Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty viễn thông hà nội
Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 9 và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, ”Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. * Phương pháp hạch toán: - Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên(bao gồm tiền lưong, tiền công, phụ cấp khu vực, chứcvụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6271-Chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý.phân xưởng. Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả. - Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 (hoặc TK 335) Nợ TK 641, 642, 627 Có TK 334 -Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương): Việc thanh toán thù lao(tiền công, tiền lương) cho người lao động được khái quát bằng sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau: Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 10 SƠ ĐỒ HẠCH TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ THANH TỐN VỚI CƠNG NHÂN VIÊN : Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lương phải trả CNV TK 335 TK 111, 112 TL nghỉ phép thực Trích trước TL nghỉ tế phải trả CNV phép của CNSX Chi trả TL, thưởng, BHXH, các khoản khác của CNV TK 4311, 4312 Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó khăn phải trả CNV TK 3388 TK 3383 Chi trả TL cho TL của người đi người đi vắng vắng chưa về BHXH phải trả CNV II. TỔ CHỨC HẠCH TỐN BHXH, BHYT, KPCĐ: 1. Khái niệm, nhiệm vụ hạch tốn BHXH, BHYT, KPCĐ: Mọi người lao động đều quan tâm đến tiền lương và thu nhập mà họ được người sử dụng lao động trả cho. Tuy nhiên, ngồi tiền lương trả cho thời gian làm việc còn có những quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của người lao động: đó là bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn mà thường được gọi chung là các khoản trích theo lương. TK 622, 627,641, 642TK 3383, 3384, 333, 138, 141 TK 334 Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 11 Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và việc hạch toán sử dụng các quỹ đó. Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho người lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp họ mất khả năng lao động. Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những người lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh. Quỹ kinh phí công đoàn dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp. Các quỹ trên được trích lập theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có một tỷ lệ phần trăm đóng góp của người lao động. 2. Sự hình thành và sử dụng qũy BHXH, BHYT, KPCĐ: Qũy BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số qũy tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được vào lương tháng.Qũy BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Qũy này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý Qũy BHYT được sử dụng đẻ thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Qũy này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đo 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số qũy tiền lương, tiền công và phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 12 cho người lao động-kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%. 3. Nội dung hạch toán: Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán ttưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động. Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338: ”Phải trả và phải nộp khác": Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trước của khách hàng …Kết cầu của TK này như sau: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các qũy. - Các khoảnđã chi về kinh phí công đoàn. - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ. Bên Có: -Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định. - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. - Các khoản đã trả, đã nộp hay thu hộ. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại. Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 13 Dư Nợ(nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện bằng sơ đồ đối ứng tài khoán sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chí phí SXKD theo quy định Chi tiêu kinh phí CĐ tại doanh nghiệp TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào TL của người lao động TK 334 Chi trả BHXH cho BHXH phải trả người lao động cho CNV BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau khiđóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không đượt vượt quá 30% số còn lại. TK 622, 627,641, 642TK 111, 112 TK 3382 ÷ 3384 Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 14 III. HẠCH TỐN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG: Ngồi chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ qũy khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến…) Ngồi ra, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ cấp cho người lao động có hồn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ qũy khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ qũy phúc lợi phải trả cơng nhân viên, kế tốn ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 4311(thưởng thi đua) Nợ TK 4312(trợ cấp khó khăn) Có TK 334 Khi thanh tốn tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho cơng nhân viên kế tốn ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 IV. CHỨNG TỪ , SỔ SÁCH DÙNG ĐỂ HẠCH TỐN TIỀN LƯƠNG, BHXH, BHYT, KPCĐ: 1. Chứng từ dùng để hạch tốn: Cũng giống như việc hạch tốn mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch tốn tiền lương u cầu phải có chứng từ kế tốn lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định. Những chứng từ ban đầu trong hạch tốn tiền lương là cơ sở để tính tốn tiền lương và chi trả lương cho cơng nhân viên. Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 15 Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động và tiền lương bao gồm các loại sau đây: a. Bảng chấm công Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH . của người lao động để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng . cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Cuối tháng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH . được chuyển về bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34, 35, 36. Bảng chấm công được lưu tại Phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. b. Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ nhóm . ) tương ứng với bảng chấm công. Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như : bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào chứng từ liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng (ban) kế toán. Trường Đại học KTQD Phạm Thị Hà - Lớp KT9B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 16 c. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng để xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm . của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định. Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính BHXH vào các cột 1, 2, 3, 4 mặt sau của phiếu. d. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp trên. Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban bảo hiểm xã hội của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. e. Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán. Bảng thanh toán tiền thưởng chủ yếu dùng trong các trường hợp thưởng theo lương không dùng trong các trường hợp thưởng đột xuất, thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu . f. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành cuả đơn vị hoặc cá nhân người lao động. Làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này do người giao việc lập thành 2 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động. Trước khi chuyển đến kế toán tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt. . CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 (hoặc TK 335) Nợ TK 641, 6 42, 627 Có TK 334 -Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương) : Việc thanh toán. thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương