Bài giảng Tổ chức sự kiên, Cao đẳng giáo dục nghề nghiệp, 2020

MỤC LỤC CHƯƠNG KHÁT QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, mục đích yêu cầu hoạt động tổ chức kiện; - Phân loại kiện; - Phân tích yếu tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện; - Trình bày quy trình tổ chức kiện Nội dung: Mục đích tổ chức kiện 1.1 Khái niệm tổ chức kiện a Sự kiện Có nhiều cách hiểu khác tổ chức kiện Trước tiên, tìm hiểu ý nghĩa từ kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong số lĩnh vực khác kiện có nghĩa hồn tồn khác hẳn, ví dụ thống kê học trường hợp xuất biến cố xem kiện Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị APEC 2017, thi hoa hậu hồn vũ, - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Thực tế, cách tiếp cận phổ biến “sự kiện” lĩnh vực cần vào đặc trưng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện thừa nhận mang tính phổ biến giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức kiện” tương ứng với event management - tiếng Anh Cách hiểu hợp lý, nghiên cứu thuật ngữ từ ngơn ngữ phổ biến khác tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… mượn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha gestión de eventos) Ở nước phát triển lĩnh vực trở thành nghề, ngành cơng nghiệp dịch vụ đặc thù, họ có hệ thống lý luận nghề nghiệp tương đối đầy đủ chặt chẽ - Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập cơng ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hồ nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Sự kiện hoạt động đặc biệt tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào ghi nhớ tới đối tượng xác định Theo đó, kiện xảy có tính ngẫu nhiên biến cố thiên nhiên hay tranh chấp không thuộc phạm vi nghiên cứu môn học Cách hiểu kiện “Tổ chức kiện”: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… b Tổ chức kiện Theo quan điểm hoạt động tổ chức kiện (event management) hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) hoạt động kiện nhằm đạt mục tiêu định mà kiện đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện Việt Nam, thấy tổ chức kiện bao gồm hoạt động nghiên cứu kiện; lập kế hoạch, chương trình cho kiện; điều hành diễn biến kiện; kết thúc kiện… Từ cách tiếp cận đề cập nêu trên, khái quát: Tổ chức kiện trình bao gồm số tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.2 Mục đích, vai trò tổ chức kiện Mục đích tổ chức kiện tạo mơi trường hội giao lưu, tương tác tổ chức/doanh nghiệp với công chúng Mục tiêu cụ thể tổ chức kiện là: - Gây ý cho sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp - Tạo quan tâm từ khách hàng - Giúp tăng độ nhận biết thương hiệu - Tăng doanh số bán Cơng ty - Tạo đồn kết nội thông qua kiện nội Hoạt động tổ chức kiện chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho bên tham gia vào kiện, bên tham gia kiện xem xét lợi ích theo khía cạnh khác Đây vai trò tổ chức kiện Có nhiều thành phần tham gia vào hoạt động tổ chức kiện nên mục đích vai trò đối tượng khác nhau: * Đối với nhà đầu tư kiện - - - - - Đối với thân kiện, tiến hành đầu tư kiện chủ đầu tư đạt mục đích khác Ví dụ: với doanh nghiệp tiến hành tổ chức kiện cơng việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu sản phẩm công ty thông qua kiện Tuy nhiên điều cần quan tâm lợi ích mà nhà đầu tư kiện thu tiến hành kiện thông qua nhà tổ chức chuyên nghiệp: Thứ nhất, nhà đầu tư tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tổ chức kiện, họ phải tập trung cho việc thực vai trò (nếu có, chẳng hạn chủ tịch đồn, hay lên tặng quà… kiện) Thứ hai, nhà đầu tư dễ dàng đạt mục tiêu tổ chức kiện so với tự đứng tổ chức họ tận dụng kinh nghiệm, mối quan hệ, sáng tạo, ý tưởng tính chuyên nghiệp nhà tổ chức kiện Thứ ba, với dịch vụ có kiện nhà đầu tư kiện trực tiếp tiến hành họ thiếu thông tin nhà cung cấp dịch vụ, không lựa chọn dịch vụ vừa ý Ngay vấn đề giá cả, nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp mối quan hệ thường xuyên với nhà cung ứng dịch vụ tổ chức kiện bổ trợ (như trang trí, lưu trú, ăn uống…) đàm phán mức giá thấp Thứ tư, việc thuê nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp giảm thiểu rủi ro trình tổ chức (vì thông thường nhà tổ chức kiện phải chia rủi ro) mặt khác, nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp phải tính tốn đề phòng cố xảy kiện (nếu khơng có kinh nghiệm khó thực hiện) Tuy nhiên, khơng phải kiện đầu tư/ tài trợ mang lại lợi ích cho nhà đầu tư kiện Trong số trường hợp, việc đầu tư (tài trợ) kiện không xem xét cách cẩn trọng gây tác dụng ngược chiều * Đối với nhà tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện thực thành cơng kiện họ thu lợi ích định Thứ nhất, khẳng định giá trị thị trường dịch vụ tổ chức kiện Thứ hai, họ thu lợi nhuận từ thành Trong số trường hợp (đặc biệt kiện thương mại), nhà tổ chức kiện không thu lợi nhuận hợp đồng mà họ nhận thêm phần thưởng từ nhà đầu tư kiện kiện thành công mang đạt mục tiêu mong đợi nhà đầu tư kiện - Thứ ba, nhà tổ chức kiện thu kinh nghiệm nghề nghiệp, phát triển mối quan hệ không với khách hàng (nhà đầu tư kiện) mà phát triển mối quan hệ làm việc với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ khác (như trang trí, in ấn, ca nhạc…) Nhìn chung, nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp, sản phẩm họ dịch vụ tổ chức kiện, thực kiện lúc họ tạo bán sản phẩm từ thu lợi ích cho * Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian Sự kiện hội cho nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán sản phẩm mình, lợi ích dễ nhận thấy lợi nhuận, cơng việc mà họ thu từ q trình tham gia tổ chức kiện Bên cạnh đó, qua trình tham gia tổ chức kiện nhà cung ứng dịch vụ trung gian có hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm mình, tạo lập hội kinh doanh Ví dụ MC (người dẫn chương trình) nghiệp dư, qua kiện thành cơng quảng bá truyền hình để trở thành làng dẫn chương trình chuyên nghiệp chẳng hạn * Đối với khách mời tham gia kiện Khách mời tham gia kiện thu lợi ích định từ kiện - Qua việc tham gia kiện hội giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ công việc sống - Qua việc tham gia kiện khách mời thu lợi ích định vật chất tinh thần (ví dụ xem buổi trình diễn nghệ thuật, tham gia kiện kết hợp với chuyến du lịch, giao lưu, tiếp xúc với nhân vật tiếng; hưởng sản phẩm, dịch vụ mà nhà tổ chức kiện cung ứng cho họ) 1.3 Mối quan hệ kiện du lịch a Tổ chức kiện xúc tiến du lịch Việc tổ chức kiện, đặc biệt kiện lớn có quy mơ quốc gia, quốc tế có tác động lớn đến hoạt động xúc tiến du lịch Qua kiện không làm tăng số lượng khách mà kéo dài thời gian lưu trú, tăng chi tiêu khách Tuy nhiên, lợi ích trước mắt đề cập mà việc tổ chức kiện mang lại lợi ích lâu dài khác Thơng qua kiện với việc quảng bá phương tiện thông tin đại chúng, với quảng bá trực tiếp từ lượng khách đến tham gia kiện tạo nên hình ảnh tốt đẹp nơi diễn kiện điểm đến du lịch hấp dẫn Điều này, hấp dẫn du khách thu hút khách đến tham gia kiện quay trở lại Ngoài đề cập, du lịch MICE có liên hệ chặt chẽ với dịch vụ tổ chức kiện, việc mở rộng kiện thúc đẩy loại hình du lịch MICE phát triển b Tổ chức kiện thời vụ du lịch Một mạnh kiện tạo sức hút khách du lịch để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực thời vụ du lịch Tại điểm du lịch chịu ảnh hưởng lớn tính thời vụ (ví dụ điểm du lịch biển miền bắc Việt Nam) vào thời điểm vụ lượng khách du lịch ít, sở vật chất điều kiện cung du lịch lại dư thừa gây nên lãng phí lớn Tại điểm du lịch có tính thời vụ cao này, vào thời điểm ngồi vụ có điều kiện tổ chức kiện như: lễ hội văn hóa truyền thống, lễ hội thể thao, hội thảo, hội nghị… tiếp tục khai thác lượng khách du lịch Việc tạo kiện mang tính chất truyền thống phụ thuộc vào chiều dày lịch sử, văn hóa… nhiên có số kiện mang tính đại (đặc biệt kiện văn hóa, thể thao, hội nghị, hội thảo, giải trí, thi đấu…) tổ chức có điều kiện thuận lợi (ví dụ: đăng cai thi Sao Mai Tuần Châu vào mùa đông chẳng hạn), điều tạo nên lượng khách đáng kể đến với điểm du lịch Một số điểm du lịch biển khai thác tốt việc tổ chức kiện du lịch MICE thời điểm vụ miền Bắc Đồ Sơn- Hải Phòng Trong thời gian tới, điểm du lịch cần trọng quan tâm đến việc khai thác tổ chức kiện để khắc phục tác động thời vụ du lịch c Tổ chức kiện nâng cao sở vật chất phục vụ du lịch Các kiện lớn tầm quốc tế olimpic, world cup quy mô nhỏ như: seagames, asian cup, hội nghị thượng đỉnh nước nói tiếng Pháp… dịp để nâng cao sở vật chất phục vụ du lịch Đối với kiện này, phủ tổ chức ngồi nước có đầu tư cho nơi tổ chức kiện xây dựng, nâng cấp hoàn thiện không sở hạ tầng giao thông, thơng tin liên lạc mà đầu tư phát triển sở cung ứng du lịch Ngoài ra, kiện diễn ra, kỳ vọng lượng khách đến tham gia kiện tác động tích cực việc tổ chức kiện đến xúc tiến du lịch (như đề cập trên) sở kinh doanh du lịch tiến hành đầu tư nâng cấp sở vật chất 1.4 Một số tác động kiện đến lĩnh vực đời sống xã hội - - - - - - - Khi kiện diễn ra, có tác động định đến đời sống kinh tế xã hội Đặc biệt kiện có quy mơ lớn (ví dụ lễ hội chùa Hương, Seagames 23 Việt Nam ) có tác động, ảnh hưởng lớn đến đời sống xã hội Do thời gian tiếp cận nội dung q ngắn, chúng tơi chưa đủ thời gian để sâu nghiên cứu vấn đề (mà phạm vi nội dung đủ để trở thành dự án lớn), phác thảo số tác động kiện đến số lĩnh vực đời sống xã hội Riêng lĩnh vực du lịch, mối quan hệ chặt chẽ kiện với du lịch đặc biệt du lịch MICE xem xét riêng mục sau Dưới số tác động tích cực kiện a Tác động đến kinh tế Các kiện diễn ra, đặc biệt kiện lớn thúc đẩy phát triển kinh tế đa dạng hóa ngành nghề kinh tế quốc gia, địa phương Trước hết, tổ chức kiện ngành kinh tế tổng hợp góp phần lớn đến việc phát triển du lịch, phát triển kiện thường kéo theo phát triển ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng v.v Với kiện lớn (ví dụ 1000 năm Thăng Long- Hà Nội) trình chuẩn bị sở vật chất kỹ thuật cho kiện, tạo điều kiện phát triển sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho kinh tế Tổ chức kiện công cụ marketing hữu hiệu, kiện diễn đạt kết tốt thúc đẩy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nói riêng kinh tế nói chung b Tác động đến văn hóa - xã hội Bản thân trình tổ chức kiện tạo khối lượng việc làm định cho xã hội, với tác động kinh tế (đã đề cập trên), thấy kiện tạo khối lượng việc làm đáng kể cho xã hội Khi có phát triển dịch vụ tổ chức kiện, góp phần nâng cao đời sống người dân, phát triển văn hóa tiên tiến đậm đà sắc dân tộc (qua việc tổ chức thành công lễ hội chẳng hạn) Sự kiện giúp người có điều kiện giao lưu, đồn kết tiếp cận với sống đại, góp phần nâng cao chất lượng sống Sự kiện phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng củng cố mối quan hệ đối ngoại làm tăng thêm hiểu biết lẫn dân tộc nước giới Ví dụ : qua Segames 23 tổ chức Việt Nam góp phần phát triển mối quan hệ Việt Nam với nước khu vực Tổ chức kiện truyền thống (ví dụ lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, - - - - lễ hội tín ngưỡng ) cách chuyên nghiệp tác động trực tiếp gián tiếp đến việc bảo tồn di sản văn hóa quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự hào dân tộc, tính tự trọng, tự tơn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn nâng cao sắc văn hố, bảo tồn tính đa dạng văn hố, khắc phục tính tự ty dân tộc c Một số tác động tiêu cực Bên cạnh tác động tích cực đề cập trên, diễn kiện gây tác động tiêu cực định đến kinh tế xã hội : Các kiện lớn, nhiều kiện diễn gây sức ép ngày cao hạ tầng sở (sử dụng nhiều điện, nước, nhiên liệu làm tăng lượng nước thải chất thải); tăng chi phí cho hoạt động cơng an, cứu hỏa, dịch vụ y tế Các kiện gây vấn đề tắc nghẽn giao thông ; ô nhiễm môi trường, phá vỡ lối sống dân cư nơi diễn kiện, gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường Ảnh hưởng kiện đến đời sống dân cư nơi diễn kiện vấn đề tập trung đông lượng người, tăng giá hàng hóa tiêu dùng, khan hàng hóa Một số kiện kéo theo tệ nạn xã hội : ma tuý, cờ bạc, trật tự cơng cộng nhiều địa phương, gây lây truyền số bệnh tật Các vấn đề môi trường mà tiêu biểu rác thải: Khi kiện diễn xuất nhu cầu cao tiêu dùng sản phẩm lượng người đông sinh hoạt đời sống, thường thải môi trường lượng chất thải lớn Sự kiện làm nhiễm mơi trường khơng khí, tiếng ồn lớn… Tóm lại, tổ chức kiện vừa có tác động tích cực, vừa có tác động tiêu cực đến kinh tế, văn hóa, xã hội môi trường Nhận thức vấn đề này, để nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện phải biết cân đối lợi ích tiến hành kiện lựa chọn cách thức tiến hành kiện cách hiệu nhất; hạn chế mặt tiêu cực phát huy tác động tích cực mà kiện mang lại cho đời sống kinh tế xã hội Những yếu tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện Tổ chức kiện hoạt động dịch vụ, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lĩnh vực Tiếp cận theo quan điểm marketing chia yếu tố ảnh hưởng đến kiện thành hai nhóm là: yếu tố vĩ mô yếu tố vi mô 2.1 Các yếu tố vĩ mô 10 Bao gồm yếu tố, lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức kiện * Môi trường nhân học: Bao gồm vấn đề dân số người quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp tạo loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức kiện, môi trường nhân học mối quan tâm lớn nhà hoạt động thị trường Những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Tổ chức kiện thường quan tâm tới môi trường nhân học trước hết qui mô tốc độ tăng dân số Bởi vì, hai tiêu phản ánh trực tiếp qui mô nhu cầu tổng quát tương lai, phản ánh phát triển hay suy thoái thị trường Sự thay đổi cấu tuổi tác, cấu, qui mô hộ gia đình dân cư làm thay đổi cấu khách hàng tiềm năng, tác động quan trọng tới cấu tiêu dùng nhu cầu loại hàng hố Vì làm cho hoạt động Tổ chức kiện thay đổi thường xuyên, liên tục Một vấn đề khác liên quan đến biến đổi thị trường liên quan đến hoạt động Tổ chức kiện q trình thị hố phân bố lại dân cư Các vùng đô thị tập trung ln ln thị trường dịch vụ tổ chức kiện Bên cạnh đó, việc phân bố lại lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế tạo hội thị trường đầy hấp dẫn * Môi trường kinh tế: Thể tốc độ tăng trưởng kinh tế, cấu vùng từ tạo tính hấp dẫn thị trường sức mua, cấu chi tiêu khác thị trường hàng hoá khác Theo đánh giá nhiều chuyên gia tổ chức kiện, kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại doanh nghiệp chiếm 60% số lượng, 75% ngân sách tổ chức kiện Mà nhu cầu doanh nghiệp lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế mơi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến dịch vụ tổ chức kiện Ngoài với phát triển đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn thu nhập người dân tác động đến tổ chức kiện Ví dụ, thu nhập người dân nâng cao kiện mang tính chất truyền thống (như cưới hỏi, sinh nhật, giao tiếp xã hội…) ngày nhiều, đòi hỏi tính chuyên nghiệp ngày cao, mảng kiện mà nhà kinh doanh cần phải quan tâm, chuẩn bị điều kiện để cạnh tranh tương lai * Mơi trường tự nhiên: 84 - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 2.2 Điều hành hoạt động phụ trợ 1.Xác định đầy đủ danh mục hoạt động phụ trợ cho kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…) - Kiểm tra công tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hoàn tất cơng việc chuẩn bị lại - Phân cơng nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động phụ trợ - Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ trình triển khai hoạt động phụ trợ - Hướng dẫn điều hành triển khai - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy (vượt phạm vi trách nhiệm) - Phối hợp giải tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể - Lập báo cáo hoạt động phụ trợ kiện: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện Điều hành diễn biến kiện Các cơng việc có liên quan đến điều hành kiện bao gồm điều hành sân khấu, điều hành việc quản lý khách mời khán giả, điều hành hoạt động phụ trợ, điều hành hoạt động ăn uống, điều hành bế mạc kiện quản lý khách rời địa điểm tổ chức hoạt động tiễn khách Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu • Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 85 • • • • • • • • • • • Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình/ kịch chi tiết Điều hành hoạt động người tham gia trình diễn có hiệu Điều hành việc quản lý khán giả khách mời Dựa vào theo danh mục khách mời ln kiểm sốt cập nhật khách mời đến khán giả kiện Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả khách mời Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản trị kiện bất thường phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện theo kịch nhằm đạt mục tiêu kiện Điều hành hoạt động phụ trợ cho kiện Xác định danh mục hoạt động phù trợ ( trình diễn nghệ thuật, giải trí, giao lưu, tặng quà, hoạt náo….) Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động phụ trợ Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ Kiểm tra sát diễn biến hoạt động phụ trợ Hỗ trợ người trình diễn ( diễn viên, diễn giả) rời khu vực biểu diễn Phục vụ ăn uống Ngoại trừ hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản tiệc cofeebreak (tiệc nhẹ giải lao hội thảo/ hội nghị), hay loại tiệc rượu (chỉ có đồ ăn nhẹ thường chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức kiện đứng để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phụ vụ ); Còn hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức kiện phải thông qua nhà cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách Như vậy, cung ứng dịch vụ ăn uống tổ chức kiện có hai hình thức bản: - Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ nhà cung ứng bổ trợ - Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách Trước tiên, công việc liên quan đến việc lập kế hoạch kết hợp với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, công việc như: Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính xử lý cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống Các nội dung trình bày tương đối chi tiết phần đầu chương ( xem mục - 4.2 Quy trình chung quản trị hậu cầu tổ chức kiện), ngồi cần ý cơng việc có liên quan đến tổ chức xếp ăn uống cho 86 khách Công việc bao gồm số nội dung sau: Kiểm tra thống thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng tiêu chuẩn: - Thực đơn phong phú, đa dạng, - Đảm bảo yêu cầu mặt dinh dưỡng bữa ăn hiệu kinh tế - Cơ cấu ăn hợp lý - Đảm bảo có ăn đặc sản địa phương - Thực đơn phải thay đổi bữa - Không đưa nhiều ăn lạ vào bữa ăn - Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt khách - Ghi rõ số lượng ăn bữa - Lượng thức ăn cần dùng bữa Thông báo xác địa điểm thời gian diễn bữa ăn đoàn - Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt nhà hàng nơi diễn bữa ăn đoàn - Đảm bảo vệ sinh - Bố trí bàn ăn chu đáo - Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn nhà hàng, khách sạn - Đón khách xếp khách vào bàn ăn chu đáo Thông báo rõ ràng thực đơn bữa ăn - Hướng dẫn cách ăn cho khách ăn lạ - Đảm bảo vệ sinh - Giới thiệu ăn đặc sản địa phương (nguyên liệu, cách chế biến) - Chúc khách ăn ngon miệng - Xử lý vấn đề phát sinh Thông tin phản hồi chất lượng cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng - Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có) - Thanh tốn + lấy hóa đơn (nếu ăn nhà hàng bên ngồi khách sạn) - Thống thực đơn, ăn suất ăn cho bữa ăn nhà hàng (nếu có) Các hoạt động khác 5.1 Thơng tin nội Đối với kiện nhỏ, người quản lý nhân viên tham gia tổ chức kiện dễ dàng tìm số điện thoại người khác có liên quan đến cơng việc từ danh bạ điện thoại di động Tuy 87 nhiên với kiện lớn, khó nhớ tên hết đối tác lưu tên danh bạ khó khăn (hoặc thời gian) cho cơng việc tìm kiếm Một cách thức phổ biến (trong việc tổ chức kiện lớn nước ngoài) họ thường xây dựng danh mục điện thoại cho kiện cụ thể phát danh mục cho thành viên tham gia tổ chức kiện Dưới ví dụ tham khảo Ngồi thơng tin nội sử dụng hình thức khác đàm nội bộ; bảng tin, hệ thống loa phóng thanh, loa pin…và cuối giao tiếp trực tiếp với 5.2 Các tài liệu bảng dẫn cho thành phần tham gia kiện *Tài liệu hướng dẫn cho kiện Tài liệu hướng dẫn cho kiện tài liệu phát cho khách mời nhằm cung cấp thông tin cần thiết kiện như: - Chương trình/ diễn biến kiện - Bản đồ địa điểm tổ chức kiện (đây yêu cầu gần bắt buộc kiện lớn có nhiều hoạt động diễn nhiều nơi) - Các hoạt động phụ trợ/ thông tin kiện * Bảng dẫn Các bảng dẫn kiện phần quan trọng hỗ trợ cho trình giao tiếp ban tổ chức kiện với thành phần khác tham gia kiện Có nhiều loại bảng dẫn với mục đích khác nhau: - Bảng dẫn giao thông, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn… - Các bảng dẫn địa điểm tổ chức kiện, giống sơ đồ/ đồ đơn giản dẫn cho khách mời tham gia kiện - Bảng dẫn dịch vụ (ví dụ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, dẫn khu vực vệ sinh, dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…) - Bảng dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…) - Bảng dẫn vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đồn chủ tịch/ thư ký…) * Cung ứng dịch vụ thông tin liên lạc Trong thời đại đa số khách mời tham gia kiện (trừ khách mời trẻ em) có phương tiện thơng tin liên lạc phổ biến điện thoại di động, nhiên kiện (đặc biệt loại hình hội thảo, hội nghị) để đáp ứng trình triển khai nội dung kiện yêu cầu khách mời tham gia kiện nhà tổ chức kiện cần phải quan tâm đến việc cung ứng dịch vụ thông tin liên lạc khác Các dịch vụ thông tin liên lạc mà kiện thường đòi hỏi như: 88 - Mạng Internet: nhà tổ chức kiện phải tính tốn số ổ cắm mạng, dung lượng đường truyền… Ngồi sử dụng hình thức Wifi (mạng khơng dây cho máy tính xách tay) phải tính tốn nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng đến với khách hàng - fax, đường truyền thơng tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp)… Đảm bảo an toàn - an ninh kiện Từ góc độ quản lý rủi ro, việc để tâm đến sức khỏe an toàn kiện vô quan trọng – việc chuẩn bị thật cẩn thận cho kiện vui vẻ hấp dẫn không vui vẻ cho bị thương, hay vấn đề gây an toàn cho khách tham dự Những hướng dẫn sức khỏe an toàn chủ yếu thảo luận việc bạn phải chịu trách nhiệm với mặt pháp lý cung cấp số hướng dẫn làm cách để tổ chức kiện cách vui vẻ an toàn Trong kiện đối tượng mà người tổ chức cần phải chịu trách nhiệm an toàn khách hàng tham gia kiện, nhân viên, nhà thầu, Hay nói cách khác người tham gia, có mặt kiện Để kiện an toàn cần thực theo ba bước: - Lên kế hoạch Trong giai đoạn lập kế hoạch, việc làm thành lập nhóm giao trách nhiệm cho người phụ trách quản lý vấn đề an toàn kiện Kế tiếp, nên xem xét đến việc lập kế hoạch đảm bảo an toàn Sức khỏe an toàn tiếp cận dựa rủi ro, có nghĩa bạn tổ chức trò chơi ném dừa (một trò chơi ném bóng làm từ gỗ dừa vào mục tiêu) kế hoạch đảm bảo sức khỏe an toàn đơn giản nhiều so với việc bạn tổ chức nhảy bungee Việc bóng gỗ bị ném lạc rớt trúng đầu khác hẳn với việc dây nhảy bungee bị đứt Khi cân nhắc kế hoạch đảm bảo an tồn, cần xem xét đến quy mơ, khán giả, vị trí kiện, loại hoạt động tổ chức, diễn vào thời điểm năm Nên thảo luận với tất bên liên quan giai đoạn này, bao gồm nhân viên tổ chức kiện, ông chủ quản lý điạ điểm tổ chức, nhà thầu, quyền địa phương dịch vụ cấp cứu (nếu có thể) Những người cung cấp nhìn tổng thể sâu sắc rủi ro an tồn sức khỏe xảy kiện Cần lựa chọn nhà thầu dựa khả cung cấp dịch vụ an toàn đảm bảo Nhân viên phụ trách an toàn cần tập huấn đầy đủ quản lý rủi ro cơng việc cách xử lý chúng (ví dụ cần khiêng vật nặng, họ làm cách để giảm thiểu nguy chấn thương lưng?) 89 Nên có kế hoạch cho trường hợp khẩn cấp: Lại lần nữa, vấn đề dựa rủi ro mức độ áp dụng kế hoạch khẩn cấp phải phù hợp với kiện Ví dụ: Có thể không cần phải cho xe cứu thương chờ sẵn bên bữa tiệc với rượu sâm banh, đua cần thiết Nhìn chung rủi ro khẩn cấp cần xem xét trước cháy, tai nạn, bom mìn thảm hoạ thiên nhiên; với số vấn đề khác tùy theo địa điểm Bạn phải dự trù trước phản ứng cho trường hợp – có cần chuyên viên cứu hộ khơng? Sự kiện có cần sơ tán khơng? Bạn sơ tán người đâu? Các dịch vụ cấp cứu cần chuẩn bị? Các trường hợp khẩn cấp xảy ra, hậu thường lớn Những hoạt động cụ thể hay gặp số rủi ro cụ thể, bạn cần xem xét rủi ro dựa hoạt động kế hoạch - Tiến hành Điều quan trọng cần nhớ lập kế hoạch, phải theo sát kế hoạch Trong suốt q trình tiến hành, cần phải nhận diện rủi ro tiến hành bước thích hợp nhằm giảm thiểu ảnh hưởng đảm bảo người tham gia vui vẻ - Review Dù kiện kết thức tốt đẹp cần phải xem xét rút kinh nghiệm diễn để cải thiện tình hình lần Giải vấn đề phát sinh trình diễn kiện Sự cố tổ chức kiện hiểu việc phát sinh diễn kế hoạch chuẩn bị nhà tổ chức kiện Sự cố tổ chức kiện đa dạng, chí loại hình kiện với quy mô tương tự nhau, tiến hành triển khai thực tế xuất cố hồn tồn khác Theo tính chất vấn đề ảnh hưởng cố chia cố thành nhóm sau: - Các cố có liên quan đến chủ đề kiện - Các cố có liên quan đến vấn đề an ninh, an toàn, vệ sinh tổ chức kiện Trong trình dự tính xử lý cố liên quan đến chủ đề kiện lưu ý nội dung sau: - Ln tìm hiểu cách kỹ lưỡng yếu tố ảnh hưởng đến kiện: Đối với kiện cụ thể yếu tố ảnh hưởng thường đa dạng; yếu tố luật pháp, trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thường xun) nên nhà tổ chức kiện cho dù tổ chức loại hình kiện này, tổ chức 90 - - - - cho kiện cụ thể cần tìm hiểu, xem xét tới yếu tố ảnh hưởng Quan tâm đến tính khả thi việc lập kế hoạch chuẩn bị kiện: Tính khả thi dựa vào đánh giá chủ quan người lập kế hoạch hay chuẩn bị kiện mà phải dựa khảo sát thực tế Thậm chí phải có ràng buộc định đối tác có liên quan (như hợp đồng cung ứng dịch vụ; yêu cầu chi tiết…) thực đảm bảo Có quy trình chi tiết cho nội dung công việc tổ chức kiện: Tương tự quy trình nghề nghiệp khác tổ chức kiện cần phải có quy trình cụ thể (ví dụ: hướng dẫn du lịch người ta xây dựng quy trình từ việc chuẩn bị; đón tiếp; thuyết minh; hướng dẫn tham quan điểm; hướng dẫn tham quan ô tơ…) Việc xây dựng quy trình đòi hỏi kinh nghiệm hiểu biết tương đối sâu rộng nghề nghiệp (nhiều nhà tổ chức kiện dựa vào kinh nghiệm cùa xây dựng quy trình khơng đầy đủ); Khi xây dựng quy trình cần ý (đây kinh nghiệm xây dựng số quy trình tài liệu này): + Nên thu thập tìm hiểu nội dung có liên quan từ tài liệu, quy có từ trước, sở quan trọng kết hợp với điều kiện cụ thể doanh nghiệp tổ chức kiện để tiến hành xây dựng quy trình phù hợp cho mình; + Trong trình tổ chức kiện thực tế, ln quan tâm hồn thiện quy trình; lưu lại quy trình thực làm sở có cơng việc tương tự kiện khác; + Với cơng việc chưa có quy trình trước (và khơng có nhiều tài liệu tham khảo), cần liên hệ với chuyên gia có kinh nghiệm; tìm thơng tin mạng (qua trang tiếng nước ngồi), nên tổ chức họp nhóm để thống nhất, góp ý quy trình Với nội dung quan trọng ln có kế hoạch dự phòng song song: Các nội dung quan trọng kiện đón khách VIP chẳng hạn, nhà tổ chức kiện tính đến việc biến cố đặc biệt đó, khách khơng tham gia đến muộn… trường hợp có kế hoạch khác dự phòng (ví dụ cho hoạt động khác xen vào, hay đôn nội dung khác lên trước…) Với nội dung liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ trung gian cần phải có thỏa thuận kiểm tra thống từ trước thời gian, lịch trình: Nhà tổ chức kiện thường bị động việc kiểm sốt số cơng việc này, ví dụ vấn đề diễn giả, người dẫn chương trình, diễn viên tiếng tham dự chương trình… Để hạn chế cố thuộc nhóm này, việc ký kết hợp đồng với nội dung chi tiết (hoặc có phụ lục chi tiết kèm theo), nhà tổ chức kiện 91 phải thường xun đơn đốc, kiểm tra trì mối quan hệ hiệu với nhóm - Xây dựng quy trình giải cố: Mỗi cố có cách thức tiến hành riêng, nhiên thực theo quy trình chung quy trình cụ thể Các nhà tổ chức kiện cần phải xây dựng quy trình hướng dẫn người thực nắm vững quy trình để có hướng dẫn tính chủ động việc giải cố Nhìn chung cố tổ chức kiện vô đa dạng, chuyên gia nghề cho rằng: “ Đối với người, kinh nghiệm học tự rút tỉa từ vấp váp thân sống, ta học qua câu chuyện người khác Biết để vào vết xe đổ”, từ quan điểm tìm hiểu thêm kinh nghiệm “những tình khơng muốn gặp tổ chức kiện” Bế mạc 8.1 Tổ chức bế mạc kiện 1.Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc kiện: - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc nội dung, hạng mục kèm theo (theo thay đổi kiện- có) - Hồn tất cơng tác chuẩn bị 2.Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có): - Thu thập báo cáo hạng mục kiện - Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho thi đấu thể thao, hội nghị chuyên đề…) - Chuẩn bị tài liệu để phát cho khách mời - Chuẩn bị tài liệu để chuyển cho quan báo chí, truyền thơng (nếu có) 3.Tổ chức triển khai bế mạc kiện: - Phối hợp với ban tổ chức kiện triển khai bế mạc kiện theo kế hoạch định - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… kiện thông tin mà nhà đầu tư kiện muốn truyền tải)… - Hoàn tất ấn tượng đốt đẹp mà kiện mang tới cho khách mời thành viên tham gia kiện 4.Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện 92 - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể 8.2 Tiễn khách 1.Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện: - Phân công trách nhiệm cho thành viên ban tổ chức kiện nhân viên nhà tổ chức kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc kiện - Đưa đón hướng dẫn, hỗ trợ khách nơi lưu trú khách/ khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có) - Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay công việc tiễn khách xem kết thúc Trường hợp khách quay nơi lưu trú xem xét bước Chuẩn bị tiễn khách rời sở lưu trú: - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách - Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách - Thông báo cho đồn khách thơng tin cần thiết rời khách sạn/cơ sở lưu trú - Thơng báo thời gian xác làm thủ tục trả buồng rời khỏi khách sạn/ sở lưu trú - Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức rời khách sạn vào sáng sớm - Thơng báo xác thời gian địa điểm xe đón đồn - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc Tổ chức vận chuyển khách từ sở lưu trú sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu… - Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có theo phân cơng) nên có số câu hỏi hoạt động tham gia kiện khách - Tuyên truyền quảng cáo chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện Chia tay khách: - Giúp khách vận chuyển, xếp hành lý - Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh gửi hành lý - Chúc khách thượng lộ bình an - Cảm ơn (nếu có u cầu); Chào tạm biệt khách - Xử lý tình phát sinh (nếu có) CÂU HỎI ƠN TẬP 1.Trình bày nội dung khái qt đưa đón khách đến kiện 2.Phân tích bước quy trình chung đón khách điểm giao thơng 93 3.Trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống 4.Mô tả nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc kiện BÀI TẬP THỰC HÀNH Xem Video kiện thực tế cho nhận xét trình tổ chức, diễn biến kiện CHƯƠNG 5: TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN Mục tiêu: - Thiết kế quy trình cách thức thực tốn - Phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm cho kiện Nội dung: Thanh toán 1.1 Tổng hợp khoản chi phí kiện Tập hợp diễn giải đầy đủ tất chi phí phát sinh thực tế kiện địa điểm, ngày tháng, tên người quản lý chi/ngừi chi, khoản tiền chi, lý chi 1.2 Thanh toán với chủ đầu tư kiện Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sụ kiện Tập hợp đầy đủ đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ … có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh tốn với chủ đầu tư kiện 94 • • • • • 1.3 Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán/ chất lượng dịch vụ hợp đồng cung ứng dịch vụ - Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện Đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm 2.1 Đánh giá tổng kết Sau kiện kết thúc, nhà tổ chức kiện cần lập danh mục cơng việc phải hồn thành cho giai đoạn kiểm sốt cách thỏa đáng Danh mục cơng việc bao gồm: Tổ chức họp tổng kết tiếp nhận phản hồi bên liên quan Giải khoản thu- chi chuẩn bị giải trình kiểm tốn Thực đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng theo luật định Cảm ơn nhân viên/ TNV, người tham gia, nhà tài trợ… Chuẩn bị báo cáo đầy đủ kết kiện phát cho bên liên quan Đề xuất kiến nghị để cải tiến kiện tương lai a Đánh giá kiện Đánh giá kiện đóng vai trò quan trọng tiến trình quản trị kiện Quản trị kiện ngành non trẻ, phải đấu tranh số lĩnh vực để xác lập tính danh chấp nhận nghề nghiệp Một cách thức tốt cho ngành để đạt tín nhiệm kiện đánh giá cách trung thực nghiêm túc Vì vậy, kết chúng biết đến, ích lợi chúng thừa nhận hạn chế chúng chấp nhận Tuy nhiên, cần quán triệt rằng, đánh giá kiện phải đóng vai trò cho mục đích sâu sắc khơng phải hình thức để đối phó Nó nằm trung tâm tiến trình, nơi hiểu biết đạt được, học rút kiện hoàn thiện Để thực tốt, nhà quản trị kiện cần phải nhận thức khai thác hai nguồn nghiên cứu sơ cấp thứ cấp hoạch định đánh giá kiện Đánh giá kiện, khai thác hợp lý áp dụng chìa khóa cho 95 tiến trình cải tiến liên tục kiện, tạo chỗ đứng danh tiếng ngành kiện Như vậy, đánh giá kiện phải ưu tiên nhà quản trị kiện phải ưu tiên nhà quản trị kiện để đánh giá kiện họ phổ biến, việc đánh giá đến tất bên liên quan nhóm quan tâm Nếu làm tốt, nâng cao danh tiếng kiện họ nâng cao danh tiếng thân nhà quản trị kiện chuyên gia * Quan niệm mục đích đánh giá kiện Đánh giá kiện tiến trình việc quan sát, đo lường giám sát việc triển khai thực kiện nhằm đánh giá kết kiện cách xác Việc đánh giá kiện cho phép tạo hồ sơ kiện, phác thảo đặc tính số liệu thống kê quan trọng kiện Đồng thời, công tác cho phép phản hồi thông tin cho bên liên quan cơng cụ phân tích cải tiến Mục đích đánh giá dự án kiện so sánh đánh giá tiến độ thực tế dự án với kế hoạch dự án kiện; đánh giá tính linh hoạt khả hệ thống ứng phó với thay đổi: đánh giá tính kịp thời báo cáo; đánh giá hiệu định quản lý; so sánh mốc kế hoạch với thực tế Tiến trình quản trị kiện chu trình, việc thu thập phân tích liệu từ kiện cho phép cải thiện định, kế hoạch hiệu kiện tương lai Điều áp dụng kiện riêng lẻ kiện lặp lại, tức học rút tỉa từ kiện khác kết hợp việc lập kế hoạch kiện Nó áp dụng kiến thức chung kiện, tức học kinh nghiệm từ kiện riêng lẻ đóng góp vào nâng cao hiểu biết tổng thể hiệu quản ngành kiện Những đổi marketing, lập chương trình, dàn dựng, cải thiện vấn đề thuộc hoạt động kiểm soát đám đông, quản lý rủi ro an ninh nhanh chóng dậy sóng ngành kiện, chấp nhận sử dụng phổ biến Đôi khi, việc chuyển giao kiến thức diễn thông qua chuyển dịch nhân kiện * Phương pháp đánh giá kiện 96 Getz ( 1997) xác định ba thời hữu ích để tiến hành đánh giá thẩm định trước kiện, giám sát kiện đánh giá sau kiện: - Thẩm định trước kiện: Thẩm định số nhân tố chi phối kiện thường diễn giai đoạn nghiên cứu lập kế hoạch việc thẩm định xem nghiên cứu khả thi sử dụng để xác định mức độ nguồn lực mà kiện đòi hỏi có hay khơng có để tiếp tục kiện Nghiên cứu bao gồm nghiên cứu thị trường phản ứng khán giả xảy kiện số nghiên cứu sâu dự báo số lượng tham dự, chi phí lợi ích Nó thường so sánh với hồ sơ kết kiện tương tự trước Nghiên cứu dẫn đến việc thiết lập mục tiêu điểm chuẩn để đo lường thành công dự án - Giám sát kiện: Giám sát kiện trình theo dõi tiến trình kiện qua giai đoạn thực khác nhau, qua cho phép điều chỉnh yếu tố chi phối Việc bán vé xem chậm chạp kiện ví dụ, điều dẫn đến việc tăng cường quảng cáo hay nỗ lực quảng bá lớn Kiểm sốt ngân sách dẫn đến việc cắt giảm chi phí giải ngân cho mục chi phí khác Giám sát suốt kiện dẫn đến thay đổi để cải thiện việc phân phối kiện, chẳng hạn, điều chỉnh âm lượng hay làm thay đổi phân tán lực lượng an ninh nhân viên vệ sinh để phù hợp với mơ hình thay đổi đám đơng Tiến trình giám sát quan trọng để kiểm soát chất lượng cung cấp thơng tin có giá trị cho việc đánh giá cuối cho mục tiêu lập kế hoạch tương lai - Đánh giá sau kiện: Phổ biến công tác đánh giá đánh giá sau kiện kết thúc, bao gồm thu thập liệu thống kế phân tích chúng mối quan hệ với sứ mệnh mục tiêu kiện Chỉ số hiệu suất ( Key Performance Indicators- KPIs) sử dụng để đánh giá thành công kiện Cuộc họp tổng kết với tham gia kiện Cuộc họp tổng kết với tham gia thành viên chủ chốt bên có liên quan, để trao đổi điểm mạnh điểm yếu tổ chức kiện Đánh giá sau kiện, bao gồm điều tra bảng hỏi khán giả người tham gia dự kiện, 97 • • • • • • • để thăm dò ý kiến họ trải nghiệm đo lường mức độ hài lòng họ với kiện b Báo cáo đánh giá kiện Khi thông tin kiểm tra, so sánh đối chiếu từ thu thập liệu quan sát, họp phản hồi điều tra nên hồn thành báo cáo đánh giá kiện cuối gửi đén cho tất bên liên quan Đơn vị chủ nhà kiện muốn biết mà kiện đạt được: Sự kiện thực ngân sách dự tốn thời gian khơng? Sự kiện có đạt mục tiêu đặt khơng? Bao nhiêu người tham dự mong đợi họ đáp áp ứng không? Đối với lập kế hoạch cho kiện tương tự tương lai, hữu ích biết khách đến từ đâu? Bằng cách họ biết đến kiện? Họ có ý định quay trở lại kiện vào năm hay không? Các nhà tài trợ kiện có thước khác: Mức độ nhận thức khách hàng sản phẩm dịch vụ họ có gia tăng qua kiện khơng? Các quảng cáo đạt đến thâm nhập nào? Sự kiện tạo độ bao phủ truyền thông đại chúng nào? Sơ lược tiểu sử người tham dự kiện? Các quan tài trợ cho kiện có thủ tục hồn trả nợ thường yêu cầu kiểm toán báo cáo tài thu nhập chi tiêu với báo cáo kết tác động văn hóa- xã hội thê thao kiện Hội đồng quan quản lý du lịch muốn biết số lượng du khách thu hút đến khu vực họ chi tiêu, khơng cho kiện mà cho việc lại, mua sắm lưu trú 2.2 Phối hợp giải công việc lại sau kiện Nhận biết vấn đề tồn đọng sau kiện mong đợi họ để đưa giải pháp khắc phục cách thuyết phục hợp lý, có sở Cố gắng hiểu tìm cách để đáp ứng mong đợi khách, đảm bảo khách hàng đối tác hài lòng Xử lý cơng việc khác : - Phân loại, lập báo cáo công việc lại sau chuyến (mất mát, thất lạc tài sản khách, tai nạn, bảo hiểm…) - Phối hợp xử lý cơng việc nói CÂU HỎI ÔN TẬP 1.Trình bày nội dung việc lập báo cáo tổng kết kiện 98 2.Trình bày vấn đề toán kiện ... định tổ chức kiện nhà đầu tư tổ chức kiện Nó bao gồm hệ thống luật văn luật, cơng cụ, sách nhà nước, tổ chức máy, chế điều hành phủ tổ chức trị, xã hội Sự tác động mơi trường trị tới định Tổ chức. .. điểm, chuẩn bị tổ chức phục vụ lưu trú, phương tiện vận chuyển, nhân lực… Việc tổ chức thực tổ chức kiện bao gồm nhiều cơng việc xác định vị trí, địa điểm, thời gian tổ chức kiện, tổ chức thực kiện... với nhà tổ chức kiện dự toán kinh phí - Quyết định chấp thuận dự tốn ngân sách tổ chức kiện - Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức kiện 2.3 Các nhóm chi phí tổ chức kiện Trong tổ chức