BÁO cáo KIẾN tập THẢO NGUYÊNN

DANH MỤC VIẾT TẮT UBND: HĐND: NĐ: QĐ: CP XHCN Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Nghị định Quyết định Chính phủ Xã hội chủ nghĩa Trang MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định 75/2000/NĐCP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ công chứng, chứng thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, trình thực Nghị định số 75/2000/NĐ-CP Nghị định số 79/2007/NĐ-CP bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phòng cơng chứng UBND Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định đời với Luật Công chứng 2018 đáp ứng giải kịp thời vướng mắc văn cũ, thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thực 04 năm thiếu hướng dẫn cụ thể Chứng thực giao cho đội ngũ cán Tư pháp cấp xã, phường, thị trấn thách thức đội ngũ cán Tư pháp xã, phường, thị trấn không trang bị công cụ hỗ trợ để nhận biết văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Trong thời gian kiến tập địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực người dân quan tâm, đặc biệt Ủy nhân dân xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai nơi em đăng ký viết đề tài, nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động Ủy ban nhân dân nơi em kiến tập nên em chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân dân xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai” để làm báo cáo kiến tập Để làm rõ mặt làm được, chưa làm UBND xã Minh Lương thực NĐ 23/2015/NĐ-CP từ hoạt động thực tế xã Minh Lương, thân tơi rút học kinh nghiệm có kiến nghị, giải pháp khắc Trang phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nước ta Trang NỘI DUNG BÁO CÁO Chương I Tổng quan trình kiến tập UBND xã Minh Lương Thời gian kiến tập Thời gian: Từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019 Địa điểm kiến tập Địa điểm: UBND xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai Khái quát UBND xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai 3.1 Vị trí, chức Xã Minh Lương, xã vùng cao huyện Văn Bàn - tỉnh Lào Cai, cách trung tâm huyện Văn Bàn 30 km dọc theo đường Quốc lộ 279 phía Tây dãy Hồng Liên Sơn Phía đơng giáp với xã Thẳm Dương, xã Dần Thàng Huyện Văn Bàn Phía Bắc Tây Bắc giáp với xã Nậm Xé huyện Văn Bàn, phía nam giáp với xã Nậm Xây huyện Văn Bàn với tổng diện tích đất tự nhiên 3.509.14 ha, xã có 11 thơn với 1072 hộ 5206 khẩu, địa bàn phức tạp an ninh trật tự, như: ma túy, cờ bạc, tệ nạn xã hội khác Có 04 dân tộc sinh sống là: dân tộc Tày, dân tộc Kinh, dân tộc Dao, dân tộc Thái UBND xã HĐND xã bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, HĐND xã quan hành nhà nước cấp 3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp UBND xã phối hợp với Thường trực HĐND cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND - Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã,… - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp: Tổ chức hướng dẫn việc thực Trang chương trình, kế hoạch, đề án; hướng dẫn nơng dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất; Thực tu bổ, bảo vệ phát triển rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt,… - Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã; Quản lý việc xây dựng, tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm đường giao thông cơng trình sở hạ tầng khác địa phương,… - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá - thể thao: Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non, trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình; Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; thực sách, chế độ người gia đình có cơng Cách mạng theo quy định pháp luật, - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phương: Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực biện pháp phòng ngừa đấu tranh chống tội phạm tệ nạn xã hội khác địa phương, thực tốt công tác đăng ký quản lý cư trú theo Luật cư trú - Trong việc thi hành pháp luật: Uỷ ban nhân dân xã tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải vi phạm pháp luật; Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; Tổ chức thực thi hành án theo quy định pháp luật,… 3.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND xã Minh Lương Tổ chức nhân xã gồm: + Cấp lãnh đạo: Chủ tịch UBND xã: Ông Hứa Văn Minh Phó Chủ tịch UBND xã: Ơng Chu Văn Thưởng + Cơ quan giúp việc cho UBND xã (Cơng chức xã): Văn phòng HĐND UBND, Tư pháp, Địa chính, Văn hóa, Tài - Kế tốn, Cơng an xã, Ban huy quân Nhật ký kiến tập Thời gian Công việc 17/6/2019 - Làm quen với công việc, cán bộ, nhân viên Trang 18/6/201919/6/2019 20/6/201921/6/2019 24/6/2019 25/6/2019 26/6/2019 27/6/201928/6/2019 văn phòng - Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã - Nghiên cứu chủ đề viết báo cáo - Thực hành soạn thảo văn hành thông thường - Lập dàn ý cho báo cáo kiến tập - Tiếp tục học hỏi công việc mà người hướng dẫn giao,in ấn, photo tài liệu - Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho viết báo cáo - Tiếp tục nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo - Quan sát, ghi chép lại trình làm việc văn phòng - Tổng hợp tài liệu giúp UBND xã - Bắt đầu tiến hành làm báo cáo - Tiếp tục hoàn thành báo cáo - Hoàn thành nhận xét, đánh giá nơi tiến hành kiến tập Chương II Hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân xã Minh Lương Khái quát chung chứng thực, hoạt động chứng thực UBND xã 1.1 Khái niệm chứng thực Trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP công chứng, chứng thực Đây văn đưa khái niệm “chứng thực” gì: Chứng thực việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch chữ ký cá nhân giấy tờ phục vụ cho việc thực giao dịch họ theo quy định Nghị định này” [10, Điều 2] Hiện nay, hoạt động chứng thực điều chỉnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP khái niệm chứng thực giải thích từ ngữ đây: - Cấp từ sổ gốc việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc - Chứng thực từ việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực với Trang - Chứng thực chữ ký việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực - Chứng thực hợp đồng, giao dịch việc quan có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Có thể thấy khái niệm chứng thực gắn liền với thay đổi xã hội nước ta, giai đoạn khác khái niệm chứng thực ngày quy định rõ ràng, cụ thể Tuy nhiên khái niệm chứng thực gắn với việc cụ thể Từ khái niệm nêu đưa khái niệm chung nhất, bao quát chất hoạt động chứng thực sau: “Chứng thực việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật chứng thực xác nhận tính xác, tính có thực giấy tờ, văn chứng thực so với sổ gốc; xác nhận tính xác, tính có thực chữ ký cá nhân; xác nhận tính xác, có thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch” “Chứng thực UBND hoạt động mang tính hành nhà nước UBND xã thực việc cấp từ sổ gốc; chứng thực từ giấy tờ, văn quan có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận; chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (trừ việc chứng thực chữ ký người dịch) chữ ký người yêu cầu chứng thực; xác nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thật thời điểm giao kết” 1.2 Đặc điểm hoạt động chứng thực UBND xã Chứng thực UBND xã hoạt động chứng thực thực UBND cấp xã – quan hành địa phương theo thẩm quyền pháp luật quy định Do đó, chứng thực UBND xã mang đầy đủ đặc điểm hoạt động chứng thực nói chung, là: - Hoạt động chứng thực UBND xã mang tính chất hành Theo đó, UBND xã thực chứng thực phải tuân thủ Trang đầy đủ quy định pháp luật trình tự, thủ tục, thẩm quyền luật định - Hoạt động chứng thực UBND xã hoạt động xác nhận giá trị pháp lý văn chứng thực Bản cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho giao dịch; Bản chứng thực từ có giá trị sử dụng thay cho dùng để đối chiếu chứng thực giao dịch; Chữ ký chứng thực theo quy định pháp luật có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực ký chữ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ, văn bản; Hợp đồng, giao dịch chứng thực theo quy định pháp luật có giá trị chứng chứng minh thời gian, địa điểm bên ký kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch 1.3 Giá trị pháp lý văn chứng thực Bản cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Bản chứng thực từ theo quy định Nghị định có giá trị sử dụng thay cho dùng để đối chiếu chứng thực giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chữ ký chứng thực theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực ký chữ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ, văn Hợp đồng, giao dịch chứng thực theo quy định Nghị định có giá trị chứng chứng minh thời gian, địa điểm bên ký kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch 1.4 Thẩm quyền chứng thực Thẩm quyền UBND cấp xã lĩnh vực chứng thực quy định nhiều văn pháp luật khác như: Bộ luật dân sự, Luật đất đai…, chủ yếu quy định Trang Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Theo quy định khoản điều Nghị định số 23/2015/NĐCP UBND cấp xã có thẩm quyền trách nhiệm chứng thực sau: - Chứng thực từ giấy tờ, văn quan có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận; - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; - Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản; - Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực quyền người sử dụng đất theo quy định Luật Đất đai; - Chứng thực hợp đồng, giao dịch nhà theo quy định Luật Nhà ở; - Chứng thực di chúc; - Chứng thực văn từ chối nhận di sản; - Chứng thực văn thỏa thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản mà di sản tài sản quy định Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực ký chứng thực đóng dấu UBND cấp xã Việc chứng thực thực trụ sở quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, lại được, bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác Khi thực chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực Cơ quan, tổ chức thực chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực ngày làm việc tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải lệ phí, chi phí chứng thực trụ sở quan, tổ chức 1.5 Thủ tục chứng thực Thủ tục chứng thực UBND xã thực theo chế “một cửa” Quy chế “một cửa” thực theo Quyết định số 09/2015/QĐTTg ngày 25 tháng năm 2015 Thủ Trang 10 tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực chế cửa, chế cửa lên thông quan hành nhà nước địa phương Hoạt động chứng thực cấp xã thực theo chế cửa có vai trò quan trọng Bởi vì, theo chế cửa UBND cấp xã thực giải yêu cầu chứng thực cá nhân, tổ chức từ hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải trả kết thực đầu mối Bộ phận tiếp nhận trả kết UBND xã Theo đó, Bộ phận tiếp nhận trả kết đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp 16 nhận hồ sơ nhân, tổ chức để chuyển đến công chức chuyên môn cấp có thẩm quyền giải nhận, Theo chế cửa, việc giải chứng thực UBND xã thực dựa nguyên tắc: + Thủ tục hành đơn giản, rõ ràng, pháp luật; + Công khai, đầy đủ, kịp thời thủ tục hành chính; + Bảo đảm giải cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ thực không lần suốt trình giải hồ sơ quan chuyên môn; + Bảo đảm phối hợp chặt chẽ quan hành nhà nước công việc giải công việc cá nhân, tổ chức; + Việc thu phí, lệ phí cá nhân, tổ chức thực theo quy định pháp luật Trình tự giải chứng thực UBND xã theo chế cửa gồm bước: - Bước Tiếp nhận trả kết cho cá nhân, tổ chức thẩm định hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận yêu cầu chứng thực công dân kiểm tra hồ sơ đối chiếu với quy định chủng loại, tính pháp lý hồ sơ, giấy tờ, vào sổ ghi chép tiếp nhận hẹn trả kết với công dân - Bước Chuyển hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho công chức Tư pháp thực chứng thực - Bước Trình duyệt: Cơng chức Tư pháp trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch xã phụ trách duyệt, ký đóng dấu -Bước Trả hồ sơ: Công chức Tư pháp chuyển hồ sơ chứng thực cho công chức phụ trách phận cửa tiến hành vào sổ, thu phí, lệ phí trả kết cho cơng dân Quy trình giải chứng thực theo chế cửa mơ hình hóa qua sơ đồ sau: Trang 11 Chủ Cá tịch tổ nhân, chức Phócầu u Chủ chứng tịch thực Cơng chức chuyên môn Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thử tục chứng thực thực cụ thể sau: a Thủ tục cấp từ sổ gốc Người yêu cầu cấp từ sổ gốc phải xuất trình có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra Trong trường hợp người yêu cầu cấp từ sổ gốc người quy định Khoản Khoản Điều 16 Nghị định phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người cấp Cơ quan, tổ chức vào sổ gốc để cấp cho người yêu cầu; nội dung phải ghi theo nội dung ghi sổ gốc Trường hợp khơng lưu trữ sổ gốc sổ gốc khơng có thơng tin nội dung u cầu cấp quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời văn cho người yêu cầu Trường hợp người yêu cầu cấp từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện phải gửi kèm theo có chứng thực giấy tờ quy định Khoản Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa người nhận cho quan, tổ chức cấp Cán tiếp Thời hạn cấp từ sổ gốc thực theo quy nhận định Điều Nghị định Trong trường hợp yêu cầu cấp phận từ sổ gốc gửi qua bưu điện thời hạn thực tiếp sau quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo nhận dấu bưu điện đến trả kết b Thủ tục chứng thực từ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ, văn làm sở để chứng thực cần chứng thực Trong trường hợp giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng Trang 12 chứng nhận phải hợp pháp hóa lãnh theo quy định pháp luật trước yêu cầu chứng thực sao; trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh theo điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên theo nguyên tắc có đi, có lại Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình quan, tổ chức tiến hành chụp từ để thực chứng thực, trừ trường hợp quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp Người thực chứng thực kiểm tra chính, đối chiếu với sao, nội dung với chính, giấy tờ, văn không thuộc trường hợp quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thực chứng thực sau: a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực từ theo mẫu quy định; b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với có từ 02 (hai) trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Mỗi chứng thực từ giấy tờ, văn nhiều chứng thực từ giấy tờ, văn thời điểm ghi số chứng thực c Chứng thực chữ ký Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ sau đây: a) Bản có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng; b) Giấy tờ, văn mà ký Người thực chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, thấy đủ giấy tờ theo quy định Khoản Điều này, thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức làm chủ hành vi việc chứng thực khơng thuộc trường hợp quy định Điều 25 Nghị định yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt thực chứng thực sau: a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Trang 13 Đối với giấy tờ, văn có từ (02) hai trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, giấy tờ, văn có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Đối với trường hợp chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ, nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định Khoản Điều đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực Thủ tục chứng thực chữ ký quy định Khoản 1, Điều áp dụng trường hợp sau đây: a) Chứng thực chữ ký nhiều người giấy tờ, văn bản; b) Chứng thực chữ ký người khai lý lịch cá nhân; c) Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn cá nhân tự lập theo quy định pháp luật; d) Chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền trường hợp ủy quyền thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường bên ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản Thực trạng hoạt động chứng thực UBND xã Minh Lương , huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai 2.1 Về hoạt động chứng thực xã Cán phụ trách công tác chứng thực xã có thái độ mềm mỏng, phong cách làm việc lịch sự, tận tụy Thực tốt quy chế văn hóa công sở xã Minh Lương huyện Văn Bàn Chấp hành tốt nhiệm vụ phân cơng hồn thành tốt với hiệu cao nhất, có vấn đề thắc mắc, chưa rõ, khó khăn thường xun trao đổi thẳng thắng với lãnh đạo để có hướng giải Ln có thái độ hòa nhã trao đổi công việc với đồng nghiệp tinh thần hợp tác, hỗ trợ nhau, có phối hợp nhịp nhàng, tạo điều kiện cho đồng nghiệp thực hoàn thành nhiệm vụ tốt Ln có thái độ hòa nhã, lịch sự, tôn trọng tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác Biết lắng nghe hướng dẫn tận tình, khơng cửa quyền hách dịch với người Tuy nhiên, công dân đến chứng thực xã có người hạn chế trình độ, am hiểu pháp luật ỷ lại việc quen biết cán Ủy ban nên nhiều lúc có thái độ khơng mang tính hợp tác, bỏ qua quy trình chứng thực khơng xuất trình chứng minh nhân dân yêu cầu chứng thực xác nhận chữ ký Trang 14 - cán phụ trách chứng thực hướng dẫn, gây khó khăn cho việc chứng thực Khi đó, lãnh đạo xã (người trực ký) trực tiếp giải thích, hướng dẫn để người dân thực theo trình tự quy trình chứng thực 2.2 Một số kết đạt hoạt động chứng thực UBND xã Minh Lương Trong năm qua địa bàn xã công tác chứng thực Thường trực Đảng ủy, HĐND quan tâm đạo Ủy ban nhân dân xã tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn văn quy phạm pháp luật Nhà nước Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực triển khai sâu rộng tới tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức phong phú tuyên truyền qua loa phát để nhân dân hiểu nắm được, nghiên cứu tủ sách pháp luật xã, tuyên truyền thông qua buổi họp dân… Ngoài ra, phận “một cửa” thực tốt việc niêm yết cơng khai trình tự thủ tục chứng thực, mức thu lệ phí chứng thực tạo điều kiện để nhân dân tìm hiểu đến thực yêu cầu chứng thực a Về hoạt động chứng thực từ Tại Ủy ban nhân dân xã Minh Lương huyện Văn Bàn, việc chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP vào nề nếp, việc tiếp nhận trả kết phận “một cửa” 100% số hồ sơ chứng thực tiếp nhận xử lý trả kết ngày Những trường hợp không đủ điều kiện chứng thực hướng dẫn cơng dân hồn tất thủ tục giải thích đầy đủ, quy định pháp luật chứng thực Quy trình hoạt động chứng thực y từ (thời hạn giải thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều) + Tiếp nhận hồ sơ: Đây bước q trình hoạt động Cơng chứng - chứng thực, hồ sơ tiếp nhận bao gồm loại văn bằng, chứng tiếng Việt, hộ khẩu, chứng minh nhân dân loại giấy tờ khác theo quy định pháp luật + Kiểm tra hồ sơ: Đây cơng việc quan trọng quy trình hoạt động chứng thực Do đó, việc thực kiểm tra hồ sơ giao cho người có trình độ chun mơn cao có nhiều kinh nghiệm, việc kiểm tra hồ sơ phải thực kỹ lưỡng + Đóng mộc y chứng thực sao: mộc y chứng thực quy định theo mẫu, bao gồm phần xác định Trang 15 với chính, ngày, tháng, năm đóng dấu, số thứ tự …Việc đóng mộc phải thực rõ ràng, đẹp + Trình ký: Sau đóng mộc y cán thực chứng thực có nhiệm vụ đem hồ sơ trình ký Người có thẩm quyền ký y chứng thực Chủ tịch Phó chủ tịch + Đóng dấu: Sau thực đầy đủ bước tiến hành đóng dấu Ủy ban nhân dân Từ hồ sơ chứng thực có hiệu lực pháp luật + Vào sổ chứng thực: Việc vào sổ phải thực đầy đủ, rõ ràng theo quy định Sổ chứng thực lưu giữ cẩn thận, ngăn nắp, bảo đảm cho việc tra cứu sau + Thu lệ phí: Thơng qua việc biên lai thu tiền, việc thu lệ phí thực xác, rõ ràng theo quy định (2.000đ/trang, từ trang thứ ba trở lên trang thu 1.000đ, tối đa khơng 100.000/bản) Người nộp hồ sơ nhận biên lai đóng tiền + Trả hồ sơ lưu trữ hồ sơ: Công việc cuối trả hồ sơ cho người yêu cầu y chứng thực Việc trả hồ sơ thực theo thứ tự Cơ quan chứng thực giữ lại để lưu trữ Bảng 2.1 Thống kê kết việc chứng thực từ UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn năm 2016 trở lại Chứng thực Tổng lệ phí thu Năm từ 10.104.000đ 2016 3368 13.446.000đ 2017 4482 - 14.460.000đ 2018 4820 2019 4.056.000đ (Tính đến 1352 6/2019) (Theo bảng số liệu chứng thực năm UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn) b Về hoạt động chứng thực chữ ký hợp đồng, giao dịch Quy trình chứng thực xác nhận chữ ký (thời hạn giải ngày) + Tiếp nhận hồ sơ: Cán chuyên trách nhận hồ sơ người đến chứng thực theo thứ tự Trang 16 +Thẩm tra hồ sơ: Sau tiếp nhận hồ sơ, cán chuyên trách tiến hành thẩm tra hồ sơ bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu giấy tờ tùy thân khác theo quy định pháp luật giấy tờ, văn mà người có thẩm quyền ký vào + Trình ký: Sau hồ sơ tiếp nhận, đủ điều kiện cán thực chứng thực có nhiệm vụ chuyển hồ sơ trình ký Người có thẩm quyền ký Chủ tịch Phó chủ tịch + Đóng dấu: Sau thực đầy đủ bước tiến hành đóng dấu Ủy ban nhân dân Từ hồ sơ chứng thực có hiệu lực pháp luật + Vào sổ chứng thực: Cán chuyên trách tiến hành vào sổ chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực chữ ký văn tiếng Việt phải có mặt trụ sở Ủy ban nhân dân xã để ký vào sổ chứng thực + Thu lệ phí: Sau hồ sơ hoàn tất, cán chuyên trách tiến hành thu lệ phí 10.000đ/trường hợp + Trả kết lưu trữ hồ sơ: Công việc cuối trả hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực chữ ký Bảng 2.2 Thống kê kết việc chứng thực chữ ký UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn năm 2016 trở lại Tổng lệ phí thu Chứng thực Năm chữ ký 2016 2017 21 210.000đ 36 360.000đ 290.000đ 2018 29 2019 110.000đ (Tính đến 11 6/2019) (Theo bảng số liệu chứng thực chữ ký năm UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn) Bảng 2.3 Thống kê kết việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo NĐ75/2000/ NĐ-CP NĐ 79/2007/NĐ-CP Chứng thực Tổng lệ phí thu Năm hợp đồng, giao dịch 2016 2017 Trang 17 - 2018 2019 (Tính đến 6/2019) (Theo bảng số liệu chứng thực hợp đồng năm UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn) c Về hoạt động chứng thực di chúc Quy trình chứng thực di chúc Thời hạn giải quyết: ngày nhận hồ sơ; thời điểm nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực sau 15 việc chứng thực chậm ngày làm việc tiếp theo; trường hợp có tình tiết phức tạp khơng q ba ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ: + Tiếp nhận hồ sơ: Cán tư pháp nhận hồ sơ người yêu cầu chứng thực di chúc + Thẩm tra hồ sơ: Sau tiếp nhận hồ sơ, cán tư pháp tiến hành thẩm tra hồ sơ bao gồm phiếu yêu cầu chứng thực, dự thảo di chúc (nếu có), chứng minh nhân dân giấy tờ tùy thân khác theo quy định pháp luật giấy tờ, sổ hộ gia đình, giấy khám sức khỏe/khám tâm thần, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, giấy tờ chứng minh tình trạng nhân, tài sản chung, riêng người lập di chúc, giấy tờ liên quan khác theo quy định pháp luật (nếu có) + Trình ký: Sau hồ sơ tiếp nhận đầy đủ cán tư pháp có nhiệm vụ đem hồ sơ trình ký Người có thẩm quyền ký Chủ tịch Phó chủ tịch + Đóng dấu: Sau thực đầy đủ bước tiến hành đóng dấu Ủy ban nhân dân Từ hồ sơ chứng thực có hiệu lực pháp luật + Vào sổ chứng thực: Cán chuyên trách tiến hành vào sổ chứng thực di chúc, người yêu cầu chứng thực di chúc phải có mặt trụ sở Ủy ban nhân dân phường để ký vào sổ chứng thực |+ Thu lệ phí: Sau hồ sơ hồn tất, cán chuyên trách tiến hành thu lệ phí 40.000đ/trường hợp + Trả kết lưu trữ hồ sơ: Công việc cuối trả hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực di chúc d Về công tác lưu hồ sơ Trang 18 Việc lưu trữ hồ sơ chứng thực Ủy ban nhân xã Minh Lương huyện Văn Bàn thực với quy định Nhìn chung cơng tác lưu trữ hồ sơ bước vào nề nếp, có sổ lưu chứng thực, qua năm cán phụ trách chứng thực có tổng hợp, kết sổ thực quy trình bảo quản hồ sơ lưu theo quy định pháp luật lưu trữ hành Hàng năm, Ủy ban nhân dân xã Ủy ban nhân dân huyện đánh giá cao việc chấp hành tốt công tác lưu trữ hồ sơ xã 2.3 Một vấn đề số tồn hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân xã Minh Lương, huyện Văn Bàn Những năm qua cơng tác tư pháp nói chung, cơng tác chứng thực thuộc thẩm quyền cấp xã với số lượng vụ việc phải thực hàng năm nhiều, gặp nhiều khó khăn, có việc phức tạp, nhìn chung xã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chứng thực tổ chức công dân, công tác chứng thực góp phần phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội địa phương Hoạt động chứng thực nước ta nói chung hoạt động chứng thực địa bàn xã Minh lương huyện Văn Bàn nói riêng năm qua có hệ thống tổ chức quản lý chặt chẽ, đảm bảo yêu cầu tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn cán Tư pháp, đáp ứng tốt nhu cầu chứng thực người dân… song bên cạnh đó, cơng tác chứng thực địa bàn xã tồn số vấn đề sau: Hiện đội ngũ cán tư pháp xã Minh Lương huyện Văn Bàn thiếu thiếu kinh nghiệm, giải công việc chưa khéo léo, mềm mỏng, không nhận biết giấy tờ văn cấp sai thẩm quyền giả mạo, số nội dung văn hợp lệ, thể thức văn bản, có số văn chưa với nội dung yêu cầu Cơ sở vật chất trang thiết bị thiếu trang bị chưa đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, tư pháp làm việc phòng chật hẹp, bàn ghế để phục vụ cho công dân đến liên hệ làm việc, ngồi chờ kết không đảm bảo đáp ứng yêu cầu Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc lưu trữ chưa đảm bảo khoa học, tốn kếm nhiều thời gian công sức, cần phải nghiên cứu thực phương pháp khoa học Một số hợp đồng hồ sơ lưu thiếu giấy tờ quan trọng như: Bản Sổ hộ với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp nhận chuyển nhượng, Trang 19 - nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở; đơn xin tách thửa, hợp trường hợp thực quyền người sử dụng đất phần đất; Giấy chứng tử người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ người để lại di sản người hưởng di sản thừa kế, người hưởng di sản theo pháp luật; Di chúc, Giấy chứng tử người để lại di sản, người hưởng di sản theo di chúc mà di chúc khơng xác định rõ phần di sản hưởng người… Từ thực tế kiểm tra cho thấy áp lực từ cơng việc trình độ chun môn công chức tham mưu lý khác, nên nhiều hợp đồng chứng thực Tư pháp xã Minh Lương huyện Văn Bàn chưa đảm bảo an toàn mặt pháp lý Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho cơng tác chứng thực hạn chế Cụ thể UBND xã chưa bố trí tủ đựng hồ sơ lưu chứng thực từ chính; Máy móc phục vụ cho hoạt động chun mơn cán Tư pháp thiếu, tham mưu giúp UBND xã nhiều mặt hạn chế, khiếm khuyết Bên cạnh đó, việc chứng thực ngày tăng, số lượng văn chứng thực nhiều phần ảnh hưởng đến tâm sinh lý cán phụ trách chứng thực, đơi lúc có thái độ gay gắt với người đến yêu cầu chứng thực giải thích quy trình chứng thực mà người dân chưa hiểu Chương III Kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực UBND xã Minh Lương Hoàn thiện văn pháp luật Để nâng cao hiệu công tác chứng thực, Nhà nước cần có chủ trương sách để ban hành văn cho phù hợp với thực tế, chặt chẽ, rõ ràng, thuận tiện, hạn chế kẽ hở, Pháp luật cần phải có quy định, hướng dẫn rõ ràng cụ thể lĩnh vực chứng thực văn quy phạm pháp luật để người làm công tác chứng thực hiểu đúng, áp dụng pháp luật vào việc chứng thực Một số quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 75/2000/NĐ-CP khơng phù hợp Vì vậy, việc sớm xây dựng ban hành Luật Chứng thực để tạo sở pháp lý thống nhất, đồng cho hoạt động chứng thực cần thiết Việc hoàn thiện quy định pháp luật chứng thực pháp luật có liên quan giúp hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch đáp ứng ngày tốt nhu cầu quan, tổ chức, cá nhân Gần đây, Nghị định 23/2015 đời góp phần đáng Trang 20 kể việc giải vướng mắc, tồn công tác chứng thực hành Nâng cao công tác đạo, kiểm tra quyền Để làm tốt cơng tác chứng thực, Đảng ủy, quyền xã phải rà sốt biên chế tuyển chọn cán bộ, cơng chức có lực thực làm công tác Tư pháp, để tham mưu cho UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn mặt thủ tục hành chính, giải kịp thời, quy định nhu cầu chứng thực nhân dân; Hạn chế tối đa việc thay đổi cán Tư pháp - Hộ tịch xã, trường hợp yêu cầu cấp thiết công việc, phải điều động, thay đổi cán bộ, cơng chức phải có phương án bố trí cán có đủ tiêu chuẩn theo quy định để thay Chỉ đạo cán tư pháp - hộ tịch làm tốt nhiệm vụ giao, Ủy ban nhân dân xã niêm yết cơng khai trình tự, thủ tục chứng thực cấp quy định mức thu lệ phí hoạt động chứng thực Bảo đảm thường xuyên có người trực tiếp nhận, giải kịp thời, quy định yêu cầu chứng thực tổ chức công dân; đăng ký tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Tư pháp Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra công tác chứng thực thuộc quyền quản lý để phát hiện, uốn nắn kịp thời sai sót q trình thực việc chứng thực Tăng cường công tác kiểm tra, kịp thời phát xử lý nghiêm túc trường hợp vi phạm thuộc thẩm quyền kiến nghị quan có thẩm quyền xử lý kịp thời, nghiêm minh trường hợp vi phạm Chỉ đạo thực tốt công tác chứng thực địa bàn, triệt để tuân thủ quy định pháp luật thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục, thời hạn, lệ phí chứng thực theo quy định Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị làm việc Cần có chế điều chỉnh trang bị sở vật chất cho xã để khắc phục khó khăn thiếu thốn; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Tư pháp - hộ tịch xã Minh Lương số lượng công việc nhiều, dân số đơng, xã Minh Lương huyện Văn Bàn có 11 thôn = 1072 hộ, cần phải đầu tư trang thiết bị để phục vụ cho công tác tư pháp tốt Đối với nơi cán chưa đạt chuẩn trình độ cần có kế hoạch đưa đào tạo thay cán bộ; thực việc luân chuyển cán làm công tác Tư pháp - hộ tịch xã biện pháp cần thiết, nhằm hạn chế tình trạng gây khó khăn để nhũng nhiễu thực thi công vụ Các quy định pháp Trang 21 luật chưa rõ ràng dẫn đến hiểu cần phải có hướng dẫn kịp thời quan chức Xây dựng tu bổ lại sở vật chất, nhanh chóng hồn thiện trụ sở số UBND cấp xã để phục vụ tốt cho hoạt động chứng thực, đặc biệt công tác lưu trữ hồ sơ chứng thực Trang bị thêm số thiết bị cho Ủy ban xã như: bàn ghế, tủ lưu trữ hồ sơ, máy photocopy để người dân tiến hành photo cần chứng thực xã, không làm thời gian lại người dân Thực tốt công tác tuyên truyền Công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật chứng thực, trách nhiệm quan, tổ chức việc thực quy định chứng thực phải tăng cường để có hướng dẫn đầy đủ, phù hợp mức, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng loại phí, lệ phí chứng thực Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực đến đơng đảo tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực như: Đoàn niên, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ … Tiếp tục thực niêm yết công khai trụ sở Ủy ban nhân dân xã thủ tục, trình tự cơng chứng, chứng thực để nhân dân biết được, để tiện theo dõi, giám sát việc thực theo quy định UBND xã cần phối hợp chặt chẽ với cấp, ngành việc nâng cao trình độ hiểu biết pháp luật nói chung, pháp luật hoạt động chứng thực nói riêng làm tốt cơng tác tun truyền, phổ biến pháp luật để chứng thực đạt mục đích, yêu cầu đề thực vào nề nếp đời sống xã hội Hiện nay, đa số người dân chưa phân biệt hoạt động riêng biệt “cơng chứng” “chứng thực” cần thực công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản, quy định pháp luật công tác chứng thực tới người dân thông qua buổi tuyên truyền địa phương, phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống truyền công cộng, giúp người dân phân biệt hoạt động riêng biệt hoạt động công chứng hoạt động chứng thực Trang 22 KẾT LUẬN Trong điều kiện chuyển sang kinh tế thị trường, định hướng xã hội chủ nghĩa, công tác chứng thực ngày chứng tỏ vai trò quan trọng, góp phần ngày lớn việc phục vụ quản lý Nhà nước có hiệu Vì để đáp ứng tốt nhu cầu chứng thực ngày lớn cá nhân, tổ chức, góp phần xây dựng, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội đất nước đồng thời tăng cường quản lý Nhà nước hoạt động chứng thực Nhà nước ta mở rộng phạm vi, thẩm quyền chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã Qua nghiên cứu tìm hiểu đề tài “Tìm hiểu hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân xã Minh Lương huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai” Em nhận thức vai trò tầm quan trọng cơng tác chứng thực yêu cầu người dân với công cải cách hành Nhà nước Thực tế chứng minh công tác chứng thực từ triển khai thực theo quy định Nghị định 23/2015/NĐ-CP có phát triển đáng kể, “đưa quan thực chứng thực xuống gần người dân hơn” quy định nguyên tắc “chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú người yêu cầu”, giúp giảm thiểu thời gian lại chờ đợi, đơn giản hóa đến mức tối thiểu việc xuất trình giấy tờ tùy thân tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực Hoạt động chứng thực góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước hoạt động chứng thực địa bàn xã Minh Lương nói riêng huyện Văn Bàn nói chung Để góp phần thúc đẩy việc thực quyền, lợi ích người dân ngày tốt Trang 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo công tác Tư pháp năm 2016, 2017, 2018 Báo cáo công tác Tư pháp tháng đầu năm 2019 Luật đất đai 2013 Luật nhà 2005 Luật dân 2005 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Nghị Định 23/2015 ngày 16/2/2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định 79/2007/NĐCP ngày 18/5/2007 Chính phủ việc cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 Bộ tư pháp hướng dẫn thi hành số điều Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ việc cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký 10 Thơng tư số 92/2008/TTLT-BTC-BTP Bộ tài Bộ tư pháp hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng lệ phí cấp sao, lệ phí chứng thực Trang 24 ... năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã - Nghiên cứu chủ đề viết báo cáo - Thực hành soạn thảo văn hành thông thường - Lập dàn ý cho báo cáo kiến tập - Tiếp tục học hỏi công việc mà người hướng dẫn giao,in... Ủy ban nhân dân nơi em kiến tập nên em chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân dân xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai” để làm báo cáo kiến tập Để làm rõ mặt làm được,... vụ cho viết báo cáo - Tiếp tục nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo - Quan sát, ghi chép lại trình làm việc văn phòng - Tổng hợp tài liệu giúp UBND xã - Bắt đầu tiến hành làm báo cáo - Tiếp