Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. MỘT SỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁP NHẰM NÂNGCAOHIỆUQUẢCÔNGTÁCVĂNTHƯLƯUTRỮTẠICÔNGTYXĂNGDẦUHÀNGKHÔNGVIỆTNAM Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với Doanh nghiệp. Theo quy định chung thì mọi côngvăn giấy tờ đến côngty hay từ côngty gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận vănthư để đăng ký. Điều này chứng tỏ côngtácvănthư cũng chính là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt côngtácvănthư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Côngty tiến hành thuận lợi hơn, hiệuquả hơn. Như thế, Vănthư – Lưutrữ là hai mặt luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình xử lý thông tin. Côngtácvănthư càng chính xác bao nhiêu thì côngtáclưutrữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Côngtácvănthưlưutrữ giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác, khoa học vàhiệuquả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của côngtácVănthư – Lưutrữ trong hoạt động của Công ty. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ được giao thì việc nângcao chất lượng vàhiệuquảcôngtácVănthư – Lưutrữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệuquả cho côngtác quản lý. 3.1 MỘTSỐ BIỆN PHÁPNÂNGCAOHIỆUQUẢCÔNGTÁCVĂNTHƯLƯUTRỮTẠICÔNGTYXĂNGDẦUHÀNGKHÔNGVIỆT NAM. CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam là mộtcôngty lớn, được bạn hàng cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch vụ, cũng như thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty. Là một sinh viên thực tập em nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh như CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam thì việc nângcao chất lượng hiệuquảcôngtácVănthư – Lưutrữ là vấn đề hết sức cần thiết và cần được giúp đỡ của Tổng CôngtyHàngkhôngViệtNam nói chung, Ban lãnh đạo CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam nói riêng. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của côngtácVănthư – LưutrữtạiCôngty em đã học được từ các cô, các chị tổ vănthưCôngty những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn đọng trong côngtácVănthư – Lưu trữ, em xin mạnh dạn đưa ra một sốgiảiphápnângcao chất lượng vàhiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngty đó là: 3.1.1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Vănthư – Lưutrữmột cách khoa học. Hiện tại Tổ vănthưCôngty có 04 nhân viên đảm nhiệm côngtácVănthư – Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều nămcôngtác nên bản thân 1 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 1 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. học đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây một nửa số họ chỉ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng côngtácvănthư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của CBCNV văn thư. Theo em, để nângcao chất lượng vàhiệuquả của côngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt. Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa côngtácVănthư – Lưutrữ của Côngty hoạt động có năng suất, chất lượng vàhiệuquả cao. 3.1.2 Đào tạo, nângcao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tổ Vănthư – Lưu trữ. Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong côngtácVănthư – Lưutrữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên vănthư là điều tất yếu. Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà vănthư cần phải đảm nhiệm. Khác với mộtsố Doanh nghiệp khác, nhân viên vănthư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Côngty nhận ngày càng nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên vănthư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các nhân viên trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ vănthư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử nhân viên vănthư đi học để nângcao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết. - Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì nhân viên vănthư cần phải trang bị 2 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 2 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong côngtác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nângcao được hiệuquảvà chất lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất cả các cơ quan đặc biệt là đối với CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam đối tượng khách hàng có số đông là khách quốc tế nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng anh là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ vănthư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiếnkiếnnghị với Ban lãnh đạo Côngty trong việc chú trọng nângcao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ vănthư để nângcaohiệuquả hoạt động của côngtácvăn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng vănthư của cơ quan đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo tuy nhiên việc sử dụng máy tính vào côngtác vào sổvăn bản vẫn chưa được áp dụng thực hiện. Mà theo em, việc lập các mẫu sổ theo quy định thông thường có thể tiến hành lập trên máy tính. Đây là một thiết bị có rất nhiều tính năng hữu ích phục vụ có hiệuquả trong côngtácVănthư – Lưu trữ. Với những phông có sẵn thì việc nhập các thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng. Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện giao tiếp vô cùng quan trọng, giúp Doanh nghiệp tiến tới thành công. 3.1.3 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc. Chỗ làm việc chính là: “Thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên vănthư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệuquảcông việc. Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiệngiải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác. Thực tế tạiCôngtyXăngdầuHàngkhông như đã trình bày tại phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cũng như việc phân côngcông việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệuquảcông việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới phòng văn thư, cắt cử, bố trí từng nhân viên 3 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 3 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổvăn bản đi …theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định như: Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổvăn bản đi, nhân viên photo vàlưuvăn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản. Nhân viên vănthư cần chú ý: + Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết. + Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi. + Tất cả những tài liệu lưutrữkhông nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá. + Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn. Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư. Để nângcaonăng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên vănthưmột lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái, yêu đời. Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệuquảcao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết. 3.1.4 Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa. Theo quy định của Cục Lưutrữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan phải được lưutrữ tập trung tạimột địa điểm trong cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít Doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này mà hầu hết các Doanh nghiệp đều lưutrữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưutrữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫnnằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc… Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưutrữtại các phòng ban thường để rất bừa bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưutrữ nên ít nhiều gây cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất tài liệu. 4 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 4 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. Do đó, để khắc phục những tồn tại trên CôngtyXăngdầuHàngkhông nên bố trí một kho lưutrữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Côngty Đối với CôngtyXăngdầuHàngkhông thì công việc này không phải là vấn đề quá khó khăn bởi trụsởCôngty là một khu đất có diện tích làm việc tương đối rộng, hiện đang có khu văn phòng gồm 4 tầng vàCôngty còn đang có kế hoạc xây dựng mở rộng thêm khu văn phòng ở khu để xe cơ quan. Do đó, nhân tiện thực hiện dự án này Ban lãnh đạo Côngty nên giành riêng một phòng lớn để phục vụ côngtáclưutrữ hồ sơ, tài liệu. Việc quản lý trông coi giao cho tổ vănthư đảm nhiệm, cụ thể cách tổ chức phông lưutrữ hồ sơ như sau: + Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy của Côngty mà vănthư có thể chia thành các tủ lưutrữ cho phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên vănthư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho hiệuquảvà khoa học. + Để góp phần giải phóng không gian lưutrữ thì bào cuối mối nămvănthư phải thống kê lựa chọn ra những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu hủy. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưutrữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã quy định. Bên cạnh đó, Côngty cần phải trang bị thêm mộtsố các trang thiết bị chuyên dùng cho côngtácvănthư như: Tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọtvà nếu có thể thì có máy tính nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi. Tóm lại, đối với CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam là mộtcôngty có quy mô hoạt động rất lớn, thực hiện việc kinh doanh và trao đổi với rất nhiều cơ quan, ban ngành trong và ngoài nước nên hàngnămkhông ít các giấy tờ được tập hợp tại đây. Do đó, để đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ, tài liệu cũng như sự tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu thì việc tổ chức phông lưutrữ là điều tất yế cần phải triền khai ngay. 3.1.5 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Vănthư – Lưu trữ. Tồn tại lớn nhất trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay là tình trạng trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt với CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam hoạt động vănthư có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Côngty nên cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp. 5 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 5 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. Hiện nay Côngty đang có những hoạt động của côngtácvăn phòng đó là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác trong CBCNV. Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức xử phạt, kiểm điểm với những CBCNV không chấp hành đúng nội quy lao động của Côngty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu trong giờ làm việc. Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực. 3.2 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP. CôngtácVănthư – Lưutrữ là mộtcôngtác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của mọi Doanh nghiệp nói chung và của CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam nói riêng. Thực hiện tốt côngtác này không những phục vụ đắc lực cho côngtác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong côngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam thì việc nângcaohiệuquảvà chất lượng côngtác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt các giảipháp trên thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía. 3.2.1 Sự nỗ lực, cố gắng của chính cán bộ công nhân viên tổ Vănthư – Lưu trữ. Mọi giảipháp dù hay và có tính khả thi tới đâu nhưng nếu không có sự nỗ lực quyết tâm và ý trí phấn đấu của nhân viên thì đều không thể mang lại hiệuquả như mong muốn được. Sự nỗ lực của nhân viên chính là chìa khóa của sự thành công. Với những khả năngvàkiến thức sẵn có cùng với sự nỗ lực, quyết tâm, lòng yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm chắc chắn họ sẽ luôn tìm mọi cách, bằng mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây là điều kiện tiên quyết để việc thực hiện các giảipháp mang lại hiệu quả. 6 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 6 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. Trong việc có ý thức học hỏi, nângcao kỹ năng tin học để áp dụng cho côngtáclưutrữhiệuquả hơn) 3.2.2 Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty. Sự động viên khích lệ của Ban lãnh đạo Côngty chính là nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cũng như khuyến khích khả năng sáng tạo trong công việc của nhân viên văn thư. Một trong những yếu tố đem lại thành công cho Doanh nghiệp là cách dùng người của nhà quản lý. Việc quan tâm còn thể hiện ở việc Lãnh đạo thường xuyên chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp đầy đủ máy móc, điều kiện cần thiết để đáp ứng kịp thời. Bên cạnh việc chăm lo đến đời sống vật chất cũng như tinh thần cho CBCNV, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy năng lực của mình, Ban lãnh đạo Côngty còn cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề, sợ sệt trước Lãnh đạo. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Côngty sẽ khiến tự bản thân nhân viên vănthư sẽ thấy mình cần phải làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của cấp trên, từ đó chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn, và hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao dù có khó khăn đến đâu. 3.2.3 Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ. Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện tốt những giảipháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm bảo điều kiện về vật chất như: - Về văn thư: + Hệ thống máy tính, máy photo, máy in… hiện đại, luôn được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ côngtácvăn thư. - Về lưu trữ: + Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưutrữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát, khô ráo……. + Máy tính, máy photo, máy in…hiện đại, thường xuyên được thay mới đảm bảo việc tra cứu tài liệu. + Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưutrữtài liệu. + Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưutrữ như các biện pháp chống ẩm mốc, dán, chuột, mối… - Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nângcao đời sống tinh thần cho cán bộ vănthư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các hoạt động tập thể, tham quan, hay thưởng trong những ngày lễ tết để tạo sự gắn bó, không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 7 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 7 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. Trên đây là mộtsố những nhận xét, kiếnnghị của Em đối với côngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về côngtácVănthư – Lưutrữ trong thời gian em thực tập. Em hy vọng những giảipháp trên sẽ được lãnh đạo Côngty quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tế. Nhất là CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam đang phấn đấu……………. vì thế việc không ngừng nângcaohiệuquảcôngtácVăn phòng đặc biệt là côngtácVănthư – Lưutrữ là một nhiệm vụ cấp bách và vô cùng quan trọng. Đó cũng là tiền đề cho công cuộc hội nhập, mở rộng kinh doanh hợp tác với tất cả các đối tác trên thế toàn giới. KẾT LUẬN 8 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 8 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNam em nhận thấy côngtácVănthư – Lưutrữ có một vị trí không thể thiếu trong côngtác quản lý và điều hành mọi hoạt động của ban lãnh đạo. Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban Giám đốc Công ty, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban Lãnh đạo côngty cần quan tâm chỉ đạo sát sao vàkhông ngừng nângcao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật vào côngtácVănthư – Lưutrữmột cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm côngtácVănthư – Lưutrữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng, tập thể cán bộ công chức của khối Văn phòng CôngtyXăngDầuHàngKhôngViệtNam đặc biệt là Th.s Nguyễn Thị Tình, P.Chánh Văn phòng Đối ngoại Nguyễn Hải Triều, cán bộ viên chức phòng Vănthư – LưutrữCôngty trong thời gian thực tập và cô giáo Th.s Trần Thị Ngà trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức là cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Tuy nhiên trong quá trình thực tập cũng như viết khóa luận em còn nhiều thiếu sót . Em mong được nhận xét, dạy dỗ, chỉ bảo thêm kinh nghiệm từ phía thầy cô vàCôngty để giúp em hoàn thành tốt hơn trong công việc thực tiễn sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nghiệp vụ côngtácVănthư – Nhà xuất bản Thông tin. 9 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 9 Mộtsố biện phápnângcaohiệuquảcôngtácVănthư – LưutrữtạiCôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. 2. Giáo trình Lưutrữ - Nhà xuất bản Thông tin. 3. CôngtácVănthư – Nhà xuất bản Giao thông Vận tải. 4. CôngtácVănthư – Lưutrữ - Nhà xuất bản Quốc gia. 5. Lý luận và phương phápcôngtácVăn thư. 6. Kỹ năngvà nghiệp vụ văn phòng – Vũ Ngọc Tuấn. 7. Tổ chức văn phòng khoa học – ĐH Kinh tế Quốc dân. 8. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tạ Hữu Anh. 9. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – TS Nguyễn Hữu Thời. 10. Bài giảng môn Tổ chức Quản trị Văn phòng – Ths Trần Thị Ngà. 11. Quy trình hướng dẫn côngtácvăn phòng CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệt Nam. 12. Cẩm nang nghiệp vụ côngtácvăn phòng CôngtyXăngdầuHàngKhôngViệt Nam. 13. Báo cáotài chính CôngtyXăngdầuHàngkhôngViệtNamNăm 2007 và 2008. 10 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 10 . Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU. nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý. 3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.