Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng thương mại Cổ phần quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LẠI THỊ KIM THOA NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LẠI THỊ KIM THOA NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lƣu trữ Hội sở Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Qn đội” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các tài liệu kết nghiên cứu luận văn xác trung thực./ Hà Nội, tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Lại Thị Kim Thoa MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu 3.2 Nhiệm vụ 10 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 4.1 Đối tượng nghiên cứu 10 4.2 Phạm vi nghiên cứu 11 Phương pháp nghiên cứu 11 Nguồn tài liệu tham khảo 12 Đóng góp luận văn 12 Cấu trúc luận văn 12 Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 14 1.1 Khái quát lý luận xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ 14 1.1.1 Các khái niệm sử dụng luận văn 14 1.1.2 Ý nghĩa sở liệu tài liệu lưu trữ 15 1.1.3 Yêu cầu việc xây dựng quản lý sở liệu TLLT 21 1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Quân đội 22 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển 22 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 24 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 25 1.3 Tầm quan trọng việc xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Ngân hàng TMCP Quân đội 21 1.3.1 Yêu cầu nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB 21 1.3.2 Chủ trương Ban lãnh đạo Ngân hàng 22 Chƣơng 2: QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 31 2.1 Quy trình, phương pháp xây dựng sở liệu TLLT Hội sở MB 33 2.1.1 Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập sở liệu 33 2.1.2 Dự kiến cấu trúc sở liệu tài liệu lưu trữ 40 2.1.3 Xây dựng liệu đặc tả 43 2.1.4 Nhập liệu 49 2.2 Quy trình, phương pháp quản lý sở liệu TLLT Hội sở MB 50 2.2.1 Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin 50 2.2.2 Quản lý nghiệp vụ 52 2.3 Xây dựng phần mềm quản lý sở liệu TLLT Hội sở MB 61 2.3.1 Xây dựng yêu cầu phần mềm 61 2.3.2 Xây dựng phần mềm 63 2.3.3 Vận hành thử nghiệm 64 2.3.4 Xây dựng tài liệu hướng dẫn 65 2.3.5 Đào tạo người dùng 66 Chƣơng 3: CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TLLT TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI VÀ ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN 68 3.1 Điều kiện cần có để xây dựng quản lý sở liệu TLLT Hội sở MB 68 3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 68 3.1.2 Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin 70 3.1.3 Nhân lực 79 3.1.4 Kinh phí thực 80 3.2 Đề xuất lộ trình thực 81 3.2.1 Giai đoạn 81 3.2.2 Giai đoạn 82 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC 88 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ STT VIẾT TẮT Cán nhân viên CBNV Cơ sở liệu CSDL Công nghệ thông tin CNTT Cổng thông tin nội Portal Đại hội đồng cổ đông ĐHĐCĐ Hội đồng quản trị HĐQT Khoa học công nghệ KHCN Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội Thương mại cổ phần TMCP 10 Tài liệu lưu trữ TLLT 11 Văn thư lưu trữ VTLT MB DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT BẢNG TÊN BẢNG Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 2.1 Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm 2013 2.2 3.1 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ lựa chọn xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB Thống kê số lượt phục vụ khai thác tài liệu theo hình thức tra cứu năm 2013 Hội sở MB PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản vô quan trọng quốc gia, quan, tổ chức Cùng với phát triển không ngừng xã hội, tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức ngày phong phú nội dung đa dạng loại hình Đây tài liệu có ý nghĩa đặc biệt phát triển đất nước Nhưng để tài liệu lưu trữ phát huy vai trò, giá trị nhiều nữa, địi hỏi phải có biện pháp quản lý, khai thác sử dụng cách đại, nhanh chóng hiệu Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ ngày đẩy mạnh, phát huy vai trò, tác dụng to lớn việc nâng cao hiệu quản lý tăng suất lao động Ở Việt Nam hầu hết quan, tổ chức bước chuyển phương thức quản lý thủ công sang quản lý đại nhiều phương diện mức độ khác Trong năm gần nhiều ngành, nhiều lĩnh vực quan tổ chức khác sử dụng sở liệu làm công cụ quản lý thông tin, tài liệu cách hiệu Có thể kể đến điển sở liệu đất đai, sở liệu tài nguyên môi trường, sở liệu quốc gia dân cư… Tài liệu lưu trữ nguồn thông tin quan trọng, khối lượng tài liệu phát huy giá trị để phục vụ mặt đời sống xã hội Vì vậy, tài liệu lưu trữ đưa vào sở liệu mang lại kết tích cực cho q trình quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp độc giả tăng khả tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác tiện lợi Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 “Cơ sở liệu tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử” Theo đó, sở liệu tài liệu lưu trữ tập hợp liệu tài liệu lưu trữ tổ chức, xếp nhằm mục đích quản lý, khai thác sử dụng đầy đủ, nhanh chóng hiệu Mặc khác, tài liệu điện tử xuất trở nên phổ biến xã hội, chưa thể thay văn giấy vật mang tin khác tài liệu điện tử chiếm ưu số lượng tần suất sử dụng Do xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ biện pháp lâu dài để quản lý loại hình tài liệu Để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ, quan, đơn vị cần đáp ứng hai yếu tố tài liệu lưu trữ tổ chức khoa học có nguồn lực cơng nghệ thơng tin đảm bảo lưu trữ, khai thác bảo mật tài liệu lưu trữ Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, với hệ thống tài liệu lưu trữ chỉnh lý hạ tầng cơng nghệ thơng tin sẵn có điều kiện tốt để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Bên cạnh xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ MB yêu cầu bách nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khối lượng tài liệu lưu trữ ngày tăng nhân đảm nhiệm công tác lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ phân tán chưa có sở liệu đầy đủ, thống để quản lý phục vụ khai thác Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội vấn đề cần quan tâm thực Là nhân viên Ngân hàng TMCP Quân đội làm công tác lưu trữ Hội sở, với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động MB, chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lƣu trữ Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” làm luận văn cao học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên giới, vấn đề liên quan đến xây dựng sở liệu nói chung sở liệu tài liệu lưu trữ nói riêng nghiên cứu nhà nghiên cứu nhiều nước Ban đầu tài liệu lưu trữ điện tử lưu file máy tính, đến khối lượng tài liệu ngày nhiều mức độ phức tạp tăng lên người ta sử dụng sở liệu để quản lý Những nghiên cứu công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ Tại nước Indonesia, Malaysia, Pháp, Mỹ tiến hành thành công nhiều dự án số hóa đưa vào sở liệu để quản lý, khai thác khối tài liệu Theo nghiên cứu ThS Nguyễn Thùy Trang – Phòng quản lý khoa học công nghệ, Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ hoạt động số hóa xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Pháp phát triển diện rộng vào cuối kỷ XX phơng lưu trữ có tính di sản mang giá trị lịch sử; phơng lưu trữ q có tình trạng vật lý kém, dễ rách, hỏng; phơng lưu trữ khai thác, sử dụng thường xuyên lựa chọn để số hóa Tại Malaysia, sở liệu tài liệu ảnh thực giai đoạn Dự án chuyển đổi liệu năm 2000 - 2001 Các loại ảnh Lưu trữ Malaysia ưu tiên lựa chọn để chuyển đổi ảnh lịch sử bao gồm hình ảnh kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo nước, hình ảnh phóng đời sống kinh tế - xã hội đất nước hình ảnh tư liệu khác Tại Nhật Bản, sở liệu tài liệu lịch sử Châu Á có quy mơ lớn giới thành lập từ năm 2001 Thành phần tài liệu Trung tâm lưu trữ bao gồm tài liệu Nhật Bản tài liệu quan hệ Nhật Bản với nước Châu Á Ở Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu nước giới vào xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau số hóa mềm quản lý tin nhắn công văn khẩn, hỏa tốc Theo ban hành văn hỏa tốc, nhân viên văn thư thực truy cập vào phần mềm, chọn đối tượng cần gửi tin nhắn soạn tin thông báo Tin nhắn gửi tới điện thoại di động cá nhân tích chọn gửi hỗ trợ đắc lực cho việc truyền đạt thông tin khẩn cấp trường hợp hỏa hoạn, bão lụt; đạo hệ thống, thông tin dịp nghỉ lễ, tết dài ngày hay ngày nghỉ cuối tuần Xây dựng phần mềm quản lý thư – đến Để tăng suất lao động đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư lưu trữ, phịng Hành khối Vận hành có sáng kiến quản lý thư thư đến phần mềm tích hợp vào Cổng thơng tin nội portal Hiện nay, số lượng thư đến Hội sở MB nhiều, trung bình khoảng 240 thư/ngày, quản lý thơng tin thư – đến, thông tin nhận trả phần mềm giúp giảm thời gian vào thư đi, giúp tra cứu nhanh, kết xuất báo cáo đầy đủ, xác Với hoạt động đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin thời gian gần cho thấy liệt đạo Ban lãnh đạo nỗ lực cán nhân viên toàn hệ thống việc thay đổi thói quen, cập nhật nhanh ứng dụng vào hoạt động hành văn phịng Nhưng điều dễ nhận thấy hoạt động trọng đầu tư chủ yếu cơng tác văn thư cịn cơng tác lưu trữ chưa có ứng dụng đáng kể Xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ mong muốn nhiều quan, tổ chức đơn vị có đủ điều kiện cần thiết để thực Một cản trở lớn việc thiếu sở hạ tầng công nghệ Sở dĩ nói việc đầu tư mua sắm trang thiết bị hết 74 sức tốn kém, chưa kể đến việc bảo trì, bảo quản, nâng cấp liên tục để phù hợp với phát triển không ngừng công nghệ Tại Hội sở MB, để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh, sở hạ tầng công nghệ thông tin trang bị đầy đủ, nâng cấp, bảo trì thường xuyên Vì việc phát triển xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ hồn tồn thực dựa hệ thống sở hạ tầng có Các trang thiết bị phục vụ cho trình xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ bao gồm: Hệ thống máy chủ, máy trạm; hệ thống mạng; máy quét tài liệu chuyên dùng; thiết bị lưu trữ; đường truyền internet thiết bị khác như: máy in, máy photo hệ thống phần mềm với đầy đủ phần mềm cần thiết như: Phần mềm hệ điều hành có quyền cho máy chủ, máy trạm; phần mềm bảo mật, chống virus có quyền; phần mềm quản lý CSDL TLLT; giao diện web… - Đối với phần mềm quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ: Được tích hợp với phần mềm quản lý văn MB hệ thống quản trị SQL, nên việc triển khai thuận lợi, phần mềm có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng mở rộng quy mô quy trình nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ liệu ; cho phép khả cài đặt theo mơ hình máy chủ ứng dụng máy chủ sở liệu; có công cụ để lưu liệu định kỳ đột xuất, có chế phục hồi liệu hệ thống gặp cố; có khả lưu trữ nhiều dạng liệu khác nhau; đáp ứng khả an tồn, bảo mật thơng tin; bảo đảm nguyên tắc cung cấp liệu đầu cho hệ thống thông tin khác chấp nhận đầu vào từ hệ thống thông tin khác phục vụ trình trao đổi liệu - Đối với Hệ thống máy chủ: 75 Máy chủ CSDL MB thiết kế theo mơ hình quản lý tập trung đặt Trung tâm công nghệ thông tin khối CNTT quản lý Máy chủ thiết kế đảm nhận chức riêng biệt hệ thống mạng Máy chủ CSDL thiết kế chức như: Quản trị CSDL; lưu liệu; vận hành phần mềm ứng dụng Máy chủ CSDL có nhiệm vụ lưu trữ sở liệu cho toàn hệ thống, phần mềm chuyên dụng truy xuất sở liệu Máy chủ chứa sở liệu thực giao dịch với người dùng, phiên giao dịch yêu cầu lượng tài nguyên cụ thể hệ thống, loại giao dịch, mức độ giao dịch số lượng người dùng cao mà máy chủ CSDL trang bị dung lượng RAM lớn nhằm đáp ứng tối đa yêu cầu Ngoài ra, máy chủ CSDL có khả lưu trữ lớn, an toàn trước cố phần cứng CSLD tài liệu lưu trữ sử dụng máy chủ sở liệu cổng thông tin nội Portal - Đối với hệ thống máy trạm: Các máy trạm dành cho cán nhân viên sử dụng để nhập thông tin tham gia quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Ngồi ra, máy trạm cịn sử dụng phần mềm văn phòng, thư điện tử, duyệt web… Các máy trạm hệ thống trang bị có cấu hình tương đối mạnh, ổn định, sử dụng với thời gian làm việc cao, khối CNTT quản lý thông cài đặt, bảo vệ Hiện MB sử dụng dịng máy tính HP Compaq LE1711 cho nhân viên Sony Vaio SVS 13, 14 cho cán quản lý - Đối với Hệ điều hành cho máy chủ: Hệ điều hành dùng để quản lý xác thực người dùng, phân quyền truy cập liệu, quản lý chặt chẽ việc truy cập đến liệu, hệ thống cài đặt máy chủ - Đối với việc thiết kế hạ tầng mạng: 76 MB sử dụng kết nối hệ thống mạng LAN hệ thống Đây vùng mạng kết nối trực tiếp đến hệ thống máy tính người dùng MB sử dụng phần mềm, biện pháp bảo mật, thiết bị tường lửa bảo vệ nghiêm ngặt - Giải pháp mạng: Hệ thống mạng LAN có vai trị truyền tải liệu máy chủ máy trạm, máy trạm với với nhiều loại thiết bị mạng khác máy in mạng, thiết bị mạng… Do đó, vấn đề tốc độ độ ổn định đường truyền mạng nội quan trọng, vấn đề nâng cấp băng thông cho đường truyền mạng LAN MB theo dõi xử lý - Hệ thống bảo mật, an toàn liệu: Để hệ thống vận hành ổn định an toàn cần quan tâm đến vấn đề bảo mật Yêu cầu xây dựng hệ thống theo nguyên tắc cấp bảo mật: Cấp hệ điều hành: dựa vào quyền hệ điều hành, theo khả bảo mật hệ điều hành, theo sách bảo mật của hệ điều hành Cấp sở liệu: quyền đăng nhập vào hệ thống CSDL, quyền chép, sửa đổi, lưu, phục hồi CSDL Cấp người sử dụng: phân quyền sử dụng theo tính năng, theo tính chất cơng việc cho người nhóm người sử dụng Mỗi cấp độ truy cập cấp mật bảo vệ phải thay đổi thường xuyên Việc truy cập hệ thống cấp người quản trị hệ thống quản lý Mọi truy cập kiểm soát ghi nhận Việc tạo lập, hiệu chỉnh, xem… phân quyền theo cấp với nội dung tương ứng - Hệ thống phịng chống virus: Virus máy tính mối đe dọa lớn đến lĩnh vực bảo mật thông tin Việc lây nhiễm virus dẫn đến thiệt hại to lớn đến hoạt động quan, tổ chức Hiện nguồn lây nhiễm virus internet, đặc biệt email Do 77 đó, sản phẩm anti-virus hệ dành cho server với giải pháp tập trung thống công cụ đáng tin cậy để bảo vệ hệ thống chống lại mối đe dọa virus - Hệ thống lưu phục hồi: Khi xây dựng hệ thống thơng tin phải tính đến việc an toàn liệu cho hệ thống Rất nhiều đơn vị khơng thiết lập hệ thống an tồn liệu nên gặp cố virus, hỏng thiết bị, bị hacker phá hoại… toàn liệu gây nên tổn thất vô to lớn Chính cần thiết lập hệ thống lưu liệu để tránh rủi ro bất ngờ xảy Đối với hệ thống lớn, quản lý theo chế tập trung khơng thể thiếu hệ thống an toàn liệu Hơn nữa, tất hoạt động hệ thống Intranet phụ thuộc nhiều tính ổn định hệ thống máy chủ Khi có cố xảy cần phải khắc phục lại hệ thống nhanh chóng Backup dùng để lưu trữ liệu quan lưu trữ hệ thống máy chủ Để backup liệu dùng nhiều thiết bị, cơng nghệ khác tùy theo mức độ số lượng liệu đơn vị, loại có ưu, nhược điểm riêng Hệ thống lưu dùng băng từ, đĩa cứng, đĩa quang, đĩa CD, đĩa DVD… Có thể dùng đĩa cứng cần thời gian truy nhập nhanh cho ứng dụng truy cập ngẫu nhiên, dùng băng từ cần có dung lượng lớn lưu trữ liệu - Thiết bị quét tài liệu: Việc số hóa tài liệu cần có thiết bị chuyên dùng để biến tài liệu, văn thành tập tin lưu trữ máy tính Thiết bị quét tài liệu thông dụng máy quét (scanner), máy quét phải có chức phù hợp nhằm tạo thuận tiện cho người sử dụng thao tác; kết nối, cài đặt dễ dàng với máy tính; cơng nghệ qt có khả mở rộng tương thích ứng dụng 78 cho phần bảo hiểm tài liệu sau này; cho xuất tập tin đa dạng: JPEG, BMP, TIFF, RTF, PDF…; chất lượng hình ảnh cao, dung lượng phù hợp để lưu trữ, tra cứu, khai thác; quét nhiều kích cỡ thích hợp với văn lưu trữ (A3, A4, A5…) Có phận quét liên tục dành cho văn gốc cịn tốt, có phận quét phẳng dành cho văn gốc chất lượng thấp; tốc độ máy quét cao để phù hợp với khối lượng tài liệu lớn cần quét; bảo quản văn gốc nguyên vẹn; xử lý ảnh cao cấp: tự động xử lý đậm nhạt, làm nền, loại bỏ trang trắng, tự nối ảnh… Hiện thị trường có dịng máy qt thơng dụng: Kodak, HP, Epson, Canon… Hiện Hội sở MB có 10 máy scan đặt số phòng ban, nhiên xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ cần trang bị thêm máy quét chuyên dụng, tốc độ cao Như việc xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB tích hợp sở liệu cổng thơng tin nội hạ tầng công nghệ thông tin trang bị đầy đủ hạ tầng công nghệ vận hành có hiệu Hội sở MB cần trang bị thêm máy quét chuyên dụng, máy vi tính đặt khu vực số hóa tài liệu 3.1.3 Nhân lực Nhân lực yếu tố quan trọng triển khai dự án, định thành công phát triển dự án Xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ vậy, khó khăn việc thay đổi thói quen sử dụng, nộp lưu văn bản, hồ sơ giấy tâm lý ngại truy cập phần mềm để thực công việc Điều xuất phát từ nguyên nhân chủ yếu trình độ, kỹ ứng dụng công nghệ thông tin cán nhân viên quan không đồng đều, chí xảy trường hợp gặp phải chống đối từ phía người sử dụng Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải tính đến tốn nhân lực Đó trình độ, số lượng khả đáp ứng yêu cầu công việc Tại Hội sở MB, tổng số cán nhân viên đến 79 31/10/2013 có 5.650 người, tuổi đời bình qn 28,5 tuổi có 5.183 người chiếm 91,7% có trình độ đại học sau đại học, 467 người chiếm 8,3% trình độ cao đẳng [11, tr61] Về đối tượng sử dụng với đội ngũ cán trẻ, có trình độ, sử dụng nhiều phần mềm, sở liệu khác nhau, cán nhân viên MB có khả đáp ứng yêu cầu công việc triển khai xây dựng chương trình có ứng dụng CNTT nói chung xây dựng, quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ nói riêng Nhân triển khai xây dựng sở liệu mặt cơng nghệ MB có đội ngũ chuyên viên công nghệ thông tin giỏi động, liên tục phát triển phần mềm quản lý vận hành toàn hệ thống sở liệu Ngân hàng an toàn, hiệu Như mặt nguồn lực nhân sự, MB đáp ứng đủ yêu cầu để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Để chuẩn bị triển khai xây dựng sở liệu, Hội sở MB cần tổng hợp danh sách chốt nhân thực chức danh: Nhân viên thực công tác lưu trữ quan, nhân viên phụ trách công tác lưu trữ đơn vị, lãnh đạo đơn vị phê duyệt để thực đào tạo, hướng dẫn, tập huấn cho đối tượng này, từ thiết lập đội ngũ hướng dẫn nghiệp vụ giải cố công nghệ làm việc cách hiệu Do nhân làm lưu trữ không nhiều nên thành công việc xây dựng, quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ phụ thuộc lớn vào cán nhân viên toàn Hội sở 3.1.4 Kinh phí thực 3.1.4.1 Nguồn kinh phí Khi triển khai dự án vấn đề kinh phí thực cần tính đến khơng dự án treo, dự án giấy tờ Tại MB, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình nghiệp vụ chủ trương chiến lược kinh phí thực Ban lãnh đạo phê duyệt dựa nguồn kinh phí chung Ngân hàng Mặt khác, việc triển khai xây dựng 80 quản lý tài liệu lưu trữ Hội sở MB dự kiến nhân viên công nghệ thông tin tự phát triển từ phần mềm quản lý văn xây dựng, nâng cấp từ năm 2012 nên tiết kiệm nhiều chi phí thực 3.1.4.2 Cơ sở tính kinh phí thực Tại MB khơng tính chi phí thực bước văn hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, mà kinh phí tính tốn dựa sau: - Căn báo giá thiết bị, vật tư, công cụ thời điểm lập dự tốn (Khối Cơng nghệ thơng tin chủ trì); - Căn khối lượng công việc vận chuyển, vệ sinh tài liệu lưu trữ giai đoạn (Phịng Hành – Khối Vận hành chủ trì); - Căn vào kinh phí triển khai đào tạo (Trung tâm đào tạo – Khối Tổ chức nhân chủ trì) 3.2 Đề xuất lộ trình thực Dựa khối lượng tài liệu, thứ tự ưu tiên nguồn nhân lực có Hội sở MB, tác giả đưa lộ trình đề xuất thực sau: 3.2.1 Giai đoạn Giai đoạn diễn năm 2015-2016, cơng việc triển khai giai đoạn bao gồm: - Lập dự án tổng thể xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB - Xây dựng phần mềm quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ, vận hành thử nghiệm - Xây dựng quy định quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ 81 - Tổ chức đào tạo, hướng dẫn cán nhân viên lập nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định - Rà soát chi tiết khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, thực nhập liệu vào sở liệu 3.2.2 Giai đoạn Giai đoạn diễn năm 2017-2020, cơng việc bao gồm: - Thực nghiệp vụ thu thập, khai thác sử dụng liệu tài liệu lưu trữ hình thành năm 2015 sau - Thống kê lỗi sử dụng phần mềm sở liệu tài liệu lưu trữ để sửa chữa, khắc phục bổ sung tính năng, trường thơng tin (nếu có) để nâng cao hiệu sử dụng - Thực nhập “cuốn chiếu” liệu tài liệu lưu trữ khối tài liệu thường xuyên tra cứu Mục tiêu đến năm 2020 Hội sở MB thực số hóa nhập xong liệu lựa chọn vào sở liệu tài liệu lưu trữ Đồng thời vận hành ổn định nghiệp vụ thu thập cập nhật, khai thác sử dụng sở liệu tài liệu lưu trữ Tất nhiên có nhiều phát sinh cần giải trình xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ lộ trình thực thay đổi phụ thuộc vào số lượng, chất lượng nhân điều kiện sở vật chất, nguồn kinh phí 82 Tiểu kết Xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ giải pháp hữu hiệu thời đại ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ Phần lớn quan đặc biệt doanh nghiệp dừng việc đăng nhập thông tin tài liệu lưu trữ theo dõi file excel vào phần mềm quản lý theo hướng dẫn văn số 169/HD-VTLTNN, ngày 10/3/2010 Cục VTLT Nhà nước việc “Hướng dẫn Xây dựng sở liệu lưu trữ” để phục vụ cho việc quản lý tài liệu lưu trữ chưa xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ để đưa vào khai thác trực tuyến Sở dĩ công tác lưu trữ quan, tổ chức chưa quan tâm, trọng khơng có đủ điều kiện để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Tại Hội sở MB, điều kiện để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ đáp ứng Tài liệu lưu trữ chỉnh lý tổ chức khoa học, đảm bảo đầy đủ hệ thống hạ tầng công nghệ thơng tin, kính phí thực đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, thích ứng nhanh với trình vận hành ứng dụng cơng nghệ Cùng với lộ trình thực theo hai giai đoạn đề xuất Hội sở MB hướng đến mục tiêu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ khối tài liệu có giá trị lựa chọn trở thành kênh thông tin thiết thực phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin cho toàn Hội sở MB 83 KẾT LUẬN Trong năm gần công tác lưu trữ Ngân hàng TMCP Quân đội quan tâm trọng đầu tư Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, với tiềm lực nhân công nghệ có, Ngân hàng TMCP Quân đội có chủ trương đắn việc triển khai đại hóa cơng tác lưu trữ, bước đầu thực Hội sở Xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ mong muốn không Ban lãnh đạo Ngân hàng mà tồn thể cán nhân viên, hiệu mà mang lại thiết thực nâng cao suất lao động, quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ yêu cầu quản trị, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ lưu giữ thơng tin có giá trị tài liệu Qua phân tích từ thực tế Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội, tác giả xây dựng dự cấu trúc sở liệu dự kiến, nguồn lực cần có để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Đồng thời đánh giá điều kiện Ngân hàng từ việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, hạ tầng công nghệ thông tin tới nguồn nhân lực kinh phí thực để đưa cơng việc cần hồn thiện trước tiến hành xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sau thực Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội tiếp tục triển khai mở rộng cho tồn hệ thống Qua q trình nghiên cứu, tác giả mong muốn doanh nghiệp đẩy mạnh đầu tư cho công tác lưu trữ để đến thống chung, đồng thời kiến nghị với quan nhà nước quan tâm, hướng dẫn cho quan doanh nghiệp mà không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử triển khai thực công tác lưu trữ cách đồng bộ, hiệu 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng năm 2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Huệ Chi (2013), Đôi điều suy nghĩ lập hồ sơ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, tr 1-5 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HDVTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Cơ sở liệu, NXB ĐHQG Hà Nội Đỗ Văn Học (2013), Lập Hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu cơng tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, tr 2-6 Nguyễn Văn Kết (2013), Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, vấn đề thực tế quy định mới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, tr 1317 Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - Yêu cầu thực tiễn đặt cho ngành lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr 34-36 85 10 Dương Văn Khảm (2013), Thiết lập siêu liệu – công việc quan trọng dự án số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 1, tr 22-25 11 Brett King (2014), Bank 3.0 Tương lai ngân hàng kỷ nguyên số, Dịch giả Nguyễn Phương Lan, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội 12 Nguyễn Văn Linh, Trần Cao Đệ, Trương Thị Thanh Tuyền, Lâm Hoài Bảo, Phan Huy Cường, Trần Ngân Bình (2003), Cấu trúc liệu, Giáo trình Đại học Cần Thơ, http://uet.vnu.edu.vn 13 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2011), Thông tư số 01/2011/TTNHNN ngày 21 tháng 02 năm 2011 quy định việc đảm bảo an tồn, bảo mật hệ thống cơng nghệ thông tin hoạt động ngân hàng, http://moj.gov.vn 14 Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Báo cáo thường niên, Tài liệu lưu hành nội 15 Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Đề án kiện tồn cơng tác lưu trữ 2013-2015 số 283/ĐA-VH-HC ngày 04/6/2013, Hồ sơ văn năm 2013 16 Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), 262/QĐ-HS ngày 01/02/2013 v/v ban hành Quy định hạ tầng Trung tâm liệu, Hồ sơ văn năm 2013 17 Cao Thị Nhạn, Nguyễn Thị Thanh Bình (2010), Cơ sở liệu, Giáo trình Đại học Đà Lạt, http://www.ebook.edu.vn 18 Nguyễn Lệ Nhung, Các khuynh hướng tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn 19 Nguyễn Lệ Nhung, Tổ chức quản lý tài liệu điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn 86 20 Nguyễn Lệ Nhung, Một số dạng siêu liệu, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn 21 Vũ Thị Phụng (2014), Quản trị lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ tái cấu trúc – vấn đề đặt nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr 13-16 22 Phạm Thế Quế (2006), Cơ sở liệu, Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng, http://www.e-ptit.edu.vn 23 Phan Tấn Quốc (2005), Giáo trình Cơ sở liệu, Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng, http://ckq.edu.vn 24 Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, http://moj.gov.vn 25 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006, http://moj.gov.vn 26 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, http://www.archives.gov.vn/ Website: 27 http://www.archives.gov.vn/, “Những khó khăn chủ yếu việc triển khai nội dung tài liệu điện tử lưu trữ điện tử cho quan, tổ chức”, Bài viết Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bình Định, đăng ngày 03/7/2014 28 http://www.archives.gov.vn/, Kinh nghiệm lưu trữ nước số hóa tài liệu lưu trữ, ThS Nguyễn Thùy Trang - Phịng Quản lý khoa học cơng nghệ, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ 29 VietnamNet.vn, “Khơng thể đứng ngồi với phát triển CNTT”, Bài phát biểu Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam, đăng ngày 29/10/2014 87 PHỤ LỤC 01 Văn 238/ĐA-VH-HC ngày 04/6/2013- Đề án kiện tồn cơng tác lưu trữ 2013-2015 02 Văn 10701/TB-HS ngày 16/11/2012 Tổng Giám đốc ban hành v/v Triển khai mơ hình tổ chức giai đoạn 2011-2015 88