Kinh nghiệm chính mà pythis chia sẻ là các bên tham gia (pythis, vinamilk, oracle và cả KPMG)

Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 MỤC LỤC Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Chúng xin giới thiệu ứng dụng công nghệ thông tin nhiều nhà quản lý quan tâm việc điều hành cơng ty mà khơng doanh nghiệp vận dụng Nhưng chưa hiểu hiểu đủ nên chưa phát huy tác dụng vốn có nó, chí gặp nhiều khó khăn Đó ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Ngồi chức quản lý, ERP đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản lý Vậy với tính ưu việt đem lại kết cho doanh nghiệp? Vận dụng gọi hợp lý? Và doanh nghiệp Việt Nam vận dụng thành cơng hay chưa? Nếu chưa doanh nghiệp cần phải làm để vận dụng thành cơng hệ thống này? Chúng ta tìm hiểu qua phân tích Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 NỘI DUNG Giới thiệu công ty Vinamilk: - Vinamilk thành lập vào ngày 20/08/1976 với tên gọi Công ty Sữa- Cà phê Miền Nam, dựa sở tiếp quản nhà máy sữa chế độ cũ để lại: Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân nhà máy Foremost); Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân nhà máy Cosuvina); Nhà máy sữa Bột Dielac.Vào tháng năm 1994, Vinamilk thức khánh thành Nhà máy sữa Hà Nội Tháng 11/2003 chuyển sang tên gọi Công ty cổ phần Sữa Việt Nam Ngày 19/1/2006 niêm yết mã chứng khoán VNM sàn chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh Được bình chọn vào top 10 Hàng Việt Nam chất lương cao từ 1995-2007 Năm 2010, Vinamilk đầu tư vào công ty Mikara New Zealand Vinamilk xếp vào danh sách 200 doanh nghiệp tốt thị trường Châu Á- Thái Bình Dương Forbes Asia bình chọn năm 2010 Tháng 3/2012, bà Mai Kiều Liên- CEO Vinamilk Forbes bình chọn vào danh sách 50 nữ doanh nhân quyền lực Châu Á Từ năm 2008- 2012, tốc độ tăng trưởng xuất đạt 62% Năm 2016, doanh thu Vinamilk đạt 44.560 tỷ VNĐ Vinamilk công ty sản xuất sữa sản phẩm từ sữa hàng đầu Việt Nam, có trụ sở số 10 phố Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh Cơng ty bao gồm trụ sở chính, 24 đơn vị trực thuộc Văn phòng tổng số CBCNV thức lên đến gần 5,400 người Đến nay, sản phẩm công ty có mặt thị trường 31 quốc gia lớn giới với 200 loại sản phẩm bao gồm sữa bột, sữa tươi, sữa hộp, bánh, bột sinh dưỡng, sữa đậu nành, sữa chua sản phẩm khác từ sữa Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 Vinamilk ERP: 1.1 Khái niệm ERP Ý nghĩa E, R P thuật ngữ ERP   E: Interprise (Doanh nghiệp) R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên PM, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà truy cập sử dụng Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên  P: Planning (Hoạch định), kế hoạch khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch nào? ERP thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, để giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Một hệ thống ERP mơ tả qua sơ đồ sau Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 1.2 Tình hình Vinamilk trước áp dụng ERP: - Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc công nhân chưa đạt hết công suất tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 - Trong hạch toán, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tốn theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình - Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 1.3 Triển khai ERP 1.3.1 Chuẩn bị sở hạ tầng nhân lực: Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon Vinamilk hợp tác với IBM để xây dựng triển khai sở hạ tầng CNTT theo yêu cầu bao gồm hệ thống máy chủ thuộc dòng IBM Blade Center System X (chạy vi xử lý intel); hệ thống lưu trữ SAN IBM DS8100 dung lượng 10TB nặng tấn, điều khiển máy chủ IBM system p- Vinamilk khách hàng IBM áp dụng hệ thống này( riêng hệ thống có chi phí tới 2,5 triệu USD); hệ thống phục hồi cố phần mềm quản lý ứng dụng 1.3.2 Triển khai: Quá trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Ngày 15/3/2005, Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy toàn quốc Việc chia nhỏ trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft hệ thống nói Vinamilk lựa chọn cho yêu cầu cụ thể, tùy theo chức năng, đặc điểm riêng hệ thống cho công việc cụ thể tích hợp làm chủ giải pháp ERP quốc tế VINAMILK đưa giải pháp tốt nhằm giúp giải toán kinh doanh 1.3.3 Kết quả: Sau tháng vận hành ERP toàn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro công tác kế toán; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài - kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Công ty cho biết từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Ngay triển khai thành công hệ thống Microsoft Dynamics SL, Vinamilk đồng thời đưa ERP giải pháp bán hàng PDA cho nhà phân phối để củng cố lực quản lý.Đã có 33 nhà phân phối (NPP) Vinamilk toàn quốc tham gia vào mạng lưới triển khai ERP-PDA Dự kiến đến cuối 2007, số tăng lên 78 NPP Vinamilk triển khai Microsoft Dynamics SL Palm Z22 cho 10 NPP HN 23 NPP TP.HCM Mười sáu NPP khác khu vực Đông Nam Bộ giai đoạn hoàn tất cài đặt phần mềm Dự kiến, đến cuối năm nay, Vinamilk triển khai xong phần mềm cho 78 NPP đến tháng 7/2008 187 NPP Mạng lưới NPP Vinamilk Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 tăng lực tiếp tục dược mở rộng 1.4 Nhận xét: 1.4.1 Khó khăn: Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho tồn q trình ERP Vinamilk chưa đủ Có thể thấy, nhà cung cấp hàng đầu nguồn nhân lực, công nghệ lực Pythis có hạn Tầm Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk chưa thể Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hồn thiện khả quản lý cơng nghệ mức cao Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp Oracle cho lực quản lý lõi riêng CRM ( Customer Relationship Management ) SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Ở mức đó, chức ERP Oracle mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực không đủ (mà nguyên nhân Pythis) điều khiến cho chi phí dành cho ERP Vinamilk lại bị đội lên lần Đồng thời, khả đồng hóa cho qua trình quản lý giải pháp bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thông qua hệ thống nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ nhận chứng từ nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác Chi phí để đầu tư cho ERP để đưa vào hoạt động hồn chỉnh tương đối lớn không lực phần cứng, phần mềm lực người Hệ thống phần cứng cần đầu tư lớn để có khả chạy tất module Hệ thống phần mềm cần thường xuyên phải cập nhật phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu Khi hệ thống phần cứng phần mềm mua vấn đề khác cần nhắc đến vấn đề quan trọng, then chốt Đó lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực hai mà q trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực khơng phải am hiểu tình hình chung Vinamilk mà phải đủ khả vận hành hệ thống Muốn Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống thêm vào đưa nhân viên thực hành hệ thống thật để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt hiệu cao sử dụng hệ thống Phần triển khai CRM distribution cho vendor module khác hẳn module core central mà Vinamilk mua Nghiệp vụ vươn để kiểm soát thị trường, kiểm soát lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh đối thủ Điều xa lạ với nhân viên nhà tư vấn triển khai ERP thơng thường Ngồi ra, điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft Do đó, làm cách để kết hợp giải pháp cách thách thức 1.4.2 Lý thành công: - Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến - Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án - Đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc qui củ - Ngồi ra, dự án hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập cơng ty TNHH KPMG Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề khơng quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh Bài học kinh nghiệm: - Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ; thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Do vậy, muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý thay Trần Lan Hương – MSV: 1512230037 đổi mà ERP yêu cầu - Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố - Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn Tài liệu tham khảo ... Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn... Do đó, làm cách để kết hợp giải pháp cách thách thức 1.4.2 Lý thành công: - Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến - Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích... lực Pythis có hạn Tầm Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk chưa thể Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hồn thiện