Bài viết tiến hành rà soát thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện, giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nghiên cứu trao đổi Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà Lâm Ngọc Nhẫn* Nhận: 25/12/2019 Biên tập: 02/01/2020 Duyệt đăng: 12/01/2020 Mơi trường kinh doanh ln có nhiều biến động việc cập nhật hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội ln yếu tố quan trọng cần đặt lên hàng đầu Trong phạm vi nghiên cứu, tác giả rà soát thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Cổ phần Bê tơng Hồng Hà, từ đưa giải pháp hồn thiện, giúp cơng ty nâng cao hiệu hoạt động Từ khóa: Kiểm sốt nội bộ, hiệu kinh doanh, bê tông, Công ty Cổ phần Hồng Hà Abstract The business environment is always volatile so updating and improving the internal control system is always an important factor to put in place top Recognizing the need, the author chose the topic: "Completing the internal control system at Hong Ha Concrete Joint Stock Company" to help the company to review the situation of the internal control system, Since then, offer complete solutions to help the company improve operational efficiency Keywords: Internal control; business efficiency; concrete; Hong Ha Joint Stock Company Đặt vấn đề Hoạt động doanh nghiệp (DN) kinh tế thị trường phải kiểm tra, giám sát, điều hành nhà quản trị Các cơng việc kiểm tra, kiểm sốt DN giúp ngăn ngừa phát yếu hệ thống quản lý mà đánh giá rủi ro ảnh hưởng ngồi cơng ty Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) DN đóng vai trò quan trọng Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB CTCP Bê tông Hồng Hà CTCP Bê tông Hồng Hà DN chuyên sản xuất cung ứng bê tông thương phẩm sửa chữa khí cơng ty lớn địa bàn tỉnh Bình Dương Công ty chuyên nhận thầu chịu trách nhiệm chất lượng bê tơng cung ứng cho cơng trình xây dựng cơng nghiệp lớn cơng trình nhà Cơng ty có chi nhánh hoạt động, nằm địa bàn TP.HCM, Bình Dương, Tây Ninh,… Mặc dù lĩnh vực kinh doanh bất động sản năm gần sơi động, cơng ty tìm nguồn tiêu thụ lớn từ tỉnh, thành phố khác nhà đầu tư nước ngoài, nhờ đội ngũ nhân viên động chất lượng công nghệ hệ thống vận tải đại,… Hệ thống KSNB cơng ty hình thành hoạt động tương đối tốt Nhìn chung, việc vận hành hệ thống chưa thật hoàn chỉnh nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan 2.1 Ưu điểm Môi trường kiểm sốt: - Cơng ty tạo mơi trường làm việc động, chun nghiệp, ln đề cao tính trực giá trị đạo đức Điều thể văn nội quy công ty tác phong làm việc hàng ngày Ban lãnh đạo - Ban lãnh đạo thường cẩn trọng việc định, thường xuyên tổ chức họp để lắng nghe trưởng phòng báo cáo thiết lập sách, xem xét đánh giá hoạt động kinh doanh công ty - Ban kiểm soát độc lập với phận khác công ty - Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô đặc điểm kinh doanh công ty - Việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ phòng ban rõ ràng nhằm giúp tạo linh hoạt giải vấn đề - Công ty có sách phát triển đội ngũ nhân viên, thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên phận Đánh giá rủi ro: - Hàng năm, công ty lập kế hoạch kinh doanh; đồng thời, đặt mục tiêu cụ thể cho phịng ban - Cơng ty xây dựng chế nhận diện rủi ro bên bên công ty - Công ty ước lượng ảnh hưởng rủi ro đến mục tiêu đơn vị * Khoa Tài - Kế tốn, Trường Đại học Lạc Hồng Tạp chí Kế tốn & Kiểm toán số tháng 1+2/2020 77 Nghiên cứu trao đổi Hoạt động kiểm sốt: - Cơng ty thường xun kiểm tra hoạt động phận, phòng ban - Đơn vị xác định trách nhiệm cá nhân tham gia hoạt động chứng từ quy trình ln chuyển chứng từ - Cơng ty quy định việc lưu giữ chứng từ, sổ sách đầy đủ, an tồn + Kiểm sốt quy trình mua kiểm nhận hàng: - Kiểm sốt tốt q trình đặt hàng mua, tránh tình trạng mát hàng hóa - Đáp ứng yêu cầu chất lượng, giá cạnh tranh theo quy định cơng ty + Kiểm sốt quy trình vận hành trạm trộn: - Đảm bảo an toàn lao động sản xuất - Đảm bảo trộn mác bê tông theo yêu cầu - Việc lập sổ ghi chép đầy đủ thời gian xuất xưởng lơ hàng bê tơng + Kiểm sốt quy trình vận hành xe chuyển bê tông: - Công tác chuẩn bị trước vận hành xe chuẩn bị tốt - Tuân thủ quy định vận hành xe bồn đến cơng trình Kiểm sốt quy trình tiền lương: - Cơng ty có phận quản lý nhân với phận sử dụng lao động, phận tính lương, trả lương độc lập - Việc tuyển dụng, tính lương cho người lao động tách bạch rõ ràng giao cho phận - Cơng ty có sách bảo mật tiền lương cá nhân tránh tình trạng so sánh, gây đoàn kết nội Thông tin truyền thông: Công tác thông tin truyền thơng khơng thể thiếu để trì nâng cao hiệu KSNB Việc truyền đạt thông tin cần thiết 78 cá nhân, phòng ban, phận có liên quan thực cách kịp thời xác Cơng ty tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng Bên cạnh đó, cơng ty có phận chăm sóc khách hàng nhằm giải đáp thắc mắc tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng Giám sát: Hàng năm, Công ty thuê đơn vị kiểm toán độc lập tiến hành kiểm tốn nhằm phát sai sót, điều cịn yếu cần khắc phục 2.2 Nhược điểm, hạn chế Môi trường kiểm sốt: - Mơ hình hoạt động Ban kiểm sốt chưa đảm bảo tính độc lập nên chưa phản ánh hết sai sót q trình hoạt động Công ty - Việc phân công nhiệm vụ Cơng ty cịn nhiều điểm chưa phù hợp Một số nhân viên phải kiêm nhiệm công việc khác nhau, tạo áp lực công việc dẫn đến hiệu thấp Đánh giá rủi ro: - Một số nhân viên không nắm rõ mục tiêu kế hoạch hàng năm Công ty - Việc nhận diện rủi ro tiềm tàng đơn vị chủ yếu yếu tố bên ngồi biến động kinh tế, trị, thay đổi sách, pháp luật,… dừng lại mức dự đốn chung, chưa phân tích mối liên hệ kiện, mức độ chi tiết ảnh hưởng đến Công ty - Về việc nhận diện rủi ro bên Công ty thay đổi nhân chủ chốt, hệ thống thông tin,…, Công ty lại quan tâm đến Ví dụ trình tuyển dụng, nhân viên nhận người quen Ban lãnh đạo nên việc kiểm tra trình độ thể qua loa, nhân viên chưa thật đảm bảo trình độ phù hợp với vị trí cơng việc Trong q trình thực dẫn đến nhiều sai sót, khơng hồn thành nhiệm vụ giao, đồng Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 1+2/2020 thời ảnh hưởng đến mục tiêu chung phịng ban tồn cơng ty - Cơng ty khơng có phận đánh giá đối phó rủi ro đối phó rủi ro cịn mang tính cảm tính Khi có rủi ro xảy ra, Cơng ty trọng vào giải xử lý hậu lại khơng có kế hoạch đề phịng rủi ro xảy để tránh tình trạng bị động Hoạt động kiểm sốt: - Khơng quan tâm đến việc luân chuyển nhân - Việc bảo mật liệu, thông tin chưa thực tốt - Việc thực đối chiếu số liệu sổ sách kế tốn với tài sản thực tế khơng diễn thường xun - Bên cạnh đó, nhân viên cịn sử dụng tài sản chung Công ty vào việc riêng sử dụng máy in, máy photocopy hay văn phòng phẩm Một số hoạt động kiểm sốt đơn vị: - Các khâu kiểm tra trước vận hành trạm chưa trọng - Sự bất cẩn, không ý nhân viên lái xe lúc vận chuyển làm ảnh hưởng đến chất lượng bê tông thành phẩm - Việc lấy mẫu đất, đá, xi măng đem kiểm định chưa thực tốt - Một số nhân viên thiếu cẩn thận quy trình làm việc gây ảnh đến kết kinh doanh Công ty Thông tin truyền thông: - Dịch vụ quảng cáo chưa thật trọng, website Công ty không thường xun cập nhật thơng tin - Vẫn có trường hợp cá nhân, phận không tiếp xúc kịp thời với thông tin cần thiết làm ảnh hưởng đến mục tiêu hiệu công việc Giám sát: Công ty chưa tạo điều kiện để nhân viên phận giám Nghiên cứu trao đổi sát lẫn Lãnh đạo chưa ban hành quy định liên quan đến giám sát thường xuyên định kỳ văn dẫn đến việc nhân viên cấp chưa trọng đến việc báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho cấp quản lý 2.3 Nguyên nhân hạn chế Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hạn chế KSNB CTCP Bê tông Hồng Hà, cụ thể là: - Việc lập kế hoạch thực Ban Kiểm sốt cịn nhiều hạn chế - Ban lãnh đạo thành viên công ty chưa đào tạo chuyên sâu KSNB - Sự cạnh tranh gay gắt DN lĩnh vực CTCP Bê tông Becamex, CTCP Bê tông 6, Bê tông Miền Nam, Bê tông IBS,… - Nhận thức nhà quản lý kiểm soát rủi ro đơn vị cịn nhiều hạn chế Ngồi ra, trình độ nhân viên thấp nguyên nhân dẫn đến hạn chế Những điều dẫn tới trình vận hành, hệ thống KSNB Cơng ty chưa thật đạt hiệu nhiều hạn chế liên quan đến việc sách nhân sự, đánh giá rủi ro, tác động bên trong, bên ngoài,… quy trình giám sát Cơng ty Quan điểm giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB 3.1 Quan điểm hoàn thiện Một hệ thống KSNB hữu hiệu hiệu giúp DN đạt mục tiêu đề Theo Báo cáo COSO 2013, mục tiêu chủ yếu đơn vị hoạt động hữu hiệu hiệu quả, báo cáo tài đáng tin cậy tuân thủ luật lệ, quy định Nâng cao tính hữu hiệu hiệu hoạt động Sự hữu hiệu hoạt động giúp Công ty đạt mục tiêu, mục đích đặt như: tốc độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, mục tiêu doanh số,… Công ty muốn thực mục tiêu đề ra, với chi phí bỏ thấp nhằm kiểm sốt chi phí cách hiệu phù hợp với đặc điểm, nguồn nhân lực,… Nâng cao độ tin cậy báo cáo tài Một mục tiêu quan trọng việc hồn thiện KSNB cơng ty báo cáo tài đáng tin cậy Điều liên quan đến việc tổ chức hệ thống chứng từ, ghi nhận sổ sách kịp thời tuân theo nguyên tắc quy định, báo cáo đầy đủ, giúp đơn vị lập trình bày báo cáo tài đáng tin cậy Nâng cao việc tuân thủ luật lệ, quy định Mục tiêu liên quan đến việc đơn vị phải xây dựng sách, thủ tục kiểm sốt hoạt động thành viên công ty phù hợp với quy định pháp luật đặc điểm đơn vị 3.2 Giải pháp hoàn thiện 3.2.1 Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt - Mơi trường kiểm sốt thành phần quan trọng ảnh hưởng có ý nghĩa định đến thành phần khác hệ thống kiểm soát nội Để phục vụ cho phát triền bền vững, Công ty cần nâng cao lực, trực đạo đức cán bộ, cơng nhân viên để góp phần hạn chế, ngăn chặn rủi ro - Chú trọng nâng cao kiến thức, hoàn thiện kỹ cho cán công nhân viên công ty, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia khóa đào tạo ngắn hạn để phát triển kỹ năng, nhận thức người - Tăng cường tổ chức lớp đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên, cập nhật kiến thức kỹ thuật, tài chính, kế tốn, văn pháp luật, phịng cháy chữa cháy,… đảm bảo nhân viên có kiến thức kỹ cần thiết để thực tốt nhiệm vụ giao Bên cạnh đó, Cơng ty cần nâng cao trình độ tiếng Anh cho cán nhân viên nhằm tạo thuận lợi, dễ dàng trao đổi công việc đối tác công ty người nước ngồi - Cần phân cơng cơng việc phù hợp với lực, trình độ chun mơn nhân viên, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc - Về sách tuyển dụng nhân sự, Công ty nên lập hội đồng tuyển dụng, khơng nên để trưởng phịng nhân định tuyên dụng Như vậy, tạo cơng Cơng ty có hội tuyển dụng người có lực, trình độ chun mơn phù hợp 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro - Bên cạnh việc xác định mục tiêu chung truyền đạt nhân viên, Công ty nên thiết lập mục tiêu cụ thể cho phòng ban, cá nhân - Để tránh rơi vào trạng thái bị động có rủi ro xảy ra, Công ty nên lập phận riêng biệt để nhận dạng rủi ro phát sinh trình hoạt động kinh doanh - Bộ phận nhân cần thường xuyên nhận dạng rủi ro liên quan đến tình hình biến động nhân chủ chốt trình độ nhân viên để có bố trí phù hợp với lực có Ngồi ra, Cơng ty nên có sách trọng dụng người tài, thu hút nhân giỏi tạo môi trường làm việc thân thiện, đáng tin cậy tạo điều kiện để nhân viên phát triển lực thân - Ban lãnh đạo Công ty cần phân tích rủi ro liên quan đến kế tốn Những rủi ro ảnh hưởng đến tính Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 1+2/2020 79 Nghiên cứu trao đổi trung thực hợp lý báo cáo tài như: Đánh giá tài sản nợ phải trả không phù hợp với chuẩn mực chế độ kế tốn, trình bày cơng bố thông tin không phù hợp,… Từ việc nhận dạng đánh giá rủi ro, Công ty cần xây dựng phương án đối phó với rủi ro: + Rủi ro thay đổi giá: Công ty cần khảo sát, tìm hiểu giá bán sản phẩm đối thủ cạnh tranh để đưa giá bán hợp lý + Rủi ro sử dụng vốn: Công ty cần quản lý chặt chẽ nguồn thu liên quan đến việc quản lý công nợ, lập kế hoạch xử lý khoản nợ hạn + Rủi ro chất lượng thành phẩm: Công ty cần ý đến quy trình tạo thành phẩm, kiểm tra nghiêm ngặt khâu, khâu vận chuyển 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm sốt - Cơng ty nên ln chuyển công việc nhân viên Điều giúp nhân viên mở rộng hiểu biết có khả thay trường hợp cần thiết - Kiểm soát việc bảo mật liệu tất máy tính, khơng thực bảo mật phận kế toán mà phân khác cần bảo mật thơng tin Nên có giới hạn quyền truy cập nhân viên cụ thể Mỗi người truy cập vào phần liệu, hệ thống liên quan đến chức nhiệm vụ mà cấp quyền Định kỳ hàng tháng, Công ty nên đối chiếu số liệu sổ sách kế toán với tài sản thực tế nhằm quản lý tốt nguồn tài sản Công ty, tránh thất Cơng ty cần có quy định việc này; đồng thời, Ban lãnh đạo phải thực hiện tốt quy định để làm gương cho nhân viên Qua khảo sát Chương cho 80 thấy, việc kiểm tra khâu trước vận hành trạm chưa thực tốt Nguyên vật liệu phải đảm bảo tiêu chuẩn, phải thực cấp phối mà phịng kỹ thuật đưa ra, khơng tự ý thay đổi Hàng tháng, nên gửi mẫu đá, cát, xi măng kiểm định thay hàng quý, chất lương thành phẩm bê tông đảm bảo tốt Khi vận hành xe bồn, vận chuyển bê tông đến công trường thiết phải ln đảm bảo cho bồn xe trộn ln tình trạng quay, không để nước vào bồn gây ảnh hưởng đến chất lượng bê tơng 3.2.4 Hồn thiện thơng tin truyền thông Công ty cần xây dựng diễn đàn nội bộ, cập nhật thông tin website Cơng ty Khuyến khích nhân viên bày tỏ quan điểm, ý kiến Ban lãnh đạo nhằm giúp hệ thống KSNB Công ty hồn thiện Cơng ty nên tiến hành truyền thơng an toàn lao động, đặc biệt an toàn thi cơng cơng trình để hạn chế rủi ro tai nạn Các phòng ban nên lập báo cáo định kỳ tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản… lên Ban lãnh đạo Để Ban lãnh đạo Cơng ty đối chiếu, so sánh, đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời phát bất thường 3.2.5 Hồn thiện cơng tác giám sát Giám sát đóng vai trị quan trọng việc trì hữu hiệu hệ thống KSNB qua giai đoạn phát triển khác Tuy nhiên, Công ty chưa thật tạo điều kiện để nhân viên phịng ban giám sát lẫn nhau, sai sót khơng báo cáo lên cấp cách kịp thời Các cá nhân, phòng ban nên tự quan sát, kiểm tra quy trình Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 1+2/2020 hoạt động phận dễ phát biến động bất thường, phối hợp với Ban giám đốc nhận dạng rủi ro ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu công ty Đồng thời, nhân viên học hỏi kinh nghiệm lẫn để nâng cao nghiệp vụ kỹ Tăng cường cơng khai, minh bạch đánh giá kết hoạt động, có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, quy định phải phổ biến rộng rãi đến toàn nhân viên Cương xử lý trường hợp khơng hồn thành nhiệm vụ, gian lận, gây ảnh hưởng đến hoạt động, uy tín Công ty Giám sát việc thực mục tiêu, ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro Mọi nhân viên cần ý thức tầm quan trọng hoạt động KSNB, tham gia thực đầy đủ quy trình KSNB Định kỳ, Cơng ty tổ chức họp để Ban lãnh đạo phân tích, đánh giá tính hữu hiệu hiệu quy trình KSNB, từ đưa giải pháp cải thiện phương hướng điều chỉnh phù hợp. Tài liệu tham khảo [1] Nguyễn Thị Lan Anh (2013), Hoàn thiện hệ thống KSNB Tập đồn Hóa chất Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân [2] Nguyễn Thị Hồng Thuý (2010), Tổ chức Kiểm tốn nội Tập đồn kinh tế Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân [3] Nguyễn Thu Hoài (2011), Hoàn thiện hệ thống KSNB DN sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài [4] Bùi Thị Minh Hải (2012), Hồn thiện hệ thống KSNB DN may mặc Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Hà Nội [5] Khoa Kế toán – Kiểm toán Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh (2007), Kiểm tốn, NXB Lao động Xã hội ... thủ tục kiểm sốt hoạt động thành viên cơng ty phù hợp với quy định pháp luật đặc điểm đơn vị 3.2 Giải pháp hoàn thiện 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt - Mơi trường kiểm soát thành phần quan... hưởng có ý nghĩa định đến thành phần khác hệ thống kiểm soát nội Để phục vụ cho phát triền bền vững, Công ty cần nâng cao lực, trực đạo đức cán bộ, cơng nhân viên để góp phần hạn chế, ngăn chặn... (2011), Hoàn thiện hệ thống KSNB DN sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài [4] Bùi Thị Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống KSNB