tìm hiểu về bưu điện tỉnh hưng yên

Đề tài: Tìm hiểu bưu điện tỉnh Hưng Yên, LỜI NÓI ĐẦU Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt cơng việc, qui trình thực tế Bưu Điện tỉnh, huyện thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh, với đồng chí lãnh đạo Học Viện Cơng Nghệ Bưu Chính Viễn Thơng tạo điều kiện cho chúng em thực tập tỉnh Hưng Yên Sau ba tuần thực tập với giúp đỡ cán ban lãnh đạo Bưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, với cô chú, anh chị tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 với kiến thức em học trường thầy cô khoa giảng dạy em hiểu biết thêm nhiều quy trình khai thác dịch vụ Bưu Chính - Viễn Thông cách thức tổ chức sản xuất đơn vị Em thấy chuyến thực tế bổích, em trực dõi tham gia vào làm việc giao dịch viên vàđược tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từđó em kết hợp với mơn học khác Maketing dịch vụ, kinh tế BCVT áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng Em xin cảm ơn thầy, khoa, cô, Bưu điện tỉnh Hưng Yên tạo điều kiện giúp đỡ chúng em cóđược chuyến thực tập bổích Sau số vấn đề mà em biết sở thực tế mình: A PHẦN TÌM HIỂU CHUNG B/ TẠI BỘ PHẬN GIAO DỊCH C.TẠI BỘ PHẬN KHAI THÁC BƯU CHÍNH PHÁT HÀNH BÁO CHÍ D.TẠI ĐÀI ĐIỆN BÁO E.Tại đài 108 A PHẦNTÌMHIỂUCHUNG Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên : Bưu điện tỉnh Hưng Yên tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Bưu –Viễn thơng Việt Nam theo điều lệ tổ chức hoạt động Tổng cơng ty Bưu -Viễn thông Việt Nam phê chuẩn Nghịđịnh 51/CP ngày 01/8/1995 Chính Phủ , phận cấu thành hệ thống tổ chức hoạt dộng Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh hoạt động cơng ích đơn vị thành viên khác dây chuyền cơng nghệ Bưu Chính - Viễn Thơng liên hồn thống nước , có mối liên hệ mật thiết với tổ chức mạng lưới lợi ích kinh tế, tài ,phát triển dịch vụ Bưu - Viễn thơng để thực mục tiêu kế hoạch Nhà nước Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt HUNG YEN P&T), có trụ sở Thị xã Hưng n tỉnh Hưng Yên Bưu điện Hưng Yên chịu lãnh đạo Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên chấp hành pháp luật, mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hưng Yên gắn nhiệm vụ; phát triển Bưu – Viễn Thơng với quy hoạch, kế hoạch tỉnh BĐ tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại + Công ty Bưu PHBC + Bưu điện huyện: 1) Bưu điện huyện Văn Giang • Có 24 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài bưu cục 2) Bưu điện huyện Văn Lâm • Có 36 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài bưu cục 3) Bưu điện huyện Tiên Lữ • Có 36 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài HOST bưu cục 4) Bưu điện huyện Phù Cừ • Có 33 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài HOST Bưu cục 5) Bưu điện huyện Kim Động •Có 36 cơng nhân viên •Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài NEC bưu cục 6) Bưu điện huyện Ân Thi • Có 35 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài HOST bưu cục 7) Bưu điện huyện Yên Mỹ •Có 27 cơng nhân viên •Có trạm tổng đài bưu cục 8) Bưu điện huyện Khoái Châu •Có 51 cơng nhân viên •Có trạm tổng đài vệ tinh HOST bưu cục 9) Bưu điện huyện Mỹ Hào •Có 32 cơng nhân viên •Có trạm tổng đài bưu cục a) Chức năng, nhiệm vụ • Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành khai thác mạng lưới Bưu chính- Viễn thông để kinh doanh phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch phương hướng phát triển Tổng công ty trực tiếp giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ chỉđạo quan Đảng , quyền cấp, phục vụ yêu cầu thông tin đời sống kinh tế, xã hội ngành nhân dân địa bàn Tỉnh Hưng Yên nơi khác theo quy định Tổng cơng ty nhằm hồn thành kế hoạch giao • Thiết kế mạng lưới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thơng tin liên lạc • Kinh doanh vật tư thiết bị chun ngành bưu – viễn thơng • Kinh doanh ngành nghề khác phạm vi pháp luật cho phép thực nhiệm vụ Tổng công ty giao b) Cơ cấu tổ chức Giám đốc máy giúp việc • Giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị Tổng giám đốc Giám đốc làđại diện pháp nhân đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty trước pháp luật quản lý vàđiều hành hoạt động đơn vị phạm vi quyền hạn nghĩa vụđược quy định • Phó giám đốc Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thưởng kỷ luật người giúp Giám đốc quản lý , điều hành lĩnh vực hoạt động đơn vị theo phân công giám đốc pháp luật nhiệm vụđược phân công , chịu trách nhiệm trước giám đốc pháp luật nhiệm vụđược phân công • Kế toán trưởng Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, người giúp Giám đốc chỉđạo, tổ chức thực cơng tác kế tốn thống kê đơn vị , có quyền nhiệm vụ theo quy định pháp luật • Bộ máy quản lý BĐHY gồm phòng ban chuyên môn chuyên viên giúp giám đốc việc quản lý vàđiều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc nhiệm vụ nội dung cơng việc giao • Tập thể người lao động bưu điện Tỉnh Hưng Yên • Các đơn vị trực thuộc bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm đơn vị sản xuất kinh doanh đơn vị nghiệp • Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực chếđộ hạch tốn phụ thuộc có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp BĐHY , cócon dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động đơn vị phạm vi quyền hạn nghĩa vụđuợc quy định • Đơn vị nghiệp, hoạt động theo phân cấp BĐHY có dấu theo tên gọi, Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ cấp kinh phí hoạt động theo lĩnh vực chun mơn cụ thể • Các đơn vị trực thuộc có cấp trưởng phụ trách có kế tốn trưởng có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ lực lượng lao động Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty Bưu PHBC Cơng ty Bưu PHBC làđơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bưu điện tỉnh Hưng n-đơn vị thành viên thuộcTổng cơng ty Bưu –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức hoạt động Bưu điện Tỉnh Hưng Yên a) Chức : • Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành khai thác mạng lưới Bưu PHBC mạng viễn thông công cộng thị xã Hưng Yên , làđầu mối trung tâm khai thác Bưu – PHBC tỉnh Tổ chức điều hành xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụđối với bưu điện huyện thị dây chuyền sản xuất kinh doanh phục vụ lĩnh vực bưu – PHBC • Trực tiếp vận chuyển đường thư cấp ,tổng hợp yêu cầu , phân phối toán báo chí với bưu điện huyện thị , Cơng ty phát hành báo chí Trung ương, nhà xuất Trung ương vàđịa phương có Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng vàđiều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp bưu điện • Cơng ty Bưu PHBC có trách nhiệm thực theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phương hướng nhiệm vụđược giám đốc Bưu điện tỉnh giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ chỉđạo quan đảng, quyền cấp, phục vụ yêu cầu thông tin đời sống, kinh tế, xã hội ngành nhân dân địa bàn Thị xã Hưng Yên nơi theo quy định Giám đốc Bưu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch giao • Thiết kế mạng Bưu (Bưu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên mạng hịm thư) • Kinh doanh vật tư thiết bị chun ngành Bưu – Viễn thơng văn hố phẩm • Kinh doanh ngành nghề khác phạm vi pháp luật cho phép thực nhiệm vụđột xuất khác giám đốc Bưu điện tỉnh giao Công ty Bưu PHBC có tổng số 40 cơng nhân viên, có 39 Bưu cục trực thuộc Chia thành tổ sản xuất: tổ khai thác tổ quản lý tổ bưu tá tổ giao dịch b ) Đặc điểm tình hình: - Là đơn vị sản xuất lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho quan tỉnh, thị địa bàn thị xã Đồng thời làđầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hướng, đóng túi gói cho huyện tồn tỉnh theo địa hành với 39 Bưu cục, phân hướng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành Tập hợp tất sản phẩm huyện toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình - Lực lượng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độđại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2% - Sản lượng đến nhiều sản lượng c ) Kết thực kế hoạch năm 2001 1) Bưu chính: a) Khối lượng phục vụ Thị xã Hưng Yên : Tên tiêu ĐI Đến Ghi số 9800 1191 Bưu kiện 584 913 TCT, ĐCT, CTN 3612 3962 EMS 4091 6301 BCUT kiện 522 kiện Phát thư, ấn phẩm loại 9137 kg ~1370550 10472 kg Điện thoại 149101 ~447303 phút Điện hoa 129 91 Điện báo 94101 w 166300 w Fax 3684 2987 b) Khối lượng phục vụ qua: Tên nghiệp vụ Đi Đến Bưu kiện 7222 cáI 7235 Ghi số 115104 111628 EMS 9857 cáI 12978 TCT, ĐCT 60959 cáI 58372 Công văn hệ 28119 Bưu phẩm loại 14386kg~ 2157900 18757 kg~2813550 Fax 1322 1372 2) Cơng tác PHBC: Bằng hình thức khuyến khích cộng tác viên, đại lý, cơng nhân vận chuyển chấp nhận phát nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo tháng, bán lẻ loại báo giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả Do tổng sản lượng loại báo phát hành năm 2001 đạt 890123 tờ 3) Công tác tiết kiệm Bưu điện Thực QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn HN ngày 25/8/1999 Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn Qua quý thực cơng ty BC-PHBC nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn trả góp với số thẻ 171 thẻ với tổng số tiền gửi 1415707150 đồng Năm 2001 số lượng người gửi tiền TKBĐ ngày tăng với số thẻ 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác ( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn tháng, tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp ) Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty Điện báo Điện thoại a Chức nhiệm vụ • Thực nhiệm vụ kế hoạch thông tin viễn thông giám đốc Bưu điện tỉnh giao • Quản lý tồn trang thiết bị viễn thơng •Đảm bảo thông tin viễn thông tỉnh với Trung ương , tỉnh với huyện, thị cách thông suốt, an tồn tiện lợi • Trực tiếp quản lý mạng lưới viễn thông Bưu điện, để tổ chức kinh doanh phục vụ theo phân cấp Bưu điện tỉnh •Được Giám đốc Bưu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với phận điêù hành mạng viễn thông TCT 10 + Ghi TCT phát hành vào kê N22 c) Chuyển tiền nhanh: Chấp nhận CTN + Kiểm tra xem bưu cục phát có mở dịch vụ CTN khơng, kiểm tra điều kiện nhận gửi + Viết ngân phiếu CTN, GDV đa CTN1, hướng dẫn khách hàng ghi + GDV nhận CTN1 từ khách hàng, kiểm tra + Ghi số hiệu ngân phiếu ( số hoáđơn BC01) vào CTN1, ghi kèm số sêri, số nhảy, mã số tỉnh bưu cục phát hành + Ghi ngày tháng năm phát hành, kí tên , đóng dấu + Lập hốđơn BC01 + Thu tiền , giao biên lai cho khách hàng Chấp nhận điện báo: + GDV đưa ấn phẩm ĐB13 hướng dẫn khách hàng ghi chép + GDV nhận lại điện báo người gửi viết, kiểm xoát lại cách viết khách hàng, xếp lại theo trình tự phần + Đếm tiếng điện báo, ghi số tiếng trả cước số tiến thực tế lên phía góc trái điện + Tính tiền cước ghi vào sổ nhật bạ (ĐB1, ĐB2) + Lấy sổ thứ tự sổĐB1,ĐB2 ghi lên phía góc trái điện 18 + Ghi chấp nhận, đóng nhật ấn bưu cục gốc + Thu tiền, trao biên lai cho khách hàng, cơng điện ghi vào nhật bạ ghi nợĐB1 + Chuyển sang phận chuyển tiền để chuyển Chấp nhận FAX: + Kiểm tra điều kiện chấp nhận FAX + Phát ấn phẩm F13 hướng dẫn khách hàng ghi chép, lập biên lai F2 + Vào sổ FAX1 lấy số + Vào sổ theo dõi FAX đi: số biên bản, họ tên,địa người nhận, người gửi, số FAX, số trang, giá tiền, nhận + Giao FAX13B vào Report cho khách hàng + Nếu FAX phải lưu lại chưa chuyển GDV hẹn trả lại ghi vào mặt sau F2 + Thời hạn lưu FAX bưu điện không 8.Điện hoa − Chấp nhận điện hoa + Kiểm tra xem địa chỉđến có dịch vụđiện hoa khơng + Đưa ấn phẩm ĐH3 cho khách hàng, hướng dẫn ghi chép + Kiểm tra lại ĐH3, vào sổ lấy số biên lai BC01 + Đếm tiếng điện báo tính cước, ghi hoáđơn, thu tiền trao biên lai cho KH +Chuyển qua phận điện báo +Vào kê N22C vào sổđiện hoa ĐH1 19 − Phát điện hoa: Phát tận tay người nhận 9.Tiết kiệm bưu điện − Các hình thức gửi tiết kiệm bưu điện: + Tiết kiệm Bưu điện không kỳ hạn: Không ấn định thời gian gửi rút tiền + Tiết kiệm có kỳ hạn cho phép gửi rút tiền lần theo kỳ hạn + Tiết kiệm bưu điện gửi góp : Cho phép khách hàng gửi góp hàng tháng rút toàn số tiền đến kỳ hạn với lãi suất quy định + Tiết kiệm cá nhân − Một số quy định tài khoản tiết kiệm cá nhân: + Số dư tối thiểu tài khoản tiết kiệm cá nhân 100.000 đ + Số tiền tối thiểu cho lần giao dịch 50000 đ + Khách hàng phải chịu khoản cước phí gửi, rút tiền ngoại tỉnh chuyển tiền Tuy nhiên thời gian đầu khách hàng miễn khoản cước phí + Tại bưu cục nơi khách hàng mở tài khoản tiết kiệm cá nhân khơng hạn chế số lần rút tiền rút Tại bưu cục khác bưu cục khách hàng mở tài khoản , ngày khách hàng rút tối đa lần với tổng số tiền không 10 triệu đồng + Đểđảm bảo an tồn tài khoản khách hàng phải có mật + Thủ tục giao dịch tài khoản tiết kiệm cá nhân: − Thủ tục mở tài khoản + Khách hàng xuất trình giấy tờ: CMND (hoặc giấy tờ thay theo quy định), giao dịch viên kiểm tra giấy tờ 20 + Khách hàng viết đầy đủ thơng tin giấy đăng kí mỏ tài khoản, số tiền tối thiểu 100000đ + GDV đưa ấn phẩm Giấy Đăng Kí Mở Tài Khoản cho khách hàng (TK1 màu trắng), hướng dẫn khách hàng ghi + GDV đưa thẻ gốc (TK2 ) hướng dẫn khách hàng ghi, kiểm tra vàđếm tiền + GDV nhập máy thông tin, yêu cầu khách hàng đánh mật Giấy đăng kí mở tài khoản in đưa cho khách hàng đối chiếu, sau trí với thơng tin khách hàng kí tên vào giấy đăng kí mở tài khoản + Khách hàng kí hai chữ mẫu vào thẻ gốc nhận sổ tài khoả tiết kiệm cá nhân máy in − Thủ tục giao dịch lần sau tài khoản tiết kiệm cá nhân + Khách hàng trình sổ tiết kiệm cá nhân chứng minh nhân dân + GDV đưa ấn phẩm hướng dẫn khách hàng ghi + Đưa phiếu gửi tiền ( TK1 màu hồng) khách hàng gửi, đưa phiếu rút tiền (TK1 màu xanh) khách hàng rút tiền, đưa thẻ gốc TK2 cho khách hàng viết + Nhập thông tin vào máy, đưa Tk1 sổ tiết kiệm thẻ gốc vào in , chứng từđược in ra, khách hàng kí vào chứng từ sau trí thơng tin + Sổ tài khoản trao lại cho khách hàng sau giao dịch tiến hành II/Cách phát loại BP-BK Phát bưu phẩm bưu kiện 21 Việc phát hành loại bưu phẩm bưu kiện có ba cách: + Phát địa (đối với bưu phẩm thường) + Phát quầy giao dịch + Qua hộp thư lưu ký Phát giao dịch bưu phẩm ghi số bưu kiện:  Lập phiếu phát BC18(BĐ13, BĐ2 cũ) Các phiếu phát đánh số thứ tự, số thứ tự phiếu phát ghi lên BP-BK  Lập phiêu mời nhận BP-BK BC10( BĐ28,BK7 cũ), phiếu mời phải ghi rõ tên, địa ngời nhận , số liệu bưu phẩm, kí tên vàđóng dấu ngày  Ghi họ tên địa người nhận lên phong bì chứa giấy mời để giao cho bưu táđi phát Khi phát cho người nhận giao dịch viên phải :  -Đối chiếu bưu phẩm, bưu kiện với giấy mời nhận  -Kiểm tra CMCC người nhận, ghi vào phiếu phát lấy kí nhận người nhận  -Giao bưu phẩm bưu kiện cho ngưòi nhận -Giấy mời nhận bưu phẩm bưu kiện đính kèm với phiếu phát 2.Phát bưu phẩm EMS  Kiểm tra địa người nhận, lấy kí nhận người nhận, ngày nhận EMS lấy kí nhận nhân viên phát  Đóng nhật ấn  Làm thủ tục báo phát 22  Nếu phát giao dịch : Lập giấy mời ,kiểm tra địa người nhận, lấy kí nhận, đóng nhật ấn kí nhận nhân viên phát  Bưu phẩm EMS nước gửi từ người nước đến phải mang phát Nếu lần thứ khơng phát mang phát đến lần thứ 3, lần sau cách lần trước 5h Nếu lần thứ ba khơng phát thìđể lại giấy mời cho người nhận đến nhận bưu điện Trả tiền: Trả TCT:  Kiểm tra thời hạn giá trị thư chuyển tiền  Kiểm tra điều kiện CMCC khách hàng  GDV ghi cước vào mặt sau TCT N21 sổ trả tiền N5  Đưa N21 cho người nhận ghi ngày tháng năm nhận tiền , số tiền nhận kí ghi rõ họ tên địa  GDV đóng nhật ấn vào ngày trả tiền ghi vào sổ trả tiền N5, lấy số thứ tựở N5 ghi vào ô quy định mặt sau N21  Vào kê TCT trả N23  Xoá N18 ghi ngày trả tiền N18  Nếu có TBT hay ĐBT làm thủ tục báo trả Trả CTN:  Xem xét giấy tờ CMCC  Ghi số CMND, nơi cấp, ngày cấp, người kí  Yêu cầu người nhận ghi: nơi nhận tiền, nhận, ngày nhận, số tiền nhận, địa chỉ, kí tên vào mặt sau CTN4  Yêu cầu người nhận đếm lại tiền trước mặt nhân viên 23 Phát điện báo: Qui trình phát:  Kiểm soát lại điện  Đếm lại tiếng thực tế điện  Xem lại cách trình bày điện  Vào sổĐB3/4(sổ tiếp phát ĐB)  Lập phiếu kí nhận điện ĐB23  Xử lý nghiệp vụđặc biệt có C.TẠIBỘPHẬNKHAITHÁCBƯUCHÍNHPHÁTHÀNHBÁOCHÍ: Sau tuần làm thực tế khai thác công ty PHBC Hưng Yên em đãđược trực tiếp làm cơng việc nhưđóng mở, chuyển thư báo, ghi chép kế toán sổ sách ấn phẩm hướng dẫn cô tổ khai thác Mở chuyến thư Khi có chuyến thư Hà Nội hay từ huyện phận khai thác có nhiệm vụ: − Đối chiếu túi gói nhận với số lượng túi gói ghi phiếu giao nhận BC37( BV10 cũ) kí nhận ấn phẩm BC37 − Xem xét tình trạng bên ngồi túi gói thư nhăn, tình trạng niêm phong, bao bì − Sau tiến hành mở túi gói: + Tìm túi F mở trước + Mở tiếp túi khác 24 + Khi mở túi F tìm BC31(BV21 cũ), đối chiếu số lượng túi gói ghi chép phiếu báo chuyển thư với số lượng túi gói bưu phẩm bưu kiện thực nhận Nếu có bưu phẩm bưu kiện phải cân khối lượng so với kê liên quan + Khi mở túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện phải tìm phiếu chuyển BĐ3(BĐ27 cũ) đểđối chiếu với số bưu phẩm bưu kiện có thực + Sau cân bưu phẩm bưu kiện,ghi khối lượng cân lên bưu phẩm bưu kiện đểđối chiếu với số lượng bưu cục gốc + Nhân viên mở túi kí nhận vào phiếu chuyển tiền đóng dấu ngày, xếp phiếu chuyển theo loại, bưu cục vàđược lưu giữ lại + Vào sổ BC28(BĐ2 cũ) vào phần nhập sổ + Sau túi gói đãđược xử lý xong nhân viên mở chuyến thư phải kí nhận vào phiếu chuyển, phiếu báo chuyển thư sổliên quan BC29(sổ ghi túi gói gửi nhận đến), BC30 (sổ theo dõi chuyến thưđi), BC39( sổ theo dõi kế toán túi rỗng) + Giao bưu phẩm bưu kiện cho phận liên quan để xử lý tiếp giao phải vào sổ BC28 phần xuất Cuối ca làm việc cần kế toán phần xuất nhập sổ BC28 vào phiếu chuyển vàđến Tổng số nhập = Tổng xuất +Phần cịn lại Cơng việc đóng chuyến thư: Cụ thể:  Thu gom loại bưu phẩm bưu kiện :Kiểm soát loại bưu phẩm bưu kiện,chia chọn phân hướng, bưu phẩm bưu kiện từ giao dịch chuyển vào hay từ bưu cục huyện chuyển lên 25  Chuẩn bị dụng cụ, vật liệu ấn phẩm như: túi, nhăn BC34,các phiếu chuyển, phiếu báo chuyến thư, dấu ngày  Đóng túi loại bưu gửi:  Nếu thư thường sau đãđược chia chọn phân hướng cần phải buộc cẩn thận nhãn bó bưu phẩm thường BC25(BV71 cũ), đóng dấu bưu cục gửi  Nếu bưu phẩm ghi số : Lập phiếu chuyển BĐ3( BĐ27 cũ), phiếu lập thành hai bên ghi rõ tên bưu cục gửi, bưu cục nhận, ngày tháng năm đóng chuyến thư, kê bưu phẩm vào phiếu chuyển Nếu chuyến thư có số lượng bưu phẩm ghi số lớn phải lập nhiều BĐ3 phải đóng nhiều túi phải đánh số thứ tự BĐ3 tờ cuối phải kế tốn Đóng túi ghi số cho bên BĐ2 vào túi, gắn nhăn BC34 cán ghi kim loại lên nhăn  Nếu loại bưu kiện : Lập phiếu chuyển BK3 lập hai bên Trường hợp bưu kiện ngồi túi thư bưu kiện phải lập riêng phiếu chuyển đính kèm với phiếu báo chuyển thư phải ghi tổng số bưu kiện vào tờ cuối Đóng túi, cho bên BK3 vào túi, gắn nhăn BC34( màu vàng).Cần ghi khối lượng lên nhăn  Lập phiếu báo chuyến thư BC31 Ghi đầy đủ số lượng túi bưu phẩm thường, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, số lượng túi gói trong, đóng nhật ấn lên phiếu báo nhân viên đóng chuyến thư kí tên  Vào sổ kế tốn phần xuất BC28  Vào sổ BC29 ghi rõ số lượng túi gói gửi 26  Vào BC30 (theo dõi chuyến thưđi) 3.Báo chí : a Mở chuyến báo công ty PHBCTW gửi tới :  Khi mở phải có từ người tham gia vàđồng thời ký tên lên phiếu gửi  Tìm túi mà BC34( BV25 cũ) có chữ F màu đỏ mởđầu tiên, túi F có tất giấy tờ liên quan PH15, PH33  Mở túi lại, đếm số lượng báo chí loại, số lượng túi khơng đểđối chiếu với PH15, PH33  Chia chọn đóng thành túi gói chuyển cho bưu cục khác để phát cho độc giả dài hạn  Ghi chép số lượng túi gói nhận vào sổ BV2 b Đóng chuyến báo  Đóng báo chí thành túi ghi đầy đủ số lượng loại báo vào phiếu gửi PH15, cho PH15 vào túi niêm phong túi  Dán nhãn BV25 (trên BV25 ghi rõ BC gửi, BC nhận ,số chuyến báo, khối lượng túi ) lên thẻ gỗ buộc cổ túi báo chí  Lập BV10 giao cho HTV, HTV kí nhận vào sổ BV2 Nhận xét: Việc đóng mở chuyến thư báo sở thực tếđúng với quy trình nhiên trình tự có số bước làm tắt công việc đơn giản 27 D.TẠIĐÀIĐIỆNBÁO Đài điện báo tỉnh Hưng Yên có hai máy Gentex Y Z có máy Fax Lượng điện báo chủ yếu A, CR, ĐBT, ĐCT, OBS, AĐK, lại TĐ, CĐ vàđiện khẩn Hiện chiếm nhiều làĐCT Đài điện báo Hưng Yên có nhiệm vụ nhận chuyển điện trực tiếp tỉnh xuống huyện Các điện liên tỉnh thìđựơc chuyển qua hai mạng Gentex, điện báo từ huyện gửi lên gửi xuống huyện dùng máy Fax Khi cóđiện báo tỉnh khác gửi đến, ĐBV nhận điện ghi kí hiệu mã nhận, số thứ tự điện nhận điện, kí tên điện Nếu nhận điện dấu hiệu ghi bên trái điện kiểm soát lại điện số mào đầu, hô hiệu, BC gốc, số tiếng Sau ghi vào sổ ghi điện báo bên phần nhận điện: loại điện, số nhẩy sổ, số thứ tự điện,bưu cục gốc, nhận Khi nhận điện báo từ huyện qua máy Fax làm khác khơng ghi kí hiệu máy nhận điện mà ghi tên BC gốc điện, số thứ tự điện, nhận, kí tên điện báo viên nhận điện Khi gửi điện báo: Gửi điện liên tỉnh qua máy gentex Gửi diện nội tỉnh qua may FAX Khi gửi điện liên tỉnh điện báo viên cần ghi STT điện, tên bưu cục nhận bên phải điện, sau gửi xong máy có giấy báo OK ghi chuyển điện vào giấy báo ký tên lên điện Khi gửi điện cho huyện tỉnh làm tương tự Chuyển xong điện phải ghi vào bên chuyển sổ ghi điện báo loại điện, STT điện, bưu cục gốc điện, bưu cục nhận, 28 chuyển điện Các điện sau gửi hay nhận phải qua kiểm soát viên để lưu lại E.Tại đài 108: Đài 108 Hưng Yên bao gồm bàn PO( bàn tiếp dây) bàn 108 Bàn PO gồm máy điện thoại hoạt động liên tục, bàn 108 có máy điện thoại (116, 112, 115 ) Bàn PO bàn tiếp dây khách hàng đăng ký gọi đường dài, gọi dịch vụ HCD, collect call, điện thoại tìm người Một số quan khoá mãđường dài muốn gọi liên tỉnh phải đăng ký qua bàn PO, đại lý, điểm bưu điện văn hoá xã muốn gọi quốc tế buộc phải đăng ký qua bàn PO Các gọi ghi vào sổ TH11 ghi vào máy vi tính để lưu lại Khách hàng gọi đến 101 110 trả cước, khách hàng đăng ký qua bàn PO, giao dịch viên bấm số máy khách hàng yêu cầu, số máy lên máy vi tính bắt đầu tính cước khách hàng nói chuyện Tại bàn 108, thông tin số máy điện thoại, địa cập nhật máy vi tính, thơng tin hàng ngày giá vàng, thể thao, giáđô la ghi vào bảng vàđược truy cập hàng ngày Khi khách hàng gọi đến yêu cầu hỏi vấn đề gìđó( hỏi sốđiện thoại ) giao dịch viên 108 bấm máy tính để tìm câu trả lời cho khách hàng Đài 108 hoạt động liên tục nhu cầu khách hàng lớn, giao dịch viên có phải nghe máy điện thoại lúc Các giao dịch viên ln phải tìm tin tức hàng ngày báo chí, đài phát truyền hình để nắm thông tin đáp ứng nhu cầu khách hàng 29 KẾTLUẬN Sau thành lập (năm 1997 sau tỉnh Hải Hưng tách thành hai Hải Dương Hưng Yên) Bưu Điện tỉnh Hưng Yên gặp nhiều khó khăn với mạng lưới BCVT chưa đồng bộ, sản lượng thấp tốc độ phát triển mạng điện thoại chậm, lực lượng lao động thiếu , bố trí mặt sản xuất thiết bị phục vụ sản xuất chưa hợp lý song qua năm năm hoạt động với nỗ lực ban lãnh đạo tồn thể cán cơng nhân viên Bưu điện tỉnh Hưng Yên đãđạt số kết quảđáng kể sau:  Mạng lưới BCVT đãđược đồng hoá, tốc độ phát triển mạng điện thoại ngày tăng, tổng đài số hoá với lưu lượng ngày lớn  Mạng lưới bưu ngày rộng khắp vùng tỉnh đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, đảm bảo hoàn thành tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ ngành, địa điểm giao dịch ngày khang trang  Đội ngũ cán công nhân viên đă qua đào tạo, thực tốt công việc giao  Công tác chăm sóc khách hàng đãđược trọng  Qua thực tế cho thấy để nâng cao hiệu hoạt động đơn vị vàđáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng Bưu điện tỉnh Hưng Yên cần trọng vấn đề sau:  Nhu cầu lắp đặt điện thoại ngày tăng  Nhu cầu vềđiện thoại di động có xu hướng gia tăng 30  Nhu cầu dịch vụ Internet thấp song có dấu hiệu tăng  Các dịch vụ chuyển phát nhanh số lượng ngày nhiều sau ghi số bưu kiện  Chuyển tiền theo hình thức truyền thống chiếm tỷ trọng cao Song dịch vụđIện chuyển tiền có xu hướng tăng  Số lượng người gửi TKBĐ ngày nhiều  Số lượng báo chíđặt dài hạn ngày nhiều  Bên cạnh số kết quảđãđược cịn tồn sốđiểm sau: - Trình độ chuyên môn số cán công nhân viên cịn thấp, trình độđại học cao đẳng cịn chiếm 23% - Do đặc điểm Bưu khối lượng công việc nhiều, nhiều chi tiết sản phẩm qua nhiều khâu nhiều người tham gia dễ gây nên sai sót, lực lượng kiểm tra kiểm sốt đơn vị nhiều hạn chế , sử dụng nhiều lao động thủ cơng suất lao động cịn hạn chế - Một số cán cơng nhân viên chưa qua đào tạo, thiếu kiểm tra lại chia chọn giao nhận sản phẩm dẫn đến nhầm lẫn - Đầu tư mạng cáp cho vùng sâu vùng xa chưa kịp thời tồn đọng nhiều đơn yêu cầu lắp đặt máy điện thoại - Việc tuyên truyền, tiếp thị chưa trọng mức, việc huớng dẫn phục vụ khách hàng chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Một số biện pháp khắc phục: - Đẩy mạnh cơng tác chăm sóc khách hàng, tuyên truyền, giới thiệu, vận động khách hàng sử dụng dịch vụ nhưđiện thoại di động, Internet, điện hoa,CPN, EMS, BCUT 31 - Chú trọng công tác đào tạo đội ngũ cán công nhân viên nhằm nâng cao trình độ tay nghề nhằm nâng cao suất lao động vàđáp ứng yêu cầu sản xuất - Chú trọng công tác quản lý - Đẩy mạnh công tác thi đua phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật 32 ... cục Bưu điện Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt HUNG YEN P&T), có trụ sở Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên Bưu điện Hưng Yên chịu lãnh đạo Tỉnh. ..A PHẦNTÌMHIỂUCHUNG Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên : Bưu điện tỉnh Hưng Yên tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Bưu –Viễn thông... ghi chuyển điện vào giấy báo ký tên lên điện Khi gửi điện cho huyện tỉnh làm tương tự Chuyển xong điện phải ghi vào bên chuyển sổ ghi điện báo loại điện, STT điện, bưu cục gốc điện, bưu cục nhận,