nước thông qua hợp tác với Vinamilk, sữa bột tập trung vào số nhãn hàng Với tôn hoạt động cửa hàng bách hóa lớn, thoải mái, nên Bách hóa Xanh định vị thấp mơ hình siêu thị lớn cửa hàng bách hóa truyền thống Đồng thời tham vọng mở hàng ngàn cửa hàng nên Bách hóa Xanh chủ yếu len lỏi khu dân cư 2.3.2.6 Việc kiểm tra đối chiếu công nợ chưa thường xuyên nghiệp vụ gửi tiền công ty cuối ngày chưa liên tục Mặc dù đề trước việc kiểm tra đối chiếu cơng nợ kế tốn khách hàng chưa làm thường xuyên thường nhân viên cửa hàng người làm công việc báo lại với kế tốn Do sai sót xảy khơng thể theo dõi xử lý kịp thời Chương 3: Giải pháp kiến nghị để hồn thị chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần thương mại bách hóa xanh 3.1 Định hướng phát triển công ty Với mục tiêu tiếp tục trì hoạt động hiệu tất lĩnh vực ngành nghề kinh doanh Công ty; xây dựng Công ty trở thành thực thể vững mạnh, có uy tín thương hiệu thị trường nước khu vực; tạo lập văn hóa doanh nghiệp có sắc riêng; xây dựng hình mẫu phát triển theo chiều sâu đầu tư, sản xuất thương mại lĩnh vực nông nghiệp, thương mại dịch vụ, Công ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh thực chiến lược kinh doanh giai đoạn 2014 – 2020 sau: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN GIAI ĐOẠN 2014 - 2020 Tầm nhìn 2020 Đến 2020, Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động trở thành tập đoàn đa ngành nghề gồm sản xuất, đầu tư, xuất nhập khẩu, phân phối cung ứng dịch vụ thương mại có thương hiệu uy tín thị trường Việt Nam số lĩnh vực có thương hiệu khu vực Cơng ty có cấu trúc hệ thống quản trị, nhân lực đại, đồng linh hoạt đáp ứng yêu cầu phát triển theo chuẩn quốc tế Hoạt động công ty đồng dựa tảng cân sản xuất – thương mại – dịch vụ lĩnh vực phát triển hạ tầng công nghiệp, đầu tư phát triển dịch vụ thương mại đại Giá trị lợi ích cốt lõi công ty đến từ thị trường nội địa sở gắn kết với phát triển đảm bảo tiêu chí phát triển thị trường khu vực giới Cơng ty có mối quan hệ hợp tác làm ăn với tập đoàn sản xuất, đầu tư phân phối hàng đầu khu vực giới, đồng thời sở hữu thương hiệu có uy tín thị trường nội địa khu vực, tảng quan trọng đưa phát triển giai đoạn sau 2020 Cấu trúc kỳ vọng Doanh nghiệp đến 2020 Lợi ích cơng ty đến từ lĩnh vực nhân lõi bao gồm: - Phát triển dịch vụ thương mại, phân phối, xuất nhập đầu tư thương mại liên quan đến điện thoại di động thiết bị điện thoại; - Đầu tư phát triển chuỗi siêu thị điện máy; - Đầu tư phát triển chuỗi cửa hàng bán buôn bán lẻ thực phẩm chất lượng tốt; - Phát triển trang mạng thương mại điện tử 3.2 Sự cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội cơng ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh Với hình thành phát triển từ năm 1993 đến nay, phải nổ lực xây dựng máy quản lý khoa học, có tài vững mạnh Trong đó, cơng ty ngày coi trọng hệ thống kiểm sốt nội bộ, cơng ty muốn hồn thiện củng cố Điều cơng ty coi trọng để việc hàng hố khơng bị thất phải thu tiền khách hàng, đặc biệt tình hình kinh tế Công ty đặt phương hướng tương lai phải phát huy hiệu hoạt động kinh doanh, hạn chế rủi ro mức thấp Công ty cần phải nâng cao công tác quản lý, lực chuyên môn, khắc phục tồn để hoàn thiện kinh doanh Đồng thời, cơng ty phải xây dựng hệ thống kiểm sốt nội cách hữu hiệu, quan trọng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Đó cơng cụ khơng thể thiếu giúp cho cơng ty kiểm tra kiểm sốt đánh giá tồn hoạt động cơng ty Tuy nhiên, với thực trạng công ty nêu chương 2, kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cịn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh khả cạnh tranh công ty thương trường Với thực tế vậy, Bách hóa xanh cần phải hồn thiện khâu kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cách khắc phục bất cập hạn chế nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty 3.3 Giải pháp đề 3.3.1 Thành lập phận kiểm toán nội Nên thành lập phận kiểm toán nội gồm đến người đứng đầu trưởng phịng kiểm tốn nội chịu đạo trực tiếp từ ban giám đốc Nhiệm vụ ban kiểm soát nội cần soát để vừa đổi ban hành quy chế nội liên quan đến việc kiểm tra, kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền - Lập kế hoạch tổ chức kiểm tra việc xét tổ chức việc đánh giá ghi nhận doanh thu nợ phải thu khách hàng đặc biệt tính có thật khoản tiền ghi sổ thực tế nhận Đồng thời, thực nghiêm túc việc báo cáo cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cho ban giám đốc theo định kì ba tháng lần báo cáo đột xuất theo yêu cầu công ty - Quản lý, bố trí, phân cơng cơng việc cho kiểm toán viên thực biện pháp đào tạo huấn luyện kiểm tốn viên, đảm bảo khơng ngừng nâng cao trình độ kiểm tốn viên - Kiểm tra đột xuất việc nộp tiền hàng cửa hàng cơng ty tình hình đối chiếu công nợ cửa hàng với công ty, với công ty với khách hàng - Kiến nghị thay đổi sách, quy định nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý điều hành công ty Khi phát hành vi vi phạm trái với sách, chế độ pháp luật, quy định cơng ty phải báo cáo với cấp có thẩm quyền để đưa giải pháp kịp thời nhằm hạn chế tổn thất xảy cách thấp 3.3.2 Tăng cường tính độc lập nghiệp vụ cho ban kiểm sốt cơng ty Cơng ty cần phải tăng cường chức quyền hạn ban kiểm soát, coi trọng ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có tồn quyền kiểm tra cơng ty, đặc biệt vấn đề tài ảnh hưởng trực tiếp từ nghiệp vụ bán hàng thu tiền công ty Họ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ để phát khoản chi phí bất hợp lý chứng từ giả mạo có Trưởng ban kiểm sốt phải người có lực, có đạo đức, phẩm chất tốt thiết phải không thuộc biên chế phịng tài kế tốn tốt thành viên độc lập từ bên ngồi cơng ty khơng trực tiếp tham gia điều hành cơng ty Kiểm sốt viên cần đào tạo kiến thức phương pháp làm việc kiểm sốt viên thực thụ, cần có quy định công tác đào tạo đổi với kiểm sốt viên người bầu vào ban kiểm sốt Việc đào tạo kết hợp với chun gia kiểm tốn ngồi nước, giảng viên trường đại học kinh tế Có vậy, ban kiểm sốt có đủ khả hồn thành nhiệm vụ Bên cạnh cần có quy định trách nhiệm ban kiểm sốt trường hợp khơng phát hiện, ngăn chặn kịp thời hành vi sai trái ban giám đốc gây thiệt hại cho công ty 3.3.3 Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp Ngoài ra, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp bạn tốn thời gian, chi phí th nhân sự, chi phí kiểm mà cịn cập nhật liên tục tình trạng kho giúp người quản lý đưa định kịp thời cho công việc kinh doanh Sự trội phần mềm quản lý kho nhiều người sử dụng ưng ý, chi phí sử dụng rẻ, công ty nên thay đổi phần mềm quản lý bán hàng sử dụng thêm phầm mềm quản lý kho liên kết với phần mềm quản lý bán hàng để công việc liên hệ với thuận tiện cho việc quản lý Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh như: - Nắm bắt tồn kho, bổ sung hàng hóa kịp thời: Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí giúp kiểm sốt hàng hóa xuất nhập hàng ngày cách chi tiết Dễ dàng kiểm tra tình trạng hàng hóa, số lượng hàng tồn kho cách xác đến mặt hàng chi nhánh Nắm bắt dễ dàng mặt hàng bán chạy hàng tồn để có kế hoạch bổ sung hàng hóa, xả hàng, khuyến mãi, giảm giá - Kiểm kê hàng hóa dễ dàng với phần mềm quản lý kho đơn giản : Sử dụng máy tính bảng, máy quét mã vạch để quản lý kho hàng tiến hành hoạt động kiểm kho, số lượng hàng tồn thực tế kho nhanh chóng nhập vào phần mềm xuất báo xác cho mặt hàng cụ thể - Thống kê chi tiết giao dịch chuyển kho: Thao tác chuyển hàng hóa từ kho sang kho khác đơn giản, cần chọn mặt hàng cần chuyển chi nhánh nhận, phần mềm quản lý kho bán hàng thơng báo số lượng tồn kho mặt hàng chi nhánh chuyển chi nhánh nhận cách xác - Cân kho: Đối với việc quản lý kho hàng, khơng thể tránh khỏi sai sót nhập kho nhập sai số lượng hàng hóa, thất hàng hóa kho Phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp giúp cân lại kho hàng để hỗ trợ tính tốn doanh thu lợi nhuận cách xác - Tiết kiệm tối đa chi phí: Nhờ sử dụng quản lý kho mã vạch tự động, hàng tồn kho cập nhật liên tục lên hệ thống, dễ dàng phát nguyên nhân sai lệch, thất thoát hàng hóa có biện pháp xử lý kịp thời nắm tình hình tồn kho mà khơng cần thêm nhiều nhân viên để kiểm kê Tăng hiệu hoạt động, giảm chi phí nhân lực, chi phí hội 3.3.4 Có cách giải vấn đề từ bên ngồi cơng ty Vấn đề thực phẩm bẩn gây hoang mang thị trường lâu Yêu cầu ban kiểm soát thêm vào nhân viên kiểm sốt có chun mơn nghiệp vụ thực phẩm để kiểm sốt nguồn hàng đầu vào tìm nguồn hàng chất lượng Mỗi mội đơn vị yêu cầu muốn hợp tác cung cấp nguồn hàng với bên công ty phải trải qua trình kiểm nghiệm nghiêm ngặt phải thông qua điều khoản công ty Nếu đáp ứng điều kiện mắc lần lỗi việc cung ứng hàng hóa với công ty bị phạt bồi thường ngừng hợp đồng cung ứng thực phẩm Để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, cửa hàng phải chọn nhà cung cấp có chứng nhận VietGAP, GlobalGAP ưu tiên cho sản phẩm hàng Việt Nam chất lượng cao, có chứng nhận Bộ Y tế đảm bảo vệ sinh an tồn thực phẩm, có chứng ISO HACCP (là hệ thống phân tích mối nguy điểm kiểm soát tới hạn để đảm bảo ATTP trì tiêu chuẩn vệ sinh) Riêng mặt hàng rau củ quả, phải ưu tiên chọn hàng hợp tác xã có chứng nhận VietGAP, GlobalGAP quy trình sản xuất rau an tồn, ký hợp đồng bao tiêu nông sản tiến hành ứng vốn cho hợp tác xã để đầu tư nâng cao kỹ thuật, trang thiết bị giống phân bón Bên cạnh đó, nguồn hàng muốn có mặt Bách hóa xanh phải tuân thủ điều kiện như: Có giấy chứng nhận sở đủ điều kiện ATVSTP, giấy đăng ký nhãn hiệu, kết kiểm nghiệm sản phẩm định kỳ, hồ sơ liên quan đến sản phẩm, truy xuất nguồn gốc, hồ sơ kiểm nghiệm, kiểm dịch, xe chuyên dụng vận chuyển hàng hóa quy định… Đối với sản phẩm tươi sống, hàng giao (có thể siêu thị trạm trung chuyển), phải kiểm tra tất lô sản phẩm cương từ chối nhận với lô hàng không đáp ứng yêu cầu ATVSTP Bên cạnh đó, việc trưng bày hàng hóa theo khu vực riêng biệt ưu điểm khác giúp cho sản phẩm bảo quản tình trạng tốt chất lượng tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng việc tìm kiếm lựa chọn sản phẩm Tại hệ thống siêu thị Bách hóa xanh, theo định kỳ, phận Đảm bảo chất lượng nên lấy mẫu kiểm nghiệm phịng thí nghiệm độc lập có uy tín để phân tích sản phẩm thực phẩm phi thực phẩm; thường xuyên tổ chức đoàn kiểm tra khơng đơn vị sản xuất mà cịn lấy mẫu điểm bán để kiểm định đột xuất nhằm phát sản phẩm không phù hợp khơng đảm bảo chất lượng 3.3.5 Tìm lối đắn cho chuỗi cửa hàng Việc đưa cửa hàng mặt tiền đường lớn, tương tự Thế Giới Di Động hay Điện máy Xanh không nằm suy nghĩ ban đầu Thế Giới Di Động, Bách hóa Xanh định vị thấp Thêm vào đó, theo ơng Tài, vị trí đẹp đường lớn thường khó tìm hơn, khó mở rộng chuỗi Tuy vậy, chắn với lượng khách tăng vọt điều chỉnh mặt bằng, chắn phía Bách hóa Xanh phải nghĩ lại cách mở cửa hàng Việc vài cửa hàng mở trục đường dưng đắt khách gấp 3, cơng ty suy nghĩ hướng đưa vài cửa hàng trục đường để thử nghiệm tăng doanh thu 3.3.6 Thường xuyên kiểm tra đối chiếu công nợ kế toán khách hàng Hàng tháng kế tốn chủ động đối chiếu cơng nợ xác nhận công nợ với khách hàng cửa hàng Công ty cần quy định tất cửa hàng cuối ngày phải lên báo cáo bán hàng truyền số liệu ngày để kế toán theo dõi Cửa hàng trưởng phải nộp tiền công ty ngày hôm sau Trên sở đó, kế tốn tính cơng nợ thời điểm để xem cửa hàng có chiếm dụng vốn hay không Công ty phải tiến hành kiểm kê đột xuất chất lượng hàng tồn kho, để từ xem xét việc cửa hàng trưởng lên báo cáo bán hàng lượng tiền nộp có khớp hay không cần phải xửa phạt nặng bị phát có gian lận 3.4 Một số kiến nghị để thực tốt giải pháp 3.3.1 Đối với quan quản lý Nhà nước Nhà nước cần tạo môi trường pháp lý lành mạnh; Sớm hồn thiện sách phát triển cho ngành kinh doanh thương mại 3.3.2 Đối với Công ty cổ phần thương mại Bách hóa xanh Nâng cấp hồn thiện phần mền quản lý bán hàng cửa hàng, phần mền bán lẻ; trao quyền chủ động kinh doanh cho cửa hàng trực thuộc, phân rõ trách nhiệm lợi ích kinh doanh cho cửa hàng; Xây dựng kế hoạch doanh thu hàng năm phải sát với thực tế phận, đơn vị trực thuộc… 3.3.3 Đối với Hiệp hội kiểm toán viên hành nghề Hiệp hội kiểm toán viên hành nghề năn nên mở lớp đào tạo để nâng cao kiến thức cho kiểm tốn viên khơng riêng kiểm toán viên độc lập cho kiểm toán viên nội Nâng cao nhận thức, tinh thần tự giác học tập, rèn luyện Kiểm toán viên nội - Tăng cường phổ biến, tuyên truyền để kiểm toán viên nội nhận thức đầy đủ, sâu sắc chức năng, nhiệm vụ ngành - Từng kiểm toán viên nội phải tự giác cập nhật, nghiên cứu chế độ, sách mới; khơng ngừng học tập, tích lũy kinh nghiệm, kỹ thu thập đánh giá chứng kiểm toán; nhận thức đắn tác dụng việc ghi Nhật ký làm việc kiểm toán viên Tự xây dựng tâm cao để sẵn sàng đảm nhận nhiệm vụ kiểm tốn khó, tự tin làm việc với quan quản lý, điều hành dự án