CĐ 16_KN DAM PHAN VA TO CHUC CUOC HOP

Module #5 CÁC KĨ NĂNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC Chuyên đề 16.2 KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TỔ CHỨC CUỘC HỌP Mục lục KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN 1.1 Nguồn đàm phán: xung đột 1.1.1 Định nghĩa xung đột 1.1.2 Các cấp độ xung đột 1.1.3 Các quan điểm xung đột 1.2 Giải xung đột 1.3 Đàm phán loại hình đàm phán 1.3.1 Định nghĩa đàm phán 1.3.2 Các lập luận đàm phán 1.4 Các nhân tố cấu thành đàm phán 1.4.1 Mối quan hệ bên tham gia đàm phán 1.4.2 Giao tiếp đàm phán 1.4.3 Lợi ích bên tham gia đàm phán 1.4.4 Lựa chọn bên tham gia đàm phán 10 1.4.5 Nhân tố hợp lý 10 1.4.6 BATNA 11 1.4.7 Cam kết bên tham gia đàm phán 11 1.5 Các loại chiến lược đàm phán 12 KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 15 2.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG HỌP 15 2.1.1 Khái niệm họp 15 2.1.2 Vai trò họp quan nhà nước 15 2.1.3 Các loại họp 16 2.1.4 Nguyên tắc tổ chức điều hành họp 19 2.2 KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 20 2.2.1 Yêu cầu cách thức tổ chức họp 20 2.2.2 Nội dung tổ chức họp 21 2.3 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 30 2.3.1 Khái niệm điều hành họp ngƣời điều hành họp 30 2.3.2 Vai trò người điều hành họp 30 2.3.3 Yêu cầu hoạt động điều hành họp 30 2.3.4 Nội dung điều hành họp 31 2.4 XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 33 2.4.1 Tình thời gian họp bị kéo dài 33 2.4.2 Tình họp trầm lắng 34 2.4.3 Tình người dự họp có ý kiến trái chiều, chí gay gắt với họp 34 2.4.4 Tình người dự họp bất bình với người điều hành 34 CHUYÊN ĐỀ: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN 1.1 Nguồn đàm phán: xung đột 1.1.1 Định nghĩa xung đột Xung đột hiểu bất đồng đối lập nhu cầu, giá trị lợi ích "Xung đột xảy hai bên cho mong muốn khơng đạt được”1 Theo nhiều học giả, "xung đột hậu tương tác cá nhân theo đuổi mục tiêu khơng hịa hợp ngăn cản thực hiện”2 1.1.2 Các cấp độ xung đột Có cấp độ xung đột  Xung đột nội tâm cá nhân: (Intrapersonal Intrapsychic conflict) - Xung đột diễn nội tâm cá nhân - Nguồn xung đột ý tưởng, lý tưởng, suy nghĩ, cảm xúc, giá trị động lực xung đột lẫn  Xung đột cá nhân (interpersonal conflict) - Xung đột diễn nhân viên, vợ chồng, v.v…trong gia đình  Xung đột nội nhóm (Intragroup conflict) - Là xung đột nhóm nhỏ - thành viên nhóm gia đình, tầng lớp v.v…  Xung đột nhóm: - Xung đột nhóm cơng đồn quản lý, quốc gia, nhóm hoạt động xã hội phủ v.v… - Đây cấp độ cuối mức độ xung đột phức tạp có nhiều tương tác nhiều người tham gia 1.1.3 Các quan điểm xung đột 1.1.3.1 Quan điểm tích cực - Xung đột giúp cho thành viên nhận vấn đề tìm cách đối phó: Khi thành viên muốn thay đổi hoăc tìm giải pháp, họ có động lực giải - Xung đột mang lại thay đổi thích nghi tốt cho tổ chức Pruitt, D.G., & Rubin, J Z (1986), Social conflict, Escalation, stalemate and settlement, New York: Random House Hocker, J.L., & Wilmot, W.W (1985), Interpersonal conflict (2nd ed.) Dubuque, IA: Win C.Brown o Khi nảy sinh xung đột, tổ chức nhận vấn đề gây căng thẳng tác động tiêu cực tới nhân viên o Tổ chức cần hồn thiện quy trình để giải vấn đề - Xung đột làm thắt chặt mối quan hệ o Không cần né tránh xung đột mối quan hệ đủ mạnh để vượt qua xung đột o Giải trực tiếp thơng qua thảo luận để tìm giải pháp - Xung đột giúp nâng cao nhận thức thân người khác o Nhận thức nguyên nhân giận dữ, căng thẳng sợ hãi o Nhận thức giá trị quan trọng o Nhận thức mục đích đấu tranh - Xung đột giúp cá nhân phát triển, cải thiện thân - Xung đột khuyến khích phát triển tâm lý o Đánh giá thân xác thực tế o Có thể hiểu từ góc độ người khác, bớt ích kỉ o Tin có khả kiểm sốt sống o Có thể hành động để giải thay chịu đựng - Xung đột khuyến khích động lực hoạt động o Thay đổi từ sống đơn giản o Giúp nhìn nhận sống mối quan hệ họ góc nhìn khác 1.1.3.2 Quan điểm tiêu cực - Xung đột trình cạnh tranh o Khi mục tiêu đối lập, hai bên đạt mục tiêu o Cạnh tranh khiến vấn đề trở nên căng thẳng - Xung đột làm nhận thức sai lệch o Khi xung đột căng thẳng, nhận thức bị bóp méo o Nhìn nhận vấn đề dựa nhận thức thân, theo góc độ: ủng hộ chống lại o Khi suy nghĩ đơn điệu thiên lệch, có xu hướng đề cao người quan điểm chối bỏ người trái quan điểm - Xung đột bị chi phối tình cảm o Do tình cảm thống trị lý trí, xung đột gia tăng, bên dễ bị xúc động phi lý trí - Xung đột làm giảm giao tiếp: o Ít giao tiếp với người trái quan điểm o Giao tiếp nhiều với người quan điểm o Khi giao tiếp với bên trái quan điểm, thường cố gắng đánh bại, gia tăng luận điểm để chứng minh quan điểm phía sai - Xung đột làm vấn đề trở nên mập mờ o Trong q trình xung đột, vấn đề mới, khơng liên quan nảy sinh o Các bên có nhận thức khơng rõ ràng ngun nhân mục đích tranh luận - Xung đột tạo quan điểm cứng nhắc o Khi bị thách thức, bên thường gắn chặt quan điểm chấp nhận thua o Quá trình tư trở nên cứng nhắc, vấn đề nhìn nhận đơn giản, khơng mang tính nhiều chiều - Xung đột phóng đại khác biệt bỏ qua tương đồng o Việc chặt quan điểm làm cho vấn đề khơng cịn rõ ràng, bên coi quan điểm phía bên thái cực đối lập o Chỉ ý đến vấn đề chia rẽ, bỏ qua điểm tương đồng o Nhận thức lệch lạc khiến bên cho rằng: họ khác nhiều để tâm đến điểm chung - Xung đột làm gia tăng xung đột o Các bên có xu hướng phịng thủ, giao tiếp suy nghĩa dựa cảm xúc o Các bên muốn thắng cách gia tăng cam kết (nguồn lực, lượng v.v…) để khiến phía cịn lại chịu thua o Mức độ xung đột tăng cao việc gia tăng cam kết làm hi vọng giải tranh chấp 1.2 Giải xung đột Mức độ quan tâm đến lợi ích đối tác  Cạnh tranh: Đầu hàng Thỏa hiệp Đồng thuận Trốn tránh Cạnh tranh Mức độ quan tâm đến lợi ích thân - Cố gắng thuyết phục đối tác đầu hàng - Sẵn sàng sử dụng hình thức đe dọa, trừng phạt… Đây hình thức giải xung đột mang tính đơn phương  Đầu hàng - Coi trọng lợi ích người khác mong muốn - Có tác dụng số trường hợp định  Trốn tránh: - Im lặng phản ứng xung đột  Đồng thuận - Cố gắng tìm phương pháp để hai bên đạt lợi ích cao  Thỏa hiệp - Nỗ lực trung bình để đạt lợi ích cho bên 1.3 Đàm phán loại hình đàm phán 1.3.1 Định nghĩa đàm phán 1.3.1.1 Sự khác giao tiếp đàm phán - Dưới góc độ xã hội học, đàm phán lĩnh vực thuộc lứa tuổi, tầng lớp xã hội văn hố o Diễn ngày tình o Liên quan đến khía cạnh đời sống xã hội: từ điều nhỏ đến vấn đề quốc gia đại - Dưới góc độ giao tiếp, đàm phán trình sử dụng lời nói có chủ định o Thơng qua ngơn ngữ để bày tỏ quan điểm, tìm cách thuyết phục đối phương mục đích định o Có thể đến thoả thuận sau nhượng o Không phải hành vi giao tiếp có mục đích coi đàm phán a) Những tiếp xúc, đấu khẩu, mặc nhằm thoả mãn quyền lợi riêng tư kết liên quan đến người khơng coi đàm phán b) Chỉ hành vi trao đổi lời nói pháp nhân đại diện cho quyền lợi cộng đồng nhìn nhận đàm phán 1.3.1.2 Bản chất đàm phán - Trong đàm phán thành công, bên liên quan cố gắng để đạt giải pháp chấp nhận với tất bên o Kết không phản ánh bên thắng bên thua (winner – loser) o Là giải pháp có lợi cho tất bên tham gia, giải pháp tất thắng (win – win solution) - Trong đàm phán thất bại khơng có hiệu quả, kết cục thắng – thua (winner – loser) thua – thua (loser – loser) o Hệ bất đồng, xung đột, công việc, thất bại, tổn thất tài chính, tốn cơng sức tiền bạc thời gian o Quan hệ bên tham gia đàm phán bị tổn hại, xấu chí bị hủy hoại (destructed) 1.3.1.3 Định nghĩa đàm phán - Trong tiếng Việt, "đàm" có nghĩa thảo luận "phán" có nghĩa định - Theo nhà nghiên cứu giới, định nghĩa đàm phán xem xét từ nhiều góc độ khác o Đàm phán trình mà bên tham gia đàm phán đưa định mà họ chấp nhận thống việc làm tương lai cách thức tiến hành o Đàm phán phương tiện để đạt mà người ta muốn từ người khác a) Là chiến thuật không dùng bạo lực để giải vấn đề có lợi cho mức độ lớn b) Các bên tham gia đàm phán cải thiện tình hình tốt so với việc không đàm phán o Đàm phán nhằm phân phối nguồn tài nguyên có giới hạn sáng tạo giá trị mà không bên thực nguồn lực Các định nghĩa khơng mâu thuẫn nhau, mà phản ánh nội hàm khác nhau, nói lên chất tượng đàm phán  Định nghĩa đàm phán ngoại giao: - Đàm phán hành vi giao tiếp tự nguyện có chủ ý, diễn bối cảnh không gian thời gian định, quy định quy tắc pháp lí chặt chẽ pháp nhân thông qua ngôn ngữ thủ thuật giao tiếp tìm cách làm cho quan điểm thắng nhằm đạt thoả thuận Từ định nghĩa ta cần làm rõ thêm số điểm: - Người đàm phán không đại diện cho quyền lợi cá nhân mà quyền lợi cộng đồng, có tư cách thẩm quyền đại diện - Nội dung đàm phán vấn đề hệ trọng liên quan đến quyền lợi vận mệnh cộng đồng - Ngôn ngữ sử dụng không thiết tiếng mẹ đẻ - Bối cảnh quốc gia, khu vực quốc tế - Các quy tắc pháp lí viện dẫn nội luật, điều ước quốc tế, luật chuyên ngành, án lệ, thông lệ quốc tế - Thủ thuật giao tiếp hiểu theo nghĩa rộng phương thức đàm phán người đàm phán mặt sử dụng lập luận để bảo vệ quan điểm hay bác bỏ lập luận đối phương, mặt khác tiến hành vận động hành lang, vận động dư luận, tuyên truyền chí biện pháp gây áp lực, gây ảnh hưởng, bắn tin, tác động tâm lí, v.v…  Định nghĩa chung đàm phán: Đàm phán hành vi q trình, bên tham gia tiến hành trao đổi, thảo luận điều kiện giải pháp để thỏa thuận thống vấn đề cho chúng gần với lợi ích mong muốn bên tốt Sự đạt thỏa thuận thành cơng bên tham gia 1.3.2 Phân loại đàm phán 1.3.2.1 Theo lĩnh vực Đàm phán xuất mặt đời sống Đàm phán xuất lĩnh vực: - Chính trị, ngoại giao, an ninh, luật pháp, lãnh thổ, gìn giữ hịa bình; - Kinh tế, thương mại, đầu tư, tài chính, ngân sách; - Quản lý, lao động; - Môi trường, khoa học kỹ thuật; - Xã hội, văn hóa, tơn giáo; - … 1.3.2.2 Theo cách thức đàm phán  Đàm phán mềm mỏng - Người đàm phán muốn tránh xung đột nên nhanh chóng nhượng nhằm đạt thỏa thuận - Họ muốn đạt giải pháp thân thiện thường có kết cục chịu thiệt thịi  Đàm phán cứng rắn - Có thể hiểu đấu trí - Các bên đàm phán cách cứng nhắc cứng rắn - Các bên muốn thắng dẫn đến kết cục khơng có thỏa thuận đạt quan hệ bên bị xấu  Đàm phán theo nguyên tắc - Tách biệt vấn đề đàm phán thành phần tham gia đàm phán - Các bên đàm phán hướng tới lợi ích chung, bên có lợi 1.3.2.3 Theo quy mơ cấu trúc Nếu nhìn vào quy mơ cấu trúc ta thấy đàm phán thuộc vào nhóm sau: - Giữa cá nhân (interpersonal) - Tổ chức (organizational) - Quốc gia - Khu vực - Quốc tế - Song phương - Đa phương 1.3.2.4 Theo thể thức - Nghi thức (formal); - Bán nghi thức (semi-formal); - Không nghi thức (informal); 1.3.2.5 Theo đối tượng - Đàm phán song phương - Đàm phán đa phương 1.3.2.6 Theo cấp bậc - Cấp Chính phủ - Cấp - Cấp chuyên viên (thường cấp vụ) 1.3.2.7 Theo phương cách tiến hành đàm phán - Đàm phán trực tiếp - Đàm phán gián tiếp (thông qua thư từ, mail, điện thoại, trực tuyến…) - Đàm phán đồn - Đàm phán theo nhóm chun viên - Đàm phán cơng khai - Đàm phán bí mật… 1.4 Các nhân tố cấu thành đàm phán 1.4.1 Mối quan hệ bên tham gia đàm phán - Thỏa thuận sau đàm phán không thực hiệu nghĩa thiết lập gìn giữ mối quan hệ để thực thỏa thuận - Nhiều nhà đàm phán thường cố gắng sử dụng biện pháp để đạt lợi ích ngắn hạn o Tăng quyền lực o Sử dụng vũ lực o Lừa dối Điều hệ lối suy nghĩ thắng thua, trọng vào việc đạt nhiều giá trị tốt, gây tổn hại tới mối quan hệ lâu dài Tuy nhiên họ gặp lại đàm phán khác tương lai bàn vấn đề quan trọng Nếu quan hệ khơng tốt, đàm phán khó thành cơng Việc tìm kiếm giải pháp chấp nhận cho hai bên giữ mối quan hệ lâu dài quan trọng Các bên có mối quan hệ tốt tạo giá trị chung Mối quan hệ tốt tạo kết tốt cách mở rộng mục tiêu đồng thời củng cố cam kết thực thỏa thuận đàm phán tương lai Theo Fisher Brown (1988), tảng mối quan hệ tốt phụ thuộc vào yếu tốt sau: o Cân lý trí tình cảm o Giao tiếp tốt o Hiểu biết o Sự tin tưởng o Công nhận tơn trọng lẫn o Tình cảm tốt o Có khác biệt bổ trợ lẫn  Lắng nghe chủ động - Thông qua việc lắng nghe, nhà đàm phán nắm rõ suy nghĩ đối phương, hiểu giá trị, lợi ích, mong muốn lo sợ họ o Nhà đàm phán thay đổi phương pháp giao tiếp đàm phán để hai bên tiếp nhận o Lắng nghe chủ động cho phép họ diễn đạt lại hay nhận thức q trình giao tiếp cách tích cực đồng thời giảm tính phịng vệ thúc đẩy hợp tác  Giao tiếp hiệu - Mối quan hệ tảng sợi dây kết nối trình giao tiếp đàm phán - Thông qua giao tiếp hiệu quả, mối quan hệ cá nhân sẽn thắt chặt  Hiểu - Mối quan hệ tốt phải dựa tảng nhận thức người có nhìn nhận giới khác - Các nhà đàm phán cần tìm hiểu nhận thức đối tác  Tin tưởng - Niềm tin chất xúc tác cho trình giao tiếp hiệu - Niềm tin giúp cải thiện mối quan hệ cá nhân - Tình cảm tốt tạo cảm giác gắn bó giảm thiểu khoảng cách, bất đồng bên  Bù trừ khác biệt - Mặc dù mối quan hệ dựa tảng tình cảm điều khơng có nghĩa nhà đàm phán phải có giá trị chung suy nghĩ chung - Nhờ khác biệt mà nhà đàm phán tạo giá trị - Mối quan hệ đơi khí có giá trị kết cụ thể Mối quan hệ tốt tạo tảng tốt việc đàm phán diễn nhiều lần 1.4.2 Giao tiếp đàm phán Khơng có giao tiếp khơng có đàm phán Khả đàm phán hiệu phụ thuộc vào kĩ giao tiếp nhà đàm phán - Xây dựng kế hoạch tổ chức họp gắn với chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý hàng tháng quan bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, việc thu thập, trao đổi, xử lý thông tin chủ yếu thực môi trường mạng Tăng cường mở rộng hình thức họp trực tuyến - Kiểm sốt chặt chẽ việc sử dụng kinh phí cho họp theo quy định pháp luật - Có kết luận rõ ràng, cụ thể họp; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp, kịp thời xử lý vấn đề phát sinh 2.2.2 Nội dung tổ chức họp Nội dung tổ chức họp gồm bước theo sơ đồ sau: Bước 1: Chuẩn bị tổ chức họp - Xác định nhu cầu họp - Xác định mục đích họp - Xác định thành phần tham dự - Xác định thời gian địa điểm tổ chức họp - Chuẩn bị nội dung họp - Xây dựng chương trình họp - Soạn thảo loại văn cần thiết liên quan - Chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện k thuật Bước 2: Thực họp - Tiếp đón, phục vụ họp - Xác định danh sách tham gia - Sắp xếp vị trí chỗ ngồi - Điều hành họp 21 - Đảm bảo cho hoạt động di n theo chương trình duyệt Bước 3: Kết thúc họp - Hoàn thiện văn kết thúc họp - Sao gửi tài liệu họp cần thiết cho đối tượng cần biết, cần thực - Thanh toán loại chi phí cơng việc khác Cụ thể thực bước sau: a Những việc cần làm trước tiến hành họp Hoạt động họp đạt kết cao chuẩn bị tốt Để chuẩn bị tổ chức hoạt động họp nói chung, người tổ chức cần phải thực số đầu việc định Quy trình chuẩn bị họp, bản, bao gồm việc cụ thể sau: - Xác định nhu cầu họp Ngoài hoạt động họp định kỳ, bắt buộc đại hội, giao ban; kỳ họp hội đồng, … tổ chức theo quy định chung, hoạt động họp khác cần tổ chức sở xác định nhu cầu hoạt động công vụ Xác định nhu cầu tổ chức họp việc xem xét mức độ cần thiết phải tổ chức họp; sở so sánh, cân nhắc, lựa chọn phương thức xử lý vấn đề thông qua họp mối quan hệ với phương thức khác tính mục đích, điều kiện triển khai kết hướng tới Để xác định nhu cầu tổ chức họp, cần trả lời hai câu hỏi bản: + Có thiết phải triệu tập hội, họp hay khơng? đó? + Cịn có cách khác tốn hơn, hiệu để xử lý vấn đề công vụ Không tổ chức họp trường hợp: + Họp giải cơng việc thường xun tình hình có thiên tai tình trạng khẩn cấp + Họp giải công việc phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ trưởng quan hành cấp giải 22 + Họp giải công việc pháp luật quy định giải cách thức khác thông qua họp + Họp nghe báo cáo tình hình thực nhiệm vụ cơng tác cấp thay cho việc kiểm tra trực tiếp quan, đơn vị cấp sở + Họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động - Xác định mục đích họp Một hoạt động họp tổ chức với một vài mục đích định Khi định tổ chức hoạt động họp cụ thể, cần xác định rõ ràng đầy đủ mục đích hướng tới, xếp theo thứ tự ưu tiên từ mục đích tới mục đích khác Cần lưu ý rằng: mục đích họp định cách thức tổ chức điều hành họp Để xác định cụ thể mục đích hoạt động họp, cần trả lời câu hỏi: Hoạt động họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải ý nghĩa việc giải vấn đề cụ thể sao? Mục đích họp cần phải cụ thể, rõ ràng khả thi - Xác định thành phần tham dự Thành phần tham gia hoạt động họp xác định sở loại hình họp mục đích họp Vấn đề xác định thành phần tham gia khơng đặt loại hình họp, như: đại hội toàn thể, giao ban đơn vị Đối với loại hình họp khác, đối tượng tham dự bao gồm: + Những người có thẩm quyền trách nhiệm định vấn đề liên quan đến chủ đề họp; + Những người có lực để đóng góp ý kiến q trình họp + Những người có trách nhiệm thực nội dung hoạt động họp đề + Những người chịu ảnh hưởng định hoạt động họp + Những người cần thơng tin trình bày hoạt động họp để thực phần cơng việc có hiệu + Các đối tượng khác mà mục đích họp hướng tới 23 - Xác định thời gian địa điểm tổ chức họp + Thời gian - thời lượng thời điểm tiến hành họp xác định sở yêu cầu hoạt động công vụ Trong số trường hợp, việc lựa chọn thời điểm họp cần cân nhắc lựa chọn sở khả tham gia đối tượng cần ưu tiên + Địa điểm tiến hành họp cần lựa chọn cho phù hợp với mục đích, đối tượng tham gia, số lượng người tham gia, điều kiện vật chất k thuật hoạt động họp - Chuẩn bị nội dung họp Trước họp diễn ra, cần phải chuẩn bị nội dung thông tin cần chuyển tải q trình họp nội dung thơng tin kết dự kiến hoạt động họp Nội dung họp cần chuẩn bị bao gồm: + Nội dung bản: nội dung gắn với mục đích, yêu cầu hoạt động họp Những nội dung cần chuẩn bị trước, hình thức văn Nội dung cần chuẩn bị bao gồm: nội dung thức nội dung dự kiến + Nội dung thức: nội dung bản, thức sử dụng hội nghị Nội dung thức cần chuẩn bị bao gồm: báo cáo, văn giải trình, tham luận, v.v + Nội dung dự kiến: nội dung bản, dự thảo trước hoạt động họp di n hồn thiện q trình họp Nội dung dự kiến bao gồm: văn dự thảo nội dung nghị + Nội dung phụ trợ: nội dung có tính chất phụ trợ, cần có q trình triển khai họp Nội dung phụ trợ cần chuẩn bị bao gồm: nội dung khai mạc lời giới thiệu ban tổ chức, di n văn khai mạc, văn đề dẫn, di n văn bế mạc, v.v Việc chuẩn bị nội dung cần tiến hành cách cẩn trọng, chu đáo sở lập thực kế hoạch cụ thể Kế hoạch chuẩn bị nội dung cần lập, triển khai hoàn thành trước hoạt động họp di n khoảng thời gian định, đủ để khắc phục cố xảy đến làm ảnh hưởng tới kết họp - Xây dựng chương trình họp 24 Chương trình họp văn kế hoạch, xác định cụ thể mục nội dung, tiến trình cho hoạt động họp Căn vào chương trình họp, ban tổ chức, người điều hành đối tượng tham gia phối hợp thực phần nội dung họp từ thời điểm mở đầu hoạt động họp kết thúc Chương trình họp, bản, bao gồm nội dung: + Xác định trách nhiệm tổ chức điều hành: tên người đại diện ban tổ chức, tên người chủ tọa, tên người điều hành, danh sách phận thư ký; + Phần nội dung khai mạc; + Phần nội dung chính; + Phần nội dung bế mạc Đối với phần nội dung, bản, cần xác định rõ: tên người thực hiện, tên hoạt động cần thực hiện; mục đích, cách thức tiến hành; thời điểm bắt đầu kết thúc, kết cần hướng tới Trong phần nội dung chính, tùy vào độ dài thời gian họp, xếp khoảng thời gian dành cho việc giải lao - Soạn thảo loại văn cần thiết liên quan: + Tờ trình Trong tiến trình tổ chức họp, Tờ trình sử dụng để đề nghị cấp phê duyệt vấn đề liên quan kế hoạch, phương án tổ chức họp, dự tốn tài chính, chương trình nghị sự… Vì chất Tờ trình dùng để thuyết minh đề xuất nhằm thuyết phục cấp phê duyệt nên việc cung cấp đầy đủ thông tin cần, ý đến việc lập luận, di n giải nhấn mạnh tính khả thi vấn đề đề xuất + Kế hoạch Trong nội dung Kế hoạch họp, cần nêu hoạt động cụ thể với mục tiêu, trình tự, thời hạn tiến hành có phân cơng cơng việc, trách nhiệm cụ thể tới đơn vị, cá nhân Ngồi ra, cần thiết cịn có mục dự trù kinh phí, thời gian địa điểm thực cơng việc Kế hoạch trình bày hình thức biểu bảng nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi thực d dàng, thuận lợi + Công văn, Giấy mời 25 Nội dung mời tham gia họp thực với hình thức: cơng văn mời, thư mời, thư mời điện tử, lời mời qua điện thoại, lời mời tin nhắn, thông báo mời ghi bảng…Căn vào hình thức tổ chức, mục đích, đối tượng tham gia họp để có hình thức thơng báo mời họp cho phù hợp + Báo cáo Trong họp, hội nghị, hội thảo lớn, hình thức văn nguồn thức cung cấp thông tin trước vào thảo luận bàn bạc thống nội dung nghị Để đánh giá thực trạng hoạt động quan tổ chức đưa sách đắn thông qua thảo luận, yêu cầu đặt báo cáo phải xác, đầy đủ thời Điều đồng nghĩa với việc địi hỏi cao tính trung thực, khách quan khả thu thập, xử lý thông tin kỹ diễn đạt người viết báo cáo - Chuẩn bị tài liệu Tài liệu phục vụ họp cần chuẩn bị trước hoạt động họp diễn ra, giai đoạn chuẩn bị nội dung họp Do hoạt động họp tổ chức với nhiều hình thức khác nhau, hướng tới mục đích khác nhau, nên tài liệu họp bao gồm loại hình khác Về bản, tài liệu họp gồm bốn nhóm: + Tài liệu phục vụ cơng tác tổ chức họp: dành cho ban tổ chức; + Tài liệu cung cấp cho chủ tọa, người điều hành hoạt động họp; + Tài liệu cung cấp cho đối tượng tham gia hoạt động họp; + Tài liệu cung cấp cho quan truyền thông Tài liệu họp cần chuẩn bị nội dung, cho đối tượng, đủ số lượng Trong trường hợp cần thiết, tài liệu cần gửi đến đối tượng tham gia họp giấy mời để đối tượng có thời gian đọc, nghiên cứu trước hoạt động họp di n Những tài liệu khác cung cấp cho đối tượng tham gia địa điểm đón tiếp phòng họp trước khai mạc giải lao - Chuẩn bị nguồn lực người phục vụ hoạt động họp Đối với hoạt động họp quan trọng có số lượng người tham gia lớn, cần lưu ý đến việc tổ chức nguồn nhân lực phục vụ Cần lên danh sách người trực 26 tiếp phục vụ, với nội dung công việc cụ thể, bảo đảm cho hoạt động họp tiến hành với kết cao Lực lượng phục vụ họp, bản, bao gồm: + Bộ phận l tân: đón khách phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ giải lao (nếu có); + Bộ phận trí phòng họp vận hành thiết bị phòng họp; + Bộ phận thư ký; + Bộ phận phụ trách in, phát tài liệu + Bộ phận bảo vệ; + Bộ phận y tế; + Lái xe; v.v - Chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật phục vụ họp Điều kiện vật chất phương tiện k thuật góp phần quan trọng làm nên kết họp Việc chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện k thuật cho hoạt động họp cụ thể phụ thuộc vào loại hình, mục đích, đối tượng tham gia, số lượng người tham gia, điều kiện tổ chức hoạt động họp Chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện k thuật phục vụ họp nói chung, gồm nội dung sau: + Chuẩn bị không gian họp: Hoạt động họp tổ chức nhà nước thường tổ chức khơng gian phịng họp Việc lựa chọn, bố trí phịng họp cần vào: mục đích họp, số lượng người tham dự Những điểm cần ý lựa chọn, bố trí phịng họp: khơng gian đủ rộng, trí phù hợp với tính chất họp Nên tránh bố trí phịng họp nơi nóng nực lạnh, ồn ào, tối hay sáng + Chuẩn bị phương tiện k thuật: Phịng họp cần có thiết bị cần thiết, như: hệ thống thiết bị âm thanh, bảng viết, bảng giấy, máy chiếu, máy chiếu đa phương tiện, hình chiếu Tuỳ loại hình họp chuẩn bị trước loại cặp hồ sơ, giấy, bút… cho người tham gia Cần kiểm tra tính năng, chất lượng phương tiện k thuật có phương án dự phịng cụ thể để đảm bảo chúng sẵn sàng hoạt động trạng thái tốt 27 + Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ giải lao, bữa ăn trưa (nếu có); + Triển khai cơng việc với quan truyền thơng (nếu cần); + Tính tốn có điều chỉnh mức kinh phí phục vụ họp cách phù hợp b Những việc cần làm thực hoạt động họp - Kiểm tra trình kết chuẩn bị họp: đảm bảo điều kiện cần thiết sẵn sàng; - Vận hành máy tổ chức để thực nhiệm vụ: tiếp đón, phục vụ họp; - Kiểm tra, xác định theo danh sách tham gia số người có mặt vắng mặt để có điều chỉnh kịp thời nội dung giới thiệu đại biểu vị trí, số lượng chỗ ngồi; - Theo dõi tiến trình họp, đảm bảo cho hoạt động diễn theo chương trình duyệt c Những việc cần làm sau kết thúc họp - Hoàn thiện văn kết thúc họp + Biên Nội dung biên nhiều trường hợp để quan tổ chức giải vấn đề, việc thực thi công việc có liên quan Chính vậy, u cầu đặt việc ghi chép biên họp phải xác cụ thể tinh thần trung thực khách quan cao + Nghị Nghị cá biệt loại văn dùng để ghi lại cách xác kết luận định quan tổ chức + Thông báo Sau kết thúc họp, quan tổ chức dùng hình thức văn để thơng tin rộng rãi vấn đề thảo luận định hội nghị Lưu ý không dùng thông báo kết luận họp để ban hành quy phạm pháp luật thay đổi nội dung, phạm vi hiệu lực văn quy phạm pháp luật hành Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc ban hành 28 sửa đổi, bổ sung văn cá biệt thủ trưởng quan hành nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp - Lập hồ sơ hội nghị, họp Theo nghĩa chung nhất, hồ sơ hiểu tập gồm toàn văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hay số) đặc điểm chung q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Đối với cuộc họp lớn, công việc thiết phải tiến hành sau họp di n Nhìn chung, hồ sơ thường bao gồm loại giấy tờ văn sau đây: Tờ trình việc tổ chức họp; Quyết định tổ chức họp (nếu có); Kế hoạch, phương án tổ chức họp; Chương trình nghị sự; Bản dự trù kinh phí giấy tờ tốn tài chính; Di n văn khai mạc, bế mạc (nếu có) Báo cáo (nếu có); Biên họp; Các tham luận (nếu có); Nghị họp; Thơng báo kết họp (nếu có) - Sao gửi tài liệu họp cần thiết cho đối tượng cần biết, cần thực hiện; - Thanh tốn loại chi phí; - Các công việc khác: + Rút kinh nghiệm tổ chức hoạt động họp; + Tổ chức triển khai, theo dõi trình triển khai thực định - kết hoạt động họp; nên triển khai định đưa họp, điều cho thấy hiệu họp thể thực tế lời nói sng; + Tiến hành thu thập liệu chuẩn bị cho kỳ họp sau, cần thiết 29 2.3 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 2.3.1 Khái niệm điều hành họp ngƣời điều hành họp Điều hành họp việc đạo, điều phối di n biến họp từ bắt đầu đến lúc kết thúc cho hoạt động họp di n theo chương trình để đạt tới mục tiêu định Người điều hành họp người có thẩm quyền trực tiếp chủ trì, đảm bảo cho hoạt động họp di n theo chương trình đạt tới mục tiêu định, đưa ý kiến kết luận họp 2.3.2 Vai trò người điều hành họp - Đảm bảo cho họp di n theo chương trình đạt tới mục tiêu định; - Đảm bảo họp di n trình tự, thủ tục; - Điều phối tạo điều kiện để người dự họp đóng góp ý kiến; - Cung cấp thơng tin hữu ích cho họp; - Đưa định cách khách quan; - Xử lý tốt tình phát sinh họp; - Xây dựng bầu khơng khí làm việc tích cực, nâng cao ý thức trách nhiệm tập thể, tăng kết nối giao lưu 2.3.3 Yêu cầu hoạt động điều hành họp Thực điều hành họp, người tiến hành cần đảm bảo yêu cầu bản, như: - Bám sát mục tiêu tổ chức họp; - Bảo đảm hiệu hoạt động họp Khi điều hành đại hội, hội nghị, hội thảo, họp giao ban hình thức họp khác tổ chức nhà nước, người điều hành cần lưu ý đến yêu cầu tính khoa học tính nghệ thuật q trình điều hành Tính khoa học thể chủ yếu việc thực đầy đủ nghiêm túc yêu cầu nghi thức, thủ tục chương trình họp; 30 Tính nghệ thuật việc điều hành thể qua phong thái giao tiếp người điều hành với cử tọa Phong thái giao tiếp điều hành họp cần lựa chọn cho phù hợp với tích chất, mục đích hoạt động họp cụ thể 2.3.4 Nội dung điều hành họp a Những công việc người điều hành cần làm trước điều hành họp Để đảm bảo yêu cầu việc điều hành họp, người điều hành cần tiến hành số đầu việc cụ thể, phục vụ cho việc điều hành, trước hoạt động họp di n ra: - Tìm hiểu kế hoạch tổ chức họp chương trình nghị Để điều hành hiệu hoạt động họp cụ thể, người điều hành cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin kế hoạch họp chương trình nghị Để có đầy đủ thơng tin này, cần đặt tìm câu trả lời cho số câu hỏi cụ thể, như: Mục đích hoạt động họp gì? Đối tượng tham gia ai? Số lượng người tham gia cụ thể bao nhiêu? Thời gian, lịch trình thực phần nội dung cụ thể sao? Điều kiện vật chất phương tiện k thuật phục vụ hoạt động họp cụ thể v.v… - Liên hệ, phối hợp với cá nhân tham gia hoạt động họp Để liên hệ giữ mối liên hệ phối hợp với cá nhân khác tham gia tổ chức hoạt động họp, người điều hành cần đặt trả lời số câu hỏi sau: - Ban tổ chức gồm ai, trách nhiệm cá nhân ban tổ chức cụ thể gì? - Làm để liên hệ phối hợp với người tham gia tổ chức hoạt động họp trước trình hoạt động họp di n ra? - Lập phương án điều hành họp + Chuẩn bị tập dượt thể nội dung chuẩn bị cho việc điều hành: đọc thử di n văn khai mạc, lời đề dẫn, di n văn bế mạc nội dung khác (nếu có); lên phương án thể + Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể nội dung dẫn dắt tiến trình họp + Tiên liệu tình xảy đến trình điều hành, chuẩn bị phương án xử lý 31 b Điều hành họp Về bản, việc điều hành họp cần bảo đảm nguyên tắc cách thức chung theo nội dung trình bày đây, để hướng tới tính hiệu quả: - Bắt đầu họp - Trình bày rõ mục đích mục tiêu họp vào đầu họp để tránh việc lạc đề đề cập đến vấn đề không liên quan - Bắt đầu với vấn đề đơn giản sau đến vấn đề phức tạp để tạo đà cho họp - Để cho tất người có hội phát biểu Không nên áp đặt ý kiến cá nhân thành viên tham dự họp, để họ phát biểu cách thẳng thắn ý kiến - Kiểm sốt người hay áp đảo họp, tạo hội cho người nói hay rụt rè tham gia ý kiến - Cần có thái độ tích cực động viên vấn đề mà người phát biểu - Can thiệp có người phê bình cơng kích ý kiến người khác - Quan sát lắng nghe tất ý kiến đóng góp - Yêu cầu người chưa đóng góp phát biểu ý kiến - Đừng vội vàng đưa định - Kết thúc họp đạt mục tiêu, họp không tiến triển hết thời gian - Tóm tắt vấn đề thảo luận họp Có kết luận cho vấn đề - Củng cố tầm quan trọng quan điểm ý tưởng chia sẻ cam kết góp phần làm cho họp thành công - Cảm ơn tham gia nhiệt tình người Bên cạnh yêu cầu chung nói trên, tuỳ theo loại hình tính chất họp mà người chủ trì cần xác định yêu cầu cụ thể việc điều hành họp 32 Cần kết thúc họp với kế hoạch hành động, không họp không dẫn đến hành động để thay đổi trạng.Cần truyền đạt kế hoạch hành động cho người có liên quan Cụ thể cần làm rõ: - Những định kết cụ thể cần thực sau họp? - Ai chịu trách nhiệm nhiệm vụ này? - Khi nhiệm vụ hoàn thành? Cần yêu cầu thư ký ghi lại biên họp.Sau họp kết thức, cần hoàn chỉnh biên kế hoạch hành động, sau gửi thơng báo cho tất người tham gia họp người không tham gia họp 2.4 XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Trong trình họp di n ra, khơng trường hợp xuất tình cần trực tiếp xử lý để hoạt động họp đạt tới kết mong muốn Dù kế hoạch tổ chức cơng tác chuẩn bị điều hành có làm tốt tình cản trở việc hồn thành mục tiêu họp bất ngờ xảy Những tình làm hỏng ảnh hưởng lớn đến kết họp người tổ chức điều hành kiểm sốt tình tình xử lý vấn đề cách hợp lý nhanh chóng Dưới tập hợp số tình tổ chức, điều hành họp người tham dự họp gợi ý cách thức giải chúng cách hiệu 2.4.1 Tình thời gian họp bị kéo dài Thời gian họp bị kéo dài nhiều mà không đưa giải pháp đạt đồng thuận cần thiết Nếu tình xảy ra, họp bổ sung cần thiết tổ chức vào thời điểm gần có thể, để tránh tình trạng vội vàng đưa kết luận áp đặt, ý chí mà hậu tiêu cực dự đốn cách chắn Trong trường hợp này, việc cụ thể mà người điều hành cần làm là: nhắc lại mục đích hoạt động họp; tóm tắt quan điểm khác biệt phát biểu; nhấn mạnh đến thời hạn khẩn trương cần thiết để có giải pháp xử lý vấn đề; phân công công việc cụ thể cho họp bổ sung sau đó; xác định rõ yêu cầu họp bổ sung này; xác định thời điểm cho họp 33 2.4.2 Tình họp trầm lắng Hoạt động họp di n trầm, người tham dự thụ động Để xử lý chỗ tình này, người điều hành cần tự tỏ hăng hái hơn, chủ động đưa vấn đề tranh luận, khuyến khích tham gia cách trao quyền luân phiên giữ vai trò điều hành nội dung cụ thể hoạt động họp cho đối tượng khác Nếu tình trạng họp trầm lắng có nguyên nhân từ khâu tổ chức hoạt động cần xem xét lại nội dung sau: Mục đích họp có thực cần thiết? Kế hoạch họp có thực xây dựng tốt? Chương trình nghị có thực hợp lý? Cơng tác chuẩn bị cung cấp thông tin cho đối tượng tham gia họp có chu đáo, đầy đủ kịp thời hay khơng? Việc bố trí phịng họp trang thiết bị có ảnh hưởng tiêu cực đến bầu khơng khí họp?v.v Nếu tình trạng trầm lắng hoạt động họp tiếp tục di n chứng tỏ nét văn hóa tổ chức việc xử lý tình trạng khơng cịn nhiệm vụ tức thời người điều hành, mà trở thành vấn đề cần giải q trình xây dựng văn hóa tổ chức 2.4.3 Tình người dự họp có ý kiến trái chiều, chí gay gắt với họp Nhiều thành viên có thái độ tiêu cực, chí xích mích lẫn q trình thảo luận Để xử lý tình này, người điều hành cần: giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút ý người dự họp lập lại trật tự cách dứt khoát nhẹ nhàng có thể; sau cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng hoạt động họp di n ra, nhấn mạnh hợp tác cần thiết để đạt mục tiêu hoạt động này, đồng thời khuyến khích tham gia tất người có mặt thành cơng chung 2.4.4 Tình người dự họp bất bình với người điều hành Những người tham gia hoạt động họp thể bất bình với người điều hành Để xử lý tình khơng mong muốn này, người điều hành hoạt động họp cần ghi nhớ: cần tránh đối đầu trình điều hành họp; ý lắng nghe ý kiến chống thái độ bình tĩnh, tự tin; tránh bình luận tức thời dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng; thể hiểu vấn đề đề cập; cố gắng tìm mối liên hệ vấn đề căng thẳng đặt với chủ đề 34 hoạt động họp tổ chức, từ khéo léo đưa câu chuyện trở với nội dung chương trình định CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN Vai trị họp cơng tác tổ chức họp hoạt động quản lý quan, đơn vị nơi học viên công tác? Các bước tiến hành tổ chức họp công việc cụ thể phải tiến hành bước đó? Liên hệ thực tế với quan, đơn vị nơi học viên công tác? Các bước tiến hành điều hành họp công việc cụ thể phải tiến hành bước đó? Liên hệ thực tế với quan, đơn vị nơi học viên công tác? Liệt kê loại văn cần thiết phục vụ cho hoạt động tổ chức điều hành họp? Liên hệ thực tế với quan, đơn vị nơi học viên công tác? Thành phần hồ sơ hội nghị/cuộc họp thường gồm văn bản, tài liệu nào? Liên hệ thực tế với quan, đơn vị nơi học viên công tác? 35 ... nghiên cứu đàm phán Roger Fisher William Ury thuộc Đại học Harvard phát triển giải pháp thay lên thành khái niệm BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) - Khi tham gia đàm phán, cần biết... CUỘC HỌP 30 2.3.1 Khái niệm điều hành họp ngƣời điều hành họp 30 2.3.2 Vai trò người điều hành họp 30 2.3.3 Yêu cầu hoạt động điều hành họp 30... tiếp qua lại cho phép giảm bớt tác nhân gây nhiễu o Tác nhân gây nhiễu thực chất: tiếng máy móc to, kết nối kém, nhiệt độ v.v… o Tác nhân gây nhiễu tâm lý: nhận thức, tham lam, sợ hãi, không tin