7.1. Tài khoản
Mỗi Ban PTX mở 01 tài khoản tiền gửi bằng VNĐ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT huyện để tiếp nhận và giải ngân phần vốn vay WB. Ban PTX là chủ tài khoản. Con dấu dùng để đăng ký tài khoản là con dấu riêng của Ban PTX.
7.2. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng
Đối với các tiểu dự án của Hợp phần NSPTX thì KBNN huyện chịu trách nhiệm kiểm soát trực tiếp các khoản chi, bao gồm chi phí đầu tư và chi phí quản lý, hành chính. Thủ tục kiểm soát chi áp dụng là hình thức: Kiểm soát chi trước, có nghĩa là sau khi KBNN huyện kiểm tra và xác nhận thì Ban PTX mới được làm thủ tục rút tiền mặt hoặc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Ban PTX tại Chi nhánh NHNo và PTNT huyện. Các bước cụ thể được nêu ở mục 7.3 dưới đây.
7.3. Các khoản chi tiêu và thủ tục thanh toán của Ban PTX:7.3.1. Các khoản chi tiêu của Ban PTX: 7.3.1. Các khoản chi tiêu của Ban PTX:
▪ Các tiểu dự án/ hoạt động đầu tư của Hợp phần 2 do xã làm chủ đầu tư ▪ Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề và một số loại hình dịch vụ khác.
▪ Chi tập huấn, đào tạo cho cán bộ xã và người dân theo kế hoạch được duyệt. ▪ Chi phí quản lý và hành chính của Ban PTX.
7.3.2. Hồ sơ thanh toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi:
▪ Quyết định phê duyệt kế hoạch hàng năm (đồng thời là kế hoạch đấu thầu) của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);
▪ Hợp đồng nguyên tắc về thực hiện tiểu dự án (ký kết giữa Ban PTX và Ban QLDA huyện) (gửi mỗi năm 1 lần);
▪ Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của tiểu dự án/hợp đồng của cấp có thẩm quyền;
▪ Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (hoặc đánh giá báo giá) của cấp có thẩm quyền;
▪ Biên bản đàm phán hợp đồng giữa Ban PTX và nhà thầu/ nhà cung cấp (nếu có); ▪ Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Ban PTX với các nhà thầu/ nhà cung cấp; ▪ Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong hợp đồng);
▪ Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối); ▪ Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;
▪ Các tài liệu và chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.
7.3.3. Chuyển vốn từ TKDA huyện về TKDA xã và thanh toán của cấp xã:a. Các bước ban đầu: a. Các bước ban đầu:
- UBND huyện ban hành quyết định giao kế hoạch hàng năm cho Ban PTX, bao gồm danh mục các tiểu dự án, tổng giá trị các tiểu dự án và tổng chi phí quản lý và hành chính theo kế hoạch.
- Căn cứ Quyết định giao kế hoạch của UBND huyện, Ban QLDA huyện và Ban PTX ký kết Hợp đồng nguyên tắc về thực hiện các tiểu dự án trong năm và gửi cho các cơ quan có liên quan: Ban QLDA tỉnh, KBNN huyện và NN&PTNT huyện.
- UBND xã thực hiện các bước: Ban hành quyết định đầu tư các tiểu dự án theo kế hoạch - Tổ chức đấu thầu - Lựa chọn nhà thầu – Ký kết hợp đồng.
b. Tạm ứng vốn IDA về Tài khoản dự án xã:
- Tài khoản dự án xã được nhận mức tạm ứng từ nguồn vốn IDA bằng 100% giá trị các hợp đồng đã ký với nhà thầu và bằng 70% tổng dự toán chi phí quản lý và hành chính của Ban Phát triển xã đã được UBND huyện phê duyệt.
- Ban Phát triển xã gửi Ban QLDA huyện hồ sơ xin tạm ứng vốn về Tài khoản dự án xã để Ban QLDA huyện gửi Ban QLDA tỉnh. Hồ sơ bao gồm:
Công văn đề nghị tạm ứng vốn về tài khoản dự án xã;
Quyết định giao kế hoạch năm của Ủy ban nhân dân huyện cho Ban Phát triển xã, bao gồm danh mục các tiểu dự án, tổng giá trị dự toán của các tiểu dự án và tổng dự toán chi phí quản lý và hành chính (chỉ gửi 1 lần 1 năm cho lần tạm ứng đầu tiên);
Bản sao hợp đồng ký kết giữa Ban Phát triển xã và nhà thầu
- Trong vòng 5 ngày làm việc, Ban QLDA huyện căn cứ đề nghị của Ban Phát triển xã gửi hồ sơ đề nghị Ban QLDA Tỉnh chuyển tiền tạm ứng cho xã. Hồ sơ bao gồm:
Công văn của Ban QLDA huyện đề nghị chuyển tiền;
Bản sao công văn đề nghị của Ban Phát triển xã;
Bảng kê các thông tin về hợp đồng Ban Phát triển xã đã ký với nhà thầu (bao gồm: Số hợp đồng, nội dung hợp đồng, ngày ký, giá trị hợp đồng, tên nhà thầu, thời gian thực hiện hợp đồng)
- Trong vòng 5 ngày làm việc, Ban QLDA Tỉnh căn cứ đề nghị của Ban QLDA Huyện chuyển tiền về Tài khoản dự án huyện. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được tiền trên Tài khoản dự án huyện, Ban QLDA Huyện phải chuyển tiền về Tài khoản dự án của Ban Phát triển xã.
Số tiền chuyển từ Tài khoản Chỉ định cấp tỉnh, qua Tài khoản dự án huyện về đến Tài khoản dự án xã cho mục đích tạm ứng của hợp phần Ngân sách Phát triển xã được coi là khoản giải ngân hợp lệ và Ban QLDA tỉnh được phép làm đơn rút vốn để bồi hoàn số tiền trên. Sau khi số vốn tạm ứng được thanh toán theo quy định, Ban QLDA Tỉnh gửi báo cáo Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã do Ban Phát
Ban PTX VBARD huyện( TKDA xã) BQLDA huyện (TKDA huyện)VBARD huyện BQLDA tỉnh VBARD tỉnh (1) (2) (3) (4) (5) (6)
triển xã lập, có xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện và Ngân hàng phục vụ huyện để làm thủ tục hoàn trả hồ sơ cho Bộ Tài chính
c. Thanh toán từ Tài khoản dự án xã theo đề nghị của Ban Phát triển xã
Khi có nhu cầu chi tiêu từ Tài khoản dự án xã để thanh toán trả cho nhà thầu, nhà cung cấp và chi phí quản lý và hành chính, Ban Phát triển xã gửi các hồ sơ, chứng từ theo quy định cho Kho bạc Nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Kho bạc Nhà nước huyện thực hiện kiểm soát. Ban Phát triển xã chuyển bản sao Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã có xác nhận của Kho bạc Nhà nước và làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để thanh toán nguồn vốn IDA từ Tài khoản dự án xã.
Trong trường hợp nhà thầu hoặc bên thi công có tài khoản tại ngân hàng, Ban Phát triển xã làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để chuyển tiền tạm ứng hoặc thanh toán cho họ bằng hình thức chuyển khoản.
Trong trường hợp nhà thầu hoặc bên thi công không có tài khoản, Ban Phát triển xã có thể viết séc rút tiền mặt từ tài khoản dự án xã tại Ngân hàng phục vụ.
d. Thanh toán chi phí quản lý và hành chính của Ban Phát triển xã:
Khoản chi phí dành cho quản lý và hành chính cho Ban Phát triển xã được tính bằng 6% giá trị nguồn vốn IDA thực hiện thực tế của các tiểu dự án. Chi phí quản lý và hành chính được sử dụng để tổ chức họp thôn bản và xã, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, đi lại giao dịch.
Tại thời điểm đầu năm kế hoạch, Ban Phát triển xã có thể được tạm ứng 70% dự toán của chi phí quản lý và hành chính được Ủy ban nhân dân huyện giao để chi tiêu cho các hoạt động có liên quan. Đến cuối quý IV hàng năm, căn cứ giá trị thực hiện thực tế được Kho bạc Nhà nước huyện xác nhận của các tiểu dự án trong năm, Ban Phát triển xã thanh toán giá trị còn lại theo giá trị được xác nhận của chi phí quản lý hành chính theo quy định.
e. Thanh toán phụ cấp quản lý dự án ODA cho Ban PTX:
Chi phí phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán bộ Ban PTX thực hiện theo Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19-11-2009 của Bộ Tài chính.
Nhà thầu/ Nhà cung cấp/ Tư vấn
Ban PTX VBARD huyện KBNN huyện
(1)
(2) (3)
(4)
Các vị trí chủ chốt của Ban PTX (bao gồm Trưởng ban phát triển xã, phó ban phát triển xã, kế toán xã và cán bộ địa chính) được hưởng phụ cấp hàng tháng, tối đa là 30% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương hiện tại được hưởng. Các thành viên khác có thể được hưởng phụ cấp theo công việc thực hiện theo quy định tại mục c, điểm 5, Điều 3 của Thông tư 219/2009/TT-BTC (ví dụ: tiểu dự án thực hiện ở thôn bản nào thì trưởng thôn bản đó được hưởng phụ cấp trong thời gian thực hiện tiểu dự án).
Việc quyết định áp dụng mức phụ cấp thực hiện dự án ODA cho các cán bộ cấp xã phải được thể hiện trong các quyết định thành lập/quyết định giao việc của cấp có thẩm quyền (UBND huyện), trong đó ghi rõ thời gian tham gia thực hiện dự án của từng vị trí cán bộ.
Khoản chi phí này được thanh toán bằng vốn đối ứng. Ban QLDA huyện có trách nhiệm phối hợp với các Ban PTX để lập kế hoạch và dự toán hàng năm của chi phí này trong tổng vốn chi phí ban quản lý được giao của Ban QLDA huyện, làm thủ tục kiểm soát chi và rút vốn đối ứng về tài khoản hoặc quỹ tiền mặt của Ban QLDA huyện, sau đó thanh toán cho các Ban PTX có liên quan.
g. Đối chiếu Tài khoản dự án xã:
Hàng tháng, Ban Phát triển xã lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã, lấy xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện và Ngân hàng phục vụ huyện và gửi Ban QLDA huyện trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc tháng. (Theo mẫu tại Biểu 13 - Phụ lục 4).
Ban QLDA huyện tổng hợp số liệu và lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản các xã và gửi Ban QLDA Tỉnh trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng. (theo mẫu tại Phụ lục 3 – Phần 7 Sổ tay Quản lý Tài chính)
h. Một số quy định cụ thể:
i) Ban PTX sẽ được nhận 100% giá trị hợp đồng đã ký chuyển về TKDA xã và sẽ tạm ứng lần 1 cho nhà thầu 50 – 70%. Số tiền còn lại sẽ được sử dụng để tạm ứng/thanh toán cho các hợp đồng khác hoặc tạm ứng chi phí quản lý hành chính trong thời gian chưa nhận được tiền tạm ứng từ TKCĐ của Ban QLDA tỉnh chuyển lần tiếp theo.
ii) Ngân hàng NN&PTNT huyện chỉ làm thủ tục thanh toán nếu nhận được Yêu cầu chi kèm Giấy đề nghị thanh toán đã được KBNN huyện kiểm soát chi. Trước khi làm thủ tục thanh toán, Ngân hàng NN&PTNT huyện phải kiểm tra để đảm bảo tiểu dự án được thanh toán có trong danh mục của Quyết định giao kế hoạch của UBND huyện cho Ban PTX và nằm trong Hợp đồng nguyên tắc đã ký kết giữa Ban QLDA huyện và Ban PTX.
iii) Nếu 3 tháng liên tiếp, Ban PTX nào không lập được đầy đủ Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã hoặc các thông tin thể hiện không chính xác (BQLDA huyện và tỉnh không thể đối chiếu khớp số vốn đã nhận và thanh toán của xã), việc tạm ứng 100% giá trị hợp đồng ký kết sẽ tạm ngừng cho đến khi mọi số liệu về tiền nhận và chi tiêu đã được kiểm tra và đối chiếu xong. Trong thời gian
chờ kiểm tra, rà soát và đối chiếu giữa tỉnh/huyện/xã, việc thanh toán các hợp đồng sẽ được thực hiện theo giá trị thực tế được KBNN huyện kiểm soát chi. iv) Nếu Ban PTX nào có từ 3 lần trở lên phải thực hiện kiểm tra, rà soát do số liệu
báo cáo không chính xác thì BQLDA tỉnh có thể báo cáo WB và Ban Điều phối DATW để tạm dừng việc tạm ứng 100% giá trị hợp đồng đã ký của Ban PTX với nhà thầu và chuyển sang thanh toán theo đúng giá trị được KBNN huyện kiểm soát chi.