LV Thạc sỹ_hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần xây dựng hạ tầng sông đà

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1/ Tính cấp thiết Đề tài Công ty cổ phần Xây dựng Hạ tầng (CPXD HT) Sông Đà doanh nghiệp xây dựng thành lập năm 2002 sở tách từ Trạm bê tông thương phẩm Công ty Sông Đà - Tổng công ty Sông Đà Với thời gian hoạt động ngắn ngủi năm, Cơng ty có nhiều cố gắng xây dựng phát triển, mở rộng lĩnh vực ngành nghề hoạt động, tạo thêm việc làm thu nhập cán công nhân viên Để đạt kết phát triển vượt bậc ấy, không nhắc tới thành công công tác kiểm tra kiểm sốt tài chính, đặc biệt việc tổ chức hạch tốn kế tốn đơn vị, thực có hiệu hoạt động kiểm soát nội Hiện nay, Việt Nam gia nhập tổ chức WTO, dòng vốn đầu tư đổ vào nước ngày nhiều việc phát triển sở hạ tầng lại vấn đề cấp thiết Đây hội phát triển lớn cho doanh nghiệp xây dựng Mặt khác, doanh nghiệp xây dựng cần tăng cường hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát để đạt hiệu hoạt động cao Hơn nữa, công ty cổ phần chuẩn bị niêm yết thị trường chứng khốn, Cơng ty lại có kế hoạch trình Uỷ ban chứng khoán Nhà nước việc phát hành tăng vốn điều lệ từ 23 tỷ đồng lên 80 tỷ đồng hệ thống hạch tốn kế tốn phải xác, rõ ràng, minh bạch, cơng tác kiểm sốt nội cần phải hoạt động tích cực để tăng cường hiệu sử dụng tài sản, vốn, tạo sở thu hút vốn từ nhà đầu tư Từ đó, vấn đề hồn thiện tổ chức hạch tốn kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội doanh nghiệp nói chung Cơng ty cổ phần xây dựng hạ tầng Sơng Đà nói riêng việc làm cần thiết có ý nghĩa Vì vậy, Tác giả chọn Đề tài “Hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn với việc tăng cường kiểm sốt nội Cơng ty cổ phần Xây dựng Hạ tầng Sông Đà” 2/ Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu phương hướng giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà sở nghiên cứu lý luận phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán gắn với kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà 3/ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Luận văn nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn tổ chức hạch toán kế toán gắn với việc tăng cường kiểm sốt nội Cơng ty CPXD HT Sơng Đà Luận văn giới hạn việc nghiên cứu tổ chức hạch toán kế toán gắn với kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà từ năm 2003 đến Trên sở khái qt hố phương hướng nêu giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội đơn vị 4/ Phương pháp nghiên cứu Việc nghiên cứu dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, phương pháp chung lôgic học, phương pháp hệ thống chọn lọc, tổng hợp phân tích làm rõ đối tượng nghiên cứu 5/ Những đóng góp Đề tài Luận văn hệ thống hoá lý luận chung tổ chức hạch toán kế toán kiểm soát nội doanh nghiệp xây dựng Luận văn phân tích, đánh giá đắn thực trạng cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn kiểm sốt nội Cơng ty CPXD HT Sông Đà Luận văn đưa phương hướng giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà kiến nghị để thực giải pháp 6/ Kết cấu Luận văn Ngoài phần Mở đầu Kết luận, Luận văn gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung tổ chức hạch toán kế toán mối quan hệ với kiểm soát nội doanh nghiệp xây dựng; Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với hệ thống kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà; Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn nhằm tăng cường kiểm sốt nội Cơng ty CPXD HT Sông Đà CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 Lý luận chung kiểm soát nội tổ chức hạch toán kế toán 1.1.1 Lý luận chung kiểm soát nội 1.1.1.1 Tổng quan kiểm soát nội quản lý Một cách chung nhất, quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nằhm đạt hiệu cao Quá trình bao gồm nhiều chức chia thành nhiều giai đoạn hay coi chuỗi tiểu q trình có liên hệ với nhau: lập kế hoạch , tổ chức, cung cấp nguồn lực, điều hành, kiểm soát Trong trường hợp, để đảm bảo hiệu qủa hoạt động, đơn vị phải kiểm tra hoạt động tất khâu: Rà sốt tiềm năng, xem xét lại dự báo, mục tiêu định mức, đối chiếu truy tìm thơng số kết hợp, sốt xét lại thông tin thực để điều chỉnh kịp thời quan điểm bảo đảm hiệu nguồn lực hiệu kinh tế cuối hoạt động Cơng việc rà sốt hoạt động kiểm sốt Như vậy, kiểm sốt hiểu quy trình giám sát hoạt động để bảo đảm hoạt động thực theo kế hoạch chỉnh sửa sai lệch quan trọng Như vậy, kiểm sốt ln ln tồn thực tất giai đoạn trình quản lý chức gắn với giai đoạn q trình quản lý Kiểm sốt theo nhiều chiều gắn với cấp quản lý như: Cấp kiểm sốt cấp thơng qua sách biện pháp cụ thể; đơn vị kiểm sốt đơn vị khác thơng qua việc chi phối đáng kể quyền lợi ích tương ứng; nội đơn vị kiểm sốt lẫn thơng qua quy chế thủ tục quản lý, Cách tiếp cận qúa trình kiểm sốt nội đơn vị thường gọi kiểm soát nội Theo quan điểm thiên sách thì: Hệ thống kiểm sốt nội tồn quy định có tính pháp lý hệ thống pháp luật, chuẩn mực, chế độ nội quy, quy trính đơn vị xây dựng Tất quy định tập hợp theo quy chế cụ thể quy chế KSNB Quan điểm thiên hành vi cho KSNB đơn hệ thống kỹ thuật nhằm xây dụng kiểm soát người trọng khía cạnh quy trình, nhiệm vụ cơng nghệ Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro KSNB ghi rõ: “Hệ thống KSNB quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng hiệu tài sản đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát” Như vậy, hệ thống KSNB thực chất thích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy quy quy định nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý KSNB hệ thống kỹ thuật đơn cho hệ thống KSNB thuộc nhà quản lý mà hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hoạt động tỏ chức họ nhân tố định thành Từ quan điểm khác hệ thống KSNB ta thấy KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn để đạt mục tiêu đơn vị đề ra: Một bảo vệ tài sản đơn vị Bảo vệ tài sản không để xảy rủi ro trình sử dụng quản lý tài sản Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hĩu hình vơ hình Tuỳ loại tài sản phải thiết kế hệ thống quản lý phù hợp; đặc biệt ý đến người yếu tố định hàng đầu Việc ngăn ngừa sai phạm xảy áp dụng cho người ngồi nhân viên nội cơng ty Hai bảo đảm độ tin cậy thông tin Hoạt động đơn vị liên tục, hàng ngày có luồng thơng tin vào, Nhà quản lý cần có thơng tin phục vụ định Vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo kịp thời, tin cậy, đầy đủ khách quan thực trạng hoạt động đơn vị Ba bảo đảm việc thực chế độ pháp lý Hệ thống KSNB thiết kế cho định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động đơn vị tuân thủ mức Theo đó, hệ thống KSNB phải đạt yêu cầu: Thứ chì kiểm tra việc tn thủ sách có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Thứ hai ngăn chặn, phát kịp thời xử lý sai sót, gian lận hoạt động đơn vị Thứ ba đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác, trung thực khách quan Bốn bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Tuy nằm thể thống song bốn mục tiêu đơi có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin câyh Nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu kết hợp hài hồ bốn mục tiêu Để kiểm sốt cách hữu hiệu, tồn diện hoạt động q trình kiểm sốt nội phải tn theo trình tự sau: Thứ nhất: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đo lường dựa mục tiêu đơn vị Bước đầu tiên, cần xác định có mục tiêu Mục tiêu mục tiêu cấp cao, chi tiết rõ ràng Tuy nhiên, trường hợp, đặc điểm chung ln có mục tiêu xác định Căn vào mục tiêu xác định, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đo lường Hiệu trình kiểm sốt trực tiếp gắn với tình hình mục tiêu sở xây dựng Thứ hai: So sánh kết thực với mục tiêu phân tích nguyên nhân chênh lệch Chúng ta cần xác định xem thực tế hồn thành tiến trình thực mục tiêu đề Bằng cách này, có sở đắn để so sánh phân tích cần phải có biện pháp quản lý để tiến hành điều chỉnh cần thiết khâu, giai đoạn để q trình tác nghiệp tn thủ theo ý chí theo mục tiêu hệ thống Qua so sánh xác định chênh lệch cần xác định nguyên nhân chênh lệch Đó là, xem xét để tìm nhân tố gây chênh lệch tính tốn mức độ ảnh hưởng nhân tố Cần xác định rõ nguyên nhân trực tiếp nguyên nhân bản, đồng thời cần tính đến mức độ ảnh hưởng nhân tố cá biệt quan trọng Thứ ba: Đưa hành động quản lý thích hợp Phân tích mức độ chênh lệch để đến việc đưa hướng hành động thích hợp quản lý Những hành động cần thiết đưa xem xét dựa tính cấp bách nó, dựa trình độ nhân viên thừa hành tính phức tạp hành động đưa Hành động cần thực nhanh sửa chữa sai lầm phải có thời gian điều chỉnh hệ thống phức tạp Trong số tình huống, hành động xác định cần thực khơng thực chi phí sửa sai cao rủi ro Tuy nhiên, khơng đề hành động đơi định đắn Thứ tư: Tiếp tục đánh giá lại Bước cuối q trình kiểm sốt đánh giá lại kết sau hành động nói hồn thành Đây việc kiểm tra tiếp đắn việc xác định hành động cần thiết trước cách thức tiến hành hành động Việc đánh giá lại giúp nhà quản lý có thêm kinh nghiệm để đưa định phù hợp tương lai 1.1.1.2 Các loại kiểm soát Hoạt động KSNB hình thức riêng hoạt động kiểm sốt Vì vậy, tìm hiểu loại hình kiểm sốt để có cách nhìn nhận KSNB Hoạt động kiểm sốt có nhiều loại, tuỳ theo tiêu thức khác nhau, góc độ khác người ta chia thành loại kiểm sốt khác kiểm soát quản trị nội bộ, kiểm soát kế toán nội bộ, kiểm soát mặt tổ chức, kiểm soát trước, kiểm soát hành, kiểm soát sau Nhưng thơng thường theo thời điểm người ta chia thành loại kiểm soát sau: Kiểm soát trước (kiểm sốt phịng chặn) loại hình kiểm sốt mong muốn nhất, loại hình ngăn chặn vấn đề dự kiến Nó gọi kiểm sốt phịng chặn xảy trước bắt đầu hoạt động Nó biện pháp hướng đến tương lai, tự liệu diễn biến xảy để đề phòng rủi ro khó khăn tiềm ẩn Loại kiểm sốt đặc biệt quan trọng đòi hỏi cán quản lý phải có trình độ, phải có kinh nghiệm thực tiễn cơng tác phải có tầm nhìn chiến lược Kiểm sốt hành (kiểm soát đồng thời) loại kiểm soát xảy hành động khác diễn Kiểm sốt thực lúc cơng việc tác nghiệp thi hành, sửa sai vấn đề trước chúng trở nên q tốn Hình thức kiểm sốt phổ biến giám sát trực tiếp Khi người quản lý trực tiếp giám sát hành động cấp dưới, người theo dõi đồng thời hành động nhân viên chỉnh sửa vấn đề chúng xảy Loại kiểm sốt có tác dụng lớn việc làm giảm rủi ro, sai sót, đảm bảo hiệu cơng việc Kiểm sốt sau (kiểm sốt phản hồi) loại hình kiểm sốt xảy sau hành động hồn thành, phổ biến dựa vào phản hồi Ưu điểm loại hình kiểm sốt có đầy đủ để đánh giá đo lường kết trình tác nghiệp, đồng thời cho phép lãnh đạo đơn vị tìm giải pháp khắc phục thiệt hại (nếu có) từ tìm cách kiểm sốt có hiệu tương lai Tuy nhiên, loại hình kiểm sốt có nhược điểm lớn nhà quản lý nhận thơng tin thiệt hại xảy ra, làm giảm hiệu hoạt động đơn vị 1.1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Để đáp ứng yêu cầu quản lý đảm bảo hiệu hoạt động đơn vị tổ chức cần xây dựng không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội với bốn yếu tố chính: mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin (hệ thống kế tốn), thủ tục kiểm sốt hệ thống kiểm tốn nội Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội 10 Các nhân tố mơi trường kiểm sốt bao gồm: Đặc thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, cơng tác kế hoạch, ủy ban kiểm sốt mơi trường bên ngồi Đặc thù quản lý: đề cập tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm sốt doanh nghiệp Bởi nhà quản lý đặc biệt nhà quản lý cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm sốt áp dụng doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, triển khai định kiểm tra, giám sát việc thực định toàn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý cịn góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp cho không bị chồng chéo bỏ trống: thực phân chia tách bạch chức năng; bảo đảm độc lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn bước thực công việc Như vậy, để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm soát tồn hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ bảo quản tài sản 92 toán nhằm nâng cao hiệu suất lao động cán kế tốn tiết kiệm chi phí cho đơn vị Thứ năm, việc hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn phải đảm bảo phát huy vai trị cung cấp thơng tin kịp thời, xác đồng thời góp phần tăng cường kiểm sốt nội để phát huy vai trò việc nâng cao hiệu quản lý điều hành doanh nghiệp, đóng góp tích cực vào lành mạnh hố quan hệ tài chính, tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường 3.3 Giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn nhằm tăng cường kiểm sốt nội Cơng ty cổ phần Xây dựng Hạ tầng Sơng Đà 3.3.1 Hồn thiện vận dụng hệ thống chứng từ kế toán gắn với kiểm soát nội Chứng từ kế toán cần thiết để ghi sổ kế tốn, thu thập thơng tin đầy đủ , có độ xác cao tài sản nguồn hình thành tài sản, tình hình kết kinh doanh phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm sốt điều hành q trình kinh doanh Việc xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn đầy đủ, phù hợp xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý góp phần quan trọng việc cung cấp thông tin tăng cường kiểm sốt nội Cơng ty Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn Cơng ty CPXD HT Sơng Đà nhìn chung tốt, hệ thống chứng từ đầy đủ số lượng, chất lượng quy trình luân chuyển hợp lý Tuy nhiên, việc đánh số chứng từ khơng theo trình tự định theo thời gian gây khó khăn việc quản lý chứng từ kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo thời gian Yêu cầu cơng tác kế tốn gắn với kiểm tra, kiểm soát nội việc cập nhật chứng từ kế toán phải thường xuyên liên tục Ký hiệu số chứng từ cần phản ánh tính liên tục Như trình bày, việc quy định số chứng từ Công ty chưa đáp ứng yêu cầu trên, Công ty cần thiết phải hoàn thiện cách đánh số chứng từ để đảm bảo yêu cầu kiểm tra, kiểm soát đơn vị 93 Việc đánh số chứng từ kế tốn Cơng ty nên quy định gồm ký tự xx.xxx, ký tự đầu quy định số thứ tự tháng chứng từ, ký tự quy định số thứ tự ngày chứng từ Việc đánh số chứng từ liên tục theo thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài đảm bảo tính trung thực thơng tin kế tốn, tránh trường hợp Công ty đưa thêm chứng từ xử lý tài vào kỳ tốn, đồng thời thuận lợi việc lưu trữ, tìm chứng từ cần 3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn Hệ thống sổ kế tốn Cơng ty phù hợp đáp ứng yêu cầu phản ánh cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý công tác kiểm tra, kiểm sốt Tuy nhiên, trình bày trên, phần mềm kế tốn SAS khơng thiết kế mẫu sổ chi tiết tiền vay, sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh, sổ chi tiết phát hành cổ phiếu, sổ chi tiết chi phí đầu tư xây dựng bản, mà thực tế, mẫu sổ cần thiết công tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát đơn vị Là công ty lớn, hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng sản xuất với nhiều dự án cơng trình thi cơng, ngồi nguồn vốn tự có Cơng ty phải huy động thêm nhiều nguồn vốn từ bên vay vốn lưu động Ngân hàng Công thương Việt NamChi nhánh Quang Trung, Sở giao dịch Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư phát triển Hà Nội, vay vốn ngắn hạn cá nhân, cán công nhân viên, ; th mua tài TSCĐ Cơng ty cho th tài - ngân hàng cơng thương Việt Nam, cơng ty cho th tài - ngân hàng ngoại thương Việt Nam, Các khoản tiền vay đơn vị phát sinh tương đối lớn Việc theo dõi chi tiết ngày đến hạn toán đối tượng, khế ước, hợp đồng quan trọng, giúp Cơng ty kiểm sốt nhu cầu vốn, lên kế hoạch chi trả kịp thời, tạo uy tín với khách hàng Tác giả đề nghị bổ sung thêm vào mẫu sổ chi tiết tiền vay cột 94 ngày đến hạn toán (theo mẫu sổ S34-DN ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ tài chính) sau SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY (Dùng cho TK311, 315, 341) Tài khoản: Đối tượng cho vay: Khế ước vay: .số ngày (Tỷ lệ lãi vay ) Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Số TK Ngày đến Phát Phát đối hạn sinh sinh ứng toán nợ có - Cộng số phát sinh x x - Số dư cuối kỳ x x Diễn giải Ngày, hiệu tháng -Số dư đầu kỳ - Số phát sinh kỳ - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng .năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Là cơng ty cổ phần hoạt động tương đối có hiệu quả, Công ty hai lần phát hành thêm cổ phần nâng vốn điều lệ, lần thứ vào năm 2004, nâng vốn điều lệ từ tỷ 95 đồng lên 11 tỷ đồng, lần thứ hai vào năm 2007, nâng vốn điều lệ từ 11 tỷ đồng lên 23 tỷ đồng, kế hoạch Công ty phát hành thêm cổ phần để nâng vốn điều lệ từ 23 tỷ dồng lên 80 tỷ đồng vào quý III/2008, thêm nữa, Cơng ty có dự án liên doanh liên kết với công ty khác Công ty CP Sông Đà 1, Công ty CP Sông Đà 10 để thực số dự án lớn Có thể nói, biến động nguồn vốn kinh doanh Công ty lớn, Công ty cần theo dõi chặt chẽ tình hình biến động nguồn vốn để có đường lối, kế hoạch phát triển hợp lý Để kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn kinh doanh, tác giả đề nghị bổ sung thêm mẫu sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh (theo mẫu sổ S51-DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ THEO DÕI CHI TIẾT NGUỒN VỐN KINH DOANH (TK411) Năm Chứng từ Số phát sinh Ngày tháng ghi sổ Số dư TK Diễn giải Số Ngày hiệu tháng đối g Số dư đầu kỳ Số phát sinh kỳ Công phát sinh số Nợ (giảm) ứn x Có (tăng) Vốn Thặng Vốn Vốn Thặng Vốn góp dư vốn khác góp dư vốn khác Vốn Thặng Vốn góp dư vốn khác 96 Số dư cuối kỳ - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng .năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Song song với việc tăng vốn điều lệ việc phát hành thêm cổ phiếu Vấn đề khơng liên quan đến Cơng ty mà cịn ảnh hưởng tới quyền lợi cổ đông Vì vậy, việc theo dõi phát hành cổ phiếu cần tiết hơn, cụ thể Để làm điều đó, tác giả đề nghị bổ sung thêm sổ chi tiết phát hành cổ phiếu (theo mẫu sổ S43-DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính) sau: SỔ CHI TIẾT PHÁT HÀNH CỔ PHIẾU Năm Đơn vị tính: Số cổ phiếu Đăng ký phát hành đăng ký phát Phát hành thực tế hành chưa bán Giấy phép phát hành Số Ngày, hiệu tháng Loại cổ phiếu Chứng từ Số Mện lượng h giá Cộng Số Ngày, hiệu tháng x x Loại cổ phiếu Số lượng x - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Giá Giá trị thực theo tế mệnh phát giá hành Thành Số Mệnh tiền lượng giá 97 Ngày .tháng năm Người ghi sổ Kế tốn trưởng Ngồi ra, đơn vị xây dựng lại thường xuyên di chuyển địa điểm nên hoạt động đầu tư xây dựng Công ty tương đối nhiều Trước đây, có dự án đầu tư xây dựng lớn dự án nhà xưởng que hàn, trạm bê tông Nghệ An, Hiệp Phước, Vinh, Huế, Hiện Công ty thực dự án lớn Tổ hợp văn phòng khách sạn Mỹ Đình- Hà Nội, khu cơng nghiệp Yên Phong II - Bắc Ninh, dự án văn phòng cho thuê 268 Trung Kính - Hà Nội, Vì vậy, khối lượng chi phí đầu tư xây dựng Công ty phát sinh lớn, việc theo dõi khoản phí cần chặt chẽ để đảm bảo cơng tác kiểm sốt có hiệu lực, mang lại hiệu cao cho dự án Để kiểm soát chặt chẽ khoản chi phí trên, Cơng ty cần chi tiết theo dõi theo dự án, cơng trình, hạng mục cơng trình từ lúc khởi cơng đến ngày kết thúc Để làm điều đó, đơn vị cần thiết bổ sung mẫu sổ chi phí đầu tư xây dựng (theo mẫu số S52-DN) sau: SỔ CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Tài khoản 241- Xây dựng dở dang Năm Dự án: Cơng trình (HMCT) Khởi cơng ngày tháng năm Hoàn thành ngày .tháng năm Tổng dự toán: Chứng từ Diễn giải TK Tổng đối số Nội dung chi phí Thiết bị Khác 98 Ngày, Số Ngày, ứn phát Xây Tổng Thiết tháng hiệu tháng g sinh lắp số bị CCDC ghi sổ 1- Số dư đầu kỳ - Số phát sinh kỳ Cộng số phát sinh 3- Số dư cuối kỳ 4- Cộng luỹ kế phát sinh quý 5- Cộng luỹ kế phát sinh từ đầu năm 6- Cộng luỹ kế phát sinh từ khởi công - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Việc theo dõi số luỹ kế từ khởi công đảm bảo cung cấp thơng tin cách hệ thống, tồn dự án cho cơng tác kiểm sốt nội Công ty, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu chủ cơng trình với cán kế tốn, từ đảm bảo chuẩn xác thơng tin kế toán, giúp nhà quản lý điều hành doanh nghiệp hiệu Tuy mẫu sổ có ích cơng tác kiểm sốt nội hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp việc thiết kế chúng phần mềm kế tốn khó Trước mắt, nên giao cho kế toán chi tiết phần hành tự mở sổ theo dõi bên phần mềm để việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu kiểm soát nội 99 Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế tốn SAS có nhược điểm báo cáo kế toán (trừ Bảng cân đối kế toán) in chưa chuẩn xác, nên cán kế toán phải vào sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết để lập Excel, mà công ty xây dựng cần hệ thống báo cáo quản trị định kỳ lớn, khối lượng cơng việc kế tốn phát sinh nhiều Cơng ty cần kiến nghị với Tổng công ty Sông Đà yêu cầu Trung tâm UNESCO nhanh chóng hồn thiện chương trình, đưa phiên ưu việt hơn, thiết kế mẫu sổ, mẫu báo cáo tốt hoàn chỉnh hơn, vừa giảm chi phí nhân lực lại cập nhật thơng tin nhanh chóng, thuận tiện cho cơng tác kiểm sốt nội 3.3.3 Hồn thiện cơng tác lập báo cáo kế tốn định kỳ Theo quy định Công ty, việc lập báo cáo kế tốn hàng q phải hồn thiện trước ngày 20 quý sau, báo cáo kế toán năm phải kiểm toán xong sau ngày 30 kể từ ngày kết thúc năm tài Tuy nhiên, đặc điểm mơ hình hoạt động phân tán cơng ty, cơng trình thi cơng nơi xa xơi, địa bàn phức tạp nên việc tập hợp chi phí chậm chễ, với việc thiếu cán kế tốn có chun mơn vững xí nghiệp nên công tác lập báo cáo chưa đảm bảo theo quy định thời gian Điều ảnh hưởng lớn tới hoạt động KSNB công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp Đây vấn đề chung cần tháo gỡ doanh nghiệp xây dựng lớn Để giải vấn đề trên, trước hết Công ty cần có sách tuyển dụng đào tạo nhân kế toán hợp lý Cụ thể, cần kiểm tra trình độ nhân viên kế tốn từ khâu tuyển dụng Trước điều nhân viên kế toán xuống xí nghiệp cần phải đào tạo nghiệp vụ chun mơn cán kế tốn có kinh nghiệm phịng Tài kế tốn thực Về chế độ lương, thưởng nên ưu tiên cho người làm việc cơng trình xa xơi, tổ chức hoạt động phong trào tập thể để khuyến khích, động viên tinh thần làm việc họ Đồng thời, Cơng ty cần có quy chế rõ ràng chế độ hoàn chứng từ, chậm 20 ngày sau ngày tạm ứng, cá nhân phải nộp chứng từ phịng kế tốn để hồn cơng nợ tạm ứng, thời hạn phải đưa mức xử lý thích đáng Ngồi ra, việc chậm trễ cơng tác tập hợp chứng 100 phần tình trạng thiếu vốn số thời điểm Cơng ty Có trường hợp khách hàng yêu cầu toán đầy đủ tiền hàng xuất hoá đơn (mặc dù hàng giao đủ, có trường hợp hố đơn xuất chưa giao liên cho người mua) Khi Cơng ty khan vốn khơng có chứng từ chi phí khối lượng thi cơng thực Vậy nên, Cơng ty cần có kế hoạch vốn chi tiết, cụ thể theo kế hoạch sản xuất kinh doanh để đảm bảo cung ứng đủ vốn thời kỳ, giai đoạn để tạo thuận lợi cho cơng tác tập hợp chi phí đầu vào, đẩy nhanh tiến độ hồn thành báo cáo kế tốn đơn vị 3.3.4 Hồn thiện cơng tác tổ chức máy kế toán Hiện nay, việc tổ chức máy kế tốn phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên kế tốn Cơng ty phù hợp Các phần hành người đảm nhiệm có tác dụng hỗ trợ nghiệp vụ lẫn Tuy nhiên, công tác tổ chức máy chưa trọng tới công tác đào tạo, nâng cao nghiệp vụ nhân viên Cụ thể, cán kế toán đơn thực phần hành đảm nhiệm, định kỳ khơng có trao đổi nhiệm vụ nhân viên nên có nhân viên kế tốn làm tốt phần hành lại nghiệp vụ phần hành khác Vì vậy, có thay đổi nhân lực vị trí địi hỏi nghiệp vụ cao kế tốn tổng hợp lại phải điều chuyển cán kế tốn tổng hợp xí nghiệp thời gian đào tạo nghiệp vụ cho cán kế tốn khác, làm ảnh hưởng tới tồn cơng tác kế tốn phịng, ảnh hưởng tới việc cung cấp thông tin hoạt động kiểm tra, kiểm sốt đơn vị Để khắc phục tình trạng trên, việc phân công nhiệm vụ cần luân chuyển năm lần, đảm bảo khách quan tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên kế toán thơng thạo nhiều nghiệp vụ, đồng thời tránh sai sót hệ thống cán đảm nhiệm công việc lâu tăng khả sáng tạo, cải tiến công việc cho khoa học, hợp lý người giao cơng việc khác có điều kiện phát huy khả sáng tạo vào cơng việc Ngồi ra, cơng tác kiểm tra kế tốn, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cán kế toán cần trọng Để tăng cường công tác tự kiểm tra 101 thân kế tốn, Kế tốn trưởng cần có kế hoạch kiểm tra tháng lần số liệu sổ sách kế toán với báo cáo nhanh phần hành, kịp thời phát sai sót, chênh lệch để có biện pháp xử lý phù hợp Ngồi ra, theo kế hoạch mở rộng mơ hình hoạt động Công ty, Công ty tiến hành cổ phần hố Xí nghiệp Hạ tầng xây lắp số 2, nhà máy que hàn Sông Đà - Thượng Hải, thành lập Ban quản lý dự án Yên Phong II Bắc Ninh, Quy mô mở rộng đồng nghĩa với khối lượng cơng việc cơng tác kế tốn lớn Với hoạt động độc lập tương đối công ty con, Công ty cần thành lập Bộ phận Kiểm toán nội độc lập để kiểm tra, giám sát hoạt động tổ chức hạch toán kế toán đơn vị trực thuộc, đảm bảo thơng tin t báo cáo kế tốn đơn vị trực thuộc trung thực, hợp lý Đồng thời, để tổ chức hạch toán thật cánh tay đắc lực cơng tác KSNB lãnh đạo Công ty cần tạo điều kiện cho cán kế toán đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ pháp luật kinh tế, quản lý tài chính, giúp cho hệ thống KSNB máy hoạt động Công ty phát huy tối đa hiệu 3.3.5 Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn vốn tiền Việc tổ chức kế toán vốn tiền thực tương đối tốt khâu chứng từ, hoạt động thu, chi khâu hạch toán Tuy nhiên, việc để tồn quỹ tiền mặt với số lượng lớn thời gian dài chứng tỏ công tác quản lý vốn tiền Công ty chưa hiệu Lượng tiền cần liên tục đưa vào lưu thơng có hội tăng thêm lợi nhuận Công ty Tiền két cịn nhiều khơng ảnh hưởng tới kết kinh doanh mà cịn gây an tồn cho đơn vị Cơng ty cần có kế hoạch chi tiết, cụ thể ngày, tuần để đảm bảo luồng tiền hoạt động trơi chảy, hiệu Cụ thể hơn, kế tốn vốn tiền cần kết hợp với kế toán tốn, lập cân đối vốn lưu động, đưa kế hoạch tiền về, bao gồm khoản thu vốn khách hàng, khoản vay vốn cá nhân, tổ chức, kế hoạch toán, chi trả bạn hàng, chi phục vụ sản xuất kinh doanh, Trường hợp có khoản tiền khách hàng tốn đột xuất khơng có kế hoạch, số lượng lớn mà Cơng ty chưa có 102 nhu cầu sử dụng nên nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng để tính lãi giảm mức độ an toàn tài sản đơn vị 3.3.6 Hồn thiện cơng tác tổ chức kế tốn tốn Như trình bày, cơng tác tổ chức kế tốn tốn Cơng ty nhìn chung tốt, phản ánh đầy đủ khoản nợ phải thu, nợ phải trả, khoản phải nộp, phải cấp tình hình tốn với đối tượng Tuy nhiên, cơng tác tốn đơn vị, bật lên cơng tác thu hồi vốn cịn chậm chế, chưa hiệu Vốn sở, điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc xác định hiệu thu vốn vào lượng vốn thu kỳ, số dư công nợ quan trọng tuổi nợ Hiện nay, công tác phân tích tuổi nợ Cơng ty chưa tiến hành, vậy, việc đánh giá tính chất khó đòi, nợ lâu khoản nợ hạn chế Điều ảnh hưởng tới kế hoạch thu vốn kế hoạch toán cho khách hàng, xảy tình trạng nợ phải thu nhiều mà nợ phải trả lớn Để khắc phục tình trạng đó, Cơng ty nên thường xuyên phân tích tuổi nợ để lên kế hoạch thu vốn xác, đầy đủ, đảm bảo toán tiền cho người bán thời hạn, nâng cao uy tín Cơng ty Đề nghị phân tích tuổi nợ theo mẫu biểu sau: BẢNG PHÂN TÍCH CHI TIẾT TUỔI NỢ CÔNG NỢ PHẢI THU/ PHẢI TRẢ KHÁCH HÀNG Đến ngày tháng năm Tuổi nợ Stt Tên khách Nội dung Số dư Trong hàng khoản nợ công nợ hạn tốn Ngồi hạn tốn Dưới Từ 1-2 Trên năm năm năm 103 Tổng cộng Căn vào bảng phân tích tuổi nợ, Cơng ty cần lên kế hoạch thu vốn chi tiết theo khách hàng Nếu khách hàng q khó địi cần có biện pháp dứt khốt, thực bán nợ, th Cơng ty địi nợ khởi kiện Ngoài ra, số lượng khách hàng phải thu Cơng ty lớn (tính đến ngày 31/12/2007 có 138 khách hàng) để tăng cường hiệu thu vốn, Công ty thành lập Ban thu hồi vốn chuyên trách với mức lương cứng + % thưởng theo số tiền thu Như vậy, công việc thu vốn chuyên nghiệp hơn, hiệu hơn, điều tương ứng với việc tài sản Công ty bảo tồn, đẩy nhanh vịng quay vốn hoạt động đơn vị Ngồi ra, việc hạch tốn phải trả người lao động cần chấn chỉnh Khi phát sinh khoản thưởng ngày lễ 30/4, 1/5, giỗ tổ Hùng Vương, 2/9, đơn vị hạch toán phải trả người lao động sau: Nợ TK431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK334- Phải trả người lao động Khi toán cho người lao động, kế toán ghi Nợ TK334 - Phải trả người lao động Có TK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Việc hạch toán tất khoản thu nhập người lao động qua TK334 giúp việc toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm đơn giản, thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, xác cho người quản lý, điều hành doanh nghiệp, từ có sách lương, thưởng hợp lý để thu hút người tài, phát triển đội ngũ nhân viên ngày cao trình độ, nghiệp vụ, tạo đà đưa Công ty lớn mạnh không ngừng 3.3.7 Hồn thiện cơng tác kế tốn doanh thu thu nhập 104 Như trình bày, việc hạch tốn doanh thu bê tơng trùng lắp dẫn đến việc phản ánh sai kết hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ tình hình cơng nợ phải thu khách hàng đơn vị Lý chủ yếu tồn tích kê giao bê tơng trạm bê tông quản lý lưu giữ Căn để xuất hoá đơn GTGT phiếu giá nghiệm thu tốn Để khắc phục hạn chế này, Cơng ty cần u cầu trạm bê tơng nộp tích kê giao hàng kỳ toán mà chưa kịp lập phiếu giá nghiệm thu toán xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng phịng Tài kế tốn Căn vào tích kê giao hàng đó, kế toán doanh thu hạch toán xác định doanh thu bán bê tơng lưu giữ tích kê đóng vào tập chứng từ Khi xuất hố đơn cho khách hàng, kế toán doanh thu kiểm tra chi tiết tích kê so với phiếu giá nghiệm thu tốn, đối chiếu với cơng nợ phải thu khách hàng để phát giá trị khối lượng bê tơng tạm hạch tốn doanh thu trước, từ xác định số doanh thu cịn phải hạch tốn kỳ xuất hố đơn Việc nộp tích kê phịng Tài kế tốn cịn giúp đơn vị kiểm tra tính xác giá trị sản lượng bê tơng dở dang chưa xuất hố đơn GTGT cho khách hàng phòng Kinh tế kế hoạch lập định kỳ, từ giúp việc xác định doanh thu, cơng nợ xác, đảm bảo thơng tin kế tốn cung cấp trung thực, hợp lý, giúp hoạt động kiểm sốt nội cơng tác quản lý, điều hành doanh nghiệp có hiệu 3.4 Các kiến nghị để thực giải pháp hoàn thiện - Về phía quan quản lý nhà nước - Về phía Cơng ty CPXD HT Sơng Đà KẾT LUẬN 105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ Chế độ kế toán doanh nghiệp - Vụ chế độ kế toán kiểm tốn - Bộ Tài - NXB Tài Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán Quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ sổ kế tốn, sơ đồ kế tốn 2/ Giáo trình Kiểm tốn tài - NXB đại học kinh tế quốc dân Hà Nội năm 2006 - GS.TS Nguyễn Quang Quynh - TS Ngơ Trí Tuệ 3/ Giáo trình Lý thuyết kiểm tốn - NXB Tài năm 2006 - Th.S Đậu Ngọc Châu - TS Nguyễn Viết Lợi 4/ Kế toán phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp xây lắp - PGS.TS Nguyễn Đình Đỗ- TS.Nguyễn Trọng Cơ - NXB Xây dựng 5/ Hạch toán kế toán doanh nghiệp thương mại - NXB Tài năm 2001 - TS Nguyễn Văn Công 106 ... TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG SÔNG ĐÀ 2.1 Đặc điểm chung Công ty cổ phần Xây dựng Hạ tầng Sơng Đà với tổ chức hạch tốn kế tốn... hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà 4 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG... hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội Công ty CPXD HT Sông Đà sở nghiên cứu lý luận phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán gắn với kiểm soát nội Công ty