Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của liên đoàn lao động tỉnh, thành phố (qua khảo sát tại liên đoàn lao động thành phố hà nội và một số tỉnh lân cận)

đại học quốc gia hà nội tr-ờng đại học khoa học xà hội nhân văn - - hå anh tó Tỉ chøc khoa häc tµi liƯu l-u trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố (Qua khảo sát Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội số tỉnh lân cận) Chuyên ngành: L-u trữ Mà số: 60 32 24 luận văn thạc sĩ khoa học ngành L-u trữ học Quản trị văn phòng ng-ời h-ớng dẫn khoa học: PGS TS Đào Xuân chúc hà nội - 2008 đại học quốc gia hµ néi MỤC LỤC Trang Phần mở đầu Chƣơng Khái quát Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố tài liệu lƣu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 1.1 11 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động hệ thống tổ chức cấp Cơng đồn Việt Nam 11 1.1.1 Vị trí Cơng đồn Việt Nam 11 1.1.2 Chức Cơng đồn Việt Nam 14 1.1.3 Nhiệm vụ Cơng đồn Việt Nam 16 1.1.4 Đặc điểm hoạt động Cơng đồn Việt Nam 20 1.1.5 Hệ thống tổ chức cấp Cơng đồn Việt Nam 21 Tổ chức hoạt động Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 27 1.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 27 1.2.2 Đặc điểm hoạt động Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 29 1.2.3 Hệ thống tổ chức cấp Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 34 Tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 40 1.2 1.3 2.1.1 Nội dung, thành phần tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, 40 thành phố 2.1.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 43 Tiểu kết chương 50 Chƣơng Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ 51 Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 2.1 Nhận thức đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học 51 tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 2.1.1 Những ưu điểm nhận thức đạo lãnh đạo 51 2.1.2 Những hạn chế nhận thức đạo lãnh đạo 56 2.2 Thực nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 64 Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố Tiểu kết chương 73 Chƣơng Đề xuất biện pháp nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức khoa học tài liệu Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 74 3.1 Các đề xuất mặt đạo điều hành 74 3.2 Các đề xuất nghiệp vụ lưu trữ 90 3.2.1 Phân loại tài liệu 3.2.2 Xác định giá trị bổ sung tài liệu vào lưu trữ 90 103 3.2.3 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin 115 Tiểu kết chương 121 Phần kết luận 122 Tài liệu tham khảo 124 Phần phụ lục 129 PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa, đóng góp đề tài: Theo Luật Cơng đồn năm 1990, "Cơng đồn tổ chức trị - xã hội rộng lớn giai cấp công nhân người lao động Việt Nam (gọi chung người lao động) tự nguyện lập lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam; thành viên hệ thống trị xã hội Việt Nam; trường học chủ nghĩa xã hội người lao động" 21;239 Với vị trí trên, hoạt động Cơng đồn có ý nghĩa quan trọng phát triển phong trào công nhân nói riêng lịch sử cách mạng Việt Nam nói chung Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố tổ chức đại diện cho giai cấp công nhân người lao động tỉnh, thành phố Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tổ chức đại diện cho giai cấp công nhân người lao động Thủ Trong hệ thống tổ chức Cơng đồn Việt Nam, Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội nói riêng Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố nói chung đóng vai trị quan trọng, làm nịng cốt việc triển khai thực chủ trương, đạo từ quan Cơng đồn cấp Trung ương Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đến cơng đồn cấp sở cơng đồn sở Hoạt động Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố phản ánh khái quát, toàn diện cụ thể hoạt động hệ thống tổ chức công đồn Việt Nam Trong suốt q trình từ thành lập hoạt động nay, Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố sản sinh khối lượng tài liệu đa dạng thành phần, phong phú nội dung Khối tài liệu cần tổ chức khoa học để phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo Ban Thường vụ, Ban chấp hành Cơng đồn tỉnh, thành phố phục vụ nhu cầu nghiên cứu lịch sử tổ chức cơng đồn Nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố nhằm mục đích là: Thơng qua việc tìm hiểu khối lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý tài liệu bảo quản kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội phận lưu trữ Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố, người nghiên cứu đưa đề xuất biện pháp quản lý nghiệp vụ để tổ chức tốt khối tài liệu này, nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quan Đóng góp đề tài thể việc bổ sung vào lý luận tổ chức khoa học tài liệu loại hình tổ chức trị - xã hội, tài liệu Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố; cụ thể đề tài giải hạn chế việc tổ chức tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội nói riêng Liên đồn Lao động Tỉnh, Thành phố nói chung, góp phần giúp quan tổ chức tốt tài liệu mình, phục vụ đắc lực cho công tác khai thác, sử dụng theo yêu cầu hoạt động quản lý, biên soạn lịch sử quan Trên sở kết nghiên cứu đề tài, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố áp dụng vào thực tiễn hoạt động quan mình, bổ sung kinh nghiệm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài hướng đến hai mục tiêu sau: - Phân tích, đánh giá, khái qt tình hình tài liệu thực trạng cơng tác lưu trữ, việc thực nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tỉnh, thành phố lân cận; - Đề xuất biện pháp cụ thể khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tỉnh, thành phố, nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu Phông lưu trữ quan trên, tập trung vào vấn đề cụ thể nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: + Phân loại tài liệu + Xác định giá trị tài liệu (tập trung vào xây dựng công cụ xác định giá trị bảng thời hạn bảo quản tài liệu) bổ sung tài liệu vào lưu trữ + Xây dựng công cụ tra cứu khoa học truyền thống, phù hợp với đặc điểm Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố + Ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý phục vụ tra tìm tài liệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài biện pháp nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ áp dụng tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tỉnh, thành phố lân cận, ý đến biện pháp riêng Hà Nội Các nghiệp vụ cụ thể là: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu Bên cạnh đó, đề tài có đề cập đến việc biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ để nhằm tối ưu hóa hiệu tổ chức khoa học tài liệu Về phạm vi nghiên cứu, để thực mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài tập trung vào tài liệu lưu trữ có kho lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội có kho phận lưu trữ Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố lân cận, đồng thời thông qua khảo sát nghiên cứu việc chỉnh lý tài liệu, đề tài xem xét đến tài liệu có khả bổ sung định kỳ vào Phông lưu trữ Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố từ phịng, ban, đơn vị thuộc quan Tài liệu nói đến Luận văn hiểu tài liệu lưu trữ hành Về thời gian, đề tài khảo sát, đánh giá tình hình tài liệu thực trạng công tác lưu trữ quan Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố thời điểm nghiên cứu thời điểm Bên cạnh đó, thu thập thông tin khảo sát, đề tài lưu ý kiện đặc biệt, đặc điểm riêng quan, mốc thời gian quan trọng lịch sử đơn vị hình thành phơng mà ảnh hưởng dẫn đến thực tế cơng tác lưu trữ quan Phạm vi nghiên cứu mặt không gian đề tài: Do điều kiện thời gian khả có hạn, đề tài tập trung khảo sát lưu trữ quan Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Liên đoàn Lao động Tỉnh lân cận Hà Nội như: Hải Dương, Bắc Ninh, Hưng Yên, Hà Nam, Thái Ngun, Bắc Giang, Hịa Bình, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh Hà Tây (cũ) Với trường hợp Hà Tây, đề tài tiến hành khảo sát đưa thông tin khảo sát hai giai đoạn Hà Tây cịn đơn vị hành độc lập, sau hợp Hà Nội (01/8/2008), có dành mục riêng để đề xuất biện pháp giải tài liệu lưu trữ sau hợp Với số tỉnh, thông tin mà cán đơn vị cung cấp sau khảo sát không đầy đủ nên không sử dụng để minh họa cho nhận định Cụm từ "Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố" nói đến đề tài hiểu "Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương" Đề tài nghiên cứu phạm vi Liên đoàn Lao động tỉnh thành phố, thành phố thuộc Trung ương (Thành phố Hà Nội), hay nói cách khác Liên đồn Lao động cấp tỉnh, khơng nghiên cứu Liên đoàn Lao động Thành phố thuộc tỉnh quan cấp thấp Liên đồn Lao động tỉnh tổ chức hệ thống cơng đoàn Việt Nam Đề tài nghiên cứu khâu nghiệp vụ thuộc công tác tổ chức khoa học tài liệu nghiệp vụ bản, cụ thể nhất; văn bản, quy định liên quan đến việc thực khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu ban hành quan Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố quan Đảng, Nhà nước cấp Tuy chưa nghiên cứu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; trình đề xuất biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đề tài có hướng đến mục tiêu quan trọng công tác phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối tượng khác hệ thống tổ chức cơng đồn Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài sâu nghiên cứu vấn đề: - Giới thiệu điểm vị trí, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm cấu tổ chức Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố hệ thống tổ chức cơng đồn Việt Nam, vị trí đặc điểm riêng Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội - Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung ý nghĩa khối tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội có so sánh với tỉnh, thành phố lân cận - Tìm hiểu quy định Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố quan Đảng, Nhà nước cấp liên quan đến việc thực khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung điểm riêng biệt hệ thống Cơng đồn - Mơ tả đưa nhận xét thực trạng việc tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tỉnh, thành phố lân cận- khái quát ưu điểm hạn chế - Đề xuất biện pháp khả thi nhằm giúp Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam tỉnh, thành ủy việc thực chức quản lý cơng tác lưu trữ Liên đồn Lao động cấp tỉnh; đề xuất riêng mặt nghiệp vụ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu, biện pháp nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc Phơng lưu trữ Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan nhiều cơng trình nghiên cứu đề cập đến Đề tài có kế thừa cơng trình kế thừa mặt phương pháp nghiên cứu, cách thức tiếp cận, khảo sát xây dựng kết cấu nội dung luận văn Ví dụ, Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Công Trọng "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ Tỉnh Vĩnh Phúc" (ký hiệu LA 158); Luận văn thạc sỹ Đỗ Thị Huấn "Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương" (ký hiệu LA 01) – Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề cập sơ lược tình hình lập hồ sơ hành tài liệu quan Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, nhận xét tài liệu văn kiện văn thư mà chưa nghiên cứu tài liệu đưa vào lưu trữ quan Các đề tài nghiên cứu cán quan Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tiếp cận tài liệu lưu trữ theo hướng khai thác, sử dụng tài liệu loại tư liệu để nghiên cứu lịch sử tổ chức cơng đồn Thủ đơ, nghiên cứu cổ phần hóa doanh nghiệp cơng đồn, nghiên cứu tổ chức hoạt động cấp cơng đồn sở v.v ; nội dung khơng có liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố Với tài liệu Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, chưa có đề tài nghiên cứu cách toàn diện, đầy đủ khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học, chưa khảo sát cụ thể, khái quát thực trạng đưa giải pháp thực khâu nghiệp vụ Các nguồn tài liệu tham khảo: Để nghiên cứu đề tài này, tham khảo nguồn sau: - Sách, giáo trình chuyên môn lý luận thực tiễn công tác lưu trữ - Những quy định Nhà nước, quan Đảng, đặc biệt tổ chức Cơng đồn đối tượng nghiên cứu - Những cơng trình nghiên cứu công bố (báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, ) tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đề tài nghiên cứu liên quan đến tổ chức Cơng đồn Thủ - Các báo, tạp chí chun ngành, website có liên quan đến nội dung nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: Đề tài vận dụng phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê nin, tiếp cận tình hình, đánh giá đưa giải pháp theo nguyên tắc hệ thống, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Phương pháp nghiên cứu chủ yếu thực khảo sát thực tế tình hình tài liệu, thực trạng áp dụng khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu Phương pháp so sánh áp dụng nghiên cứu quy định hành tổ chức khoa học tài liệu quan Cơng đồn cấp tỉnh, thành phố, đối chiếu với thực tế Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội; so sánh để rút điểm khác biệt việc thực khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học 112 khai thác sử dụng, cán biết tên địa hồ sơ mà cần sử dụng hồ sơ để đảm bảo khả phản ánh trung thực, toàn diện vấn đề Việc xây dựng mục lục hồ sơ theo lý thuyết cần đảm bảo đầy đủ hai phần "Phần tiêu đề hồ sơ" "Phần tra tìm bổ trợ", với thành phần: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng thống kê tiêu đề hồ sơ, bảng dẫn phần kết thúc Tuy nhiên, chất lượng xây dựng phần mục điều đáng ý, chất lượng thơng tin chứa đựng phần mục, phần thống kê tiêu đề hồ sơ phần tra tìm định việc mục lục hồ sơ có giúp ích hay khơng cho người tra tìm Trong hai phần mục lục hồ sơ phần thống kê tiêu đề hồ sơ cần phải xây dựng sở thơng tin xác về: - Tên hồ sơ: cần đảm bảo nội dung: tên loại văn hồ sơ, tác giả văn bản, nội dung vấn đề mà văn đề cập đến, thời gian việc phản ánh văn thời gian ban hành văn - Địa hệ thống hóa hồ sơ: Hồ sơ thuộc nhóm tài liệu nào, nằm tương quan vị trí khung phân loại hệ thống hóa tài liệu lưu trữ phơng lưu trữ - Địa nơi bảo quản: hồ sơ bảo quản cặp hộp nào, giá tài liệu nào, thuộc khu vực tài liệu kho lưu trữ Trong trình lập hồ sơ xây dựng mục lục hồ sơ, cán lưu trữ có điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin để việc tra tìm có hiệu Thông thường, chỉnh lý tài liệu, danh mục hồ sơ lập sau chỉnh lý xây dựng thành danh sách, sau thơng tin đánh máy, có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ thơng tin hồ sơ nhập vào máy tính phục vụ tra cứu 113 Để tiết kiệm thời gian nhân lực cho việc xây dựng danh mục hồ sơ lập sau chỉnh lý, cán lưu trữ cần chủ động lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu từ hồn thành chỉnh lý tài liệu, để có thơng tin hồ sơ nhập vào phần mềm phục vụ tra cứu Phần mềm quản lý công văn đi- đến quan phải xây dựng khoa học, đó, sở liệu cơng văn - đến có khả sử dụng phù hợp với phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý; có sở liệu máy tính môi trường mạng nội hoạt động tốt, q trình giải cơng việc, cán chun mơn phòng ban lập hồ sơ hành dựa sở liệu Các hồ sơ lập trở thành hồ sơ đơn vị, nộp vào lưu trữ quan đến hạn * Phương pháp lập hồ sơ sở liệu môi trường mạng thực song song với trình giải cơng việc cán bộ, cần có loại sở liệu: + Cơ sở liệu “Công văn - đến”, + Cơ sở liệu “Hồ sơ xử lý”, + Cơ sở liệu “Hồ sơ đơn vị”, + Cơ sở liệu “Hồ sơ lưu trữ”, + Cơ sở liệu “Tài liệu hết giá trị” Các bước thực lập hồ sơ cụ thể sau (theo sơ đồ): - Căn vào khung phân loại tài liệu duyệt (có mã số hồ sơ), trình giải công việc, cán chuyên môn xác định mã hồ sơ cho tất văn đi, văn đến, tài liệu có ý kiến đạo lãnh đạo, ý kiến đóng góp, giải cơng việc, văn bản, tài liệu khác có liên quan đến vấn đề (gọi chung tài liệu) Như thế, cán buộc phải xác định tài liệu thuộc hồ sơ định khung phân loại tài liệu quan; 114 - Khi có tài liệu trùng với mã hồ sơ hồ sơ sở liệu khung phân loại hồ sơ, hồ sơ chép sang sở liệu “Hồ sơ xử lý”; - Khi công việc kết thúc, cán chuyên môn phải xác định hồ sơ kết thúc hoàn thiện thông tin hồ sơ như: tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số lượng tờ, đặc điểm tài liệu có hồ sơ, thời hạn bảo quản loại bỏ tài liệu không cần thiết sở liệu “Hồ sơ xử lý”; - Tất tài liệu có chung mã hồ sơ hệ thống tích hợp thành hồ sơ Tài liệu hồ sơ phản ánh q trình xử lý cơng việc hệ thống tự động ghi lại; - Hồ sơ kết thúc sở liệu “Hồ sơ xử lý” hệ thống chuyển sang tích hợp vào sở liệu “Hồ sơ đơn vị”, tài liệu loại chuyển sang sở liệu “Tài liệu hết giá trị”; - Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ sở liệu “Hồ sơ đơn vị” bổ sung vào sở liệu “Hồ sơ lưu trữ” quan, với số hồ sơ tự động cập nhật nối tiếp với hồ sơ có Phương pháp lập hồ sơ tạo thuận lợi lớn cho cơng tác tổ chức khoa học tài liệu, đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ sở liệu hồ sơ hành phòng, ban lập hoàn chỉnh, tự động chuyển sang bổ sung vào sở liệu hồ sơ lưu trữ quan, tiết kiệm công sức thời gian cho cán lưu trữ, đảm bảo khả phản ánh xác q trình giải cơng việc hồ sơ, tránh tình trạng mát tài liệu nâng cao chất lượng hồ sơ lập Tuy nhiên, phương pháp đặt yêu cầu sở vật chất, trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố, phụ thuộc vào trình độ, kỹ sử dụng công nghệ thông tin lập hồ sơ công việc cán chuyên môn 115 Đây phương pháp lập hồ sơ xây dựng sở phương án ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Vì thế, nội dung giải pháp mà phương án đưa ý đến liên thông quản lý thông tin tài liệu khâu văn thư lưu trữ, giúp đảm bảo chất lượng thông suốt chu trình ln chuyển thơng tin phận, tiết kiệm công sức thời gian, giúp cán lưu trữ có phương pháp làm việc khoa học Năm 2001, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ dùng cho hệ thống cơng đồn hàng năm có nâng cấp, chỉnh sửa, lập trình bổ sung phần mềm cho phù hợp với thực tế quản lý tài liệu quan cơng đồn Phần mềm sử dụng để quản lý tài liệu Phịng Thơng tin Tư liệu Văn phịng Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Do xây dựng để chuyên phục vụ mục đích quản lý tài liệu tổ chức cơng đồn, phần mềm có điểm phù hợp so với phần mềm khác Cán lưu trữ Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố chủ động liên hệ với Văn phịng Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam để cung cấp Hiện nay, Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội bắt đầu triển khai kết nối hệ thống công nghệ thông tin từ Cơ quan Liên đoàn Lao động Thành phố xuống Liên đoàn Lao động quận, huyện, thành phố, Cơng đồn ngành, Cơng đồn cấp sở (khoảng 45 đơn vị) Mặt khác, Cơ quan Liên đoàn Lao động Thành phố lắp đặt sử dụng thường xuyên hệ thống mạng nội Vì thế, cán lưu trữ cần kết hợp với cán công nghệ thông tin để cung cấp thơng tin tài liệu lưu trữ (ít cung cấp thống kê tiêu đề hồ sơ) lên mạng nội để cán phịng, ban tra cứu tài liệu máy tính mình, biết kho lưu trữ có cần hay không; đồng thời hướng dẫn cán chuyên môn lập hồ sơ công việc sở liệu có Bên cạnh đó, việc tin học hóa quản lý tài liệu lưu trữ giúp cán 116 lưu trữ biết thông tin chi tiết hồ sơ như: tiêu đề, số trang tài liệu, nội dung tài liệu, tình trạng vật lý, tài liệu khai thác lần, tài liệu có cán mượn để khai thác hay không v.v mà không thiết phải vào tận kho lưu trữ, khơng cần tìm đến trực tiếp hồ sơ nắm thơng tin Tại Liên đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố chưa có hệ thống mạng nội cán lưu trữ cần việc lựa chọn cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ từ chỉnh lý tài liệu, để chỉnh lý tài liệu đến đâu nhập thơng tin vào máy quản lý phần mềm từ đó, giúp cán lưu trữ tiết kiệm thời gian, công sức lại nâng cao hiệu tra tìm tài liệu kho lưu trữ Cơ quan Trong xây dựng sở liệu, đặc biệt nhập thông tin vào máy, vấn đề sau cần lưu ý: - Cán lưu trữ phải sử dụng hệ thống chữ viết tắt thuật ngữ thống từ bắt đầu, liệt kê thành danh sách từ khóa cố định Điều giúp ích tạo thuận lợi cho việc tra tìm, nhập máy, cán lưu trữ sử dụng từ khoá khác với lúc tra tìm kết tìm kiếm khơng xác, chí khơng tìm tài liệu - Cán lưu trữ phải trực tiếp nhập máy thông tin tài liệu họ người thường xuyên chịu trách nhiệm việc tra tìm tài liệu sau Nếu họ không trực tiếp khai báo thông tin tài liệu vào máy khơng nắm khái quát loại hồ sơ tin học hóa, khơng nắm từ khóa tương ứng với nội dung định hồ sơ, tài liệu - Cán lưu trữ nhập máy thông tin phải theo trình tự khung phân loại hệ thống hóa tài liệu; điều đảm bảo hồ sơ khai báo vào phần mềm có thứ tự thống với việc phân loại tài liệu thực tế 117 - Cán lưu trữ nhập máy thơng tin cần dự phịng khả bổ sung hồ sơ tài liệu sau chỉnh lý, có phương án chuẩn bị phục vụ cho lần chỉnh lý sau này, để có lần chỉnh lý sử dụng phần mềm thông tin nhập lần trước - Khi nhập máy, cán lưu trữ cần luôn lưu ý lưu tài liệu, để đảm bảo cập nhật thường xuyên in giấy hồ sơ nhập, dự phòng khả phần mềm bị lỗi file liệu bị hỏng cịn in giấy để sử dụng Tiểu kết Chƣơng Các đề xuất đưa Chương sở q trình khảo sát, phân tích thực tế tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố Các đề xuất mặt đạo điều hành sở, tiền đề để thực giải pháp cụ thể nghiệp vụ công tác lưu trữ Các đề xuất lớn là: - Nâng cao vai trị quan đạo cơng tác lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố - Xây dựng hoàn thiện hệ thống quy trình tiêu chuẩn chất lượng cơng tác lưu trữ - Nâng cao trình độ trách nhiệm cán làm công tác lưu trữ - Bố trí đầy đủ nguồn kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ từ Trung ương đến địa phương - Thu thập, bổ sung đầy đủ tài liệu thuộc phông lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố Mỗi đề xuất hoạt động đạo, điều hành lãnh đạo quan Đảng, Nhà nước Công đoàn liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố có ảnh hưởng hỗ trợ lẫn cần phải áp dụng thống nhất, đồng 118 Các đề xuất nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu phân loại, xác định giá trị bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu ứng dụng công nghệ thông tin đưa mang tính chất đề xuất chung cho Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố cần nghiên cứu đặc điểm riêng đơn vị để áp dụng cách phù hợp Các đề xuất nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố nghiên cứu để giúp hồn thiện cơng tác tổ chức trị - xã hội cấp tỉnh 119 PHẦN KẾT LUẬN Tổ chức khoa học tài liệu nội dung quan trọng công tác lưu trữ Với đối tượng Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, nội dung trọng tâm Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố tổ chức đại diện, chăm lo bảo vệ người lao động tỉnh, thành phố, tổ chức lãnh đạo, đạo hoạt động cấp công đoàn ngành, quận, huyện tỉnh, thành phố Thực tốt việc tổ chức khoa học tài liệu Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố tác động đến hoạt động tồn hệ thống cơng đồn tỉnh, thành phố Qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy tài liệu Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, đề tài đánh giá thực trạng, khái quát ưu điểm, thuận lợi hạn chế tổ chức khoa học tài liệu quan Những đề xuất giải pháp mà đề tài đưa tập trung vào hai nhóm lớn: đề xuất chung mặt đạo, điều hành đề xuất cụ thể thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố Nhóm đề xuất đạo, điều hành điều kiện đảm bảo hành lang pháp lý sở vật chất cần thiết cho việc thực biện pháp nghiệp vụ lưu trữ cụ thể Công tác tổ chức khoa học tài liệu Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố gồm nhiều nội dung, đề tài tập trung vào đề xuất nghiệp vụ cụ thể phân loại xác định giá trị tài liệu, xây dựng hồn thiện cơng cụ tra cứu khoa học sở ứng dụng công nghệ thông tin, bên cạnh đó, đề xuất bổ sung tài liệu vào lưu trữ biện pháp nghiệp vụ có tính chất hỗ trợ, giúp nâng cao hiệu tổ chức khoa học tài liệu 120 Với vấn đề phân tích trên, đề tài nghiên cứu hướng đến mục đích thiết thực việc đưa bước giúp cán lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đơn vị mình; thơng qua đó, đề tài bổ sung vào lý luận thực tiễn công tác lưu trữ vấn đề tổ chức khoa học tài liệu với đối tượng tổ chức công đoàn cấp tỉnh Do điều kiện hạn chế thời gian khả năng, đề tài chưa khảo sát toàn Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, khảo sát số đơn vị có Liên đoàn Lao động Hà Nội tỉnh lân cận, đề xuất đưa phù hợp với đơn vị Việc mở rộng nghiên cứu toàn Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố nước cần thiết để giúp cho đề xuất toàn diện xác hơn, nâng cao giá trị thực tiễn đề tài Qua đây, chúng tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc lời cảm ơn chân thành đến PGS TS Đào Xuân Chúc, người thầy hết lòng quan tâm, hướng dẫn đồng hành để hồn thành đề tài nghiên cứu Chúng tơi xin chân thành cảm ơn thầy giáo nhiệt tình bảo, giúp đỡ, cán Cơ quan Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội nhiệt tình tạo điều kiện để đề tài khảo sát, bạn đồng nghiệp đóng góp ý kiến thiết thực cho đề tài Với cố gắng mình, chúng tơi nỗ lực hoàn thành đề tài quy định Tuy nhiên, hạn chế khách quan chủ quan, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng mong nhận ý kiến bảo, góp ý thầy giáo, bạn đồng nghiệp người quan tâm đến đề tài Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày Người nghiên cứu 121 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Tài - Quản trị Trung ương (2005), Quyết định số 342QĐ/BTCQTTW ngày 28/4/2005 ban hành Quy định định mức nhân công đơn giá khốn chỉnh lý ngồi tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Đảng, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn Bộ Tài (2000), Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Bộ Tài (2006), Quyết định số 37/2006/QĐ-BTC ngày 11/7/2006 ban hành Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tiếng Việt, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 122 Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1999), Công tác văn thư lưu trữ (giáo trình lớp ngắn hạn), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 10 Cục Lưu trữ xuất (1982), Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, Hà Nội 11 Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng (2008), Cơng văn số 169CV/CLT ngày 02/4/2008 ban hành mẫu khung phân loại tài liệu tổ chức trị- xã hội cấp tỉnh, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 12 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283-VTLTNNNVTW ngày 19/5/2004 ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn 13 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn 14 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2006), Công văn số 879/VTLTNNNVĐP ngày 19/12/2006 hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 15 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội (2006), Bộ Quy chế làm việc Cơ quan Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 123 16 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội (2003), Lịch sử phong trào công nhân, viên chức, lao động tổ chức cơng đồn Hà Nội (sơ thảo), NXB Lao động, Hà Nội 17 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội (2008), Quyết định số 215/QĐLĐLĐ ngày 23/4/2008 ban hành Chương trình cơng tác ban năm 2008, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 18 Lê Đình Quảng - Ban Pháp luật Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (2007), "Cần sớm sửa đổi, bổ sung Luật Cơng đồn", Phụ trương Thị trường & Giao dịch - Báo Lao động Thủ đô, (số ngày 29/11/2007) 19 Quốc hội (2008), Nghị số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 việc điều chỉnh địa giới hành Thành phố Hà Nội số tỉnh có liên quan, Cơng báo Chính phủ số 365+366 ngày 25/6/2008, Tư liệu Kho lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội 20 Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1996), Văn lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục, Hà Nội 21 Vũ Đình Quyền, Vũ Thị Kim Bích (2007), Luật Lao động nghiệp vụ cơng tác cán cơng đồn thời hội nhập WTO, NXB Lao động, Hà Nội 22 Thành ủy Hà Nội (2008), Quyết định số 2620-QĐ/TU ngày 09/5/2008 ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ Đảng tổ chức trị - xã hội Thành phố, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 23 Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự (1999), Hướng dẫn Kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, NXB Thống kê 24 Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 04/2007/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 ban hành Quy chế mối quan hệ cơng tác Chính phủ 124 Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 25 Thủ tướng Chính phủ (2008), Quyết định số 490/QĐ-TTg ngày 05/05/2008 phê duyệt Quy hoạch xây dựng vùng Thủ đô Hà Nội đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2050, Cơng báo Chính phủ số 265+266 ngày 12/5/2008, Tư liệu Kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 26 Anh Thy (2008), Những quy định pháp luật cơng đồn Đại hội cơng đồn cấp, NXB Lao động, Hà Nội 27 Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (1988), Quyết định số 01/QĐ-TLĐ ngày 20/10/1988 đổi tên Tổng Cơng đồn Việt Nam quy định tên gọi cấp cơng đồn, Tài liệu lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội (tờ số 01, hồ sơ số 121, hộp số 08) 28 Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (2005), Văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn phịng cơng đồn, Tài liệu lưu hành nội bộ, Tài liệu lưu văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 29 Trường đào tạo cán cơng đồn Hà Nội (2004), Tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán cơng đồn sở, NXB Lao động, Hà Nội 30 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội (2001), Các văn Đảng Nhà nước Thủ đô Hà Nội, Tài liệu lưu hành nội bộ, Tài liệu lưu văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 31 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội (1995), Chỉ thị số 18/CT-UB ngày 23/5/1995 tăng cường công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 32 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội (2007), Tài liệu tập huấn công tác văn thư - lưu trữ (lớp tập huấn cán văn phòng ngày 16-18/8/2007), Tư liệu Kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 125 33 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 ngày 15/4/2001 Lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 34 Văn phịng Thành ủy Hà Nội (2007), Cơng văn số 487-CV/VPTU ngày 18/9/2007 gửi Kết luận số 01-KL/VPTW ngày 07/9/2007 Hội nghị tồn quốc tổng kết cơng tác văn thư, lưu trữ Đảng tổ chức trị xã hội (2005-2007), Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 35 Văn phòng Thành ủy Hà Nội (2008), Hướng dẫn số 01-HD/VPTU ngày 01/8/2008 công tác văn thư - lưu trữ quan Đảng, tổ chức trị- xã hội Thành phố sau hợp nhất, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 36 Văn phịng Trung ương Đảng (2003), Cơng văn số 3072-CV/VPTW ngày 09/01/2003 đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tổ chức trị - xã hội, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 37 Văn phịng Trung ương Đảng (2005), Cơng văn số 6605-CV/VPTW ngày 25/01/2005 đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tổ chức trị- xã hội, Tập lưu văn văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội 126 PHẦN PHỤ LỤC Công văn số 169-CV/CLT ngày 02/4/2008 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành mẫu khung phân loại tài liệu tổ chức trị- xã hội cấp tỉnh (kèm theo Khung phân loại tài liệu Liên đoàn Lao động cấp tỉnh) Quyết định số 1407/QĐ-TLĐ ngày 23/6/2005 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành Quy định Danh mục bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động cấp cơng đồn Quyết định số 933QĐ/LĐLĐ ngày 09/7/1996 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ Liên đoàn Lao động Hà Nội ... liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội có so sánh với tỉnh, thành phố lân cận - Tìm hiểu quy định Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao. .. 1.2 Tổ chức hoạt động Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 1.3 Tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố Chương Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành... lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội nguồn nộp lưu quan trọng lưu trữ quan Liên đoàn Lao động Thành phố * Trong trình thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Điều lệ Cơng đồn Việt Nam, Liên đồn Lao