a. Những công việc người điều hành cần làm trước khi điều hành cuộc họp
Để đảm bảo các yêu cầu của việc điều hành cuộc họp, người điều hành cần tiến hành một số đầu việc cụ thể, phục vụ cho việc điều hành, trước khi hoạt động họp di n ra:
- Tìm hiểu kế hoạch tổ chức cuộc họp và chương trình nghị sự
Để điều hành hiệu quả một hoạt động họp cụ thể, người điều hành cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về kế hoạch cuộc họp và chương trình nghị sự. Để có đầy đủ những thông tin này, cần đặt ra và tìm câu trả lời cho một số câu hỏi cụ thể, như: Mục đích của hoạt động họp là gì? Đối tượng tham gia là những ai? Số lượng người tham gia cụ thể là bao nhiêu? Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao? Điều kiện vật chất và phương tiện k thuật phục vụ hoạt động họp cụ thể là như thế nào v.v…
- Liên hệ, phối hợp với các cá nhân tham gia hoạt động họp
Để liên hệ và giữ mối liên hệ phối hợp với các cá nhân khác cùng tham gia tổ chức hoạt động họp, người điều hành cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi sau:
- Ban tổ chức gồm những ai, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong ban tổ chức cụ thể là gì?
- Làm thế nào để liên hệ phối hợp được với những người tham gia tổ chức hoạt động họp trước và trong quá trình hoạt động họp di n ra?
- Lập phương án điều hành cuộc họp
+ Chuẩn bị và tập dượt thể hiện các nội dung đã được chuẩn bị cho việc điều hành: đọc thử di n văn khai mạc, lời đề dẫn, di n văn bế mạc và những nội dung khác (nếu có); lên phương án thể hiện.
+ Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể hiện nội dung dẫn dắt tiến trình cuộc họp.
+ Tiên liệu những tình huống có thể xảy đến trong quá trình điều hành, chuẩn bị các phương án xử lý.
32
b. Điều hành cuộc họp
Về cơ bản, việc điều hành các cuộc họp đều cần bảo đảm những nguyên tắc và cách thức chung theo những nội dung được trình bày dưới đây, để hướng tới tính hiệu quả:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ.
- Trình bày rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp ngay vào đầu cuộc họp để tránh việc đi lạc đề hoặc đề cập đến các vấn đề không liên quan.
- Bắt đầu với các vấn đề đơn giản sau đó đến các vấn đề phức tạp hơn để tạo đà cho cuộc họp.
- Để cho tất cả mọi người có cơ hội phát biểu. Không nên quá áp đặt ý kiến cá nhân của mình đối với các thành viên tham dự cuộc họp, để họ có thể phát biểu một cách thẳng thắn ý kiến của mình.
- Kiểm soát những người hay áp đảo trong cuộc họp, tạo cơ hội cho những người ít nói hay rụt rè được tham gia ý kiến.
- Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu. - Can thiệp nếu có một người phê bình hoặc công kích ý kiến của người khác. - Quan sát và lắng nghe tất cả các ý kiến đóng góp.
- Yêu cầu những người chưa đóng góp phát biểu ý kiến. - Đừng quá vội vàng khi đưa ra quyết định.
- Kết thúc cuộc họp khi đã đạt được các mục tiêu, khi cuộc họp không tiến triển hoặc đã hết thời gian.
- Tóm tắt những vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp. Có kết luận cho từng vấn đề. - Củng cố tầm quan trọng của những quan điểm và ý tưởng đã được chia sẻ và những cam kết góp phần làm cho cuộc họp được thành công.
- Cảm ơn sự tham gia nhiệt tình của mọi người.
Bên cạnh các yêu cầu chung nói trên, tuỳ theo loại hình và tính chất cuộc họp mà người chủ trì cần xác định các yêu cầu cụ thể trong việc điều hành cuộc họp đó.
33