11.1 Trách nhiệm quản lý tài chính
a. Ban Phát triển xã sẽ:
- Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản thanh toán dưới hình thức tiền mặt hay séc cho chi phí lao động (bằng vốn dân góp), hàng hoá, nguyên vật liệu và dịch vụ đã thuê và mua để thực hiện tiểu dự án, và thanh toán cho các khoản chi phí hành chính và chi phí quản lý.
- Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo chi tiêu hàng tháng, quý, 6 tháng và cả năm, đồng thời trình các Báo cáo này lên Ban QLDA huyện.
- Kiểm tra và phê duyệt báo cáo tổng kết từng tiểu dự án, và nếu phát hiện những sai sót, phải có biện pháp giải quyết.
- Kiểm tra và huy động các khoản đóng góp bằng hiện vật của cộng đồng như đã thoả thuận.
- Nếu các khoản chi tiêu cho một tiểu dự án nào đó dự kiến vượt mức ngân sách cho phép, Ban PT xã phải có biện pháp giải quyết kịp thời.
- Nếu các khoản thanh toán thuộc hợp phần Ngân sách Phát triển Xã dự kiến vượt mức ngân sách cho phép của kế hoạch năm, cần phải cân đối lại các khoản chi này và báo cáo lên Ban QLDA huyện.
- Đảm bảo đầy đủ thông tin về việc lập kế hoạch và thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển Xã cho nhân dân ở cấp xã và các thôn bản.
- Nghiên cứu báo cáo kiểm toán nội bộ của cấp huyện và tiến hành điều chỉnh cho hợp lý.
- Chịu trách nhiệm trước Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và người hưởng lợi về việc sử dụng đúng các nguồn vốn Ngân sách Phát triển Xã;
- Tiếp thu và ghi chép lại các kiến nghị của nhân dân, giải quyết và trả lời bằng văn bản những kiến nghị mà Ban PT xã có khả năng giải quyết. Đối với những kiến nghị chưa có hướng giải quyết, Ban PT xã có trách nhiệm chuyển những kiến nghị này lên và đề nghị Ban QLDA huyện trả lời, đồng thời chuyển ý kiến trả lời của huyện cho người kiến nghị biết
b. Kế toán xã sẽ chịu trách nhiệm quản lý tài chính cho hợp phần Ngân sách phát triển xã, bao gồm các công việc như lưu giữ và quản lý sổ sách kế toán, áp dụng cơ chế Kiểm soát nội bộ và lập các báo cáo. Đặc biệt, kế toán xã sẽ chịu trách nhiệm về các mặt sau:
i) Lưu trữ sổ ghi chép các khoản thu, séc thanh toán, rút vốn tiền mặt; và một sổ ghi tổng hợp Thu - Chi tiền mặt; sổ ghi chép các khoản chi tiêu cho từng tiểu dự án, chi phí quản lý và hành chính theo quy định (6% giá trị thực hiện thực tế của các tiểu dự án của hợp phần Ngân sách phát triển xã), sổ cân đối các nguồn vốn còn lại cho từng tiểu dự án.
ii) Lưu giữ các phiếu nhận và thanh toán cho các giao dịch ngân hàng trong một tệp tài liệu.
iii) Lập bảng cân đối tiền mặt hàng tháng, và một bản cân đối các khoản chi tiêu cho các tiểu dự án (cộng với chi phí hành chính và chi phí quản lý), tách riêng các khoản chi bằng tiền mặt và chi bằng séc.
iv) Lập Báo cáo tài chính/chi tiêu hàng quý, 6 tháng và cả năm cho các tiểu dự án của mỗi thôn bản, và Báo cáo tổng kết hàng quý cho các chi phí hành chính và quản lý. v) Lập báo cáo tổng kết các khoản chi tiêu cho từng tiểu dự án sau khi được thực hiện xong, so sánh tổng chi thực tế với ngân sách dự kiến.
vi) Lập báo cáo quyết toán của các tiểu dự án do xã làm chủ đầu tư trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
vii) Trường hợp khoản thanh toán cho tiểu dự án có thể cao hơn ngân sách dự kiến, hoặc tổng các khoản chi của 6 tháng cao hơn mức quy định, kế toán xã phải kịp thời xin ý kiến của Ban Phát triển Xã.
11.2. Công tác kế toán
Kế toán thực hiện phương pháp kế toán đơn, hệ thống sổ kế toán và trình tự hạch toán, ghi sổ được trình bày theo sơ đồ hạch toán kế toán dưới dây và được chi tiết tại các mẫu sổ kế toán (các Biểu từ số 6 đến 12, Phụ lục 4).
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán kế toán đơn áp dụng tại Ban PTX
Trình tự hạch toán:
(i) Thu thập các chứng từ kế toán và kiểm tra chứng từ
(ii) Ghi sổ Kế toán, bao gồm: Ghi sổ Nhật ký chung và ghi chép vào các sổ kế toán chi tiết
Chứng từ
Sổ Nhật ký chung
Báo cáo tài chính
và quyết toán Bảng kê chi tiết
(iii) Lập các Bảng kê chi tiết và tổng hợp thông tin vào các báo cáo tài chính và quyết toán
Kế toán xã lưu các hồ sơ liên quan đến công tác kế toán, bao gồm:
Toàn bộ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khỏan tiền rút từ ngân hàng Một sổ Nhật ký chung theo dõi các khoản tiền thu- chi theo từng chứng
từ (mẫu Biểu số 6, Phụ lục 4).
Các sổ chi tiết theo dõi riêng theo từng loại hình hoạt động (các mẫu sổ được trình bày từ mẫu Biểu số 7 đến Biểu số 12, Phụ lục 4)
Các Bảng kê chi tiết theo từng hoạt động kinh tế phát sinh.
Báo cáo tài chính (mẫu Biểu số 4, Phụ lục 4) và Báo cáo quyết toán vốn đầu tư từng tiểu dự án (mẫu Biểu số 5, Phụ lục 4)
Cần lưu trữ tất cả các giấy biên nhận, các bản chào giá, báo giá và hóa đơn hoặc biên nhận của tất cả các khỏan mua sắm (kể cả các biên nhận viết tay).
11.3. Kiểm toán
a) Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ cho hợp phần NSPTX được tiến hành hàng năm và dự kiến do Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện thực hiện. Ban Điều phối DATW sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn chi tiết quy trình này sau khi đã thống nhất với các tư vấn và NHTG.
b) Kiểm toán độc lập: Kiểm toán độc lập sẽ được tiến hành hàng năm nhằm kiểm tra tính tuân thủ của công tác quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu trong việc thực hiện các quy định của NHTG và Chính phủ Việt Nam; kiểm tra độc lập tình hình tài chính, tình hình giải ngân và thanh toán, chi tiêu từ các nguồn vốn dự án,… Kiểm toán độc lập sẽ bao gồm kiểm tra chọn mẫu một số xã dự án.
Ban PTX cần hỗ trợ kiểm toán viên thực hiện công việc khi được Ban QLDA huyện giới thiệu.
11.4. Công khai thông tin tài chínha) Các thông tin cần phải công khai: a) Các thông tin cần phải công khai:
- Danh mục các tiểu dự án không hợp lệ (không được đầu tư) - Danh mục các tiểu dự án hợp lệ (cho mục đích tham khảo)
- Kế hoạch đầu tư hàng năm được phê duyệt của huyện và xã, trong đó cụ thể hoá tên công trình, hạng mục, giá trị đầu tư, địa điểm đầu tư, thời gian đầu tư. Đối với các công trình cần huy động sự tham gia của người dân địa phương cần chỉ rõ loại hình công việc, số công lao động và đơn giá thanh toán dự kiến để người dân được biết.
- Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng các hoạt động của Hợp phần NSPTX tại thôn bản/xã trong đó chi tiết tổng giá trị thực hiện, đơn giá thanh toán công lao động cho người dân, đơn giá mua các loại hàng hoá, thiết bị trong Hợp phần này, vv
- Báo cáo kiểm toán nội bộ đối với Hợp phần Ngân sách phát triển xã. - Các thông tin khác (nếu cần)
b) Phương pháp công khai thông tin: Thông tin được công khai theo các phương pháp sau đây:
- Niêm yết tài liệu, văn bản ở những nơi nhân dân hay qua lại ví dụ như nơi hội họp thôn bản, hội trường UBND xã, Bưu điện/Nhà văn hóa xã… Thời gian niêm yết tùy theo điều kiện cụ thể nhưng không nên ít hơn 2 tuần cho mỗi tài liệu và khi tài liệu tuyên truyền bị cũ, hỏng thì cần thay bằng tài liệu mới;
- Đọc các tài liệu trong các cuộc họp của thôn bản và của xã;
- Đọc trên các phương tiện truyền thanh của xã (nếu xã đã có hệ thống loa truyền thanh). Nên đọc đi đọc lại ít nhất là từ 3-5 lần và đọc trong các ngày khác nhau, các thời điểm khác nhau trong ngày để mọi người đều có thể nghe. Nên tránh đọc vào thời gian người dân ra đồng ruộng hoặc lên nương rẫy sản xuất.
- Tại các thôn bản có đồng bào dân tộc không nói và hiểu được tiếng Kinh, cần bố trí người phiên dịch ra tiếng dân tộc và đọc cho đồng bào nghe trong các cuộc họp hoặc trên loa truyền thanh.