TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN VIỆT NAM – HÀN QUỐC HỢP TÁC KHẮC PHỤC HẬU QUẢ BOM MÌN SAU CHIẾN TRANH

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN VIỆT NAM – HÀN QUỐC HỢP TÁC KHẮC PHỤC HẬU QUẢ BOM MÌN SAU CHIẾN TRANH Hà Nội, tháng năm 2018 DỰ ÁN VIỆT NAM - HÀN QUỐC HỢP TÁC KHẮC PHỤC HẬU QUẢ BOM MÌN SAU CHIẾN TRANH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN MỤC LỤC GIẢI THÍCH TỪ NGỮ I THƠNG TIN CHUNG II CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN A CƠ CHẾ PHỐI HỢP B QUẢN LÝ SỬ DỤNG NHÂN SỰ C QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 10 III THỦ TỤC, TIÊU CHUẨN CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN 10 A KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN 10 B HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN 13 C BÁO CÁO CỦA DỰ ÁN (Phụ lục 5, 7) 13 D KẾ HOẠCH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ (Phụ lục 8) 14 E CÔNG TÁC MUA SẮM 15 F CHUYỂN VÀ TIẾP NHẬN NHẬN VỐN CHO CÁC HOẠT ĐỘNG DO VNMAC VÀ CÁC CƠ QUAN CÓ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN 15 G QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN KHÔNG TIÊU HAO 16 H HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA DỰ ÁN 17 I KIỂM TỐN 17 J KẾT THÚC VÀ ĐĨNG DỰ ÁN 18 K CHÍNH SÁCH AN TỒN/BẢO HỘ LAO ĐỘNG VÀ BẢO HIỂM: 19 M ĐÁNH GIÁ ĐỘC LẬP GIỮA KỲ VÀ KẾT THÚC 20 PHỤ LỤC : TRÁCH NHIỆM CÁC CÁN BỘ CHỦ CHỐT CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÍA VIỆT NAM 21 PHỤ LỤC 2: MƠ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KOICA/UNDP 24 PHỤ LỤC 3: KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM … 35 PHỤ LỤC 4: KẾ HOẠCH CÔNG TÁC QUÝ 37 PHỤ LỤC 5: BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC QUÝ /NĂM 39 PHỤ LỤC 6: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NĂM 41 PHỤ LỤC 7: BÁO CÁO KẾT THÚC DỰ ÁN 43 PHỤ LỤC 8: KẾ HOẠCH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT 46 PHỤ LỤC 9: THƯ THỎA THUẬN 47 PHỤ LỤC 10: BÁO CÁO TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA 53 (HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ DO UNDP MUA SẮM) 53 PHỤ LỤC 11: VĂN BẢN CHUYỂN GIAO QUYỀN SỞ HỮU TÀI SẢN 54 PHỤ LỤC 12: ĐIỀU KHOẢN THAM CHIẾU CHO HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO 55 PHỤ LỤC 13: PHIẾU ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO 58 PHỤ LỤC 14: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO 60 PHỤ LỤC 15: BẢN ĐĂNG KÝ NHÂN SỰ 62 PHỤ LỤC 16: BẢNG CHI TRẢ THƯƠNG TẬT, TÀN TẬT VĨNH VIỄN 63 GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Các từ ngữ sử dụng sổ tay hiểu sau: 1) "Cơ quan/đối tác thực (Implementing Partner - IP)" thực thể có tư cách pháp nhân, thống lựa chọn ghi nhận Văn kiện Dự án để trực tiếp quản lý thực dự án Cơ quan thực chịu hồn tồn trách nhiệm trách nhiệm giải trình trước cấp có thẩm quyền Bộ Quốc phịng KOICA kết dự án việc sử dụng có hiệu nguồn lực KOICA cung cấp dành cho Dự án 2) "Cơ quan/đối tác có trách nhiệm (Responsible Parties – RP)” quan lựa chọn để thực hoạt động bao gồm mua hàng hóa dịch vụ ngân sách dự án hành động thay mặt cho quan thực sở thỏa thuận văn việc Ngồi ra, quan chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng hàng hóa dịch vụ để thực hoạt động dự án tạo kết đầu Tất quan chịu trách nhiệm có trách nhiệm trực tiếp với quan thực theo điều khoản thỏa thuận họ với quan thực Cơ quan thực cần quan có trách nhiệm để tận dụng kỹ chuyên môn họ, để giảm thiểu rủi ro giảm gánh nặng hành 3) "Đánh giá" hoạt động định kỳ xem xét tồn diện, có hệ thống khách quan tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động mức độ bền vững dự án để có điều chỉnh cần thiết rút học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn thực áp dụng cho dự án khác 4) "Đánh giá lực quản lý tài Cơ quan có trách nhiệm” (cịn gọi Đánh giá vi mơ) hoạt động LHQ chủ trì thực nhằm đánh giá tổng thể lực quản lý tài Cơ quan chịu trách nhiệm kiểm điểm dịng lưu chuyển kinh phí, bố trí nhân quản lý tài chính, sách thủ tục kế toán, kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, chế độ thông tin, báo cáo giám sát tình hình thực tài Việc đánh giá vi mô tập trung làm rõ tuân thủ RP sách, quy định cách thức tổ chức quản lý tổ chức 5) "Dự án hỗ trợ kỹ thuật" dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển lực thể chế cung cấp yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực chương trình, dự án thông qua hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu tài liệu, tham quan khảo sát, hội thảo 6) "Điều khoản tham chiếu (TOR)" văn mô tả mục tiêu, kết quả, phương pháp tiếp cận, kế hoạch thực hiện, v.v kiện, chuyến công tác, hợp đồng dịch vụ nhằm hỗ trợ việc thực dự án 7) "Hoạt động bảo đảm chất lượng (quality assurance)" việc kiểm tra theo dõi cách khách quan nhằm bảo đảm kế hoạch cơng tác phê duyệt hồn thành nguồn lực sử dụng theo quy chế, thủ tục xác lập 8) "Kế hoạch cơng tác năm (AWP)" tập hợp mang tính lơ-gíc hoạt động dự kiến thực năm dương lịch, nguồn lực cần thiết, kết dự kiến, bên liên quan dự kiến khung thời gian cho việc thực hoạt động AWP trình bày theo kết quả, có nghĩa hoạt động, đầu vào ngân sách dự án trình bày theo kết đầu tương ứng thực năm kế hoạch AWP xác định rõ ràng trách nhiệm bên tham gia vào việc thực hoạt động hay nhóm hoạt động năm kế hoạch 9) "Kế hoạch mua sắm đấu thầu" công cụ quản lý xây dựng, thể nhu cầu mua sắm phê duyệt cho kế hoạch tổng thể hay kế hoạch năm dự án 10) "Kiểm toán" việc kiểm tra theo kế hoạch đột xuất hoạt động tài dự án nhằm đảm bảo mức hợp lý với UNDP KOICA nguồn lực tổ chức cung cấp quản lý chặt chẽ, sử dụng mục đích có hiệu theo kế hoạch dự án quy định UNDP KOICA 11) "Theo dõi giám sát M&E" hoạt động thường xuyên cập nhật tồn thơng tin liên quan đến tình hình thực dự án; Phân loại phân tích thơng tin; Kịp thời đề xuất phương án phục vụ việc định cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án thực mục tiêu, tiến độ, bảo đảm chất lượng khuôn khổ nguồn lực xác định 12) "Trách nhiệm giải trình" quan hay tổ chức trách nhiệm chứng minh công việc quan hay tổ chức thực theo quy chế, chuẩn mực thỏa thuận báo cáo cách trung thực, xác hiệu thực công việc so với nhiệm vụ, kế hoạch giao Đó cịn trách nhiệm chứng minh quan hay tổ chức sử dụng có hiệu nguồn lực giao 13) “Quản lý cấp cao Ban Quản lý Dự án phía Việt nam” bao gồm Giám đốc Dự án, Phó giám đốc điều hành Dự án giám đốc phụ trách hợp phần Dự án 14) “Nhóm Quản lý chất lượng KOICA/UNDP” bao gồm (Phó Giám đốc quốc gia, Trợ lý giám đốc Quốc gia mảng Quản trị Nhà nước Tham gia, Chun gia phân tích chương trình UNDP phụ trách dự án, Phó Giám đốc quốc gia Chuyên gia Hỗ trợ phát triển thức-ODA KOICA) I THÔNG TIN CHUNG Tài liệu cung cấp hệ thống quy định hướng dẫn chi tiết để xác định chế tài chính, hành báo cáo mà Chương trình Phát triển Liên Hợp Quốc (UNDP), Trung tâm Hành động Bom mìn Quốc gia (VNMAC) Cơ quan Hợp tác Quốc tế Hàn Quốc (KOICA) áp dụng trình thực dự án Tài liệu bao gồm thông tin chế phối hợp chức nhiệm vụ chi tiết Ban Quản lý dự án chung (JPMU); tổ chức thực dự án; cơng tác nhân sự, hành chính, tài báo cáo dự án Ngoài ra, tài liệu cung cấp chế cần thiết để đảm bảo tính minh bạch tài hiệu hoạt động dự án II CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN A CƠ CHẾ PHỐI HỢP Bộ Quốc phòng Việt Nam Cơ quan chủ quản dự án, VNMAC chủ dự án UNDP Việt Nam quan thực hỗ trợ kỹ thuật Dự án tài trợ hỗ trợ tài Chính phủ Hàn Quốc thông qua Cơ quan Hợp tác Quốc tế Hàn Quốc (KOICA) UNDP Việt Nam, với VNMAC chịu trách nhiệm tổ chức quản lý thực dự án theo mục tiêu, tiến độ nội dung phê duyệt Văn kiện Dự án, Bộ Quốc phòng, UNDP VNMAC ký kết ngày tháng năm 2018 VNMAC, Bộ Lao động, Thương binh Xã hội (Bộ LĐTB&XH) Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định Quảng Bình quan có trách nhiệm Bộ LĐTB&XH (thơng qua đơn vị ủy quyền), Uỷ ban nhân dân quan quân tỉnh Quảng Bình Bình Định (thông qua Ban huy công trường tỉnh) chịu trách nhiệm điều phối việc thực hoạt động dự án quản lý Ban QLDA chung Với vai trò Cơ quan thực Ban Quản lý dự án chung, UNDP chịu trách nhiệm cuối trước KOICA Bộ Quốc phòng Việt Nam về: i) sử dụng hợp lý tất nguồn tài dự án; ii) chất lượng hiệu kết dự án; iii) thực tiến độ hoạt động phê duyệt; iv) sử dụng có hiệu nguồn lực, bao gồm chuyên gia quốc tế; v) điều phối hợp lý tham gia đối tác liên quan dự án, đặc biệt đối tác nước Ban Quản lý dự án chung, bao gồm Ban QLDA phía Việt Nam Ban QLDA phía KOICA/UNDP, chịu trách nhiệm triển khai thực dự án Ban QLDA chung giám sát quản lý hàng ngày quản lý cấp cao Ban QLDA phía Việt Nam (Giám đốc dự án Phó Giám đốc) Nhóm Quản lý chất lượng KOICA/UNDP (Phó Giám đốc quốc gia, Trợ lý giám đốc quốc gia phụ trách mảng Quản trị Quốc gia Sự tham gia, Chun gia phân tích chương trình UNDP phụ trách dự án, Phó Giám đốc quốc gia Chuyên gia Hỗ trợ phát triển thức - ODA KOICA) Tổng thể Dự án giám sát Ban Điều phối Dự án chung (JPCC) Trong q trình triển khai dự án có thay đổi nội dung theo kế hoạch JPCC phê duyệt phải bàn bạc thống báo cáo Ban Điều phối dự án văn phê duyệt trước thực Ban QLDA chung chịu trách nhiệm tổ chức quản lý việc thực dự án tiến độ, đảm bảo chất lượng cao an toàn tuyệt đối Ban QLDA chung gồm 05 phòng chức (mỗi Phòng phụ trách hợp phần dự án) Mỗi phịng có 02 Trưởng phòng (mỗi bên 01 người), số lượng nhân viên Phòng bên định để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ Nhiệm vụ cụ thể Phịng sau: a) Phịng QLDA Tài chính: Chịu trách nhiệm điều hành chung phòng chức khác có nhiệm vụ sau: - Thực trách nhiệm thư ký, chuẩn bị tài liệu họp Ban Điều phối; báo cáo nhận đạo/phản hồi trực tiếp từ Ban Điều phối; trình phê duyệt kế hoạch thực báo cáo kết dự án; - Đảm bảo việc quản lý, đánh giá kế hoạch thực hoạt động dự án theo kế hoạch tiến độ ngân sách; - Hỗ trợ thực hoạt động liên quan đến công tác đấu thầu, quản lý hợp đồng thực thủ tục mua sắm dự án; - Quản lý tài hành cho hợp phần dự án; - Hỗ trợ việc thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, lưu trữ tồn thơng tin, tư liệu liên quan đến dự án; cung cấp thơng tin xác trung thực cho quan cá nhân liên quan khuôn khổ nhiệm vụ, trách nhiệm giao theo quy định pháp luật - Chuẩn bị cho việc thực cơng tác kiểm tốn dự án; - Tổ chức họp Ban Điều phối Ban QLDA chung; - Thực nhiệm vụ khác khuôn khổ dự án Ban Điều phối giao theo quy định pháp luật có liên quan; - Chịu trách nhiệm trước pháp luật quan Chủ quản dự án phạm vi quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật có liên quan; - Lập báo cáo theo qui định Chính phủ Việt Nam nhà tài trợ b) Các Phịng Quản lý thơng tin, Khảo sát Rà phá bom mìn, Giáo dục nguy bom mìn Hỗ trợ nạn nhân chịu trách nhiệm thực công việc sau theo hợp phần tương ứng: - Lập kế hoạch tổng thể kế hoạch hàng năm; làm công tác chuẩn bị tổ chức triển khai thực hợp phần theo kế hoạch phê duyệt; - Thực việc giải ngân, quản lý tài tài sản hợp phần theo quy định pháp luật Việt Nam phù hợp với quy định nhà tài trợ; - Theo dõi, đánh giá kết hoạt động; kịp thời giải vấn đề phát sinh trình thực hợp phần dự án theo thẩm quyền;- Làm công tác chuẩn bị, tổ chức nghiệm thu nhận bàn giao kết hợp phần sau hoàn thành; phối hợp hồn tất cơng tác kiểm tốn, bàn giao tài sản, lập báo cáo kết thúc báo cáo toán hợp phần theo quy định; - Thực nhiệm vụ khác khuôn khổ dự án Ban Điều phối giao theo quy định pháp luật có liên quan; - Chịu trách nhiệm trước pháp luật quan Chủ quản dự án phạm vi quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật có liên quan Văn phịng làm việc Ban QLDA bố trí trụ sở VNMAC Ban QLDA chung tổ chức giao ban tuần vào 09.00 thứ ba hàng tuần giao ban tháng vào 09.00 thứ ba tuần cuối tháng có thỏa thuận khác: - Chủ trì: Phó Tổng giám đốc VNMAC đại diện UNDP - Nội dung trao đổi: + Xem xét tiến độ triển khai hoạt động theo kế hoạch; + Trao đổi tìm phương án giải khó khăn, vướng mắc thực hoạt động, vấn đề phát sinh cần báo cáo Ban đạo xin ý kiến; + Thống nội dung, thời hạn phân cơng trách nhiệm phịng, cá nhân hoạt động cần thực + Trưởng phịng có trách nhiệm đơn đốc, triển khai hoạt động cấu phần theo yêu cầu lãnh đạo sau họp Chức năng, trách nhiệm vị trí chủ chốt thuộc Ban QLDA nêu phụ lục tài liệu Cơ cấu tổ chức Ban QLDA quy định Văn kiện dự án Văn phòng Dự án vệ tinh (sub-PMU) tỉnh Quảng Binh Bình Định kiêm Ban huy công trường phối hợp với Ban quản lý Dự án chung việc tổ chức hoạt động tỉnh Trong thực dự án, trước kiểm tra thực địa địa phương, VNMAC UNDP cần xây dựng kế hoạch thống hiệp đồng với địa phương trước 20 ngày để chuẩn bị tổ chức thực Sau kiểm tra có văn kết luận đợt B QUẢN LÝ SỬ DỤNG NHÂN SỰ Với tham khảo ý kiến KOICA/UNDP, VNMAC chịu trách nhiệm lựa chọn/điều động nhân cho dự án đảm bảo nhân lựa chọn phù hợp lực, chuyên môn yêu cầu công việc cụ thể dự án Việc tuyển chọn nhân đảm nhiệm công tác quan trọng giám sát kỹ thuật thực địa quản lý tài cần phải trọng UNDP tiến hành việc tuyển dụng nhân cho Ban QLDA phía KOICA/UNDP theo sách thủ tục tuyển dụng KOICA/UNDP Hai bên phụ trách quản lý nhân theo sách thủ tục quản lý nguồn nhân lực tổ chức Thay đổi nhân hai bên cần thông báo văn trước tháng cho Tổng Giám đốc VNMAC Trưởng nhóm Quản trị Tham gia UNDP Việc thực hiệu cán hai bên thơng báo cho Phó Giám đốc dự án VNMAC Trưởng nhóm Quản trị Tham gia UNDP xem xét đưa giải pháp khắc phục phù hợp cần thiết