THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

Phòng tài vụ kế toán gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán tiền mặt, kế toán trung gian ngân hàng, kế toán vật liệu và công cụ dụng

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

BÁNH KẸO HẢI HÀ

I ĐẶC ĐIỀM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung tức là công tác kế toán, thống kê, tài chính được hợp nhất trong một

bộ máy chung được gọi là phòng tài vụ Ở các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán riêng Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của Công

ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của Công ty Phòng tài vụ (kế toán) gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán tiền mặt, kế toán trung gian ngân hàng, kế toán vật liệu và công cụ dụng

cụ, kế toán chi phí và giá thành kiêm tiền lương, kế toán tiêu thụ, thủ quỹ.

+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mọi công việc của toàn bộ phòng kế toán tại Công ty.

+ Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công cho các phần hành kế toán về tiêu thụ, chi phí và giá thành… thực hiện các nhiệm vụ nội sinh, lập các bút toán, khoá sổ kế toán cuối kỳ Để thực hiện cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán kế toán tổng hợp phải kiểm tra số liệu

kế toán của các bộ phận khác chuyển sang sau đó lập Bảng cân đối tài khoản (nếu cần), lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, lập các Báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập.

+ Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép

kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định theo dõi tài sản cố định ở các bộ phận của Công ty Tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm sau đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định.

+ Kế toán tiền mặt: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên " Sổ chi tiết tiền mặt" các nghiệp vụ có liên quan, kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ gốc, từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt.

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa

Công ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập biểu thuế,

về các khoản mà Công ty phải thanh toán với Nhà nước, giám sát việc thu chi thông qua hệ thống ngân hàng.

+ Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa Công ty với nhà cung cấp, tính ra trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…

+ Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Là người có nhiệm vụ tập hợp và phân

bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và tính đủ giá thành cho từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ Giám sát tình hình thực hiện các định mức và lập báo cáo chi phí sản xuất theo đúng chế độ.

+Kế toán tiêu thụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập Báo cáo kết quả kinh doanh của Công

ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho Công ty.

+ Thủ quỹ : là người nhập và xuất tiền mặt, kiểm tra độ thật giả của tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng kịp thời theo quy định.

+ Bộ máy kế toán ở các xí nghiệp thành viên: Các xí nghiệp thành viên không

tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở Công ty Tổ chức kế toán tại xí nghiệp thành viên gồm 2 - 3 người: dưới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng Công ty như thu thập chứng từ, thực hiện ghi chép ban đầu… và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất của Công ty.

Như vậy , ta có thể thấy rằng bộ máy kế toán đuợc tổ chức rất phù hợp với mô hình trực tuyến chức năng của bộ máy quản lý.

CCDC

KT XDCB v TSC à Đ

KT cp giá th nh v à à

l ươ ng

KT TP tiêu thụ

KT t ng h p ổ ợ

KT các xí nghi p th nh viên ệ à

Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.

- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): theo phương pháp khấu hao đều.

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.

- Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất: giá trị nguyên vật liệu xuất được xác định theo phương pháp FiFo.

- Phương pháp tính giá sản phẩm dở dang: Công ty không có sản phẩm dở dang do chu kỳ sản xuất nhỏ.

2 Tổ chức và vận dụng chứng từ kế toán

Trong quá trình hoạt động, Công ty đã sử dụng một số những chứng từ tiêu biểu cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Chứng từ lao động tiền lương:

Bảng đơn giá lương khoán cho một sản phẩm

Bảng chấm công

Sổ theo dõi lao động

Phiếu báo cáo lao động hàng ngày

Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành

Bảng thanh toán tiền lương khoán (từng xí nghiệp)

Hợp đồng thuê khoán lao động

Phiếu làm thêm giờ

Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội …

Chứng từ hàng tồn kho:

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho theo định mức

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá

Thẻ kho

Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá…

Chứng từ bán hàng:

Hoá đơn bán hàng

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Hoá đơn cước vận chuyển (trong trường hợp công ty vận chuyển tới khách hàng)

Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu

Bảng thanh toán hàng đại lý

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Biên lai thu tiền

Bảng kiểm kê quỹ…

Chứng từ tài sản cố định:

Quyết định (tăng giảm tài sản cố định)

Hợp đồng mua bán

Phiếu nhập kho

Hoá đơn giá trị gia tăng

Quyết định về việc thanh lý thiết bị

Thông báo (về việc bán đấu giá tài sản cố định)

Biên bản bán đấu giá

Danh mục thiết bị bán

Biên bản giao nhận TSCĐ

Thẻ TSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

Biên bản đánh giá lại TSCĐ….

3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng

Công ty áp dụng chế độ tài khoản theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Tuy nhiên do áp dụng kế toán máy, gắn với đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm và đặc điểm kinh doanh nên sự vận dụng hệ thống tài khoản đối với các tài khoản chi tiết có một số điểm chú ý sau:

TK 112 được chi tiết theo các ngân hàng

TK 112121 - Ngân hàng công thương Thanh Xuân

TK11211 - Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội

TK 112126 - Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

TK 112127 - Ngân hàng Tech Combank

TK 112128 - Kho bạc Hai Bà Trưng

TK 131, 141, 331 được chi tiết theo mã.

Một số tài khoản: TK 136, 138, 336, 511, 621, 622, 627, 157… được chi tiết theo từng xí nghiệp thành viên ví dụ như:

1361 - Việt Trì - Phải thu của Xí nghiệp Việt Trì

1361- Nam Định- Phải thu của Nhà máy Nam Định

1368 - Việt Trì - Phải thu khác của Xí nghiệp Việt Trì

1368- Nam Định- Phải thu khác của Nhà máy Nam Định

621 - Bánh - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất bánh

621 - Kẹo cứng - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo cứng

621 - Kẹo mềm - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo mềm

Đối với tài khoản 311 chi tiết thành một số tiểu khoản như:

TK3111 : Vay ngắn hạn Ngân hàng

TK311K: Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên

Do Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các tài khoản 611, 631

Ngoài ra có một số tài khoản sau hầu như Công ty không sử dụng đó là:

* Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán

TK 113 - Tiền đang chuyển

TK 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường

TK 212 - Tài sản cố định thuê tài chính

TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn

TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

* Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Bao gồm tất cả các tài khoản ngoài bảng Công ty đều không sử dụng đến.

4 Sổ kế toán

Do Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhiều, phức tạp Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên Công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 để thực hiện công tác kế toán tại Công ty.

Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ

Hiện nay, Công ty đang sử dụng phầm mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho Công ty Nhờ vậy đã giúp kế toán giảm bớt thủ công và tiết kiệm thời gian đồng thời việc nhập số liệu, kiểm tra nhanh hơn và độ chính xác cao hơn.

Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp.

Phần II: Chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố Phần III: Số liệu chi tiết phần "luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh"

Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131,511,…

Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có các TK 211, TK 213.

Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có các TK 133, 136, 141, 333, 336, 338, 411, 421, 431.

* Các bảng kê

Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111.

Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112.

Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất dùng cho TK154, 621, 622, 627.

Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bảng kê số 6: Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả.

Bảng kê số 9: Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá.

Bảng kê số 10: Hàng gửi bán.

Các bảng kê đều có mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính, riêng với bảng

kê số 9 có mẫu biểu sau:

Bảng số 6: Bảng kê số 9 của tài khoản 155

Bảng kê số 9

Tài khoản 155

Từ ngày … đến ngày …

Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng

Mã Tên SP ĐVT

Tồn đầu kỳ Nhập trong

kỳ

Nhập lại trong kỳ

Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền

Ngày tháng năm

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng số 5: Bảng kê số 9 của tài khoản 156

Bảng kê số 9

Tài khoản 156

Từ ngày … đến ngày …

Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng

Mã Tên SP ĐVT

Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong

kỳ

Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền

Ngày tháng năm

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

* Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112…

Ngoài ra công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK31, 331) Sổ chi tiết

TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ…

5 Báo cáo tài chính

Hiện nay Công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán theo chế độ Nhà nước quy định bao gồm 3 loại báo cáo đó là:

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả kinh doanh

Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị đó

là Báo cáo chi tiết xuất tái chế, Báo cáo doanh thu bán hàng, Báo cáo chi tiết chi phí quản lý, Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn.

Các báo cáo tài chính đều được lập vào cuối quý.

3 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 129 0.000 0.000

2 Trả trước cho người bán 132

3 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 133 12.985 13.022

- Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 135 0.000 0.000

6 Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 0.000 0.000

4 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 144 0.000 0.000

5 Các khoản cầm cố, kí cược, kí quỹ ngắn hạn 155 0.000 0.000

B TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN 200 73.979 84.497

- Giá trị hao mòn luỹ kế 213 -2.240 -2.713

2 Tài sản cố định thuê tài chính 214 0.000 0.000

- Giá trị hao mòn luỹ kế 216 0.000 0.000

- Giá trị hao mòn luỹ kế 219 -0.200 -0.237

II Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 220 28.456 30.400

4 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 229 0.000 0.000

NGUỒN VỐN Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ

5 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 315 19.913 21.100

7 Phải trả cho các đơn vị nội bộ 317 0.000 0.000

8 Các khoản phải trả phải nộp khác 318 0.075 0.080

2 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 0.000 0.000

7 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 417 0.000 0.000

1 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 421 0.000 0.000

- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 425 0.000 0.000

- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 426 0.000 0.000

Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

III ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH KẾ TOÁN CỦA CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG

kế toán tiền mặt.

Trong trường hợp Công ty muốn huy động vốn bằng cách vay tiền của các cán

bộ công nhân viên thì kế toán tiền mặt sẽ mở sổ và ghi sổ chi tiết TK311 (311K)

1.2 Tài khoản sử dụng

Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111 và một số tài khoản liên quan như TK 141, TK 311 (311.K): Huy động vốn, TK 131, TK 136, TK 138, TK 311, TK 341 …

Thu n t khách h ng, thuợ ừ à

n i b , ho n t m ngộ ộ à ạ ứ Chi mua sắm vật tư,

TSCĐ

Thanh toán nợ ngắn hạn Vay ngắn hạn

Thanh toán v i ngớ ười bán, v iớ ngân sách v công nhân viênà

Doanh thu bán h ng à

Thu GTGTế

tương ngứThu nh p ho t ậ ạ động t ià

chính v ho t à ạ động b tấ Chi hoạt động

Thu GTGTế

tương ngứ

Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ hạch toán tiền mặt

Phi u thu, chi v các ch ng t g c khác ế à ứ ừ ố

Báo cáo k toán ế

2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản như TK112, TK

Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo

2.2 Tài khoản sử dụng

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của các khoản tiền Công ty đang gửi tại các Ngân hàng, các trung tâm tài chính, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:

TK 112 " Tiền gửi ngân hàng": Theo dõi toàn bộ các khoản tiền Công ty đang gửi tại các ngân hàng, các trung tâm tài chính khác TK 112 chi tiết thành:

* TK 1121 "Tiền Việt Nam" Tài khoản này được chi tiết theo các ngân hàng:

- TK 112121- Ngân hàng công thương Thanh Xuân.

- TK11211 - Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội.

- TK 112126- Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín.

- TK 112127- Ngân hàng Tech Combank.

- TK 112128- Kho bạc Hai Bà Trưng.

* TK 1122 "Ngoại tệ".

* TK 1123 " Vàng bạc, kim khí quý, đá quý".

tương ngứThu nh p ho t ậ ạ động t ià chính v ho t à ạ động b tấ Phí ngân h ng à

Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ TGNH kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ, bảng cân đối phát sinh tài khoản Cuối tháng căn cứ vào đó để lập bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái tài khoản liên quan.

Sơ đồ 12: Quy trình ghi sổ hạch toán tiền gửi ngân hàng

Báo cáo k toán ế

3 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

3.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Công ty sử dụng một lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ rất lớn Khi nhập mua, phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào và lập phiếu kiểm tra chất lượng kèm hoá đơn mua hàng sau đó chuyển lên phòng kinh doanh Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho Sau đó chuyển 1 liên cho thủ quỹ ký, chuyển 1 liên cho phòng tài vụ Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ làm thủ tục

nhập kho Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng có sự đối chiếu giữa kế toán, thống kê bên phòng kinh doanh và thủ kho.

Việc xuất kho theo định mức: Căn cứ định mức phòng kinh doanh chuyển xuống cho các xí nghiệp, các xí nghiệp căn cứ định mức và kế hoạch sản xuất từng ngày sẽ xuống thủ kho lấy Cuối tháng tổng hợp lại chuyển cho phòng kinh doanh để tính ra tổng định mức xuất cả tháng Trong trường hợp xuất bán thì phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn tài chính Hoá đơn có 4 liên:

Liên 1: Đưa khách hàng

Liên 2: Lưu tại phòng kinh doanh

Liên 3: Thủ kho

Liên 4: Phòng tài vụ

Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất.

3.2 Tính giá nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Để tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng giá thực tế.

Để tính giá xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng phương pháp bình quân gia quyền:

Giá th c t ự ế

v t li u xu t dùngậ ệ ấ

S lố ượng v t li u xu t dùngậ ệ ấGiá đơn v bình quânị

=

x

3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ

Công ty áp dụng phương pháp " Thẻ song song" để hạch toán chi tiết vật tư:

Sơ đồ 13: Phương pháp thẻ song song

3.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, dụng cụ

Sơ đồ 14: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

Giá vốn bán vật tư