MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 1. Đánh giá thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng hiện nay tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 1.1. Những ưu điểm Tổng Công ty có môi trường kiểm soát khá chặt chẽ. Về các đặc điểm trong ban quản lý cũng như phong cách làm việc và quan điểm của họ là khá quan trọng cho một hệ thống KSNB hữu hiệu. Với quan điểm kinh doanh lành mạnh, phong cách lãnh đạo làm việc thân thiện, minh bạch, luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh của Ban quản lý Tổng Công ty, họ như là một đầu tàu khá vững chắc và mạnh mẽ, tạo tiền đề xúc tiến sản xuất kinh doanh cũng như luôn không ngừng cố gắng phát triển và xây dựng uy tín thương hiệu của mình trong lòng người tiêu dùng và thị trường tiêu thụ. Thực tế đã được chứng minh qua những giải thưởng, huân chương, … và một điều dễ dàng nhận thấy rõ đó là Doanh thu của Tổng Công ty liên tục tăng vọt qua từng năm. (ĐVT: đồng) Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tổng Doanh thu 689.201.972.626 742.757.426.481 929.193.145.316 Về cơ cấu tổ chức, Tổng Công ty phân bố tương đối nhiều bộ phận, nhiều Phòng ban, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cơ cấu tổ chức phức tạp và khó hiểu. Điều ngược lại là cơ cấu được phân chia rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với quy mô của Tổng Công ty. Với cơ cấu này, mỗi bộ phận, phòng ban … đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng, khoa học, không gây sự đùn đẩy đối phó và cả sự chồng chéo lẫn nhau trong công việc. Chính sách nhân sự luôn được Tổng Công ty coi trọng bởi nhân tố con người bao giờ cũng quan trọng, tạo tiền đề làm ra mọi thứ và đồng thời cũng là mục tiêu, mục đích của mọi sự kiểm soát. Một đội ngũ công nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ, đội ngũ người lao động có tay nghề, nhiệt tình năng nổ trong công việc và có thời gian công tác làm việc lâu dài tại Công ty là một điều hết sức cần thiết, và là một nhân tố rất quan trọng. Tổng Công ty luôn quan tâm và bảo vệ quyền lợi người lao động, mọi chính sách, kế hoạch của Tổng Công ty đều hướng đến người lao động, tạo lòng tin và động lực phát triển. Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được Công ty quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện xử lý, nếu có sai lệch thì điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt. Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty được quan tâm chú trọng và thực hiện nghiêm túc. Phần mềm kế toán hiện đang được sử dụng tại đơn vị - Phần mềm Bravo 6.3 - có khá nhiều ưu điểm, và một trong những ưu điểm đó là sự phân quyền người sử dụng khá tốt. Phần mềm cho phép phân chia nhiều phần hành kế toán, mỗi kế toán viên có một mật mã đăng nhập, và chỉ có người đó mới có quyền tham gia công việc phần hành của mình hoặc làm tiếp hoặc sửa đổi. Những phần hành khác chỉ được phép xem, đối chiếu, kiểm tra, và theo đó có thể phát hiện sai sót, kiểm soát lẫn nhau. Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ mặc dù còn những hạn chế nhất định nhưng nó đã có vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Các nghiệp vụ xảy ra được kiểm soát bằng chứng từ và ghi sổ một cách chính xác, đầy đủ, và lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng hợp, Sổ Cái định kỳ đều được in và đóng tập, đồng thời luôn có sự xác nhận của người quản lý cấp trên. Bộ máy Kế toán của Tổng Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đảm bảo được sự thống nhất trong công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Các thủ tục kiểm soát tương đối đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Ưu điểm của công tác kiểm soát đối với chu trình cung ứng tại Tổng Công ty: - Môi trường kiểm soát khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ, công tác liên quan đến chu trình xảy ra. - Cơ chế kiểm soát khá chặt chẽ, sự phân chia công việc, trách nhiệm cho các bộ phận rõ ràng, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. - Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá khoa học và chặt chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ được phân chia, tuân thủ theo các quy định và quy chế chung đã được đề ra. - Nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm được đảm bảo. Công việc được phân chia cho nhiều người tạo sự chuyên môn hóa trong công việc và dễ dàng kiểm soát lẫn nhau tránh những sự cố ý gian lận hay các sai sót có thể xảy ra. Theo đó trách nhiệm cũng được phân chia rõ ràng và hợp lý. Chẳng hạn, có sự tách bạch bộ phận đặt hàng (Phòng Kinh doanh) và bộ phận nhận hàng (Thủ kho nhận hàng và Phòng Kế hoạch - Thị trường lập Phiếu nhập kho…); có sự tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện công việc và trách nhiệm ghi sổ (Phòng Kinh doanh và Phòng KH - TT chịu trách nhiệm đặt hàng nhận hàng còn Phòng TCKT đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ thông tin…); có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (Kế toán trưởng đảm nhiệm vai trò chỉ đạo chung không tham gia thực hiện vào một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực hiện công việc…);… - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng được đảm bảo (Các chứng từ trước khi thực hiện hầu như đều có đầy đủ sự ký duyệt của người quản lý cấp trên). 1.2. Những hạn chế Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua vật tư và thanh toán của Tổng Công ty còn tồn tại những hạn chế: - Chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ (các chính sách, các quy định) rõ ràng, mọi sự kiểm soát đã và đang diễn ra chỉ là sự kiểm soát chung chung, theo một mô - típ quen thuộc, chưa được hành văn hay quy định cụ thể. Chưa thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát tại đơn vị chặt chẽ hơn. - Tổng Công ty đặt khá nhiều niềm tin vào nhân viên của mình ở một số bộ phận, đó là một ưu điểm nhưng mặt khác sự tin tưởng này đôi khi lại là một nhược điểm lớn, dễ dàng xảy ra sự gian lận. Chẳng hạn, ở khâu đặt hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và trực tiếp mail Nhà cung cấp mà không qua sự ký duyệt chấp thuận nào của người quản lý cấp trên cả. Nhân viên này chỉ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của mình và bản thân họ phải tự cân nhắc kỹ lưỡng khi làm việc. Như vậy, sai sót, gian lận sẽ dễ xảy ra ở đây. Và rõ ràng điều này đã vi phạm nguyên tắc thứ ba - nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn dẫu biết rằng công việc của người nhân viên này hoàn toàn nằm trong quyền hạn và trách nhiệm được giao… - Khi nhận hàng tại kho, không hề được lập Biên bản nhận hàng, Thủ kho chỉ kiểm hàng theo số lượng và cho nhập, đồng thời ký vào một chứng từ gọi là Lệnh giao hàng của nhà cung cấp, và xem đây như là một sự xác nhận đã nhận hàng. Hạn chế ở đây là Tổng Công ty không có chứng từ sao chụp nghiệp vụ nhận hàng này của Thủ kho. Lệnh giao hàng có chăng thì cũng là của NCC, họ xin sự xác nhận của Thủ kho và tự lưu trữ. - Tại thời điểm nhận hàng cũng không có sự kiểm tra về chất lượng mà chỉ về số lượng tổng quát - số kiện hàng. Rất ít khi bộ phận quản lý chất lượng tham gia kiểm hàng tại thời điểm nhận hàng, bộ phận này chỉ tham gia khi không tin tưởng chất lượng vật tư một nhà cung cấp nào hoặc vì nhà cung cấp đó là mới, hoặc khi đã phát hiện hàng kém chất lượng cần kiểm tra. Bộ phận này thường chỉ kiểm khi hàng đã nhập kho. - Bảng nhập hàng được Thủ kho lập sau khi về kho và mở kiện kiểm tra chi tiết, chứng từ lại không có số thứ tự, điều này có thể dẫn đến những rủi ro trong kiểm soát, thất thoát tài sản hoặc gian lận trong việc kiểm hàng. - Tất cả những gì liên quan đến sự giao dịch thông tin như ĐĐH, Hợp đồng mua bán, hay Invoice… giữa Tổng Công ty và Nhà cung cấp đều hầu hết qua đường mail, có thể gặp phải những rủi ro không lường trước được trong đường truyền thông tin. Mặc dù Tổng Công ty có những biện pháp để khắc phục (như đã được nêu ở phần trên) nhưng vẫn làm hao tốn thời gian và chi phí, nguy cơ làm chậm tiến độ sản xuất. - Kế toán Tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu Ngân hàng thực tế chỉ là một, điều này vi phạm nguyên tắc trong thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm, dễ dẫn đến những rủi ro liên quan tài sản Tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty. 1.3. Lợi ích của việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn…., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Và trong đó, công tác kiểm soát chu trình cung ứng - tức chu trình mua vật tư và thanh toán thì đặc biệt có nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. Bởi lẽ, hoạt động của chu trình này tác động mạnh đến đầu vào chính của DN - Nguyên vật liệu. Kiểm soát tốt được chu trình này xem như là đã thành công một phần đáng kể, góp phần rất lớn trong mọi công tác cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị. Kiểm soát tốt chu trình này cũng tức là kiểm soát tốt đầu vào, làm tiền đề cho chất lượng của thành phẩm cuối cùng, và đây cũng chính là bàn đạp tạo niềm tin và uy tín thương hiệu cho thị trường tiêu thụ và người tiêu dùng. 2. Một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ Hoàn thiện môi trường kiểm soát: @ Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với thành công của DN Nhận thức và quan điểm điều hành của nhà quản lý cấp cao là nhân tố quan trọng, ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động của đơn vị. Thực tế tìm hiểu cho thấy, Tổng Công ty cũng đang nỗ lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của mình, tuy nhiên chưa thật sâu sắc và chú trọng. Mọi sự kiểm soát chỉ mang tính kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực sự nhận thức được vai trò chính yếu và tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện các mục tiêu của Tổng Công ty. Khắc phục những khiếm khuyết trên, Ban lãnh đạo cần có những giải pháp tích cực trong quản lý để tăng cường công tác kiểm tra kế toán, giám sát các NV kinh tế tại đơn vị để kết quả đạt được tốt hơn. @ Thiết lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ Việc kiểm soát những rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến các mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp không thể chỉ thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trên được. Do đó, cần phải có một bộ phận chuyên môn để đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát, đó là bộ phận KTNB. HTTT kế toán tại Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ ngày càng tổ chức phù hợp về mọi mặt: Bộ máy kế toán; Hệ thống chứng từ; Hệ thống sổ sách; Hệ thống báo cáo; Qui trình hoạch toán theo phần mềm kế toán,…Tuy nhiên, chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra và đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả về HTTT kế toán. Điều này là cần thiết để giúp cho HTTT kế toán được thực hiện hoàn thiện hơn. Chính vì vậy nếu có bộ phận KTNB thì yêu cầu này sẽ được đáp ứng. Nhu cầu cấp thiết đặt ra là Tổng Công ty cần thiết lập một bộ phận hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng - Phòng Kiểm toán nội bộ chẳng hạn, đó là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành - quản lý, có chức năng hỗ trợ cho Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế, những chính sách và các thủ tục của đơn vị. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật. Tổng công ty đã thành lập Ban Kiểm soát và định kỳ kiểm tra. Tuy nhiên, lãnh đạo Tổng Công ty lại chưa chú trọng vai trò của bộ phận KTNB để thành lập bộ phận này trong cơ cấu tổ chức của mình. Hoạt động KTNB thường gồm: - Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiểu quả của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB. Ban Tổng giám đốc phải có trách nhiệm thiết lập và thường xuyên xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ thống này. KTNB có chức năng kiểm tra, đánh giá thường xuyên đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện HTTT kế toán và hệ thống KSNB. - Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của BCTC, báo cáo kế toán quản trị và hoạt động của đơn vị. Việc kiểm tra, đánh giá này có thể bao gồm việc xem xet các phương pháp xác định, đo lường, phân loại, lập báo cáo và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các khoản mục, số dư TK và thủ tục kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính. - Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tài chính kể cả hoạt động phi tài chính của đơn vị. Phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến hoàn thiện. - Kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ pháp luật, các qui định và yêu cầu từ bên ngoài và chính sách quản lý nội bộ của đơn vị. Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ với qui mô lớn như hiện nay, nhu cầu tổ chức bộ phận KTNB là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt trong điệu kiện hội nhập kinh tế nhằm mục đích nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán tài chính, hiệu quả hoạt động và phát huy tốt vai trò của hệ thống KSNB. Vì vậy, trước hết vấn đề cần quan tâm là tổ chức bộ máy KTNB: Xác định vai trò, vị trí của bộ phận KTNB trong cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp; nguyên tắc tổ chức bộ máy KTNB cần tuân thủ là tách biệt công việc của kiểm toán viên ra khỏi nghiệp vụ hàng ngày, xác định rõ ràng trách nhiệm của kiểm toán viên tách biệt với trách nhiệm của người khác và không chồng chéo giữa vai trò của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động khác. Vì vậy, để đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động mà họ kiểm toán thì bộ máy KTNB tại từng doanh nghiệp nên được tổ chức thành phòng ban trực thuộc Ban Tổng Giám đốc. Bộ phận này hoạt động như một phòng ban chức năng riêng, độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong đơn vị, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc. Có thể thiết kế mô hình bộ phận này như sau: ……… @ Nâng cao trình độ, năng lực tự kiểm soát của cán bộ công nhân viên Đội ngũ CBCNV trong đơn vị hiện nay nhìn chung ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, không thể vì vậy mà không cần tổ chức hướng dẫn hay đào tạo thêm. Ngày nay công nghệ thông tin càng thay đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng càng đa dạng hóa, phong phú hơn…thì càng đòi hỏi lực lượng nhân sự Tổng Công ty nâng cao năng lực, học hỏi thêm để theo kịp sự phát triển và đạt hiệu quả hơn trong công việc. Có thể thường xuyên hay định kỳ tổ chức các buổi ngoại khóa mà mục đích cuối cùng là nhằm nâng cao nhận thức: nâng cao nhận thức đối với công việc, thấy được trách nhiệm bản thân trong công việc, trung thực, hết mình và gắn kết lợi ích bản thân với lợi ích công việc. @ Lãnh đạo đơn vị và Ban Kiểm soát cần phát huy vai trò của mình hơn nữa đối với các đơn vị cơ sở. Ban Kiểm soát không chỉ quan tâm đến kiểm tra tài chính tại các Nhà máy, Công ty trực thuộc mà còn phải kiểm tra việc chấp hành các quy định, quy chế quản lý chung ở DN để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo DN. Hiện nay Tổng Công ty có 10 đơn vị trực thuộc, khoảng cách đến trụ sở hoạt động chính không quá xa nhưng để kiểm soát chặt chẽ bằng sự quản lý, chỉ đạo từ xa là khá phức tạp. Do vậy Ban lãnh đạo Tổng Công ty cần tăng cường hơn sự quản lý của mình, có những biện pháp tích cực, hiệu quả hơn. Thường xuyên thông tin, liên lạc để nắm bắt tình hình hoạt động hoặc có thể định kỳ hoặc đột xuất đến các đơn vị cơ sở để tham quan, kiểm tra… Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ KSNB chu trình cung ứng: @ Hoàn thiện hoặc thêm mới một vài chứng từ Để tăng cường hiểu quả KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thiết nghĩ là nên hoàn thiện một số chứng từ cụ thể như: Biên bản giao nhận hàng hóa; Giấy đề nghị thanh toán, … Biên bản nhận hàng hiện tại đơn vị chưa có, có thể lập mẫu như sau: Biên bản nhận hàng này sẽ do nhân viên Phòng Kinh doanh lập (Người lập), đồng thời chứng từ này cũng cần thiết đánh số thứ tự trước. Tại thời điểm nhận hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ tham gia nhận kiểm hàng và lập Biên bản này, sau đó xin sự xác nhận của các bên liên quan. Chứng từ này tạo điều kiện thuận lợi cho đối chiếu, kiểm tra của kế toán đối với thủ kho, bộ phận nhận hàng; đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các quyết định thanh toán mua hàng. Đối với Giấy đề nghị thanh toán, nên bổ sung thêm chữ ký của Tổng Giám đốc nhằm tăng cường sự kiểm soát chặt chẽ hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo tốt nguyên tắc sự ủy quyền và phê chuẩn. @ Nâng cấp hoặc đổi mới phần mềm kế toán Thời đại thông tin với công nghệ máy tính dần dần đã giảm thiểu rõ rệt các thao tác thủ công. Công việc kế toán cũng vậy, với sự ra đời hỗ trợ của các phần mềm kế toán, công việc kế toán đã đơn giản đi rất nhiều mà lại còn chính xác, nhanh chóng hơn. Công nghệ thông tin càng phát triển, con người càng cố gắng tạo ra các phần mềm tối ưu hơn, đáp ứng tốt hơn cho công việc.Tuy nhiên, một phần mềm dù có được đánh giá là tốt đến đâu thì chắc chắn đó cũng chưa phải là phần mềm tốt nhất, bởi lẽ không có gì là hoàn hảo, và đối với lĩnh vực công nghệ thông tin thì điều đó càng đúng. Hàng ngày hàng giờ nó luôn thay đổi và tạo ra cái mới đẹp hơn, bền hơn, chất lượng hơn và tất nhiên cũng tiến bộ nâng cấp hơn. Hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng phần mềm Bravo 6.3, phần mềm tuân thủ khá tốt các yêu cầu chuẩn mực về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, phương pháp kế toán, Sổ kế toán và hệ thống các báo cáo theo quy định của chế độ tài chính. Phầm mềm còn có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm Kế toán trưởng và các kế toán phần hành. Mỗi vị trí sử dụng đều có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. Đây là phần mềm được đa số người dùng đánh giá là tốt về các chức năng sử dụng hay những hiệu quả của nó mang lại. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà dừng lại ở đây, và yêu cầu đặt ra là đơn vị cần phải luôn nâng cấp phần mềm, cập nhật thường xuyên, và nếu có thể tìm hiểu được một phần mềm nào khác ưu điểm và hoàn hảo hơn phần mềm hiện tại, Tổng Công ty có thể thay đổi và đưa vào sử dụng để công tác kế toán được thực hiện dễ dàng hơn và hữu hiệu hơn. Thay thế phần mềm mới hay nâng cấp phần mềm cũ đều nhất thiết xem xét đến các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính đối với phần mềm kế toán về việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, khả năng bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu, về các điều kiện kỹ thuật áp dụng phần mềm về con người và tổ chức bộ máy kế toán. Bên cạnh, cũng cần tạo điều kiện để phát huy tốt vai trò của kế toán quản trị trong việc phục vụ chức năng quản lý nội bộ, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị, giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, tối ưu nhất. @ Tăng cường kiểm soát an ninh hệ thống thông tin Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà các doanh nghiệp dệt may có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán: - Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay,….cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa. - Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người co trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó. … @ Đối với hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị Thực tế tại Tổng Công ty ít chú trọng đến việc lập báo cáo nội bộ để nâng cao hiệu quả kiểm soát tại đơn vị mình, đặc biệt trong chu trình cung ứng. Sau đây là một số mẫu nên được thêm vào tại Tổng Công ty. Là những báo cáo nội bộ, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc đối chiếu, kiểm tra của kế toán. Đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các nghiệp vụ mua hàng, nhận hàng. Các báo cáo này được thiết kế sẵn trong phần mềm sử dụng tại đơn vị, và hàng ngày sẽ được cập nhật khi Kế toán nhập liệu các chứng từ liên quan. Và khi cần theo dõi đối chiếu hoặc đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý, có thể truy xuất báo cáo. Qua báo cáo trên nhà quản lý sẽ nắm bắt tình hình xử lý đơn vị đặt hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất. Báo cáo này là cơ sở để đối chiếu giữa kế toán, người nhận hàng và thủ kho, đảm bảo hàng hóa được nhận, kiểm tra và ghi sổ theo dõi bởi các nhân viên độc lập. Hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát: [...]... Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, qua đó cũng đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm Thứ ba, trên cơ sở lý nghiên cứu lý luận và thực trạng KSNB chu trình cung ứng, luận văn đã đưa ra một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát chu trình, hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại Tổng Công ty Với những gì đã đạt được cùng với những cố gắng đang được triển khai thực hiện, Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ đang tiến những... lý luận và thực tế, luận văn đã hoàn thành các vấn đề sau: Thứ nhất, trình bày cơ sở lý luận về hệ thống KSNB - lợi ích, chức năng, mục tiêu và các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và cơ sở lý thuyết tổng quan về các chu trình nói chung và chu trình cung ứng nói riêng Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu về thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB chu trình cung ứng tại Tổng Cổng ty Cổ phần Dệt may. .. rủi ro 4) LỜI KẾT  Chu trình cung ứng là một trong những chu trình quan trọng đối với một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tác động mạnh đến đầu vào cho quá trình sản xuất Do vậy, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình này càng đóng vai trò cấp thiết và chú trọng Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ cũng không ngoại lệ, nhất thiết cũng cần tăng cường KSNB để giảm thiểu... thống nội quy, quy chế hoạt động tại Tổng Công ty, việc thực hiện các thủ tục kiểm soát hữu hiệu trong các chu trình kế toán sẽ góp phần tăng cường hiệu quả của KSNB đối với HTTTKT Các thủ tục kiểm soát cần được xây dựng trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chu n Sau đây là một số rủi ro mà tại. .. đối chiếu tài khoản ngân hàng là một nên có thể dẫn đến rủi ro là tài khoản ngân hàng của Tổng Công ty bị biển thủ một phần và không phát hiện 5- Gian lận trong kiểm đếm khi hàng đã nhập kho @ Thủ tục kiểm soát mua hàng: - Cần có sự kiểm soát chặt chẽ hơn ở khâu đặt hàng Nhà cung cấp, cần có sự kiểm duyệt của người quản lý bộ phận trước khi nhân viên của mình gửi ĐĐH đi nhằm hạn chế những gian lận, sai... Gửi bộ phận kế toán Bên cạnh đó, cũng nên bố trí nhân viên Phòng Quản lý chất lượng tham gia công tác nhận và nhập hàng để đảm bảo chất lượng cho NPL @ Thủ tục kiểm soát thanh toán - Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để kiểm soát - So sánh số lượng trên Hóa đơn (Invoice) với số lượng... đánh số liên tục và lập thành 4 liên: + Liên 1: Gửi nhà cung cấp + Liên 2: Gửi bộ phận kho + Liên 3: Gửi bộ phận nhận hàng + Liên 4: Gửi bộ phận kế toán Mục đích nhằm lưu trữ thông tin để đối chiếu kiểm tra, đồng thời cũng tăng sự kiểm soát đối với các nhân viên đảm đương nhiệm vụ đặt hàng - Ở khâu nhận hàng: (Giải pháp cho rủi ro 5) Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số. .. sung, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, TP Hà Nội, 2006 3 Bộ Tài chính, Chế độ kế toán Doanh nghiệp - quyển 2 - Báo cáo Tài chính Chứng từ và Sổ Kế toán, Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 2006 4 MBA Martin Grimwood (Người dịch: Đặng Kim Cương), Sổ tay Kiểm toán nội bộ (Song ngữ Việt - Anh), Nhà xuất bản Giao thông... chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng - thủ kho và người lập biên bản - nhân viên Phòng Kinh doanh Phiếu này phải được đánh số liên tục, là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi thanh toán Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan Biên bản này nên được lập 3 liên: + Liên 1: Gửi bộ phận mua hàng + Liên 2: Gửi bộ. .. quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận - So sánh giá cả trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán - Nên thiết kế một Bảng kê các chứng từ cần thanh toán chẳng hạn, để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán (Giải pháp cho rủi ro 3) - Nhân viên kế toán có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ, hợp lý hợp . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 1. Đánh giá thực trạng chu trình cung ứng. của Tổng Công ty. 1.3. Lợi ích của việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ Kiểm soát nội bộ đóng một