Tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 60 32 03

Một số yêu cầu cấp bách đặt ra trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ, đó là: phải lưu giữ được những tài liệu có giá trị cao cả về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, lịch sử; tổ chức

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Dương Quế Hương

TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN

ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Dương Quế Hương

TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN

ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Cam Anh Tuấn PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội, 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các thông tin được đề cập trong luận văn là khách quan, trung thực Một số nội dung trong đề cập trong luận văn đã được tôi công bố trong các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và hội thảo khoa học chuyên ngành Các văn bản được tập hợp, các trích dẫn sử dụng trong luận văn đều có chỉ dẫnnguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ

Dương Quế Hương

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên trong luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS Cam Anh Tuấn đã hướng dẫn, khích lệ và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu

Xin chân cảm ơn gia đình, Lãnh đạo và đồng nghiệp Chi cục VTLT, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này

Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân tôi gặp không ít khó khăn do nội dung đề tài chưa có nhiều người nghiên cứu, nguồn tài liệu tham khảo và năng lực còn hạn chế… Do vậy, luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định Tác giả mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các nhà nghiên cứu, quý thầy cô và các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

TÁC GIẢ

Dương Quế Hương

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do lựa chọn đề tài 4

2 Mục tiêu nghiên cứu 8

3 Nhiệm vụ của đề tài 8

4 Đối tượng nghiên cứu 9

5 Phạm vi nghiên cứu 9

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10

7 Phương pháp nghiên cứu 13

8 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 14

9 Dự kiến cấu trúc của đề tài 15

10 Đóng góp của đề tài 16

CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG 18

1.1 Khái quát chung về Chi cục Văn thư Lưu trữ và Lưu trữ lịch sử

tỉnh Bắc Giang 18

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 18

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 18

1.2 Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 21

1.2.1 Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ 21

1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 30

1.3 Ý nghĩa của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng

hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 33

1.3.1 Một số quan niệm về tối ưu hóa 33

1.3.2 Một số nội dung thực hiện tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan

đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 38

1.3.3 Vai trò của tối ưu hóa phông lưu trữ đóng trong Kho Lưu trữ lịch sử

của tỉnh 40

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ

CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG 50

2.1 Thực trạng việc tối ưu hóa các phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng

hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 50

Quan điểm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang về tối ưu hóa

phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử 50

2.1.2 Các bước tiến hành tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 51

2.2 Kết quả tổng quát công tác tối ưu hóa các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ

lịch sử tỉnh Bắc Giang 72

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ 76

3.1 Đánh giá kết quả tối ưu hóa 76

3.1.1 Ưu điểm 76

3.1.2 Tồn tại 80

3.2 Giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả việc tối ưu hóa các phông lưu trữ

đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 84

3.2.1 Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa các phông lưu trữ đóng tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh 85

3.2.2 Giải pháp về cơ chế chính sách 88

3.2.3 Giải pháp về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ tại địa phương 89

3.2.4 Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính đối với công tác

lưu trữ 91

3.3 Khuyến nghị 92

KẾT LUẬN 100

TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao, và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công

cụ không thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản

lý, trong nghiên cứu hay trong đời sống của m i cá nhân Trong thế k XXI, tài liệu lưu trữ càng kh ng định được vai trò, vị trí của mình trong công cuộc xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay Đảng, Nhà nước và các cơ quan chuyên môn có liên quan đã ngày càng có sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà nước cũng như trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ Đích đến cuối cùng là nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích của Nhà nước cũng như của xã hội

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực trong tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà chúng ta đã đạt được, còn không ít những khó khăn, vướng mắc, tồn tại cần khắc phục để quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ

có giá trị một cách hiệu quả, phù hợp và đáp ứng yêu cầu với xu thế của thời đại Đồng thời, với những mục đích khác nhau sẽ đòi hỏi cách thức tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau Đặc biệt đối với những Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động (Phông Lưu trữ đóng) Đây là khối tài liệu cho đến nay chúng ta không thể thực hiện hoạt động thu thập tài liệu để tiến hành bổ sung vào trong phông bởi các cơ quan đã ngừng hoạt động từ lâu Hồ sơ, tài liệu của các Phông Lưu trữ đóng cơ bản có giá trị rất lớn về mặt lịch sử, phản ánh đầy đủ, rõ nét nhất giai đoạn lịch sử, một quá trình hình thành và phát triển của một ngành, lĩnh vực hoặc địa phương nhất định Chính bởi vậy, trong công tác bảo quản cũng như tổ chức khai thác sử dụng, chúng

ta cần phải có những biện pháp phù hợp để vừa bảo quản an toàn, đầy đủ nhất những loại tài liệu này, vừa phục vụ, đáp ứng được nhiều nhất các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Những điều đó đặt ra bài toán không đơn giản cho nhà quản lý trực tiếp khối tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử này Một số yêu cầu cấp bách đặt ra trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ, đó là: phải lưu giữ được những tài liệu

có giá trị cao cả về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, lịch sử; tổ chức khoa học tài liệu đối với từng khối tài liệu, từng phông lưu trữ, đặc biệt là đối với những phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử; thực hiện các biện pháp theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của ngành lưu trữ để lưu giữ được đầy đủ nhất những thành phần, loại hình tài liệu có giá trị, phản ánh chân thực được quá trình hình thành và phát triển của

cơ quan, tổ chức hình thành phông; đặc biệt là phải đảm bảo tính thống nhất, khoa học và tinh gọn của các phông lưu trữ nói chung và các phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động nói riêng … Đó là những vấn đề đặt ra cho các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý trong công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương

Thực tế hiện nay, để giải quyết được vấn đề này là một việc làm rất

phức tạp và khó khăn Bởi lẽ, thứ nhất về mặt lý luận, ở Việt Nam trong lĩnh

vực lưu trữ, đã có một hệ thống lý luận chung tương đối đầy đủ nhưng chưa

đề cập cụ thể đến vấn đề về thực hiện tối ưu hóa các phông lưu trữ bảo quản trong các kho lưu trữ lịch sử, trong đó bao gồm cả những phông lưu trữ của

các cơ quan đã ngừng hoạt động Thứ hai, về mặt quản lý của các cơ quan

chuyên môn, mặc dù Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã có đề cập đến việc thực hiện nâng cấp phông lưu trữ, tuy nhiên chưa xây dựng hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn riêng về thực hiện nâng cấp, tối ưu hóa

các Phông Lưu trữ đóng Thứ ba, từ khi Luật Lưu trữ ra đời đã quy định lưu

trữ lịch sử lưu giữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn,

nhưng trên thực tế tại các Lưu trữ lịch sử tỉnh, thời hạn bảo quản, thành phần tài liệu của các Phông đóng không chỉ có thời hạn vĩnh viễn mà còn có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời, hay có cả những khối tài liệu bổ sung Đặc biệt, tại các Lưu trữ lịch sử tỉnh, tình trạng các Phông lưu trữ đóng chưa được tổ chức khoa học tài liệu, còn tồn tại các loại thời hạn bảo quản khác nhau, giá trị hồ sơ, tài liệu không đồng đều còn tồn tại không ít, những loại tài liệu đó chiếm không ít diện tích bảo quản, gây tốn kém, lãng phí không cần thiết trong việc đảm bảo kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là một Lưu trữ lịch sử của tỉnh, có chức năng thu thập, bảo quản và thực hiện các hoạt động lưu trữ khác trên địa bàn tỉnh Bắc Giang Do điều kiện làm việc

bị hạn chế, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng độc lập, còn bố trí chung với nơi làm việc nên rất chật chội, việc thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn Tại đây hiện đang bảo quản 37 phông Lưu trữ, trong đó có 25 Phông đóng và 12 Phông mở, với tổng số 997 mét giá tài liệu Hàng năm không thực hiện được việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử do không có diện tích sử dụng Bên cạnh diện tích bảo quản chật chội, còn tồn tại một vấn đề rất phức tạp đó là trong các Phông Lưu trữ đóng mặc dù đã được chỉnh lý hoàn thiện theo các bước nghiệp vụ lưu trữ, đã và đang góp phần phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử của tỉnh Tuy nhiên, thực tế cho thấy trong từng Phông lưu trữ đóng đó, thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị không đồng đều, không thống nhất, chất lượng hồ sơ được lập chưa cao Tất cả những tồn tại trên cho thấy sự chưa khoa học, thống nhất trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Từ đó công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp khó khăn hơn, đặc biệt trong điều kiện làm việc khó khăn, kho tàng chật hẹp của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Vấn đề đặt ra ở đây là tại sao trong các Phông lưu trữ đóng của các cơ quan đã ngừng hoạt động lại có sự không thống nhất, thiếu tính khoa học, lộn xộn, giá trị tài liệu không đồng đều bên trong hồ sơ? Trả lời cho vấn đề này,

nhiều giả thuyết được đưa ra, thứ nhất, do sự thiếu nhất quán trong các quy định và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ? Thứ hai, do công tác tổ chức khoa

học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa tốt, chưa có sự quan tâm trong công

tác chỉnh lý lại, nâng cấp phông ? Thứ ba, do công tác thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ vào các Phông đóng không thực hiện thường xuyên và chưa hiệu

quả? Thứ tư, cả công tác thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu

tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đều chưa tốt Với góc độ là một người trực tiếp tham gia các hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, chúng tôi nhận định giả thuyết thứ tư là sự đánh giá tương đối đầy đủ, phù hợp với thực tế hiện nay tại địa phương

Đối với ngành lưu trữ nói chung, tối ưu hóa Phông lưu trữ nói chung và các Phông Lưu trữ đóng nói riêng là một vấn đề có ý nghĩa không nhỏ cả về

lý luận và thực tiễn Theo chúng tôi, đây là một nội dung cần đề cập tới và tổ chức nghiên cứu ở các khía cạnh, góc độ khác nhau từ cách nhìn của những người có vị trí khác nhau trong công tác lưu trữ nhằm xây dựng được một hệ thống lý luận, phương pháp, cách thức để giải quyết những tồn tại hiện có tại các Phông đóng Đây là một vấn đề hoàn toàn không mới nhưng chưa được các nhà nghiên cứu, nhà quản lý, những người trực tiếp thực hiện các hoạt động lưu trữ đề cập đến để nghiên cứu một cách đầy đủ và hoàn thiện Thực

tế quản lý hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ lịch sử còn rất nhiều hạn chế, bất cập, không phù hợp, có sự lộn xộn, thiếu thống nhất, thiếu khoa học về hồ sơ, tài liệu của từng Phông lưu trữ, những điều đó thực sự rất cần phải nghiên cứu, hướng dẫn để khắc phục tình trạng này Tiến hành nghiên cứu, đề xuất phương án tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân làm công tác nghiên cứu, quản lý có thêm nguồn thông tin để

có thể xây dựng, hoàn thiện hệ thống lý luận, quy định, chỉ đạo, hướng dẫn về vấn đề này Đồng thời, sẽ giúp cho chúng tôi, những người trực tiếp tham gia các hoạt động lưu trữ, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao có hiệu quả

và chất lượng công tác tham mưu được nâng cao

Từ những lý do trên và đòi hỏi của thực tế, dưới góc độ là một người làm công tác chuyên môn tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh, với vị trí là người trực tiếp tham gia các hoạt động lưu trữ của tỉnh Bắc Giang và những đòi hỏi cấp thiết cần có phương án giải quyết trên thực tế, tôi quyết định chọn đề tài:

“Tối ưu hóa Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang” làm đề tài luận văn của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài này nhằm hướng đến giải quyết các mục tiêu sau:

- Thứ nhất, sự cần thiết/tầm quan trọng của việc tối ưu hóa phông lưu

trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động

- Thứ hai, khảo sát, đánh giá các biện pháp đã áp dụng để tối ưu hóa

phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

- Thứ ba, đề xuất các biện pháp tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ

quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

3 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện những mục tiêu trên, luận văn đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tìm hiểu và phân tích lý luận, những khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến tối ưu hóa Phông Lưu trữ và các thuật ngữ có liên quan (nâng cấp phông, xác định lại giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung );

- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;

- Khảo sát đánh giá thực trạng về thành phần, nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ của các Phông lưu trữ đóng tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;

- Khảo sát, đánh giá các biện pháp đã áp dụng để tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;

- Đề xuất các biện pháp tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan

đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

4 Đối tƣợng nghiên cứu

Với đề tài này, đối tượng nghiên cứu chủ yếu của tác giả là vấn đề tối

ưu hóa các phông lưu trữ của cơ quan ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

5 Phạm vi nghiên cứu

Trong phạm vi đề tài này, về mặt không gian, tác giả sẽ đi sâu nghiên cứu phương pháp, cách thức mà Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đã thực hiện xác định lại giá trị hồ sơ, tài liệu của một số Phông lưu trữ đóng hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Với những Phông đóng, thời gian chủ yếu từ năm 1996 trở về trước (trước khi thực hiện chia tách tỉnh Hà Bắc), thành phần và khối lượng tài liệu không còn nhiều, đều là những cơ quan đã ngừng hoạt động, không còn sản sinh hay có thể bổ sung vào phông

từ các nguồn tài liệu khác Một số Phông có thời gian hình thành từ những năm 1950 của thế k trước, có giá trị rất lớn đối với lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc nói chung và Bắc Giang nói riêng Đồng thời, sau khi chia tách tỉnh Hà Bắc cũ, Bắc Giang là tỉnh được ủy quyền lưu giữ toàn bộ tài liệu lưu trữ của tỉnh Hà Bắc Bởi những lý do trên, hồ sơ, tài liệu phản ánh về lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc được tập trung lưu giữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Với phương diện là Lưu trữ lịch sử, tác giả tôn trọng toàn bộ sự hình thành và lưu giữ tài liệu của những Phông đóng Tuy nhiên, đối với những Phông Lưu trữ đóng này thực sự cần thiết phải thực

hiện một số bước nghiệp vụ nhằm tối ưu hóa Phông Lưu trữ, nâng cấp Phông lưu trữ để đảm bảo sự hoàn thiện, đầy đủ, thống nhất, khoa học trong toàn Phông, từ đó có thể thực hiện các bước nghiệp vụ khác nhằm lưu giữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất Đồng thời, qua những kết quả

đã thực hiện xác định lại giá trị tài liệu đối với một số Phông đóng, tác giả có những nhận xét, đánh giá và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn phương pháp, hình thức thực hiện nhằm tối ưu hóa Phông lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất Tác giả

sẽ đi sâu khảo sát, đánh giá một số Phông đóng tiêu biểu để rút ra đánh giá, nhận xét chung nhất, nhằm có thể áp dụng rộng rãi đối với các Phông Lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, đó là: Phông Bắc Giang I, Phông Hà Bắc, Phông Ty Giao thông, Ty Giáo dục, Ty Xây dựng, Ty Y tế Hà Bắc

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Thực hiện tối ưu hóa Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử không phải là một vấn đề quá mới nhưng cũng không phải là một vấn đề cũ và đã được nhiều nhà nghiên cứu đề cập đến Có nhiều nghiên cứu liên quan đến vấn đề này, có thể mang phạm vi nhỏ, có thể rộng hơn hàm chứa cả nội dung đó Thực chất của việc tối ưu hóa Phông Lưu trữ chính là việc chúng ta tiến hành các bước nghiệp vụ từ xác định giới hạn phông, rà soát sự hoàn thiện của phông, xác định giá trị tài liệu cho từng khối, từng Phông lưu trữ, xác định cụ thể rõ ràng thành phần tài liệu cần lưu giữ, thành phần tài liệu cần phải thu thập, bổ sung vào các Phông Lưu trữ đóng đó, giá trị của từng hồ sơ, tài liệu trong phông…

Về hệ thống lý luận và văn bản hướng dẫn của ngành, đã có những lý luận, văn bản hướng dẫn chung hay về một vấn đề nào đó như xác định giá trị tài liệu, xác định thành phần tài liệu nộp lưu và thu thập bổ sung tài liệu vào

lưu trữ lịch sử Tiêu biểu là giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”

của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp ấn

hành năm 1990 Tuy nhiên, những cơ sở lý luận, văn bản quy định, hướng dẫn

đó chỉ mới đưa ra vấn đề, các khái niệm và quy định, hướng dẫn chung hay mới chạm đến các nghiệp vụ, hoạt động lưu trữ cụ thể, hoàn toàn bóc tách từng nội dung vấn đề Trong khi đó, việc thực hiện tối ưu hóa Phông Lưu trữ đóng tại tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh là một nhiệm vụ không đơn giản là việc thực hiện một bước công việc mà đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ thì chưa có lý luận, quy định nào mang tính tổng quát, đầy đủ và khoa học, tất cả mới chỉ dừng ở vận dụng các bước nghiệp vụ và thực hiện theo kinh nghiệm của từng cá nhân Đây chính là điều không chỉ tác giả mà các nhà nghiên cứu khác cũng trăn trở, mong muốn có một hệ thống lý luận đầy đủ, các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết, cụ thể nhưng mang tính tổng thể hơn, bao quát, dài hơi hơn

Theo kết quả khảo sát, nhiều tác giả đã dày công nghiên cứu một số vấn

đề cụ thể, có giá trị cả về lý luận và thực tiễn, có nội dung liên quan đến một hay vài nghiệp vụ lưu trữ Nhiều đề tài, công trình nghiên cứu đã đề cập đến một vấn đề hoặc có phạm vi nghiên cứu nhỏ hơn Đó là các đề tài Luận văn

Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học như: “Xác định thành phần và nội dung tài

liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III” của Nguyễn Thị Kim Chi; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ huyện ủy” của

Nguyễn Ngọc Quý; “Tổ chức khoa học tài liệu kho Lưu trữ TW Đoàn Thanh

niên cộng sản Hồ Chí Minh ” của Trịnh Thị Năm… Bên cạnh đó, trên tạp chí

Văn thư - Lưu trữ Việt Nam cũng đã tản mạn có những bài viết, trao đổi nghiệp

vụ về xác định giá trị tài liệu, xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu nhưng chưa có bài viết chuyên sâu, mới chỉ dừng ở việc đưa ra vấn đề, đưa ra một số nội dung và ý kiến cá nhân, chưa có tổng kết, đánh giá và đưa vào áp dụng trong thực tiễn Hay tại những buổi tọa đàm, hội thảo chuyên đề của Cục VTLT Nhà nước về thu thập, xác định giá trị tài liệu, nhiều quan điểm, ý kiến của chuyên gia, nhà nghiên cứu và cả những nhà quản lý, người trực tiếp tham

gia các hoạt động quản lý đã được đưa ra Những ý kiến đó đã được bàn luận, trao đổi, một số nội dung xác đáng được hội nghị ghi nhận Tuy nhiên để đưa những nội dung bàn trong hội nghị thành chủ trương, quan điểm và các văn bản hướng dẫn chuyên ngành còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, không phải là một sớm một chiều có thể thực hiện được Ngoài ra, còn rất nhiều khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học, báo cáo thực tập của sinh viên Khoa Lưu trữ học

& Quản trị văn phòng đề cập đến các vấn đề như thu thập bổ sung, xác định giá trị, xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử… Tuy vậy, những nghiên cứu đó hiện dừng lại ở một bước nghiệp vụ

cụ thể, rời lẻ và đề xuất làm sao để thực hiện tốt các bước nghiệp vụ đó hoặc tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói chung một cách hiệu quả mà chưa có đánh giá tổng quan về thành phần tài liệu trong một kho lưu trữ, chưa đưa ra được những nhận xét, dự báo và hướng đề xuất liên quan đến tối ưu hóa các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử

Thực tế khảo sát kết quả nghiên cứu, có 01 công trình nghiên cứu luận

văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Lê Thị Thu Hương về “Nghiên cứu

đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội”

Công trình này đã bước đầu nghiên cứu về tối ưu hóa thành phần tài liệu trong

01 phông lưu trữ Nội dung của đề tài đã đặt ra vấn đề tại sao phải thực hiện tối ưu hóa thành phần tài liệu trong Phông; đưa ra một số khái niệm về tối ưu hóa; đánh giá chất lượng hồ sơ và tình hình xác định giá trị tài liệu; đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm thực hiện tối ưu hóa thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu của đề tài này mới dừng ở việc nghiên cứu để thực hiện tối ưu hóa thành phần tài liệu của 01 Phông lưu trữ, chưa có sự so sánh, đánh giá, nghiên cứu tổng quát, mối quan

hệ giữa tài liệu của các Phông lưu trữ Tuy nhiên, đây là đề tài có nội dung liên quan mật thiết với vấn đề chúng tôi đưa ra nghiên cứu, là một công trình

đã được hội đồng khoa học nghiệm thu, những kết quả nghiên cứu này chúng

tôi có thể được sử dụng như một nguồn tài liệu tham khảo đáng tin cậy, có giá trị, có thể tiếp thu, kế thừa những luận điểm, luận cứ và kết quả nghiên cứu nhằm tiết kiệm thời gian hoặc từ đó đưa ra những quan điểm riêng của cá nhân về các vấn đề liên quan đến tối ưu hóa

Tóm lại, cho đến nay, chưa có đề tài hay công trình nghiên cứu nào mang tính tổng quát về tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử nói chung và tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang nói riêng Vấn đề này cũng là một nội dung mà các nhà nghiên cứu, các chuyên gia còn đang tranh luận rất nhiều, đây cũng là điểm mà tác giả mong muốn được đi sâu nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất một số biện pháp nhằm giải quyết được tồn tại hiện

có về trùng lặp thành phần tài liệu trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang Nội dung nghiên cứu này mang tính tổng hợp, đối chiếu, so sánh, đánh giá hiệu quả triển khai thực hiện tối ưu hóa Phông Lưu trữ đóng Đây là điểm mới của đề tài này Đề tài nghiên cứu có sự kế thừa, lĩnh hội thông tin từ những kết quả nghiên cứu trước đó nhưng không có nội dung trùng lặp hay sao chép từ bất cứ nguồn tài liệu nào

Với mong muốn kết quả nghiên cứu của mình sẽ là một kênh thông tin tin cậy, là sự đánh giá bước đầu về thực trạng và giải pháp để thực hiện tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tạ Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, đưa ra những quan điểm để các nhà nghiên cứu, nhà hoạch định chiến lược, các chuyên gia trong và ngoài ngành có thể tranh luận, trao đổi để tìm ra giải pháp tốt nhất giải quyết những vấn đề này

7 Phương pháp nghiên cứu

Từ mục tiêu và các nhiệm vụ đề ra, chúng tôi lựa chọn các phương pháp nghiên cứu sau:

Trước hết đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận

Song hành cùng với phương pháp luận là các phương pháp nghiên cứu

cụ thể, đó là các phương pháp sử liệu học, hệ thống, phân tích chức năng, đối chiếu, so sánh, khảo sát, đánh giá thực tế, phỏng vấn, tham vấn ý kiến chuyên gia, nhà quản lý…

Đối với phương pháp sử liệu học, chúng tôi sử dụng nguyên tắc này chính là để đánh giá, kế thừa các công trình nghiên cứu, bài viết đã được nghiệm thu, coi đây là nguồn thông tin sử liệu đáng tin cậy; phân tích, xác định, kế thừa và vận dụng hệ thống lý luận, quan điểm chỉ đạo của cơ quan nhà nước để có cơ sở vận dụng vào thực tế giải quyết vấn đề

Phương pháp hệ thống là phương pháp cơ bản được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài Khi nghiên cứu những cơ sở lý luận, văn bản hướng dẫn hay tài liệu lưu trữ trong từng Phông hoặc trong từng kho, chúng tôi đã đặt những tài liệu đó trong một hệ thống các mối liên hệ, sự ràng buộc và mối quan hệ mật thiết giữa các cơ quan quản lý ngành, cơ quan quản lý Kho Lưu trữ, các Phông lưu trữ và thành phần tài liệu trong từng phông đó

Phương pháp phân tích chức năng giúp tác giả phân tích đầy đủ, chính xác chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan đơn vị hình thành phông, từ đó xác định được thành phần, loại hình tài liệu sản sinh ra chủ yếu của từng Phông lưu trữ

Ngoài ra, tôi còn sử dụng phương pháp khảo sát, quan sát, thống kê, so sánh …nhằm đưa ra những hướng giải quyết trong vấn đề tối ưu hóa thành phần tài liệu của các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Các phương pháp này được tác giả sử dụng đồng thời, đan xen và kết hợp hài hòa, linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài nhằm mục đích có kết quả nghiên cứu tốt nhất, hiệu quả nhất

8 Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tài liệu, tư liệu tham khảo sau đây:

- Các giáo trình, sách chuyên khảo; các công trình nghiên cứu, k yếu hội thảo khoa học, các bài viết trên tạp chí ngành Văn thư Lưu trữ…;

- Những văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của một số cơ quan, đơn vị hình thành phông; các văn bản như kế hoạch, báo cáo của CCVT-LT , TTLTLS tỉnh Bắc Giang…;

Các thông tin liên quan từ các Website

9 Dự kiến cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần nội dung chính của Luận văn dự kiến gồm 3 chương:

Chương 1: Sự cần thiết của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở chương 2 và chương 3 Nội dung chủ yếu của chương này là tìm hiểu sự cần thiết và những yêu cầu của thực tế đòi hỏi phải thực hiện việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bước đầu tìm hiểu thực trạng của các Phông lưu trữ đóng đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang và đặt ra nhu cầu cần phải thực hiện tối ưu hóa tại liệu đối với các Phông đó

Chương 2: Công tác tối ưu hóa Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Trong chương này, chúng tôi trình bày kết quả khảo sát hiện trạng và đánh giá những kết quả đã đạt được, sản phẩm hoàn thành sau khi xác định lại giá trị tài liệu của các Phông đóng tài liệu của một số Phông đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang: Thành phần hồ sơ, tài liệu, thời hạn bảo quản, nội dung của tài liệu, thành phần tài liệu bổ sung (nếu có) Từ đó có những nhận xét, đánh giá khách quan của việc tổ chức xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu lưu trữ trong các Phông Lưu trữ đóng Đồng thời,

tác giả đi sâu phân tích ưu, nhược điểm của việc thực hiện tối ưu hóa các Phông lưu trữ đóng, chỉ ra tính hiệu quả đến đâu; tìm ra nguyên nhân khách quan, chủ quan dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó Đây là cơ sở để tác giả hoàn thiện và đưa ra những đề xuất kiến nghị ở chương 3

Chương 3: Đánh giá và giải pháp nâng cao việc tối ưu hóa Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Đây là chương trọng tâm của Luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận

ở chương 1 và tình hình thực tiễn ở chương 2 Trên cơ sở những đánh giá, nhận xét từ chương 2, tác giả đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng, giải quyết mục tiêu đã đề

ra, giảm thiểu những tồn tại, hạn chế mắc phải để quản lý và tổ chức khai thác

có hiệu quả nhất khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh

10 Đóng góp của đề tài

Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: Lý luận và thực tiễn

Về mặt lý luận: Đây là một vấn đề nghiên cứu còn nhiều tranh luận,

chưa được thống nhất, đăc biệt là khái niệm “tối ưu hóa phông lưu trữ” Do vậy, đề tài hy vọng sẽ bước đầu làm rõ hơn khái niệm này và so sánh nó với một số khái niệm có liên quan; qua đó, khái quát hơn đó là quy trình tổ chức thực hiện tối ưu hóa các Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ chỉ ra được những tồn tại, ưu, nhược điểm

của việc tổ chức quản lý các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang hiện nay Đồng thời đưa ra những kết quả đã đạt được trong công tác thực hiện xác định lại giá trị tài liệu của các Phông tại Kho Lưu trữ lịch sử

Từ đó có những đánh giá, nhận xét về những mặt tích cực và hạn chế về các bước nghiệp vụ đó Đồng thời, đưa ra những kiến nghị, đề xuất để thực hiện

tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng đạt hiệu quả nhất, đảm bảo nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu các Phông trong kho lưu trữ, nhằm giải quyết tốt những mục tiêu đề ra: Tinh gọn thành phần tài liệu, tiết kiệm tối đa diện tích kho tàng, tổ chức khoa học tài liệu đảm bảo tính thống nhất trong toàn Phông Qua đây, tác giả cũng mong muốn luận văn là một nguồn thông tin đáng tin cậy,

có những đánh giá phù hợp, bám sát với thực tế, là cơ sở, nguồn tài liệu tham khảo giúp cho các nhà quản lý lưu trữ tại địa phương trong việc tổ chức thực hiện tối ưu hóa hồ sơ, tài liệu trong các Phông Lưu trữ đóng nói riêng

CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƯU HÓA

PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG

TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG

1.1 Khái quát chung về Chi cục Văn thư Lưu trữ và Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Thực hiện Thông tư số 09/BT ngày 08/5/1965 của Phủ Thủ tướng về việc lập kho Lưu trữ địa Phương, ngày 06/9/1965 Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc ban hành Quyết định số 603/TC-DC về thành lập Kho Lưu trữ tỉnh trực thuộc

Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc Ngày 30/3/1998, trên cơ sở Thông tư số 40/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 25/1998/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang Theo Nghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ

về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, ngày 30/6/2008, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 57/2008/QĐ-UBND về việc chuyển nguyên trạng Trung tâm lưu trữ tỉnh từ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Ngày 30/7/2010, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết định số 79/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc

Sở Nội vụ trên cơ sở sáp nhập nguyên trạng Phòng Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang

Ngày 22/01/2015, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 27/2015/QĐ-UBND về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Theo đó, Chi cục Văn thư Lưu trữ có chức năng giúp Sở Nội vụ thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ:

Tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế

độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm,

bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

Về mặt tổ chức, Chi cục Văn thư Lưu trữ gồm 01 Phòng Hành chính tổng hợp, 01 Phòng Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và 01 Trung tâm Lưu trữ lịch

sử, với tổng biên chế là 18 công chức, viên chức, trong đó 06 viên chức hành chính, 01 hợp đồng 68 và 11 viên chức làm việc tại Trung tâm Lưu trữ lịch

sử tỉnh

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Ngày 14/10/2015, Giám đốc Sở Nội vụ ký Quyết định số 654/QĐ-SNV

về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ Theo đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là đơn vị do UBND tỉnh ra quyết định thành lập trong cơ cấu tổ chức của Sở Nội

vụ và hoạt động theo Quy chế được Giám đốc Sở phê duyệt

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang có chức năng giúp Chi Cục trưởng, Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm: Xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; phối hợp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống

kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định

Trung tâm Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

a) Đề xuất Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ để tham mưu giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm:

- Tham mưu Giám đốc Sở trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thẩm định và trình phê duyệt Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;

- Tham mưu ban hành các quy định về thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;

- Tham mưu tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu Lưu trữ lịch sử

và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật

b) Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật:

- Phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện hoạt động dịch vụ soạn thảo văn bản; in ấn tài liệu, biểu mẫu; cung cấp các trang thiết bị, công cụ phục vụ công tác văn thư, lưu trữ;

- Tư vấn, tổ chức thực hiện mô hình Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức có yêu cầu;

- Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Cung cấp các sản phẩm ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ

1.2 Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

1.2.1 Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ

Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ lịch

sử tỉnh Bắc Giang là sự hình thành và phát sinh khối lượng các phông lưu trữ được thu thập và bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử hiện nay Do điều kiện chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh được bố trí

trong cùng trụ sở làm việc của UBND tỉnh và hiện tại diện tích kho lưu trữ đã không còn đủ cho phép thực hiện hoạt động thu thập, bổ sung hàng năm Kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử hiện nay được bố trí 03 kho, trong đó 02 kho đặt tại tầng 4, 01 kho đặt tại tầng trệt (hầm) của tòa nhà trụ sở UBND tỉnh Theo tính toán sơ bộ, diện tích Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh có khoảng 254m2, trong đó có 202 giá bảo quản tài liệu, tương ứng với 997 mét giá tài liệu Việc bố trí vị trí kho tàng cũng như trang thiết bị như vậy gây không ít khó khăn trong bảo quản tài liệu lưu trữ Nhiều phông lưu trữ có giá trị cao hiện đang bảo quản tại tầng trệt của trụ sở, điều này rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng công tác bảo quản tài liệu, hồ sơ tài liệu dễ bị ẩm, mốc Tuy nhiên, do điều kiện khách quan, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thể bố trí phù hợp hơn, tiếp tục giữ nguyên hiện trạng cho đến khi Kho Lưu trữ lịch sử chuyên dụng của tỉnh được hoàn thiện

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang bảo quản 37 phông lưu trữ, trong đó có 25 phông đóng và 12 phông mở, với tổng số 997 mét giá, tương ứng 7979 hộp, tương ứng 55.641 hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang được chia thành các thời kỳ:

- Thời kỳ Bắc Giang I, giai đoạn từ năm 1948 đến năm 1962: 01 phông;

- Thời kỳ Hà Bắc, giai đoạn từ 1963 đến hết năm 1996: 24 phông;

- Thời kỳ Bắc Giang II, giai đoạn từ năm 1997 đến nay: 12 phông Thời kỳ Bắc Giang I và Hà Bắc là thời kỳ các cơ quan đã ngừng hoạt động, cho đến nay không còn phát sinh tài liệu mới với tổng số 25 phông đóng, đã được tổ chức thu thập, chỉnh lý theo các bước cơ bản của nghiệp vụ lưu trữ

Hiện nay, hầu hết các phông tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch

sử tỉnh Bắc Giang đang quản lý đều được chỉnh lý ở các mức độ khác nhau qua nhiều giai đoạn, nhiều thời kỳ lịch sử Chính vì vậy, chất lượng lập hồ sơ, xác

định giá trị tài liệu không đồng đều Thực trạng trong từng phông có nhiều sổ mục lục, trong từng sổ có nhiều thời hạn bảo quản khác nhau như vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời; các phông có thời hạn bảo quản lâu dài, không xác định số năm cụ thể hoặc cho đến nay một số hồ sơ, tài liệu trong các phông đã hết hạn bảo quản nhưng chưa được thống kê, làm thủ tục để tiêu hủy

Qua khảo sát thực tế, thành phần nội dung của của khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài khá đa dạng, phong phú, có trong tất cả các hoạt động chỉnh của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Đó là tài liệu tổng hợp, tổ chức cán

bộ - lao động tiền lương, tài vụ, xây dựng cơ bản, nghiệp vụ chuyên môn… Nguyên nhân của việc xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ của m i giai đoạn, thời kỳ lịch sử không giống nhau là do: hành lang pháp

lý, trình độ cán bộ lưu trữ, đầu tư kinh phí, nhân lực…

a) Thời kỳ Bắc Giang I

Đối với thời kỳ Bắc Giang I , giai đoạn từ năm 1946 đến năm 1962, hiện còn duy nhất 01 phông của Ủy ban kháng chiến hành chính tỉnh Bắc Giang Đây là thời kỳ lực lượng cách mạng giành được chính quyền và thành lập Ủy ban cách mạng lâm thời Sau cuộc bầu cử HĐND tỉnh ngày 05/7/1946,

Ủy ban kháng chiến hành chính tỉnh Bắc Giang (gọi tắt là UBKCHC tỉnh Bắc Giang) được thành lập, đồng thời Phông UBKCHC tỉnh cũng được hình thành (gọi tắt là Phông Bắc Giang I) Hiện nay, Phông Bắc Giang I có 22,2 mét giá tài liệu với 156 hộp, tương ứng 1938 hồ sơ Nội dung tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan UBKCHC tỉnh Bắc Giang, sự lãnh đạo, chỉ đạo của tỉnh về quân sự, đánh địch trong lòng địch, mở rộng vùng tự do, xây dựng phát triển kinh tế sau chiến tranh, tiêu phổ kháng chiến, sơ tán nhân dân ra vùng tự do, công tác cứu tế, giảm tô thuế, ủng hộ chính quyền cách mạng nuôi quân đánh giặc, mua sắm vũ khí phương tiện phục vụ chiến đấu Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn phản ánh công tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBKCHC trong việc ổn định chính trị tư tưởng và cuộc sống của nhân dân, khắc phục hậu quả

sau chiến tranh, khôi phục phát triển kinh tế, xã hội như khai hoang, lập ấp, đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, cải cách ruộng đất, phát triển văn hóa, giáo dục, y tế, giao thông, xây dựng hợp tác xã nông nghiệp, thực hiện

thắng lợi các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của tỉnh…

Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính của các cơ quan Trung ương gửi đến như Phủ Thủ tướng, các Bộ, cơ quan Trung ương; văn bản hành chính của các bộ máy chính quyền địa phương như tỉnh, huyện, các

ty, ngành và các cơ quan khác

Thời hạn bảo quản tài liệu được xác định các 03 mức, vĩnh viễn, lâu dài

và tạm thời Tuy nhiên, qua khảo sát, việc xác định thời hạn bảo quản của Phông Bắc Giang I chưa được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ Nhiều hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn nhưng thực chất về nội dung cũng như thành phần tài liệu bên trong hồ sơ không đủ điều kiện, thậm chí tài liệu còn “què cụt” để có thể xác định là vĩnh viễn

b) Thời kỳ Hà Bắc ( giai đoạn 1963 - hết năm 1996)

Ngày 27/10/1962, Quốc hội nước Việt Nam dân chủ cộng hòa quyết định hợp nhất hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh thành tỉnh Hà Bắc Ngày 27/02/1963 tại kỳ họp thứ nhất HĐND tỉnh Hà Bắc đã bầu ra Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc (gọi tắt là UBHC tỉnh Hà Bắc) Những ngày đầu hợp nhất, UBHC tỉnh Hà Bắc đã triển khai rất nhiều nhiệm vụ để hoàn thiện về tổ chức

bộ máy, nhân sự cũng như đề ra các chương trình, kế hoạch để ổn định chính trị, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trên toàn tỉnh Trong giai đoạn lịch sử này, giống như cả nước, tỉnh Hà Bắc vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội, vừa tiếp tục kháng chiến chống Mỹ đánh phá miền Bắc, chiến đấu bảo vệ quê hương, vừa đẩy mạnh sản xuất, phát triển kinh tế xã hội đảm bảo phục vụ tại ch và làm công tác hậu phương cho tiền tuyến Miền Nam, góp phần thống nhất đất nước Sau thắng lợi mùa Xuân năm 1975, Miền Nam được hoàn toàn giải phóng, đất nước độc lập, thống nhất và đi lên chủ nghĩa xã hội UBHC tỉnh

Hà Bắc cùng các cơ quan chuyên môn giúp việc và hệ thống bộ máy chính quyền địa phương cấp huyện đã bước đầu hoạt động có nề nếp, cùng góp phần ổn định về chính trị trên địa bàn tỉnh, đồng thời cùng lãnh đạo, chỉ đạo công cuộc khắc phục hậu quả sau chiến tranh, thực hiện nghĩa vụ hậu phương cho các tỉnh biên giới, đặc biệt là tỉnh Lạng Sơn UBHC tỉnh Hà Bắc đã đẩy mạnh các biện pháp nhằm tích cực đổi mới nền kinh tế, phát triển sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, lâm nghiệp, chăn nuôi, phủ xanh đất trống đồi núi trọc, khuyến khích phát triển các loại hình kinh tế; phát triển giáo dục và đào tạo, trợ cấp khó khăn cho giáo viên, mở cử tuyển để đào tạo nhân lực cho các vùng dân tộc ít người, thực hiện phổ cập giáo dục cho toàn dân Bên cạnh đó, thông qua các hệ thống chính quyền, các đoàn thể nhân dân, các đơn vị kinh tế…, tỉnh Hà Bắc đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận trong công tác giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo, chế độ chính sách, đền ơn đáp nghĩa, xây dựng các phong trào thi đua, khôi phục và phát triển các thuần phong, mỹ tục, bảo vệ di sản văn hóa dân gian …

Quá trình hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc như vậy đã kéo theo

sự hình thành nên một khối lượng tài liệu tương đối lớn của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hiện nay, tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang bảo quản 24 phông tài liệu đóng của thời kỳ Hà Bắc với tổng số 547.6 mét giá tài liệu, 4537 hộp và tương ứng 33.666 hồ sơ Tất cả các phông lưu trữ của giai đoạn Hà Bắc đều được thực hiện chỉnh lý và xác định giá trị ở các mức vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Đây là giai đoạn lịch sử của tỉnh, không chỉ phản ánh tình hình chính trị - kinh tế - xã hội của riêng tỉnh Bắc Giang mà còn của cả tỉnh Bắc Ninh thời kỳ còn sáp nhập 02 tỉnh Đặc biệt, khi tiến hành chia tách tỉnh năm (1997), toàn bộ tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được giao lại cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang thực hiện nhiệm vụ bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng Chính vì vậy, đây là khối tài liệu vô cùng quan trọng đối với

cả 2 tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh khi cần nghiên cứu hoặc giải quyết các vấn đề

liên quan đến chế độ, chính sách, nghiên cứu lịch sử về chính trị, kinh tế, văn hóa… của tỉnh Hà Bắc nói chung và của từng địa phương trên địa bàn tỉnh Hà Bắc nói riêng Giai đoạn này có nhiều tài liệu được xác định thời hạn bảo quản tạm thời nhiều nhất Xoay quanh vấn đề này, qua khảo sát thực tế cho thấy sau khi tiến hành chia tách tỉnh (1997), để đảm bảo cho tài liệu lưu trữ của các ty, ngành thuộc tỉnh Hà Bắc được lưu giữ và bảo quản an toàn, tránh tình trạng bị mất mát, thất lạc, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tiến hành thu toàn bộ tài liệu rời lẻ, tồn đọng, bó gói của các cơ quan trên địa bàn tỉnh, đặc biệt là các

cơ quan thời kỳ Hà Bắc về Kho Lưu trữ của tỉnh - trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang để tiến hành chỉnh lý và lưu giữ, bảo quản

Thành phần tài liệu của các Phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc rất đa dạng

và phong phú, bao gồm cả tài liệu của các cơ quan trung ương và địa phương Tài liệu của cơ quan Trung ương chủ yếu là Nghị quyết, Quyết định, Công văn….của Phủ Thủ tướng, các Bộ, ngành, …Loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu giấy, các loại hình tài liệu khác không đáng kể Trong số các phông lưu trữ của thời kỳ Hà Bắc, có một số phông có khối lượng tài liệu lớn và nội dung mang tính chất quan trọng, tiêu biểu như:

Phông Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc (Phông Hà Bắc) giai đoạn

1963 - 1996, gồm có 134 mét, 978 hộp, tương ứng với 8647 hồ sơ Đây là phông tài liệu có giá trị cao , phản ánh toàn bộ quá trình hình thành, xây dựng

và phát triển của tỉnh Hà Bắc, qua đó giúp chúng ta thấy được chủ trương, đường lối, chính sách cũng như quá trình thực hiện công cuộc đấu tranh và xây dựng, đổi mới của tỉnh đối với nghiên cứu lịch sử cũng như phục vụ các nhiệm vụ về xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội hiện nay Thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu là các văn bản chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn thực hiện của Chính phủ và các cơ quan trung ương, UBHC tỉnh và các cơ quan đơn vị trong tỉnh về các mặt hoạt động; tài liệu họp HĐND các huyện, thị xã; tài liệu về quy hoạch ngành, huyện, thị xã, xây dựng cơ bản các công

trình cầu, cống, kênh mương, đường giao thông ; tài liệu lịch sử của tỉnh Hà Bắc và các huyện, thị xã; giấy phép đăng ký hộ khẩu thường trú, hồ sơ thành lập các công ty tư nhân, hành nghề tư nhân ; các dự án viện trợ, hồ sơ giao nhận con nuôi, công văn, tờ trình trao đổi của các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh

Hà Bắc

Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Bắc giai đoạn 1963-1996,

với 61 mét, 535 hộp, tương ứng 4238 hồ sơ Thành phần và nội dung của tài liệu cơ bản là các văn bản liên quan đến công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán

bộ, xây dựng chính quyền cấp xã, bầu cử Đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp, địa giới hành chính cấp xã…

Phông Ty Tài chính tỉnh Hà Bắc giai đoạn 1963-1996 cũng là một

trong những phông tài liệu có giá trị cao, gắn bó mật thiết với quá trình cải tạo, xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Với khối lượng tài liệu là 75,4 mét, tương đương 122 hộp, với 2727 hồ sơ Thành phần và nội dung tài liệu chủ yếu là các văn bản, hệ thống sổ sách, biểu mẫu… liên quan đến công tác tài chính, phê duyệt, cấp phát, điều chỉnh ngân sách, phân bổ và quản lý các nguồn ngân sách trên địa bàn tỉnh

Phông Ty Giáo dục Hà Bắc, trong thời kỳ Hà Bắc, công tác giáo dục

cũng chiếm vị trí vô cùng quan trọng Khối tài liệu hiện đang bảo quản của Phông Ty Giáo dục Hà Bắc giai đoạn 1963-1996 chỉ có 17 mét, tương ứng

138 hộp, với 1091 hồ sơ Tuy nhiên, thành phần và nội dung của khối tài liệu

đó cũng đủ để chứng minh cho chúng ta về sự hình thành, phát triển của ngành giáo dục, những chủ trương chính sách trong công tác giáo dục, đổi mới giáo dục, phổ cập giáo dục, chế độ chính sách cho giáo viên, đặc biệt nhưng ưu tiên, ưu đãi đối với công tác giáo dục vùng dân tộc ít người

Bên cạnh đó, Phông Y tế Hà Bắc cũng là một phông có số lượng và

thành phần tài liệu tương đối lớn trong Kho Lưu trữ lịch sử Với tổng số 31,5

mét tương ứng với 252 hộp, với 1658 hồ sơ đã phản ánh được sự phát triển của ngành y tế trong thời kỳ vừa chiến đấu vừa kiến quốc, khắc phục hậu quả sau chiến tranh, chăm lo sức khỏe cho nhân dân…

Ngoài ra, hiện nay trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh còn lưu giữ một khối tài liệu được chỉnh lý và sắp xếp riêng, không lập thành Phông riêng nhưng lập thành một khối tài liệu riêng biệt, được sắp xếp, chỉnh lý, hệ thống hóa theo những nguyên tắc cơ bản của ngành lưu trữ Đó là khối tài liệu về

Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Bắc (1984-1996), với tổng số 88,5 mét, 706

hộp, tương ứng với 4538 hồ sơ Hồ sơ, tài liệu về Thi đua - Khen thưởng chủ yếu là các bản khai thành tích kháng chiến của quân và dân tỉnh Hà Bắc với các hình thức, mức độ khen thưởng khác nhau Vì vậy, việc chỉnh lý, phân loại khối tài liệu này được xác định thực hiện theo Phương án phân loại theo hình thức khen thưởng, theo số quyết định khen thưởng: Huân chương, huy chương các hạng… Khối tài liệu này có giá trị rất lớn trong việc phục vụ độc giả tra cứu để được hưởng các chế độ, chính sách của Nhà nước cho các đối tượng đã từng tham gia kháng chiến chống Pháp, Mỹ

c) Thời kỳ Bắc Giang II (1997 - nay)

Tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX (ngày 06/11/1996) đã ra Nghị quyết chia tách tỉnh Hà Bắc thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh Tỉnh Bắc Giang chính thức đi vào hoạt động và làm việc theo đơn vị hành chính mới từ ngày 01/01/1997 cho đến nay Sự thay đổi này kéo theo sự thay đổi về mặt tổ chức của các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh Các cơ quan chuyên môn được thành lập mới trên cơ sở các ngành, lĩnh vực từ trung ương đến địa phương nhằm giúp cho UBND tỉnh quản lý các ngành chuyên môn trên địa bàn tỉnh Cho đến nay, trải qua rất nhiều lần thay đổi về tổ chức bộ máy, sáp nhập, giải thể, thành lập mới các cơ quan chuyên môn, tỉnh Bắc Giang đã ổn định về mặt tổ chức, có một hệ thống các cơ quan chuyên môn

có chức năng tham mưu giúp việc cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về

ngành, lĩnh vực trên địa bàn tỉnh Mặc dù vậy, giai đoạn tỉnh Bắc Giang tái thành lập cũng đã có không ít cơ quan đã ngừng hoạt động do thay đổi mô hình tổ chức, sáp nhập, giải thể, đổi tên cơ quan đó: Sở Công nghiệp & Tiểu thủ công nghiệp, Sở Thương mại và Du lịch, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Giang…

Đối với công tác lưu trữ giai đoạn này, Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh đã tiến hành thu thập được 12 phông của các cơ quan đã và đang hoạt động trên địa bàn tỉnh, với tổng số 427.2 mét, 3.442 hộp, tương ứng 21.975

hồ sơ Trong số đó có 05 phông đóng, với 82,9 mét, 729 hộp, tương ứng 4152

hồ sơ Thời gian tài liệu sớm nhất của thời kỳ này là năm 1997 muộn nhất là năm 2014 (duy nhất Phông Sở Nội vụ Bắc Giang, còn lại các phông khác thời gian tài liệu đến năm 2004) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu của các phông thời kỳ Bắc Giang II đã được chỉnh lý, sắp xếp bố trí theo khu vực bảo quản của từng phông riêng

Theo Quyết định 330/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Giang ngày 07/3/2017 về Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, hiện nay trên địa bàn tỉnh có tổng số 332 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, một số lượng không nhỏ Tuy nhiên, do điều kiện kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị còn hạn chế, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa tiến hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan đó được bảo quản tại

ch , các cơ quan, tổ chức chủ động chỉnh lý, sắp xếp khoa học và bảo quản an toàn tài liệu

Đối với các phông đang bảo quản trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh, thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu tập trung vào một số nội dung như công tác chỉ đạo, điều hành của tỉnh về ổn định tỉnh hình chính trị, tổ chức các cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND các cấp, các kỳ họp HĐND, UBND tỉnh; đẩy mạnh phát triển kinh tế xã hội trên nhiều mặt như

văn hóa, giáo dục, y tế, tài chính, lao động thương binh xã hội, cải cách hành chính trên các lĩnh vực; phát triển công tác cán bộ, quan tâm đến đào tạo và bồi dưỡng cán bộ; đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước, đảm bảo đủ điều kiện, tiềm lực về nhân lực, vật lực để đáp ứng được đòi hỏi của công nghệ theo lộ trình của chính phủ điện tử

Toàn bộ 37 phông lưu trữ được thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị… trước khi Luật Lưu trữ ra đời Khi đó, theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 cùng với thực tế tại địa phương, bên cạnh một số phông

đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh, phần lớn tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan đều ở tình trạng tồn đọng, tích đống, bó gói được Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện thu thập và tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của từng Phông theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu Bởi vậy, cho đến nay, tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang còn bảo quản nhiều Phông lưu trữ có cả 3 mức thời hạn bảo quản vĩnh viễn - lâu dài - tạm thời Trong đó, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn chiếm khoảng 30%, tài liệu tạm thời chiếm khoảng 10% tổng số tài liệu trong Kho, còn lại 60% là hồ sơ, tài liệu

có thời hạn bảo quản lâu dài đang chờ đánh giá và xác định lại giá trị của từng loại hồ sơ, tài liệu đó

1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Với khối lượng, thành phần, nội dung không nhỏ của tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang đã phản ánh tương đối đầy đủ, rõ nét toàn diện các mặt hoạt động trong đời sống chính trị, xã hội, trong công tác lãnh đạo, điều hành về công tác cải cách ruộng đất, bầu cử, nông nghiệp, tư pháp, công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng cơ bản, văn hóa, giáo dục, y

tế, tổ chức chính quyền…của tỉnh Bắc Giang, Hà Bắc xưa và nay

- Ý nghĩa chính trị:

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang được hình thành trong hoạt động của hệ thống các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Giang Vì vậy, trong các phông lưu trữ có nhiều loại tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách, chỉ đạo điều hành của Đảng và Nhà nước, của tỉnh về tất cả các lĩnh vực hoạt động Các văn bản này chủ yếu là của Quốc hội, Chính phụ, các Bộ, ngành, HĐND, UBND, các Sở, ban ngành, UBND các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh

Tài liệu lưu trữ làm bằng chứng, chứng minh chủ quyền quốc gia và giải quyết xung đột biên giới lãnh thổ Sự tranh chấp về mốc lộ giới giữa Bắc Giang và Lạng Sơn diễn ra vô cùng phức tạp, việc sử dụng tài liệu lưu trữ làm minh chứng về quyền sở hữu lãnh thổ đã kh ng định rất rõ vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động chính trị này Đây là nguồn tài liệu có giá trị sử liệu cao nhất để phục vụ xây dựng và bảo vệ nền chính trị ổn định của địa phương, bảo vệ trật tự an toàn xã hội, làm sáng tỏ các chủ trương của Đảng và Nhà nước về chính sách dân tộc, tôn giáo trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ tại địa phương; là nguồn thông tin để xác nghiên cứu, xác định các nguồn, đối tượng Việt quốc, Việt cách, phản động cách mạng…

- Ý nghĩa kinh tế:

Trong thành phần các phông lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là những tài liệu có chức năng báo cáo, quản lý kinh tế, các tổ chức kinh tế ở trung ương và địa phương Đó là những tài liệu phản ánh về chủ trương, đường lối phát triển kinh tế, phản ánh hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của các

tổ chức kinh tế ở địa phương trong từng giai đoạn, thời kỳ lịch sử nhất định

Đồng thời, tài liệu lưu trữ là nguồn tài liệu quý để đánh giá, tổng kết lại quá trình hình thành và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, của cơ quan, tổ chức, là cơ sở để xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn phát triển kinh tế;

- Ý nghĩa về khoa học kỹ thuật

Tuy tài liệu về khoa học kỹ thuật hiện nay được lưu giữ chưa nhiều tại kho Lưu trữ lịch sử, nhưng trong khối tài liệu hành chính, một số hồ sơ về quản lý khoa học kỹ thuật như: hồ sơ về xây dựng các công trình giao thông, cầu cống, khảo sát địa chất Như vậy việc nghiên cứu các loại hình tài liệu này sẽ giúp ích cho việc đánh giá, tổng kết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật của tỉnh, từ đó hình thành chính sách phát triển, là cơ sở để sửa chữa, nâng cấp các công trình xây dựng được xây dựng từ trước còn tồn tại cho đến ngày nay

- Ý nghĩa về văn hóa - xã hội:

Có thể nói, tài liệu lưu trữ phản ánh mọi mặt của đời sống văn hóa xã hội tại địa phương Bởi vậy quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử có thể giúp cho các cơ quan chuyên môn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, nhằm phục vụ các hoạt động như: xây dựng các chính sách văn hóa - xã hội, lịch sử hoạt động văn hóa, giáo dục, phát triển du lịch… Tài liệu lưu trữ là những căn cứ để góp phần vào việc công nhận và xếp hạng các di sản văn hóa có giá trị thế giới cũng như trong nước; xây dựng

và phát triển các khu di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh; là nguồn tài liệu để giải quyết chế độ chính sách cho các đối tượng người có công

Đối với m i cá nhân, tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh có giá trị rất cao trong việc giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách, hoàn thiện hồ sơ cá nhân, giải quyết các vấn đề về sở hữu tài sản, ruộng đất…

- Ý nghĩa về lịch sử:

Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong biên soạn lịch sử của các ngành cũng như của địa phương Đặc biệt nhờ có tài liệu lưu trữ mà có thể tái dựng các bộ phim tài liệu về một giai đoạn, một thời kỳ nhất định của tỉnh Hà Bắc, Bắc Giang trong lịch sử, phản ánh sự hình thành, phát triển của địa phương

1.3 Ý nghĩa của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang

1.3.1 Một số quan niệm về tối ưu hóa

Công tác lưu trữ được hình thành do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, công tác lưu trữ ngày càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính chính xác cao, là thông tin cấp một, do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước đăng ký, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng theo quy định của pháp luật Mặt khác, tài liệu lưu trữ

là tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Với vai trò quan trọng to lớn của tài liệu lưu trữ và đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của loại hình tài liệu đó, làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần tạo nên một nền công vụ hiệu quả, một nền hành chính hiện đại

Thực tế trong lĩnh vực Lưu trữ, các thuật ngữ "tối ưu" hay "tối ưu hóa" chưa được cắt nghĩa và sử dụng một các rộng rãi, hiện nay các nhà nghiên cứu, nhà khoa học còn đang tiếp tục nghiên cứu và bàn thảo về những thuật ngữ, những phương thức để thực hiện tối ưu hóa Tuy nhiên, từ một số sách chuyên khảo hoặc các nghiên cứu chuyên ngành, chúng ta có thể phần nào lí giải được thuật ngữ này để có thể tìm ra được những biện pháp phù hợp áp dụng vào thực tế của ngành

TS Nguyễn Thị Chinh đã đưa ra quan điểm của tác giả Massi (K yếu

Hội thảo khoa học của Cục Văn thư & Lưu trữ nhà nước về "phương án xử lý

khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài tại các lưu trữ lịch sử", 2017),

dường như chúng ta đang bị quá tải tài liệu giấy Tác giả đã đưa ra những câu hỏi như: liệu rằng chúng ta đã đọc hết những gì mình ký? Liệu rằng chúng ta

có phải giữ lại tất cả những giấy tờ mình đã ký? Và nếu giữ thì giữ trong bao lâu? Để trả lời cho những câu hỏi này thật không dễ đối với m i người

Tương tự, Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh (K yếu Hội thảo khoa học của

Cục Văn thư & Lưu trữ nhà nước về "phương án xử lý khối tài liệu có thời

hạn bảo quản lâu dài tại các lưu trữ lịch sử", 2017) đã đưa ra quan điểm của

tác giả McCafferty, lo ngại rằng, sự quá tải tài liệu giấy đang chiếm mất không gian làm việc của các cơ quan, tổ chức Thực tế, trước đó đã có rất nhiều nhà nghiên cứu, nhà quản lý và nhân viên văn phòng lên tiếng về vấn

đề này nhưng họ chưa tìm được một phương án tối ưu để giải quyết Những cảnh báo này khiến nhiều nhà nghiên cứu lo ngại cho vấn đề lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan lưu trữ lịch sử nói riêng

Liên tưởng đến vấn đề này, chúng ta thực sự lo ngại rằng, việc chưa thực hiện tối ưu hóa các phông cũng như thành phần tài liệu của từng phông trong Lưu trữ lịch sử sẽ là một trong những nguy cơ dẫn đến sự quá tải tài liệu trong các Lưu trữ lịch sử Nếu ngành lưu trữ không thực hiện một cách nghiêm túc, chặt chẽ việc lựa chọn những tài liệu thực sự có ý nghĩa lịch sử vào Kho Lưu trữ lịch sử thì rất có thể, lưu trữ là không gian lý tưởng để các

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giải phóng khối tài liệu đang quá tải của họ, chuyển giao vào lưu trữ, vừa không bị mất mát tài liệu, vừa giải phóng được văn phòng làm việc của họ

Luận giải thuật ngữ "tối ưu", theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn

ngữ học năm 2000 (tr.1010) có nghĩa là tốt nhất, đưa lại hiệu quả tốt nhất

Bản thân từ “tối ưu” đã bao hàm ý nghĩa là sự lựa chọn cách làm tốt nhất để

đạt được hiệu quả, năng suất, chất lượng cao nhất

Theo PGS.TS Nguyễn Hải Thanh (2006) Tối ưu hóa: Giáo trình cho

ngành Tin học và Công nghệ thông tin Việt Nam: Nhà xuất bản Bách Khoa -

Hà Nội, “tối ưu hóa” (optimization) là một trong những lĩnh vực kinh điển của toán học, có ảnh hưởng đến hầu hết các lĩnh vực khoa học khác Trong thực tế, việc tìm một giải pháp tối ưu đóng vai trò quan trọng trong khi thực hiện một số công việc, nhiệm vụ cụ thể Tối ưu hóa hiểu một cách cụ thể là

"phương án hợp lý nhất, tốt nhất, tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực mà mang lại hiệu quả cao nhất" Tìm hiểu một vài bài viết trên mạng Internet, tác giả Phạm Quang Tuấn (2010) Khái niệm "tối ưu hóa" cũng cho rằng, có nhiều cách hiểu khách nhau về thuật ngữ "tối ưu hóa" nhưng tựu chung lại, tối

ưu hóa chính là tìm phương án tốt nhất trong những phương án tốt để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả

Từ khái niệm "tối ưu hóa" nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy đối với

m i ngành, m i lĩnh vực, việc tối ưu hóa cần được vận dụng để tiết kiệm các nguồn lực khác nhau nhưng vẫn đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất, đạt được mục đích đề ra Thực tế hiện nay, thuật ngữ "tối ưu hóa" không còn quá xa lạ đối với chúng ta, đối với m i ngành, m i lĩnh vực cụ thể, thuật ngữ này lại được hiểu, được giải thích theo thuật ngữ riêng của từng ngành Tuy nhiên, tựu chung lại vẫn là nhằm đạt hiệu quả, năng suất chất lượng cao nhất, giảm chi phí, giảm nhân lực xuống mức thấp nhất, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất

Đối với ngành Lưu trữ học, thuật ngữ "tối ưu hóa" được sử dụng một vài năm trở lại đây Tuy nhiên, chưa có một nghiên cứu nào mang tính tổng quát, đầy đủ về tối ưu hóa trong công tác lưu trữ của nước ta Vận dụng ý nghĩa của thuật ngữ “tối ưu hóa” của các ngành khoa học khác vào ngành lưu

trữ, chúng ta có thể hiểu tối ưu hóa phông lưu trữ là “việc áp dụng các biện

pháp nghiệp vụ theo những nguyên tắc và phương pháp của lưu trữ học trong điều kiện thực tế nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu của việc bảo quản an toàn

và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả phông lưu trữ đó”. Theo cách hiểu này, tối ưu hóa có một số điểm giống với chỉnh lý, đó là phải vận dụng các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học để tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, đứng ở góc độ là cơ quan Lưu trữ lịch sử, quản lý nhiều phông lưu trữ, xét ở góc độ tổng thể của các phông và sự giao thoa tài liệu giữa các phông lưu trữ, khái niệm “tối ưu hóa” rộng hơn khái niệm

“chỉnh lý” và “xác định giá trị tài liệu” “Tối ưu hóa” ở đây là việc chúng ta

thực hiện các bước nghiệp vụ một cách hoàn chỉnh và tốt nhất, đảm bảo phục

vụ hiệu quả nhất, nhanh nhất, kinh tế nhất đối với công tác khai thác sử dụng

Tuy nhiên, cần phải hiểu khái niệm này một cách “động”, một cách tương đối chứ không nên cứng nhắc, tuyệt đối hóa “Chất lượng tốt nhất” ở đây phải đặt trong hoàn cảnh và điều kiện cụ thể của Phông Lưu trữ để xem xét và thực hiện (theo Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Lê

Thị Thu Hương về “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa Phông lưu

trữ UBND thành phố Hà Nội”)

Tối ưu hóa các phông lưu trữ có thể tiếp cận ở hai góc độ, đó là góc độ quản lý và góc độ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Từ góc độ quản lý, tối ưu hóa là việc chúng ta phải xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cả về thời gian và không gian thành phần tài liệu, đặc biệt là các phông đóng phải được xác định chính xác các giới hạn về mốc thời gian, từ khi cơ quan, tổ chức bắt đầu được hình thành theo quyết định thành lập đến khi cơ quan, tổ chức hình thành phông đó ngừng hoạt động; là việc chúng ta xem xét về cách thức tổ chức khoa học tài liệu của từng phông lưu trữ dựa trên một số nội dung cơ bản như rà soát kiểm tra việc áp dụng phương án phân loại hồ sơ, tài liệu trong phông, xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, lời giới thiệu (đối với các phông được thực hiện chỉnh lý thành nhiều giai đoạn) Tiếp cận từ góc độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, chúng ta cần quan tâm đến những vấn đề như sổ mục lục, hệ thống công cụ tra cứu, mức độ hoàn thiện của phông, chất lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong phông, trang thiết bị bảo quản…

Như vậy, thực chất của tối ưu hóa các phông lưu trữ dưới góc độ tiếp cận của người đang thực hiện các hoạt động lưu trữ, đó là quá trình thực hiện tổng hợp các bước nghiệp vụ nhằm hoàn thiện các phông lưu trữ đang bảo quản tại các Kho Lưu trữ lịch sử, phục vụ đắc lực cho công tác khai thác sử dụng tài liệu