2.3.1. Khái niệm điều hành cuộc họp và ngƣời điều hành cuộc họp
Điều hành cuộc họp là việc chỉ đạo, điều phối di n biến một cuộc họp từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc sao cho hoạt động họp đó di n ra theo chương trình để đạt tới mục tiêu đã định.
Người điều hành cuộc họp là người có thẩm quyền trực tiếp chủ trì, đảm bảo cho hoạt động họp được di n ra theo chương trình và đạt tới mục tiêu đã định, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.
2.3.2. Vai trò của người điều hành cuộc họp
- Đảm bảo cho cuộc họp được di n ra theo chương trình và đạt tới mục tiêu đã định; - Đảm bảo cuộc họp di n ra đúng trình tự, thủ tục;
- Điều phối và tạo điều kiện để người dự họp đóng góp ý kiến; - Cung cấp thông tin hữu ích cho cuộc họp;
- Đưa ra các quyết định một cách khách quan; - Xử lý tốt các tình huống phát sinh trong cuộc họp;
- Xây dựng bầu không khí làm việc tích cực, nâng cao ý thức và trách nhiệm tập thể, tăng sự kết nối giao lưu.
2.3.3. Yêu cầu đối với hoạt động điều hành cuộc họp
Thực hiện điều hành cuộc họp, người tiến hành cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản, như:
- Bám sát mục tiêu tổ chức cuộc họp; - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động họp.
Khi điều hành đại hội, hội nghị, hội thảo, các cuộc họp giao ban và các hình thức cuộc họp khác của tổ chức nhà nước, người điều hành cần lưu ý đến những yêu cầu về tính khoa học và tính nghệ thuật trong quá trình điều hành.
Tính khoa học thể hiện chủ yếu ở việc thực hiện đầy đủ và nghiêm túc những yêu cầu về nghi thức, thủ tục và chương trình cuộc họp;
31
Tính nghệ thuật của việc điều hành thể hiện qua phong thái giao tiếp của người điều hành với cử tọa. Phong thái giao tiếp trong điều hành cuộc họp cần được lựa chọn cho phù hợp với tích chất, mục đích của mỗi hoạt động họp cụ thể.
2.3.4. Nội dung điều hành cuộc họp
a. Những công việc người điều hành cần làm trước khi điều hành cuộc họp
Để đảm bảo các yêu cầu của việc điều hành cuộc họp, người điều hành cần tiến hành một số đầu việc cụ thể, phục vụ cho việc điều hành, trước khi hoạt động họp di n ra:
- Tìm hiểu kế hoạch tổ chức cuộc họp và chương trình nghị sự
Để điều hành hiệu quả một hoạt động họp cụ thể, người điều hành cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về kế hoạch cuộc họp và chương trình nghị sự. Để có đầy đủ những thông tin này, cần đặt ra và tìm câu trả lời cho một số câu hỏi cụ thể, như: Mục đích của hoạt động họp là gì? Đối tượng tham gia là những ai? Số lượng người tham gia cụ thể là bao nhiêu? Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao? Điều kiện vật chất và phương tiện k thuật phục vụ hoạt động họp cụ thể là như thế nào v.v…
- Liên hệ, phối hợp với các cá nhân tham gia hoạt động họp
Để liên hệ và giữ mối liên hệ phối hợp với các cá nhân khác cùng tham gia tổ chức hoạt động họp, người điều hành cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi sau:
- Ban tổ chức gồm những ai, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong ban tổ chức cụ thể là gì?
- Làm thế nào để liên hệ phối hợp được với những người tham gia tổ chức hoạt động họp trước và trong quá trình hoạt động họp di n ra?
- Lập phương án điều hành cuộc họp
+ Chuẩn bị và tập dượt thể hiện các nội dung đã được chuẩn bị cho việc điều hành: đọc thử di n văn khai mạc, lời đề dẫn, di n văn bế mạc và những nội dung khác (nếu có); lên phương án thể hiện.
+ Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể hiện nội dung dẫn dắt tiến trình cuộc họp.
+ Tiên liệu những tình huống có thể xảy đến trong quá trình điều hành, chuẩn bị các phương án xử lý.
32
b. Điều hành cuộc họp
Về cơ bản, việc điều hành các cuộc họp đều cần bảo đảm những nguyên tắc và cách thức chung theo những nội dung được trình bày dưới đây, để hướng tới tính hiệu quả:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ.
- Trình bày rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp ngay vào đầu cuộc họp để tránh việc đi lạc đề hoặc đề cập đến các vấn đề không liên quan.
- Bắt đầu với các vấn đề đơn giản sau đó đến các vấn đề phức tạp hơn để tạo đà cho cuộc họp.
- Để cho tất cả mọi người có cơ hội phát biểu. Không nên quá áp đặt ý kiến cá nhân của mình đối với các thành viên tham dự cuộc họp, để họ có thể phát biểu một cách thẳng thắn ý kiến của mình.
- Kiểm soát những người hay áp đảo trong cuộc họp, tạo cơ hội cho những người ít nói hay rụt rè được tham gia ý kiến.
- Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu. - Can thiệp nếu có một người phê bình hoặc công kích ý kiến của người khác. - Quan sát và lắng nghe tất cả các ý kiến đóng góp.
- Yêu cầu những người chưa đóng góp phát biểu ý kiến. - Đừng quá vội vàng khi đưa ra quyết định.
- Kết thúc cuộc họp khi đã đạt được các mục tiêu, khi cuộc họp không tiến triển hoặc đã hết thời gian.
- Tóm tắt những vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp. Có kết luận cho từng vấn đề. - Củng cố tầm quan trọng của những quan điểm và ý tưởng đã được chia sẻ và những cam kết góp phần làm cho cuộc họp được thành công.
- Cảm ơn sự tham gia nhiệt tình của mọi người.
Bên cạnh các yêu cầu chung nói trên, tuỳ theo loại hình và tính chất cuộc họp mà người chủ trì cần xác định các yêu cầu cụ thể trong việc điều hành cuộc họp đó.
33
Cần kết thúc cuộc họp với một kế hoạch hành động, nếu không cuộc họp sẽ không dẫn đến một hành động nào để thay đổi hiện trạng.Cần truyền đạt kế hoạch hành động cho mọi người có liên quan. Cụ thể là cần làm rõ:
- Những quyết định và kết quả cụ thể nào cần được thực hiện sau cuộc họp? - Ai chịu trách nhiệm đối với những nhiệm vụ này?
- Khi nào những nhiệm vụ này được hoàn thành?
Cần yêu cầu thư ký ghi lại biên bản cuộc họp.Sau khi cuộc họp kết thức, cần hoàn chỉnh biên bản và kế hoạch hành động, sau đó gửi hoặc thông báo cho tất cả những người tham gia cuộc họp và những người không tham gia cuộc họp.
2.4. XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CUỘC HỌP
Trong quá trình cuộc họp di n ra, không ít trường hợp xuất hiện những tình huống cần lập tức trực tiếp xử lý để hoạt động họp đạt tới kết quả mong muốn. Dù kế hoạch tổ chức và công tác chuẩn bị điều hành có được làm tốt như thế nào thì những tình huống cản trở việc hoàn thành mục tiêu cuộc họp cũng có thể bất ngờ xảy ra. Những tình huống như vậy sẽ không thể làm hỏng hoặc ảnh hưởng quá lớn đến kết quả cuộc họp nếu người tổ chức và điều hành kiểm soát được tình tình và xử lý được vấn đề một cách hợp lý và nhanh chóng. Dưới đây tập hợp một số tình huống đối với tổ chức, điều hành cuộc họp và đối với người tham dự cuộc họp cùng những gợi ý về cách thức giải quyết chúng một cách hiệu quả.
2.4.1. Tình huống thời gian cuộc họp bị kéo dài
Thời gian cuộc họp bị kéo dài quá nhiều mà không đưa ra được giải pháp hoặc đạt được sự đồng thuận cần thiết.
Nếu tình huống này xảy ra, một cuộc họp bổ sung cần thiết được tổ chức vào một thời điểm gần nhất có thể, để tránh tình trạng vội vàng đưa ra những kết luận áp đặt, duy ý chí mà hậu quả tiêu cực là hầu như có thể dự đoán được một cách chắc chắn. Trong trường hợp này, những việc cụ thể mà người điều hành cần làm là: nhắc lại mục đích của hoạt động họp; tóm tắt những quan điểm khác biệt đã được phát biểu; nhấn mạnh đến thời hạn và sự khẩn trương cần thiết để có được những giải pháp xử lý vấn đề; phân công những công việc cụ thể cho cuộc họp bổ sung sau đó; xác định rõ những yêu cầu đối với cuộc họp bổ sung này; xác định thời điểm cho cuộc họp đó.
34
2.4.2. Tình huống cuộc họp trầm lắng
Hoạt động họp di n ra quá trầm, những người tham dự thụ động.
Để xử lý tại chỗ tình huống này, người điều hành cần tự mình tỏ ra hăng hái hơn, chủ động đưa ra những vấn đề tranh luận, có thể khuyến khích sự tham gia bằng cách trao quyền luân phiên giữ vai trò điều hành những nội dung cụ thể của hoạt động họp cho những đối tượng khác nhau.
Nếu tình trạng cuộc họp trầm lắng có nguyên nhân từ khâu tổ chức hoạt động này thì cần xem xét lại những nội dung sau: Mục đích cuộc họp có thực sự cần thiết? Kế hoạch cuộc họp có thực sự được xây dựng tốt? Chương trình nghị sự có thực sự hợp lý? Công tác chuẩn bị và cung cấp thông tin cho các đối tượng tham gia cuộc họp có được chu đáo, đầy đủ và kịp thời hay không? Việc bố trí phòng họp và các trang thiết bị có ảnh hưởng tiêu cực đến bầu không khí cuộc họp?v.v.
Nếu tình trạng trầm lắng trong hoạt động họp vẫn tiếp tục di n ra và chứng tỏ đây là một nét văn hóa của tổ chức thì việc xử lý tình trạng này không còn là nhiệm vụ tức thời của người điều hành, mà trở thành vấn đề cần giải quyết trong quá trình xây dựng văn hóa tổ chức.
2.4.3. Tình huống những người dự cuộc họp có ý kiến trái chiều, thậm chí gay gắt với nhau trong cuộc họp với nhau trong cuộc họp
Nhiều thành viên có thái độ tiêu cực, thậm chí xích mích lẫn nhau ngay trong quá trình thảo luận.
Để xử lý tình huống này, người điều hành cần: giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút sự chú ý của những người dự họp và lập lại trật tự một cách dứt khoát và nhẹ nhàng nhất có thể; sau đó cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng của hoạt động họp đang di n ra, nhấn mạnh sự hợp tác cần thiết để đạt được mục tiêu của hoạt động này, đồng thời khuyến khích sự tham gia của tất cả những người có mặt vì sự thành công chung.
2.4.4. Tình huống người dự cuộc họp bất bình với người điều hành
Những người tham gia hoạt động họp thể hiện sự bất bình với người điều hành. Để xử lý tình huống không mong muốn này, người điều hành hoạt động họp cần luôn ghi nhớ: cần tránh mọi sự đối đầu trong quá trình điều hành cuộc họp; chú ý lắng nghe những ý kiến chống đối với thái độ bình tĩnh, tự tin; tránh những bình luận tức thời có thể dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng; thể hiện rằng mình đã hiểu vấn đề được đề cập; cố gắng tìm ra mối liên hệ giữa vấn đề căng thẳng được đặt ra với chủ đề
35
chính của hoạt động họp đang được tổ chức, từ đó khéo léo đưa câu chuyện trở về với nội dung chương trình đã định.
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
1. Vai trò của cuộc họp và công tác tổ chức cuộc họp đối với hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
2. Các bước tiến hành tổ chức cuộc họp và những công việc cụ thể phải tiến hành trong mỗi bước đó? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
3. Các bước tiến hành điều hành cuộc họp và những công việc cụ thể phải tiến hành trong mỗi bước đó? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
4. Liệt kê các loại văn bản cần thiết phục vụ cho hoạt động tổ chức và điều hành cuộc họp? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
5. Thành phần hồ sơ hội nghị/cuộc họp thường gồm những văn bản, tài liệu nào? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?