Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LẠI THỊ MINH HIỀN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LẠI THỊ MINH HIỀN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số : 8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS.Trần Hoàng Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn nội dung Luận văn “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” nghiên cứu Nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm./ Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Lại Thị Minh Hiền LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội vụ tạo điều kiện tốt để học tập, nghiên cứu suốt khóa học Tơi xin trân trọng cảm ơn Thầy, Cô giáo Trường, đặc biệt Thầy, Cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ truyền thụ cho vốn kiến thức vô q báu để tơi hồn thành tốt Luận văn làm giầu thêm hành trang kiến thức đường nghiệp Đặc biệt tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tời TS.Trần Hồng tận tình bảo, hướng dẫn, động viên tơi suốt q trình thực đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Ban Tổ chức - Cán bộ, Lãnh đạo Văn phòng, đồng chí Phịng Lưu trữ, Phịng Tổ chức - Hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tạo điều kiện, giúp đỡ thời gian thực Luận văn Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, đồng nghiệp bạn bè quan tâm giúp đỡ thời gian thực Luận văn Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả Lại Thị Minh Hiền DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT CNXH: Chủ nghĩa xã hội CVCC: Chuyên viên cao cấp CCVC: Công chức, viên chức CNTT: Công nghệ thông tin CMCN: Cách mạng công nghiệp CNH, HĐH: Công nghiệp hóa, đại hóa NCVCC: Nghiên cứu viên cao cấp NCVC: Nghiên cứu viên Nxb: Nhà xuất GS: Giáo sư GS.VS: Giáo sư, viện sĩ PGS.TS: Phó giáo sư, tiến sĩ PGS.TSKH: Phó giáo sư, tiến sĩ khoa học TĐKT: Thi đua khen thưởng TS: Tiến sĩ Th.S: Thạc sỹ KH&CN: Khoa học công nghệ KHXH: Khoa học xã hội KHXH&NV: Khoa học xã hội nhân văn KHXH & NVQG: Khoa học Xã hội Nhân văn Quốc gia VPCP: Văn phịng Chính phủ VP: Văn phòng Viện Hàn lâm: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện KHXHVN: Viện Khoa học xã hội Việt Nam XHCN: Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu 5 Phạm vi nghiên cứu 6 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Bố cục luận văn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.2 Khái niệm Lưu trữ, lưu trữ quan 11 1.1.3 Khái niệm hoạt động lưu trữ, nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 12 1.1.3.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ 12 1.1.3.2 Khái niệm Hiệu 16 1.1.3.3 Nâng cao hiệu 17 1.2 Hiệu hoạt động lưu trữ, tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 18 1.2.1.Hiệu hoạt động lưu trữ 18 1.2.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 20 1.2.2.1 Tiêu chí thực chun mơn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 20 1.2.2.2 Tiêu chí hỗ trợ để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 22 1.3 Tính đặc thù vai trị hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 23 1.4 Vai trò, giá trị Tài liệu lưu trữ Viện Hàn lâm 24 Tiểu kết chương 27 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 28 2.1 Khái quát chức nhiệm vụ cấu tổ chức Viện Hàn lâm28 2.1.1 Lịch sử hình thành giai đoạn phát triển 28 2.1.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức (phụ lục số 01) .29 2.1.2.1 Chức nhiệm vụ 29 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 29 2.1.3 Thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm 30 2.1.3.1 Phông lưu trữ, phông lưu trữ quan 30 2.1.3.2 Phông lưu trữ Viện Hàn lâm 30 2.1.3.3 Thành phần, nội dung tài liệu 31 2.2 Tình hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm .33 2.2.1 Tổ chức nhân .33 2.2.1.1 Tổ chức lưu trữ 33 2.2.1.2 Nhân lưu trữ (xem phụ lục số 03) 34 2.2.2 Công tác quản lý, đạo điều hành hoạt động lưu trữ 34 2.2.3 Ban hành, phổ biến văn 34 2.2.4 Kiểm tra, hướng dẫn thống kê báo cáo 35 2.2.4.1 Công tác kiểm tra .35 2.2.4.2 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ 35 2.2.4.3 Công tác thống kê báo cáo 35 2.2.5 Cơ sở vật chất trang thiết bị (xem phụ lục số 04) 36 2.3 Tình hình hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 36 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 36 2.3.1.1 Xác định nguồn nộp lưu .36 2.3.1.2.Thành phần tài liệu nộp lưu 37 2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38 2.3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 38 2.3.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 39 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 40 2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 41 2.3.5 Công cụ tra cứu thống kê tài liệu lưu trữ 41 2.3.5.1 Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 41 2.3.5.2 Công cụ thống kê .42 2.3.6 Khác sử dụng tài liệu lưu trữ 42 2.3.7 Thực giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử 42 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 43 2.4.1 Ưu điểm 43 2.4.2 Hạn chế 43 2.4.3 Đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm .44 2.4.4 Nguyên nhân 44 Tiểu kết chương 45 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 46 3.1 Các giải pháp trước mắt nghiệp vụ lưu trữ 46 3.1.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ 46 3.1.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 47 3.1.3 Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ 48 3.1.4 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 49 3.1.5 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 50 3.1.6 Hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu 51 3.1.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ 51 3.2 Các giải pháp hỗ trợ nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 52 3.2.1.Tăng cường vai trò lãnh đạo quản lý .52 3.2.2 Kiện toàn tổ chức máy nhân 52 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống văn pháp lý 53 3.2.4 Nâng cao nhận thức phổ biến văn 54 3.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra giám sát công tác TĐKT 54 3.2.6 Đầu tư sở vật chất kinh phí cho hoạt động lưu trữ 55 3.2.7 Tăng cường ứng dụng CNTT 55 3.2.8 Tổ chức nghiên cứu khoa học hoạt động lưu trữ 56 3.2.9 Biện pháp để thực giải pháp 56 Tiểu kết chương 56 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ .58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ trước đến nay, Đảng Nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Vì tài liệu lưu trữ có giá trị vô quý giá, di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc, tài nguyên, nguồn thông tin phục vụ công xây dựng bảo vệ tổ quốc Tài liệu lưu trữ có giá trị khai thác, sử dụng vào nhiều mục đích khác Từ việc xây dựng, triển khai thực chủ trương, đường lối, sách quản lý Đảng Nhà nước, quan, tổ chức đến mặt đời sống văn hóa, xã hội cá nhân Trong kỷ XXI, tài liệu lưu trữ khẳng định vai trị, vị trí cơng xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng quốc gia tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Mục đích cuối phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích Nhà nước xã hội Nhận thức điều đó, từ ngày đầu Nhà nước dân chủ nhân dân, Nhà nước ban hành nhiều văn đạo công tác lưu trữ Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 gửi Bộ trưởng, Hồ Chủ Tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia” nêu rõ: cấm quan, công sở, viên chức tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” [37] Với nội dung trên, Thông đạt văn đạo Chính phủ nhà nước ta công tác lưu trữ, khẳng định giá trị to lớn tài liệu lưu trữ bước đầu định hình, đề cách thức quản lý tài liệu, trước hết đề việc nghiêm cấm tiêu hủy tài liệu, yêu cầu gìn giữ, bảo vệ phát huy giá trị tài liệu Điều cho thấy từ sớm, Nhà nước ta nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Bước đầu Đảng Nhà nước có chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ sau Thông đạt số 01-C/VP thực đặt sở, móng cho đời hoạt động công tác lưu trữ nước ta, đánh dấu bước ngoặt hoạt động công tác lưu trữ 14 Ảnh 4: Tủ bảo quản tài liệu phim ảnh 15 Ảnh 5: Trang thiết bị Phòng lưu trữ Viện Hàn lâm 16 PHỤ LỤC SỐ 06: Một số hình ảnh cơng cụ tra cứu tài liệu Ảnh 1: Mục lục hồ sơ dùng tra cứu tài liệu lưu trữ 17 Ảnh 2: Mục lục hồ sơ khối Tổ chức – Cán 18 Ảnh 3: Mục lục hồ sơ cơng trình xây dựng 19 Ảnh 5:Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ phông lưu trữ cá nhân 20 PHỤ LỤC SỐ 07: Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Tại Viện Hàn lâm: Công cụ chủ yếu sổ thống kê tài liệu Tại đơn vị trực thuộc: Công cụ thống kê chủ yếu sổ công văn đi, đến 21 PHỤ LỤC SỐ 08: Phụ lục 8.1: Bảng thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ Theo báo cáo thống kê phòng lưu trữ số lượng tài liệu đưa khai thác số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ năm 2016, 2017, 2018 sau: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu - Ảnh - Ghi âm, ghi hình b) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ -Tổng số tài liệu chụp - Tổng số yêu cầu độc giả Trong đó: Yêu cầu độc giả trả lời 22 Phụ lục 8.2: Một số hình ảnh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ảnh 1: Sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu Ảnh 2: Phòng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23 PHỤ LỤC SỐ 09: Bảng đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm KHXHVN sở tiêu chí quản lý thực nghiệp vụ hoạt động lưu trữ STT I a) b) c) d) a) b) c) d) đ) II a) b) c) d) CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ Bố trí viên chức làm cơng tác lưu trữ Có lưu trữ chuyên trách Văn thư kiêm lưu trữ Có bố trí cơng chức, viên chức làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ Không bố trí Trình độ chun mơn cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Trung cấp văn thư, lưu trữ đại học cá chuyên ngành khác qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung cấp, cao đẳng chuyên ngành khác Các ngành khác CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Chỉ đạo, triển khai, phổ biến văn bả Nhà nước Viện Hàn lâm liên qua đến hoạt động lưu trữ Có văn đạo, triển khai riêng có hình thức phổ biến khác (như lồng gh giao ban, họp quan, giới thiệu Website nội bộ, photo văn gửi đơn vị trực thuộc) Có văn đạo, triển khai riêng; khơn có hình thức phổ biến khác Chỉ có phổ biến mà khơng có văn triể khai Chưa có văn hướng dẫn triển khai chưa có hình thức phổ biến 24 a) b) c) d) a) b) a) c) a) b) C) III a) b) c) a) Ban hành, sửa đổi văn cô tác lưu trữ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Có ban hành Khơng ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm Có ban hành Chưa ban hành Danh mục thành phần tài liệu Có ban hành Chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Có ban hành Chưa ban hành Ban hành kế hoạch cơng tác lưu trữ Có ban hành Khơng ban hành Thực báo cáo thống kê sở đố công tác lưu trữ hàng năm Thực đầy đủ báo cáo thống kê Khơng có báo cáo có báo cáo thốn Khơng có báo cáo báo cáo thống kê Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡ lưu trữ Viện Hàn lâm tổ chức Thủ trưởng có tham gia mịi dự, khơng tham gia đầy đủ khơng tính điểm Có cử viên chức tham gia đầy đủ Khơng tham gia LẬP HỒ SƠ CƠNG VIỆC Thực lập hồ sơ công việc (7) Từ 70% đến 100% công chức lập hồ s công việc Từ 70% đến 50% công chức lập h công việc Dưới 50% công chức lập hồ sơ công v Chất lượng hồ sơ công việc 100% hồ sơ lập theo quy đị (hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm quan, nhiệm vụ giao công chức, tài liệu thu thập t hồ sơ đầy đủ, có liên quan chặt chẽ vớ nhau, trình tự diễn biến/giải quyế giá trị bảo quản đồng đều; tài liệu xếp biên mục đầy đủ theo quy định) 25 b) c) d) I a) b) c) a) b) a) b) c) a) b) c) II a) b) c) d) đ e) Từ 70% đến 50% hồ sơ lập theo định Dưới 50% hồ sơ lập theo qu định Hồ sơ không lập theo quy đ Phần II CÔNG TÁC NGHIỆP V CỦA HOẠT ĐỘNG LƯU TR KHO LƯU TRỮ Kho lưu trữ Đã có kho lưu trữ có diện tích riêng bi Kho tạm để chung với cấc loại hình kh Chưa có kho lưu trữ Nội quy kho lưu trữ Đã có nội quy kho lưu trữ quan Chưa có nội quy kho lưu trữ quan Các trang thiết bị, phương tiện bảo q tài liệu như: Giá, kệ sắt để đựng tài hộp đựng tài liệu, quạt thơng gió, th phịng cháy chữa cháy Có đầy đủ theo quy định Cơ đủ xuống cấp Chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu Thực chế độ vệ sinh kho tài Thường xuyên, định kỳ (kho sẽ, k bị ẩm thấp, tài liệu xếp ngăn sẽ, không bị mối, mọt ) Thỉnh thoảng, không theo định kỳ (tài kho cịn bụi bẩn, kho khơng ngăn ) Khơng thực vệ sinh kho, để tài liệ nấm mốc, mối, mọt, mục nát HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU T Thu thập tài liệu vào lưu trữ qua Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thu thập 100% tài liệu vào kho the quy định Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thu thập từ 70% đến 100% tà liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập từ 70% 50% tài liệu vào kho theo quy địn Có kế hoạch thu thập 50 liệu vào kho theo quy định Không có kế hoạch hoặc, th liệu Khơng có kế hoạch có kế hoạch v khơng thu tài liệu 26 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ qu a) Có biên bản, có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định b) Có biên khơng có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định ngược lại c) Không có biên mục lục hồ sơ nộp lưu Hệ thống hóa, tổ chức xếp tài liệu lư trữ kho a)Từ 80 % đến 100% tài liệu kho b) c) đ) e) a) c) a) b) c) a) b) hệ thống hóa, xếp có biên mục, có sổ mục lục hồ sơ Từ 80% đến 50% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 50% đến 30% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 30% trở xuống tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Khơng tổ chức hệ thống hóa tài liệu kho Xác định giá trị tài liệu Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho hồ sơ lưu trữ theo quy định Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho hồ sơ lưu trữ theo quy định Chưa xác định thời hạn bảo quản cho hồ s lưu trữ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Cấp đơn vị trực thuộc giao nộp vào lưu trữ Viện Hàn lâm - Cấp Viện Hàn lâm giao nộp vào lưu trữ lịch sử Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ giao nộp theo kế hoạch Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ nhưn giao nộp khơng theo kế hoạch Khơng có kế hoạch giao nộp tài liệu c kế hoạch chưa thực giao nộp t liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu; thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; không để thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ không thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ để thất lạc, mát, hư 27 c) d) a) b) a) b) c) a) b) c) hỏng, côn trùng xâm hại Bảo quản chưa tốt hồ sơ, tài liệu lưu tr không thực vệ sinh kho tài liệu th định kỳ; để xảy thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… Không thực bảo quản hồ sơ, tài li lưu trữ; không thực vệ sinh kho tà Quy định tổ chức khai thác, sử dụ tài liệu lưu trữ Có quy định Chưa quy định Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu the quy định (dựa vào số liệu thống k lượt người số lượng tài liệu đơn đưa phục vụ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chưa thủ tục chưa có sổ quản lý chặt ch Chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệ Ứng dụng công nghệ thông tin vào q lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Có Đang triển khai Chưa Điểm tổng cộng ... 2.1.3.2 Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm Tài liệu Viện Hàn lâm từ Viện thành lập đến có đủ để thành lập Phông lưu trữ 31 - Tên phông: Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - Xác... Viện Hàn lâm Nghiên cứu tập trung vào thực trạng, đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm hoạt động lưu trữ đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm. .. hướng dẫn, kiểm tra hoạt động lưu trữ phạm vi Viện Hàn lâm đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm - Vai trò hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm: Có thể nói rằng, hoạt 24 động lưu trữ Viện Hàn lâm đóng góp phần