1. Trang chủ
  2. » Công Nghệ Thông Tin

Giáo trình tin học (CB IU05 su dung trinh chieu co ban) Thi Giảng viên chính 2020

16 91 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 16
Dung lượng 0,91 MB

Nội dung

Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 032014BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014) MODULE 05: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN (IU05) Bài 1: Kiến thức cơ bản về bài thuyết trình và trình chiếu 1.1. Bài thuyết trình 1.1.1. Khái niệm bài thuyết trình. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình và một số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt. Khái niệm: Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Các yếu tố dẫn đến sự thành công: (i) Phải biết mình nói gì: Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn giả” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài thuyết trình của mình tập trung vào những điểm này. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau; (ii) Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm người nghe thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi,

Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 03/2014/BTTTT ngày 11 tháng năm 2014) MODULE 05: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN (IU05) Bài 1: Kiến thức thuyết trình trình chiếu 1.1 Bài thuyết trình 1.1.1 Khái niệm thuyết trình Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình số dẫn để tạo nên thuyết trình tốt Khái niệm: Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Các yếu tố dẫn đến thành cơng: (i) Phải biết nói gì: Đây quy tắc quan trọng việc nói chuyện trước đám đơng Điều nghe ngớ ngẩn, thông thường “diễn giả” ý niệm rõ ràng họ truyền đạt đến người nghe Bạn cần phải biết xác bạn đưa người nghe đến đâu Một biết, liệt kê thành hay điểm soạn thuyết trình tập trung vào điểm Bạn từ điển sống, việc đưa nhiều thông tin hay không đủ thông tin dở nhau; (ii) Thực hành, không cần nhiều: Liệt kê bạn nói tập nói hay lần Sẽ hay bạn canh thời gian tập, việc giúp bạn kiểm sốt thời gian nói mà khơng sợ bị lố Có thể có phút ngẫu hứng tình cờ xảy làm bạn bất ngờ làm người nghe thích thú Bạn khơng muốn xuất trước đám đơng bạn nói đề tài ngàn lần rồi, bạn cảm thấy chán chẳng thèm để ý tới người nghe Các yếu tố làm cản trở: Sai số liệu; Quay lưng phía người nghe; Khơng trình bày lợi ích; Người nghe khơng phù hợp; Bỏ qua rủi ro Các bước tạo thực thuyết trình Xác định mục tiêu thuyết trình: Một thuyết trình thành cơng người thuyết trình phải biết Đó phải biết “mường tượng” kết ta đạt sau thuyết trình gì? Đâu thơng điệp muốn truyền tải chủ đề đặt ra? Từ xây dựng cho mục tiêu phải đạt thuyết trình Thơng thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích nói để làm gì, mục tiêu nói để Tuy nhiên, coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau 1.1.2 Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT nói thính giả khơng hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Thiết kế, biên tập nội dung trang thuyết trình: Thiết kế thuyết trình phải có cấu trúc logic Một thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc thuyết trình Một thuyết trình văn, câu chuyện, ln có phần mở đầu, thân, kết luận Khi thiết kế phải phân bổ thời gian, số lượng slides cho hợp lý Lưu phân phát (publish) nội dung thuyết trình: Trong PowerPoint thiết kế sẵn loại slide riêng biệt dành cho mục đích khác Tìm hiểu cách thức xây dựng handout slide để in cho người nghe Chú ý rằng, nên tạo khác biệt slide trình chiếu, handout slide việc diễn thuyết tất nhiên nằm nội dung vấn đề Điều làm cho người nghe không bị nhàm chán cảm thấy dư thừa tài liệu bạn mang đến cho họ Thực việc thuyết trình cơng cụ trình chiếu: (i) Ngun tắc sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình; (ii) Một số phương tiện hỗ trợ cách sử dụng 1.2 Phần mềm trình chiếu 1.2.1 Một số phần mềm trình chiếu OpenOffice Impress: phần ứng dụng văn phòng OpenOffice.org Sun Microsystems phát triển Ngồi khả tạo tập tin định dạng PDF cho trình diễn, phần mềm xuất trình diễn thành tập tin dạng SWF để chạy máy tính có cài đặt trình chạy Flash Phần mềm đọc, sửa lưu tập tin vài dạng khác, bao gồm cả.ppt Microsoft PowerPoint LibreOffice Impress: LibreOffice phần mềm văn phòng tồn diện, suất chất lượng chuyên nghiệp mà bạn tải cài đặt tự Có nhiều người hài lòng sử dụng LibreOffice tồn giới, dịch sang 30 ngơn ngữ cho tất hệ điều hành, bao gồm Microsoft Windows, Mac OS X GNU/Linux (Debian, Ubuntu, Fedora, Mandriva, OpenSUSE, ) Microsoft PowerPoint: phần mềm trình diễn hãng Microsoft phát triển PowerPoint phần gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office Nó cài đặt sử dụng máy tính dùng hệ điều hành Windows lẫn Mac OS X Bản dùng cho hệ điều hành Windows dùng cho máy tính với hệ điều hành Linux nhờ lớp tương thích Wine 1.2.2 Chức phần mềm trình chiếu cụ thể Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Phần mềm trình diễn gói phần mềm máy tính sử dụng để trình bày thơng tin, thường hình thức chiếu slide Phần mềm trình diễn thường có chức bản: (i) Chức biên tập để gõ tạo định dạng chữ; (ii) Chức chèn điều chỉnh khn hình đồ họa; (iii) Chức chiếu slide để thể nội dung Phần mềm trình chiếu thường đặc biệt hiệu ứng Animations Transition Phần mềm trình diễn tiếng có lẽ Microsoft PowerPoint Các phần mềm trình diễn hay sử dụng khác OpenOffice.org Impress Keynote Apple Bài 2: Sử dụng phần mềm trình chiếu 2.1 Làm việc với phần mềm 2.1.1 Mở, đóng phần mềm trình chiếu Mở phần mềm: Chúng ta có hai cách để mở phần mềm trình chiếu: Cách (mở trực tiếp): Cũng phần mềm ứng dụng Office 2010 nói riêng ứng dụng khác nói chung Chúng ta mở cách kích hoạt tệp tin thực thi ứng dụng; Cách (mở gián tiếp): Bạn mở PowerPoint cách kích hoạt thơng qua chạy thuyết trình xây dựng PowerPoint Giả sử, bạn khởi động PowerPoint cách quen thuộc sau: Nhấn nút Start  All Programs  Microsoft Office  PowerPoint 2010 Đóng phần mềm: Nhấn nút X (Close) góc bên phải cửa sổ ứng dụng Hoặc vào tab File nhấn Close…Chú ý đến thơng báo khỏi chương trình kh bạn chưa lưu thông tin cập nhật 2.1.2 Màn hình làm việc thành phần Hiện/ẩn cơng cụ, Ribbon Hình hiển thị biểu tượng vị trí khác hiển thị cửa sổ Microsoft Powerpoint 2010 Học tập cách sử dụng làm quen với tính vị trí biểu tượng quan trọng để dễ dàng việc học sử dụng Microsoft Powerpoint 2010 Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT File: Tab chứa Backstage view giúp cho bạn việc quản lý tệp thiết lập chức Microsoft Powerpoint 2010 Bạn lưu thuyết trình, mở đóng tạo thuyết trình dựa vào Templates trống hay Templates thiết kế sẵn Ngoài có nhiều chức khác mà bạn sử dụng Ribbon chứa thành phần: (i) Tabs: Nó xuất dọc phía Ribbon chứa nhóm lệnh có liên quan Ví dụ Home, Insert, Page Layout, …; (ii) Groups: Nó tổ chức lệnh có liên quan thành nhóm Mỗi tên nhóm xuất bên nhóm Ribbon Ví dụ nhóm lệnh có liên quan phông chữ (font), chỉnh…; (iii) Commands: Các lệnh xuất nhóm Title: Nằm khu vực cửa sổ Microsoft Powerpoint 2010 Nó hiển thị tên thuyết trình Slide Area: Đây khu vực mà slide tạo chỉnh sửa Bạn thêm, chỉnh sửa xóa văn bản, hình ảnh, Shade hay đa phương tiện khu vực Help: Biểu tượng Help sử dụng để nhận giúp đỡ bạn cần Bạn nhấn vào biểu tượng "?" Ribbon hiển thị cửa sổ Powerpoint Help chứa chủ đề chung thường gặp mà giải đáp vấn đề bạn Bạn tìm kiếm chủ đề đặc biệt từ tìm kiếm cửa sổ Zoom Options: Điều khiển Zoom giúp bạn phóng to hay thu nhỏ để có nhìn rõ hay tồn diện thuyết trình bạn Điều khiển Zoom trượt mà bạn trượt sang trái phải để thu nhỏ hay phóng to, dấu -, + bạn nhấn chuột vào để tăng giảm yếu tố Zoom Trong Microsoft Powerpoint 2010, bạn phóng to tối đa 400% Slide Views: Nhóm gồm nút đặt bên trái điều khiển Zoom, gần cuối hình, giúp bạn thay đổi cách thể hình ảnh thuyết trình dạng sau: - Normal Layout view - Slide Sorter view - Reading View Notes Section: Khu vực cho phép bạn thêm ghi vào thuyết trình Những ghi khơng hiển thị suốt trình thuyết trình (hay trình chiếu), ghi tham khảo, gợi ý nhanh cho người thuyết trình Quick Access: Nó đặt Ribbon Thanh cơng cụ chứa nhóm lệnh mà bạn thường sử dụng, giúp bạn tiện lợi làm thuyết trình Bạn thiết kế công cụ phù hợp với yêu cầu bạn Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Slide: Khu vực có dạng hiển thị Normal Nó xếp, hiển thị slide dạng liên tiếp Bạn thêm, xóa xếp lại slide khu vực 2.1.3 Sử dụng trợ giúp, chức hướng dẫn thực theo bước có sẵn (wizard) Cho dù nắm bắt tốt ứng dụng Powerpoint, cần giúp đỡ khía cạnh khác Để trợ giúp tình vậy, PowerPoint tạo tính trợ giúp theo ngữ cảnh (context help) Với tính này, bạn gặp khó khăn với hộp thoại nào, bạn nhấn F1 PowerPoint mở trợ giúp liên quan đến hộp thoại Điều thực có lợi cho bạn khơng cần tốn nhiều thời gian để tìm kiếm chủ đề trợ giúp Khi bạn cần, tất chủ đề trợ giúp bạn Context help hiển thị cửa sổ động đối tượng mà bạn chọn Nếu bạn chọn hình ảnh nhấn F1, bạn có cửa sổ giúp đỡ chung giống cửa sổ mà bạn làm việc với chương trình PowerPoint 2.2 2.2.1 Làm việc với thuyết trình Mở, đóng thuyết trình Mở thuyết trình: Nhấp chuột vào thẻ File chọn Recent để xem chọn từ danh sách tệp tin dùng gần đây, nhấp chuột vào thẻ File chọn Recent để xem chọn từ danh sách tệp tin dùng gần đây, nhấn Ctrl+O, mở trực tiếp từ máy tính Windows Explorer Nếu mở tệp tin lưu từ tệp tin đính kèm thư điện tử, Protected View kích hoạt Đóng thuyết trình: Nhấp chuột vào thẻ File sau chọn Close, nhấn Ctrl+W hay Ctrl+F4, nhấn cửa sổ ứng dụng Khi trình chiếu cuối bị đóng lại sử dụng hai phương pháp trên, cửa sổ ứng dụng trở thành màu xám có thẻ File sử dụng Ribbon 2.2.2 Tạo thuyết trình dựa mẫu (template) mặc định Tạo thuyết trình: Nhấp chuột vào thẻ File, chọn New, sau chọn Blank presentation; nhấn Ctrl+N Trước tạo trình chiếu lên kế hoạch cho trình chiếu dạng nháp trước tạo máy tính Giữ cho văn nằm định dạng bố cục đồng – tối thiểu hóa màu sắc hiệu ứng Sử dụng tính tương phản để nhấn mạnh nội dung Thêm hình ảnh bảng biểu với liên quan với mục đích nhấn mạnh Giao diện trình chiếu cách thuyết trình xác định thành cơng thuyết trình Sử dụng Template PowerPoint: Để áp dụng thiết kế, thẻ Design, nhóm Themes, nhấp chọn theme thiết kế sẵn Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Trỏ chuột vào theme, xem trước trình sau theme áp dụng lên Có thể tùy chỉnh theme sử dụng tùy chọn Colors, Fonts, Effects 2.2.3 Hiển thị (view) thuyết trình PowerPoint có kiểu hiển thị sử dụng trình chiếu thuyết trình gọi Slide Show Slide Show chế độ trình chiếu tồn hình, slide xuất theo thứ tự sếp thuyết trình Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím để bắt đầu trình chiếu từ slide hành 2.2.4 Lưu thuyết trình (giữ tên cũ, đổi sang tên khác, đổi kiểu tệp khác) Phần mở rộng pptx gán cho trình chiếu Để lưu trình chiếu lưu thay đổi trình chiếu tồn nhấp chuột vào thẻ File sau chọn Save, công cụ truy xuất nhanh, nhấp chuột vào nút , nhấn Ctrl+S Để lưu tệp tin tồn với tên mới, nhấp chuột vào thẻ File chọn Save As sau lưu lại với tên thư mục 2.3 2.3.1 Làm việc với trang thuyết trình Khái niệm trang thuyết trình (slide) vai trò thuyết trình Slide hình chiếu giống phim dương Khái niệm bắt nguồn từ cơng nghệ trước muốn trình chiếu vấn đề người ta hay dùng máy chiếu phim dương Trong cơng nghệ phim dương bản, rửa phim, đóng gói phim - gói gọi slide đặt gói theo thứ tự định khay máy chiếu phim dương Trong buổi thuyết minh slide máy chiếu đẩy lên dần cách tự động bán tự động Cơng nghệ lỗi thời nhiên khái niệm slide thừa kế ứng dụng trình chiếu máy tính Presentation hay (sự) trình bày tập hợp hình chiếu (slide) Trong buổi thuyết trình người thực chit dùng presentation nhiều presentation có liên kết (hyperlink) với Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 2.3.2 Khái niệm tiêu đề (title), bố cục (layout), mẫu thiết kế sẵn (design template), chủ đề (theme), hiệu ứng động (animation) Tiêu đề (title) thường dạng thức văn dùng để định nghĩa slide chứa Title thường tên, định nghĩa nội dung trình bày slide Title có hai loại, tiêu đề presentation tiêu đề slide Các kiểu layout hỗ trợ PowerPoint 2010 bao gồm: (i) Slide tiêu đề, (ii) Tiêu đề nội dung; (iii) Đầu phân đoạn; (iv) cột nội dung, (v) So sánh; (vi) Chỉ tiêu đề; (vii) Slide trắng; (viii) nội dung đầu đề; (ix) Tranh ảnh đầu đề Để thay đổi layout slide, bạn làm theo bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép; (ii) Chọn slide cần thay đổi layout; (iii) Vào ngăn Home > nhóm Slides > nhấn nút Layout; (iv) Chọn kiểu layout cho slide mà bạn mong muốn PowerPoint Template mẫu định dạng thiết kế sẵn (template) kèm theo Office tải từ Internet Template chứa layout, theme color, theme font, theme effect, kiểu slide chứa nội dung mẫu PowerPoint cung cấp nhiều template thiết kế với nhiều chủ đề khác (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho nhiều tình báo cáo thực tế Chúng ta tự thiết kế template để sử dụng lại nhiều lần chia cho người khác Ngoài ra, internet có nhiều trang web chuyên cung cấp kiểu template đẹp cập nhật thường xuyên là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com, … PowerPoint hỗ trợ nhiều cách để sử dụng mẫu từ nhiều nguồn khác Ví dụ: dùng mẫu xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint Dùng mẫu từ trang web office.com Dùng mẫu thiết kế bạn tạo mẫu sưu tầm lưu đĩa 2.3.3 Khái niệm cơng dụng trang thuyết trình chủ (slide master) Slide master slide nằm vị trí slide master, chứa thơng tin theme layout thuyết trình bao gồm slide, màu sắc, hiệu ứng, kích thước vị trí placeholder slide Mỗi thuyết trình có slide master Điểm hữu ích sử dụng slide master thay đổi toàn kiểu dáng thiết kế thuyết trình nhanh chóng Khi muốn hình ảnh hay thơng tin xuất tất slide nên thêm chúng slide master để tránh phải nhập thông tin trùng lặp slide Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Do hiệu chỉnh thay đổi slide master ảnh hưởng đến toàn thuyết trình nên thực hiệu chỉnh thay đổi chế độ hình Slide Master Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào ngăn View, nhóm Master Views chọn Slide Master 2.3.4 Một số thao tác trang thuyết trình Chèn slide mới: Thực bước sau để chèn thêm slide vào thuyết trình: (i) Chọn ngăn Slides chế độ Normal Viewvà nhấp chuột vào slide PowerPoint tự tạo bạn tạo thuyết trình Khi đó, thấy đường nằm ngang nhấp nháy cho biết vị trí mà slide chèn vào (ii) Vào ngăn Home chọn nhóm Slides (iii) Nhấn nút New Slide, hộp chứa kiểu layout xuất (iv) Nhấp chuột chọn kiểu layout, slide chèn vào thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn Sao chép Slide: Thực theo bước sau để nhân slide chọn: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép (ii) Nhấp phải chuột lên số slide chọn để mở thực đơn ngữ cảnh (iii) Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh Để chọn nhiều slide: Nếu slide chọn liên tục: nhấp chuột chọn slide giữ phím Shift nhấp chuột vào slide cuối Nếu slide chọn không liên tục: nhấp chuột chọn slide giữ phím Ctrl nhấp chuột chọn slide khác Thay đổi layout cho slide: Để thay đổi layout slide, bạn làm theo bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép (ii) Chọn slide cần thay đổi layout (iii) Vào ngăn Home > nhóm Slides > nhấn nút Layout (iv) Chọn kiểu layout cho slide Thay đổi vị trí slide: Thực bước sau xếp thay đổi vị trí slide thuyết trình: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn xếp (ii) Dùng chuột kéo slide đến vị trí ngăn Slides thả chuột (iii) Slide xuất vị trí Xóa Slide: Thực bước sau để xóa slide: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn xóa (ii) Nhấn phím Delete bàn phím để xóa slide nhấp phải chuột lên slide chọn Delete Slide Phục hồi slide thiết lập layout mặc định: Thực bước sau để trả layout thiết lập mặc định: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout Ví dụ: placeholder slide bên bị lệch cần trả vị trí mặc định layout (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Reset Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Nhóm slide vào section: Thực bước sau để trả layout thiết lập mặc định: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Setion chọn Add Section Đặt tên cho section: Để đặt tên đổi tên cho section bạn làm theo bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Setion chọn Rename Section (iv) Đặt tên cho Section nhấn nút Rename để đổi tên Xóa section: Để đặt tên đổi tên cho section bạn làm theo bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Setion chọn Remove Section Bài 3: Xây dựng nội dung thuyết trình 3.1 Tạo định dạng văn 3.1.1 Thủ thuật xây dựng trang thuyết trình tốt Một trình diễn hiệu phải nào: (i) Được thiết kế định dạng phù hợp với đối tượng khán giả hoàn cảnh chung quanh (ii) Tập trung cao độ vào chủ đề báo cáo, loại bỏ phần không liên quan (iii) Sử dụng kiểu mẫu PowerPoint cung cấp sẵn cách phù hợp, ý màu sắc, kiểu font chữ nhằm giúp nhấn mạnh nội dung báo cáo (iv) Mỗi slide nên chứa đựng lượng thơng tin vừa phải, khơng nên có đoạn văn dài (iv) Sử dụng ảnh vá minh họa sách báo có mục đích nhằm truyền tải thông tin tốt tạo nên ấn tượng cho người xem cách trực quan (v) Sử dụng đồ thị minh họa cho số liệu (tài chính) đoạn văn với số (vi) Tận dụng âm đoạn phim nhằm tạo nên thích thú cho người xem, không tạo nên lấn át nội dung báo cáo (vii) Sử dụng hoạt cảnh hiệu ứng chuyển cảnh tình phù hợp khơng tạo làm giảm giá trị nội dung báo cáo (viii) Phát cho khán giả in báo cáo (ix) Dành thời gian phần cuối báo cáo cho việc đặt trả lời câu hỏi khán giả, nhằm giúp khán giả làm rõ vấn đề mà họ quan tâm Nhập văn chỗ (placeholder) Thơng thường slide bình thường hồm 02 placeholders: Title Content Slide để nhập tựa đề nội dung dạng văn Do vậy, chèn slide với kiểu layout Title and Content 3.1.2 3.1.3 Định dạng văn Module 5: Sử dụng trình chiếu Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Ngoài cách định dạng cho placeholder văn chế độ Slide Master để áp dụng cho tất slide thuyết trình Chúng ta định dạng riêng lẻ cho slide cụ thể với mục đích làmnổi bật thơng tin slide 3.2 3.2.1 Danh sách Trình bày nội dung dạng danh sách liệt kê Chèn danh sách thứ tự tự động cho văn Danh sách Bulleted thường có bullet chấm tròn, danh sách Numbered có số danh sách Outline kết hợp số ký tự phụ thuộc vào cách tổ chức danh sách Để thêm danh sách thứ tự tự động vào văn có: (i) Lựa chọn văn bạn muốn tạo danh sách thứ tự tự động (ii) Kích nút Bulleted or Numbered Lists Để tạo danh sách thứ tự tự động mới: (i) Đặt trỏ vào nơi bạn muốn tạo danh sách (ii) Kích nút Bulletde or Numbered Lists (iii) Và bắt đầu nhập nội dung 3.2.2 Danh sách lồng Danh sách thứ tự tự động lồng Một danh sách thứ tự tự động lồng danh sách có số cấp độ Để tạo danh sách lồng nhau: (i) Tạo danh sách theo cách nói (ii) Kích nút Increase Decrease Indent Định dạng danh sách thứ tự tự động Định dạng hình ảnh bullet numbering thay đổi cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering (i) Lựa chọn toàn danh sách để thay đổi tất bullets số, hay đặt trỏ vào dòng danh sách để thay đổi bullet đơn (ii) Kích vào mũi tên bên cạnh danh sách bulleted numbered chọn kiểu bullet hay numbering 3.3 3.3.1 Bảng Chèn bảng Một công cụ hiển thị liệu quan trọng bảng Bảng phân loại thông tin để dễ dàng quan sát đọc chúng PowerPoint cung cấp thông tin để thêm bảng định dạng chúng slide để nâng cao hiệu Một điều bảng tương thích với Microsoft Excel, bạn thực bảng tính hay khu vực bảng chép/dán chúng vào slide bảng 3.3.2 3.3.3 Tính thiết kế bảng Tính định dạng bảng Module 5: Sử dụng trình chiếu 10 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Bài 4: Đưa biểu đồ, sơ đồ tổ chức vào trang thuyết trình 4.1 Biểu đồ 4.1.1 Tạo biểu đồ (dạng cột, thanh, đường, bánh tròn) Biểu đồ cách hiệu để hiển thị liệu Một danh sách dài số gây bối rối, khó hiểu cho người quan sát khơng thể xu hướng mà bạn muốn gửi gắm Điều giải thông qua biểu đồ PowerPoint cung cấp tính để thêm định dạng biểu đồ 4.1.2 Tính thiết kế biểu đồ 4.1.3 Tính bố trí biểu đồ 4.1.4 Tính định dạng biểu đồ 4.2 Sơ đồ thông minh - SmartArt 4.2.1 Chèn SmartArt PowerPoint cung cấp tính độc đáo gọi SmartArt cho phép người dùng thêm văn với thiết kế nghệ thuật định trước Mặc dù phần SmartArt chỉnh sửa riêng, ưu điểm bạn chỉnh sửa SmartArt chỉnh thể giữ lại thành phần riêng lẻ 4.2.2 4.2.3 Tính thiết kế SmartArt Tính định dạng SmartArt Bài 5: Đưa đối tượng đồ họa vào trang thuyết trình 5.1 Chèn thao tác với đối tượng đồ họa có 5.1.1 Chèn thêm Shape, WordArt Textbox vào slide Đôi khi, cần thêm hộp văn để nhập thêm thông tin vẽ thêm biểu tượng vào slide Chúng ta tiếp tục làm việc slide phần trước thêm vào slide Shape, WordArt Textbox để minh họa thêm nội dung trình bày slide 5.1.2 Sao chép định dạng Chuyển sang slide thuyết trình, ví dụ ta định dạng hộp văn bên trái sau chép định dạng sang hộp văn bên phải 5.1.3 Định dạng hình slide Xoay: Hầu hết đối tượng slide xoay Text, hình, ClipArt, Shape, video, thành phần SmartArt, WordArt thao tác thực tương tự Module 5: Sử dụng trình chiếu 11 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 5.2 Vẽ hình Shapes hình bạn vẽ từ hộp cơng cụ Shapes PowerPoint PowerPoint cung cấp nhiều Shapes cho bạn lựa chọn Dưới số thao tác cần thiết đối tượng Shape 5.2.1 5.2.2 Thay đổi màu nền, nét vẽ (màu sắc, bề dày, kiểu dáng) Thay đổi kiểu nét Bài 6: Chuẩn bị, trình chiếu in thuyết trình 6.1 Chuẩn bị trình chiếu 6.1.1 Hiệu ứng chuyển trang (transition), hiệu ứng động (animation) Animation: danh mục hiệu ứng áp dụng cho đối tượng slide, chép hiệu ứng đối tượng, thiết lập thời gian kiện cho hiệu ứng Văn (textbox) đối tượng sử dụng nhiều thuyết trình Do vậy, Powerpoint xây dựng sẵn nhiều kiểu hiệu ứng thú vị cho đối tượng thiết lập hiệu ứng đến dòng, chữ ký tự đoạn văn WordArt thực chất văn nên cách áp dụng hiệu ứng cho đối tượng hoàn toàn tương tự với Textbox Sử dụng hiệu ứng Entrance với kiểu Fly In hộp Animation Styles Khi hộp văn slide xuất thêm số thứ tự đầu dòng văn Điều có nghĩa hiệu ứng thực thi slide thực hiệu ứng PowerPoint cho xuất đồng thời dòng hộp văn Module 5: Sử dụng trình chiếu 12 Tài liệu ơn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Chọn nút Effect Options nhóm Animation chọn kiểu Fly In từ danh sách Bạn rê chuột lên kiểu hiệu ứng Fly In xem kết thể slide trước định chọn Ví dụ, bạn chọn kiểu From Bottom-Left có nghĩa đoạn văn bay từ góc bên trái lên vị trí đặt slide Nếu thấy kiểu hiệu ứng khơng hộp Animation Styles quá, bạn chọn tiếp nút More Entrance Effects hộp Khi đó, hộp thoại Change Entrance Effect xuất với 30 kiểu hiệu ứng cho bạn lựa chọn (i) Tích chọn vào hộp Preview Effect rổi nhấp chuột vào tên hiệu ứng xem kết thể slide (ii) Sau chọn kiểu vừa ý nhấn nút OK Ví dụ, bạn chọn lại kiểu Flip Transition: phần bạn tạo hiệu ứng cho đối tượng văn bản, đồ thị, hình ảnh Phần hướng dẫn cách tạo hiệu ứng chuyển từ slide sang slide khác (transitions) thuyết trình PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng hấp dẫn trình chiếu, đặc biệt hiệu ứng 3-D Thực hành theo bước sau: (i) Mở thuyết trình cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide Ví dụ, bạn mở thuyết trình mà tạo thực hành phần trước (ii) Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide Ví dụ, bạn chọn slide thuyết trình (iii) Vào ngăn Transitions Ribbon, vào nhóm Transition to This Slide chọn kiểu hiệu ứng Doors danh mục dựng sẵn; (iii) Chọn lệnh Effect Options tùy chọn thêm cho kiểu hiệu ứng Doors vừa chọn Ví dụ, bạn chọn Vertical (iv) Chuyển đến nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng Transition: Sound: ví dụ bạn chọn âm chuyển slide Chime Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng chuyển từ slide sang slide khác Ví dụ, bạn chọn giây để có tốc độ thực thi vừa phải dễ quan sát Chọn On Mouse Click: chuyển sang slide khác nhấp chuột trình chiếu Nên chọn tùy chọn Tại hộp After: thiết lập số phút:giây (mm:ss) tự động chuyển sang slide khác chưa có hiệu lệnh kích chuột Tùy chọn phải có muốn xây dựng thuyết trình tự động trình chiếu Ví dụ, bạn chọn After giây Trong thực tế, cần tính tốn thời gian cho khán giả đọc hết nội dung slide trước chuyển sang slide khác Slide thiết lập xong hiệu ứng Transition Nhấn nút Apply To All nhóm Timing áp dụng thiết lập Transition cho tất slide thuyết trình Khi đó, tất slide có hiệu ứng Transition giống Bạn lặp lại bước 2,3,4,5 để thiết lập hiệu ứng Transition cho slide khác thuyết trình với tùy chọn hiệu ứng độc lập với Việc làm tốn nhiều thời gian thuyết trình sinh động thu hút Ngoài ra, nội dung slide khác nên thời gian thực thi chờ chuyển slide slide khác 6.1.2 In tài liệu dành cho diễn giả Module 5: Sử dụng trình chiếu 13 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT In ấn tài liệu dạng Notes Pages Outline thường sử dụng dành cho người thuyết trình Các in chứa nội dung slide ghi slide in kèm theo Người thuyết trình đọc nhanh trang in để xác định ý cần trình bày thuyết trình Tùy chỉnh Notes Master: Mặc dù chỉnh sửa, định dạng Notes Page riêng biệt chế độ hình Notes Page, việc làm thủ công thời gian Chúng ta nên vào chế độ hình Notes Master để thực tùy chỉnh thay đổi có tác dụng cho tất slide thuyết trình Thực in ấn Notes Pages: Sau thực công đoạn tùy chỉnh cho Notes Page, tiến hành in ấn giấy để sử dụng thuyết trình 6.1.3 Hiện/ẩn trang thuyết trình Chúng ta làm ẩn cho lại slide trình chiếu báo cáo Nếu cảm thấy số slide thuyết trình khơng cần thiết phải báo cáo làm chúng ẩn trước trình chiếu với thao tác đơn giản nhanh chóng Các bước thực hành sau: (i) Mở thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo (ii) Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn chế độ hình Normal, Slide Sorter Notes Page Nhưng làm nhanh chế độ hình Slide Sorter (iii) Chọn slide cần làm ẩn; (iv) Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up chọn lệnh Hide Slide Các slide ẩn số thứ tự slide có biểu tượng bị gạch chéo (v) Để cho lại slide, bạn chọn slide ẩn vào ngăn Slide Show chọn lại nút Hide Slide từ nhóm Set Up 6.2 6.2.1 Kiểm tra, in, trình diễn Kế hoạch phát triển trình diễn Nếu bạn khơng có kế hoạch xây dựng trình diễn từ đầu, bạn nhiều thời gian để làm làm lại slide Sau bước trình xây dựng trình diễn: Bước 1: Xác định đối tượng khán giả mục tiêu trình diễn Bước 2: Lựa chọn phương pháp báo cáo Bước 3: Lựa chọn phương pháp truyền đạt thông tin Bước 4: Chọn định dạng phù hợp hoàn cảnh PowerPoint cung cấp nhiều định dạng để đảm bảo bạn tìm thấy kiểu phù hợp cho tình báo cáo bạn Bước 5: Phát triển nội dung Nội dung báo cáo bao gồm văn bản, đồ thị chương trình Excel, … Bước 6: Tạo hình ảnh trực quan Module 5: Sử dụng trình chiếu 14 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Bước 7: Thêm hiệu ứng đa phương tiện Bước 8: Tạo in phát cho khán giả ghi cho slide Bước 9: Kiểm tra lại báo cáo thử Bước 10: Phát hành báo cáo Bước 11: Tiến đến thành công cải tiến báo cáo 6.2.2 Tùy biến nội dung cho buổi báo cáo Đã biên soạn hồn chỉnh thuyết trình có nội dung đầy đủ đề tài bạn sử dụng để báo cáo hay giảng dạy cho nhiều khách hàng khác nhau, nhiều nhóm người xem khác Đối với nhóm đối tượng, đơi bạn không muốn báo cáo hết tất nội dung có thuyết trình Khi đó, bạn khơng cần phải thời gian để sửa lại thuyết trình báo cáo mà sử dụng tính có sẵn PowerPoint để điều Cách ẩn slide khơng linh động phải thực công đoạn điều chỉnh báo cáo Tính tùy biến nội dung báo cáo (Custom Show) lựa chọn hồn hảo bạn cần làm sẵn Custom show cho nhóm khán giả khác trình chiếu thuyết trình cho nhóm khán giả bạn cần chọn Custom show đối tượng Các bước thực hành sau: (i) Mở thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo (ii) Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show chọn tiếp Custom Shows Hộp thoại Custom Shows xuất (iii) Nhấp nút New… để tạo Custom Show mới, hộp thoại Define Custom Show xuất Tại hộp Slide show name: đặt tên cho Custom Show, ví dụ bạn đặt tên “Giới thiệu PowerPoint 2010” Tại Slides in presentation: chọn slide nhấn nút Add để thêm vào Custom Show Muốn bỏ bớt slide khỏi Custom Show chọn slide từ danh mục khung Slides in custom show nhấn nút Remove 6.2.3 Trình chiếu thuyết trình Các kỹ thuật diễn thuyết: (i) Dáng đứng chắn, không tới lui Việc tới lui làm người nghe đảo mắt nhìn theo bạn làm họ tập trung Tuy nhiên bạn nên dùng tay phần thể để minh họa cho nói chuyện (ii) Dùng cử để hỗ trợ giọng nói bạn.Nếu bạn nói đến ba điểm việc dùng ngón tay để minh họa điểm Nếu bạn nói đến liên kết việc với bạn dùng hai tay nắm lại với để minh họa (iii) Đừng học thuộc lòng diễn thuyết Nếu đặt câu hỏi cắt ngang thuyết trình bạn bạn dễ qn nói tới đâu (iv) Ngược lại, phải thuyết trình khơng nên đọc Module 5: Sử dụng trình chiếu 15 Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT từ ghi bạn Các ghi thường chứa từ khóa số liệu, bạn cần diễn thuyết từ từ khóa đơn giản đọc chúng (v) Không diễn thuyết mà mắt dán vào tờ ghi Dùng mắt để nhìn cử tọa trước bạn bắt đầu nói (vi) Chọn lọc vài người vị trí khác khán phòng dùng mắt giao tiếp trực tiếp với họ Trình bày điểm báo cáo với người bạn nhìn họ nhớ cười với họ (vii) Đừng ngại tạm dừng diễn thuyết Nói chậm dừng lát để nhìn vào ghi phương pháp diễn thuyết hay báo cáo cách hấp tấp (viii) Không nhìn chằm chằm đọc slide Tập trung bạn vàocử tọa hạn chế nhiều tốt việc đọc ghi diễn thuyết Bạn phải làm cho cử tọa thấy lời bạn nói xuất phát từ suy nghĩ bạn (ix) Nhấn mạnh động từ thuyết trình Các gợi ý nội dung: (i) Nếu khán giả khơng bận rộn bạn khơng bị dồn ép thời gian báo cáo, bạn bắt đầu báo cáo với câu chuyện vui (iii) Nên hút khán giả vào tập/ tình báo cáo nhằm làm tăng khả hiểu chủ đề trình bày (iii) Hỏi câu hỏi để kiểm tra xem khán giả có hiểu bạn trình bày hay khơng tặng q nhỏ cho người có câu trả lời Khơng có thứ hấp dẫn khán giả tham gia vào chủ đề trình bày phần thưởng, chúng có giá trị thấp móc khóa, khăn tay, … (iv) Nên chia phần trình bày thành hai vài buổi nên có phần đặt câu hỏi trả lời câu hỏi buổi, buổi có giải lao ngắn Trong suốt phần hỏi trả lời tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector hoặc hình máy tính) để giúp người nghe tập trung vào câu hỏi diễn giả Nếu tắt máy chiếu bạn tạo thêm slide đơn giản với tựa đề “Hỏi đáp” chiếu slide suốt trình Module 5: Sử dụng trình chiếu 16 ... phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Thi t kế, biên tập nội dung trang thuyết trình: Thi t kế thuyết trình phải có cấu trúc logic Một thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người... triển Ngoài khả tạo tập tin định dạng PDF cho trình diễn, phần mềm xuất trình diễn thành tập tin dạng SWF để chạy máy tính có cài đặt trình chạy Flash Phần mềm đọc, sửa lưu tập tin vài dạng khác,... trình dạng sau: - Normal Layout view - Slide Sorter view - Reading View Notes Section: Khu vực cho phép bạn thêm ghi vào thuyết trình Những ghi khơng hiển thị su t q trình thuyết trình (hay trình

Ngày đăng: 23/06/2020, 11:21

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN