Công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2 : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 20

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ………… o0o………… NGÔ THỊ LINH CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học thư viện Hà Nội – 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ………… o0o………… NGÔ THỊ LINH CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành :Khoa học Thư viện Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Mai Hà Hà Nội - 2013 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG 10 CHƢƠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÕ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI .10 1.1 Phân loại tài liệu tìm tin theo ký hiệu phân loại 10 1.1.1 Khái niệm phân loại tài liệu 10 1.1.2 Khái niệm tìm tin ngơn ngữ tìm tin 10 1.2 Khái quát Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 17 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển 17 1.2.2 Chức nhiệm vụ 19 1.2.3 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực 21 1.2.4 Cơ sở vật chất 22 1.2.5 Nguồn lực thông tin 23 1.2.6 Ngƣời dùng tin nhu cầu tin 28 1.3 Vai trị cơng tác phân loại tài liệu, tìm tin theo ký hiệu phân loại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 32 CHƢƠNG THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN ĐHSP HÀ NỘI 40 2.1 Công tác phân loại tài liệu hoạt động xử lý tài liệu Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 40 2.2 Đặc điểm số Khung phân loại đƣợc áp dụng Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 42 2.2.1 Khung phân loại 19 lớp 42 2.2.2 Khung phân loại DDC 43 2.3 Quá trình áp dụng khung phân loại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 47 2.3.1 Quá trình áp dụng khung phân loại 19 lớp 48 2.3.2 Q trình áp dụng khung phân loại DDC Việt hóa 14 49 2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống tìm tin Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 52 2.4.1 Tổ chức hệ thống tìm tin đại 54 2.4.2 Công tác phân loại tổ chức hệ thống kho mở 57 2.4.3 Tổ chức máy tìm tin truyền thống theo phân loại 61 CHƢƠNG NHỮNG BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 68 3.1 Cải tiến công tác phân loại nâng cao chất lƣợng hệ thống tra cứu tìm tin 68 3.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán làm công tác phân loại 69 3.3 Nâng cao trình độ ngƣời sử dụng thơng tin 72 3.4 Thiết lập hệ thống tra cứu trực tuyến qua mạng Internet 74 KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CÁC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT NGUYÊN VĂN CSDL Cơ sở liệu ĐHSP Đại học sƣ phạm KPL Khung phân loại TVQGVN Thƣ viện quốc gia Việt Nam CÁC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH NGUYÊN VĂN AACR2 Anglo – America Catologuing 2nd DDC Dewey Decimal Classfication MARC Machine Readable Cataloing UDC Universal Decimal Classification OCLC Online Computer Library Center DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Số lƣợng tài liệu theo hình thức Error! Bookmark not defined Hình 1.2: Biểu đồ tỉ lệ đầu ấn phẩm theo dạng tài liệuError! Bookmark not defined Bảng 1.2: Số lƣợng tài liệu theo nội dung Error! Bookmark not defined Hình 1.3: Thành phần nội dung vốn tài liệu Error! Bookmark not defined Hình 2.1 Địa tra cứu tìm tin Error! Bookmark not defined Hình 2.2 Nhãn tài liệu Error! Bookmark not defined Hình 2.3 Phiếu tiêu đề cấp Error! Bookmark not defined Hình 2.4 Phiếu tiêu đề cấp Error! Bookmark not defined Hình 2.5 Phiếu tiêu đề cấp Error! Bookmark not defined MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu phát triển Đảng, Nhà nƣớc ta công xây dựng đổi đất nƣớc “Hội nhập phát triển” Trong điều kiện hội nhập quốc tế, ngành thƣ viện Việt Nam khơng nằm ngồi xu hƣớng Một vấn đề để hội nhập tuân thủ chuẩn mực quốc tế hoạt động nghiệp vụ thƣ viện Việc thống chuẩn nghiệp vụ thƣ viện thuận lợi việc chia sẻ, trao đổi tài liệu – thông tin thƣ viện khu vực, nƣớc quốc tế; đồng thời đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ bạn đọc Trong xu hội nhập nay, việc chuẩn hố nghiệp vụ nói chung cơng tác phân loại tài liệu nói riêng ngày trở lên quan trọng hết Đây điều kiện cần thiết để quan thơng tin – thƣ viện tồn cầu chia sẻ nguồn lực thơng tin nhƣ đáp ứng nhu cầu thông tin cho ngƣời dùng tin cách nhanh chóng, đầy đủ hiệu Phân loại tài liệu hoạt động chuyên môn quan thông tin – thƣ viện Phân loại tài liệu giúp cho việc tổ chức, xếp kho sách, ký hiệu điểm truy cập, ngơn ngữ tìm tin quan trọng tạo nên chất lƣợng máy tra cứu tìm tin Cùng với phát triển khoa học công nghệ đặc biệt công nghệ thông tin viễn thông, nguồn tin khoa học công nghệ liên tục đƣợc đổi đa dạng nội dung hình thức, vai trị công tác phân loại tài liệu ngày đƣợc khẳng định Công tác phân loại đƣợc thƣ viện quan thông tin quan tâm Phân loại tài liệu khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm sốt thƣ mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin phạm vi quốc gia quốc tế Trên giới số thƣ viện lớn Việt Nam, phân loại đƣợc áp dụng sâu rộng việc tổ chức kho mở tra cứu thông tin Ký hiệu phân loại ba ngơn ngữ tìm tin quan trọng Mỗi ký hiệu điểm truy nhập, giúp ngƣời dùng tin tìm xác tới tài liệu mà quan tâm Tuy nhiên, việc tìm tin theo ký hiệu phân loại chƣa phổ biến, bạn đọc đến thƣ viện chủ yếu tìm tin theo ngơn ngữ đề mục chủ đề từ khố Để tiến hành phân loại tài liệu cần phải có cơng cụ cần thiết khơng thể thiếu Khung phân loại Khung phân loại sơ đồ xếp theo trật tự định khái niệm thuộc lĩnh vực tri thức Trong hoạt động thông tin – thƣ viện Phân loại tài liệu giữ vai trị đặc biệt quan trọng việc xác định lựa chọn Khung phân loại khoa học, phù hợp với điều kiện đặc điểm nƣớc quan trọng Hơn thế, việc lựa chọn, sử dụng Khung phân loại vấn đề có tính định tới chất lƣợng nguồn tin, hiệu phục vụ, khả chia sẻ cung cấp thông tin quan thông tin – thƣ viện Trƣớc đây, thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Hội sử dụng Khung phân loại 19 lớp công tác phân loại tổ chức kho sách nhƣ xây dựng hệ thống tìm tin sử dụng Khung phân loại Dewey (DDC) Việt hoá 14 Sử dụng DDC xu tất yếu, tiến tới thống chuẩn hố nghiệp vụ, chia sẻ thơng tin toàn cầu Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Hội đơn vị mạnh dạn áp dụng DDC Việt hố 14 vào cơng tác phân loại tài liệu tƣơng đối sớm với mong muốn “chuẩn hố để hội nhập”, trao đổi chia sẻ thơng tin Tuy nhiên, trình áp dụng thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội có số thuận lợi khó khăn cần khắc phục Với lý định chọn đề tài: “Công tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2” với mong muốn nâng cao hiệu công tác phân loại tổ chức tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, đƣa Thƣ viện ĐHSP Hà Nội phát triển theo xu chung nghiệp thƣ viện nƣớc, khu vực giới Tình hình nghiên cứu theo đề tài Nghiên cứu cơng tác phân loại tổ chức hệ thống tìm tin theo ký hiệu phân loại có nhiều đề tài nghiên cứu khía cạnh khác nhƣ: Phân loại tài liệu tổ chức máy tra cứu tìm tin trung tâm thơng tin – thƣ viện đại học Quốc gia Hà nội, Vấn đề phân loại xếp sách tổ chức kho mở thƣ viện, Lịch sử công tác phân loại thƣ viện Quốc gia Việt Nam… Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu cơng tác phân loại tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2: Thực trạng nhƣ giải pháp Đối tƣợng nghiên cứu Trên sở khảo sát trạng công tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, đƣa giải pháp nhằm nâng cao hiệu phân loại tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu - Cơ sở lý luận nghiên cứu: Luận văn dựa lý luận thơng tin học, thƣ viện học nói chung khoa học phân loại nói riêng - Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng phƣơng pháp logic, lịch sử, phân tích, so sánh, tống hợp, nghiên cứu tài liệu Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn Ý nghĩa lý luận: Góp phần hồn thiện hệ thống lý luận khoa học phân loại tài liệu Ý nghĩa thực tiễn: + Tìm hiểu cơng tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội + Đƣa số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội + Đề tài sử dụng làm tài liệu nghiên cứu cho sinh viên chuyên ngành thông tin – thƣ viện ngƣời quan tâm đến công tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin thƣ viện Giả thuyết nghiên cứu Nếu thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội đào tạo đƣợc đội ngũ cán vững vàng phân loại, ngoại ngữ tin học; áp dụng công nghệ thông tin vào công tác phân loại tổ chức máy tra cứu tìm tin; đào tạo ngƣời dùng tin tìm tin theo ký hiệu phân loại; có kế hoạch hồi cố tài liệu hợp lý nâng cao hiệu cơng tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại Dự kiến kết nghiên cứu luận văn Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, Luận văn dự kiến gồm 90 trang khổ giấy A4 với bố cục 03 chƣơng: Chƣơng Phân loại tài liệu, tìm tin theo ký hiệu phân loại vai trò phân loại tài liệu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội Chƣơng Thực trạng công tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội sóc thƣờng xun, chu đáo, phiếu mơ tả tài liệu đƣợc cập nhật hàng tháng, nội dung đƣợc chăm sóc cẩn thận tƣợng phiếu sai sót đƣợc hiệu đính kịp thời, phiếu mất, phiếu lạc chỗ đƣợc chỉnh lý liên tục, làm cho hệ thống ngày đạt kết cao Mục lục phân loại đáp ứng đƣợc phần yêu cầu chọn tài liệu theo ngành khoa học nhƣng thực tế yêu cầu ngƣời dùng tin thuộc nhiều lĩnh vực khoa học nội dung nghiên cứu nhiều vƣợt khỏi phạm vi ngành mà mối quan hệ nhiều ngành Những chủ đề đƣợc nghiên cứu thƣờng đối tƣợng nhiều ngành nằm lĩnh vực khoa học, song nhiều lĩnh vực khoa học Trong hệ thống tra cứu truyền thống theo phân loại thơng thƣờng phải có kèm theo hộp phiếu tra chủ đề - chữ hộp phiếu “chìa khóa” để “mở cửa” cho mục lục phân loại, khơng có “chìa khóa” hiệu sử dụng mục lục phân loại bị hạn chế nhiều, mục lục phân loại đƣợc xếp theo số phân loại nên tài liệu có chủ đề lại nằm tản mạn nhiều nơi mục lục phân loại Do hệ thống tìm tin đại phát triển, ngƣời dùng tin tra cứu qua hệ thống OPAC nên thƣ viện ĐHSP Hà Nội tổ chức hệ thống mục lục phân loại, không tổ chức hộp phiếu tra chủ đề- chữ để hỗ trợ thêm cho việc tra tìm tài liệu ngƣời dùng tin máy tính có cố, mạng, điện,… Hiện hoạt động thông tin - thƣ viện đƣợc đại hóa, tra cứu tìm tin đƣợc thực máy tính điện tử, ngơn ngữ tìm tin đa dạng, đặc biệt ngơn ngữ từ khóa, từ chuẩn, nhƣng ngôn ngữ phù hợp chủ đề tìm kiếm vấn đề thuộc ngành chun mơn hẹp, thêm vào sở liệu đƣợc xây dựng với việc sử dụng từ khóa có kiểm sốt từ chuẩn kết phép tìm đạt hiệu cao Hiện với việc sử dụng từ khóa tự thống sở liệu khó, chƣa nói đến sở liệu khác thƣ viện khác 66 tạo lập thƣờng mang tính chủ quan cán xử lý , điều làm cho mức độ xác đầy đủ bị hạn chế Trong tra cứu máy tra cứu đại việc tìm tin theo phân loại đạt hiệu tốt, khung phân loại đƣợc chuẩn hóa nội dung tài liệu 67 CHƢƠNG NHỮNG BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 3.1 Cải tiến công tác phân loại nâng cao chất lƣợng hệ thống tra cứu tìm tin Về thực chất cải tiến cơng tác phân loại nhằm nâng cao chất lƣợng máy tra cứu Muốn cải tiến cơng tác phân loại điều cần thiết Thƣ viện ĐHSP Hà Nội tiến tới việc nghiên cứu sử dụng Khung phân loại DDC tự động Ngoài việc hỗ trợ tra tìm số phân loại theo hệ thống khung phân loại DDC, phần mềm cung cấp menu cho phép thực tiện ích Nhƣ việc sử dụng khung phân loại DDC tự động làm giảm tính chủ quan việc phân loại tài liệu, làm cho công việc xử lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn, tạo hiệu cho công việc, nâng cao suất lao động Việc sử dụng hai chƣơng trình phần mềm xử lý kĩ thuật điều nên tránh không tránh khỏi bất cập Việc chuẩn hóa quy cách trình bày mơ tả liệu CSDL vấn đề đƣợc đặt để giải Hiện khổ mẫu nƣớc ta chƣa đƣợc chuẩn hóa, thƣ viện quan thơng tin tùy theo nhu cầu mà cấu trúc khổ mẫu khác Do không thống khổ mẫu trình trao đổi chia sẻ thông tin quan thông tin – thƣ viện hệ thống quốc gia gặp khơng trở ngại Cho nên việc chuẩn hóa khổ mẫu để mở rộng khả đọc máy, để sử dụng chuẩn đọc máy quốc tế nhƣ UNIMARC, USMARC, UKMARC điều quan trọng Hiện Thƣ viện xây dựng khổ mẫu nhập tin theo tiêu chuẩn UNIMARC cho 68 sở liệu chung đặc thù Đại học Sƣ phạm Hà Nội theo hƣớng liên thông với khổ mẫu nhập tin trung tâm thƣ viện tiên tiến 3.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán làm công tác phân loại Cán thƣ viện bốn nhân tố cấu thành nên thƣ viện (cán thƣ viện, sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu ngƣời dùng tin) Cán thƣ viện đƣợc coi linh hồn thƣ viện Một thƣ viện muốn phát triển phải có đội ngũ cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ tin học Từ năm 1970, Hội đồng phủ quan tâm đến yếu tố cán công tác thƣ viện Trong định 178-CP đề cập đến điều công tác cán rõ: “cần bƣớc mở rộng việc đào tạo cán quản lý cán nghiệp vụ thƣ viện, có trình độ trị, văn hóa ngoại ngữ Bộ văn hóa có nhiệm vụ tổ chức đạo cơng tác đào tạo, bồi dƣỡng loại cán này” Trong thơng tƣ Bộ Văn hóa số 30-VH ngày 17/3/1971 hƣớng dẫn cụ thể công tác đào tạo cán thƣ viện nhƣ sau: “Để đáp ứng nhu cầu phát triển nghiệp thƣ viện thời gian tới, cần trọng đào tạo đọi ngũ cán có trình độ ba mặt trị, văn hóa nghiệp vụ” Trong lĩnh vực hoạt động thông tin thƣ viện, ngƣời cán muốn hồn thành tốt cơng việc địi hỏi phải đáp ứng tất yêu cầu đƣợc đề cập định thông tƣ nêu Thƣ viện ĐHSP Hà Nội thƣ viện khoa học chuyên ngành, có vốn tài liệu lớn lại đa ngành, đa lĩnh vực, có chức năng, phạm vi, nội dung hoạt động phức tạp, phong phú, hoạt động thông tin – thƣ viện xen kẽ, thâm nhập vào Hơn trang thiết bị, mạng máy tính, phần mềm quản trị sở liệu tra cứu, ứng dụng khai thác đem lại hiệu cao có đội ngũ cán sử dụng thành thạo làm chủ công nghệ tiên tiến, yêu cầu ngƣời cán thƣ viện khơng vững vàng trị, chun mơn, ngoại ngữ mà 69 phải thành thạo việc sử dụng thiết bị tiên tiến đại, việc xây dựng đội ngũ cán cho phù hợp với điều kiện làm việc điều quan trọng Qua nghiên cứu tình hình cho thấy, phần lớn cán làm công tác phân loại ngƣời có trình độ cao, 5/5 cán có trình độ từ đại học trở lên, số cán có kỹ việc ứng dụng công nghệ thông tin ngoại ngữ vào công việc Tuy nhiên, lực xử lý cán không đồng đều, số cán nhiều tuổi đƣợc đào tạo theo chƣơng trình cũ nên chƣa cập nhật đƣợc với phƣơng pháp Hiện nay, dây chuyền xử lý tài liệu, khâu phân loại, biên mục khâu then chốt quan trọng, tạo nên chất lƣợng sở liệu máy tra cứu truyền thống lẫn đại, ngƣời cán làm công tác phân loại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội phải có đầy đử yếu tố quan trọng nêu đáp ứng đƣợc số yêu cầu sau: - Phải có kiến thức chung rộng ngành khoa học thông thạo thuật ngữ khoa học Thƣ viện ĐHSP Hà Nội thƣ viện có vốn tài liệu đa ngành có đối tƣợng phục vụ đa lĩnh vực, cán phân loại không đƣợc phân công chuyên phân loại ngành học mà họ đƣợc đào tạo, lƣợng tào liệu chuyên ngành có hạn mà cán phịng phân loại biên mục có ngƣời nên tất cán phải xử lý tài liệu lĩnh vực khoa học chia ngƣời làm mảng nhƣ: ngƣời chuyên Việt văn, ngoại văn, Luận án, khóa luận… - Thơng thạo ngoại ngữ thông dụng nhƣ tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc (là thứ tiếng hiệ có lƣợng tài liệu định trung tâm) Trình độ thấp phải đạt đƣợc mức độ đọc hiều đƣợc nội dung tài liệu để định đƣợc số phân loại định từ khóa Đồng thời kiểm tra chéo cho nhau, tránh tƣợng hiểu sai nội dung tài liệu 70 - Thông thạo bảng phân loại dùng công tác phân loại DDC, xây dựng máy tra cứu (cả đại lẫn truyền thống) - Có phƣơng pháp phân loại tài liệu - Cẩn thận xác công việc - Biết kế thừa kinh nghiệm thƣờng xuyên cập nhật kiến thức Đây yêu cầu thiếu đƣợc, việc xử lý tài liệu đƣợc tự động hóa sở hệ thống máy tính Muốn đáp ứng đƣợc yêu cầu hệ thống cán phải đƣợc chuẩn hóa trình độ, đặc biệt ngƣời cán xử lý lại phải có trình độ cao tin học, biết xử lý tình có cố xảy ra, lại phải biết sử dụng hệ thống mạng máy tính, tiến tới xử lý kỹ thuật máy tính, sử dụng thành chƣơng trình phân loại biên mục tự động, tạo nên hòa hợp xử lý kỹ thuật với hệ thống thƣ viện nƣớc, khu vực quốc tế Chính u cầu mà ngƣời cán xử lý tài liệu thời đại tin học hóa khơng phải đƣợc nâng cao trình độ chun mơn mà cịn phải đƣợc nâng cao trình độ tin học Tuy nhiên, nhƣ tƣ viện khác hệ thống thƣ viện trƣờng Đại học, Thƣ viên Đại học Sƣ phạm Hà Nội gặp khó khăn trình độ cán khứ để lại (cán thƣ viện thƣờng nhiều lý nên phải làm việc thƣ viện), việc đào tạo cán có trình độ chun mơn cao, giỏi ngoại ngữ, sử dụng thành thạo thiết bị đại đề cấp thiết đặt Điều đƣợc Ban chủ nhiệm Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội đề cập tới dự án “HIỆN ĐẠI HÓA THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2” Công tác phân loại tài liệu Thƣ viện ĐHSP Hà Nội chủ yếu đƣợc tiến hành 06 cán chƣa đƣợc chun mơn hóa Trong q trình phân loại, cán chịu trách nhiệm xử lý tài liệu từ đầu đến cuối Sự phân công công việc nhƣ tạo điều kiện để cán đƣợc làm tất khâu công việc nhƣ nắm bắt đƣợc kiến thức chuyên mơn nghiệp vụ 71 cần thiết Tuy nhiên, trình độ cán không đồng nên dẫn tới chất lƣợng không đƣợc đảm bảo Hơn nữa, công tác phân loại tài liệu lại đƣợc phân cho cán theo mảng ngôn ngữ 03 cán xử lý tài liệu việt văn, 02 cán xử lý tài liệu ngoại văn Chính vậy, Thƣ viện ĐHSP Hà Nội phải có chun mơn hóa công tác phân loại nhƣ xử lý tài liệu cán xử lý phải có ý thức học tập nâng cao trình độ chun mơn nhƣ trình độ vè ngoại ngữ, tin học 3.3 Nâng cao trình độ ngƣời sử dụng thơng tin Việc tin học hóa hoạt động thƣ viện làm thay đổi phƣơng thức hoạt động thƣ viện truyền thống từ thu thập, xử lý tài liệu đến phục vụ ngƣời dùng tin Sự phát triển nhớ lớn truy cập trực tiếp tạo khả tra cứu thời điểm thơng tin mà ngƣời dùng tin yêu cầu Đã có tiến chất quan hệ ngƣời – máy, đồng thời giá thành máy tính ngày hạ, giúp cho việc sử dụng máy tính cơng tác thơng tin thƣ viện ngày trở nên phổ biến Bƣớc phát triển công tác thƣ viện xuất thƣ viện điện tử, thƣ viện ảo xu hƣớng liên thông, liên kết thƣ viện làm cho công tác hƣớng dẫn ngƣời sử dụng thông tin trở nên đề cấp bách Vấn đề nâng cao trình độ đội ngũ cán xử lý thông tin, chất lƣợng hệ thống tra cứu tìm tin quan trọng, song tập trung mà khơng ý tới thành phần cốt yếu hoạt động thông tin ngƣời dùng tin chƣa đủ Vì lẽ đó, yếu tố khơng phần quan trọng việc nâng cao hiệu sử dụng thơng tin chất lƣợng ngƣời dùng tin Ngƣời dùng tin thời đại tin học hóa phải nắm đƣợc đặc điểm giá trị nguồn vốn tài liệu, điểm truy cập thông tin thƣ viện tổ chức cho họ, mà họ phải hiểu đƣợc lợi ích thân để chủ động tiếp cận, khai thác sử dụng thiết bị đại thƣ viện nhƣ dịch vụ thông tin mà thƣ viện mang lại cho họ 72 Một điều cần phải quan tâm khác ý thức làm chủ ngƣời dùng tin, trang thiết bị đại giá thành cao, cần chút thiếu ý thức hậu mang lại lớn Ý thức đƣợc vai trị ngƣời sử dụng thơng tin thời đại tin học hóa, thực tế hàng năm vào đầu khóa học, Thƣ viện ĐHSP Hà nội tổ chức trang bị cho sinh viên, học viên cao học nhập trƣờng lớp khoa kiến thức thông tin – thƣ viện, đặc biệt dự án đại hóa thƣ viện dành mục cho vấn đề đào tạo ngƣời dùng tin với nội dung: cung cấp cho ngƣời dùng tin hiểu biết chung chế tổ chức hoạt động, sản phẩm dịch vụ thông tin thƣ viện; hƣớng dẫn ngƣời dùng tin biết cách sử dụng trang thiết bị đại, khai thác sản phẩm dịch vụ thông tin thƣ viện thiết bị truyền thống thiết bị đại Kết công tác đào tạo nâng cao chất lƣợng ngƣời dùng tin đƣợc thể qua hiệu sử dụng trang thiết bị sản phẩm, dịch vụ thơng tin thƣ viện, hịa hợp ngƣời sản xuất sản phẩm, dịch vụ thông tin ngƣời sử dụng sản phẩm vấn đề quan trọng Sự hịa hợp cao lãng phí kinh tế nhà nƣớc thời gian, công sức cán xử lí thơng tin Vì cán xử lí thơng tin ngƣời dùng tin phải học tập để tiến tới gặp điểm truy cập thông tin Mặt khác phía thƣ viện, cán xử lý kĩ thuật phải tạo công cụ điểm truy cập thân thiện nhƣ hệ thống tra cứu truyền thống thông qua hệ thống mục lục hay hệ thống tra cứu điện tử số phân loại hay từ khóa, từ chuẩn Ngƣời dùng tin cần đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức kĩ tra cứu, tìm kiếm thơng tin hệ thống này, họ đến hệ thống mục lục phân loại hay chữ hệ thống tra cứu truyền thống họ truy cập máy tính thơng qua nhan đề tài liệu, tác giả, số phân loại hệ thống từ khóa từ chuẩn… Thậm chí 73 cán giảng dạy, giáo sƣ, nhà khoa học đƣợc tạo điều kiện thuận lợi dùng máy tính cá nhân nhà để truy cập đến toàn sở liệu thƣ viện thông qua mạng thông tin trung tâm Tin học trƣờng, thời gian đến thƣ viện Nếu đạt đƣợc hiệu hoạt động thông tin thƣ viện đƣợc nâng cao, ngƣời dùng tin đƣợc khích lệ để quan tâm sử dụng tài liệu thƣ viện cao Vì việc đào tạo ngƣời dùng tin công việc quan trọng phải làm thƣờng xuyên biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lƣợng cho toàn hệ thống 3.4 Thiết lập hệ thống tra cứu trực tuyến qua mạng Internet Đây việc làm cần thiết Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội hệ thống tra cứu đại đƣợc tổ chức cách hợp lý, khoa học tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin tra cứu trực tiếp máy tính nhƣng CSDL đƣợc xây dựng hệ thống mạng LAN, tra cứu cục nên ngƣời dùng tin thiết phải đến thƣ viện tiếp cận hệ thống tra cứu đại CSDL thƣ viện Một vấn đề bạn đọc đến thƣ viện đơng gây ùn tắc tra cứu tài liệu (thƣ viện có 07 máy phục vụ tra cứu tài liệu), thời gian công sức bạn đọc Việc thiết lập tra cứu Internet có nhiều tiện ích nhƣ: bạn đọc tra cứu tài liệu nhà, máy tính có kết nối mạng internet sau mang kết đến phịng phụ vụ để mƣợn tài liệu mà cần, giảm tải đƣợc ùn tắc tra cứu, tiết kiệm thời gian, công sức cho ngƣời dùng tin Nhận thức đƣợc tầm quan trọng vấn đề này, Ban chủ nhiệm thƣ viện làm tờ trình lên Hiệu trƣởng trƣờng ĐHSP Hà Nội xin kinh phí yêu cầu Trung tâm Tin học trƣờng hỗ trợ Dự kiến năm học 2013 – 2014, hệ thống tra cứu tìm tin Thƣ viện ĐHSP Hà Nội đƣợc thiết lập mạng Internet 74 KẾT LUẬN Sau gần 10 năm ứng dụng phần mềm Libol 5.5, Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội vƣợt qua khó khăn vất vả ban đầu, đến sở định hƣớng lớn xây dựng mơ hình nội dung hoạt động, Thƣ viện thực có thay đổi nội dung hình thức đến hồn thiện cơng tác phục vụ thơng tin – thƣ viện trƣờng Việc sử dụng khung phân loại DDC việt hóa 14 đƣợc ban chủ nhiệm nghiên cứu cách kỹ với toàn thể cán phịng phân loại tháo gỡ vƣớng mắc, khó khăn để tìm giải pháp áp dụng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối chia sẻ thơng tin ngồi nƣớc Trong xu nhiều nƣớc giới nhƣ khu vực Đông Nam Á chuyển đổi sang sử dụng khung phân loại DDC Trƣớc tình hình đó, sử dụng khung phân loại DDC việt hóa 14 thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội điều tất yếu Ở thời đại ngày việc dùng số phân loại để truy cập thơng tin khơng cịn có giá trị tuyệt đối nhƣ trƣớc nữa, mà điều quan trọng dùng khung phân loại để đảm bảo thuận tiện, khoa học có khả chia sẻ nguồn lực thông tin hội nhập quốc tế Hơn tài liệu viết tiếng Anh phần lớn có sẵn số phân loại đƣợc ghi sách nên việc tận dụng số để tham khảo sử dụng điều đáng quan tâm Hệ thống phân loại DDC có nhiều ƣu điểm khả đáp ứng tốt yêu cầu nói nên khung phân loại thích hợp cho lựa chọn thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội Sự tiến khoa học kĩ thuật thời đại ngày tạo nên tƣợng “bùng nổ thông tin”, đặc biệt từ mạng thơng tin tồn cầu internet phát triển làm cho lƣợng thơng tin nhanh chóng bị lạc hậu Do việc tìm kiếm thơng tin hữu ích trở nên khó khăn phức tạp Điều gây nên nhiễu thông tin phát sinh tƣơng “đói thơng tin” giả tạo 75 Việc phân loại tài liệu, tổ chức máy tìm tin khắc phục mâu thuẫn nêu vấn đề cần thiết cho thời đại, nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập nhà trƣờng nhằm đào tạo đội ngũ trí thức có trình độ cao đáp ứng yêu cầu công xây dựng đất nƣớc Nghiên cứu phân tích khung phân loại, tổ chức máy tìm tin cơng việc khoa học địi hỏi phải có quan tâm thƣờng xun Nhằm tìm giải pháp thích hợp cho cơng tác quản lí kĩ thuật, tăng cƣờng lực hệ thống tra cứu nhằm phát huy cao độ giá trị nguồn lực thông tin, làm cho thƣ viện trở thành trung tâm thông tin – thƣ viện đại, tiến tới hòa nhập với khu vực giới để thƣờng xuyên đƣợc bổ sung nguồn thông tin đại giới 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bảng phân loại dùng cho khoa học tổng hợp (2002), Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội Trần Xuân Bản (2012), Công tác xử lý nội dung tài liệu thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, Luận văn cao học, Hà Nội, Đại học Văn hóa Hà Nội Nguyễn Thị Đào (2002), Nghiên cứu Khung phân loại thập phân Dewey khả áp dụng Việt Nam, Luận văn cao học, Hà Nội, Đại học Văn hoá Hà Nội, 105tr Vũ Cao Đàm (1995), Khoa học phân loại khoa học, chuyên khảo, Hà Nội, 33tr Nguyễn Thị Trang Nhung (2005), Tìm hiểu việc áp dụng DDC tình hình biên dịch Việt Nam: Khố luận tốt nghiệp, Hà Nội, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, 67tr Trƣơng Đai Lƣơng (2008), Xu hƣớng phát triển OPAC thƣ viện, Tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số 3, tr 11- 15 Trần Thị Bích Hồng (2008), Tra cứu thơng tin hoạt động thƣ viện – thơng tin, Giáo trình dùng cho sinh viên ngành thƣ viện – thơng tin, tái có sửa chữa bổ sung, Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội, 292tr Trƣơng Thị Kim Thanh (2000), Phân loại tài liệu tổ chức máy tìm tin theo ký hiệu phân loại Trung tâm thông tin - thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn thạc sĩ thông tin, Nghd: TS Trần Thị Quý, Hà Nội, Đại học Văn hoá, 106 tr Tạ Thị Thịnh (2001), Bàn Khung phân loại, Tạp chí Thơng tin tƣ liệu, Hà Nội, Trung tâm Thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, số 1, tr.7-12 10 Tạ Thị Thịnh (1999), Giáo trình phân loại tổ chức mục lục phân loại, Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nôi, 254tr 77 11 Tạ Thị Thịnh (2001), Vấn đề lựa chọn Khung phân loại cho thƣ viện quan thông tin tƣ liệu, Tạp chí Thơng tin tƣ liệu, Hà Nội, Trung tâm Thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, số 1, tr.6-9 12 Tạ Thị Thịnh (2002), Vấn đề phân loại xếp sách tổ chức kho mở thƣ viện, Kỷ yếu hội thảo khoa học thực tiễn hoạt động thông tin – thƣ viện, tr 50 – 52 13 Trần Thị Quý (1993), Sự phát triển cấu trúc khoa học vấn đề phân loại thƣ viện, Tóm tắt luận án, Viện Hàn lâm khoa học Nga, 19tr 14 Vũ Văn Sơn (2005), Sử dụng phát triển Khung phân loại, Giải pháp cho Việt Nam, Tạp chí Thơng tin tƣ liệu, Hà Nội, Trung tâm Thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, Số 4, tr 5- 12 15 Vũ văn Sơn (2001) Áp dụng ký hiệu tác giả cho sách kho mở Việt Nam, Tạp chí Thơng tin &Tƣ liệu, No2.Tr 15-21 16 Lê Văn Viết (2002), Một số nghiệp vụ ngành thƣ viện Việt Nam, Tạp chí Thơng tin tƣ liệu, Hà Nội, Trung tâm Thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, số 2, tr.11- 17 17 Sơ kết 03 năm áp dụng Khung phân loại DDC ngành thƣ viện Việt Nam (2009), Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội, 167tr 78 ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI THƢ VIỆN PHIẾU ĐIỀU TRA NHU CẦU SỬ DỤNG HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN Để nâng cao hiệu hệ thống tra cứu tìm tin Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, góp phần nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc Xin bạn cho biết ý kiến số vấn đề dƣới (Đánh dấu X vào thích hợp) Họ tên (có thể khơng ghi): ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Bạn sinh viên Khoa, lớp: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Bạn sinh viên năm thứ mấy? Năm thứ Năm thứ hai Năm thứ ba Năm thứ tƣ Hiện bạn sử dụng thƣ viện để làm Nghiên cứu khoa học Viết khóa luận Làm luận văn Tự học Giải trí Đọc tài liệu tham khảo 79 Các quan thông tin bạn hay sử dụng Thƣ viện trƣờng Thƣ viện quốc gia Thƣ viện khác Loại hình tra cứu thƣ viện bạn hay sử dụng Tra cứu máy tính Tra cứu mục lục phân loại Tra cứu mục lục chữ Tra cứu bảng thƣ mục Kết nối Internet Bạn thu thập thông tin từ nguồn sau (nguồn bạn sử dụng nhiều nhất) Sách giáo khoa, giáo trình Tạp chí chun ngành Băng hình, đĩa CD Tài liệu tham khảo Mạng Internet Luận án, luận văn CSDL toàn văn Nguồn khác Đánh giá chất lƣợng hệ thống tra cứu Tra cứu bằn máy tính tốt chƣa tốt Tra cứu thƣ mục tốt chƣa tốt Mục lục phân loại tốt chƣa tốt Mục lục chữ tốt chƣa tốt Rất cảm ơn giúp đỡ bạn! 80 ... đề tài: ? ?Công tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2? ?? với mong muốn nâng cao hiệu công tác phân loại tổ chức tìm tin theo. .. CHƢƠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÕ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI .10 1.1 Phân loại tài liệu tìm tin theo. .. tác phân loại tài liệu tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội NỘI DUNG CHƢƠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI VÀ VAI TRỊ CỦA PHÂN