Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 032014BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014) MODULE 04: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN (IU04) Bài 1: Kiến thức cơ bản về bảng tính 1.1. Khái niệm bảng tính 1.1.1. Hiểu khái niệm và công dụng của bảng tính Bảng tính: Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng. Với các chức năng chính như sau: (i) Biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng; (ii) Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào; (iii) Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ; (iv) Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu; (v) Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Thay đổi tính toán và lưu trữ kết quả: Bảng tính giúp thực hiện việc tính toán trên số liệu. Sai sót tính toán có thể được sửa chữa dễ dàng thông qua việc thay đổi các công thức tính toán, không như máy tính bạn phải tính lại từ đầu. Hơn nữa máy tính không có khả năng lưu trữ kết quả lâu dài như bảng tính. Ý nghĩa sử dụng bảng tính: Excel được gọi là ứng dụng bảng tính vì nó trình
Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 03/2014/BTTTT ngày 11 tháng năm 2014) MODULE 04: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN (IU04) Bài 1: Kiến thức bảng tính 1.1 1.1.1 Khái niệm bảng tính Hiểu khái niệm cơng dụng bảng tính Bảng tính: Bảng tính tên gọi chung cho phần mềm xử lý thơng tin trình bày dạng bảng Với chức sau: (i) Biểu diễn liệu dạng bảng; (ii) Tính tốn tự động dựa cơng thức cho người dùng nhập vào; (iii) Biểu diễn số liệu dạng đồ thị, biểu đồ; (iv) Sắp xếp sàng lọc liệu; (v) Tổng hợp liệu từ nhiều nguồn Thay đổi tính tốn lưu trữ kết quả: Bảng tính giúp thực việc tính tốn số liệu Sai sót tính tốn sửa chữa dễ dàng thơng qua việc thay đổi cơng thức tính tốn, khơng máy tính bạn phải tính lại từ đầu Hơn máy tính khơng có khả lưu trữ kết lâu dài bảng tính Ý nghĩa sử dụng bảng tính: Excel gọi ứng dụng bảng tính trình bày liệu dạng bảng Bảng cho phép nhập số, thực tính tốn, sinh biểu đồ tương ứng với số liệu Hình minh họa biểu đồ sinh dựa số liệu bảng tính Lưu trữ xử lý thông tin dạng bảng: Bảng cách thức lưu trữ/mô tả thông tin thông dụng: (i) Không bị lặp lại; (ii) Dễ theo dõi; (iii) Dễ tính tốn Cách thức tổ chức thơng tin: Trong chương trình bảng tính, thơng tin biểu diễn dạng kiểu liệu thơng thường, ví dụ: kiểu text, kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu logic…Các thông tin lưu trữ dạng trường liệu (field) Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Mỗi đối tượng lưu trữ gọi ghi (record) chứa thuộc tính đối tượng đó, thuộc tính lưu trữ trường Ứng dụng bảng tính: Hiện bảng tính ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực, ngành nghề cụ thể: (i) Các công việc văn phòng, hành chính; (ii) Các cơng việc kế tốn; (iii) Cơng việc quản lý; (iv) Cơng việc phân tích thiết kế; vv 1.1.2 Xây dựng ứng dụng bảng tính thơng thường Việc xây dựng bảng tính, sử dụng tính để thực cơng việc thu thập, tính tốn, xử lý, lưu trữ liệu thực theo bước sau: Nhập biên tập liệu, công thức vào bảng: Các phần mềm, ứng dụng bảng tính cung cấp cho người sử dụng công cụ dùng để nhập biên tập liệu Các số liệu thông thường có nhiều dạng kiểu Để đạt hiệu cao công việc, trước nhập liệu để tính tốn xử lý đòi hỏi liệu phải có tính đắn, Tính tốn liệu cách áp dụng phép tính, biểu thức, hàm: Excel phần mềm ứng dụng bảng tính khác cung cấp hàm (function) dùng để tính tốn số liệu thành kết qua số phép tính cụ thể (sum, average, max, min…) Để xây dựng công thức, biểu thức, ứng dụng cung cấp phép tính thơng dụng như: +, - , *, /, ^… cho phép người dùng xử lý tính tốn Biểu diễn trực quan liệu dạng biểu đồ: biểu diễn liệu biểu đồ hình thức biểu diễn trực quan có ý nghĩa lớn việc theo dõi, phân tích xử lý thơng tin Biểu đồ cho nhìn tổng quan, chi tiết vấn đề theo dõi phân tích Do đó, ứng dụng bảng tính cung cấp cho cơng cụ chuyển đổi từ bảng tính sang dạng biểu đồ Ứng dụng cao cấp: Ngoài ứng dụng cung cấp cho người dùng cơng cụ cao cấp để phân tích, dự báo liệu, đặc biệt Excel có cơng cụ dùng để tính tốn giải tốn tối ưu, tốn vận tải Đây cơng cụ hữu ích việc tính tốn, xử lý liệu In, phân phối lưu trữ bảng tính: Đây phần cơng việc cuối q trình thu thập, phân tích, xử lý phân phối kết Các ứng dụng cung cấp công cụ phù hợp cho thao tác in ấn, phân phối lưu trữ liệu 1.2 1.2.1 Phần mềm bảng tính Một số phần mềm bảng tính khác LibreOffice Calc: LibreOffice phần mềm văn phòng tồn diện, suất chất lượng chuyên nghiệp tải cài đặt tự Có nhiều người hài lòng sử dụng LibreOffice tồn giới, dịch sang 30 ngơn ngữ cho Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT tất hệ điều hành, bao gồm Microsoft Windows, Mac OS X GNU/Linux (Debian, Ubuntu, Fedora, Mandriva, OpenSUSE, ) OpenOffice Calc: phần mềm văn phòng mã nguồn mở hàng đầu nay, hồn tồn thay MS Office OpenOffice đề án phần mềm nguồn mở với mục đích qua đóng góp cộng đồng người viết phần mềm, soạn thảo chương trình ứng dụng văn phòng hoạt động với tất hệ điều hành phổ biến khai thác chức tài liệu thông qua thành phần mở dựa thư viện nguồn API dạng hồ sơ XML Microsoft Excel: Microsoft Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft thiết kế để giúp ghi lại, trình bày thơng tin xử lý dạng bảng, thực tính toán xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dòng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người dùng Trong khuôn khổ module này, tập trung vào nghiên cứu trao đổi tính công cụ chủ yếu ứng dụng bảng tính Microsoft Excel phiên 2010 ứng dung cơng cụ văn phòng Office 1.2.2 Thành phần tạo nên bảng tính Excel Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 1.2.3 Chức phần mềm bảng tính Excel Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: (i) Tính tốn đại số, phân tích liệu; (ii) Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách; (iii) Truy cập nguồn liệu khác nhau; (iv) Vẽ đồ thị sơ đồ; (v) Tự động hóa cơng việc macro; (vi) Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Bài 2: Sử dụng phần mềm bảng tính Excel 2.1 2.1.1 Làm việc với phần mềm bảng tính Excel Mở phần mềm bảng tính Excel Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Chúng ta thường sử dụng hai cách mở bảng tính là: mở trực tiếp gián tiếp Tại cửa sổ quản lý tệp tin, chạy trực tiếp tệp tin bảng tính khởi động chương trình MS-Excel trước, sau mở file (open) từ hệ thống menu ứng dụng Hai cách mở tương đương, tùy thuộc tiện lợi, yêu cầu người sử dụng Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh tích vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh 2.1.2 Các thành phần giao diện (màn hình làm việc) Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,…; Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …; Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn; Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn Excel; Data: Các nút lệnh thao liệu ngồi Excel, danh sách, phân tích liệu,…; Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính; View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, …; Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon; AddIns: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu): Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn 2.1.3 Thiết đặt để mở lưu bảng tính chọn thư mục mặc định, tên tệp mặc định, định dạng mặc định Sử dụng chức trợ giúp phần mềm Thiết lập mở lưu bảng tính: Thơng thường, sau cài đặt chưa thiết lập quy định lưu theo yêu cầu Excel thiết lập hình đây: Save files in this format: Trong Excel cho phép lưu lại với nhiều định dạng khác tùy theo công việc Tuy nhiên, mặc định Excel 2007 trở lên *.docx Bạn chọn kiểu định dạng mặc định tùy ý box Save AutoRecover information every: Cho phép bạn thiết lập thời gian Excel tự động lưu lại thông tin thay đổi bạn tránh trường hợp liệu trình làm việc Mặc định 10 phút, bạn có đặt thời gian ngắn dài Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Keep the last autosaved version if I close without saving: Hệ thống lưu lại cập nhật bạn bạn thoát khỏi mà không lưu đột ngột điện, lỗi hệ thống dẫn đến bị trục trặc phần mềm AutoRecover file location: thư mục (vị trí) để lưu cập nhật mà hệ thống tự động ghi lại Bạn thay cách gõ đường dẫn thư mục bạn muôn lưu thay cho thư mục mặc định Defaut file location: tất ứng dụng Microsoft Office thông thường lưu mặc định thư mục Documents Bạn thay thư mục để tiện cho việc sử dụng quản lý, thay đường dẫn đường dẫn bạn, sau nhấn OK để đóng cửa sổ lưu lại thiết lập Sử dụng chức trợ giúp: Trong Excel có cách để sử dụng cơng cụ trợ giúp (C1) nhấn phím F1; (C2) nhấn vào biểu tượng có dấu ? góc bên phải hình Cửa sổ trợ giúp bật sẵn sàng trợ giúp với từ khóa bạn đưa vào Trong hộp Search, bạn nhập vào từ khóa bạn muốn phần mềm trợp giúp Về nguyên tắc, từ khóa bạn đưa vào xác gần với thư viện trợ giúp kết mà phần mềm đưa xác Nếu từ khóa khơng tốt, bạn phải tìm kiếm trợ giúp mong muốn nhiều nội dung mà trợ giúp đưa Giả sử muốn hướng dẫn sử dụng hàm Average ta gõ từ khóa vào search, Excel thị tất có thư viện trợ giúp có liên quan đến từ khóa Average 2.2 2.2.1 Làm việc với bảng tính Excel Biết mở, đóng, xếp bảng tính Mở bảng tính: Cũng ứng dụng khác Microsoft Office, để mở ứng dụng bảng tính Excel thực bước sau: (b1) Từ hình (Desktop) Windows nhấp chuột nút Start; (b2) Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại; (b3) Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Đóng bảng tính: Nhấp chuột vào nút góc bên phải để khỏi Excel Hoặc Excel cách nhấn nút Office chọn Exit Excel Lưu ý: khỏi Excel, cập nhật chưa lưu lại Excel hỏi trước thoát hẳn Nên lưu ý thông báo Excel tránh việc mát liệu Sắp xếp bảng tính: Window7 hệ điều hành đa nhiệm Excel cho phép người dùng mở nhiều bảng tính lúc (hình minh họa) Chúng ta xếp để làm việc với bảng tính cho hợp lý Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 2.2.2 - Tiled: Xếp cạnh - Horizontal: Xếp theo chiều ngang - Vertical: Xếp theo chều dọc - Cascade: Xếp chồng lên Phóng to, thu nhỏ xem bảng tính Thu nhỏ cửa sổ Excel: Thao tác thực cửa sổ mở to Nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Taskbar Windows bên cạnh nút Start Phóng to cửa sổ Excel: Thao tác thực cửa sổ bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn Excel Taskbar bên phía hình 2.2.3 Tạo bảng tính mới, kiểu tệp dùng để lưu bảng tính Tạo bảng tính mới: Trong Excel cho phép tạo bảng tính theo hai cách sau: (i) tab File New Blank Workbook Creat; (ii) nhấn tổ hợp phím Ctrl +N Các định dạng lưu bảng tính: Cũng Excel 2007, Excel 2010 có phần mở rộng xlsx Do đó, mặc định bảng tính ghi có phần mở rộng *.xlsx Tuy nhiên, Excel cho phép lưu số kiểu khác như: (i) XLS: Lưu định dạng Excel cho phiên cũ 97-2003; (ii) PDF: Lưu định dạng file PDF; (iii) XLTX: định dạng template Excel; HTM, HTML: định dạng web; vv 2.2.4 Lưu bảng tính Cũng Word, Excel cho phép kiểu lưu bảng tính: Save Save As Với kiểu lưu bảng tính lần có tác dụng Chúng ta cần rõ tên bảng tính cần lưu thư mục cần lưu muốn (nếu không lưu vào thư mục mặc định) Tuy nhiên, lần lưu từ thứ trở Save mang ý nghĩa cập nhật thay đổi bảng tính Nhưng Save As khác, hành động Save As lần nhau, tức thay đổi tên thư mục cần lưu bảng tính 2.2.5 Chuyển từ bảng tính mở sang bảng tính mở khác Khi mở nhiều bảng tính để làm việc lúc Excel cung cấp cho ta cơng cụ để di chuyển bảng tính Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Tab Nên nhớ bạn nhấn Alt + Tab di chuyển sang ứng dụng khác bạn mở, chẳng hạn: Word, Internet Explorer, vv Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Bài 3: Thao tác (ơ tính) 3.1 3.1.1 Nhập liệu vào Ơ (cell) Khái niệm: Ơ phần tử trang tính chứa phần tử liệu Các liệu ô định dạng kiểu định (text, number, date, …) Ở chế độ mặc định, Excel gán cho ô kiểu general, bạn nhập liệu vào Excel tự nhận biết kiểu liệu cho bạn Excel có quy định nhỏ kiểu text liệu lề trái ô, kiểu number, date lề phải ô Địa ô: ô xác định địa Khi làm việc, bạn cần tham vấn tơi địa ô, Excel lấy giá trị qua địa tham chiếu mà bạn yêu cầu Địa ô ba dạng: Địa tuyệt đối ($A$1); Địa tương đối (A1); Địa ô hỗn hợp (;$A1; A$1) 3.1.2 Kiểu liệu bảng tính Để thay đổi xác định kiểu liệu ô, vùng (định dạng liệu) Chọn ô vùng nhấn chuột phải chọn Format Cells… tab Number categoty kiểu liệu Excel Có thể chọn định dạng theo yêu cầu: Kiểu General: Định dạng mặc định (có thể số kí tự…) trường hợp bạn chưa chọn kiểu định dạng Excel mặc định General; Kiểu Number: Định dạng kiểu số; Kiểu Currency: Định dạng kiểu tiền tệ Giống định dạng Number có điều khác biệt định dạng cho phép thêm đơn vị tiền tệ vào bên trái giá trị, ví dụ $ ; Accounting: Tương tự định dạng Currency khác biệt đơn vị tiền tệ thẳng lề với nhau; Date: Định dạng ngày tháng; Time: Cho phép người dùng nhập thời gian theo nhiều định dạng khác Bạn chọn định dạng hiển thị thời gian mục Type.; Percentage: Định dạng phần trăm, bạn lựa chọn số chữ số thập phân hiển thị mục Decimal Places Với định dạng ln có dấu "%" kèm sau số; Fraction: Định dạng phân số cho phép người dùng chọn kiểu định dạng để hiển thị mục Type Excel cung cấp nhiều cách hiển thị; Scientific: Hiển thị số dạng số mũ Ví dụ: 2.00E+0.5=200.000; 2.05E+0.5 = 205.000 Bạn lựa chọn số chữ số hiển thị sau dấu chấm thị mục Decimal Places Ví dụ: chọn giá trị kết 6.8E + 03; Text: Định dạng kiểu văn Chú ý vùng liệu khơng thể thao tác tính tốn bạn nhìn chúng số; Special: Các kiểu định dạng đặc biệt số điện thoại Lựa chọn kiểu hiển thị mục Type, có kiểu lựa chọn; Custom: Định dạng người dùng tự định nghĩa dựa vào định dạng có sẵn Ví dụ dựa vào định dạng "m/d/yyyy" có định dạng " Tháng m Ngày d Năm yyy" cách bạn nhập vào mục Type 3.1.3 Chọn (đánh dấu) ơ, vùng, tồn trang tính Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Chọn ô: Chọn ô nhấn chuột, di chuyển tổ hợp phím mũi tên Tab vào (đến) đó; Chọn vùng: Nếu dùng chuột, trước tiên dùng chuột di chuyển ô hành đến góc bên trái vùng cần chọn, sau giữ trái chuột kéo xuống qua phải đến vị trí cuối vùng thả chuột Nếu dùng phím sau chọn bạn giữ phím Shift di chuyển tổ hợp phím mũi tên đến cuối vùng thả phím (Cũng làm ngược lại chọn ô cuối vùng trước kéo chọn đến ô đầu tiên) Nếu ô vùng không liền nhau, phối hợp thao tác giữ phím Ctrl; Chọn tồn trang tính: Khi muốn chọn sheet hành nhấn Ctrl+A, muốn chọn workbook (nghĩa chọn tất sheet) nhấp phải chuột lên Sheet tab chọn Select All Sheets 3.1.4 Nhập nội dung (số, ngày tháng, văn bản) vào ô Nếu chắn nội dung kiểu liệu cho ơ, vùng đó, chọn (vùng) nhấn chuột phải Format Cells Định dạng theo liệu yêu cầu Nếu không chắn, bạn nhập liệu bình thường, Excel mặc định liệu bạn kiểu General 3.1.5 Hủy kết vừa làm (undo), lấy lại kết vừa làm (redo) Undo thay đổi: Có thể làm ngược lại hầu hết hành động excel cách sử dụng lệnh Undo Redo thay đổi: Cũng làm lại hành động làm với lênh undo excel cách sử dụng lệnh Redo 3.2 Biên tập nội dung, xếp thứ tự 3.2.1 Xóa, sửa đổi nội dung Để xóa nội dung ơ, bạn cần chọn nhấn Delete Để sửa nội dung ô, muốn thay đổi tồn nội dung đó, xóa nội dung cũ nhập nội dung Nếu bạn muốn sửa phần, bạn sử dụng cách sau: (i) nhấp đúp chuột vào ô cần sửa; (ii) chọn cần sửa nhấn F2 3.2.2 Tìm thay ô theo nội dung Hộp thoại Find & Replace Excel 2010: Truy cập vào Find & Replace, chọn Home Find & Select Find nhấn phím Ctrl + F tìm kiếm Nếu bạn muốn thay thế, chọn Home Find & Select Replace nhấn phím Ctrl + H Tìm hiểu tùy chọn: tùy chọn hộp thoại Find có nghĩa sau: - Within: Xác định rõ tìm kiếm Sheet Workbook Search By: Xác định tìm kiếm hàng hay cột Look In: Nếu bạn muốn tìm kiếm đoạn trích cơng thức Match Case: Nếu bạn muốn kết nối kiểu từ chữ hoa hay chữ thường Module 4: Sử dụng bảng tính Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 3.2.3 - Match Entire Cell Content: Nếu bạn muốn kết nối xác từ với Sắp xếp Sắp xếp liệu Excel xếp lại hàng dựa nội dung cột cụ thể Có thể muốn xếp lại sheet theo thứ tự sheet chữ 3.3 3.3.1 Sao chép, di chuyển nội dung ô Sao chép, cắt, dán MS Excel cung cấp nhiều cách khác để chép dán Sao chép dán Excel 2010: Chọn ô mà bạn muốn chép Chọn Copy sau nhấn chuột phải nhấn Ctrl+C Chọn ô mà bạn muốn dán nội dung chép Nhấn chuột phải chọn Paste nhấn Ctrl+V Trong trường hợp này, MS Excel chép tất nội dung giá trị, cơng thức tốn, lời bình… MS Excel ghi đè nội dung bạn chép lên ô bạn muốn dán Nếu bạn muốn làm lại, nhấn Ctrl+Z Copy Paste sử dụng Office Clipboard Excel 2010: Khi bạn chép MS Excel, đặt nội dung chép vào Window and Office Clipboard Bạn quan sát cách chọn Home, chọn Clipboard Chọn ô bạn muốn dán, nhấn vào Paste để dán nội dung Copy Paste theo cách đặc biệt Excel 2010: Bạn khơng chép tất thứ ơ, ví dụ bạn muốn chép giá trị định dạng ô Chọn tùy chọn Paste Special 3.3.2 Sử dụng công cụ tự động điền nội dung (autofill), công cụ chép (copy) để tự động sinh dãy số Chức tự động điền Excel giúp bạn chép giá trị xuống điền chuỗi số giá trị văn Đây phần thay tuỳ chọn Autofill Chức hiển thị hình vng nhỏ nằm góc phải bên vùng liệu chọn (fill handle) 3.3.3 Di chuyển nội dung ơ, nhiều bên trang tính, từ trang tính sang trang tính khác, từ bảng tính sang bảng tính khác Di chuyển trang tính: Khi muốn di chuyển liệu từ đến ô khác, chẳng hạn nội dung A1 đến ô D3, ô D3 ta cần gõ =A1 Khi muốn di chuyển nhiều ô, di chuyển ô sử dụng phương pháp chép cơng thức để hồn thành thao tác Di chuyển từ trang tính sang trang tính khác: Khi muốn di chuyển liệu từ ô trang tính đến trang tính khác, chẳng hạn nội Module 4: Sử dụng bảng tính 10 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT - Cú pháp: SUM (number1, number2, …) Tham số: number1, number2, …: giá trị số Ví dụ: sum(1,2,3,4,5,6,7,8,9) trả kết 45 Hàm SUMIF: - Cơng dụng: Tính tổng giá trị mảng theo điều kiện Cú pháp: SUMIF (range, criteria1) Tham số: range: vùng xét điều kiện; criteria: giá trị để so sánh với giá trị vùng điều kiện; [sum_rang]: vùng tính tổng Ví dụ: Tính tổng giá trị thành tiền Ciment Hà Tiên; =SUMIF(B25:B36,”Ciment Hà Tiên”,F25:F36) trả kết 2169540000 Hàm COUNTIF: - Công dụng: Đếm số ô thỏa điều kiện cho trước bên dãy Cú pháp: COUNTIF(range, criteria) Tham số: range: vùng xét điều kiện: criteria: giá trị điều kiện Ví dụ: Đếm đơn hàng có Số Lượng >2000; =COUNTIF(D25:D36,”>2000″)trả kết 10 Ý nghĩa cách sử dụng hàm luận lý 5.2.2 Hàm IF: - Chức năng: Trả giá trị điều kiện có giá trị TRUE, giá trị khác điều kiện có giá trị FALSE Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) Tham số: logical_text: Biếu thức giá trị hay cơng thức trả true hoăc false; value_if_true: Giá trị trả biếu thức hay giá trị tham số logical_text true; value_if_false: Giá trị trả biếu thức hay giá trị tham số logical_text false Hàm AND: - Chức năng: Trả giá trị TRUE tất đối số đúng; trả giá trị FALSE có hay nhiều đối số sai Cú pháp: AND(logical1, [logical2], …) Tham số: logical: có từ đến 255 biểu thức xét xem (True) hay sai (False) Hàm OR: - Chức năng: Trả giá trị TRUE có hay nhiều đối số đúng; trả giá trị FALSE tất đối số sai Module 4: Sử dụng bảng tính 16 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT - Cú pháp: OR(Logical1, [logical2], …) Tham số: logical: có từ đến 255 biểu thức xét xem (True) hay sai (False) Hàm NOT: 5.2.3 Chức năng: Kết TRUE biểu thức logic FALSE ngược lại Cú pháp: NOT(logical) Tham số: logical: có từ đến 255 biểu thức xét xem (True) hay sai (False) Ý nghĩa cách sử dụng hàm thời gian, ngày tháng Hàm TODAY: - Công dụng: trả ngày máy tính Cú pháp: Today () Tham số: khơng có tham số Hàm NOW: - Công dụng: trả ngày máy tính Cú pháp: NOW() Tham số: khơng có tham số Hàm DATE: - Công dụng: nhập vào ngày tháng năm theo định dạng máy tính Cú pháp: DATE(year, month, day) Tham số: Year: nhập số năm; Month: nhập số tháng; Day: nhập số ngày Ví dụ: DATE(2016,9,10) trả kết 10/9/2016 Hàm DAY: - Công dụng: trả ngày tháng (1-31) Cú pháp: DAY(serial_number) Tham số: serial_number: giá trị ngày tháng năm Ví dụ: DAY(42623) trả kết 10 Hàm MONTH: - Công dụng: trả tháng năm (1-12) Cú pháp: MONTH(serial_number) Tham số: serial_number: giá trị ngày tháng năm Ví dụ: MONTH(DATE(2016,9,10) trả kết 9; MONTH(42623) trả kết Hàm YEAR: Module 4: Sử dụng bảng tính 17 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 5.2.4 Công dụng: trả năm Cú pháp: DAY(serial_number) Tham số: serial_number: giá trị ngày tháng năm Ví dụ: YEAR(DATE(2016,9,10) trả kết 2016; YEAR(42623) trả kết 2016 Ý nghĩa cách sử dụng hàm văn Hàm UPPER: - Chức năng: Chuyển chuỗi viết thường thành viết hoa Cú pháp: UPPER(Text) Tham số: Text: chuỗi muốn chuyển Ví dụ: UPPER(“abcd”) trả kết ABCD Hàm LOWER: - Chức năng: Chuyển chuỗi viết hoa thành viết thường Cú pháp: LOWER(Text) Tham số: Text: chuỗi muốn chuyển Ví dụ: LOWER(“ABCD”) trả kết abcd Hàm TRIM: - Chức năng: Cắt bỏ khoảng trắng thừa chuỗi Cú pháp: TRIM(Text) Tham số: Text: chuỗi Ví dụ: TRIM(“ A B C “) trả kết A B C Hàm LEFT: - Chức năng: Cắt trả chuỗi ký tự bên trái chuỗi Cú pháp: LEFT(Text,[num_chars]) Tham số: Text: chuỗi; num_chars: số ký tự muốn cắt từ bên trái Ví dụ: LEFT(“ABCD”,2) trả kết AB Hàm MID: - Chức năng: Cắt trả chuỗi ký tự chuỗi Cú pháp: MID(Text, start_num, num_chars) Tham số: Text: chuỗi; Start_num: Số vị trí bắt đầu cắt; Num_chars: Số ký tự muốn cắt start_num Ví dụ: MID(“ABCD”,2,1) trả kết B Hàm RIGHT: - Chức năng: Cắt trả chuỗi ký tự bên phải chuỗi Module 4: Sử dụng bảng tính 18 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT - Cú pháp: RIGHT(Text,[num_chars]) Tham số: Text: chuỗi; Num_chars: Số ký tự muốn cắt từ bên phải Ví dụ: RIGHT(“ABCD”,2) trả kết CD Hàm LEN: - Chức năng: Trả tổng số độ dài chuỗi Cú pháp: LEN(Text) Tham số:Text: chuỗi muốn đếm số ký tự Ví dụ: LEN(“ABCD”) trả kết Hàm FIND: - Chức năng: Trả số vị trí bắt đầu chuỗi cần tìm có phân biệt chữ hoa chữ thường Cú pháp: FIND(Find_text, within_text, [start_num]) Tham số: Find_text: chuỗi cần tìm; Within_text: chuỗi; Start_num: Bắt đầu tìm từ vị trí từ bên trái chuỗi trở Ví dụ: FIND(“e”,”MS Excel”,1) trả kết Hàm VALUE: - Chức năng: Chuyển số chuỗi thành số value Cú pháp: VALUE(Text) Tham số: Text: số kiểu chuỗi Ví dụ: VALUE(“4”) trả kết Hàm TEXT: 5.2.5 Chức năng: Chuyển số thành dạng chuỗi theo định dạng định Cú pháp: Text(value, format_text) Tham số: Value: Giá trị; Format_text: Kiểu định dạng Ví dụ: Text(“123000”,”#,## [$VNĐ]”) trả kết 123,000 VNĐ Ý nghĩa cách sử dụng hàm toán học lượng giác Hàm ABS: - Công dụng: trả giá trị tuyệt đối số Cú pháp: ABS(number) Tham số: Number: số cần tính Ví dụ: ABS(-33) trả kết 33 ; ABS(33) trả kết 33 Hàm SQRT: - Cơng dụng: Tính bậc hai số Cú pháp: SQRT(number) Module 4: Sử dụng bảng tính 19 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT - Tham số: Number: số cần tính Ví dụ: =SQRT(25) trả kết Hàm POWER: - Cơng dụng: Tính lũy thừa Cú pháp: POWER(number,power) Tham số: Number: số sở (số thực); Power: số mũ Ví dụ: =POWER(2,3) trả kết Hàm ROUND: - Cơng dụng: Làm tròn số thập phân đến n chữ số sau dấu phẩy Cú pháp: ROUND(number, num_digits) Tham số: Number: số cần làm tròn; num_digits: số chữ số thập phân muốn làm tròn Ví dụ: làm tròn khơng lấy chữ số thập phân =ROUND(123.456,0) trả kết 123 Hàm MOD: - Công dụng: Trả phần dư phép chia số Cú pháp: MOD(number,divisor) Tham số: Number: số bị chia; Divisor: số chia Ví dụ: =MOD(20,3) trả kết Hàm INT: - Công dụng: lấy phần nguyên số thực Cú pháp: INT(number) Tham số: Number: số thực muốn lấy phần nguyên Ví dụ: =INT(123.456) trả kết 123 Hàm ODD: - Công dụng: Làm tròn lên đến giá trị số nguyên lẻ gần Cú pháp: ODD(number) Tham số: Number: giá trị cần làm tròn Ví dụ: =ODD(122) 123 ; =ODD(123) trả kết 123 Hàm RAND: 5.2.6 Công dụng: Trả số ngẫu nhiên Cú pháp: RAND() Tham số: khơng có tham số Ý nghĩa cách sử dụng hàm dò tìm tham chiếu Module 4: Sử dụng bảng tính 20 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Hàm LOOKUP: - Chức năng: trả giá trị từ vùng liệu gồm cột hàng, từ mảng Cú pháp:LOOKUP(lookup_value, array) Tham số: lookup_value: giá trị cần tìm kiếm mảng, lookup_value số, văn bản, giá trị logic, tên tham chiếu tới giá trị; array: vùng tìm kiếm bao gồm có chứa văn bản, số giá trị logic mà bạn muốn tìm lookup_value Hàm VLOOKUP: - - Chức năng: Dò tìm hàng (row) chứa giá trị cần tìm cột (bên trái) bảng liệu, tìm thấy, tìm tiếp hàng này, lấy giá trị cột định trước Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Tham số:Lookup_value: Giá trị dò; Table_array: Bảng dò (dạng cột); Col_index_num: Cột cần tìm; Range_lookup: Kiểu dò (True-False) Hàm HLOOKUP: - - Chức năng: Dò tìm cột (column) chứa giá trị cần tìm hàng (trên cùng) bảng liệu, tìm thấy, tìm tiếp cột này, lấy giá trị hàng định trước Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Tham số: Lookup_value: Giá trị dò; Table_array: Bảng dò (dạng cột); Row_index_num: Dòng cần tìm; Range_lookup: Kiểu dò (True-False) Bài 6: Định dạng ô, dãy ô 6.1 Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ Đã trình bày phần 6.2 6.2.1 Văn Thay đổi định dạng phông chữ (cỡ chữ, kiểu chữ), kiểu hiển thị (đậm, nghiêng, gạch dưới, gạch hai lần) Nhấn chuột phải vào ô, chọn Format cells, chọn Font tab Nhấn Ctrl+1 Shift+Ctrl+F Module 4: Sử dụng bảng tính 21 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 6.2.2 - Đổi thay đổi phông chữ chọn danh sách Font - Để thay đổi kiểu chữ chọn danh sách Font Style (Ctrl +B, Ctrl + I, Ctrl + U, Ctrl +D) - Để thay đổi cỡ chữ chọn Size - Để thay đổi màu nội dung ô chọn box Color Áp dụng màu khác ô Chọn ô vùng cần thay đổi màu Nhấn chuột phải vào ơ, chọn Format cells, chọn Fill tab Sau chọn màu mẫu màu Background Pattern Color 6.2.3 Sao chép định dạng từ ô, dãy ô tới ô khác, dãy ô khác Chọn ô dãy có chứa định dạng cần chép Trong Home tab, nhóm Clipboard nhấn Format Painter Con trỏ chuột chuyển hình dạng chổi sơn, di chuột đến ô dãy ô để chép định dạng 6.3 6.3.1 Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền Áp dụng việc cuộn văn (text wrapping) nội dung ô, dãy ô Nếu có đoạn văn rộng, không vừa so với độ rộng cột bạn muốn phần văn không tràn sang ô khác Bạn sử dụng cơng cụ Wrap Text Shrink to Fit để dàn xếp phần văn 6.3.2 Đặt hướng thể nội dung ô theo chiều ngang, chiều dọc cách điều chỉnh hướng thể nội dung ô Để đặt hướng thể nội dung ô theo chiều ngang, chiều dọc cách điều chỉnh hướng thể nội dung ô Chọn ô cần điều hướng, Home tab, nhóm Alignment, chọn biểu tượng hình vẽ Chọn hướng cần chuyển theo ý muốn Hoặc nhấn chuột phải vào cần chỉnh hướng, menu sổ xuống chọn Format Cells, hộp thoại Format Cells chọn thẻ Alignment, khung Orientation tùy chỉnh độ nghiêng theo ý bạn 6.3.3 Ghép (merge) ô tiêu đề, nội dung ô ghép MS Excel cho phép bạn hợp hai hay nhiều ô lại với Khi bạn hợp ô, bạn không kết hợp nội dung ô Bạn kết hợp nhóm thành mà xuất địa điểm 6.3.4 Thêm đường viền (nét, màu) cho ô, dãy ô Trước tiên chọn ô, dãy ô cần thực thao tác đường viền (nét, màu), nhấn phải chuột chọn Format Cells Hộp thoại Format Cells xuất hiện: - Tạo đường viền, bạn chọn tab Border… chọn nét Style Line, màu Color… Module 4: Sử dụng bảng tính 22 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT - Để định dạng font, cỡ, màu chữ nội dung ô chọn thẻ Font - Để định dạng màu ô chọn thẻ Fill… Bài 7: Biểu đồ Biểu đồ hình ảnh đại diện giá trị số Biểu đồ phần không tách rời sheet Biểu đồ lúc đầu tạo thơ, nhiên năm qua cải thiện đáng kể Excel cung cấp cho bạn nhiều công cụ để tạo nhiều loại biểu đồ đa dạng Dữ liệu hiển thị biểu đồ giúp bạn dễ dàng hiểu rõ ý nghĩa cón số Bởi hình biểu đồ cho phép bạn tổng hợp so sánh đối tượng với cách đơn giản 7.1 Tạo biểu đồ 7.1.1 Các loại biểu đồ Tạo biểu đồ từ liệu bảng tính Các loại biểu đồ: Có nhiều loại biểu đồ có MS Excel hình - Column: Biểu đồ dạng cột thay đổi liệu qua thời gian so sánh mục với - Bar: Biểu đồ bar phiên nằm ngang biểu đồ cột, dùng để so sánh đối tượng với - Pie: Biểu đồ hình tròn cho thấy đóng góp đối tượng vào tổng thể, so sánh chúng với Bạn dùng biểu đồ để nhấn mạnh đối tượng quan trọng liệu - Line: Biểu đồ dạng đường khuynh hướng liệu - Area: Biểu đồ vùng cho thấy thay đổi độ lớn qua thời gian - X Y Scatter: Biểu đồ phân tán (xy) mối quan hệ giá trị số loạt liệu - Stock: Biểu đồ stock (biểu đồ kỹ thuật) thường sử dụng cho liệu giá chứng khốn, sử dụng cho liệu khoa học (như thay đổi nhiệt độ) - Surface: Biểu đồ mặt hữu ích bạn muốn tìm kết nối tối ưu hai liệu Như đồ địa hình, màu sắc mẫu cho thấy khu vực phạm vi hay vùng - Doughnut: Giống dạng biểu đồ tròn, biểu đồ doughnut (bánh rán) mối quan hệ phần tổng thể, nhiên, chứa nhiều sở liệu - Bubble: Biểu đồ bọt liên hệ ba biến Một biến biểu diễn trục X, biến trục Y tương ứng, biến lại kích thước tương đối bọt khí Hộp thoại chuỗi liệu cho biểu đồ bọt có mục nhập để xác định phạm vi liệu cho kích thước bọt khí Module 4: Sử dụng bảng tính 23 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT - Radar: Biểu đồ dùng để so sánh giá trị tập hợp vùng liệu Qua thể thay đổi trước sau trình Tạo biểu đồ: Bạn làm theo bước sau để tạo biểu đồ: 7.1.2 - Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ cho - Chọn Insert Tab chọn biểu đồ chọn nhóm biểu đồ để thấy kiểu biểu đồ đa dạng - Nhấn OK vào loại biểu đồ mà bạn chọn Thay đổi biểu đồ Có thể chỉnh sửa biểu đồ lúc sau bạn tạo 7.2 7.2.1 - Có thể nhập liệu khác cho biểu đồ cách nhấn chuột phải vào biểu đồ, sau chọn liệu Chọn liệu tạo biểu đồ cho liệu đó, thể hình dưới: - Cũng thay đổi trục X cách thay đổi đơn vị giá trị Bạn làm tương tự với trục Y Chỉnh sửa, cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ Chỉnh sửa (thêm, xóa, sửa), di chuyển tiêu đề, ghi cho biểu đồ Thêm tiêu đề: Chọn biểu đồ cần thêm tiêu đề, chọn Layout tab, chọn Chart Title: None: khơng có tiêu đề, Centered…: Tiêu đề giữa, Above…: tiêu phía Gõ tên tiêu đề nhấn biểu đồ để kết thúc Sửa tiêu đề: Nhấn chọn tiêu đề sửa Xóa tiêu đề: Nhấn chọn tiêu đề nhấn Delete chọn Layout tab, chọn Chart Title None 7.2.2 Thêm, di chuyển nhãn liệu (ví dụ: giá trị, tỷ lệ phần trăm) cho biểu đồ Thêm nhãn liệu: Chọn biểu đồ cần thêm nhãn liệu, chọn Layout tab, chọn Data Labels: None: khơng có nhãn, Center: cột, Inside End: Bên cùng, Inside Base: Bên cùng, Outside End: Ở Di chuyển nhãn liệu: Chọn liệu, nhấn giữ chuột trái di chuyển 7.2.3 Thay đổi màu nền, màu phụ đề thay đổi màu sắc hình (cột, thanh, đường, bánh tròn) biểu đồ Muốn thay đổi màu nền, màu phụ đề, màu sắc biểu đồ Chọn vị trí cần thay đổi, chọn Format tab Shape Fill Chọn màu sắc cần thay đổi 7.2.4 Thay đổi kích cỡ, phơng chữ, màu tiêu đề, trục, giải biểu đồ Module 4: Sử dụng bảng tính 24 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Muốn thay đổi kích cỡ, phơng chữ, màu tiêu đề, trục, giải biểu đồ Chọn đối tượng cần thay đổi Chọn Home tab, nhóm Font thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, vv 7.2.5 Thay đổi kích thước biểu đồ Chọn phần biểu đồ cần thay đổi kích thước, đưa trỏ chuột đến góc bên phải , nhấn giữ di chuột để tăng giảm kích thước biểu đồ 7.2.6 Cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ Các thao tác cắt, dán, xóa biểu đồ thao tác đối tượng khác trang tính cách chọn biểu đồ nhấn Ctrl + X (cắt), Ctrl +V (dán), Delete (xóa) Còn muốn di chuyển, chọn biểu đồ đưa trỏ viền cho trỏ chuột di chuyển nhấn giữ Bài 8: Kết xuất phân phối trang tính, bảng tính 8.1 8.1.1 Trình bày trang tính để in Thay đổi lề: trên, dưới, trái, phải Canh lề giấy (Margins): 8.1.2 - Cách 1: Ribbon Page Layout Page Setup Margins chọn kiểu lề - Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup chọn tab Margins nhập giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang) Ngồi có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh trang theo chiều ngang) Vertically (canh trang theo chiều dọc) Thay đổi hướng trang: dọc, ngang; cỡ trang; điều chỉnh để nội dung trang tính khớp với trang in Chiều trang in (Orientation): - Cách 1: Ribbon Page Layout Page Setup Orientation chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) - Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup chọn tab Page Orientation chọn chiều trang in Portrait / Landscape Khổ giấy (Size): 8.2 - Cách 1: Ribbon Page Layout Page Setup Size chọn khổ giấy - Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup chọn tab Page Page size chọn giấy Kiểm tra in Module 4: Sử dụng bảng tính 25 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 8.2.1 Các chế độ hiển thị trang Excel Excel 2010 hỗ trợ mạnh việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn thấy kết in hình Có chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview Để truy cập chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views chọn kiểu xem 8.2.2 - Normal View: Đây chế độ bạn sử dụng thường xuyên q trình nhập liệu, tính tốn,… bảng tính chế độ mặc định Excel - Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ bạn tính tốn nhập liệu - Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn chia lại trang cách kéo thả đường chia cách trang Thiết lập thông số trang in Tất tùy chọn thiết lập thơng số trang in có nhóm Page Layout nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trang,…) Bạn thiết lập thơng số vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout đến nhóm Page Setup nhấn vào nút Chọn vùng in (Set Print Area): - Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Area Set Print Area Ngắt trang (Page Break): - Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hành đến nơi chèn ngắt trang cột A, sau vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Insert Page Break (Nếu không để cột A ngắt trang theo chiều ngang dọc) - Bỏ dấu ngắt trang: Di chuyển ô hành đến nằm dấu, sau vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Remove Page Break - Bỏ tất đánh dấu ngắt trang: Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Reset All Page Breaks Thêm hình (Background): - Vào Ribbon Page Layout Page Setup Background chọn hình lưu trữ máy nhấn nút Insert Module 4: Sử dụng bảng tính 26 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in: Trong số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào số trang định ta dùng Ribbon Page Layout Scale To Fit Scale Ta thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Ngồi ta ép Excel in tài liệu với số trang ta qui định Ribbon Page Layout Scale To Fit Width Ribbon Page Layout Scale To Fit Height In đường lưới ô: Để in đường lưới kẽ ô bảng tính ta chọn Ribbon Page Layout Sheet Options Gridline Print Thêm thông tin vào đầu trang chân trang (Header Footer): Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin xuất cuối trang Các phiên trước ta dùng ngăn Hearder/Footer hộp thoại Page Setup để thêm Header Footer phiên làm cách khác dễ dàng trực quan hơn, đặc biệt chèn hình vào Vào Ribbon View chuyển sang chế độ xem Page Layout Tiến hành thêm Header Footer vào Lưu ý: bạn phải nhấp chuột vào vùng Header Footer nhóm lệnh Design Các nút lệnh Design Các mã lệnh nút lệnh Header Footer Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, trường hợp đoạn văn Header Footer cần dùng ký hiệu & bạn nhập ký hiệu lần && Ví dụ bạn muốn nhập “Cơng thức & Hàm” vào Header nhập “Cơng thức && Hàm” Các lựa chọn khác Header Footer: - Different First Page: Nếu chọn bạn thiết lập thông tin khác vào header/ footer trang so với header/ footer trang lại tài liệu - Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, bạn đặt header/ footer khác cho trang chẵn trang lẻ - Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ header/footer tăng giảm theo tài liệu sử dụng chức in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/thu nhỏ Module 4: Sử dụng bảng tính 27 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 8.2.3 - Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái lề phải header/ footer canh với lề trái lề phải tài liệu In tiêu đề dòng tự động trang trang bảng tính In tiêu đề dòng cột (Row and column headers): - Vào Ribbon Page Layout Sheet Options Headings chọn Print In tiêu đề dòng, cột trang in 8.3 8.3.1 - Vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Title - Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số vào $1:$1 - Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A $A:$A - Nhấn OK hồn tất Phân phối trang tính Lưu trang tính, bảng tính kiểu tệp khác pdf định dạng phiên khác Excel cho phép lưu bảng tính nhiều dạng tệp tin khác Tuy nhiên, có hai định dạng bạn cần quan tâm là: định dạng PDF có phần mở rộng *.pdf định dạng Excel phiên trước Excel 97-2003 có phần mở rộng là: *.xls Để lưu thực sau: 8.3.2 - Chọn tab File Save as - Để lưu định dạng PDF bạn chọn Save as style: PDF (*.pdf) - Để lưu định dạng phiên khác Exccel bạn chọn Save as style: Excel 97-2003 Workbook (*.xls) Đặt mật để kiểm soát truy nhập tệp trang tính, bảng tính Có thể bảo mật workbook cách sử dụng chức bảo vệ có Review tab Ribbon Đặc điểm chức bảo vệ Excel thể qua loại sau: - Worksheet protection: Bảo vệ worksheet không bị sửa đổi hạn chế chỉnh sửa người khác - Workbook protection: Bảo vệ workbook không bị chèn bị xóa sheet, đặt mật cho workbook Bảo vệ Worksheet: Bạn muốn bảo vệ worksheet nhiều lý khác Một lý ngăn cản bạn lỡ tay xóa cơng thức hay sheet Bạn có Module 4: Sử dụng bảng tính 28 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT thể làm để liệu sheet thay đổi công thức sử dụng lại khơng thể thay đổi Đó một công việc mà hay sử dụng Excel Để thực bảo vệ worksheet, bạn chọn Review Changes group Protect Sheet Excel hiển thị hộp thoại Protect Sheet Lưu ý việc cung cấp mật tùy thuộc vào bạn Nếu bạn nhập mật mật dung để mở sheet Bạn chọn tùy chọn khác mà từ Sheet bảo vệ Giả sử có muốn kiểm tra tùy chọn Format Cells, Excel khơng cho phép việc định dạng bạn bảo vệ Khi cố gắng để định dạng lại ơ, (cô ta) nhận cảnh báo lỗi hình Để gỡ bỏ bảo vệ cho sheet bảo vệ, bạn chọn Review Change Group Unprotect sheet Nếu sheet bảo vệ với mật khẩu, bạn phải nhớ mật nhập vào Yêu cầu mật để mở workbook: Excel cho phép bạn bảo vệ workbook mật Sau thiết lập mật khẩu, muốn mở workbook cần phải nhập mật Để lập mật cho workbook, bạn theo bước sau: - Chọn File Info Protect Workbook Encrypt With Password Excel hiển thị hộp thoại Encrypt Document - Nhập mật nhấn OK - Nhập mật lần nhấn OK - Lưu workbook Để gỡ bỏ mật từ workbook, bạn thực bước tương tự Tuy nhiên, bước 2, bạn xóa mật có Bảo vệ cấu trúc cửa sổ Workbook: Để ngăn cản (hoặc bạn) thực thao tác workbook, bạn thiết lập bảo vệ cấu trúc cửa sổ workbook Khi workbook bảo vệ theo cách này, khơng thêm, xóa, ẩn… sheet, khơng cho phép việc thay đổi kích cỡ vị trí cửa sổ Bạn làm việc qua bước sau: 8.3.3 - Chọn Review Changes group Protect Workbook để hiển thị hộp thoại Protect Workbook - Từ hộp thoại, bạn nhấn chọn Structure Window - Nhập mật (không bắt buộc) - Nhấn OK Đính kèm trang tính theo thư điện tử Để đính kèm trang tính, bảng tính theo thư điện tử Với cách gửi thông thường bạn đính kèm vào thư cơng cụ thư bạn sử dụng Tuy nhiên, Exel cho phép bạn gửi Module 4: Sử dụng bảng tính 29 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT đính kèm trực tiếp Excel với phần mềm gửi thư Microsoft Outlook Để thực bạn thực bước sau: 8.3.4 - Chọn tab File Save & Send Send Using Email Send as Attachment - Outlook mở để nhập địa người gửi, tiêu đề nội dung thư Trang tính, bảng tính bạn đính kèm vào thư Lưu trang tính mạng (ghi vào ổ mạng, thư mục trực tuyến) Bạn lưu vào ổ mạng, thư mục trực tuyến cách Window Explorer, chọn Network Tìm thư mục ổ đĩa mạng mà quản trị cho phép bạn lưu trữ Sau copy bảng tính cùa bạn vào Tuy nhiên, Excel cung cấp cho bạn cách lưu khác là: - Chọn tab File Save & Send Save to Web - Tơi đây, bạn phải Sign in vào tài khoản Hotmail, Messenger, Xbox LIVE để tiếp tục lưu bảng tính bạn vào Module 4: Sử dụng bảng tính 30 ... Biên tập nội dung, xếp thứ tự ô 3.2.1 Xóa, sửa đổi nội dung Để xóa nội dung ơ, bạn cần chọn nhấn Delete Để sửa nội dung ô, muốn thay đổi tồn nội dung đó, xóa nội dung cũ nhập nội dung Nếu bạn... cầu người sử dụng Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Chúng ta chế... thêm thích vào ơ, thi t lập bảo vệ bảng tính; View: Thi t lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, …; Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu