Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc

Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc 1.1.1 Hệ thống thông tin là gỡ? HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trỡnh hỡnh thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thỡ: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguån §Ých Thu thËp Xö lý vµ luu tr÷ Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu Mô hỡnh hệ thống thông tin 1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó phục vụ. * Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dừi khách hàng, theo dừi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế + HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trỡnh thủ tục cho trước. VD : Hệ thống theo dừi năng lực bán hàng, theo dừi chi tiêu, theo dừi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hỡnh để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý. + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó cũn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũngcó thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lược)  Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược KD và sx chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật KD và sx chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp KD và sx tác nghiệp 1.1.3 Mô hỡnh biểu diễn Hệ thống thông tin Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. có 3 mô hỡnh đó được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là mô hỡnh logic, mô hỡnh vật lý ngoài và mô hỡnh vật lý trong. * Mô hỡnh logic: mô tả hệ thống làm gỡ? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra. * Mô hỡnh vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhận thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũngnhư hỡnh thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống… * Mô hỡnh vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhận của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật 1.2 Quá trỡnh Xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý 1.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một HTTT là trang bị cho tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất và phự hợp nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tỡnh hỡnh thực tế. Thiết kế là Hệ thống thông tin văn phũng nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tỡnh trạng hiện tại và Xây dựng các mô hỡnh logic và mô hỡnh vật lý ngoài của hệ thống đó. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT mới. Có thể tóm lược như sau:  Giải quyết vấn đề quản lý: những yêu cầu mới của quản lý cũngcó thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển HTTT mới. Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tôt hơn cho người có yêu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiện đại hóa phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức.  Tận dụng những cơ hội mới: như cơ hội mở rộng kinh doanh, hội nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới.  Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức: đó là sự mở rộng quy mô và loại hỡnh của các tổ chức cùng ngành.  Yêu cầu quản lý của cấp trên: đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyết định không chỉ của cấp trên mà cũn của các cơ quan pháp luật, Nhà nước. 1.2.2 Phương pháp phát triển của một HTTT Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũngrất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:  Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hỡnh Một HTTT bao gồ 3 mô hỡnh: mô hỡnh logic, mô hỡnh vật lý ngoài, mô hỡnh vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy 3 mô hỡnh này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau.  Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thỡ trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.  Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hỡnh vật lý sang mô hỡnh logic khi phân tích và chuyển từ mô hỡnh logic sang mô hỡnh vật lý khi thiết kế. Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hỡnh vật lý sang mô hỡnh logic khi phân tích và chuyển từ mô hỡnh logic sang mô hỡnh vật lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hỡnh vật lý ngoài của hệ thống 1.2.3 Các giai đoạn của phát triển HTTT Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.  Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu 1.2.3.1 Mục đích Cung cấp cho lónh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đũi hỏi chi phí lớn. 1.2.3.2Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu a. Lập kế hoạch Mỗi giai đoạn của quá trỡnh phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hỡnh thức hóa của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô dự án và theo giai đoạn phân tích. b. Làm rừ yêu cầu Mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. b. Viết dự án sơ bộ  Đề cương sơ bộ  Tên dự án.  Mục đích.  Cơ quan chủ trỡ.  Cơ quan tài trợ.  Tổng chi phí dự kiến.  Thời gian thực hiện. Cụ thể: I. Nội dung. a. Mô tả bằng lời tổ chức và HTTT. b. Mô tả bằng các mô hỡnh hoặc sơ đồ. c. Vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp giải quyết bằng tin học hóa. II. Các hoạt động của dự án. III. Bảng tổng hợp chi phí. IV. Bảng tiến độ thực hiện công việc. V. Đánh giá chung. a. Các đối tượng được hưởng lợi. b. Khỏi quát VI. í kiến và đề nghị. c. Đánh giá khả thi  Khả thi về kinh tế:  Khả thi về mặt kỹ thuật.  Khả thi về mặt tổ chức và con người:  Đạo đức kinh doanh: đây là vấn đề mới trong những năm gần đây vỡ vậy cần được nghiên cứu kỹ. d. Chuẩn bị và trỡnh bày báo cáo Bao gồm tài liệu, công cụ trỡnh bày báo cáo, thời gian báo cáo. Kết thúc giai đoạn đánh giá yêu cầu cần phải quyết định có tiếp tục thực thi dự án hay không.  Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rừ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đũi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Lập kế hoạch phân tích chi tiết Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thỡ người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện.  Thành lập đội ngũ  Lựa chọn phương pháp và công cụ  Xác định thời gian: Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại  Môi trường ngoài  Môi trường tổ chức  Môi trường kỹ thuật Nghiên cứu hệ thống hiện tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp  Đưa ra chuẩn đoán.  Xác định mục tiêu của hệ thống mới.  Xác định các yếu tố của giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn, cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt chứ không chỉ là HTTT hiện có. Thay đổi đề xuất của dự án Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trỡnh bày báo cáo Báo cáo giúp các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tỡnh hỡnh và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trỡnh bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rừ thêm các vấn đề. Sau đó quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án.  Giai đoạn 3: Thiết kế logic a. Mục đích Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đó được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hỡnh logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các inputs). Mô hỡnh logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. b. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế co sở dữ liệu (CSDL) là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới. Một số phương pháp cơ bản:  Phương pháp nguyên mẫu.  Điều tra hỏi người sử dụng xem họ cần thông tin gỡ.  Mô hỡnh hóa quan hệ thực thể ERD hoạt động từ đó rút ra CSDL.  Suy diễn từ các thông tin đầu ra của HTTT  Bước 1: liệt kê mọi thông tin đầu ra của HTTT, xuất phát từ các nguồn: kết quả của giai đoạn phân tích, phích, từ điển hệ thống và hỏi thêm từ người sử dụng.  Bước 2: thiết kế DSD cho từng đầu ra Bước 3: tích hợp các danh sách thiết kế.  Bước 4: vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu (Data structured diagram). c. Thiết kế xử lý Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rừ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào, và như thế nào. Để biểu diễn những hoạt động như vậy, chúng ta phải dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả.  Sự kiện việc thực hiện khi nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác.  Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà HTTT phải kiểm tra để khởi sinh các công việc.  Công việc là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh.  Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc.  Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc. Về mặt logic thỡ một HTTT bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp và hợp lệ hóa dữ liệu. Những xử lý tra cứu và cập nhật có liên quan tới các thiết bị nhớ [...]... đũi hỏi Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2 công cụ sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả 1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) * Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu... biến đổi thông tin, từ thông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trỡnh hay bộ phân khác Kho dữ liệu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật lý Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên... hai mục đích: quản lý nhân sự và rút kinh nghiệm cho việc quản lý các dự án thông tin về sau  Đánh giá hệ thống: xem xét hệ thống có đạt được các mục tiêu đó đề ra hay không Điều này không thể thực hiện ngay sau khi cài đặt mà phải sau một thời gian khai thác nhất định 1.3 Phân tích hệ thống thông tin Đây là giai đoạn rất quan trọng khi tiến hành phân tích, thiết kế một Hệ thống thông tin, James Mckeen... cung cấp, cỏc đơn hàng và cung cấp các thông tin về thuốc 4 Quản lý khỏch hàng Quản lý mó khỏch hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, các đơn hàng và cung cấp các thông tin về thuốc khi người ta truy cập đến khóa mó khỏch hàng 5 Tra cứu và tỡm kiếm Làm nhiệm vụ tra cứu và tỡm kiếm những yờu cầu của người quản lý đưa ra như các thông tin về thuốc, khách hàng, loại thuốc ... liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mó 1.3.3 Các công cụ mô hỡnh hóa HTTT a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control): Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ... xác định cách thức hội thoại với phần tin học hóa của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm c Thiết kế chi tiết vào/ra  Thiết kế vật lý các đầu ra Thiết kế vật lý các đầu ra có hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra  Lựa chọn vật mang tin: có 4 vật mang tin chính được sử dụng để trỡnh bày thông tin đó là... đạt của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải phápcho phép đạt được mục tiêu trên Để làm rừ điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt đọng của chính hệ thống 1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin  Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho... Xác định các thông tin đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng * Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra * Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra - Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách - Đánh dấu các thuộc... Lựa chọn các công cụ cho hoạt động thiết kế vật lý trong cũngnhư những hoạt động lập trỡnh sau này  Phân phối công việc cho các thành viên, Xây dựng tiến trỡnh thực hiện và chi phí cũngnhư yêu cầu vật tư kỹ thuật cho giai đoạn triển khai hệ thống c Thiết kế vật lý trong  Thiết kế CDSL vật lý trong  CSDL đủ đảm bảo cho các thông tin đầu ra của hệ thống  CSDL đảm bảo tốc độ cung cấp thông tin  CSDL... tài liệu hệ thống  Giới thiệu hệ thống  Hồ sơ thiết kế hệ thống  Tài liệu phần mềm, nguồn  Hướng dẫn sử dụng  Tra cứu  Sửa chữa háng húc  Kế hoạch đào tạo người sử dụng  Các module đào tạo và kế hoạch hỗ trợ người sử dụng  Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Các phương pháp cài đặt hệ thống  Cài đặt trực tiếp: theo phương pháp này, người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa hệ thống mới . Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc 1.1.1 Hệ thống thông tin là gỡ? HTTT là. hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các