Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN NGỌC QUÝ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội - 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN NGỌC QUÝ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2008 MỤC LỤC Lời cam đoan Bảng chữ viết tắt MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Các nguồn tài liệu tham khảo 13 Phương pháp nghiên cứu 13 Đóng góp đề tài 14 Bố cục đề tài 14 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 16 1.1 Một số khái niệm 16 1.2 Cơ sở lý luận xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 18 1.2.1 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ 19 1.2.1.1 Nguyên tắc 19 1.2.1.2 Phương pháp 21 1.2.1.3 Tiêu chuẩn 23 1.2.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu kho lưu trữ huyện uỷ 25 1.3 Cơ sở thực tiễn xác định nguồn thành phần tài liệu quan nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 27 1.3.1 Hệ thống văn quy định công tác thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ 27 1.3.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ 29 1.3.2.1 Tình hình nộp lưu tài liệu quan, tổ chức vào kho lưu trữ huyện uỷ 29 1.3.2.2 Nguyên nhân 33 CHƢƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 35 2.1 Tổ chức máy quan Đảng, tổ chức trị xã hội huyện sở 35 2.1.1 Tổ chức máy Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt cấp huyện) 35 2.1.1.1 Cơ quan lãnh đạo Đảng 35 2.1.1.2 Các quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm bồi dưỡng trị huyện 36 2.1.2 Tổ chức sở đảng 37 2.1.2.1 Cơ quan lãnh đạo Đảng cấp sở 38 2.1.2.2 Các ban đảng uỷ, chi trực thuộc đảng uỷ 39 2.1.3 Tổ chức trị xã hội huyện sở 40 2.1.3.1 Hệ thống tổ chức Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp huyện sở 40 2.1.3.2 Hệ thống tổ chức Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện sở 41 2.1.3.3 Hệ thống tổ chức Liên đoàn lao động huyện sở 44 2.1.3.4 Hệ thống tổ chức Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam cấp huyện sở 45 2.1.3.5 Hệ thống tổ chức Hội Nông dân Việt Nam cấp huyện sở 47 2.1.3.6 Hệ thống tổ chức Hội Cựu Chiến binh Việt Nam cấp huyện sở 48 2.2 Xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 50 2.2.1 Xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 51 2.2.2 Xây dựng danh mục thành phần tài liệu quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 52 CHƢƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 59 3.1 Danh mục quan, tổ chức nguồn nộp lưu danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 59 3.1.1 Danh mục quan, tổ chức 59 3.1.2 Danh mục thành phần tài liệu 60 3.2 Hướng dẫn sử dụng danh mục 97 PHẦN KẾT LUẬN 99 Tài liệu tham khảo 101 Phụ lục 106 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BBT BCH BTV CCB CNVCLĐ ĐTN HĐND HU LĐLĐ LHPN MTTQ TT TW UBND UBKT v/v Ban Bí thư Ban Chấp hành Ban Thường vụ Cựu chiến binh Công nhân viên chức lao động Đoàn Thanh niên Hội đồng nhân dân Huyện uỷ Liên đoàn lao động Liên hiệp phụ nữ Mặt trận Tổ quốc Thường trực Trung ương Uỷ ban nhân dân Uỷ ban Kiểm tra việc MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Việc đổi khơng ngừng đại hố công tác lưu trữ để thực nhiệm vụ bảo tồn, phát huy di sản văn hoá dân tộc chủ trương quan trọng đề nhiều nghị Đảng văn Nhà nước [45;5] Báo cáo trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X Đảng khẳng định phải “bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” [53; 107] Nhưng để bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách hiệu trước tiên cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trong đó, xác định nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu khâu quan trọng có ý nghĩa đặc biệt việc thu thập tài liệu, định thành phần nội dung tài liệu kho Đến nay, kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương chưa có danh mục nguồn thành phần tài liệu quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 Ban Bí thư Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ cấp uỷ Đảng gây nhiều khó khăn cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Mặt khác, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 có quy định tổ chức trị - xã hội thuộc thành phần Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, cần thiết phải có văn Trung ương quy định việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục điểm thiếu Quyết định 20-QĐ/TW cụ thể hoá Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 Trong hệ thống lưu trữ Đảng, cơng tác lưu trữ cấp huyện nhìn chung nhiều tồn Đại phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập trung đủ thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán nên việc xác định xác danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lưu làm để thu tài liệu kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách thiết thực Xuất phát từ vấn đề cấp thiết thực thiễn khả nghiên cứu thân, chọn đề tài: “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ1” làm đề tài cho luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ Thực đề tài này, mong muốn góp phần vào việc đưa cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng kho lưu trữ huyện uỷ vào nếp, từ góp phần nâng cao giá trị thành phần tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Đề tài thực nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất danh mục quan, tổ chức thành phần tài liệu quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ * Nhiệm vụ đề tài: - Nhiệm vụ đề tài nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu nói chung, cơng tác xác định nguồn thành phần tài liệu nói riêng nhằm rút ưu điểm, thành tựu kế thừa - Phân tích nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục quan, tổ chức thành phần tài liệu quan, tổ chức đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ - Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng tình hình nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức máy, chức nhiệm vụ, hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị xã hội cấp huyện nhằm đưa danh mục quan, tổ chức thành phần tài liệu quan, tổ chức2 thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng huyện Theo Từ điển tiếng Việt Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng Phê (Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471 Từ gọi chung quan Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài hướng tới đối tượng nghiên cứu là: + Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung cấp huyện) thẩm quyền thu thập tài liệu Kho lưu trữ Đảng cấp huyện + Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình thành trình hoạt động…của quan Đảng, tổ chức trị xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu Kho lưu trữ Đảng cấp huyện * Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu xác định quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ nhóm tài liệu quan thuộc nguồn, khơng có điều kiện sâu vào hồ sơ cụ thể nhóm Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên giới, hầu có quy định cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu, có quy định thành phần nội dung tài liệu phải giao nộp vào lưu trữ Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn thành phần tài liệu lưu trữ nhà lưu trữ học nhiều nước đề cập đến từ năm 50 kỷ XX Theo nghiên cứu tác giả Nguyễn Lệ Nhung đề tài “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” [32; 03] từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người Tây Đức B.Rorôm G.Zante đưa quan điểm: trước lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn quan nguồn thu thập Cũng vào năm 50-60, số văn đạo công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nói chung cơng tác xác định quan nguồn bổ sung, xác định tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ nhà lưu trữ Xô viết quan tâm nghiên cứu Năm 1960, danh mục (mẫu) quan, đồn thể, xí nghiệp mà tài liệu chúng có không thuộc diện nộp lưu vào viện lưu trữ Nhà nước xây dựng Từ trở đi, Tổng cục lưu trữ Liên Xô dẫn việc sửa đổi, bổ sung danh mục nói Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu có chất lượng cao hơn, bảng kê tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Viện lưu trữ Nhà nước ban hành Bảng kê không bao gồm tài liệu tiêu biểu chung quan mà nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo ngành quan chun mơn Bảng kê năm 1973 ngồi chức công cụ xác định nguồn thành phần tài liệu cịn cơng cụ trợ giúp cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu viện lưu trữ Nhà nước Bên cạnh đó, cơng trình tập “Lý luận thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu công tác bổ sung Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” Viện nghiên cứu khoa học văn kiện lưu trữ ấn hành năm 1974, tác giả F.I Đônghic, A.V Elnachepxki, A.P Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp, B.M.Mamônôp K.I.Ruđensơn trình bày tương đối chi tiết lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa quan đơn vị hình thành phơng ý nghĩa nội dung tài liệu đề cập đến tiêu chuẩn công tác bổ sung tài liệu vào Viện lưu trữ Nhà nước Ngồi cơng trình đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu viện lưu trữ nước ngoài, thành tựu hạn chế, ý tưởng hay tham khảo kế thừa Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản Họ cho giá trị trước hết phụ thuộc vào ý nghĩa quan đơn vị hình thành phơng, thơng tin cấu tổ chức, chức năng, hoạt động quan sản sinh tài liệu giá trị tác vụ tài liệu, nghĩa tài liệu phản ánh việc hoàn thành nhiệm vụ cụ thể Các nhà lưu trữ Pháp đưa quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào viện lưu trữ từ nguồn nộp lưu không quan tâm đến nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà phải xác định tài liệu hết giá trị để loại huỷ… Càng sau, với phát triển cơng tác lưu trữ nói chung, có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Ngày nay, nhiều nước giới Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc, Úc, Malaysia…cũng bổ sung thêm vào hệ thống lý luận giới cơng trình nghiên cứu việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, loại tài liệu đặc trưng xã hội công nghệ thơng tin Ngồi ra, quan điểm lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ nhiều nhà nghiên 10 + Tài liệu công tác vận động phụ nữ xây dựng phát triển kinh tế gia đình + Tài liệu cơng tác phụ nữ tham gia phong trào phòng chống tệ nạn xã hội + Tài liệu thực nghị quyết, thị Trung ương Hội Hội LHPN Việt Nam, Thành ủy Hà Nội, Hội LHPN Thành phố Hà Nội, huyện uỷ ủy, Hội LHPN huyện công tác gia đình xã hội - Cơng tác tài xây dựng quĩ Hội: + Tài liệu quan cấp hướng dẫn trực tiếp công tác tài xây dựng quĩ Hội Hội LHPN huyện + Tài liệu cơng tác tài Hội Liên hiệp phụ nữ huyện + Tài liệu công tác xây dựng quĩ Hội - Công tác nội quan Hội LHPN huyện: + Tài liệu hội nghị sơ kết, tổng kết công tác tháng, năm quan Hội Liên hiệp phụ nữ huyện + Tài liệu cơng tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, công tác đối ngoại + Tài liệu ban, đơn vị trực thuộc huyện Hội + Tài liệu hoạt động đồn thể quan 4.1.6 Tài liệu Hội Nơng dân huyện * Tài liệu Đại hội đại biểu nông dân huyện - Tài liệu chuẩn bị Đại hội: + Tài liệu quan cấp đạo, hướng dẫn trực tiếp chuẩn bị Đại hội + Tài liệu chuẩn bị văn kiện, nhân Đại hội; chuẩn bị tổ chức Đại hội - Tài liệu diễn biến Đại hội: 88 + Công văn triệu tập đại biểu, chương trình Đại hội, danh sách đại biểu, danh sách Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, khách mời dự Đại hội, qui chế, nội qui Đại hội, diễn văn khai mạc Đại hội, báo cáo Ban Thẩm tra tư cách đại biểu + Báo cáo văn kiện trình Đại hội, báo cáo trị Ban Chấp hành Hội Nơng dân huyện đương nhiệm trình Đại hội, báo cáo kiểm điểm lãnh đạo Ban Chấp hành Hội Nông dân huyện nhiệm kỳ vừa qua, báo cáo trình chuẩn bị nhân Ban Chấp hành Hội Nông dân huyện nhiệm kỳ tới, nhân đồn đại biểu dự Đại hội đại biểu nơng dân tỉnh + Báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý vào dự thảo văn kiện Đại hội đại biểu nông dân tỉnh, báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý vào dự thảo văn kiện Đại hội đại biểu Nông dân huyện + Nghị Đại hội, diễn văn bế mạc Đại hội, biên Đại hội + Tham luận khách mời đại biểu dự Đại hội + Tài liệu bầu cử đoàn đại biểu dự Đại hội đại biểu nông dân tỉnh + Tài liệu bầu cử Ban Chấp hành Hội Nông dân huyện nhiệm kỳ tới + Văn kiện Đại hội (đã in thành sách), tài liệu tuyên truyền kết Đại hội - Tài liệu phục vụ Đại hội: kế hoạch, công văn, báo cáo… tổng kết phục vụ Đại hội, khen thưởng, kinh phí Đại hội * Tài liệu BCH Hội Nông dân huyện - Tài liệu đạo, hướng dẫn chung công tác nông dân: + Tài liệu hội nghị BCH, BTV, Thường trực Hội Nông dân huyện, hội nghị giao ban Thường trực Hội Nông dân huyện với cấp ngành, hội nghị cán BCH Hội Nông dân huyện triệu tập + Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện ban hành đạo chung nông dân 89 + Tài liệu quan gửi đến liên quan trực tiếp hoạt động chung nông dân + Tài liệu thực nghị quyết, thị Trung ương Đảng, Chính phủ, Trung ương Hội Nông dân Việt Nam, tỉnh ủy, Ban Chấp hành Hội Nông dân tỉnh, huyện uỷ, BCH Hội Nông dân huyện vấn đề chung - Công tác tổ chức, cán bộ: + Tài liệu hội nghị chuyên đề xây dựng, kiện toàn tổ chức máy Hội Nông dân huyện; công tác cán bộ, công tác thi đua khen thưởng + Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện ban hành xây dựng, kiện toàn tổ chức máy Hội Nông dân, công tác cán bộ, công tác thi đua khen thưởng + Tài liệu quan gửi đến công tác tổ chức cán Hội Nông dân huyện + Tài liệu thực nghị quyết, thị Trung ương Đảng, Chính phủ, Trung ương Hội Nơng dân Việt Nam, tỉnh ủy, Ban Chấp hành Hội Nông dân tỉnh, huyện uỷ, BCH Hội Nông dân huyện công tác tổ chức, cán + Hồ sơ đợt khen thưởng huân, huy chương, khen,… tổ chức hội, cán bộ, hội viên - Công tác kiểm tra: + Tài liệu hội nghị công tác kiểm tra + Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện ban hành công tác kiểm tra + Tài liệu quan gửi đến công tác kiểm tra Hội Nông dân huyện + Tài liệu thực nghị quyết, thị Trung ương Đảng, Trung ương Hội Nông dân Việt nam, tỉnh ủy, Ban Chấp hành Hội Nông dân tỉnh, huyện uỷ, BCH Hội Nông dân huyện công tác kiểm tra 90 + Hồ sơ đợt kiểm tra tổ chức hội, hội viên chấp hành Điều lệ Hội nghị quyết, thị Hội + Hồ sơ đợt kiểm tra việc thực sách liên quan đến nông dân, nông nghiệp nông thôn + Hồ sơ vụ việc giải đơn thư khiếu tố -Tài liệu công tác tuyên giáo: + Tài liệu hội nghị công tác tuyên giáo + Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện ban hành công tác tuyên giáo + Tài liệu quan gửi đến công tác tuyên giáo Hội Nông dân huyện + Tài liệu thực nghị quyết, thị Trung ương Đảng, Chính phủ, Trung ương Hội Nơng dân Việt Nam, tỉnh ủy, Ban Chấp hành Hội Nông dân tỉnh, huyện uỷ, BCH Hội Nông dân huyện công tác tuyên giáo + Hồ sơ đợt tuyên truyền việc thực chủ trương, sách Đảng, Nhà nước nông dân hoạt động kỷ niệm ngày lễ lớn + Tài liệu đợt sinh hoạt trị, giáo dục trị, tư tưởng cho nông dân - Công tác vận động nông dân tham gia phong trào phát triển kinh tế - xã hội xây dựng nông thôn mới: + Tài liệu việc tạo vốn giúp nông dân phát triển kinh tế, tập huấn, chuyển giao tiến khoa học kỹ thuật dạy nghề cho nơng dân, vận động xóa đói giảm nghèo + Tài liệu phong trào nông dân tham gia xây dựng kết cấu hạ tầng nông thôn, phong trào nơng dân tham gia phong trào văn hóa, xã hội an ninh, quốc phòng - Tài liệu cơng tác tài xây dựng quĩ Hội 91 + Tài liệu hội nghị tổng kết công tác tài xây dựng quĩ Hội + Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện ban hành cơng tác tài xây dựng quĩ Hội + Tài liệu quan gửi đến cơng tác tài xây dựng quĩ Hội - Tài liệu công tác nội quan Hội Nông dân huyện + Tài liệu hội nghị sơ kết, tổng kết công tác, tháng, năm quan Hội Nông dân huyện + Tài liệu cơng tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ + Tài liệu công tác đối ngoại + Tài liệu ban, đơn vị trực thuộc tỉnh Hội + Tài liệu hoạt động tổ chức đoàn thể quan 4.2 Tổ chức trị xã hội sở - Tài liệu Đại hội: tài liệu chuẩn bị Đại hội, tài liệu Đại hội thức, tài liệu phục vụ Đại hội - Tài liệu Ban Chấp hành: + Tài liệu hội nghị, kỳ họp + Tài liệu quan cấp đạo, hướng dẫn trực tiếp, tài liệu quan, tổ chức gửi đến có liên quan trực tiếp đến hoạt động tổ chức trị xã hội sở + Tài liệu Ban Chấp hành tổ chức trị xã hội sở ban hành 3.2 Hƣớng dẫn sử dụng danh mục Danh mục nguồn cho biết quan đối tượng phải chuẩn bị tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ Danh mục thành phần tài liệu cho biết quan thuộc diện nộp lưu phải giao nộp loại tài liệu Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý phát huy vai trò danh mục thực tiễn, danh mục nguồn danh mục thành phần tài liệu phải 92 quan có thẩm quyền quy định văn Ví dụ: ban hành văn hướng dẫn xác định quan, tổ chức thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Trong cần làm rõ để xây dựng danh mục chức năng, nhiệm vụ phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu kho lưu trữ huyện uỷ, tiêu chuẩn nguồn nộp lưu thành phần tài liệu nộp lưu, đồng thời quan tâm đến thực tiễn công tác thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ văn việc thành lập, đổi tên, chia, tách, sáp nhập, hợp quan, tổ chức phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu kho lưu trữ huyện uỷ Văn trước ban hành cần xin ý kiến quan đơn vị có liên quan Danh mục nguồn sửa đổi, bổ sung trường hợp sau: - Khi quan, tổ chức Danh mục ban hành có thay đổi tên gọi do: chia, tách , sáp nhập, hợp nhất… thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ - Khi phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu kho lưu trữ huyện uỷ có thành lập quan, tổ chức xác định thuộc nguồn nộp lưu - Khi kiểm tra, khảo sát thực tế phát quan, tổ chức đủ tiêu chuẩn nguồn nộp lưu, chưa có Danh mục ban hành Danh mục thành phần tài liệu thay đổi danh mục nguồn thay đổi danh mục nguồn không thay đổi cấu tổ chức, chức nhiệm vụ quan thuộc nguồn nộp lưu có thay đổi dẫn đến phải thay đổi danh mục thành phần tài liệu Căn vào danh mục này, kho lưu trữ huyện uỷ biên soạn thành danh mục cụ thể (đến hồ sơ) cho quan thuộc nguồn nộp lưu Các hồ sơ thống kê hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn 70 năm đánh giá Văn phòng huyện uỷ yêu cầu cán văn thư, lưu trữ quan có tài liệu cần giao nộp chuẩn bị tài liệu, lập hồ sơ, xác định gía trị cho tài liệu từ tài liệu hình thành Đồng thời thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực việc chuẩn bị tài liệu giao nộp Cán lưu trữ Văn phòng huyện ủy vào Danh mục để tổ chức tập huấn cho cán văn thư, lưu trữ quan nguồn nộp lưu hiểu rõ ý nghĩa việc giao nộp tài liệu, trách nhiệm quan, cán nhân viên việc lưu giữ tài liệu, loại tài liệu cần giao nộp…để quan thuộc nguồn nộp lưu hiểu chủ động công tác chuẩn bị tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ Kho 93 lưu trữ huyện uỷ vào danh mục thành phần tài liệu để tiếp nhận đủ thành phần tài liệu cần phải bảo quản từ quan nguồn nộp lưu 94 KẾT LUẬN Hiện nay, với nhu cầu khai thác tài liệu ngày gia tăng số lượng chất lượng, việc tập trung thống Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam vô cần thiết Muốn làm tốt nhiệm vụ này, vấn đề cấp bách phải định kỳ bổ sung đầy đủ tài liệu vào kho lưu trữ cấp uỷ mà trước hết phải xác định danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ Thực đề tài này, vận dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn lưu trữ học vào thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu kho lưu trữ huyện uỷ để đưa phương pháp xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Đồng thời xây dựng danh mục cụ thể quan, tổ chức nguồn danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Như giải vấn đề thực tiễn đặt mà văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương chưa với tay đến (bằng văn thức quy định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, có tổ chức trị xã hội theo Pháp lệnh lưu trữ quốc gia) Tuy nhiên, để sử dụng hiệu kết nghiên cứu đề tài, kiến nghị: - Các quan có thẩm quyền Đảng sớm ban hành Quy định việc nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ huyện uỷ, có quy định hình thức áp dụng bắt buộc quan nguồn nộp lưu; ban hành hướng dẫn xác định danh mục nguồn thành phần tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ - Sửa đổi, bổ sung Quyết định 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 Ban Bí thư Trung ương Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam cho phù hợp với Pháp lệnh lưu trữ quốc gia - Các kho lưu trữ huyện uỷ cần tích cực tiến hành công tác thu thập, bổ sung tài liệu thiếu để đảm bảo lưu giữ đầy đủ tài liệu có giá trị Đảng, tránh phân tán, xé lẻ, thất thoát tài liệu 95 - Xây dựng hồn thiện cơng cụ trợ giúp cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu như: Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu lưu trữ Đảng tổ chức trị xã hội từ Trung ương đến địa phương; sửa đổi văn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu khơng cịn phù hợp với thực tế cơng tác lưu trữ - Công tác lưu trữ kho lưu trữ huyện ủy cần đầu tư thích đáng: bố trí kho lưu trữ đảm bảo điều kiện lưu trữ tài liệu lâu dài Mỗi kho lưu trữ huyện uỷ cần bố trí 01 cán chuyên trách đào tạo chuyên môn Thực đầy đủ chế độ theo quy định Đảng Nhà nước để tạo động lực khích lệ tinh thần làm việc cán làm công tác lưu trữ Bằng biện pháp đưa trên, chúng tơi hy vọng góp phần định vào việc nâng cao hiệu quản lý tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện uỷ, tạo tiền đề để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đời sống xã hội 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 162-BC/VPTW, ngày 07/9/2007 Văn phòng Trung ương Đảng tổng kết công tác văn thư, lưu trữ đảng tổ chức trị xã hội (2005-2007) nhiệm vụ trọng tâm (2008-2009) Nguyễn Trọng Biên, Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ, Luận văn Ths, LA15, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Hà Nội, 2002 Nguyễn Thị Kim Chi, Xác định thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Tư liệu số 1095/VL.07, Trung tâm nghiên cứu khoa học Lưu trữ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Chỉ thị số 187-CT/TW ngày 04/01/1971 Ban Bí thư Trung ương việc tập trung quản lý tài liệu văn kiện, tư liệu vật thuộc lịch sử Đảng Lịch sử cách mạng nước ta Chỉ thị số 242-CT/TW, ngày 20/11/1976 Ban Bí thư Trung ương việc tập trung, quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ quyền cũ miền Nam Chỉ thị số 47-CT/TW ngày 06/8/1984 tăng cường quản lý việc phát hành, lưu giữ, thu hồi tài liệu, văn kiện Đảng Công văn Cục Lưu trữ Nhà nước, ngày 17/3/1997 việc hướng dẫn thực nộp lưu hồ sơ tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 1995, trang 8 Công văn số 37-CV/LT, ngày 02/11/1993 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hanh hành mẫu định thành lập kho lưu trữ tỉnh uỷ huyện uỷ Cục Lưu trữ Nhà nước: Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992 10 Cục Lưu trữ Liên Bang Nga - Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga văn kiện học công tác lưu trữ, người dịch Nguyễn Thị Kim Bình, hiệu đính PGS Nguyễn Văn Hàm, Những nguyên tắc hoạt động lưu trữ quan, Matxcơva, 2003 11 Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, giảng cơng tác văn thư lưu trữ, 2008 12 Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm, Lý Luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 97 13 Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh (theo văn số 316/LTNN – NVĐP ngày 24/6/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh), Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1999, trang 14 Nguyễn Thị Dung, Công tác thu thập tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 1999, trang 19 15 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 16 Điều lệ Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, nguồn: Website Thành đồn Thành phố Hồ Chí Minh http://www.thanhdoan.hochiminhcity.gov.vn/web/tintuc/default.aspx?c at_id=586&news_id=7217#content 17 Điều lệ Cơng đồn Việt Nam, NXB Lao động Hà Nội, 2003 18 Điều lệ Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Công ty in tổng hợp, Hà Nội, 2003 19 Điều lệ Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, NXB Phụ nữ, Hà Nội, 2001 20 Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị in, Hà Nội, 2003 21 Điều lệ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2004 22 Nguyễn Cảnh Đương, Nông Thuý Đẹp, Nguyễn Thị Hậu, Nguyễn Văn Thăng, Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Đề tài mã số 90-38-021, Trung tâm nghiên cứu khoa học, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1993 23 PGS Nguyễn Văn Hàm, Trao đổi số nguyên tắc chung cơng bố tài liệu, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2005, trang 136 24 Hướng dẫn số 330/NVĐP ngày 02/8/1996 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn ban hành danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1996, trang 25 Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu quan hành nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia (ban hành kèm theo công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 cục Lưu trữ Nhà nước), Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 2001, trang 73 98 26 PTS Dương Văn Khảm (chủ nhiệm), Nguyễn Đăng Khải, Hà Văn Huề, Vương Thị Nấm, Hoàng Thị Tuyết Thu, Quách Thị Thu, Báo cáo nghiên cứu xây dựng danh mục quan thành phần tài liệu lưu trữ phải nộp vào lưu trữ quan, đề tài mã số 85.98.001, Cục Lu trữ Nhà nước 27 Nghị định 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Trang web Cục Văn thư lưu trữ nhà nước : http://www.archives.gov.vn 28 Nguyễn Thị Ngọc, xác định loại văn kiện chủ yếu để nộp lưu quan Uỷ ban nhân dân tỉnh, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 4, năm 1977, trang 12 29 Nguyễn Thị Nhân, Cơ sở khoa học để xây dựng thành phần tài liệu Bộ Thương Mại phải thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia, LV21, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Hà Nội, 2003 30 Nguyễn Lệ Nhung, vài ý kiến công tác bổ sung tài liệu kho lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, 1996, trang 23 31 TS Nguyễn Lệ Nhung, Vài nét việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ Đảng với yêu cầu xây dựng nguồn sử liệu cho nghiên cứu lịch sử, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 1, 2007, trang 12 32 Nguyễn Lệ Nhung (chủ nhiệm đề tài), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng, Báo cáo đề tài KX-02/VP-1998, Văn phòng Trung ương Đảng, Hà Nội, 2000 33 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04/04/2004 Nguồn: Trang web Cục Văn thư lưu trữ nhà nước : http://www.archives.gov.vn 34 Hoàng Phê (Chủ biên), Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006 35 Phòng nghiệp vụ Văn thư lưu trữ địa phương, Cục Văn thư lưu trữ nhà nước, Quy trình tổ chức đánh giá, lựa chọn hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 7, 2007, trang 12 36 Ths Nguyễn Thị Hồng Phương (chủ nhiệm đề tài), Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu quan, tổ 99 chức Đảng từ trung ương đến địa phương, Đề tài KHBĐ(2005) – 22, Hà Nội, 2007 37 Hà Quảng, Vấn đề xác định nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1993, trang 38 Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức – Cán Chính phủ ban hành danh mục số quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 1995, trang 39 Quyết định số 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 Ban Bí thư Trung ương Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 40 Quyết định số 185-QĐ/TW, ngày 3/9/2008 Ban Bí thư chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy trung tâm bồi dưỡng trị huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung trung tâm bồi dưỡng trị cấp huyện) Nguồn: Tạp chí xây dựng đảng điện tử: http://www.xaydungdang.org.vn/print_preview.asp?Object=12&news_ ID=18938583 41 Thân Thị San, Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ Uỷ Ban nhân dân huyện Thuỷ Nguyên- Hải Phòng, LV 250, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Hà Nội, 2007 42 Ths Nguyễn Minh Sơn (chủ nhiệm đề tài), Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tài liệu nghe – nhìn nộp vào lưu trữ lịch sử, đề tài nghiên cứu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2006 43 Lã Thị Thanh, Nguồn thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ quan tập đồn bưu viễn thơng, LV 255, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2007 44 Nguyễn Văn Thâm, Phương pháp hệ thống việc nghiên cứu nguồn sử liệu lịch sử Việt Nam, Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử, số 5, 1986 45 PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm – TS Nghiêm Kỳ Hồng, Lưu trữ Việt Nam chặng đường phát triển, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 46 Thông báo số 128-TB/TW, ngày 22/4/1998 Thường vụ Bộ Chính trị việc tăng cường đạo thực Quyết định số 20-QĐ/TW Ban Bí thư Trung ương (khố VI) Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 100 47 Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp 48 Đào Đức Thuận, Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, LV.54, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2000 49 Nguyễn Thị Trà, Một số kinh nghiệm công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 3, 2005, trang 83 50 Hoàng Thị Tuyết, Nghiên cứu xây dựng danh mục quan nguồn nôp lưu tài liệu lưu trữ tỉnh Thanh Hoá, chứng minh lý luận qua việc xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu tỉnh, LV 159, Tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị văn phịng, Hà Nội, 2004 51 M.P Zucơva, Dịch tổng thuật Nguyễn Thị Hiệp, Xác định gía trị tài liệu bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, tương lai), Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 5, 2006, trang 24 52 Nguyễn Nghĩa Văn, Tài liệu lưu trữ cấp huyện, thực trạng giải pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1998, trang 53 Văn kiện Đại hội đại biểu tồn quốc lần thứ X, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 54 Văn kiện Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương khoá X, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 55 Văn phòng Trung ương Đảng, Văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn phịng cấp uỷ địa phương, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2000 56 Website Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước: http://www.archives.gov.vn 101 PHỤ LỤC - Phụ lục 1: Tình hình tập trung tài liệu kho lƣu trữ huyện uỷ (tính đến hết tháng năm 2007) - Phụ lục 2: Phiếu khảo sát sử dụng nghiên cứu đề tài 102 ... nộp lưu tài liệu vào phòng, kho lưu trữ 14 * Nguồn nộp lưu: đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ lưu trữ định Nguồn nộp lưu lưu trữ hành tài liệu đơn vị quan sử dụng xong văn thư Nguồn nộp lưu lưu... lưới kho lưu trữ lịch sử nước Mỗi loại kho lưu trữ mạng lưới có khu vực thẩm quyền định Ở nước ta, có hai hệ thống kho lưu trữ bảo quản tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam hệ thống kho lưu. .. liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương 3: Danh mục quan thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương đưa danh mục cụ thể quan, tổ chức thành phần tài liệu quan,