Hoàn thiện chứng từ và sổ kế toán trong công tác kế toán Kho bạc Nhà nước

Bài viết tìm hiểu thực trạng công tác kế toán ngân sách nhà nước ở một số địa phương, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện chứng từ và sổ kế toán trong công tác kế toán Kho bạc Nhà nước địa phương.

Nghiên cứu trao đổi Hoàn thiện chứng từ sổ kế tốn cơng tác kế tốn Kho bạc Nhà nước  PGS.TS Lê Đức Tồn* Ngơ Quốc Huy** Cơng tác kế tốn Kho bạc Nhà nước đóng vai trị đặc biệt quan trọng công tác quản lý quỹ ngân sách Nhà nước, quỹ tài Nhà nước, tổng hợp thơng tin lập báo cáo tài Nhà nước Bài viết nhằm đề xuất số giải pháp hồn thiện chứng từ sổ kế tốn cơng tác kế toán Kho bạc Nhà nước địa phương K ho bạc Nhà nước (KBNN) Quảng Nam tổ chức trực thuộc KBNN, có chức thực nhiệm vụ KBNN địa bàn theo quy định pháp luật, tổ chức máy kế tốn KBNN theo mơ hình chung cấu tổ chức máy kế toán, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động KBNN địa phương Bộ máy kế toán ngân sách Nhà nước tổ chức thành Phịng Kế tốn Nhà nước KBNN tỉnh chun viên thực cơng tác kế tốn KBNN huyện, thị xã, thành phố Cơng tác kế tốn ngân sách nhà nước chia thành phần hành: Kế toán thu; kế toán kiểm soát chi; kế toán toán; kế toán thực thu chi tiền mặt; kế toán tổng hợp Với số lượng định biên thường xuyên tập huấn nghiệp vụ KBNN Trung ương, nhìn chung cán làm cơng tác kế tốn địa phương đáp ứng tốt chất lượng số lượng thực nhiệm vụ chuyên môn kỹ ứng dụng công nghệ thông tin xử lý nghiệp vụ hàng ngày; đơn vị ln hồn thành tốt nhiệm vụ cấp giao Thực trạng công tác kế toán ngân sách nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Nam Bên cạnh thành việc tổ chức thực cơng tác kế tốn ngân sách nhà nước địa bàn tỉnh, trình thực nhiệm vụ, gặp số tồn như: Trong tiến trình tin học hóa hệ thống KBNN, từ áp dụng chương trình TABMIS số kế tốn viên tiếp thu chưa tốt (nhất người có tuổi), gặp nhiều lúng túng tình xử lý nghiệp vụ, đặc biệt cơng tác kiểm sốt, tốn khoản chi thường xuyên, hạch toán xử lý số liệu toán, điều chỉnh, chuyển nguồn Hơn nữa, việc sáp nhập Phòng Kho quỹ vào Nhận: 29/09/2019 Biên tập: 09/10/2019 Duyệt đăng: 19/10/2019 Phịng Kế tốn Nhà nước KBNN tỉnh tổ kho quỹ sát nhập vào Tổ Kế toán KBNN huyện, kéo theo nhân sáp nhập theo, trình độ cán khơng đồng đều, khó đáp ứng nhu cầu bố trí làm cơng việc kế tốn Một là, Về chứng từ kế tốn Hiện nay, chương trình kế tốn TABMIS, có số biểu mẫu chứng từ chưa thống với chế độ kế toán văn hướng dẫn hành như: Bảng kê chứng từ toán/tạm ứng (Mẫu số 01) kèm theo Thông tư 39/2016/TTBTC ngày 1/3/2016 không phù hợp với đặc thù chi ngân sách xã với nhiều mã ngành kinh tế quan hệ ngân sách Khơng có dịng tổng tiền, thiếu mã ngành kinh tế dẫn đến nội dung nhiều mã ngành, gây khó khăn cho cán kho bạc kiểm tra đối chiếu với giấy đề nghị toán tạm ứng, ứng trước (Mẫu C2-03/NS) chưa thuận tiện việc kiểm soát lưu trữ bảng kê chứng từ - Một số mẫu chứng từ bảng liệt kê danh sách mã nhân viên nhập chứng từ (Mẫu 01MNVTABMIS) chưa kết xuất * Trường Đại học Duy Tân ** Kho bạc Nhà nước thị xã Điện Bàn, Quảng Nam Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 10/2019 23 Nghiên cứu trao đổi hệ thống mà phải nhập thủ công; in liệt kê chứng từ phân hệ cam kết chi từ chương trình TABMIS mẫu S2-06/KB/TABMIS cịn thiếu chức danh “Kế tốn” “Kế tốn trưởng”, Thơng tư 77/2017/TT-BTC quy định có chức danh này; chưa in bảng kê yêu cầu toán hủy đảo ngày (Mẫu C6-17/KB) Hai là, Về TK kế toán: + Việc sử dụng TK trung gian 1392, 3392, 3397, 3398, 3399 chưa có quy định thật cụ thể, thống cách thức hạch tốn theo kỳ hạch tốn nên TK dùng để vừa ghi thu, vừa ghi chi, vừa điều chỉnh đó, gây khó khăn việc hạch tốn tìm sai Bảng liệt kê hay sổ chi tiết TK dài phức tạp nên gây khó khăn việc đối chiếu tìm sai + Đối với TK tiền gửi: Việc quản lý, kiểm soát chi TK tiền gửi ngân sách cấp TK tiền gửi thu nghiệp đơn vị nghiệp công lập đặt yêu cầu phải kiểm soát TK dự toán Như thế, việc chi trả từ TK tiền gửi có phát sinh tình thực chi số phát sinh tạm ứng cần theo dõi, thu hồi Với yêu cầu này, tại, hệ thống TABMIS chưa đáp ứng Các khoản phát sinh tạm ứng từ TK tiền gửi thuộc diện phải kiểm sốt u cầu theo dõi ngồi TABMIS, điều khó khăn cho kế tốn chun mơn q trình thực hiện, hiệu cơng tác kiểm sốt chi khó đạt mong muốn + Việc theo dõi, xử lý TK tiền gửi có nguồn gốc từ ngân sách đơn vị dự toán gặp khó khăn theo dõi niên độ ngân sách để xử lý hết thời gian chỉnh lý tốn ngân sách Nếu số dư TK có nguồn gốc từ ngân sách hết thời gian 24 chỉnh lý phải nộp trả hủy bỏ theo định cấp có thẩm quyền Tuy nhiên, xác định số dư năm trước khó khăn nằm chung với số tăng giảm số liệu năm Giải pháp kiến nghị Nhằm góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn KBNN, viết này, chúng tơi tập trung đề xuất số giải pháp kiến nghị chứng từ kế toán TK kế toán sau: Thứ nhất, Đối với hệ thống chứng từ kế toán - Cần rà soát, kiểm tra xây dựng lại hệ thống chứng từ sử dụng thống mẫu biểu: Chứng từ thu thống cho đối tượng phải sử dụng theo Thông tư 84/2016/TT-BTC ngày 17/6/2016; chứng từ chi cần bổ sung, ban hành biểu mẫu phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Bảng kê chứng từ toán/tạm ứng - Mẫu số 01 (theo quy định Thông tư số 39/TT-BTC ngày 1/3/2016 sửa đổi bổ sung số điều Thông tư số 161/TTBTC ngày 2/10/2012 Bộ Tài chính) Bổ sung thêm dịng tổng số tiền cột mã ngành kinh tế vào Mẫu sổ 01 để phù hợp với khoản chi ngân sách xã (Phụ lục 1, trang 25) Vì nội dung kinh tế, nhiều mã ngành khác lại gộp chung, gây khó khăn kiểm sốt chứng từ đối chiếu với hạch toán kế toán - Bổ sung thêm cột nội dung toán vào mẫu C2-03/NS (Giấy đề nghị toán tạm ứng, ứng trước) để thuận tiện việc kiểm soát lưu trữ chứng từ, theo quy định hành số khoản chi toán cá nhân kiểm soát danh sách mà khơng kiểm sốt lưu bảng kê chứng từ (Phụ lục 2, trang 25) Khi có nội dung tốn khơng rõ Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 10/2019 tốn cho nhiệm vụ chi chứng từ cần thiết lưu gì, từ giúp cho cơng tác kiểm sốt kiểm tra chứng từ lưu sau - Xây dựng, bổ sung bảng liệt kê chứng từ hệ thống TABMIS cho phù hợp: bổ sung chức danh kế toán kế toán trưởng bảng liệt kê chứng từ phân hệ cam kết chi chương trình TABMIS (Mẫu S2-06/KB/TABMIS); bảng liệt kê danh sách mã nhân viên nhập chứng từ (Mẫu 01MNV-TABMIS); bảng kê yêu cầu toán hủy đảo ngày (Mẫu C6-17/KB) để đáp ứng yêu cầu kiểm tra, lưu trữ - Việc kiểm soát chứng từ trước hạch toán phải nghiêm túc, quy định; kiểm tra sau hạch toán phải thực ngày để phát sai sót điều chỉnh kịp thời Tăng cường công tác kiểm tra giám sát kế tốn trưởng tính kịp thời, đầy đủ việc tách lưu chứng từ hàng ngày kế toán viên Kế toán Kho bạc cần hướng dẫn cụ thể kế toán đơn vị sử dụng ngân sách trước đưa chứng từ KBNN cần kiểm tra lại mẫu biểu, yếu tố chứng từ cẩn thận, thường xuyên cập nhật thông tin quy định hệ thống chứng từ kế toán ngân sách nhà nước để có thay đổi kịp thời Kiên từ chối chi chứng từ không hợp lệ, hợp pháp Thứ hai, Đối với TK kế toán - Đối với TK tiền gửi: Nên bổ sung thêm TK trung gian để hạch toán theo dõi số dư tạm ứng TK tiền gửi Khi phát sinh khoản tạm ứng TK tiền gửi khơng hạch tốn TK đối ứng tiền mặt, toán song phương, toán liên kho bạc, … mà hạch tốn qua TK trung gian có đoạn mã Quan hệ ngân sách tương ứng đơn vị Sau hạch toán từ TK trung Nghiên cứu trao đổi gian qua TK đối ứng Phụ lục Khi đơn vị toán tạm ứng từ TK tiền gửi, kế toán hạch toán bút toán điều chỉnh hủy doanh số TK trung gian tương ứng với số đơn vị đề nghị chuyển tạm ứng thành thực chi để doanh số lại với số dư tạm ứng TK tiền gửi đơn vị Từ đó, dễ dàng theo dõi số dư tạm ứng từ TK tiền gửi đơn vị - Cần có quy định rõ ràng cách sử dụng TK trung gian nghiệp vụ theo hướng phân tích nghiệp vụ để tiện hạch Phụ lục tốn tìm sai, cụ thể: TK 1392 dùng để hạch toán trung gian khoản thu ngân sách; TK 1393 dùng đế hạch toán khoản thu hộ kho bạc khác, TK 3392 dùng để hạch tốn từ phân hệ AP, ngồi thêm số mã hiệu TK trung gian khác để dùng trường hợp khác. Tài liệu tham khảo (1) Bộ Tài Thơng tư 77/2017/TT-BTC, hướng dẫn chế độ kế toán Ngân sách Nhà nước hoạt động nghiệp vụ KBNN (2) Quyết định 1399/QĐ-BTC ngày 15/7/2015 ‘’Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 10/2019 25 ... nghị Nhằm góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn KBNN, viết này, tập trung đề xuất số giải pháp kiến nghị chứng từ kế toán TK kế toán sau: Thứ nhất, Đối với hệ thống chứng từ kế toán - Cần rà soát,... hạch toán phải thực ngày để phát sai sót điều chỉnh kịp thời Tăng cường công tác kiểm tra giám sát kế tốn trưởng tính kịp thời, đầy đủ việc tách lưu chứng từ hàng ngày kế toán viên Kế toán Kho bạc. .. thể kế toán đơn vị sử dụng ngân sách trước đưa chứng từ KBNN cần kiểm tra lại mẫu biểu, yếu tố chứng từ cẩn thận, thường xuyên cập nhật thông tin quy định hệ thống chứng từ kế toán ngân sách nhà