Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Đồng Tâm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ THANH HƯƠNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH ĐỒNG TÂM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp Hồ Chí Minh- Năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ THANH HƯƠNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒNG TÂM Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN THỊ GIANG TÂN Tp Hồ Chí Minh- Năm 2014 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập nghiên cứu, luận văn “Hồn thiện hệ thống Kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Đồng Tâm” hoàn thành Ngoài cố gắng thân, tác giả nhận khích lệ hỗ trợ nhiều từ phía Thầy Cơ, gia đình, bạn bè đồng nghiệp Trước hết tác giả xin chân thành cảm ơn gia đình động viên tạo điều kiện cho tác giả học tập hoàn thành luận văn tốt nghiệp Tác giả xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô trường Đại học Kinh Tế truyền đạt kiến thức quý báu thời gian tác giả học tập trường Đặc biệt tác giả xin tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Thị Giang Tân tận tình hướng dẫn giúp đỡ tác giả hồn thành luận văn tốt nghiệp Tác giả xin chân thành cảm ơn Công ty Đồng Tâm tạo điều kiện cho tác giả khảo sát, trả lời vấn, cung cấp thơng tin hữu ích để tác giả hồn thành luận văn TP Hồ Chí Minh, Ngày tháng năm Tác giả Nguyễn Thị Thanh Hương LỜI CAM ĐOAN Luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB Công ty TNHH Đồng Tâm” nghiên cứu thực Các thông tin luận văn thơng tin thu thập thực tế từ phía công ty Luận văn chưa công bố hình thức Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan TP Hồ Chí Minh, Ngày tháng năm Tác giả Nguyễn Thị Thanh Hương MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục bảng biểu Danh mục hình vẽ, sơ đồ PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan kiểm soát nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.1 Giai đoạn sơ khai 1.1.1.2 Giai đoạn hình thành .6 1.1.1.3 Giai đoạn phát triển .6 1.1.1.5 Giai đoạn đại 1.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội 1.1.3 Sự cần thiết kiểm soát nội 10 1.1.4 Các loại kiểm soát nội 12 1.1.4.1 Phân loại theo mục tiêu .12 1.1.4.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát .13 1.1.5 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 13 1.1.5.1 Mơi trường kiểm sốt 13 1.1.5.2 Đánh giá rủi ro 14 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát 15 1.1.5.4 Thông tin truyền thông 16 1.1.5.5 Giám sát 17 1.1.6 Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB 18 1.1.7 Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội .19 1.1.8 Một số nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội 20 1.1.8.1 Nghiên cứu tổ chức 20 1.1.8.2 Nghiên cứu nhà nghiên cứu độc lập .21 1.2 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB 22 1.2.1 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB 22 1.2.2 Phương thức đánh giá hệ thống KSNB .24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 25 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH ĐỒNG TÂM 26 2.1 Giới thiệu Công ty TNHH Đồng Tâm 26 2.1.1 Lịch sử hình thành .26 2.1.2 Chức 26 2.1.3 Nhiệm vụ 27 2.1.4 Cơ cấu tổ chức công ty .28 2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức 28 2.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 29 2.2 Mục tiêu, phương pháp, đối tượng phương pháp khảo sát công ty TNHH Đồng Tâm 30 2.2.1 Mục tiêu khảo sát 30 2.2.2 Phương pháp khảo sát .30 2.2.3 Đối tượng khảo sát 31 2.2.4 Phạm vi khảo sát 31 2.3 Thực trạng KSNB Công ty TNHH Đồng Tâm 31 2.3.1 Môi trường kiểm soát 31 2.3.2 Đánh giá rủi ro 38 2.3.4 Thông tin truyền thông 53 2.3.5 Giám sát .54 2.4 Đánh giá chung KSNB công ty TNHH Đồng Tâm .56 2.4.1 Ưu điểm .56 2.4.1.1 Mơi trường kiểm sốt 56 2.4.1.2 Đánh giá rủi ro 57 2.4.1.3 Hoạt động kiểm soát 57 2.4.1.4 Thông tin truyền thông 60 2.4.1.5 Giám sát 60 2.4.2 Tồn 60 2.4.2.1 Môi trường kiểm soát 61 2.4.2.2 Đánh giá rủi ro 62 2.4.2.3 Hoạt động kiểm soát 63 2.4.2.4 Thông tin truyền thông 63 2.4.2.5 Giám sát 64 KẾT LUẬN CHƯƠNG II 64 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒNG TÂM .65 3.1 Tính tất yếu phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội 65 3.1.1 Nâng cao tính hữu hiệu hiệu hoạt động 65 3.1.2 Nâng cao độ tin cậy Báo cáo tài .65 3.1.3 Nâng cao việc tuân thủ luật lệ quy định 65 3.2 Định hướng thiết lập giải pháp 66 3.3 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB công ty TNHH Đồng Tâm 66 3.3.1 Mơi trường kiểm sốt 66 3.3.1.1 Tính trực giá trị đạo đức .67 3.3.1.2 Cam kết lực sách nhân .68 3.3.1.3 Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 69 3.3.1.4 Cơ cấu tổ chức 70 3.3.1.5 Phân định quyền hạn trách nhiệm 70 3.3.2 Đánh giá rủi ro 71 3.3.2.1 Xác định mục tiêu đơn vị .71 3.3.2.2 Nhận dạng rủi ro 71 3.3.2.3 Phân tích đánh giá rủi ro 73 3.3.2.4 Đối phó với rủi ro 75 3.3.3 Hoạt động kiểm soát 77 3.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung .77 3.3.3.2 Hoạt động kiểm sốt chu trình đơn vị 78 3.3.4 Thông tin truyền thông 81 3.3.5 Giám sát .82 KẾT LUẬN CHƯƠNG III 83 KẾT LUẬN .84 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT COBIT: Control Objectives for Information and Related Technology COCO: Criteria of Control Board of Canadian Institute of Chartered Accountants COSO: Committee of Sponsoring Organization ISA: Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế KSNB: Kiểm soát nội TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ: Tài sản cố định VSA: Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: So sánh chuẩn mực kiểm toán thành phần KSNB 23 Bảng 2.1 Thống kê mơ tả tính trực giá trị đạo đức 32 Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết lực sách nhân 34 Bảng 2.3: Thống kê mô tả hội đồng quản trị Ban kiểm soát 36 Bảng 2.4: Thống kê mô tả cấu tổ chức 36 Bảng 2.5: Thống kê mô tả việc phân định quyền hạn trách nhiệm 37 Bảng 2.6 Thống kê mô tả việc xác định mục tiêu đơn vị 38 Bảng 2.7 Thống kê mô tả việc nhận dạng rủi ro đơn vị 39 Bảng 2.8 Thống kê mơ tả việc phân tích đánh giá rủi ro đơn vị .40 Bảng 2.9: Thống kê mơ tả việc đối phó với rủi ro đơn vị .40 Bảng 2.10 Thống kê mơ tả sốt xét nhà quản lý .41 Bảng 2.12 Thống kê mơ tả kiểm sốt vật chất phân tích rà sốt .43 Bảng 2.13 Thống kê mô tả ủy quyền phân chia trách nhiệm .44 Bảng 2.14 Thống kê mô tả chu trình mua hàng, tồn trữ tốn .45 Bảng 2.15 Thống kê mô tả kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền 46 Bảng 2.16 Thống kê mơ tả kiểm sốt chu trình tiền lương .48 Bảng 2.17 Thống kê mơ tả kiểm sốt tiền .50 Bảng 2.18 Thống kê mô tả kiểm soát tài sản cố định 51 Bảng 2.19 Thống kê mô tả thông tin truyền thông 53 Bảng 2.20 Thống kê mô tả hoạt động giám sát 55 Việc đấu thầu, lý hàng hóa tài sản thực theo quy định công ty Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống 29 thực kịp thời xác Quy trình ln chuyển chứng từ 30 phòng ban thuận tiện hợp lý Các chứng từ, sổ sách lưu trữ đầy đủ, 31 an tồn Cơng ty đưa biện pháp giám sát, bảo 32 dưỡng thiết bị, tài sản không bị mát, hư hỏng Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê tài sản 33 đối chiếu với số lượng sổ sách Ban hành văn ủy quyền soát 34 xét Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 35 phận nghiệp vụ khơng kiêm nhiệm ghi chép kế tốn 3.2 Kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ, tốn Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn 36 đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng trả tiền Cơng ty có theo dõi hàng đặt mua nhận 37 chưa nhận, lô hàng hạn giao chưa nhận Hàng hóa bảo quản cẩn thận kho hàng 38 có biện pháp tốt nhằm tránh thất thốt, hư hỏng Cơng ty có quy định hạn chế tiếp cận kho 39 hàng Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ, kiểm tra đột xuất có dấu hiệu bất thường Khi 40 kiểm kê kho, có tham dự kế tốn kho, thủ kho người giám sát độc lập Công ty có phân quyền sử dụng cho nhân viên phận liên quan đến truy 41 cập, ghi nhận, sửa đổi thông tin hệ thống thông tin tồn cơng ty 3.3 Kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền Công ty tách bạch chức năng: bán hàng, 42 phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán thu tiền 28 5 5 5 5 5 5 5 43 44 45 46 47 Cơng ty có xác minh tình hình tài khách hàng trước bán hàng trả chậm Cơng ty có đưa tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu phân quyền xét duyệt bán chịu cho cấp quản lý Phiếu xuất kho lập xuất hàng, có ghi đầy đủ thông tin: số lượng, chủng loại… có chữ ký thủ kho, phận gửi hàng Cơng ty có lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ đối chiếu với công nợ với khách hàng Cơng ty có lập phiếu thu khách hàng tốn tin mặt 3.4 Kiểm sốt chu tình tiền lương 48 Cơng ty có phận nhân độc lập Cơng ty có tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lương, xét duyệt tiền lương trả lương Cơng ty có sách bảo mật cho mức 50 lương cá nhân Bộ phận tính lương cập nhật kịp thời biến 51 động nhân mức lương Cơng ty có đối chiếu số liệu chi lương với 52 ngân hàng Định kỳ công ty nợp đầy đủ khoản trích 53 theo lương theo quy định 3.5 Kiểm sốt tiền Cơng ty tách bạch chức bán hàng, thu 54 tiền, kế toán Công ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho 55 cấp quản lý công ty Các phiếu thu, phiếu chi có đóng dấu “đã thu 56 tiền”, “ toán” sau thực thu, chi Cuối ngày, cơng ty có kiểm kê quỹ, niêm 57 phong két sắt lập biên tồn quỹ Cơng ty có biện pháp để bảo vệ tiền tránh 58 cắp: két sắt, niêm phong, người biết mã khóa khơng cho giữ chìa khóa… Cơng ty có tiến hành kiểm quỹ đột xuất 59 có dấu hiệu bất thường 3.6 Kiểm soát tài sản cố định Cơng ty có tách bạch chức năng: đề nghị mua 60 sắm, phê chuẩn, bảo quản ghi sổ TSCĐ Cơng ty có ban hành sách đầu tử, sử 61 dụng, sửa chữa lý TSCĐ 49 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Các thay đổi phương pháp tính khấu hao TSCĐ phê duyệt nhà quản lý Định kỳ, cơng ty có tiến hành kiểm kê, đánh 63 giá lại tình trạng TSĐ Bộ phận bảo vệ có kiểm tra trường hợp 64 di chuyển TSCĐ phận khỏi công ty IV THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Trưởng phận thường xun báo cáo 65 tinh hình cơng việc cho ban lãnh đạo để họ đưa dẫn cần thiết Thông tin cần thiết truyền đạt đến 66 cá nhân, phận có liên quan cách kịp thời, xác Nhân viên báo cáo lên cấp thông quan người khác người 67 giám sát trực tiếp, chẳng hạn tra hay hội đồng quản trị Công ty có nguồn thu nhận thơng tin 68 phản ảnh khách hàng xử lý phù hợp V GIÁM SÁT Hệ thống kiểm soát nội tạo điều kiện cho 69 nhân viên phận giám sát lẫn công việc hàng ngày Ban lãnh đạo thực giám sát thường 70 xuyên cơng ty Cơng ty kiểm tốn độc lập, kiểm tra từ 71 quan chức 62 5 5 5 5 5 Cảm ơn giúp đỡ Anh/Chị! Phụ lục 2: Kết khảo sát thống kê theo số lượng Mức độ đồng ý STT Tiêu chí đo lường hiệu hệ thống KSNB I MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT 1.1 Tính trực giá trị đạo đức Cơng ty ban hành văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức phổ biến đến nhân viên Nhà quản lý đặt quyền lợi chung lên hàng đầu cách thực thi tính trực, đạo đức lời nói hành động Cơng ty đưa quy định xử phạt thích hợp quy tắc ứng xử, nội quy công ty Cơng ty có thực giảm thiểu áp lực để nhân viên giảm sai sót gian lận 1.2 Cam kết lực sách nhân Công ty sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức chất lượng nhân cho vị trí Nhà quản lý, nhân chủ chốt tài hay kiểm tốn nội có bị thay thường xuyên, nghỉ việc bất ngờ, bị thay đổi liên tục Công ty sa thải nhân viên khơng đủ lực, đặc biệt người thân ban lãnh đạo Nhân công ty phân công công việc theo chuyên môn đào tạo Công ty ban hành quy chế khen thưởng, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hợp lý 1.3 Hội đồng quản trị ban kiểm soát Ban kiểm soát độc lập với phận khác 10 doanh nghiệp Ban kiểm sốt cơng ty đáp ứng với u cầu 11 đặt 1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô đặc điểm 12 kinh doanh công ty Định kỳ công ty điều chỉnh lại cấu tổ chức để 13 phù hợp với thay đổi môi trường kinh doanh 1.5 Phân định quyền hạn trách nhiệm Ban hành văn phân chia quyền hạn rõ ràng 14 phòng ban, phận mối quan hệ phận với Hồn tồn khơng đồng ý Khơn g đồng ý Không ý kiến/ Không rõ Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 10 34 10 28 12 24 10 18 12 10 0 24 24 2 28 12 24 14 6 0 12 32 0 14 22 14 0 10 34 10 24 10 0 20 28 2 34 12 0 12 32 Quyền hạn trách nhiệm tương xứng với 14 16 20 Nguyên tắc ủy quyền công ty đảm bảo nghiêm ngặt II ĐÁNH GIÁ RỦI RO 2.1 Xác định mục tiêu Mục tiêu công ty truyền đạt đến nhân 17 viên thông qua văn cụ thể Công ty đặt mục tiêu cụ thể cho 18 phịng ban, phận 2.2 Nhận dạng rủi ro Cơng ty xây dựng chế để nhận diện rủi ro từ bên (VD biến động kinh tế, trị, 29 thay đổi luật pháp, sách, người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh) Công ty xây dựng chế nhận diện rủi ro từ 20 bên (VD thay đổi nhân chủ chốt, thay đổi hệ thống thơng tin) 2.3 Phân tích đánh giá rủi ro Cơng ty có chế xác định ảnh hưởng rủi ro 21 đến việc thực mục tiêu cơng ty 2.4 Đối phó với rủi ro 22 Công ty đề các biện pháp đối phó với rủi ro 14 22 12 12 32 36 40 0 38 0 40 0 44 Công ty thực nghiêm túc biện pháp đối phó với rủi ro đề III HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT 3.1 Hoạt động kiểm sốt chung Các báo cáo đảm bảo yêu cầu độ xác, kịp 24 thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá rủi ro liên quan đến công ty Định kỳ ban lãnh đạo phân tích số liệu liên quan 25 đến hoạt động ngành đối thủ cạnh tranh Công ty kiểm tra soát xét chứng từ trước thực 26 Việc quản lý ngày công nhân viên 27 trưởng phòng thực theo quy định Việc đấu thầu, lý hàng hóa tài sản thực 28 theo quy định công ty Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống thực 29 kịp thời xác Quy trình ln chuyển chứng từ phịng 30 ban thuận tiện hợp lý Các chứng từ, sổ sách lưu trữ đầy đủ, an 31 toàn 44 22 14 0 12 36 17 16 27 16 0 41 16 21 4 18 21 0 15 29 15 16 23 Công ty đưa biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mát, hư hỏng Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê tài sản đối chiếu với số lượng sổ sách Ban hành văn ủy quyền soát xét 0 11 10 29 28 12 0 19 23 Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: phận nghiệp vụ không kiêm nhiệm ghi chép kế tốn 3.2 Kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ, tốn Cơng ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, 36 xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng trả tiền Cơng ty có theo dõi hàng đặt mua nhận chưa 37 nhận, lô hàng hạn giao chưa nhận Hàng hóa bảo quản cẩn thận kho hàng 38 có biện pháp tốt nhằm tránh thất thốt, hư hỏng Cơng ty có quy định hạn chế tiếp cận kho 39 hàng Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ, kiểm tra đột xuất có dấu hiệu bất thường Khi kiểm kê kho, 40 có tham dự kế toán kho, thủ kho người giám sát độc lập Cơng ty có phân quyền sử dụng cho nhân viên phận liên quan đến truy cập, ghi 41 nhận, sửa đổi thông tin hệ thống thơng tin tồn cơng ty 3.3 Kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền Cơng ty tách bạch chức năng: bán hàng, phê 42 duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế tốn thu tiền Cơng ty có xác minh tình hình tài 43 khách hàng trước bán hàng trả chậm Công ty có đưa tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán 44 chịu phân quyền xét duyệt bán chịu cho cấp quản lý Phiếu xuất kho lập xuất hàng, có ghi đầy 45 đủ thơng tin: số lượng, chủng loại… có chữ ký thủ kho, phận gửi hàng Cơng ty có lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ 46 đối chiếu với cơng nợ với khách hàng Cơng ty có lập phiếu thu khách hàng 47 toán tin mặt 0 21 22 0 40 0 36 0 34 10 0 16 22 12 0 34 16 0 28 18 0 30 20 28 12 0 12 26 12 0 38 12 0 42 0 36 12 32 33 34 35 3.4 Kiểm sốt chu tình tiền lương Cơng ty có phận nhân độc lập 48 Cơng ty có tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lương, xét duyệt tiền lương trả lương Cơng ty có sách bảo mật cho mức lương 50 cá nhân Bộ phận tính lương cập nhật kịp thời biến 51 động nhân mức lương Công ty có đối chiếu số liệu chi lương với ngân 52 hàng Định kỳ công ty nợp đầy đủ khoản trích theo 53 lương theo quy định 3.5 Kiểm sốt tiền Cơng ty tách bạch chức bán hàng, thu tiền, 54 kế tốn Cơng ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho 55 cấp quản lý cơng ty Các phiếu thu, phiếu chi có đóng dấu “đã thu 56 tiền”, “ toán” sau thực thu, chi Cuối ngày, công ty có kiểm kê quỹ, niêm phong 57 két sắt lập biên tồn quỹ Cơng ty có biện pháp để bảo vệ tiền tránh 58 cắp: két sắt, niêm phong, người biết mã khóa khơng cho giữ chìa khóa… Cơng ty có tiến hành kiểm quỹ đột xuất có dấu 59 hiệu bất thường 3.6 Kiểm sốt tài sản cố định Cơng ty có tách bạch chức năng: đề nghị mua 60 sắm, phê chuẩn, bảo quản ghi sổ TSCĐ Cơng ty có ban hành sách đầu tử, sử dụng, 61 sửa chữa lý TSCĐ Các thay đổi phương pháp tính khấu hao TSCĐ 62 phê duyệt nhà quản lý Định kỳ, cơng ty có tiến hành kiểm kê, đánh giá 63 lại tình trạng TSĐ Bộ phận bảo vệ có kiểm tra trường hợp di 64 chuyển TSCĐ phận khỏi công ty IV THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Trưởng phận thường xun báo cáo tinh 65 hình cơng việc cho ban lãnh đạo để họ đưa dẫn cần thiết 49 0 14 32 32 12 0 16 30 16 26 0 18 30 2 12 30 0 36 14 0 18 30 0 26 24 22 22 12 22 14 0 40 0 22 26 2 32 16 0 26 14 0 46 0 46 0 26 18 Thông tin cần thiết truyền đạt đến cá 66 nhân, phận có liên quan cách kịp thời, xác Nhân viên báo cáo lên cấp thông quan người khác người giám sát trực 67 tiếp, chẳng hạn tra hay hội đồng quản trị Cơng ty có nguồn thu nhận thơng tin phản 68 ảnh khách hàng xử lý phù hợp V GIÁM SÁT Hệ thống kiểm soát nội tạo điều kiện cho nhân 69 viên phận giám sát lẫn công việc hàng ngày Ban lãnh đạo thực giám sát thường xuyên 70 cơng ty Cơng ty kiểm tốn độc lập, kiểm tra từ 71 quan chức 12 32 24 12 10 36 30 12 0 26 18 0 34 14 Phụ lục 3: Kết khảo sát thống kê theo tỷ lệ Mức độ đồng ý STT Tiêu chí đo lường hiệu hệ thống KSNB I MÔI TRƯỜNG KIỂM SỐT 1.1 Tính trực giá trị đạo đức Công ty ban hành văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức phổ biến đến nhân viên Nhà quản lý đặt quyền lợi chung lên hàng đầu cách thực thi tính trực, đạo đức lời nói hành động Cơng ty đưa quy định xử phạt thích hợp quy tắc ứng xử, nội quy cơng ty Cơng ty có thực giảm thiểu áp lực để nhân viên giảm sai sót gian lận 1.2 Cam kết lực sách nhân Cơng ty sử dụng bảng mơ tả công việc yêu cầu rõ kiến thức chất lượng nhân cho vị trí Nhà quản lý, nhân chủ chốt tài hay kiểm tốn nội có bị thay thường xun, nghỉ việc bất ngờ, bị thay đổi liên tục Công ty sa thải nhân viên không đủ lực, đặc biệt người thân ban lãnh đạo Nhân công ty phân công công việc theo chuyên môn đào tạo Công ty ban hành quy chế khen thưởng, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hợp lý 1.3 Hội đồng quản trị ban kiểm soát Ban kiểm soát độc lập với phận khác 10 doanh nghiệp Ban kiểm sốt cơng ty đáp ứng với yêu cầu 11 đặt 1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô đặc điểm 12 kinh doanh công ty Định kỳ công ty điều chỉnh lại cấu tổ chức để 13 phù hợp với thay đổi môi trường kinh doanh Hồn tồn Khơng khơng đồng ý đồng ý Khơng ý kiến/ Khơng rõ Đồng ý Hồn tồn đồng ý 0% 4% 20% 68% 8% 16% 4% 20% 56% 4% 0% 24% 16% 48% 12% 0% 20% 36% 24% 20% 0% 0% 48% 48% 4% 4% 4% 56% 24% 12% 0% 48% 28% 12% 12% 0% 0% 24% 64% 12% 0% 0% 28% 44% 28% 0% 0% 20% 68% 12% 4% 20% 48% 20% 8% 0% 0% 40% 56% 4% 0% 4% 68% 24% 4% 1.5 Phân định quyền hạn trách nhiệm Ban hành văn phân chia quyền hạn rõ ràng 14 phòng ban, phận mối quan hệ phận với Quyền hạn trách nhiệm tương xứng với 15 Nguyên tắc ủy quyền công ty đảm bảo nghiêm ngặt II ĐÁNH GIÁ RỦI RO 2.1 Xác định mục tiêu Mục tiêu công ty truyền đạt đến nhân 17 viên thông qua văn cụ thể Công ty đặt mục tiêu cụ thể cho 18 phòng ban, phận 2.2 Nhận dạng rủi ro Công ty xây dựng chế để nhận diện rủi ro từ bên (VD biến động kinh tế, 29 trị, thay đổi luật pháp, sách, người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh) Công ty xây dựng chế nhận diện rủi ro từ 20 bên (VD thay đổi nhân chủ chốt, thay đổi hệ thống thông tin) 2.3 Phân tích đánh giá rủi ro Cơng ty có chế xác định ảnh hưởng rủi ro 21 đến việc thực mục tiêu công ty 2.4 Đối phó với rủi ro Cơng ty đề các biện pháp đối phó với rủi 22 ro Cơng ty thực nghiêm túc biện pháp 23 đối phó với rủi ro đề III HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT 3.1 Hoạt động kiểm sốt chung Các báo cáo đảm bảo yêu cầu độ xác, 24 kịp thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá rủi ro liên quan đến công ty Định kỳ ban lãnh đạo phân tích số liệu liên quan 25 đến hoạt động ngành đối thủ cạnh tranh Công ty kiểm tra soát xét chứng từ trước thực 26 Việc quản lý ngày công nhân viên 27 trưởng phòng thực theo quy định Việc đấu thầu, lý hàng hóa tài sản 28 thực theo quy định công ty 16 0% 0% 24% 64% 12% 0% 28% 32% 40% 0% 0% 28% 44% 24% 4% 0% 8% 24% 64% 4% 0% 8% 16% 72% 4% 0% 8% 80% 12% 0% 0% 8% 76% 16% 0% 0% 4% 80% 16% 0% 0% 0% 88% 12% 0% 0% 4% 88% 8% 0% 44% 28% 14% 8% 6% 0% 0% 4% 24% 72% 34% 32% 16% 8% 10% 54% 32% 0% 8% 6% 0% 0% 0% 18% 82% Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống thực kịp thời xác Quy trình ln chuyển chứng từ phòng ban thuận tiện hợp lý Các chứng từ, sổ sách lưu trữ đầy đủ, an toàn Công ty đưa biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mát, hư hỏng Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê tài sản đối chiếu với số lượng sổ sách Ban hành văn ủy quyền soát xét 32% 42% 10% 8% 8% 36% 42% 10% 8% 4% 0% 0% 12% 30% 58% 0% 0% 22% 20% 58% 0% 8% 12% 56% 24% 0% 0% 16% 38% 46% Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: phận nghiệp vụ khơng kiêm nhiệm ghi chép kế tốn 3.2 Kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ, tốn Cơng ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, 36 xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng trả tiền Cơng ty có theo dõi hàng đặt mua nhận 37 chưa nhận, lô hàng hạn giao chưa nhận Hàng hóa bảo quản cẩn thận kho hàng 38 có biện pháp tốt nhằm tránh thất thốt, hư hỏng Cơng ty có quy định hạn chế tiếp cận kho 39 hàng Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ, kiểm tra đột xuất có dấu hiệu bất thường Khi kiểm kê 40 kho, có tham dự kế toán kho, thủ kho người giám sát độc lập Cơng ty có phân quyền sử dụng cho nhân viên phận liên quan đến truy cập, ghi 41 nhận, sửa đổi thông tin hệ thống thơng tin tồn cơng ty 3.3 Kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền Cơng ty tách bạch chức năng: bán hàng, phê 42 duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế tốn thu tiền Cơng ty có xác minh tình hình tài 43 khách hàng trước bán hàng trả chậm Cơng ty có đưa tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán 44 chịu phân quyền xét duyệt bán chịu cho cấp quản lý Phiếu xuất kho lập xuất hàng, có ghi 45 đầy đủ thơng tin: số lượng, chủng loại… có chữ ký thủ kho, phận gửi hàng 0% 0% 14% 42% 44% 0% 0% 4% 80% 16% 0% 0% 12% 72% 16% 0% 0% 12% 68% 20% 0% 0% 32% 44% 24% 0% 0% 0% 68% 32% 0% 0% 8% 56% 36% 0% 0% 0% 60% 40% 0% 8% 12% 56% 24% 0% 0% 24% 52% 24% 0% 0% 0% 76% 24% 29 30 31 32 33 34 35 Cơng ty có lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ đối chiếu với cơng nợ với khách hàng Cơng ty có lập phiếu thu khách hàng 47 toán tin mặt 3.4 Kiểm sốt chu tình tiền lương 48 Cơng ty có phận nhân độc lập 46 Cơng ty có tách bạch chức năng: tuyển dụng, 49 chấm cơng, tính lương, xét duyệt tiền lương trả lương Cơng ty có sách bảo mật cho mức lương 50 cá nhân Bộ phận tính lương cập nhật kịp thời biến 51 động nhân mức lương Cơng ty có đối chiếu số liệu chi lương với ngân 52 hàng Định kỳ công ty nợp đầy đủ khoản trích theo 53 lương theo quy định 3.5 Kiểm sốt tiền Cơng ty tách bạch chức bán hàng, thu tiền, 54 kế tốn Cơng ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho 55 cấp quản lý công ty Các phiếu thu, phiếu chi có đóng dấu “đã thu 56 tiền”, “ toán” sau thực thu, chi Cuối ngày, cơng ty có kiểm kê quỹ, niêm phong 57 két sắt lập biên tồn quỹ Công ty có biện pháp để bảo vệ tiền tránh 58 cắp: két sắt, niêm phong, người biết mã khóa khơng cho giữ chìa khóa… Cơng ty có tiến hành kiểm quỹ đột xuất có 59 dấu hiệu bất thường 3.6 Kiểm sốt tài sản cố định Cơng ty có tách bạch chức năng: đề nghị mua 60 sắm, phê chuẩn, bảo quản ghi sổ TSCĐ Công ty có ban hành sách đầu tử, sử dụng, 61 sửa chữa lý TSCĐ Các thay đổi phương pháp tính khấu hao 62 TSCĐ phê duyệt nhà quản lý Định kỳ, cơng ty có tiến hành kiểm kê, đánh giá 63 lại tình trạng TSĐ Bộ phận bảo vệ có kiểm tra trường hợp di 64 chuyển TSCĐ phận khỏi công ty 0% 0% 0% 84% 16% 0% 0% 4% 72% 24% 0% 0% 28% 64% 8% 0% 4% 64% 24% 8% 0% 0% 32% 60% 8% 0% 12% 32% 52% 4% 0% 0% 36% 60% 4% 0% 4% 24% 60% 12% 0% 0% 0% 72% 28% 0% 0% 36% 60% 4% 0% 0% 0% 52% 48% 0% 4% 8% 44% 44% 0% 24% 44% 28% 4% 0% 0% 8% 80% 12% 0% 0% 44% 52% 4% 0% 4% 64% 32% 0% 0% 16% 52% 28% 4% 0% 0% 8% 92% 0% 0% 0% 8% 92% 0% IV THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Trưởng phận thường xun báo cáo tinh 65 hình cơng việc cho ban lãnh đạo để họ đưa dẫn cần thiết Thông tin cần thiết truyền đạt đến cá 66 nhân, phận có liên quan cách kịp thời, xác Nhân viên báo cáo lên cấp thông quan người khác người giám 67 sát trực tiếp, chẳng hạn tra hay hội đồng quản trị Cơng ty có nguồn thu nhận thông tin phản 68 ảnh khách hàng xử lý phù hợp V GIÁM SÁT Hệ thống kiểm soát nội tạo điều kiện cho nhân 69 viên phận giám sát lẫn công việc hàng ngày Ban lãnh đạo thực giám sát thường 70 xuyên công ty Cơng ty kiểm tốn độc lập, kiểm tra từ 71 quan chức 0% 8% 52% 36% 4% 0% 4% 24% 64% 8% 0% 48% 12% 24% 16% 0% 4% 20% 72% 4% 0% 60% 24% 16% 0% 0% 52% 12% 36% 0% 0% 0% 68% 28% 4% Phụ lục 4: Danh sách người khảo sát I Ban lãnh đạo Công ty Đỗ Thế Phong Phó Giám Đốc Cơng Ty II Phịng hành nhân Hà Anh Tuấn Trưởng Phòng HC-NS Trần Thị Trúc Phương Thư Ký Giám Đốc Lý Chiêu Xuân Nhân Viên Nhân Sự Đỗ Thị Cẩm Phượng Nhân Viên Nhân Sự Cao Văn Giàu Nhân Viên Nhân Sự Nguyễn Hồng Vũ Nhân Viên Lái Xe Văn Phòng Nguyễn Ngọc Lợi Nhân Viên Lái Xe Văn Phòng Huỳnh Văn Mạnh Nhân Viên Bảo Vệ 10 Huỳnh Văn Mạnh Nhân Viên Bảo Vệ III Phịng tài kế tốn 11 Mai Thị Mộng Thư Kế Toán Trưởng 12 Phan Hồng Diệp Kế Toán Tổng Hợp 13 Nguyễn Thị Phương Thy Nhân Viên Kế Toán 14 Huỳnh Ngọc Tú Nhân Viên Kế Toán 15 Lê Thành Đức Nhân Viên Kế Toán 16 Tạ Thị Mộng Tuyền Nhân Viên Kế Toán 17 Phạm Hồng Phúc Nhân Viên Kế Tốn 18 Bài Vĩnh Hịa Nhân Viên Kế Toán 19 Phạm Thị Hồng Vui Nhân Viên Kế Toán 20 Phạm Phương Vân Nhân Viên Kế Toán 21 Nguyễn Thị Ngọc Nga Thủ Quỹ IV Chi nhánh TP.HCM Cửa hàng số 22 Dương Ngọc Hà Cửa Hàng Trưởng 23 Hoàng Thị Thanh Phương Nhân Viên Bán Hàng 24 Châu Ngọc Diện Nhân Viên Bán Hàng 25 Phạm Thị Kim Ngọc Nhân Viên Bán Hàng 26 Nguyễn Thị Thu Sa Nhân Viên Bán Hàng 27 Lý Đức Hưng Thủ Kho 28 Trần văn Long Nhân Viên Lái Xe Giao Hàng 29 Dương Thành Công Nhân Viên Lái Xe Giao Hàng 30 Phạm Quốc Việt Nhân Viên Lái Xe Giao Hàng 31 Trần Minh Tấn Nhân Viên Lái Xe Giao Hàng 32 Trần Ngọc Thanh Nhân Viên Bảo Vệ 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Lê Thanh Tuấn Nhân Viên Bảo Vệ Nguyễn Hồng Phấn Công Nhân Giao Nhận Lưu Ngọc Vui Công Nhân Giao Nhận Võ Duy Phương Công Nhân Giao Nhận Võ Thanh Việt Công Nhân Giao Nhận Lại Văn Trọng Công Nhân Giao Nhận Nguyễn Thành Tuấn Công Nhân Giao Nhận Nguyễn Văn Nhất Công Nhân Giao Nhận Lai Khanh Văn Công Nhân Giao Nhận V Chi nhánh TP.HCM Cửa hàng số Phạm Quỳnh Lâm Cửa Hàng Trưởng Bùi Thị Trúc Giang Nhân Viên Bán Hàng Trịnh Thị Minh Nhân Viên Bán Hàng Nguyễn Đạo Hơn Thủ Kho Phạm Văn Phúc Nhân Viên Lái Xe Giao Hàng Nguyễn Văn Thanh Nhân Viên Lái Xe Nâng Phan Ngọc Thắng Nhân Viên Bảo Vệ Trần Trung Kiên Công Nhân Giao Nhận Phan Anh Hùng Công Nhân Giao Nhận