Xác định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 60 32 03

Chẳng hạn: Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các bộ, ngành, các Lưu trữ lịch sử các cấp, Lưu trữ hiện hành các cấp, các đơn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

LÊ THỊ SEN

XÁC ĐỊNH THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 60320301

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Nguyễn Minh Phương

Hà Nội - năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực

Luận văn có tham khảo, kế thừa các công trình nghiên cứu của những người đi trước và có bổ sung thêm tư liệu mới

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Lê Thị Sen

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh, bên cạnh sự nỗ lực cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của quý Thầy Cô, cũng như sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt thời gian học tập và thực hiện luận văn thạc sĩ

Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến Thầy PGS TS Nguyễn Minh Phương, người đã hết lòng giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và khoa Sau đại học Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu và cho đến khi thực hiện đề tài luận văn

Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến các anh, chị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã hỗ trợ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến gia đình, các anh chị và các bạn đồng nghiệp đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu

và thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh./

Hà Nội, tháng 8 năm 2018

Học viên

Lê Thị Sen

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 7

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu đề tài 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

6 Nguồn tài liệu tham khảo 8

7 Phương pháp nghiên cứu 9

8 Đóng góp của đề tài 10

9 Bố cục của đề tài 11

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝTÀI LIỆU LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH 12

1.1 Tài liệu lưu trữ chuyên ngành 12

1.1.1 Khái niệm tài liệụ lưu trữ chuyên ngành 12

1.1.2 Phân loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành 17

1.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 18

1.2.1 Khái niệm về thẩm quyền 18

1.2.2 Khái niệm về quản lý 19

1.2.3 Khái niệm về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 19

1.2.4 Các nguyên tắc quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 21

1.2.5 Mục tiêu, ý nghĩa quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 23

1.2.6 Hệ thống tổ chức, nhân lực và tài chính quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 24

Tiểu kết Chương 1 32

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY ĐỊNH THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 34

2.1 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ 34

2.1.1 Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 34

2.1.2 Việc kiểm tra, thanh tra công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành của Bộ Nội

vụ 36 2.1.3 Tổng kết công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành 36 2.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 40 2.2.1 Thẩm quyền tham mưu cho Bộ Nội vụ ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 40 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu

chuyên ngành 41 2.2.3 Thẩm quyền hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức 42 2.2.4 Thực hiện thẩm quyền kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành 43 2.2.5 Thực hiện thẩm quyền thống kê về lưu trữ 44 2.3 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các bộ, cơ quan ngang bộ 45 2.3.1 Ban hành văn bản quy phạm pháp luật quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 45 2.3.2 Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về lưu trữ 47 2.3.3 Thống kê về lưu trữ 48 2.3.4 Khen thưởng, kỷ luật đối với công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành 50 2.4 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia 50 2.4.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia 51 2.4.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia 51 2.5 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các Tổng cục, Cục thuộc Bộ 54 2.6 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc các bộ 56 2.6.1 Ban hành văn bản hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 56 2.6.2 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở các đơn vị sự nghiệp công lập 57 2.6.3 Kho Lưu trữ và số lượng tài liệu lưu trữ chuyên ngành đang quản lý 58

2.6.4 Thực trạng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu chuyên ngành ở các

đơn vị sự nghiệp 59

2.7 Nhận xét, đánh giá về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 61 2.7.1 Ưu điểm 61

2.7.2 Hạn chế 64

Tiểu kết chương 2 69

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VỀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH Ở VIỆT NAM 71

3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 71

3.1.1 Đối với Bộ Nội vụ 71

3.1.2 Đối với các bộ, ngành 75

3.2 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành 76

3.2.1 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 76

3.2.2 Các bộ, ngành 78

3.3 Thực hiện thẩm quyền trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở các đơn vị sự nghiệp lưu trữ 79

3.3.1 Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia 76

3.3.2 Lưu trữ của các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ 81

Tiểu kết Chương 3 83

PHẦN KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87

PHỤ LỤC 94

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức được lưu trữ để phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ chuyên ngành gồm: Tài liệu liên quan mật thiết tới an ninh quốc gia (bao gồm tất cả tài liệu của ngành quốc phòng, công an và ngoại giao); Tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn của hầu hết các cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu về hoạt động xây dựng, kế toán …); Tài liệu chủ yếu sản sinh trong các đơn vị sự nghiệp (bao gồm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của các ngành như: tòa án, tài chính, viện kiểm sát, bảo hiểm xã hội, y tế, giáo dục ); Tài liệu sản sinh tại ngành tài nguyên và môi trường (bao gồm tài liệu khí tượng thủy văn, đo đạc bản đồ, địa chất, khoáng sản và địa chính) và khoa học và công nghệ

Hiện nay, tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở nước ta do nhiều cơ quan quản

lý gián tiếp và trực tiếp như: Bộ Nội vụ; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; các bộ, ngành; Lưu trữ hiện hành của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc các bộ, ngành

Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là khối tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử, khoa học và thuộc thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tại Điều 3, Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng

về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có quy định “Thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp ); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự ); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa; sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ hoặc in và

tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được Nhà nước quản lý” Nhận thấy được giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ chuyên ngành, Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật nhằm quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói chung, trong

đó có tài liệu lưu trữ chuyên ngành Cụ thể là: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội ký ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 và chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 Đây là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất quy định về công tác lưu trữ Tiếp đó là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Tại Điều 15 của Nghị định này đã quy định

như sau: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các

ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể

từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức” và “tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử

có thẩm quyền theo quy định của Luật Lưu trữ” Bên cạnh đó, để quản lý thống

nhất công tác văn thư, lưu trữ trong cả nước, Chính phủ đã ban hành Nghị định

số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ và một trong những chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội Nội vụ được giao là giúp Chính phủ quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong cả nước và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được Bộ Nội vụ giao chức năng tham mưu giúp Bộ quản lý trực tiếp về công tác này

Từ những quy định nêu trên, có thể thấy Nhà nước ta đã quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu chuyên ngành nói riêng, nhằm quản

lý thống nhất khối tài liệu lưu trữ chuyên ngành Tuy nhiên, thực tế hiện nay thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành vẫn chưa được luật pháp quy

định đầy đủ Nếu theo quy định của pháp luật thì toàn bộ tài liệu có giá trị vĩnh viễn phải giao nộp vào các Lưu trữ lịch sử để bảo quản và khai thác sử dụng dưới sự quản lý của Bộ Nội Vụ và trực tiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, nhưng hiện nay, nhiều bộ, ngành đã tự quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Bộ, ngành mình Ví dụ như: Luật Khí tượng thủy văn năm

2015 quy định lưu trữ thông tin, dữ liệu khí tượng thủy văn là lưu trữ chuyên ngành (tại Khoản 2 Điều 30)

Bên cạnh đó, việc tổ chức lưu trữ tài liệu chuyên ngành tại các đơn vị sự nghiệp chưa được luật pháp quy định Tài liệu chuyên môn ngành được sản sinh trong các đơn vị sự nghiệp do các đơn vị sự nghiệp tự quản lý, cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan quản lý về công tác lưu trữ các cấp không quản lý được khối tài liệu lưu trữ này

Chính vì vậy, hiện nay các cơ quan có tài liệu lưu trữ chuyên ngành hầu như chưa nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, vẫn giữ tại Lưu trữ cơ quan để sử dụng dẫn đến số lượng tài liệu lưu trữ chuyên ngành nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh vẫn còn rất ít so với thực tế; cơ quan quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ chưa quản lý, nắm bắt được đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng của hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên ngành; việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành cũng chưa được rộng rãi, chưa phát huy được hết giá trị của khối tài liệu này; …

Có thể nói, nguyên nhân dẫn đến việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành hiện nay vẫn còn tồn tại một số hạn chế, bất cập là do hành lang pháp lý

về quản lý tài liệu chuyên ngành vẫn chưa được đầy đủ, rõ ràng, thống nhất Chẳng hạn: Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các bộ, ngành, các Lưu trữ lịch sử các cấp, Lưu trữ hiện hành các cấp, các đơn vị sự nghiệp có tài liệu lưu trữ chuyên ngành chưa được quy định cụ thể; bộ máy tổ chức, nhân sự, phương pháp nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành chưa được quy định thống nhất; đặc biệt việc đưa ra các giải pháp để quản lý tài liệu chuyên ngành đảm bảo đồng bộ và

hiệu quả vẫn chưa được thống nhất giữa các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị có tài liệu lưu trữ chuyên ngành; phương án quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành để vừa tiết kiệm, không tốn kém quá nhiều diện tích kho tàng mà độc giả vẫn khai thác, sử dụng được tài liệu lưu trữ chuyên ngành được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả vẫn còn nhiều tranh cãi (Ví dụ: có nhất thiết tài liệu lưu trữ chuyên ngành phải giao nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử để quản lý hay giữ nguyên tại các Lưu trữ hiện hành hoặc cần thiết phải thành lập Kho Lưu trữ Lịch sử tại các các cơ quan

có tài liệu chuyên ngành để bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành, thuận tiện cho việc nghiên cứu, tra tìm tài liệu hay không?);… Các câu hỏi này rất cần thiết phải có lời giải đáp để việc quản lý tài liệu chuyên ngành sớm đi vào nề nếp

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã quyết định chọn đề tài “Xác định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay”

để làm Đề tài luận văn cao học của mình Trên cơ sở pháp lý hiện hành và xuất phát từ tình hình thực tiễn, chúng tôi nghiên cứu tìm hiểu về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành để xác định rõ trách nhiệm và thẩm quyền của các

cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị có tài liệu lưu trữ chuyên ngành để đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm giúp cho việc quản

lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam được hiệu quả, phát huy được tối đa giá trị của khối tài liệu này

2 Mục tiêu đề tài

Với đề tài này, chúng tôi đặt ra và giải quyết 3 mục tiêu cơ bản đó là:

- Bước đầu tìm hiểu cơ sở lý luận về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành, chủ yếu tài liệu giấy ở nước ta và một số nước hiện nay

- Phản ánh tình hình thực tế về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay Những ưu điểm và hạn chế

- Đề xuất một số biện pháp về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận cơ bản về khoa học quản lý để vận dụng quản lý tài liệu lưu trữ chyên ngành;

- Lý luận của lưu trữ học Việt Nam và các nước phát triển về tài liệu lưu trữ chuyên ngành, thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành, chủ yếu là tài liệu giấy;

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam và một số nước phát triển trên thế giới về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Thực tiễn thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay;

- Kinh nghiệm của Việt Nam và một số nước trên thế giới về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu về công tác quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành từ năm 1963 đến nay Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142-CP về việc ban hành điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Tại Điều 24 Nghị định này có

quy định như sau “Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công

tác của mỗi cơ quan gồm có các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…”, Điều 40 có quy định “Các xí nghiệp, các

cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành hai loại: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính và hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật” Nghị định này được ban hành cho thấy rằng Nhà nước ta đã quan tâm

đến công tác lưu trữ, đặc biệt là có đề cập đến việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Có thể nói từ năm 1963 đến nay chính là khoảng thời gian đề chúng ta nhìn nhận, đánh giá thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ nói chung và quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành nói riêng

Về không gian nghiên cứu, tác giả chủ yếu đi sâu nghiên cứu về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, một số bộ, ngành, Lưu trữ lịch sử ở trung ương, Lưu trữ cơ quan

sự nghiệp cấp trung ương tại Việt Nam Vì không đủ thời gian cho nên ba ngành đặc biệt là: Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành tại các địa phương không thuộc phạm vi nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực hiện một số nhiệm vụ sau:

4.1 Sưu tầm tài liệu

- Các sách giáo khoa, sách chuyên khảo về Lưu trữ học của Việt Nam, một số nước đã trình bày về lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ quy định về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ chuyên ngành, thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Việt Nam và các nước phát triển;

- Các kết quả nghiên cứu khoa học, luận văn, bài báo về thẩm quyền quản

lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Sưu tầm tình hình thực tế về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, một số Lưu trữ cơ quan sự nghiệp ở cấp trung ương

4.2 Phân tích, đánh giá, nhận xét những ưu điểm và hạn chế về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành hiện nay

4.3 Đề xuất một số biện pháp để quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành được thống nhất, chặt chẽ và phù hợp với nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Theo tìm hiểu của chúng tôi, các đề tài khoa học về công tác quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành cũng đã được nghiên cứu khá nhiều, trong đó có Đề tài “Cơ sở khoa học quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn, nghiệp vụ từ thực tiễn quản lý tư liệu lưu trữ ngành khí tượng thủy văn” của Ths Nguyễn Anh Thư (Đề tài khoa học cấp Bộ Nội vụ, năm 2015) Đề tài này có đề cập đến nội dung

từ cơ sở khoa học quản lý tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tác giả để xuất cách quản lý một loại hình tài liệu khí tượng thủy văn Kỷ yếu Hội thảo khoa học về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành – Những cấn đề đặt ra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chủ trì tháng 10 năm 2017

Một số đề tài Luận văn Thạc sĩ như: Đề tài “Nghiên cứu phương pháp tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ban Chứng khoán Nhà nước” của tác giả Hoàng Thị Thanh, năm 2013; Đề tài “Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất – Tổng Cục Địa chất và Khoáng sản” của tác giả Trương Thị Huyền Ngọc, năm 2014; Đề tài “Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) của tác giả Nguyễn Văn Trìu, năm 2014 Nội dung các luận văn này phản ánh tình hình thực tế quản lý tài liệu lưu trữ một số chuyên ngành

Một số bài viết về công tác quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành được công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam Ví dụ như: “Một số biện pháp trong việc thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học” (Tạp san Văn thư Lưu trữ số 3 năm 1978) của tác giả Nguyễn Cảnh Đương; “Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ

sơ khoa học (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1 năm 2008) của tác giả Nguyễn Cảnh Đương; “Vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ kỹ thuật hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường” của TS Nguyễn Liên Hương (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6 năm 2008); “Quản lý tài liệu khoa học công nghệ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia một số đề xuất, kiến nghị” của tác giả

Nguyễn Anh Thư (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5 năm 2010) Đặc biệt,

về lưu trữ tài liệu khoa học và công nghệ có tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của nhóm tác giả PGS TS Nguyễn Minh Phương (chủ biên) cùng TS Nguyễn Liên Hương và TS Nguyễn Cảnh Đương Năm 2015, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia đã công bố sách chuyên khảo về “Lưu trữ các công trình Xây dựng cơ bản của PGS TS Nguyễn Minh Phương

Qua nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy những công trình, đề tài, bài viết chủ yếu đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu về từng loại hình tài liệu lưu trữ chuyên ngành

và tập trung giải quyết vấn đề của một loại hình tài liệu cụ thể, chưa nghiên cứu

về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành nói chung Mỗi công trình,

đề tài hay bài viết đều có những cơ sở khoa học, đưa ra những biện pháp để giải quyết những vấn đề đặt ra trong phạm vi của để tài, của từng loại hình tài liệu đặc thù Tôi nhận thấy không có đề tài nào liên quan đến đề tài mà tôi nghiên cứu Thông qua tham khảo một số đề tài có liên quan, tôi sẽ đưa ra những nội dung nghiên cứu mới, không trùng lặp với những đề tài nghiên cứu trước đây

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau đây:

- Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Việt Nam và một số nước phát triển như: Liên bang Nga, Mỹ, Trung Quốc;

- Các sách chuyên khảo, giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lưu trữ tài liệu khoa học và công nghệ, lưu trữ các công trình xây dựng;

- Các kết quả nghiên cứu khoa học về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam Ví dụ như Đề tài “Cơ sở khoa học quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ từ thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành khí tượng thủy văn” của Ths Nguyễn Anh Thư (Chủ nhiệm đề tài) (2013-2015);

- Một số bài báo liên quan được công bố trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam;

- Một số luận văn thạc sĩ về lưu trữ học liên quan đến vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ ở Việt Nam như đã nêu trên;

- Nguồn tư liệu thu thập được từ khảo sát thực tế hoạt động lưu trữ tài liệu chuyên ngành ở một số các bộ, cơ quan ngang bộ và đơn vị sự nghiệp như: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài Nguyên và Môi trường, Bộ Y tế, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Tổng cục Thuế, Trung tâm Lưu trữ - Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Bệnh viện Nhi trung ương

7 Phương pháp nghiên cứu

Cùng với việc vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin, các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế: Áp dụng phương pháp này tôi tiến hành khảo sát thực tế tại một số bộ ngành như: Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Y tế, một số đơn vị sự nghiệp như Trung tâm Lưu trữ - Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Bệnh viện Nhi trung ương, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, để nắm được tình hình quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành như thế nào, có đúng thẩm quyền được giao Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi sử dụng phiếu khảo sát để thu thập ý kiến

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Áp dụng phương pháp này, tôi đã thống kê, tổng hợp các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá cho hệ thống văn bản quản lý về tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Phương pháp phân tích, so sánh: Áp dụng phương pháp này để phân tích, so sánh thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành tại các cơ quan tổ

chức đã đúng thẩm quyền chưa, so sánh giữa các cơ quan tổ chức với nhau Trên

cơ sở phân tích, so sánh tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản

lý chung tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi: Đối tượng phỏng vấn là những người quản lý về công tác lưu trữ ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, một số Bộ, ngành để biết được cách thức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành, những bất cập của các cơ quan tổ chức khi quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Từ đó, tác giả đề xuất những giải pháp

Với việc vận dụng những phương pháp kể trên, chúng tôi đã thu thập được những thông tin cần thiết để phục vụ cho nghiên cứu đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Đề tài có những đóng góp sau:

- Giới thiệu các đặc điểm tài liệu lưu trữ chuyên ngành, thẩm quyền quản

lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành đối với các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp trung ương, một số đơn vị sự nghiệp;

- Phản ánh thực tế thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành hiện nay ở Việt Nam, những khó khăn, bất cập cần giải quyết Trên cơ sở đó đánh giá được những ưu điểm, hạn chế về thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của hệ thống các cơ quan;

- Đề xuất một số giải pháp về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành:

+ Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành, quan trọng nhất là Nghị định quy định lưu trữ tài liệu chuyên ngành

+ Biên soạn tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu chuyên ngành + Tổ chức hệ thống các lưu trữ đơn vị sự nghiệp bảo quản nhiều tài liệu lưu trữ chuyên ngành quan trọng đối với quốc gia

Những kết quả nghiên cứu này làm phong phú thêm lý luận về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành, bổ sung bài giảng về lưu trữ tài liệu chuyên ngành cho sinh viên chuyên ngành lưu trữ học các trường đại học

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ

chuyên ngành

Chương 2 Thực trạng quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ

chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay

Chương 3 Một số đề xuất, kiến nghị về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH

Để thực hiện đề tài này, trước hết chúng ta cần hiểu được khái niệm tài liệu lưu trữ chuyên ngành là gì và nội hàm thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Từ đó để xác định nội dung khảo sát thực tế về thẩm quyền quản

lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay

1.1 Tài liệu lưu trữ chuyên ngành

1.1.1 Khái niệm tài liệụ lưu trữ chuyên ngành

Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về thuật ngữ tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Trong cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước, xuất bản năm 1992 định nghĩa “Tài liệu chuyên môn là tài liệu hình thành trong các

cơ quan thể hiện đặc điểm của một ngành hoặc một lĩnh vực chuyên môn”

- Tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP năm 2013 quy định “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của

cơ quan, tổ chức”

- Trong cuốn Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của tác giả PGS.TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông năm 2015 định nghĩa “Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là tài liệu lưu trữ của một số ngành đặc biệt hoặc ngành có chuyên môn nghiệp vụ sâu cần có chế độ quản lý riêng”

Có thể thấy khái niệm về tài liệu lưu trữ chuyên ngành hiện nay đang được các nhà nghiên cứu quan tâm Tuy nhiên, những khái niệm trên vẫn chưa thống nhất và gây khó khăn cho các cơ quan quản lý cũng như cơ quan có tài liệu lưu trữ chuyên ngành Những nội dung chưa thống nhất trong các khái niệm trên:

- Tên gọi: Trong ba khái niệm trên, mỗi khái niệm có cách gọi khác nhau, chưa thống nhất, có khái niệm là “Tài liệu chuyên môn”, trong Nghị định 01/2013/NĐ-CP là “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ” và của tác giả PGS.TS Dương Văn Khảm là “Tài liệu lưu trữ chuyên ngành”

- Nguồn gốc tài liệu: Trong cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam là “hình thành trong các cơ quan”, tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP là “hình thành trong quá trình giải quyết công việc”, theo PGS.TS Dương Văn Khảm “của một số ngành đặc biệt hoặc ngành có chuyên môn nghiệp vụ sâu” Có thể thấy ba định nghĩa khác nhau đều nêu ba nguồn gốc hình thành khác nhau của tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Mặt khác, ba khái niệm trên vẫn còn thiếu nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ chuyên ngành đó là chưa nói về giá trị của tài liệu lưu trữ chuyên ngành: Theo khái niệm trong cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992 không nói về giá trị của tài liệu chuyên môn, tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP có đề cập “để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”, theo cuốn Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam có nêu “cần có chế độ quản lý riêng” Tuy nhiên, những giá trị của tài liệu được nêu trong các khái niệm trên vẫn còn mơ hồ, chưa đầy đủ và mang tính chất khái quát

Trên cơ sở nghiên cứu những khái niệm trên, chúng tôi đề xuất khái niệm

tài liệu lưu trữ chuyên ngành như sau “Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là tài liệu

có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ ở các cơ quan, tổ chức được lưu trữ để phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học”

Theo khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu đặc điểm của tài liệu lưu trữ chuyên ngành như sau:

Một là, nội dung của tài liệu lưu trữ chuyên ngành phản ánh các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ đặc thù trong từng ngành, lĩnh vực Ví dụ nội dung tài

liệu chuyên ngành khí tượng thủy văn sẽ là tài liệu khí tượng bề mặt (gồm nhiệt

độ, độ ẩm, áp suất,…), tài liệu hải văn (gồm mực nước, độ mặn nước biển, trạng thái mặt biển,…) Nội dung tài liệu chuyên ngành quản lý đất đai là tài liệu địa chính,

Hai là, hình thức của tài liệu lưu trữ chuyên ngành rất đa dạng, được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, trên các vật mang tin khác nhau,… khác hẳn với những hình thức của tài liệu hành chính Nếu như hình thức của tài liệu hành chính là 32 loại văn bản (theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) thì tài liệu lưu trữ chuyên ngành có những hình thức khác như: bản

vẽ, bản tính toán,… (ngành xây dựng), phiếu xét nghiệm, phiếu siêu âm,…(ngành y),… Ngoài vật mang tin là giấy, tài liệu lưu trữ chuyên ngành còn được ghi thông tin trên các vật mang tin như: phim ảnh, băng hình, đĩa hình, mẫu vật,… để lưu trữ thông tin, thuận lợi cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu

Ba là giá trị của tài liệu lưu trữ chuyên ngành thể hiện trên các mặt sau:

- Giá trị thực tiễn:

+ Tài liệu lưu trữ chuyên ngành có ý nghĩa trong việc phục vụ các công việc chuyên môn hàng ngày, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Căn cứ vào những kết quả được thể hiện trên tài liệu lưu trữ chuyên ngành, các nhà quản lý có thể đưa ra những kết luận về chuyên môn để chỉ đạo, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ cho những đối tượng liên quan để đạt được mục đích, kết quả hoạt động chuyên môn cao nhất Dựa trên những nội dung được thể hiện trong tài liệu lưu trữ chuyên ngành, các nhà quản lý hoặc các cơ quan

có thẩm quyền có thể xác định được trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan để tiến hành thẩm tra kết luận sự việc, kỷ luật hoặc khen thưởng Ví dụ đối với ngành tòa án, căn cứ vào tài liệu chuyên ngành tòa án, có thể thấy những

vụ việc nào được xử đúng người đúng tội hoặc bị oan sai, đối với những vụ việc

bị oan sai sẽ được xử lại, đem đến sự công bằng cho người dân Vụ án oan sai của ông Nguyễn Thanh Chấn (Bắc Giang) là vụ án điển hình trong những năm gần đây về oan sai Bằng những tài liệu, hồ sơ về vụ án, ông Nguyễn Thanh Chấn đã được minh oan sau 10 năm ngồi tù và được bồi thường 7,2 tỉ đồng, hai cán bộ gây oan sai cho ông Chấn cũng đã bị xử phạt theo quy định Có thể thấy, những bằng chứng được thể hiện trong hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ đã giúp cho các vụ án được xử đúng người đúng tội, tạo nên lòng tin cho nhân dân

+ Tài liệu lưu trữ địa chính là một loại tài liệu chuyên ngành quản lý đất đai Tài liệu lưu trữ địa chính là công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý xác định chủ sở hữu, giá trị quyền sử dụng và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các cá nhân, gia đình và tổ chức Hiện nay, có rất nhiều các vụ án tranh chấp đất đai gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng Căn cứ vào những bản đồ địa chính được lưu giữ, bảo quản, các cơ quan chức năng đã xác định quyền sở hữu thuộc

về cá nhân, gia đình nào và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để họ được

sử dụng đất hợp pháp

+ Tài liệu lưu trữ chuyên ngành khí tượng thủy văn là cơ sở để đánh giá

về ảnh hưởng của khí hậu, từ đó đưa ra biện pháp quản lý và phòng ngừa hiệu quả, giảm thiểu thiệt hai do thiên tai gây ra

+ Sử dụng tài liệu chuyên ngành tài chính – kế toán là cơ sở để hiểu được doanh số, lợi nhuận, mức sống của người lao động trong các doanh nghiệp

- Giá trị lịch sử:

+ Tài liệu lưu trữ chuyên ngành được sử dụng như một nguồn sử liệu để nghiên cứu lịch sử hoạt động của từng ngành, từng lĩnh vực Dựa trên những nguồn sử liệu đó, các nhà nghiên cứu có thể tổng kết những quy luật vận động

và phát triển chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên ngành khoa học trong các thời kỳ lịch sử khác nhau Từ đó, các ngành đề ra những biện pháp phổ biến kinh nghiệm tốt phát triển chuyên ngành, khắc phục những sai sót

- Giá trị khoa học: Tài liệu lưu trữ chuyên ngành được các nhà khoa học

sử dụng để chứng minh sự vận động, phát triển của các sự vật, hiện tượng trong

tự nhiên và xã hội Ví dụ: Những thông tin được phản ánh trong các tài liệu lưu trữ chuyên ngành ngành khí tượng thủy văn cũng là một ví dụ tiêu biểu cho giá trị khoa học của tài liệu lưu trữ chuyên ngành Căn cứ vào những thông tin của tài liệu, các nhà khoa học có thể nghiên cứu được khả năng ảnh hưởng của khí hậu tới một địa điểm nào đó trong hiện tại và định hướng các năm tiếp theo Từ

đó đưa ra các quy luật vận động của khí hậu, thời tiết và đề ra biện pháp phòng tránh

Tài liệu lưu trữ hành chính và tài liệu lưu trữ chuyên ngành ngoài những điểm giống nhau còn có những điểm khác nhau như sau:

So sánh Tài liệu lưu trữ chuyên ngành Tài liệu lưu trữ hành chính

Nội dung Phản ánh các hoạt động chuyên

môn, nghiệp vụ đặc thù trong từng ngành, từng lĩnh vực

Phản ánh hoạt động về quản

lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,…

Hình thức Chủ yếu là tài liệu pháp lý,

thuyết minh công trình, các bản

vẽ thiết kế kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, bản đồ, đĩa cứng, đĩa mềm,…

Chủ yếu là Hiến Pháp, Luật, Nghị định, Thông tư,…

Bảo quản Tài liệu lưu trữ chuyên ngành có

nhiều kích thước và hình dáng khác nhau nên bìa, hộp và giá đựng tài liệu cần phải theo kích thước của giấy để tránh làm mất tính chính xác của tài liệu

Tài liệu lưu trữ hành chính thông thường chỉ có khổ A4 nên giá và hộp đựng tài liệu này cũng chỉ có một loại

1.1.2 Phân loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Mục đích phân loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành: Nhằm xác định và phân biệt rõ các đặc điểm của từng nhóm tài liệu lưu trữ chuyên ngành; Tạo thuận lợi cho công tác tổ chức khoa học tài liệu (thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức công cụ tra tìm),…

- Căn cứ vào nội dung, giá trị và đặc điểm tài liệu lưu trữ chuyên ngành,

có thể phân thành 4 loại:

Loại 1: Tài liệu lưu trữ chuyên ngành liên quan mật thiết tới an ninh quốc gia, bao gồm tất cả tài liệu của ngành quốc phòng, công an và ngoại giao Tài liệu của ba ngành này là khối tài liệu đặc thù được quản lý chặt chẽ Trong khối tài liệu này, hầu hết văn bản đều được bảo quản theo chế độ mật vì có giá trị rất quan trọng trong an ninh quốc phòng, bảo vệ chủ quyền quốc gia Đây là nhóm tài liệu hình thành trong những cơ quan quan trọng, liên quan đến sự an toàn của quốc gia, mối quan hệ với các nước trong khu vực và thế giới Khối tài liệu này được phân cấp quản lý theo từng ngành, hầu như chưa được nộp về lưu trữ lịch

sử để bảo quản theo quy định

Loại 2: Tài liệu lưu trữ chuyên ngành phản ánh hoạt động chuyên môn sản sinh tại hầu hết các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Đó là tài liệu hoạt động xây dựng công trình, tài liệu hoạt động kế toán Đây là khối tài liệu được hình thành với khối lượng rất lớn trong các cơ quan tổ chức Tài liệu lưu trữ chuyên ngành của loại này được sự quản lý của liên ngành, Bộ Nội vụ và các bộ liên quan Ví dụ như tài liệu lưu trữ chuyên ngành kế toán thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ

Loại 3: Tài liệu lưu trữ chuyên ngành chủ yếu sản sinh trong các đơn vị sự nghiệp của các ngành bao gồm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của các ngành như: tòa án, viện kiểm sát, bảo hiểm xã hội, y tế, văn hóa, giáo dục Thẩm quyền quản lý khối tài liệu này chủ yếu do các bộ chủ quản và Bộ Nội vụ

Loại 4: Tài liệu lưu trữ chuyên ngành sản sinh tại ngành tài nguyên và môi trường, khoa học và công nghệ Trong đó, tài liệu chuyên ngành tài nguyên

và môi trường gồm tài liệu khí tượng thủy văn, đo đạc bản đồ, địa chất, khoáng sản và địa chính Loại tài liệu này có giá trị thực tiễn, khoa học lâu dài đối với nhiều ngành kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng

1.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

1.2.1 Khái niệm về thẩm quyền

Hiện nay khái niệm về thẩm quyền có nhiều định nghĩa khác nhau Theo

Từ điển Luật học của Viện Khoa học Pháp lý – Bộ Tư pháp, do Nhà xuất bản Tư pháp phối hợp với Nhà xuất bản Từ điển bách khoa xuất bản năm 2006 định nghĩa “Thẩm quyền là tổng hợp các quyền và nghĩa vụ hành động, quyết định của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống bộ máy nhà nước do pháp luật quy định” Đây là khái niệm phù hợp với nội dung của luận văn

Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành được tác giả xác định gồm 2 nội dung là thẩm quyền quản lý nhà nước công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành và thẩm quyền trực tiếp quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Nội dung thẩm quyền quản lý nhà nước công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành gồm:

+ Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

+ Thẩm quyền về ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

+ Thẩm quyền về thành lập, tổ chức, quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

+ Thẩm quyền về kiểm tra, thanh tra hoạt động về lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

+ Thầm quyền về khen thưởng, kỷ luật

- Nội dung thẩm quyền trực tiếp quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: + Thẩm quyền tham mưu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ban hành văn bản quy phạm pháp luật quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành, ban hành tài liệu chuyên môn nghiệp vụ hướng dẫn tổ chức lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

+ Thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

+ Thẩm quyền về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

+ Thẩm quyền bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

+ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chuyên ngành trong lưu trữ

1.2.2 Khái niệm về quản lý

Hiện nay, nội hàm khái niệm quản lý có nhiều ý kiến khác nhau Trong luận văn này, tôi hiểu nội hàm khái niệm quản lý gồm các công việc sau:

- Ban hành văn bản quản lý;

- Lập tổ chức quản lý;

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc;

- Kiểm tra, thanh tra việc thực hiện;

- Khen thưởng, kỷ luật

1.2.3 Khái niệm về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Từ những phân tích trên chúng ta có thể hiểu khái niệm về thẩm quyền

quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành như sau “Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu

trữ chuyên ngành là quyền và nghĩa vụ của các cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan sự nghiệp quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ chuyên ngành về thực hiện các công việc xác định mục tiêu quản lý, ban hành các văn bản quản lý, tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ chuyên ngành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ chuyên ngành”

Khái niệm trên có thể hiểu như sau:

Thứ nhất, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành gồm cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về công tác lưu trữ (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Bộ); Cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành (Lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan), cần xác định rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi loại cơ quan trong việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Thứ hai, thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của từng loại

cơ quan Cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở cấp trung ương và cấp địa phương có các thẩm quyền như: Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ các tiêu chuẩn, quy chuẩn lưu trữ tài liệu chuyên ngành; kiểm tra thực hiện công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Cơ quan quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ chuyên ngành có thẩm quyền như: Ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành; thu thập tài liệu chuyên ngành, tổ chức khoa học tài liệu và khai thác sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ chuyên ngành; Đề nghị cấp trên cấp kinh phí, trang thiết bị, biên chế viên chức làm công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành

Thứ ba, nghĩa vụ của các loại cơ quan đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp trung ương và địa phương có những nghĩa vụ sau: Hướng dẫn các đơn vị cấp dưới thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy chuẩn thiết thực, phù hợp với thực tế; cung cấp kinh phí và biên chế cho hoạt động lưu trữ tài liệu; định kỳ kiểm tra các đơn vị cấp dưới về việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy chuẩn về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu chuyên ngành Đối với các cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành có nghĩa vụ sau: Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy chuẩn về lưu trữ tài liệu chuyên ngành; tổ chức khoa học tài liệu và khai thác sử dụng phải tuân theo các quy định của pháp luật

Sự khác biệt cơ bản giữa quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành và quản lý tài liệu lưu trữ thông thường đó là đối tượng quản lý Đối với quản lý tài liệu lưu

trữ chuyên ngành thì đối tượng quản lý là tài liệu lưu trữ chuyên ngành tùy thuộc vào từng loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành Đối tượng quản lý của tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một loại tài liệu là tài liệu lưu trữ hành chính

1.2.4 Các nguyên tắc quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ chuyên ngành: Nhằm cụ thể hóa các quy định của pháp luật về hoạt động lưu trữ, khi quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành cũng cần phải tuân thủ theo nguyên tắc chung của nhà nước đó là quản lý tập trung, thống nhất công tác lưu trữ Tại Điều 3 của Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 quy định nguyên tắc quản lý lưu trữ “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” Tài liệu lưu trữ chuyên ngành sản sinh ở các cơ quan có giá trị thực tiễn thuộc quyền quản lý của cơ quan, còn tài liệu lưu trữ chuyên ngành có giá trị lịch sử thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Bởi vì những tài liệu này thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nên cần phải thực hiện nguyên tắc quản lý thống nhất của Nhà nước Việc quy định nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành tập trung, thống nhất có nghĩa là khi quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành (bao gồm cơ quan quản lý và cơ quan sản sinh ra tài liệu) phải do một đầu mối quản lý Việc quy định nguyên tắc như vậy tránh tình trạng mỗi cơ quan sẽ có những quy định riêng, việc thực hiện các hoạt động lưu trữ sẽ không thống nhất trong phạm vi toàn quốc, tài liệu khi sản sinh ra sẽ không quản lý được

- Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức không bị chồng chéo: Một nguyên tắc khi quy định về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành không thể bỏ qua đó là phải rõ ràng, cụ thể, các nhiệm vụ giữa các cơ quan không chồng chéo lẫn nhau Việc quy định thẩm quyền quản lý đối với tài liệu lưu trữ chuyên ngành cần phải rõ ràng để các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm biết được thẩm quyền của mình là gì, đến đâu để họ thực hiện quyền lực của mình trong phạm vi mà pháp luật cho phép Nếu thẩm quyền giữa

các cơ quan chồng chéo lẫn nhau sẽ gây khó khăn cho việc quản lý tài liệu lưu trữ Mặt khác, nếu nhiệm vụ giữa các cơ quan giống nhau sẽ dấn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm Chính vì vậy, nguyên tắc rõ ràng, không chồng chéo là một trong những nguyên tắc cần được vận dụng khi xác định thẩm quyền quản

lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành thiết thực, hiệu quả: Việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành với mong muốn cuối cùng đó là phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và xã hội Chính vì vậy, việc quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành phải thiết thực và đem lại hiệu quả cao Không chỉ riêng đối với quản lý tài liệu lưu trữ, mà đối với các ngành khác cũng đều cần phải quản lý thiết thực, hiệu quả Bởi, cách quản lý mà không phù hợp với thực tiễn sẽ được cho là xa rời thực tế, không đáp ứng được nhu cầu của xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng rất nhiều thông tin có giá trị, nếu chúng ta chỉ chú trọng để quản lý tốt khối tài liệu mà không được công bố giới thiệu, không được mọi người, mọi cơ quan tổ chức biết đến thì khối tài liệu đó sẽ trở thành vô giá trị Chính vì vậy, quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành phải thiết thực và mang lại hiệu quả cao Đặc điểm của tài liệu lưu trữ chuyên ngành của mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau cho nên luật pháp nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng không giống nhau

- Đảm bảo phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội ở các thời kỳ lịch sử phát triển của đất nước: Mỗi thời kỳ lịch sử khác nhau sẽ có những quy định khác nhau để phù hợp với tình hình thực hiện xã hội hóa đất nước Nguyên tắc quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành cũng vậy, phải phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội Bởi vì, tất cả các ngành đều có sự liên quan, gắn kết với nhau, ngành này là cơ sở, tiền đề cho sự phát triển của ngành khác Chính vì vậy, thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành không được lạc hậu hơn so với các ngành khác mà các ngành cần phải có sự liên hệ để thống nhất thực hiện các quy định của nhà nước

- Những quy định của nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành không phù hợp thực tế cần sửa đổi: Thông qua hoạt động thực tế, những thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành chưa phù hợp với thực tế về quản lý tài liệu lưu trữ, xảy ra tình trạng bất hợp lý; không thực hiện được cần phải thay đổi

1.2.5 Mục tiêu, ý nghĩa của việc xác định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý cấp dưới, giữa cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan sự nghiệp Chính vì vậy, việc xác định chính xác thẩm quyền quản lý đem lại những ý nghĩa to lớn sau:

- Đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ: Cơ quan quản lý nhà nước

về lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong việc quyết định các vấn đề vĩ mô về hoạt động lưu trữ trong cả nước Những quyết định đó sẽ tác động không chỉ đến hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ chuyên ngành nói

riêng Việc xác định thẩm quyền đối với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp

sẽ giúp cho các cơ quan quản lý biết rõ thẩm quyền của mình là làm những việc

gì, phạm vi đến đâu để thuận lợi cho việc chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan cấp dưới Xác định thẩm quyền rõ ràng đối với cơ quan quản lý sẽ phân định được chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của họ là gì, nhiệm vụ của các cơ quan sẽ không bị chồng chéo, để từ đó đưa ra những biện pháp quản lý có hiệu quả Nếu không xác định rõ ràng thẩm quyền, các cơ quan quản lý sẽ bỏ sót công việc quản lý hoặc lạm dụng quyền lực quản lý để thực hiện những lợi ích nhóm Thẩm quyền của các cơ quan quản lý khi được xác định rõ ràng giúp việc ban hành các quy định pháp luật và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ sẽ được thống nhất trong phạm vi cả nước Các cơ quan có liên quan sẽ xác định được cơ quan đầu ngành, có trách nhiệm để được hướng dẫn và giải quyết Cơ quan quản lý có thẩm quyền kiểm tra kết quả công việc của các cơ quan bị quản

lý Vì vậy, những công việc cơ quan bị quản lý chưa làm tốt sẽ được nhắc nhở, uốn nắn những sai sót

- Đối với các cơ quan bị quản lý: Đối với các cơ quan bị quản lý, khi được xác định thẩm quyền các cơ quan sẽ thực hiện công việc theo trách nhiệm được giao, tránh tình trạng đùn đẩy, ỷ lại công việc hoặc không thống nhất khi thực hiện các nghiệp vụ Dựa trên thẩm quyền mà họ được giao, các cơ quan bị quản

lý sẽ xác định được nghĩa vụ, trách nhiệm của họ để thực hiện theo đúng quy định Trong trường hợp cơ quan bị quản lý mắc phải những sai sót, khuyết điểm, căn cứ vào thẩm quyền được giao, cơ quan bị quản lý sẽ xác định trách nhiệm thuộc cá nhân hay tổ chức nào để xử lý theo quy định

1.2.6 Hệ thống tổ chức, nhân sự và tài chính quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

1.2.6.1 Hệ thống tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Hệ thống tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành như sau

a Bộ Nội vụ

Điều 38 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định: “Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”. Ngày 03 tháng 4 năm 2017, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 34/2017/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ Quy định về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước được quy định tại Khoản 15 của Nghị định này, cụ thể:

- Bộ Nội vụ có nhiệm vụ xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư, sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng tài liệu lưu trữ

và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Hàng năm, Bộ Nội vụ tiến hành hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác văn thư và công tác lưu trữ;

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ như: sưu tầm, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, công bố, giới thiệu và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

- Quản lý thống nhất về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;

- Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quản lý, phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước

Như vậy, Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ chuyên ngành, thẩm quyền và trách nhiệm quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ chuyên ngành của Bộ Nội vụ gồm:

- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Phối hợp với các bộ ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Phối hợp với các bộ, ủy ban nhân dân các tỉnh thành lập các tổ chức sự nghiệp lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

- Kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

- Tổng kết công tác lưu trữ chuyên ngành trên phạm vi toàn quốc

b Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Tại Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ như sau: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật”, cụ thể:

- Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; đề án,… về văn thư, lưu trữ;

- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện hoạt động lưu trữ như sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ; công bố, giới thiệu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;

- Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra công tác đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ;

- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước Quản lý và phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ và quy định của pháp luật

Căn cứ vào những văn bản trên chúng tôi thấy rằng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan có chức năng tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản

lý nhà về văn thư, lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có các thẩm quyền

và trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành như sau:

- Giúp Bộ Nội vụ khởi thảo các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Ban hành và hướng dẫn các bộ, địa phương thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên môn nghiệp vụ tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

- Thừa ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành của các bộ, ủy ban nhân dân các tỉnh;

- Tham mưu cho Bộ Nội vụ về tổng kết công tác lưu trữ, trong đó có tài liệu lưu trữ chuyên ngành

c Các bộ, ngành

Ngày 01 tháng 9 năm 2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2016/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ Theo Điều 2 của Nghị định này quy định “Bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về một hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi toàn quốc” Tại Điều 6 của Chương II quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ về các lĩnh vực, trong đó có một số các quy định như sau:

- Trình Chính phủ có ý kiến về các dự án luật, pháp lệnh do các cơ quan,

tổ chức, đại biểu Quốc hội trình Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ;

- Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác theo phân công;

- Ban hành thông tư và các văn bản khác về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;

- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

Căn cứ theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP của Chính phủ và tại Điều 6 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình” Theo Khoản 4, Điều 38 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị -

xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ”.Vì vậy, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ, trong đó có tài liệu lưu trữ chuyên ngành theo quy định

Các bộ, ngành là cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương, thực hiện các chức năng quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành theo thẩm quyền Các bộ có thẩm quyền và trách nhiệm quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ chuyên ngành cụ thể như sau:

- Phối hợp với Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản

lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Ban hành và hướng dẫn thực hiện các văn bản chuyên môn nghiệp vụ tài liệu lưu trữ chuyên ngành;

- Xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành;

- Kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

- Tổng kết công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành của ngành

d Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc các bộ

Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập được đề cập tại Điều 9 Luật Viên chức số 58/2010/QH12 của Quốc hội ngày 15 tháng 11 năm 2010 như sau: “Đơn

vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật,

có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước.”

Tại Điều 23 của Nghị định 123/2016/NĐ-CP năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ quy định: Đơn vị sự nghiệp công lập không có chức năng quản lý nhà nước; Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện cơ chế tự chủ về nhiệm vụ, tổ chức

bộ máy, nhân sự và tài chính theo quy định của pháp luật Chính vì vậy, mỗi ngành khi thành lập, tổ chức lại hay giải thể đều phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ để phù hợp vơi quy định của Chính phủ và quy định của pháp luật chuyên ngành Bản thân mỗi đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động rất đa dạng,

phong phú trên nhiều lĩnh vực để phát triển kinh tế xã hội, vì vậy hình thành rất nhiều các loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành khác nhau

Lưu trữ của các đơn vị sự nghiệp công lập có đặc điểm là trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành trong phạm vi được giao, nên các đơn vị sự nghiệp công lập trực tiếp quản lý rất nhiều loại tài liệu lưu trữ chuyên ngành khác nhau

Đơn vị sự nghiệp quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành hiện nay gồm 2 loại là Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các bộ

- Lưu trữ lịch sử (Trong phạm vi của đề tài tác giả nghiên cứu Lưu trữ lịch

sử là các Trung tâm Lưu trữ quốc gia) có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành có giá trị lịch sử, cụ thể:

+ Lập kế hoạch công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

+ Thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành có giá trị lịch sử thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

+ Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu chuyên ngành do các nguồn nộp lưu gửi;

+ Tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành của các lưu trữ đơn vị

sự nghiệp công lập thuộc các bộ (Trung tâm Lưu trữ tài liệu Khí tượng thủy văn, Trung tâm Lưu trữ Địa chất, Lưu trữ tại các bệnh viện, Lưu trữ tại các trường Đại học, Lưu trữ Tòa án, Viện Kiểm sát,…)

+ Lập kế hoạch lưu trữ tài liệu chuyên ngành gửi lãnh đạo cơ quan;

+ Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu chuyên ngành của cơ quan;

+ Tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành gửi lãnh đạo cơ quan

1.2.6.2 Nhân lực quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Thực hiện theo đúng nội dung của Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, ngoài những tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên ngành lưu trữ tại Điều 3, nhân sự ngành lưu trữ phải đảm bảo đủ các tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp tại Điều 4, 5, 6 của Thông tư này Tại Điều 2 của Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định phân hạng chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ như sau:

- Lưu trữ viên chính (hạng II);

- Lưu trữ viên (hạng III);

- Lưu trữ viên trung cấp

Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ trung ương có chức năng tham mưu cho Cục trưởng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trung ương và quản lý hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ quốc gia của các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Chính vì vậy, nhân lực quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành tại các cơ quan trung ương của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là các công chức Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ trung ương

1.2.6.3 Tài chính phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành

Tại Điều 39 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định kinh phí cho hoạt động lưu trữ như sau: “Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

d) Chỉnh lý tài liệu;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.”

Ngoài Luật Lưu trữ, ngày 14 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý

và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ Ngoài ra, Bộ Tài chính đã ban hành một

số các văn bản quy định về chế độ quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành của một số ngành khác như: Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 190/2016/TT-BTC ngày 08 tháng 11 năm 2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu địa chất, khoáng sản; Thông tư 196/2016/TT-BTC ngày 08 tháng 11 năm 2016 quy định mức thu, chế

độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin dữ liệu đo đạc

và bản đồ và Thông tư 197/2016/TT-BTC ngày 08 tháng 11 năm 2016 quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu khí tượng thủy văn Có thể thấy, tài liệu lưu trữ chuyên ngành địa chất, khoáng sản, khí tượng thủy văn và đo đạc bản đồ đã có quy định rõ ràng trong việc khai thác sử dụng

Tiểu kết Chương 1

Trong Chương 1, tác giả đã nghiên cứu và trình bày các vấn đề cơ sở lý luận của việc xác định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Đồng thời xác định mục tiêu, ý nghĩa và nguyên tắc quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Bên cạnh đó, tác giả trình bày hệ thống tổ chức, nhân

lực và tài chính phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành ở Việt Nam đến thời điểm hiện nay Căn cứ vào những nội dung đã trình bày tại Chương 1, chúng tôi thấy rằng, ở Việt Nam đã hình thành về hệ thống tổ chức, quy định chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn về quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Qua

đó giúp chúng tôi có cái nhìn tổng quát hơn về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chuyên ngành Những nội dung trong Chương 1 sẽ là cơ sở, căn cứ để chúng tối tiến hành nghiên cứu tiếp tại Chương 2