Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại thị ủy quảng yên, tỉnh quảng ninh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN, TỈNH QUẢNG NINH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : PHẠM THỊ TÂM Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB052, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TW TX CNTT UBND HĐND LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng n, Tỉnh Quảng Ninh” cơng trình nghiên cứu tơi Các số liệu q trình thực đề tài sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn rõ ràng, số liệu thu thập Văn phịng Thị ủy Quảng n, khơng chép nguồn Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm cam đoan Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phịng hướng dẫn giáo Ths Đinh Thị Hải Yến thực đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên – Tỉnh Quảng Ninh” Để hồn thành khóa luận tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, thầy trường, khoa Quản trị văn phịng trang bị cho kiến thức kỹ nghiệp vụ quản trị văn phịng Đặc biệt tơi xin gửi lời biết ơn chân thành sâu sắc đến cô Ths.Đinh Thị Hải Yến tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Đồng thời xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, toàn thể cán nhân viên văn phòng Thị ủy Quảng Yên tạo điều kiện, giúp đỡ cho suốt trình khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến đề tài Mặc dù cố gắng thực đề tài song thực tế công việc phức tạp khả thân hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy đóng góp ý kiến để đề tài hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1.Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2.Vai trò văn phòng 1.1.3.Chức văn phòng 1.1.3.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.1.3.2 Chức hậu cần 10 1.1.4 Nhiệm vụ văn phòng 10 1.2 Cơng tác văn phịng 11 1.2.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 11 1.2.2 Nội dung cơng tác văn phịng 11 1.2.2.1 Tổ chức máy bố trí nhân văn phòng 12 1.2.2.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan 13 1.2.2.3 Xây dựng quy chế làm việc quan, đơn vị 14 1.2.2.4 Tham mưu, tổng hợp 14 1.2.2.5 Công tác văn thư, lưu trữ 15 1.2.2.6 Công tác tổ chức hội họp quan 16 1.2.2.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 17 1.2.2.8 Công tác hậu cần 17 1.2.2.9 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 18 Tiểu kết chương 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 20 2.1 Tổng quan Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Thị ủy Quảng Yên .20 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Thị ủy Quảng Yên 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Thị ủy 21 2.1.2.1 Chức văn phòng Thị ủy 21 2.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Thị ủy 22 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 23 2.2 Thực trạng cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên 24 2.2.1 Tổ chức máy bố trí xếp nhân khoa học 24 2.2.1.1 Mơ hình tổ chức văn phịng Thị ủy Quảng n 24 2.2.1.2 Bố trí, xếp nhân văn phòng Thị ủy Quảng Yên 26 2.2.1.3 Tiêu chuẩn hóa nhân 27 2.2.2 Ban hành văn quy định chuyên môn nghiệp vụ 28 2.2.3 Tổ chức nghiệp vụ hướng dẫn nghiệp vụ theo quy chế, quy định 30 2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 30 2.2.3.2 Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác quan 36 2.2.3.3 Xây dựng quy chế làm việc 43 2.2.3.4 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 45 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị 59 2.2.3.6 Công tác hậu cần 62 2.2.3.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 63 2.2.3.8 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 64 2.2.4 Thanh tra, kiểm tra công tác văn phòng 66 2.2.5 Thi đua, khen thưởng cơng tác văn phịng 67 2.3 Nhận xét chung 68 2.3.1 Ưu điểm 68 2.3.2 Hạn chế 71 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 74 Tiểu kết chương 74 CHƯƠNG MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 76 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 77 3.3 Nhóm giải pháp nhân 78 3.4 Giải pháp sở vật chất 80 3.5 Giải pháp công nghệ thông tin 81 3.6 Đổi cách làm việc theo quy chế, quy trình khoa học 82 3.7 Nhóm giải pháp việc thực nghiệp vụ văn phòng 83 Tiểu kết chương 84 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 DANH MỤC PHỤ LỤC 88 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin trị, kinh tế, văn hố – xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến Vì việc củng cố, hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực cơng tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phịng làm việc hiệu quả, cơng tác văn phịng phải đủ khả đáp ứng giải công việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phịng cơng tác văn phịng đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lí quan Như thấy cơng tác văn phịng quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh khẳng định “cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Hiện việc nâng cao hoạt động văn phòng quan, tổ chức quan tâm đặc biệt, chất lượng hoạt động văn phòng nâng cao trước nhiều Tuy nhiên số quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán làm cơng tác văn phịng, cơng tác đạo tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành cơng việc cịn hạn chế, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ mình, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt, chưa thật nỗ lực tự học, tự nghiên cứu 13.Khoa Quản trị văn phòng,Tập giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội 15 Nguyễn Hữu Tri(2005), Quản trị văn phịng, NXB Khoa học Kỹ thuật 16 Vương Hồng Tuấn(2000), Kỹ nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM 17 Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển Bách khoa 28 Từ điển tiếng việt(1997), NXB Khoa học xã hội, Hà Nội 19 Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương(2004), Hướng dẫn 11- HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 thể thức văn Đảng 20 http://www.quangninh.gov.vn/vi- VN/huyenthi/HuyenYenHung/Trang/default.aspx 87 DANH MỤ STT NỘI Quyết định số 35-QĐ/TU ngày 09/0 01 hành Quy chế làm việc Ban Chấ khóa XX, nhiệm kỳ 2015- 2020 Quyết định số 1361 –QĐ/TU ngày 02 việc ban hành Quy định chức năn hệ công tác Văn phòng Thị ủy Q 03 04 05 Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Quyết định số 05 – QĐ/TU ngày 08/02 hành Quy chế làm việc Văn phị Chương trình cơng tác Ban Chấp 2016 06 Số liệu sổ đăng ký văn Th 07 Hình ảnh bảo quản tài liệu kho 08 Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp q 09 Phần mềm quản lý văn điều h 10 Hình ảnh hịm thư cơng vụ Quyết định số 473 –QĐ/TU ngày 29 11 việc Ban hành Quy chế Thi đua – viên 88 Phụ lục 01 Quyết định số 35-QĐ/TU ngày 09/09/2015 Ban chấp hành việc Ban hành Quy chế làm việc Ban Chấp hành Đảng thị xã Quảng Yên khóa XX, nhiệm kỳ 2015- 2020 Phụ lục 02 Quyết định số 1361 –QĐ/TU ngày 11/08/2014 Ban Thường vụ Thị ủy việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, mối quan hệ công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Thị ủy Quảng yên Văn phòng Thị ủy 01 Chánh Văn phịng 02 Phó chánh văn phịng Các phịng chức Phòng Văn thư Phụ lục 04 : Quyết định số 05 – QĐ/TU ngày 08/02/2017 Văn phòng Thị ủy việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Thị ủy Phụ lục 05 : Chương trình cơng tác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thị ủy năm 2016 Phụ lục 06: Nguồn sổ đăng ký văn Thị ủy Quảng Yên Số lượng thông báo: 332 văn Công văn: 300 văn Hướng dẫn: 06 văn Chỉ thị: 04 văn Phụ lục 07 : Hình ảnh bảo quản tài liệu kho lưu trữ quan Thị ủy Phụ lục 08: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội họp quan Thị ủy Xây dựng kế hoạch hội nghị Văn phòng Thị ủy Quảng Yên Lập hồ sơ hội nghị Sau hội nghị kết thúc Sắp xếp, dọn dẹp, sửa sang lại hội trường Quyết tốn kinh phí Họp rút kinh nghiệm Phụ lục 09: Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp Phụ lục 10 : Hịm thư cơng vụ Phụ lục 11: Quyết định việc Ban hành Quy chế Thi đua – khen thưởng tổ chức Đảng Đảng viên ... cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên - Phạm vi không gian: Cơ quan Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê lấy từ hoạt động cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng n nhiệm... tổng hợp chưa thực tốt Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề... MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 76 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 77 3.3 Nhóm giải pháp