SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ NGÂN HÀNG THẾ GIỚI DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC GIAI ĐOẠN (2010 – 2015) KHOẢN TÍN DỤNG CR 4698-VN SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN CHƯƠNG VII NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ Tháng năm 2010 M ỤC L ỤC I GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Những đặc điểm Hợp phần NS PTX là: 1.2 Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu Hợp phần NSPTX II CHỦ ĐẦU TƯ 2.1 UBND xã làm Chủ đầu tư: 2.2 Chức nhiệm vụ chủ yếu Ban Phát triển xã: 2.3 Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS): .6 III CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN 3.1 Các hoạt động không sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX: 3.2 Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX: IV CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ 4.1 Phân bổ vốn NSPTX thông báo vốn hàng năm: 4.2 Chuẩn bị đầu tư: V THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢN 15 5.1 Khảo sát, thiết kế lập dự toán .15 5.2 Thủ tục thẩm định, phê duyệt vẽ dự toán 16 5.3 Thủ tục mua sắm đấu thầu phạm vi Hợp phần Ngân sách Phát triển xã 17 5.3.1 Khung pháp lý 17 5.3.2 Thủ tục mua sắm có tham gia cộng đồng .18 5.3.3 Hướng dẫn thực phương pháp đấu thầu mua sắm có tham gia cộng đồng (CP): 19 5.3.4 Xét duyệt Ngân hàng Thế giới Chính phủ ĐTMS tiểu dự án hợp phần Ngân sách phát triển xã 22 5.3.5 Quản lý Hợp đồng: 22 5.3.6 Tiếp nhận giải khiếu nại: 22 5.4 Thi công giám sát thi cơng cơng trình: .22 5.5 Chi phí quản lý hành 23 VI NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN 23 6.1 Nghiệm thu, bàn giao 23 6.2 Quản lý, vận hành bảo trì cơng trình .24 VII THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN 24 7.1 Tài khoản 24 7.2 Cơ quan kiểm soát chi thủ tục kiểm soát chi áp dụng 24 7.3 Các khoản chi tiêu thủ tục toán Ban PTX: 24 7.3.1 Các khoản chi tiêu Ban PTX: 24 7.3.2 Hồ sơ toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi: 24 7.3.3 Chuyển vốn từ TKDA huyện TKDA xã toán cấp xã: 25 VIII BÁO CÁO THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN, THỰC HIỆN HỢP PHẦN 28 8.1 Báo cáo thôn, .28 8.2 Báo cáo Ban phát triển xã 28 IX LẬP VÀ PHÊ DUYỆT BÁO CÁO QUYẾT TOÁN 29 X ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI HƯỞNG LỢI 29 XI QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, CƠNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN 30 11.1 Trách nhiệm quản lý tài 30 11.2 Công tác kế toán 32 11.3 Kiểm toán 33 11.4 Cơng khai thơng tin tài 33 CÁC TỪ VIẾT TẮT Dự án GNMNPB -2 Dự án Giảm nghèo tỉnh miền núi phía Bắc giai đoạn NSPTX Ngân sách Phát triển xã Ban ĐPDATW Ban Điều phối Dự án Trung ương Ban QLDA Ban Quản lý Dự án Ban PTX Ban Phát triển xã UBND Uỷ ban Nhân dân KBNN Kho bạc Nhà nước Phịng TC- KH Phịng Tài – Kế hoạch Sở KH&ĐT Sở Kế hoạch Đầu tư Sở NN&PTNT Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn NHNo Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn WB Ngân hàng Thế giới I GIỚI THIỆU CHUNG Hợp phần Ngân sách phát triển xã (NSPTX) hợp phần Dự án Giảm nghèo tỉnh miền núi phía Bắc – giai đoạn (GNMNPB-2) Hợp phần nhằm tiếp nối thành công hợp phần Ngân sách Phát triển xã dự án GNMNPB giai đoạn (2002-2007) đặc điểm bật sáng kiến dự án Vốn dành cho hợp phần không 35% vốn phân bổ cho tỉnh, nhằm trì động lực tăng cường lực cho xã cộng đồng địa phương, quản lý trực tiếp khoản đầu tư quy mô nhỏ thôn hoạt động phát triển kinh tế địa phương Hợp phần nhấn mạnh đến hoạt động sinh kế hướng mục tiêu ưu tiên cho nhu cầu phụ nữ Các hoạt động quy mô nhỏ thôn bản- gọi Tiểu dự án- lựa chọn thơng qua q trình lập kế hoạch có tham gia người dân Ban Phát triển xã (PTX) tiến hành với hỗ trợ “Hướng dẫn viên cộng đồng” (gọi tắt CF) Việc lập kế hoạch thực hợp phần NSPTX tiến hành hàng năm Ban PTX trình danh mục tiểu dự án người dân đề xuất cho Ban Quản lý dự án huyện theo năm, danh mục sau Ngân hàng Thế giới xem xét không phản đối đưa vào tiêu kế hoạch nhà nước UBND huyện giao chi tiết danh mục thực hợp phần NSPTX Hợp phần Ngân sách Phát triển xã tiếp tục hỗ trợ phân cấp quản lý hoạt động phát triển thông qua việc tạo hội cho cấp xã quản lý khoản ngân sách- xã làm Chủ đầu tư Việc khuyến khích người dân địa phương kiểm sốt với mức độ cao hoạt động phát triển cộng đồng mình, thơng qua việc tham gia xác định thực thi, giám sát tiểu dự án Hợp phần NSPTX khoản đầu tư từ Ngân sách nhà nước, hạch toán quản lý theo quy định Luật Ngân sách Nhà nước, nhằm đảm bảo hiệu bảo toàn vốn đầu tư Trong trình thực Hợp phần, địa phương phải tuân thủ chặt chẽ nội dung thơng tư hướng dẫn Bộ Tài chế quản lý tài chi tiết cụ thể tài liệu hướng dẫn Ngoài ra, cần tuân thủ quy định hành Nhà nước 1.1 Những đặc điểm Hợp phần NS PTX là: ● Hợp phần NSPTX tập hợp tiểu dự án theo nhu cầu yêu cầu đề xuất người dân; tiểu dự án (TDA) có quy mô nhỏ, giá trị tiểu dự án không vượt q 100 triệu VND/1TDA (khơng tính phần nhân dân tự nguyện đóng góp) ● Người dân thơn bản/Chi hội Phụ nữ định ưu tiên việc xác định tiểu dự án cần đầu tư, trình đề xuất sử dụng khoản ngân sách lên Ban Phát triển xã; người dân trực tiếp tham gia vào tồn q trình từ chuẩn bị đề xuất, tham gia thi công, giám sát việc thực thi đến tiểu dự án hoàn thành đưa vào sử dụng có trách nhiệm vận hành bảo trì tiểu dự án ● Các khoản ngân sách cho tiểu dự án phê duyệt thực Kho bạc Nhà nước huyện (KBNN huyện) kiểm sốt chi, hình thức kiểm sốt kiểm sốt trước tốn thơng qua Chi nhánh NHNo PTNT huyện ● Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX không 35% nguồn vốn vay WB dự án phân bổ cho tỉnh Phương pháp phân bổ vốn cho xã, thơn khơng chia bình qn phải công khai, minh bạch từ triển khai dự án Tất thôn hưởng lợi từ nguồn vốn Hợp phần NSPTX, ưu tiên cho thôn nghèo xa trung tâm xã ● Việc thực Hợp phần NSPTX dựa kế hoạch hàng năm cấp thông qua thực sau Ban Phát triển xã (Ban PTX) kế toán xã tập huấn quy trình, thủ tục thực hợp phần, bao gồm tập huấn quản lý tài ● Các thơng tin liên quan đến hợp phần công khai cấp xã thôn giai đoạn lập kế hoạch thực ● Cấp xã (UBND xã) làm chủ đầu tư TDA hợp phần NSPTX, nhiên việc thẩm định Thiết kế kỹ thuật thi công (TKKTTC), dự tốn tiểu dự án phịng chức thuộc UBND huyện thẩm định; phê duyệt báo cáo toán vốn đầu tư UBND huyện định 1.2 Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu Hợp phần NSPTX Khi địa phương lập kế hoạch để thực hoạt động phạm vi Ngân sách phát triển xã, cần bám sát số nguyên tắc chủ yếu sau đây: a Tập trung vào hoạt động giảm nghèo: Ngân sách PTX đem lại lợi ích cho công đồng nghèo miền núi thông qua việc tạo nên hội sản xuất, thu nhập, việc làm thị trường cho đồng bào dân tộc thiểu số tăng thu nhập cho họ góp phần phát triển sinh kế bền vững giảm nghèo Nâng cao vị Phụ nữ, giảm thiểu rủi ro sinh kế, cải thiện sống thông qua đầu tư cho nhu cầu cụ thể Phụ nữ b Vấn đề giới, nhóm dễ bị tổn thương dân tộc thiểu số: Cả nam giới phụ nữ tham gia cách bình đẳng đầy đủ trình định, hưởng lợi từ Ngân sách PTX Một số ưu tiên định cần dành cho nhóm phụ nữ nhóm dễ bị tổn thương khác cộng đồng c Quản lý vốn lập kế hoạch sử dụng vốn : Các cộng đồng người dân vùng dự án quyền tự định làm để sử dụng cách tốt nguồn vốn hợp phần Ngân sách PTX dành cho họ d Phân cấp quản lý: Các cấp từ Trung ương đến tỉnh, huyện dự án cấp tham gia quản lý dự án Riêng hợp phần ngân sách phát triển xã, giao cho xã làm chủ đầu tư nguyên tắc đảm bảo Ngân sách PTX lập kế hoạch sử dụng vốn cách đắn cho lợi ích người dân vùng dự án, nhóm người nghèo, người dân tộc thiểu số,nhóm người dễ bị tổn thương ưu tiên đề xuất phụ nữ e Quyền lợi ích người dân: Quyền lợi ích người dân thể thông qua (i) Sự tham gia cộng đồng trình lập kế hoạch thực hoạt động; (ii) lao động chỗ có hội tham gia thực tiểu dự án để tạo thêm thu nhập (iii) người dân tham dự họp để thảo luận sử dụng Ngân sách PTX nào, (iv) đóng góp tiền mặt vật cần thấy phù hợp g Quản lý môi trường sử dụng tài nguyên thiên nhiên cách bền vững:Các hoạt động sử dụng Ngân sách PTX không xâm hại môi trường nguồn tài nguyên thiên nhiên; quản lý tốt đất đai, rừng, nước để đem lại lợi ích cho hệ tương lai h Học tập kinh nghiệm: Thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, quản lý vận hành tiểu dự án, cần trọng rút học kinh nghiệm việc làm để dịch vụ đến với người nghèo, phụ nữ hay cộng đồng cách tốt i Hưởng lợi chung cộng đồng: Lợi ích có từ Ngân sách PTX cần làm để cộng đồng chung hưởng lợi, đặc biệt phụ nữ nghèo dân tộc thiểu số II CHỦ ĐẦU TƯ 2.1 UBND xã làm Chủ đầu tư: Một mục đích quan trọng Hợp phần NSPTX hướng tới việc giao cho tất xã dự án làm Chủ đầu tư đạo thực có hiệu tiểu dự án Ban Phát triển xã UBND huyện định thành lập, thay mặt Chủ đầu tư UBND xã tổ chức thực Tuy nhiên, lực quản lý cấp xã thực Dự án Giảm nghèo (kể xã tham gia giai đoạn 1) chưa đồng Nên giai đoạn đầu, nên chọn số xã đủ lực thực trước, sau rút kinh nghiệm triển khai rộng rãi để tránh rủi ro xảy quản lý tài chính, đảm bảo hiệu đầu tư hoạt động, tạo điều kiện cho xã nâng cao trình độ, học tập lẫn Một số điều kiện để xã làm chủ đầu tư Hợp phần NSPTX: (i) Kế tốn ngân sách xã có trình độ trung cấp; có trình độ sơ cấp phải có từ năm cơng tác liên tục trở lên nghề kế toán quản lý tài (ii) Các thành viên chủ chốt Ban PTX Dự án GNMNPB tập huấn thủ tục thực hợp phần NSPTX, bao gồm tập huấn quản lý tài chính, kế tốn Trước thực Hợp phần NSPTX, Ban QLDA tỉnh phối hợp với Ban QLDA huyện tiến hành đào tạo cho Ban PTX xã đào tạo bổ sung cho Ban PTX xã giai đoạn Sau tiến hành đánh giá lực quản lý dự án, quản lý tài kế tốn xã dự án, xã lực chưa đáp ứng yêu cầu cần tổ chức cho Ban PTX tham quan học tập xã làm tốt (có thể triển khai muộn từ đến 12 tháng) Đồng thời, tăng cường trợ giúp CF cán Ban QLDA huyện xã Ngay xã làm Chủ đầu tư từ năm thực Hợp phần, bên cạnh CF, Ban QLDA huyện phải thường xuyên cử cán xuống giúp đỡ, hỗ trợ Các xã chưa thực hợp phần NSPTX năm bảo lưu số vốn sử dụng năm Những xã trình thực đánh giá có hiệu quả, xem xét tăng thêm vốn cho hợp phần NSPTX vào thời điểm đánh giá kỳ dự án Tiền tiết kiệm trình thực đấu thầu, mua sắm bảo lưu cho NSPTX, tiếp tục đầu tư cho Tiểu dự án khác trước dự án kết thúc (tháng 6/2015) 2.2 Chức nhiệm vụ chủ yếu Ban Phát triển xã: Ban PTX cấp quản lý dự án từ Trung ương đến địa phương Chủ tịch UBND huyện ký định thành lập Ban PTX tổ chức hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm, trực thuộc UBND xã Là đơn vị có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng mở NHNo huyện Thành phần Ban PTX gồm: Trưởng ban Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) UBND xã; Hội trưởng Hội Phụ nữ xã làm Phó ban Các thành viên khác gồm: Kế tốn; địa xã đại diện cho thôn (một nam nữ), đại diện số ban, ngành xã Ban Giám sát xã để giám sát hoạt động dự án Thành viên Ban Giám sát gồm đại diện Hội đồng Nhân dân xã, Mặt trận Tổ quốc, Hội đoàn thể khác đại diện người dân Đối với xã có chương trình 135 giai đoạn II chương trình dự án khác: Ban PTX, Ban Giám sát lồng ghép với Ban Quản lý/Giám sát chương trình 135 Ban Quản lý/Giám sát dự án khác Ban PTX UBND xã, UBND huyện đạo mặt chủ trương, đường lối; Ban Quản lý dự án tỉnh huyện đạo mặt chuyên môn, nghiệp vụ Ngồi ra, hoạt động Ban PTX cịn UBND xã, cấp quản lý dự án cộng đồng thôn giám sát theo phương thức khác Ban PTX có nhiệm vụ chủ yếu sau đây: a) Tổ chức cộng đồng họp thôn để lập kế hoạch, tham gia thực hiện, giám sát hoạt động thực thi tiểu dự án Hợp phần NSPTX cơng trình thuộc dự án giảm nghèo đề xuất thực địa bàn xã b) Trực tiếp quản lý triển khai thực Hợp phần NSPTX, bao gồm việc thực bước từ chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư, nghiệm thu bàn giao đưa tiểu dự án vào khai thác, sử dụng Hướng dẫn thôn xây dựng quy ước quản lý sử dụng bảo trì vận hành tiểu dự án c) Ký kết hợp đồng kinh tế với đơn vị, cộng đồng (thường khơng có tư cách pháp nhân) cá nhân cung cấp hàng hoá, xây lắp dịch vụ cho hợp phần NSPTX 2.3 Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS): Thông tin trình thực hoạt động thuộc Hợp phần NSPTX (do Ban PTX báo cáo quý, tháng…) cán huyện nhập vào hệ thống quản lý liệu từ Ban QLDA huyện, gửi Ban QLDA tỉnh Ban ĐPDATW để tổng hợp theo dõi chung, qua hỗ trợ cho việc định quản lý Ban QLDA tỉnh trang bị máy vi tính tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán quản lý liệu (MIS) Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện Ban PTX (nếu cần) III CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN 3.1 Các hoạt động không sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX: Các hoạt động đầu tư Hợp phần NSPTX phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc: a) không vi phạm quy định pháp luật sách nhà nước; b) khơng trùng lặp với hoạt động đầu tư hợp phần khác dự án (ví dụ hợp phần ‘Phát triển kinh tế huyện’) chương trình, dự án khác phủ, nhà tài trợ đầu tư địa bàn (ví dụ Chương trình 135-II vv…); c) khơng gây tác động môi trường sinh thái; nguy hại tới công lợi ích xã hội; phương hại tới truyền thống, văn hoá, tập quán sinh hoạt người dân địa phương; gây chia rẽ đoàn kết nội cộng đồng; d) không thực hoạt động có tác động tiêu cực tới đời sống trị, văn hố, kinh tế, xã hội thơn khu vực lân cận Chi tiết cụ thể xem Danh mục tiểu dự án không đầu tư nguồn vốn Hợp phần NSPTX Biểu – Phụ lục 3.2 Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX: Các hoạt động đầu tư phải người dân đề xuất họp thôn bản/Chi hội phụ nữ Đây hoạt động thường có quy mơ nhỏ, lẻ, phục vụ cho nhu cầu thơn bản; có trường hợp số người hưởng lợi khơng nhiều nhu cầu đầu tư cấp bách cộng đồng trí hoạt động lựa chọn Những hoạt động nhằm tạo ổn định cho nhóm hộ hộ gia đình; đóng góp cải thiện đời sống kinh tế, xã hội (đặc biệt giảm gánh nặng cho phụ nữ) cải thiện hội sinh kế cho sản xuất, thu nhập, việc làm thị trường cho đồng bào nghèo dân tộc thiểu số, hỗ trợ vật chất cho hộ gia đình nghèo thôn Các Tiểu dự án Hợp phần NSPTX nằm Tiểu hợp phần: (i) Tiểu hợp phần 2.1 “Cải thiện sở hạ tầng thôn bản” (tối đa 50% tổng vốn hợp phần NSPTX): Xây dựng nâng cấp cơng trình hạ tầng quy mô nhỏ cấp thôn/bản nhằm cải thiện sở vật chất chung thôn bản, với điều kiện công việc không phức tạp tới mức phải thuê công ty xây dựng thi công (ii) Tiểu hợp phần 2.2 “Hỗ trợ sinh kế dịch vụ sản xuất” (tối thiểu 30% tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ nhóm sở thích tiến hành hoạt động sản xuất (nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản vv…) doanh nghiệp quy mô nhỏ (như kinh doanh bán lẻ, sản xuất quy mô nhỏ xã.vv…) Việc hỗ trợ hoạt động sinh kế cịn chưa có nhiều kinh nghiệm bên liên quan, tiểu hợp phần tiến hành thử nghiệm vài huyện trước xác đinh phương thức tiến hành chi tiết áp dụng quy mô rộng (sẽ hướng dẫn chi tiết sau) (iii) Tiểu hợp phần 2.3 “Hỗ trợ hoạt động phát triển kinh tế xã hội phụ nữ” (tối thiểu 20% tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ hoạt động nhóm phụ nữ thơn lựa chọn để nâng cao đời sống kinh tế vị xã hội họ Hội Phụ nữ xã đóng vai trò chủ chốt việc hướng dẫn lựa chọn Tiểu dự án Chi hội Phụ nữ tổng hợp chung vào kế hoạch xã (chi tiết Tiểu dự án hợp lệ đầu tư nguồn vốn Hợp phần NSPTX cho mục đích tham khảo trình bày Biểu số – Phụ lục 1) IV CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ 4.1 Phân bổ vốn NSPTX thông báo vốn hàng năm: a Vốn NSPTX tỉnh: Tổng vốn WB toàn dự án: 150 triệu USD Phân bổ tạm thời cho tỉnh cho hợp phần NSPTX sau: STT Tỉnh Tổng vốn WB (USD) Vốn WB cho NSPTX (USD) Lào Cai 20.000.000 7.000.000 n Bái 20.000.000 7.000.000 Hồ Bình 20.000.000 7.000.000 Sơn La 20.000.000 7.000.000 Điện Biên 17.000.000 5.950.000 Lai Châu 17.000.000 5.950.000 114.000.000 39.900.000 Tổng cộng Vốn NSPTX đầu tư cho tiểu dự án/ hoạt động WB tài trợ 100%, gồm chi phí cho tư vấn, xây lắp, mua sắm hàng hóa, chi quản lý hành chính,… Riêng chi phí thẩm định thẩm tra toán tiểu dự án thuộc hợp phần bố trí từ nguồn vốn đối ứng, thành dòng ngân sách riêng Hợp phần Ban QLDA huyện quản lý chi tiêu để thuận tiện cho quản lý hạch toán Trong q trình thực hiện, địa phương làm tốt phân bổ thêm từ nguồn vốn chưa phân bổ b Vốn NSPTX phân bổ cho xã: - Nguyên tắc phân bổ vốn NSPTX cho xã thuộc dự án tỉnh, huyện: Khơng chia bình qn cho xã vùng dự án mà vào số hộ nghèo xã dự án để phân bổ (theo số liệu Báo cáo Nghiên cứu khả thi tỉnh duyệt) Các xã có nhiều hộ nghèo phân bổ nhiều vốn - Cách xác định vốn NSPTX cho xã sau: Lấy vốn WB hợp phần NSPTX tỉnh (tạm quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá 17.000đ/USD) chia cho tổng số hộ nghèo tồn tỉnh số vốn bình qn cho hộ nghèo Lấy số vốn bình quân cho hộ nghèo nhân với tổng số hộ nghèo xã số vốn NSPTX xã c Ngun tắc phân bổ vốn cho thôn thuộc xã dự án: Các Ban PTX hướng dẫn hỗ trợ Ban QLDA huyện cán CF phân bổ vốn cho thôn với số nguyên tắc sau: - Ưu tiên cho thôn nghèo hẻo lánh, xa xôi tính từ trung tâm xã - Các thơn phân bổ vốn đầu tư khơng chia bình quân, không rải vốn cho tất thôn Đảm bảo đầu tư tiểu dự án hoàn chỉnh năm - Dành đủ tỷ lệ 20% vốn NSPTX cho Chi hội phụ nữ thôn chủ động triển khai theo kế hoạch chung xã - Không vượt tổng nguồn vốn NSPTX phân bổ cho xã d Một số vấn đề lưu ý phân bổ vốn: - Việc phân bổ vốn phải rõ ràng, minh bạch, dán thông báo công khai thôn cho người dân biết - Dựa vào tổng mức vốn NSPTX, Ban PTX dự kiến kế hoạch thời gian thực cho thôn Hội Phụ nữ (3 hay năm thực NSPTX) Có thể có thơn chưa thực đầu tư NSPTX theo kế hoạch năm này, thực năm Kế hoạch thời gian thực thông báo cho cộng đồng thôn làm định hướng lựa chọn tiểu dự án - Ngồi phần vốn vay WB, cịn có phần vốn người dân tự nguyện đóng góp cơng lao động, vật liệu tiền (xem mục X) - Đầu tư hoạt động/tiểu dự án thuộc hợp phần NSPTX khơng có vốn đối ứng tiền Chính phủ - Căn kế hoạch hàng năm huyện, khả giải ngân tỉnh thay đổi mức vốn đầu tư (do tỷ giá, điều chỉnh quy mô,…), khoảng đầu tháng hàng năm, Ban QLDA tỉnh thông báo dự kiến kế hoạch vốn NSPTX năm sau cho Ban QLDA huyện Ban QLDA huyện vào thông báo vốn tỉnh, vào yêu cầu khả thực xã, thông báo tổng mức đầu tư NSPTX cho xã; đạo hướng dẫn xã tiến hành tham vấn cộng đồng, lập kế hoạch đầu tư nguồn NSPTX cho năm sau 4.2 Chuẩn bị đầu tư: Các đề xuất tiểu dự án chuẩn bị đề xuất hàng năm thôn Để đảm bảo thơng tin đến với tồn người dân thơn giúp thơn bản/ Hội Phụ nữ triển khai tốt việc lập kế hoạch, Ban QLDA huyện thông báo cho Ban PTX tổng ngân sách Hợp phần NSPTX năm xã, sau Ban PTX cần: ● Thông tin cho lãnh đạo thôn bản, Hội Phụ nữ tổng vốn NSPTX xã năm kế hoạch, mức ngân sách cho thôn bản/Chi hội Phụ nữ, nhắc lại danh mục tiểu dự án không hợp lệ Thông tin nêu công khai họp thôn niêm yết nơi công cộng ● Hướng dẫn chi tiết cho lãnh đạo thôn bản, Chi hội Phụ nữ biết tiêu chí để lựa chọn tiểu dự án, cách thức tổ chức họp người dân thôn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ thơn cách thức ghi chép thông tin họp thôn bản, Chi hội, thời gian tổ chức họp thơn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ Các họp đề xuất tiểu dự án nên có cán chủ chốt Ban PTX cán CF tham dự; cán NSPTX Ban QLDA huyện tham cộng đồng đăng ký thi cơng cơng trình Thơng báo đọc cơng khai loa, đài, niêm yết UBND xã, nhà văn hóa xã, nhà sinh hoạt cộng đồng thôn bản, đồng thời phổ biến cho trưởng thôn để thông báo cho người dân biết  Đánh giá tư cách hợp lệ, lực cá nhân/ cộng đồng để chọn cá nhân/ cộng đồng có uy tín, lực Ban PTX lập tiêu chí để xét chọn cộng đồng thi cơng trình UBND xã phê duyệt Tiêu chí lựa chọn đơn giản, dễ hiểu sát với yêu cầu cụ thể cơng trình điều kiện cụ thể xã/thơn bản, như: nhóm cơng đồng thi cơng phải đảm bảo có thợ đạo, thợ phải có kinh nghiệm thi cơng cơng trình có tính chất tương tự đại bàn, thợ có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm thi cơng có ưu thế; ưu tiên nhóm cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo thơn bản; nhóm thợ người dân xã  Chuẩn bị Hồ sơ mời chào giá (xem mẫu 01 Phụ lục 3) Yêu cầu kỹ thuật tiêu chí xét thầu phải nêu rõ Hồ sơ mời chào giá Tùy theo điều kiện/ yêu cầu cụ thể Dự án, yêu cầu kỹ thuật Hồ sơ mời bao gồm yêu cầu xã hội thích hợp (ví dụ: cộng đồng tham gia phải có tỷ lệ định lao động nữ người dân tộc v v) Hồ sơ mời chào giá phải viết cách đơn giản, dễ hiểu Nếu cần phải nêu khối lượng ước tính, nêu khối lượng số phải làm trịn Khơng sử dụng mã hiệu định mức thuật ngữ, kỹ thuật phức tạp;  Phát hành Hồ sơ mời chào giá tới cá nhân/cộng đồng chọn chào giá Thời gian cho cộng đồng chuẩn bị chào giá phải đủ (từ - ngày tùy theo tính chất phức tạp) Các thành viên cộng đồng thảo luận với để chuẩn bị chào giá Chào giá phải viết tay đại diện cộng đồng ký điểm (nếu người khơng biết chữ) Cộng đồng nhờ người khác (nhưng thành viên Ban PTX) viết hộ chào giá họ khơng có đủ khả Ban PTX tuyệt đối không yêu cầu đánh máy chào giá  Tiếp nhận chào giá (phải có tối thiểu chào giá để so sánh)  Đánh giá so sánh chào giá Việc đánh giá bao gồm bước Bước 1: xem xét đánh giá chào giá có đáp ứng yêu cầu kỹ thuật xã hội (nếu có) Nếu khơng đạt chào giá bị loại Bước 2: Đối với chào giá đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật xã hội (nếu có), Ban PTX chỉnh sửa lỗi số học so sánh giá chào chỉnh sửa để xác định chào giá có giá thấp  Cộng đồng có chào giá đáp ứng yêu cầu kỹ thuật xã hội (nếu có) có giá đánh giá thấp trao hợp đồng Ban PTX phải chuẩn bị hợp đồng (xem Mẫu 01 - Phụ lục cho xây lắp Mẫu 02 - Phụ lục cho hàng hóa) Tất thành viên cộng đồng ký (hoặc điểm chỉ) vào hợp đồng cộng đồng ủy quyền cho người đại diện ký Ban PTX gửi hợp đồng cho thành viên cộng đồng để lưu giữ  Sau trao hợp đồng, Ban PTX niêm yết, công bố thông tin sau; (i) số hiệu mô tả hợp đồng; (ii) giá hợp đồng thời hạn hoàn thành; (iii) tên cộng đồng trúng thầu 20 (b) Tự thực : Đối với tiểu dự án có xây dựng: Hình thức áp dụng trường hợp cơng trình nhỏ lẻ, phân tán rải rác (ví dụ sửa chữa đoạn đường nhỏ bị sạt lở) có giá trị 15 triệu đồng, nên không thu hút quan tâm cộng đồng Khi đó, Ban PTX tự đứng huy động nhân lực xã, mua sắm ngun liệu tổ chức xây dựng cơng trình Ban PTX chịu trách nhiệm theo dõi quản lý trực tiếp chấm công trả tiền cho nhân lực huy động, mua sắm cung cấp kịp thời vật liệu cần thiết, quản lý chất lượng tiến độ ghi chép đầy đủ chi phí thực cơng trình thành tốn sau Đối với tiểu dự án khác: Mua sắm sản phẩm/dịch vụ có tiêu chuẩn, quy chuẩn nhà nước (ví dụ túi thuốc thú y, tài liệu khuyến nông,…) hoạt động hỗ trợ phát triển sinh kế hộ gia đình, nâng cao giá trị sản phẩm địa phương, hoạt động hỗ trợ hộ gia đình khó khăn, hoạt động tu bảo dưỡng cơng trình, Ban PTX thực theo dự toán duyệt (Xem mẫu 03 Phục lục 03) (c) Hợp đồng trực tiếp (Chỉ định thầu xây lắp/ hàng hóa): Hình thức áp dụng trường hợp sau (a) có cộng đồng (hoặc nhà cung cấp nhất) có khả thực xây dựng cơng trình cung cấp hàng hóa yếu cầu; (b) trường hợp khẩn cấp thiên tai, bão lũ Ban PTX đàm phán ký hợp đồng trực tiếp với cộng đồng nhà cung cấp chọn Hợp đồng ký với tất thành viên cộng đồng người đại điện Ban PTX sau công bố thông tin trao thầu hình thức chào giá cạnh tranh (Xem mẫu 04 phục lục 03) (d) Tuyển chọn tư vấn theo lực (áp dụng cho dịch vụ tư vấn): Trong hình thức này, Ban PTX so sánh lực kinh nghiệm cá nhân/ cộng đồng cơng ty (trong trường hợp đặc biệt tìm cá nhân/ cộng đồng có lực thực xã) có quan tâm để xác định cá nhân/ cộng đồng/cơng ty có lực phù hợp Ban PTX sau đàm phán ký hợp đồng với cá nhân/cộng đồng/công ty chọn công bố thông tin  Ban PTX thông báo mời tuyển dụng tư vấn cá nhân Thông báo đọc công khai loa, đài, niêm yết UBND xã, nhà văn hóa xã, nhà sinh hoạt cộng đồng thôn bản, phổ biến cho trưởng thôn để thông báo cho người dân biết Cán CF có trách nhiệm hỗ trợ xã niêm yết thông tin trụ sở Ban QLDA huyện  Ban PTX nhận hồ sơ tư vấn quan tâm tổ chức xét tuyển, lựa chọn tư vấn có lực phù hợp  Căn Biên xét hồ sơ dự tuyển, Ban PTX trình UBND xã định phê duyệt  Ban PTX thảo luận ký hợp đồng với tư vấn chọn công bố thông tin (Xem mẫu 05 Phụ lục 03) (e) Tuyển chọn từ nguồn (Chỉ định thầu tư vấn): Hình thức áp dụng trường hợp dịch vụ tư vấn có giá trị nhỏ, thời gian thực ngắn có cá nhân/cơng ty có lực trường hợp khẩn cấp 21 (thiên tai bão lũ) Ban PTX phải phê duyệt nội dung cơng việc khoản kinh phí để thực nhiệm vụ tiểu dự án (gọi TOR) Theo phương pháp Ban PTX tham khảo từ nhiều nguồn thông tin khác (qua giới thiệu Ban QLDA tỉnh, huyện, trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung tâm khuyến nông lâm nghiệp), địa bàn để tìm người có lực chuyên môn phù hợp, ký hợp đồng thuê cá nhân theo nội dung công việc dự toán UBND xã phê duyệt Ban PTX đàm phán ký hợp đồng trực tiếp với cá nhân/cộng đồng/công ty chọn công bố thông tin (Xem mẫu 06 Phụ lục 03) 5.3.4 Xét duyệt Ngân hàng Thế giới Chính phủ ĐTMS tiểu dự án hợp phần Ngân sách phát triển xã - Ngân hàng Thế giới (WB) kiểm tra trước gói thầu áp dụng hình thức Hợp đồng trực tiếp Tư vấn từ nguồn huyện (Tức kết lựa chọn nhà thầu phải trình xin ý kiến không phản đối NHTG trước UBND xã phê duyệt kết ký hợp đồng) Các gói thầu cịn lại thực việc kiểm tra sau - Tuy nhiên, để đảm bảo việc tuân thủ quy định mua sắm đấu thầu tránh sai sót, năm Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm kiểm tra trước 01 gói thầu hình thức đấu thầu xã để làm sở hướng dẫn xã thực gói thầu xác 5.3.5 Quản lý Hợp đồng: Ban PTX chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng giám sát việc thực hợp đồng theo điều khoản hợp đồng ký để đảm bảo cơng trình xây dựng theo tiến độ chất lượng yêu cầu, hàng hóa giao chủng loại, chất lượng, thời gian sản phẩm dịch vụ tư vấn thưc theo tiến độ với chất lượng cao Ban PTX đặc biệt phải toán đầy đủ kịp thời cho cộng đồng theo dõi, giám sát việc trả cho thành viên cộng đồng để đảm bảo thành viên nhận số tiền theo cơng sức đóng góp Ban PTX phải ghi chép lưu giữ đầy đủ tài liệu liên quan đến trình mua sắm quản lý hợp đồng để NHTG quan có thẩm quyền kiểm tra 5.3.6 Tiếp nhận giải khiếu nại: Ban PTX chịu trách nhiệm tiếp nhận giải kịp thời tất khiếu nại (nặc danh hữu danh) trình mua sắm thực hợp đồng Ban PTX đồng thời phải báo cáo đầy đủ kịp thời khiếu nại giải thích/trả lời cho Ban QLDA huyện tỉnh lưu giữ theo dõi Ban QLDA tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo CPO/NHTG vấn đề báo cáo tiến độ dự án Trường hợp khiếu nại có liên quan đến vấn đề gian lận tham nhũng, khiếu nại phải báo cáo gửi lên văn phòng NHTG Việt Nam NHTG có dẫn cụ thể cách xử lý khiếu nại 5.4 Thi cơng giám sát thi cơng cơng trình: Tiểu dự án thực giám sát trực tiếp Người giám sát (cá nhân/nhóm người) thơn đề xuất trình lập kế hoạch giám sát Ban Giám sát xã UBND xã định thành lập Ngoài việc thực thi tiểu dự án chịu giám sát gián tiếp cộng đồng địa phương Ban PTX 22 Vì tất thơng tin thích hợp liên quan tới hợp phần NSPTX công khai trụ sở UBND xã nơi công cộng thôn bản, người hưởng lợi giám sát tiến độ thực thi tiểu dự án có tay đầy đủ thơng tin Nếu có băn khoăn, thắc mắc việc thực tiểu dự án đó, người hưởng lợi cần nêu vấn đề với Ngưới giám sát tiểu dự án Người thức chịu trách nhiệm giám sát tiến độ chất lượng tiểu dự án, đồng thời chịu trách nhiệm chắp nối để giải vấn đề phát sinh q trình thi cơng Biên nghiệm thu bàn giao phải có chữ ký xác nhận Người giám sát thôn đại diện Ban Giám sát xã Q trình giám sát phải có đầy đủ Sổ nhật ký thi công người giám sát phải ký vào Sổ nhật ký thi công Ban QLDA huyện hướng dẫn cho Ban PTX lập nhật ký thi công cơng trình Kinh nghiệm thơn việc giám sát việc thực thi tiểu dự án cần trao đổi, rút kinh nghiệm trình lập kế hoạch cho chu kỳ đầu tư 5.5 Chi phí quản lý hành chính: Ban PTX phép chi tối đa 6% (sáu phần trăm) giá trị phần vốn WB tiểu dự án để chi phí quản lý dự án hành (QL-HC) Nguyên tắc tính 6% tính giá trị thực thực tế phần vốn vay WB tiểu dự án, khơng tính phần dân tự nguyện đóng góp khơng tính giá trị kế hoạch Trong q trình lập dự tốn chi phí tiểu dự án, Ban PTX cần tính tốn chi phí QL-HC dự tốn Phần kinh phí sử dụng cho khoản chi sau: (i) Chi phí văn phòng phẩm bao gồm: giấy loại, bút viết, phấn bút viết bảng, loại cặp lưu trữ hồ sơ… (ii) Chi phí lại (để giao dịch với Kho bạc, Ngân sách, nộp báo cáo) (iii) Chi phí điện thoại giao dịch cơng việc liên quan đến hợp phần (iv) Chi phí hội họp thơn (tổ chức họp dân) (v) Các chi phí phù hợp khác Các Ban QLDA huyện hướng dẫn Ban PTX trình chi tiêu, đảm bảo khoản chi hợp lý, hợp lệ, rõ ràng minh bạch Chi phí phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán Ban PTX thực theo Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19-11-2009 Bộ Tài “Quy định số định mức chi tiêu áp dụng cho dự án/chương trình sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển thức (ODA); xem chi tiết Mục 7.3.3 (e) VI NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN 6.1 Nghiệm thu, bàn giao: Sau tiểu dự án hồn thành việc thi cơng, cần tổ chức nghiệm thu, bàn giao cơng trình Thủ tục nghiệm thu, bàn giao sau: Thành phần tham gia nghiệm thu: Ban PTX (chủ trì), lãnh đạo thơn bản/chi hội phụ nữ, Người giám sát thi công, bên hưởng lợi (ví dụ sửa lớp học có đại diện người dân/ nhóm hộ gia đình vv…) đại diện bên thi cơng cơng trình (đối với 23 tiểu dự án xây dựng sở vật chất công cộng) Ban PTX mời đại diện Ban QLDA huyện tham gia chứng kiến nghiệm thu Tiểu dự án thức bàn giao “tay ba” (Chủ đầu tư - Bên thi công Người hưởng lợi) nghiệm thu với điều kiện:  Tiểu dự án thực đề xuất  Chất lượng thực tiểu dự án đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đề  Nếu tiểu dự án xây dựng bên thi cơng cam kết bảo hành cơng trình 12 tháng (cơng trình thuộc NSPTX khơng cần giữ lại 5% giá trị hợp đồng để bảo hành phải có văn cam kết nhóm thợ/đơn vị thi cơng tiến hành sửa chữa cơng trình hư hỏng thời gian bảo hành chi phí cộng đồng đó, trừ trường hợp thiên tai bất khả kháng)  Nếu tiểu dự án xây dựng thiết bị thơn nhóm hộ phải có cam kết chịu trách nhiệm, có quy chế quản lý, vận hành bảo trì tiểu dự án  Nguồn kinh phí vận hành bảo trì tiểu dự án (nếu có) bàn giao cho Trưởng thơn người cộng đồng lựa chọn quản lý sử dụng mục đích cơng khai trước họp thôn Ghi rõ biên nghiệm thu- bàn giao cơng trình Biên nghiệm thu bên tham gia ký kết 6.2 Quản lý, vận hành bảo trì cơng trình Xem Chương – Vận hành Bảo trì PIM để biết quy định chi tiết việc Vận hành Bảo trì cơng trình hạ tầng VII THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN 7.1 Tài khoản Mỗi Ban PTX mở 01 tài khoản tiền gửi VNĐ Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp PTNT huyện để tiếp nhận giải ngân phần vốn vay WB Ban PTX chủ tài khoản Con dấu dùng để đăng ký tài khoản dấu riêng Ban PTX 7.2 Cơ quan kiểm soát chi thủ tục kiểm soát chi áp dụng Đối với tiểu dự án Hợp phần NSPTX KBNN huyện chịu trách nhiệm kiểm sốt trực tiếp khoản chi, bao gồm chi phí đầu tư chi phí quản lý, hành Thủ tục kiểm sốt chi áp dụng hình thức: Kiểm sốt chi trước, có nghĩa sau KBNN huyện kiểm tra xác nhận Ban PTX làm thủ tục rút tiền mặt chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi Ban PTX Chi nhánh NHNo PTNT huyện Các bước cụ thể nêu mục 7.3 7.3 Các khoản chi tiêu thủ tục toán Ban PTX: 7.3.1 Các khoản chi tiêu Ban PTX: ▪ Các tiểu dự án/ hoạt động đầu tư Hợp phần xã làm chủ đầu tư ▪ Chi trả hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn loại, hợp đồng đào tạo, dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề số loại hình dịch vụ khác 24 ▪ Chi tập huấn, đào tạo cho cán xã người dân theo kế hoạch duyệt ▪ Chi phí quản lý hành Ban PTX 7.3.2 Hồ sơ toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi: ▪ Quyết định phê duyệt kế hoạch hàng năm (đồng thời kế hoạch đấu thầu) cấp có thẩm quyền (gửi năm lần); ▪ Hợp đồng nguyên tắc thực tiểu dự án (ký kết Ban PTX Ban QLDA huyện) (gửi năm lần); ▪ Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết tiểu dự án/hợp đồng cấp có thẩm quyền; ▪ Quyết định phê duyệt kết đấu thầu (hoặc đánh giá báo giá) cấp có thẩm quyền; ▪ Biên đàm phán hợp đồng Ban PTX nhà thầu/ nhà cung cấp (nếu có); ▪ Hợp đồng kinh tế ký kết Ban PTX với nhà thầu/ nhà cung cấp; ▪ Biên nghiệm thu sản phẩm (cho lần toán theo tiến độ quy định hợp đồng); ▪ Biên nghiệm thu, bàn giao lý hợp đồng (nếu toán lần cuối); ▪ Bản hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá; ▪ Các tài liệu chứng từ cần thiết khác theo quy định hành nước toán cho hoạt động đầu tư xây dựng 7.3.3 Chuyển vốn từ TKDA huyện TKDA xã toán cấp xã: a Các bước ban đầu: - UBND huyện ban hành định giao kế hoạch hàng năm cho Ban PTX, bao gồm danh mục tiểu dự án, tổng giá trị tiểu dự án tổng chi phí quản lý hành theo kế hoạch - Căn Quyết định giao kế hoạch UBND huyện, Ban QLDA huyện Ban PTX ký kết Hợp đồng nguyên tắc thực tiểu dự án năm gửi cho quan có liên quan: Ban QLDA tỉnh, KBNN huyện NN&PTNT huyện - UBND xã thực bước: Ban hành định đầu tư tiểu dự án theo kế hoạch - Tổ chức đấu thầu - Lựa chọn nhà thầu – Ký kết hợp đồng b Tạm ứng vốn IDA Tài khoản dự án xã: 25 BQLDA tỉnh (3) VBARD tỉnh (2) (4) (5) BQLDA huyện VBARD huyện (TKDA huyện) (1) Ban PTX (6) VBARD huyện ( TKDA xã) - Tài khoản dự án xã nhận mức tạm ứng từ nguồn vốn IDA 100% giá trị hợp đồng ký với nhà thầu 70% tổng dự tốn chi phí quản lý hành Ban Phát triển xã UBND huyện phê duyệt - Ban Phát triển xã gửi Ban QLDA huyện hồ sơ xin tạm ứng vốn Tài khoản dự án xã để Ban QLDA huyện gửi Ban QLDA tỉnh Hồ sơ bao gồm:  Công văn đề nghị tạm ứng vốn tài khoản dự án xã;  Quyết định giao kế hoạch năm Ủy ban nhân dân huyện cho Ban Phát triển xã, bao gồm danh mục tiểu dự án, tổng giá trị dự toán tiểu dự án tổng dự toán chi phí quản lý hành (chỉ gửi lần năm cho lần tạm ứng đầu tiên);  Bản hợp đồng ký kết Ban Phát triển xã nhà thầu - Trong vòng ngày làm việc, Ban QLDA huyện đề nghị Ban Phát triển xã gửi hồ sơ đề nghị Ban QLDA Tỉnh chuyển tiền tạm ứng cho xã Hồ sơ bao gồm:  Công văn Ban QLDA huyện đề nghị chuyển tiền;  Bản công văn đề nghị Ban Phát triển xã;  Bảng kê thông tin hợp đồng Ban Phát triển xã ký với nhà thầu (bao gồm: Số hợp đồng, nội dung hợp đồng, ngày ký, giá trị hợp đồng, tên nhà thầu, thời gian thực hợp đồng) - Trong vòng ngày làm việc, Ban QLDA Tỉnh đề nghị Ban QLDA Huyện chuyển tiền Tài khoản dự án huyện Trong vòng ngày kể từ ngày nhận tiền Tài khoản dự án huyện, Ban QLDA Huyện phải chuyển tiền Tài khoản dự án Ban Phát triển xã Số tiền chuyển từ Tài khoản Chỉ định cấp tỉnh, qua Tài khoản dự án huyện đến Tài khoản dự án xã cho mục đích tạm ứng hợp phần Ngân sách Phát triển xã coi khoản giải ngân hợp lệ Ban QLDA tỉnh phép làm đơn rút vốn để bồi hoàn số tiền Sau số vốn tạm ứng toán theo quy định, Ban QLDA Tỉnh gửi báo cáo Sao kê chi tiêu đối chiếu tài khoản xã Ban Phát 26 triển xã lập, có xác nhận Kho bạc Nhà nước huyện Ngân hàng phục vụ huyện để làm thủ tục hoàn trả hồ sơ cho Bộ Tài c Thanh tốn từ Tài khoản dự án xã theo đề nghị Ban Phát triển xã KBNN huyện VBARD huyện Ban PTX (2) (3) (1) (4) Nhà thầu/ Nhà cung cấp/ Tư vấn Khi có nhu cầu chi tiêu từ Tài khoản dự án xã để toán trả cho nhà thầu, nhà cung cấp chi phí quản lý hành chính, Ban Phát triển xã gửi hồ sơ, chứng từ theo quy định cho Kho bạc Nhà nước huyện Trong vòng ngày làm việc kể từ nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Kho bạc Nhà nước huyện thực kiểm soát Ban Phát triển xã chuyển Giấy đề nghị toán vốn đầu tư có xác nhận Kho bạc Nhà nước làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để toán nguồn vốn IDA từ Tài khoản dự án xã Trong trường hợp nhà thầu bên thi công có tài khoản ngân hàng, Ban Phát triển xã làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để chuyển tiền tạm ứng tốn cho họ hình thức chuyển khoản Trong trường hợp nhà thầu bên thi cơng khơng có tài khoản, Ban Phát triển xã viết séc rút tiền mặt từ tài khoản dự án xã Ngân hàng phục vụ d Thanh tốn chi phí quản lý hành Ban Phát triển xã: Khoản chi phí dành cho quản lý hành cho Ban Phát triển xã tính 6% giá trị nguồn vốn IDA thực thực tế tiểu dự án Chi phí quản lý hành sử dụng để tổ chức họp thơn xã, văn phịng phẩm, thơng tin liên lạc, lại giao dịch Tại thời điểm đầu năm kế hoạch, Ban Phát triển xã tạm ứng 70% dự tốn chi phí quản lý hành Ủy ban nhân dân huyện giao để chi tiêu cho hoạt động có liên quan Đến cuối quý IV hàng năm, giá trị thực thực tế Kho bạc Nhà nước huyện xác nhận tiểu dự án năm, Ban Phát triển xã tốn giá trị cịn lại theo giá trị xác nhận chi phí quản lý hành theo quy định e Thanh tốn phụ cấp quản lý dự án ODA cho Ban PTX: Chi phí phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán Ban PTX thực theo Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19-11-2009 Bộ Tài 27 Các vị trí chủ chốt Ban PTX (bao gồm Trưởng ban phát triển xã, phó ban phát triển xã, kế tốn xã cán địa chính) hưởng phụ cấp hàng tháng, tối đa 30% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương hưởng Các thành viên khác hưởng phụ cấp theo công việc thực theo quy định mục c, điểm 5, Điều Thơng tư 219/2009/TT-BTC (ví dụ: tiểu dự án thực thơn trưởng thơn hưởng phụ cấp thời gian thực tiểu dự án) Việc định áp dụng mức phụ cấp thực dự án ODA cho cán cấp xã phải thể định thành lập/quyết định giao việc cấp có thẩm quyền (UBND huyện), ghi rõ thời gian tham gia thực dự án vị trí cán Khoản chi phí tốn vốn đối ứng Ban QLDA huyện có trách nhiệm phối hợp với Ban PTX để lập kế hoạch dự toán hàng năm chi phí tổng vốn chi phí ban quản lý giao Ban QLDA huyện, làm thủ tục kiểm soát chi rút vốn đối ứng tài khoản quỹ tiền mặt Ban QLDA huyện, sau tốn cho Ban PTX có liên quan g Đối chiếu Tài khoản dự án xã: Hàng tháng, Ban Phát triển xã lập Sao kê chi tiêu đối chiếu tài khoản xã, lấy xác nhận Kho bạc Nhà nước huyện Ngân hàng phục vụ huyện gửi Ban QLDA huyện vòng ngày kể từ ngày kết thúc tháng (Theo mẫu Biểu 13 Phụ lục 4) Ban QLDA huyện tổng hợp số liệu lập Sao kê chi tiêu đối chiếu tài khoản xã gửi Ban QLDA Tỉnh vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng (theo mẫu Phụ lục – Phần Sổ tay Quản lý Tài chính) h Một số quy định cụ thể: i) Ban PTX nhận 100% giá trị hợp đồng ký chuyển TKDA xã tạm ứng lần cho nhà thầu 50 – 70% Số tiền lại sử dụng để tạm ứng/thanh toán cho hợp đồng khác tạm ứng chi phí quản lý hành thời gian chưa nhận tiền tạm ứng từ TKCĐ Ban QLDA tỉnh chuyển lần ii) Ngân hàng NN&PTNT huyện làm thủ tục toán nhận Yêu cầu chi kèm Giấy đề nghị toán KBNN huyện kiểm soát chi Trước làm thủ tục toán, Ngân hàng NN&PTNT huyện phải kiểm tra để đảm bảo tiểu dự án tốn có danh mục Quyết định giao kế hoạch UBND huyện cho Ban PTX nằm Hợp đồng nguyên tắc ký kết Ban QLDA huyện Ban PTX iii) Nếu tháng liên tiếp, Ban PTX không lập đầy đủ Sao kê chi tiêu đối chiếu tài khoản xã thông tin thể khơng xác (BQLDA huyện tỉnh khơng thể đối chiếu khớp số vốn nhận toán xã), việc tạm ứng 100% giá trị hợp đồng ký kết tạm ngừng số liệu tiền nhận chi tiêu kiểm tra đối chiếu xong Trong thời gian 28 chờ kiểm tra, rà soát đối chiếu tỉnh/huyện/xã, việc toán hợp đồng thực theo giá trị thực tế KBNN huyện kiểm soát chi iv) Nếu Ban PTX có từ lần trở lên phải thực kiểm tra, rà soát số liệu báo cáo khơng xác BQLDA tỉnh báo cáo WB Ban Điều phối DATW để tạm dừng việc tạm ứng 100% giá trị hợp đồng ký Ban PTX với nhà thầu chuyển sang toán theo giá trị KBNN huyện kiểm soát chi VIII BÁO CÁO THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN, THỰC HIỆN HỢP PHẦN 8.1 Báo cáo thơn, bản:  Hàng q, thơn bản/nhóm phụ nữ báo cáo với Ban PTX tiến độ tiểu dự án mình, bao gồm việc báo cáo hồn thành tiểu dự án (nếu có tiểu dự án hồn thành) Những người giám sát thơn cử chịu trách nhiệm chuẩn bị Báo cáo tiến độ thực tiểu dự án hàng quý theo mẫu báo cáo đơn giản kèm theo (Biểu số 1, Phụ lục 4)  Lãnh đạo thôn bản/Chi hội phụ nữ xem xét Báo cáo tiến độ tiểu dự án hàng quý, ký tên trình lên Ban PTX vòng ngày kể từ ngày kết thúc quý 8.2 Báo cáo Ban phát triển xã: ● Hàng tháng Ban PTX phải chuẩn bị Sao kê chi tiêu đối chiếu tài khoản xã vòng ngày kể từ ngày kết thúc tháng (Biểu số 13, Phụ lục 4) ● Hàng quý, Ban PTX lập Báo cáo tiến độ thực tiểu dự án quý , sở tổng hợp báo cáo thôn (sử dụng Biểu số 2, Phụ lục 4) nộp cho DPMU vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý  Hàng năm, Ban PTX lập Báo cáo kết thúc năm đầu tư gửi Ban QLDA huyện sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc năm Nội dung Báo cáo kết thúc năm đầu tư bao gồm hoạt động hợp phần thực năm, so sánh kết thực tiểu dự án thực với kế hoạch phê duyệt trình bày vấn đề cần giải (mẫu Biểu số 3, Phụ lục 4)  Đồng thời, Ban PTX cần lập Báo cáo tài năm gửi phịng TC-KH huyện (mẫu Biểu số 4, Phụ lục 4) IX LẬP VÀ PHÊ DUYỆT BÁO CÁO QUYẾT TOÁN Đối với Hợp phần NS PTX, sau tiểu dự án hồn thành có lý hợp đồng, báo cáo toán phải lập phê duyệt thời gian chậm (hai) tháng kể từ ngày nghiệm thu, bàn giao tiểu dự án Ban QLDA huyện hướng dẫn cho Ban PTX lập Báo cáo toán tiểu dự án cụ thể theo mẫu Biểu số 5, Phụ lục Báo cáo tốn Phịng TCKH huyện thẩm tra, trình Chủ tịch UBND huyện ký Quyết định phê duyệt Thời gian thẩm tra Báo cáo tốn tiểu dự án khơng q 15 ngày làm việc 29 Chi phí thẩm tra tốn tiểu dự án 0,32% áp dụng theo Thông tư số 33/2007/TT-BTC ngày tháng năm 2007 Bộ Tài (chi phí thẩm tra tốn tổng chi phí tiểu dự án), tốn vốn đối ứng từ Hợp phần Ban QLDA huyện X ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI HƯỞNG LỢI Dự án tài trợ 100% vốn đầu tư cho Hợp phần NSPTX vốn vay WB Tuy nhiên, người hưởng lợi thơn tự nguyện đóng góp thêm vào tổng giá trị đầu tư tiểu dự án để đảm bảo tính bền vững tiểu dự án trình vận hành, khai thác để bù vào phần kinh phí thực thi tiểu dự án cịn thiếu hụt mà dự án khơng thể đáp ứng Hình thức đóng góp cơng lao động, vật liệu sẵn có địa phương tiền mặt Đóng góp người hưởng lợi tính quy tiền tổng chi phí đầu tư Tiểu dự án Dự án khơng hạn chế việc đóng góp tiền mặt nhằm đủ kinh phí thực tiểu dự án người hưởng lợi thôn để làm vốn lưu động cho tiểu dự án sau (ví dụ để mua xăng, dầu, dầu bôi trơn, phụ tùng cần thiết để thay thế, vv ) Bảng liệt kê dạng đóng góp vật mà thơn đóng góp quy tiền Đóng góp tự nguyện người hưởng lợi Loại hình tiểu dự án Loại hình đóng góp người hưởng lợi Cải thiện sở hạ tầng Công lao động thôn bản, sở vật chất Vật liệu xây dựng sẵn có địa phương (ví dụ cát, chung tiểu dự án sỏi, đá hay gỗ), phân bón, giống con… xây dựng hay hoạt Tiền mặt động sinh kế Những tiểu dự án liên Công lao động để vận chuyển hàng hoá hay vật liệu quan tới mua sắm hàng từ nơi mua trung tâm xã đến thơn hóa hay vật liệu Tiền mặt để mua xăng, dầu, dầu mỡ bôi trơn, trả tiền điện, phụ tùng sửa chữa…khi vận hành (nếu cần) Những tiểu dự án liên Nơi cho giảng viên mời đến đào tạo quan tới việc cung cấp công đưa, đón giảng viên… dịch vụ Việc quản lý sử dụng khoản đóng góp vật cộng đồng phải tuân thủ theo nguyên tắc sau đây: 30 - Tất khoản đóng góp vật, cơng lao động…phải tính quy đổi tiền theo giá hành địa phương sở có trí người đóng góp - Các khoản đóng góp phải ghi chép vào sổ theo mẫu Biểu số 9, Phụ lục Hướng dẫn có ký nhận người đóng góp - Các khoản đóng góp tiền mặt (nếu có) phải gửi vào tài khoản NHNo PTNT Ban PTX tiểu khoản riêng để tránh lẫn lộn với nguồn vốn WB Khi cần chi dùng rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng theo mục đích dự kiến trước XI QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, CƠNG TÁC KẾ TỐN VÀ KIỂM TỐN 11.1 Trách nhiệm quản lý tài a Ban Phát triển xã sẽ: - Chịu trách nhiệm tất khoản tốn hình thức tiền mặt hay séc cho chi phí lao động (bằng vốn dân góp), hàng hoá, nguyên vật liệu dịch vụ thuê mua để thực tiểu dự án, toán cho khoản chi phí hành chi phí quản lý - Kiểm tra phê duyệt báo cáo chi tiêu hàng tháng, quý, tháng năm, đồng thời trình Báo cáo lên Ban QLDA huyện - Kiểm tra phê duyệt báo cáo tổng kết tiểu dự án, phát sai sót, phải có biện pháp giải - Kiểm tra huy động khoản đóng góp vật cộng đồng thoả thuận - Nếu khoản chi tiêu cho tiểu dự án dự kiến vượt mức ngân sách cho phép, Ban PT xã phải có biện pháp giải kịp thời - Nếu khoản toán thuộc hợp phần Ngân sách Phát triển Xã dự kiến vượt mức ngân sách cho phép kế hoạch năm, cần phải cân đối lại khoản chi báo cáo lên Ban QLDA huyện - Đảm bảo đầy đủ thông tin việc lập kế hoạch thực hợp phần Ngân sách Phát triển Xã cho nhân dân cấp xã thôn - Nghiên cứu báo cáo kiểm toán nội cấp huyện tiến hành điều chỉnh cho hợp lý - Chịu trách nhiệm trước Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện người hưởng lợi việc sử dụng nguồn vốn Ngân sách Phát triển Xã; - Tiếp thu ghi chép lại kiến nghị nhân dân, giải trả lời văn kiến nghị mà Ban PT xã có khả giải Đối với kiến nghị chưa có hướng giải quyết, Ban PT xã có trách nhiệm chuyển kiến nghị lên đề nghị Ban QLDA huyện trả lời, đồng thời chuyển ý kiến trả lời huyện cho người kiến nghị biết b Kế toán xã chịu trách nhiệm quản lý tài cho hợp phần Ngân sách phát triển xã, bao gồm công việc lưu giữ quản lý sổ sách kế toán, áp dụng chế Kiểm soát nội lập báo cáo Đặc biệt, kế toán xã chịu trách nhiệm mặt sau: 31 i) Lưu trữ sổ ghi chép khoản thu, séc toán, rút vốn tiền mặt; sổ ghi tổng hợp Thu - Chi tiền mặt; sổ ghi chép khoản chi tiêu cho tiểu dự án, chi phí quản lý hành theo quy định (6% giá trị thực thực tế tiểu dự án hợp phần Ngân sách phát triển xã), sổ cân đối nguồn vốn lại cho tiểu dự án ii) Lưu giữ phiếu nhận toán cho giao dịch ngân hàng tệp tài liệu iii) Lập bảng cân đối tiền mặt hàng tháng, cân đối khoản chi tiêu cho tiểu dự án (cộng với chi phí hành chi phí quản lý), tách riêng khoản chi tiền mặt chi séc iv) Lập Báo cáo tài chính/chi tiêu hàng quý, tháng năm cho tiểu dự án thôn bản, Báo cáo tổng kết hàng quý cho chi phí hành quản lý v) Lập báo cáo tổng kết khoản chi tiêu cho tiểu dự án sau thực xong, so sánh tổng chi thực tế với ngân sách dự kiến vi) Lập báo cáo toán tiểu dự án xã làm chủ đầu tư trình cấp có thẩm quyền phê duyệt vii) Trường hợp khoản tốn cho tiểu dự án cao ngân sách dự kiến, tổng khoản chi tháng cao mức quy định, kế toán xã phải kịp thời xin ý kiến Ban Phát triển Xã 11.2 Cơng tác kế tốn Kế tốn thực phương pháp kế toán đơn, hệ thống sổ kế toán trình tự hạch tốn, ghi sổ trình bày theo sơ đồ hạch toán kế toán dây chi tiết mẫu sổ kế toán (các Biểu từ số đến 12, Phụ lục 4) Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán kế toán đơn áp dụng Ban PTX Chứng từ Sổ Nhật ký chung Các sổ chi tiết Báo cáo tài tốn Bảng kê chi tiết Trình tự hạch tốn: (i) Thu thập chứng từ kế toán kiểm tra chứng từ (ii) Ghi sổ Kế toán, bao gồm: Ghi sổ Nhật ký chung ghi chép vào sổ kế toán chi tiết 32 (iii) Lập Bảng kê chi tiết tổng hợp thông tin vào báo cáo tài tốn Kế tốn xã lưu hồ sơ liên quan đến cơng tác kế tốn, bao gồm:  Tồn hóa đơn, chứng từ liên quan đến khỏan tiền rút từ ngân hàng  Một sổ Nhật ký chung theo dõi khoản tiền thu- chi theo chứng từ (mẫu Biểu số 6, Phụ lục 4)  Các sổ chi tiết theo dõi riêng theo loại hình hoạt động (các mẫu sổ trình bày từ mẫu Biểu số đến Biểu số 12, Phụ lục 4)  Các Bảng kê chi tiết theo hoạt động kinh tế phát sinh  Báo cáo tài (mẫu Biểu số 4, Phụ lục 4) Báo cáo toán vốn đầu tư tiểu dự án (mẫu Biểu số 5, Phụ lục 4)  Cần lưu trữ tất giấy biên nhận, chào giá, báo giá hóa đơn biên nhận tất khỏan mua sắm (kể biên nhận viết tay) 11.3 Kiểm toán a) Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội cho hợp phần NSPTX tiến hành hàng năm dự kiến Phịng Tài – Kế hoạch huyện thực Ban Điều phối DATW chịu trách nhiệm hướng dẫn chi tiết quy trình sau thống với tư vấn NHTG b) Kiểm toán độc lập: Kiểm toán độc lập tiến hành hàng năm nhằm kiểm tra tính tn thủ cơng tác quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu việc thực quy định NHTG Chính phủ Việt Nam; kiểm tra độc lập tình hình tài chính, tình hình giải ngân tốn, chi tiêu từ nguồn vốn dự án,… Kiểm toán độc lập bao gồm kiểm tra chọn mẫu số xã dự án Ban PTX cần hỗ trợ kiểm toán viên thực công việc Ban QLDA huyện giới thiệu 11.4 Cơng khai thơng tin tài a) Các thơng tin cần phải công khai: - Danh mục tiểu dự án không hợp lệ (không đầu tư) - Danh mục tiểu dự án hợp lệ (cho mục đích tham khảo) - Kế hoạch đầu tư hàng năm phê duyệt huyện xã, cụ thể hố tên cơng trình, hạng mục, giá trị đầu tư, địa điểm đầu tư, thời gian đầu tư Đối với cơng trình cần huy động tham gia người dân địa phương cần rõ loại hình công việc, số công lao động đơn giá toán dự kiến để người dân biết - Báo cáo kết thực tháng hoạt động Hợp phần NSPTX thơn bản/xã chi tiết tổng giá trị thực hiện, đơn giá toán công lao động cho người dân, đơn giá mua loại hàng hoá, thiết bị Hợp phần này, vv 33 - Báo cáo kiểm toán nội Hợp phần Ngân sách phát triển xã - Các thông tin khác (nếu cần) b) Phương pháp công khai thông tin: Thông tin công khai theo phương pháp sau đây: - Niêm yết tài liệu, văn nơi nhân dân hay qua lại ví dụ nơi hội họp thôn bản, hội trường UBND xã, Bưu điện/Nhà văn hóa xã… Thời gian niêm yết tùy theo điều kiện cụ thể khơng nên tuần cho tài liệu tài liệu tuyên truyền bị cũ, hỏng cần thay tài liệu mới; - Đọc tài liệu họp thôn xã; - Đọc phương tiện truyền xã (nếu xã có hệ thống loa truyền thanh) Nên đọc đọc lại từ 3-5 lần đọc ngày khác nhau, thời điểm khác ngày để người nghe Nên tránh đọc vào thời gian người dân đồng ruộng lên nương rẫy sản xuất - Tại thơn có đồng bào dân tộc khơng nói hiểu tiếng Kinh, cần bố trí người phiên dịch tiếng dân tộc đọc cho đồng bào nghe họp loa truyền 34 ... xây dựng, (theo Thơng tư số 02/2008/TT-BXD ngày 0 2-0 1-2 008 Bộ Xây dựng) chi phí thẩm tra toán Tiểu dự án 0,32% giá trị xây lắp (theo Thơng tư 33/2007/TT-BTC ngày 09/4/2007) Các chi phí toán từ... chung xã - Không vượt tổng nguồn vốn NSPTX phân bổ cho xã d Một số vấn đề lưu ý phân bổ vốn: - Việc phân bổ vốn phải rõ ràng, minh bạch, dán thông báo công khai thôn cho người dân biết - Dựa vào... triển KT - XH hàng năm năm (2010 - 2015) Do Ban QLDA huyện cần làm việc với phòng ban chức huyện từ bước để trao đổi thơng tin có liên quan kế hoạch thực hàng năm, kế hoạch phát triển KT - XH hàng