Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐOÀN NGỌC PHÁN QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP THIẾT LẬP, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬNVĂN PHÒNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP Người hướng dẫn khoa học PGS TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI, NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc đến thầy, cô giáo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, thầy cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng quan tâm, tạo điều kiện cho tơi q trình học tập thực luận văn Đặc biệt xin gửi đến PGS.TS Vũ Thị Phụng lòng biết ơn sâu sắc hướng dẫn tận tình, chu tơi hồn thành luận văn Do hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên luận văn chắn không tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp q thầy, tồn thể bạn để luận văn hoàn thiện hơn, rút kinh nghiệm cho nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Đoàn Ngọc Phán MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN CỦA VIỆC THIẾT LẬP, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 11 1.1 Định nghĩa văn phòng 11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức 13 1.3 Vai trò, vị trí mối quan hệ cơng tác văn phịng quan, tổ chức 16 1.3.1 Vai trị, vị trí văn phịng 16 1.3.2 Mối quan hệ cơng tác văn phịng 18 1.4 Tầm quan trọng việc thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phòng 19 1.4.1 Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ thành lập 19 1.4.2 Sự cần thiết việc thành lập văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập 24 1.5 Một số quy định pháp lý tổ chức hoạt động phận văn phịng 28 1.6 u cầu số khó khăn doanh nghiệp nhỏ thành lập tổ chức hoạt động văn phòng 30 1.6.1 Cơ sở thành lập tổ chức hoạt động văn phòng 30 1.6.2 Yêu cầu thành lập tổ chức hoạt động văn phòng 32 1.6.3 Một số khó khăn doanh nghiệp nhỏ thành lập tổ chức hoạt động văn phòng 33 Tiểu kết Chương 35 CHƢƠNG NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP THIẾT LẬP BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP 377 2.1 Phương pháp xây dựng quy trình thiết lập phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập 37 2.1.1 Phương pháp tương tự 37 2.1.2 Phương pháp phân tích 37 2.1.3 Phương pháp chuyêngia 38 2.2 Xác định cứ, sở để thiết lập phận văn phòng 38 2.2.1 Căn pháp lý 38 2.2.2 Cơ sở thực tiễn 39 2.3 Xây dựng cấu tổ chức văn phòng 40 2.3.1 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức văn phòng 40 2.3.2 Mơ hình cấu tổ chức văn phòng 40 2.3.3 Quy trình xây dựng cấu tổ chức văn phòng 43 2.4 Xác định chức năng, nhiệm vụ cho văn phòng 44 2.5 Đặt tên cho phận văn phòng 44 2.6 Xây dựng phận nghiệp vụ quy định chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng 45 2.7 Xây dựng mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá kết thực công việc cho vị trí lao động văn phịng 46 2.7.1 Xây dựng mô tả công việc 46 2.7.2 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết thực công việc 48 2.8 Ra định thành lập phận văn phòng 49 Tiểu kết Chương 50 CHƢƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP 51 3.1 Phương pháp xây dựng 51 3.2 Nguyên tắc tổ chức hoạt độngvăn phòng 51 3.2.1 Nguyên tắc tập trung dân chủ 51 3.2.2 Nguyên tắc công khai - minh bạch – thông suốt 52 3.2.3 Nguyên tắc hợp tác 54 3.3 Tổ chức số hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng 55 3.3.1 Xây dựng quy chế, quy định hoạt động văn phòng 55 3.3.2 Tổ chức công tác thông tin 59 3.3.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc 61 3.3.4 Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ doanh nghiệp 67 3.3.5 Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân 74 3.4 Phổ biến, hướng dẫn thực quy chế, quy định 79 3.4.1 Mục tiêu phổ biến, hướng dẫn thực quy chế, quy định 79 3.4.2 Nguyên tắc phổ biến, hướng dẫn 79 3.4.3 Nội dung phổ biến, hướng dẫn 79 3.4.4 Hình thức phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định 80 3.4.5 Quy trình phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định 80 3.5 Kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng 81 3.5.1 Mục đích kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phịng 82 3.5.2 Phân loại kiểmtra, đánh giá 82 3.5.3 Quy trình kiểm tra, đánh giá 83 3.5.4 Nguyên tắc tổ chức kiểm tra, đánh giá 84 3.6 Cải tiến hoạt động văn phòng doanh nghiệp theo hướng đại hóa 84 3.6.1 Tổ chức máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, chức năng, bước tin học hóa cơng tác văn phòng 85 3.6.2 Trang bị thiết bị văn phòng phù hợp 86 3.6.3 Không ngừng phát triển kỹ thuật nghiệp vụ hành 86 Tiểu kết chương 87 KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong xu hướng khởi nghiệp nay,sau Luật Doanh nghiệp năm 2014 Luật Đầu tư năm 2014 thức có hiệu lực (tháng 7/2015),số lượng doanh nghiệp thành lập ngày gia tăng Theo số liệu thống kê củaCục Đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch Đầu tư,riêng năm 2015 có 94,7 nghìn doanh nghiệp thành lập Đến năm 2017,cả nước có 126,859 doanh nghiệp thành lập mới, với tổng số vốn đăng ký 1.295,9 nghìn tỷ đồng (tăng 32,159 số doanh nghiệp 694,38 nghìn tỷ đồng vốn đăng ký) Tính đến hết 31/12/2017, phạm vi nước ước tính 561.064 doanh nghiệp tăng 11,1% so với năm 2016 Để quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, hệ thống văn pháp lý việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước ban hành ngày hồn thiện Trong đó, kể đến Luật doanh nghiệp năm 2014, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 Chính phủ đăng ký doanh nghiệp, Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày19/10/2015 Chính phủ Quy định chi tiết số điều Luật doanh nghiệp, Thông tư số 20/2015/TTBKHĐT ngày 01/12/2015 Bộ Kế hoạch Đầu tư hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp;Luật Đầu tư năm 2014, Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Đầu tư…Đây điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có ý định thành lập doanh nghiệp Tuy nhiên, khó khăn, thách thức giai đoạn đầu thành lập doanh nghiệp tổ chức máy giúp việc, quan trọng phận đảm nhận chức hành chính, văn phịng cho doanh nghiệp Đây phận thực việc tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp qui trình hoạt động doanh nghiệp, cánh tay đắc lực giúplãnh đạo doanh nghiệp vàđội ngũ cán quản lý, kiểm soát hoạt động thường nhật doanh nghiệp Từ trải nghiệm củabản thân, người trực tiếp tiến hành thực thủ tục để thành lập tổ chức khoa học công nghệ(hoạt động với tính chất doanh nghiệp nhỏ), sau quan thành lập, giao nhiệm vụ thiết lập phận văn phòng để triển khai hoạt động hành Trong q trình thực nhiệm vụ trên, tơi gặp khơng khó khăn, vướng mắc, chưa có kinh nghiệm khơng có hướng dẫn chi tiết.Đây tình trạng chung nhiều doanh nghiệp Mô ̣t số doanh nghiê ̣p ý thức đươ ̣c tầ m quan tro ̣ng của bô ̣ phâ ̣n văn phòng ho ̣ khơng nắ m đươ ̣c các quy trình phương pháp thiết lâ ̣p nên cũng ảnh hưởng đế n hoa ̣t đô ̣ng chung của toàn doanh nghiê ̣p Với mong muốn giảm bớt phần khó khăn cho doanh nghiệp nhỏ, sau tham dự khóa đào tạo ngành quản trị văn phịng tơi lựa cho ̣n đề tài“Quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu đề tài: Đề tài đặt hướng tới đạt số mục tiêu sau: - Phân tích vai trị cần thiết việc thiết lậpbộ phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập - Xây dựng quy trình phương pháp thiết lập phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập - Xây dựng quy trình, phương pháp tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập Nhiệm vụ đề tài: Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài thực nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống quy phạm pháp luật văn phòng thành lập văn phịng doanh nghiệp - Xây dựng quy trình thành lập văn phòng quan, tổ chức sở tham khảo từ quy định hành kinh nghiệm thực tế thành lập văn phòng Trung tâm khoa học Hành Văn thư - Lưu trữ (trực thuộc Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam) - Xây dựng quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập - Nêu khó khăn, vướng mắc xây dựng quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập từ đưa giải pháp khắc phục khó khăn, vướng mắc Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Văn phịng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức nói chung quan doanh nghiệp nói riêng Do vậy, vấn đề có liên quan đến hoạt động văn phịng ln quan tâm nhà nghiên cứu, học giả người làm cơng tácvăn phịng Trong trình học tập, nghiên cứu, tác giả đọc nghiên cứu số sách tham khảo, tài liệu hoạt động tổ chức cơng tác văn phịng như: Giáo trình “Quản trị văn phịng” tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học Kỹ thuật, năm 2005; Giáo trình “Hành văn phịng quan nhà nước” tác giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2002; Giáo trình “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (đồng chủ biên), Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012; Giáo trình “Quản trị văn phịng”, Trường Đại học Sài Gịn, năm 2014;Giáo trình “Tổ chức điều hành họat động công sở”, tác giả Nguyễn Văn Thâm, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003; Giáo trình “Quản trị văn phịng”, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Thắng, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, năm 2014; Bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - số vấn đề lý luận”, tác giả Vũ Thị Phụng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng Lý luận thực tiễn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005;… Bên cạnh đó, thời gian qua có số luận văn nghiên cứu Văn phòng hiệu hoạt động văn phòng Tiêu biểu tác giả Nguyễn Thị Minh Tâm, thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh” Tác giả nghiên cứu thực tiễn hoạt động mặt, nghiệp vụ, thực trạng chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng sở thành phố Hồ Chí Minh; sở đưa giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng quan chun mơn thành phố Hồ Chí Minh Những nghiên cứu cung cấp số thông tin, tư liệu việc thành lập tổ chức hoạt động văn phòng quan hành Song qua tìm hiểu nghiên cứu chúng tơi thấy, chưa có cơng trình nghiên cứu chuyên sâu vấn đề “Quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập” Vì vậy,tuy có số đề tài nghiên cứu liên quan gián tiếp, luận văn tơi có tham khảo không trùng lặp Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: 5.1 Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phòng nhữngdoanh nghiệp nhỏ thành lập 5.2 Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi nội dung: Luận văn nghiên cứu quy trình, phương pháp thiết lập phận văn phòng tổ chức hoạt động phận văn phòng - Phạm vi thời gian: Luận văn khảo sát quy định thực tế số doanh nghiệp nhỏ thời gian từ năm 2008 đến Do thân trường làm việc doanh nghiệp từ 2008, tiếp cận trực tiếp làm việc trực tiếp - Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu việc thành lập phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập Để có sở minh họa cho vấn đề đặt ra, tiến hành khảo sát cụ thể việc thiết lập tổ chức hoạt động phận văn phòng Trung tâm khoa học Hành Văn thư - Lưu trữ trung tâm thành lập hoạt động doanh nghiệp nhỏ, đồng thời khảo sát thêm số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực lưu trữ để so sánh đối chiếu Nguồn tƣ liệu phƣơng pháp nghiên cứu: 6.1 Tài liệu tham khảo: - Các sách chun khảo giáo trình văn phịng quản trị văn phịng - Các cơng trình nghiên cứu cấp bộ, ngành, đề tài luận án, luận văn thạc sỹ, báo cáo nghiên cứu khoa học học viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Học viện Hành Quốc gia, Khoa học quản lý, Tài chính, Kinh tế, - Các tài liệu khảo sát thực tế 6.2 Phương pháp nghiên cứu: Về phương pháp luận, đề tài thực sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử Về phương pháp cụ thể, tôiđã sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp điều tra thu thập tài liệu, tổng hợp, phân tích, đánh giá: Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tư liệu, điều tra, khảo sát, thu thập tài liệu, phân tích, đánh giá việc xây dựng quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp thành lập Nghiên cứu thực tiễn văn phòng Trung tâm Khoa học hành Văn thư - Lưu trữ để xây dựng hồn thiện quy trình, phương pháp thiết lập tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập - Phương pháp so sánh: So sánh việc xây dựng quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động văn phịng Trung tâm Khoa học hành Văn thư - Lưu trữ với số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực lưu trữ nhằm tìm ưu điểm hạn chế từ phát huy ưu điểm, đưa biện pháp nhằm khắc phục giảm tối đa hạn chế trình xây dựng quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập Đóng góp luận văn: Một nội dung nhiệm vụ quản trị văn phòng việc thiết lập tổ chức hoạt động phận văn phịng Luận văn góp phần bổ sung số vấn đề lý thuyết thành lập tổ chức hoạt động phận văn phòng doanh nghiệp nhỏ thành lập Luận văn tài liệu tham khảo, giúp quan, tổ chức doanh nghiệp thành lập nắm quy trình phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động phận văn phịng từ xây dựng, hồn thiện phận văn phịng doanh nghiệp góp phần nâng cao suất, chất lượng, hiệu hoạt động doanh nghiệp nói chung phận văn phịng nói riêng Bố cục luận văn: Ngồi phần mở đầu phần kết luận, nội dung luận văn chia làm ba chương,như sau: PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔNG HỢP KÈM THEO QUY CHẾ PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG NĂM 2018 MỘT VÀI HÌNH ẢNH CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC HÀNH CHÍNH