giao trinh quan tri hoc cao đẳng giáo dục nghề nghiệp 2020

THÔNG TIN CHUNG (fonts chữ : Times New Roman, in thường, cỡ chữ 14) TÊN GIÁO TRÌNH SỐ LƯỢNG Quản trị học CHƯƠNG 05 Thời gian 45 ( LT : 15 – TH : 30) Vị trí mơn Quản trị học môn khoa học thuộc khối kiến thức học Tính chất mơn học mơn học sở ngành Quản trị học môn khoa học nghiên cứu cách thức lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra hoạt động trình sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp biết cách quản lý lãnh đạo doanh nghiệp Kiến thức tiên Sinh viên cần có kiến thức kinh tế học Đối tượng Học sinh-Sinh viên học nghề quản trị doanh nghiệp vừa nhỏ kế tốn doanh nghiệp trình độ cao đẳng Sinh viên chuyên ngành marketing Mục tiêu Về kiến thức: - + Biết cách lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra công việc tổ chức sản xuất quản lý doanh nghiệp Về kỹ năng: - + Phân tích vấn đề kinh tế doanh nghiệp + Lập chiến lược phát triển doanh nghiệp trung dài hạn + Lập kế hoạch tác nghiệp cho giai đoạn, lĩnh vực, cơng việc cụ thể q trình sản xuất kinh doanh + Tổ chức cấu máy doanh nghiệp gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu + Lãnh đạo cấu máy doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng, có hiệu + Kiểm tra hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp Về thái độ: - + Chủ động tích cực việc học tập, nghiên cứu môn học, +Tiếp cận thảo luận để giải tình quản trị cụ thể lúc thực hành Yêu cầu Sau học xong mơn học học sinh sinh viên có khả : - Nắm kiến thức quản trị, chức quản trị - Hiểu chức quản trị - Giải tình quản trị DANH MỤC VÀ PHÂN BỔ THỜI LƯỢNG CHO CÁC CHƯƠNG/BÀI (fonts chữ : Times New Roman, in thường, cỡ chữ 14) TT THỜI GIAN (GIỜ) TÊN CÁC CHƯƠNG TRONG MÔN HỌC LT TH BT KT TỔNG Chương : Tổng quan quản trị 3 Chương : Chức hoạch định 0 12 Chương : Chức tổ chức 0 10 Chương : Chức lãnh đạo Chương 5: Chức kiểm tra 15 27 45 TỔNG CỘNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ (fonts chữ : Times New Roman, in thường, cỡ chữ 14) STT Viết tắt Ý nghĩa 4 MÃ MÔN HỌC/MÔ ĐUN KT 03 Thời gian (giờ) CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ LT TH 3 BT KT TS Mục tiêu: - Trình bày khái niệm quản trị, chất quản trị - Hiểu nhà quản trị, vai trò họ tổ chức - Hiểu văn hóa, mơi trường tổ chức, ảnh hưởng đến quản trị tổ chức - Thực tập tình quản trị - Tích cực chủ động, sáng tạo học tập Các vấn đề đề cập - Mục Khái niệm, chất quản trị, nhà quản trị - Mục Văn hóa tổ chức mơi trường tổ chức - Mục Các lý thuyết quản trị A NỘI DUNG : Khái niệm, chất quản trị, nhà quản trị 1.1 Quan niệm quản trị Có nhiều quan điểm quản trị, sau số quan điểm: “ Quản trị nghệ thuật khiến cho công việc thực thông qua người khác” Khái niệm nói lên nhà quản trị đạt mục tiêu tổ chức cách xếp, giao việc cho người khác thực khơng phải hồn thành cơng việc Một khái niệm khác nêu lên “Quản trị tác động có hướng đích chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt kết cao với mục tiêu định trước” Khái niệm hệ thống quản trị bao gồm hai phân hệ: (1) Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị (2) Đối tượng quản trị hay phân hệ bị quản trị Giữa hai phân hệ có mối liên hệ với dòng thơng tin Khái niệm chung quản trị : Quản trị hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu phối hợp hoạt động người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nguồn lực tổ chức Trong đó: Hoạch định: Nghĩa nhà quản trị cần phải xác định trước mục tiêu định cách tốt để đạt mục tiêu Tổ chức: Đây công việc liên quan đến phân bổ xếp nguồn lực người nguồn lực khác tổ chức Lãnh đạo: Thuật ngữ mô tả tác động nhà quản trị thuộc cấp giao việc cho người khác làm Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị giúp thuộc cấp làm việc hiệu Kiểm tra: Nghĩa nhà quản trị cố gắng để đảm bảo tổ chức mục tiêu đề Nếu hoạt động thực tiễn có lệch lạc nhà quản trị đưa điều chỉnh cần thiết 1.2 Bản chất quản trị Bởi đối tượng quản trị người, quản trị người công việc khó khăn phức tạp, nên quản trị học xem vừa khoa học, nghệ thuật, nghề Quản trị khoa học : Quản trị đời với q trình phân cơng lao động gắn với thực tiễn hoạt đông sản xuất kinh doanh Quản trị đòi hỏi nhận thức vận dụng quy luật khách quan quy luật kinh tế, khoa học kĩ thuật, tự nhiên, tâm lý học…đồng thời sở để khoa học quản trị khác quản trị bán hàng, quản trị nhân sự, quản trị tài chính… Quản trị nghệ thuật : Quản trị quản trị người đòi hỏi phải có khơn khéo linh hoạt việc sử dụng người.Quản trị gắn với yếu tố môi trường quản trị thường xuyên thay đổi biến động nên nhà quản trị áp dụng hình thức cách cứng nhắc mà phải sáng tạo Nhà quản trị phải có nghệ thuật quản trị, thể việc giải cách khéo léo có hiệu định tình xảy Quản trị nghề mơn học quản trị giảng dạy trường học, đặc biệt trường đại học kinh tế để đào tạo cử nhân kinh tế Đồng thời với tình nhà quản trị ngày đóng vai trò quan trọng thực tiễn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 1.3 Nhà quản trị 1.3.1 Khái niệm nhà quản trị Trong tổ chức phải có người làm công việc cụ thể người điều hành người làm cơng việc cụ thể Nói cách chung phân chia làm hai loại nhà quản trị người thừa hành hay nhân viên, nhà quản trị hiểu theo nhiều góc độ độ khác nhau: Theo chức quản trị, nhà quản trị người thực chức hoach định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức Theo hoạt động tác nghiệp, nhà quản trị người đảm nhận chức vụ định tổ chức, điều khiển công việc phận, cá nhân quyền chịu trách nhiệm trước kết hoạt động họ 1.3.2 Cấp bậc quản trị Tuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị phân chia theo cách khác nhau, để thuận lợi cho việc nghiên cứu, từ ba cấp quản trị nhà khoa học phân chia nhà quản trị tổ chức thành ba cấp quản trị a Quản trị viên cấp cao Đó nhà quản trị hoạt động cấp bậc cao tổ chức Họ chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Nhiệm vụ nhà quản trị cấp cao đưa định chiến lược Tổ chức thực chiến lược, trì phát triển tổ chức Các chức danh quản trị viên cao cấp sản xuất kinh doanh ví dụ là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc v.v b Quản trị viên cấp hay cấp trung gian Đó nhà quản trị hoạt động quản trị viên lãnh đạo (cao cấp) quản trị viên cấp sở Là người trực tiếp giám sát, kiểm tra nhà quản trị cấp sở sở triển khai chiến lược nhà quản trị cấp cao Nhiệm vụ họ đưa định chiến thuật, thực kế hoạch sách doanh nghiệp, phối hợp hoạt động, cơng việc để hồn thành mục tiêu chung Các quản trị viên cấp thường trưởng phòng ban, phó phòng, cửa hàng trưởng v.v… c Quản trị viên cấp sở Đây quản trị viên cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nhiệm vụ họ đưa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung Các chức danh thông thường họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng tổ bán hàng v.v 1.3.3 Yêu cầu kiến thức kỹ nhà quản trị a Kỹ kỹ thuật kỹ chuyên môn/nghiệp vụ Là khả cần thiết để thực cơng việc cụ thể Ví dụ việc thảo chương trình điện tốn, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế khí… Nhà quản trị cần có kỹ chun mơn để hiểu cơng việc phận phụ trách, từ đưa định xác lĩnh vực chuyên môn, nhằm hướng dẫn đạo nhân viên thực tốt hoạt động tác nghiệp Đây kỹ cần cho quản trị viên cấp sở cấp quản trị trung gian cao cấp b Kỹ nhân Là khả làm việc với người khác, khả giao tiếp với người khác khả kết hợp hoạt động cá nhân, phận khác lại với Nhà quản trị cần có kỹ nhân để giúp đạt hiệu cao tác động đến người, nhà quản trị phải biết lắng nghe ý kiến, biết dung hòa quan điểm, tạo mơi trường làm việc để cá nhân phát huy hết khả năng, kĩ hình thành nên nghệ thuật dùng người nhà quản trị c Kỹ tư Là khả nhận thức, phán đoán, hình dung trình bày vấn đề chúng dạng tiềm ẩn hay tương lai Kỹ tư giúp nhà quản trị có nhìn tổng quan tổ chức, định hướng hoạt động tổ chức Kỹ nhận thức cần thiết cho tất nhà quản trị đặc biệt quan trọng cho nhà quản trị cấp cao  Mối quan hệ cấp bậc quản trị với kỹ quản trị Các nhà quản trị cần có đầy đủ ba kĩ trên, nhiên, tầm quan trọng kỹ phụ thuộc theo cấp bậc nhà quản trị, tổ chức thực tế cho thấy nhà quản trị cấp cao cần có kỹ tư nhiều hơn, nhà quản trị cấp sở cần có kỹ chun mơn nhiều hơn, kỹ nhân cần thiết cho nhà quản trị cấp cấp nhà quản trị phải làm việc với người Khi nhà quản trị di chuyển lên theo cấp quản trị đòi hỏi họ phải phát triển kỹ nhận thức khơng việc thăng tiến họ bị giới hạn Nhà quản trị phân xưởng lâu năm, người dính chặt vào vấn đề kỹ thuật suy nghĩ cách chiến lược không thực công việc tốt vị trí cấp cao, đứng đầu tổ chức Rất nhiều trách nhiệm nhà quản trị cấp cao, chẳng hạn định, phân bổ nguồn lực đổi cần tầm nhìn bao quát, rộng lớn Kỹ tư Kỹ nhân Kỹ chuyên môn NQT cấp sở NQT cấp trung NQT cấp cao Hình 1: Mối quan hệ kĩ quản trị cấp bậc quản trị Văn hóa tổ chức mơi trường quản trị 2.1 Văn hóa tổ chức 2.1.1 Khái niệm Có lẽ chất trừu tượng nên có nhiều khái niệm văn hóa tổ chức đưa Văn hóa tổ chức thói quen, cách nghĩ truyền thống cách làm việc tổ chức chia sẻ tất thành viên tổ chức (Elliott Jaques, 1952) Văn hóa tổ chức hệ thống ý nghĩa chung chấp nhận rộng rãi người lao động thời gian định (Adrew Pettgrew, 1979) Văn hóa tổ chức loạt quy phạm hệ thống giá trị chung nhằm kiểm soát tương tác thành viên tổ chức thành viên tổ chức với người bên ngồi tổ chức Văn hóa tổ chức hệ thống niềm tin giá trị chung xây dựng tổ chức hướng dẫn hành vi thành viên tổ chức Văn hóa tổ chức hệ thống ý nghĩa chung hàm giữ thành viên tổ chức, qua phân biệt tổ chức với tổ chức khác (Robbin, 2000) Như vậy, văn hóa tổ chức hệ thống giá trị, niềm tin, quy phạm chia sẻ thành viên tổ chức hướng dẫn hành vi người lao động tổ chức Văn hóa tổ chức xác định tính cách doanh nghiệp Văn hóa tổ chức thường xem cách sống người tổ chức Những khái niệm văn hóa tổ chức gắn với chung thành viên tổ chức Đó giả định chung, hệ thống ý nghĩa chung, luật lệ kiến thức chung Những giá trị xác định hành vi tốt chấp nhận hành vi xấu hay chấp nhận Chẳng hạn, số tổ chức, việc đổ lỗi hay cãi vã với khách hàng khách hàng phàn nàn sản phẩm khơng thể chấp nhận Khi đó, giá trị tổ chức – “khách hàng luôn đúng” – cho người tổ 10 Điều khác biệt thuyết Alderfer cho người lúc theo đuổi việc thỏa mãn tất nhu cầu nhu cầu quan điểm Maslow Hơn nữa, thuyết cho nhu cầu bị cản trở khơng thỏa mãn người có xu hướng dồn nỗ lực sang thỏa mãn nhu cầu khác Tức nhu cầu tồn bị cản trở, người dồn nỗ lực sang việc theo đuổi nhu cầu quan hệ nhu cầu phát triển Điều giải thích sống khó khăn người có xu hướng gắn bó với hơn, quan hệ họ tốt họ dồn nỗ lực đầu tư cho tương lai nhiều 2.3.4 Thuyết hy vọng Vroom Thuyết Vroom phát biểu sau : Động thúc đẩy = Mức đam mê x Niềm hy vọng Trong đó: động cường độ thúc đẩy người Mức đam mê cường độ ưu người dành cho kết Niềm hi vọng xác suất mà hoạt động riêng lẻ dẫn đến kết mong muốn Khi người thờ với việc đạt mục tiêu mức đam mê coi không (0); mức đam mê có dấu âm (-) người phản đối việc đạt tới mục tiêu Kết hai trường hợp khơng có động thúc đẩy Tương tự, người khơng có động thúc đẩy để đạt tới mục tiêu hy vọng số không (0) số âm (-) Như vậy, để tạo động cho người lao động, nhà quản trị phải tác động lên hai yếu tố đam mê niềm hi vọng Các phương pháp phong cách lãnh đạo 3.1 Các phương pháp lãnh đao Lãnh đạo nhân viên hiệu nhiệm vụ hàng đầu cấp giúp mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty nhân viên Cấp thực vai trò thành cơng nhân viên làm việc có hiệu 3.1.1 Có hệ thống cấp bậc rõ ràng 51 Cấp nên tạo thảo luận đóng góp ý kiến doanh nghiệp quan tâm giải vấn đề nhân viên Việc phân quyền, phân cấp cho nhân viên việc làm cần thiết giúp xác định trách nhiệm người công việc đảm bảo nhiệm vụ hoàn thành tốt Cấp phải xem xét cơng việc nhân viên sau tìm thuận lợi, khó khăn nhân viên thực nhiệm vụ cấp cần phải làm để hỗ trợ nhân viên thực cơng việc họ cách dễ dàng Nếu có hệ thống cấp bậc hợp lý, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng, giao việc người giúp cho việc quản lý hiệu Hệ thống thể qua việc xếp vật dụng nơi làm việc, phục vụ cho mục đích sử dụng Cấp làm việc phòng riêng phải đảm bảo việc giao tiếp với nhân viên mình, tạo bầu khơng khí thoải mái, thân thiện, chia sẻ thông tin 3.1.2 Các công cụ phục vụ cho công việc Phải đảm bảo vấn đề công cụ phục vụ cho công việc nhân viên để họ hồn thành tốt nhiệm vụ giao Môi trường làm việc tốt, động viên cấp trên, đào tạo qua khóa học kỹ nghiệp vụ Bên cạnh việc hướng dẫn cấp việc cần thiết, với nhân viên mới, điều giúp cho nhân viên dễ dàng thích nghi với mơi trường làm việc, hòa đồng với đồng nghiệp cảm thấy thoải mái 3.1.3 Định hướng công việc cho nhân viên Nhà lãnh đạo giỏi người giúp cho nhân viên hiểu rõ ràng nhiệm vụ phân công, nhân viên biết rõ vai trò họ, làm việc có hiệu quả, đạt suất cao Lãnh đạo cần động viên hướng dẫn điều mà nhân viên chưa biết, việc giúp rạo dựng mối quan hệ tốt đẹp sếp nhân viên 3.1.4 Có đánh giá, khen ngợi nhân viên làm tốt Bạn thấy việc khen ngợi nhân viên họ làm tốt mang lại lợi ích to lớn Nhân viên làm việc cách chăm nhiệt tình 52 cống hiến cho doanh nghiệp thực việc đánh giá hiệu làm việc nhân viên thường xuyên Hãy nhân viên thảo luận vấn đề có liên quan đến cơng việc họ Có sách lương, thưởng hợp lý, rõ ràng giúp cho nhân viên cảm thấy hài lòng họ hưởng xứng đáng với cơng sức mà họ bỏ 3.1.5 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Cấp phải phổ biến văn hóa công ty với nhân viên vấn đề đạo đức nghề nghiệp, lễ nghi, điều cần lưu ý, nhân viên muốn biết điều có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng việc hàng ngày họ Bên cạnh cấp phải đảm bảo nhân viên làm việc phải hướng đến mục tiêu chung, tạo dựng niềm tin cho nhân viên, trò chuyện với nhân viên cách thoải mái 3.1.6 Tạo dựng mối quan hệ Khi trở thành nhà lãnh đạo, nhiệm vụ người phải xây dựng mối quan hệ Để làm điều người lãnh đạo phải giành nhiều thời gian để giao lưu với nhân viên để biết điểm mạnh, yếu nhân viên, người hiểu nhân viên, đối xử tốt với họ giống việc đối xử tốt với khách hàng công ty 3.1.7 Xây dựng hệ thống đề lương, thưởng phù hợp Trao thưởng cho nhân viên làm tốt có cống hiến cho cơng ty, thưởng không bao gồm khoảng tiền mà cho phép họ nghỉ vài ngày, tổ chức buổi chơi tập thể, nhân viên hài lòng họ cảm thấy xem trọng, từ họ làm việc chăm đạt kết tốt 3.2 Các phong cách lãnh đạo 3.2.1 Phong cách lãnh đạo: Độc tài (chuyên quyền) Là phong cách lãnh đạo nhà quản trị dùng quyền lực, uy tín chức vụ để tác động tới người quyền Đặc điểm: Thiên sử dụng mệnh lệnh 53 Luôn đòi hỏi cấp phục tùng tuyệt đối Người lãnh đạo ln đặt trội cấp Có khả định Tự cảm thấy tập thể khơng thể thiếu Chỉ thơng tin phần cho cấp để trội Ưu điểm: Gỉải vấn đề cách nhanh chóng, chớp thời Rất cần thiết công ty, tập thể thành lập Khi tổ chức nhiều mầu thuẩn Khi cần phải giữ yếu tố bí mật Nhược điểm: Triệt tiêu tính sáng tạo nhân viên Quyết định nhà quản trị thường cấp đồng tình ủng hộ Trong tổ chức thường xảy tâm lý lo sợ, lệ thuộc nhân viên Hoạt động không chạy cấp vắng mặt 3.2.2 Phong cách lãnh đạo dân chủ (có tham gia cấp dưới) Là phong cách nhà quản trị dùng uy tín cá nhân để đưa tác động nhân viên cấp dưới, dùng quyền lực hay uy tín chức vụ để tác động đến người quyền Đặc điểm: Thường sử dụng hình thức động viên khuyến khích Bàn bạc với cấp để định Thông tin hai chiều đầy đủ Bầu khơng khí dân chủ, tin cậy Thủ trưởng vắng, công việc chạy Lãnh đạo thường sử dụng ủy quyền, giao việc nhiều cho cấp Quyết định thông qua tập thể Ưu điểm : Phát huy lực trí tuệ tập thể 54 Cấp hồ hởi phấn khởi làm việc , tạo mối quan hệ tốt đẹp nhà quản trị nhân viên Nhược điểm : Tốn nhiều thời gian cho họp hành Nếu thiếu đoán nhà quản trị dễ trở thành theo đuôi cấp dưới, ba phải, định chậm, bỏ lỡ thời Nếu khơng có lực thực nhà quản trị khơng giám chịu trách nhiệm 3.2.3 Phong cách lãnh đạo: Tự (thả nổi) Nhà quản trị sử dụng quyền lực trước tập thể, người lãnh đạo trao quyền, giao việc cho phép tranh luận , chí khơng tác động đến nhân viên Đặc điểm: Nhà quản trị đóng vai trò người cung cấp thơng tin Ít tham gia vào công việc hoạt động tập thể sử dụng quyền lực mình, thường phân tán quyền lực cho cấp Ưu điểm: Nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian để tập trung sức lực vào vấn đề chiến lược Tôn trọng phát huy tối đa quyền tự chủ động cấp Các định cấp ủng hộ làm theo Nhược điểm: Nhà quản trị buông lơi quyền lực khơng phát huy vai trò Khó kiểm soat cấp Nếu kiểm sốt khơng chặt chẽ có nhà quản trị khơng đạt mục tiêu 55 B CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ BÀI TẬP: Câu hỏi ơn tập Phân biệt phong cách lãnh đạo nhà quản trị Phong cách lãnh đạo tối ưu cho tình huống? sao? Thực hành đóng vai tình liên quan đến hoạt động lãnh đạo doanh nghiệp Các nhóm tự xây dựng tình thể tình Để tạo động lực làm việc cho nhân viên, nhà quản trị phải làm ? 56 Thời gian (giờ) MÃ MÔN HỌC/MÔ ĐUN KT 03 CHƯƠNG : CHỨC NĂNG KIỂM TRA LT TH BT KT TS Mục tiêu: Sau học xong chương này, học sinh sinh viên có khả năng: - Hiểu khái niệm, mục đích vai trò cơng tác kiểm tra - Hiểu nguyên tắc cần áp dụng kiểm tra - Hiểu tiến trình kiểm tra - Biết vận dụng để giải tình kiểm tra - Tích cực chủ động trình học tập nghiên cứu Các vấn đề đề cập - Mục Khái niệm, mục đích vai trò cơng tác kiểm tra - Mục Các nguyên tắc kiểm tra - Mục Tiến trình kiểm tra A Nội dung Khái niệm, mục đích vai trò kiểm tra 1.1 Khái niệm chất kiểm tra Khái niệm: Kiểm tra trình xác đinh thành đạt thực tế, so sánh với tiêu chuẩn xây dựng, sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó, đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định Từ thấy chất hoạt động kiểm tra là: Kiểm tra hệ thống phản hồi kết Kiểm tra hệ thống phản hồi dự báo 1.2 Mục đích kiểm tra 57 Giúp cho nhà quản trị nắm tiến độ chất lượng thực công việc cá nhân phận tổ chức Tạo chất lượng tốt cho hoạt động tổ chức Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi Giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với thay đổi kịp thời môi trường Tạo thuận lợi cho việc thực tốt phân quyền chế hợp tác tổ chức Như vậy, kiểm tra hệ thống phản hồi quan trọng cơng tác quản trị, nhờ hệ thống mà nhà quản trị biết rõ thực trạng tổ chức mình, vấn đề trọng tâm cần giải để từ tìm biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt mục tiêu xác định 1.3 Các hình thức kiểm tra Theo thời gian tiến hành kiểm tra: Kiểm tra trước: kiểm sốt tiến hành trước cơng việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy ra, cản trở việc thực công việc Kiểm tra kiểm sốt thời gian tiến hành cơng việc để giảm thiểu vấn đề dẫn đến cản trở công việc Kiểm tra sau: kiểm tra tiến hành sau cơng việc hồn thành, đánh giá kết có đạt mục tiêu đặt hay ko Theo tần suất: Kiểm tra liên tục: kiểm tra tiến hành thường xuyên thời điểm đối tượng kiểm soát Kiểm tra định kỳ: kiểm tra thực theo kế hoạch dự kiến thời gian định Kiểm tra đột xuất: kiểm tra thời điểm ko theo kế hoạch Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm tra: Kiểm tra toàn bộ: kiểm tra tất lĩnh vực, mặt hoạt động, phận, khâu, cấp đánh giá tổng quát mực độ thực 58 Kiểm tra phận: kiểm soát tiến hành lĩnh vực phận, khâu, cấp Kiểm tra cá nhân: thực với người cụ thể tổ chức Theo đối tượng kiểm tra: Kiểm tra sở vật chất kĩ thuật: kiểm tra thực nhằm đánh giá tình hình sở vật chất kĩ thuật tổ chức đánh giá thực trạng máy móc thiết bị Kiểm tra người: kiểm tra thực nhằm đánh giá người mặt: lực, tinh thần trách nhiệm, thỏa mãn công việc Kiểm tra thông tin: kiểm tra thực nhằm đánh giá chất lượng thông tin hoạt động tổ chức - Kiểm tra tài chính: kiểm tra thực nhằm đánh giá tình hình tài tổ chức: đánh giá ngân sách, công nợ Các nguyên tắc kiểm tra 2.1 Kiểm tra phải theo kế hoạch Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch Do vậy, phải thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Mặt khác, kiểm tra cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng kiểm tra Ví dụ cơng tác kiểm tra hoạt động nội dung hoạt động phó giám đốc tài chánh khác với công tác kiểm tra thành cửa hàng trưởng Sự kiểm tra hoạt động bán hàng khác với kiểm tra phận tài chánh Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với kiểm tra xí nghiệp lớn 2.2.Kiểm tra phải đồng Kiểm tra phải đồng từ xuống toàn doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tất phòng ban, lĩnh vực…đều kiểm tra 2.3.Kiểm tra phải công khai, khách quan, xác Việc kiểm tra cần phải khách quan tránh định kiến đánh giá sai lầm kết thực cấp điều dẫn đến hậu phản tác dụng 59 Quá trình quản trị dĩ nhiên bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhà quản trị, việc xem xét phận cấp có làm tốt cơng việc hay khơng, khơng phải phán đoán chủ quan Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn khơng cho nhận xét đánh giá mức đối tượng kiểm tra, kết kiểm tra bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn Vì vậy, kiểm tra cần phải thực với thái độ khách quan q trình thực Đây u cầu cần thiết để đảm bảo kết kết luận kiểm tra xác 2.4 Kiểm tra phải phù hợp với tổ chức Kiểm tra phải phù hợp với quy mô, ngành nghề tổ chức, để đảm bảo phương pháp kiểm tra hợp lý 2.5 Kiểm tra phải linh hoạt, đa dạng Kiểm tra phải linh hoạt doanh nghiệp ln chịu tác động yếu tố môi trường kinh doanh, phải đảm bảo tính linh hoạt để phù hợp với thay đổi 2.6 Kiểm tra phải hiệu tiết kiệm Khi xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra đâu? Trên thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu khơng xác định xác khu vực trọng điểm, kiểm tra khu vực rộng, làm tốn thời gian, lãng phí vật chất việc kiểm tra khơng đạt hiệu cao Tuy nhiên, đơn dựa vào chỗ khác biệt chưa đủ Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm chi phí lao động doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch không đáng quan tâm chi phí tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù Hậu việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng hoạt động doanh nghiệp, yếu tố gọi điểm trọng yếu doanh nghiệp 60 Tiến trình kiểm tra Xác định tiêu chuẩn kiểm tra Đo lường việc thực Tiến hành đ/chỉnh theo tiêu chuẩn mục tiêu 3.1 Xác định tiêu chuẩn Tiêu chuẩn kiểm tra tiêu chí thực nhiệm vụ mà dựa vào đo lường đánh giá kết thực tế hoạt động Khi xác định tiêu chuẩn kiểm tra cần thực yêu cầu sau: Tiêu chuẩn mục tiêu: yêu cầu xác định tiêu chuẩn kiểm tra phải vào mục tiêu xác định Tiêu chuẩn dấu hiệu thường xuyên: Khi xác định tiêu chuẩn phải lựa chọn tiêu chuẩn để quan tâm đến giai đoạn đầu khơng phải chỉcó giai đoạn cuối hoạt động Tiêu chuẩn quan sát tổng hợp: khơng nên có q nhiều tiêu chuẩn mà nên lựa chon tiêu chuẩn mang hướng biểu thị toàn hoạt động tổ chức Tiêu chuẩn trách nhiệm Xác định mức chuẩn: định mức cho tiêu chuẩn hay nói cách khác tiêu chuẩn lượng hóa tốt Sử dụng tiêu chuẩn định tính 3.2 Đo lường việc thực Căn vào tiêu chuẩn xác định bước 1, tiến hành đo (đối với hoạt động xảy xảy kết thúc) lường trước (đối với hoạt động xảy ra) nhằm phát sai lệch nguy sai lệch với mục tiêu xác định Yêu cầu đo lường kết quả: Phải đảm bảo độ tin cậy cao, phải xác Tính hữu ích Kết khơng lạc hậu 61 Tiết kiệm chi phí Các phương pháp đo lường: Quan sát kiện: phương pháp dựa vào kiện định lượng số liệu thống kê, tài chính, kế tốn để đo lường kết hoạt động Sử dụng dấu hiệu báo trước: phưong pháp thực dựa vào triệu chứng báo hiệu vấn đề liên quan đến kết thực công việc Quan sát trực tiếp tiếp xúc cá nhân: tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực trực tiếp từ đối tượng kiểm soát Phương pháp dự báo: thực dựa tình hình, diễn biến thực tiễn, xu hướng biến động nhận định phán đoán kết thực công việc Phương pháp điều tra: tiến hành cách xác định phiếu điều tra để thăm dò ý kiến đối tượng có liên quan So sánh với tiêu chuẩn kiểm sốt Căn vào kết đo lường bước tiến hành so sánh kết hoạt động với tiêu chuẩn xác định từ phát sai lệch kết với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân sai lệch Sau tiến hành thông báo: - Đối tượng thông báo: + Nhà quản trị cấp có liên quan + Các phận, quan chức có liên quan + Đối tượng bị kiểm sốt - Nội dung thơng báo: + Kết kiểm soát gồm số liệu, tài liệu, kết phân tích, tình hình thực cơng việc + Nội dung chênh lệch kết so với tiêu chuẩn nguyên nhân sai lệch + Dự kiến biện pháp điều chỉnh có sai lệch - Yêu cầu việc thông báo: + Phải kịp thời để điều chỉnh 62 + Phải đầy đủ nội dung thông báo + Trung thực, xác + Đúng đối tượng 3.3 Điều chỉnh sai lệch Điều chỉnh mục tiêu dự kiến mục tiêu xác định chưa Điều chỉnh chương trình hành động Tiến hành hành động dự phòng Khơng hành động trường hợp khơng có sai lệch ( thực chất trình tự điều chỉnh) Yêu cầu hoạt động điều chỉnh: - Nhanh chóng kịp thời - Điều chỉnh với liều lượng thích hợp - Điều chỉnh phải hướng đến thực mục tiêu (hướng đến kết quả) 3.4 Các loại kiểm tra Theo thời gian tiến hành kiểm tra: Kiểm tra trước: kiểm soát tiến hành trước công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy ra, cản trở việc thực cơng việc Kiểm tra kiểm sốt thời gian tiến hành công việc để giảm thiểu vấn đề dẫn đến cản trở cơng việc Kiểm tra sau: kiểm tra tiến hành sau cơng việc hồn thành, đánh giá kết có đạt mục tiêu đặt hay ko Theo tần suất: Kiểm tra liên tục: kiểm tra tiến hành thường xuyên thời điểm đối tượng kiểm soát Kiểm tra định kỳ: kiểm tra thực theo kế hoạch dự kiến thời gian định Kiểm tra đột xuất: kiểm tra thời điểm ko theo kế hoạch Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm tra Kiểm tra toàn bộ: kiểm tra tất lĩnh vực, mặt hoạt động, phận, khâu, cấp đánh giá tổng quát mực độ thực 63 Kiểm tra phận: kiểm soát tiến hành lĩnh vực phận, khâu, cấp Kiểm tra cá nhân: thực với người cụ thể tổ chức Theo đối tượng kiểm tra: Kiểm tra sở vật chất kĩ thuật: kiểm tra thực nhằm đánh giá tình hình sở vật chất kĩ thuật tổ chức đánh giá thực trạng máy móc thiết bị Kiểm tra người: kiểm tra thực nhằm đánh giá người mặt: lực, tinh thần trách nhiệm, thỏa mãn công việc Kiểm tra thông tin: kiểm tra thực nhằm đánh giá chất lượng thông tin hoạt động tổ chức Kiểm tra tài chính: kiểm tra thực nhằm đánh giá tình hình tài tổ chức: đánh giá ngân sách, cơng nợ B CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập Thế tiêu chuẩn kiểm tra Cho ví dụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn để kiểm tra hoạt động cụ thể Phân tích nguyên tắc kiểm tra? Cho ví dụ cụ thể Bài tập Tiến hành kiểm tra hoạt động cụ thể lĩnh vực cụ thể theo tiến tình kiểm tra 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Liên Diệp Phạm Văn Nam, Quản trị học, Nhà xuất Thống kê, 2016 [2] Nguyễn Thanh Hội Phan Thắng, Quản trị học, Nhà xuất Thống kê, 2016 [3] Đoàn Thu Hà Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Quản trị học, Nhà xuất Tài chính, 2015 [4] Các sách báo liên quan số tài liệu khác có liên quan 65 ... mối quan hệ người tổ chức, từ mối quan hệ thủ trưởng với nhân viên, đến mối quan hệ đồng ngang hàng, người làm việc tốt môi trường quan hệ thân thiện  Tư tưởng nhóm tâm lý xã hội: Doanh nghiệp. .. nhà quản trị có nhìn tổng quan tổ chức, định hướng hoạt động tổ chức Kỹ nhận thức cần thiết cho tất nhà quản trị đặc biệt quan trọng cho nhà quản trị cấp cao  Mối quan hệ cấp bậc quản trị với... khách hàng - Nghề nghíệp Nghề nghiệp khác dẫn đến chun mơn hóa cơng việc khác - Ngồi yếu tố văn hóa khác như: tâm lý dân tộc, phong cách lối sống, nhân gia đình, tín ngưỡng tơn giáo .cũng ảnh