PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG 3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin "Quản lý bán hàng " của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thuỷ Linh 3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống: Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng. 3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập: Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thông tin mua hàng. 3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán): Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau: • Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng. • Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả. • Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp. 1 2 • Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền. 3.1.4 Chức năng tìm kiếm: Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất… 3.1.5 Chức năng báo cáo : Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất… 3.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Flow Diagram) 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng : QUẢN LÝ BÁN HÀNG Quản lý danh mục Quản lý nhập xuất Tìm kiếm Báo cáo Quản lý hệ thống Sơ đồ chức năng của hệ thống Trong đó: 2 3 - Quản lý hệ thống.  Quản lý nguời dùng.  Đăng nhập lại.  Thoát. - Quản lý danh mục.  Nhà cung cấp.  Khách hàng.  Danh mục Sim.  Danh mục kho sim.  Danh mục loại sim.  Danh mục nhân viên. - Quản lý nhập xuất.  Hoá đơn xuất.  Hoá đơn nhập. - Tìm kiếm:  Tìm kiếm sim  Tìm hoá đơn  Tìm khách hàng - Báo cáo:  Báo cáo hàng bán  Báo cáo hàng tồn  Doanh thu bán hàng  Công nợ nhà cung cấp  Công nợ khách hàng 3 4 3.3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng (BFD) Nhà cung cấp QUẢN LÝ BÁN HÀNG Quản lý danh mục Quản lý nhập xuất Tìm kiếm Báo cáo Khách hàng Nhân viên Kho sim Phân loại sim Sim Hoá đơn xuất Hoá đơn nhập Tìm kiếm hoá đơn Tìm kiếm sim Tìm kiếm khách hàng Báo cáo công nợ Báo cáo doanh thu Báo cáo hàng tồn Hình 3.1: Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD. 4 5 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: a, Sơ đồ ngữ cảnh Thông tin NCC QUẢN LÝ BÁN HÀNG KHÁCH HÀNG Nhµ cung cÊp Gửi đơn đặt hàng Gửi báo cáo Yêu cầu tìm kiếm và báo cáo Kết quả tìm kiếm và báo cáo Yêu cầu mua hàng Từ chối bán hàng Phiếu giao hàng Thanh toán Thông tin khách hàng BỘ PHẬN BÁN HÀNG Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh. 5 6 Hàng + Phiếu xuất 1.0 QUẢN LÝ XUẤT HÀNG 2.0 QUẢN LÝ NHẬP HÀNG Trả lời kết quả Tìm kiếm t.tin Từ chối bán hàng Yêu cầu mua hàng Kh¸ch Hµng 3.0 T×m kiÕm 4.0 B¸o c¸o Thông tin khách hàng Giới thiệu mặt hàng Nhµ cung cÊp Thanh toán Thông tin nhà cung cấp Hàng + Hóa đơn Gửi báo cáo Trả lời kết quả NHÀ CUNG CẤP CSDL hệ thống b, Sơ đồ DFD mức 0: 6 7 Hình 3.3: Sơ đồ DFD mức 0. c, Sơ đồ DFD mức 1 phân rã chức năng tìm kiếm: Nhaphang phßng qu¶n lý Dmkhach 3.1 Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm t.tin Tìm kiếm t.tin Thông tin trả lời Tìm kiếm t.tin 3.2 Tìm kiếm hóa đơn Tìm kiếm sản phẩm Thông tin trả lời Phieuxuat LËp b¸o c¸o nhËp 7 8 phieunhap Thụng tin tr li Dmhang Hỡnh 3.4: S DFD mc 1 ca chc nng tỡm kim. d, S DFD mc 1 phõn ró chc nng nhp hng: DS mặt hàng nhập Báo cáo nhập Thông tin nhà c 2 dự trù Nh cung cp Tỡm NCC Số hiệu mặt hàng mua Thơng lợng Mua hng Nh cung cp Lập báo cáo nhập 8 9 Hàng Danh sách mặt hàng Lập báo cáo nhập DS nhµ cung cÊp Giao hµng Đối chiếu Hình 3.5: Sơ đồ mức DFD mức 1 của chức năng nhập hàng. e, Sơ đồ DFD mức 1 phân rã chức năng xuất hàng. Khách hàng Yêu cầu mua hàng Chấp nhận Từ chối Ghi danh sách hàng tiêu thụ Tài chính B¸o c¸o xuÊt Lập báo cáo xuất Đối chiếu Göi DS MÆt hµng tiªu thô PhiÕu y/c ho¸ ®¬n xuÊt DS kh¸ch mua 9 10 10 [...]... nghiệp về đề tài Quản lý bán hàng Công việc chính của đề tài này là khai thác thiết kế xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại công ty Công ty TNHH TM và Dịch vụ Thủy Linh, xem xét quá trình xuất nhập, tồn kho hàng tại công ty, sau đó thực hiện làm báo cáo tổng hợp Qua khảo sát mô hình quản lý bán hàng, nhập hàng và hàng tồn kho, phân tích hệ thống hiện tại quản lý đã xây dựng chương trình cơ bản đáp... đáp ứng được các yêu cầu về: - Quản lý được tương đối đầy đủ những chức năng bán hàng, nhập hàng, cập nhật thông tin hàng hóa - Bảo đảm được công việc của kho là quản lý xuất nhập tồn kho - Sử dụng thuận tiện dễ dàng nhập dữ liệu cũng như tra cứu thông tin - Chương trình có thể phát triển khi có những yêu cầu cần thiết trong công việc - Vì thời gian có hạn nên chương trình có dữ liệu còn nhỏ, chưa... xuất hàng Bản thống kê nhập Bản danh mục NCC Bản danh mục khách hàng Yêu cầu thống kê Bản thống kê bán Yêu cầu thống kê Phßng qu¶n lý Thống kê Thống kê hàng nhập Báo cáo tồn kho In danh môc NCC In danh mục khách hàng Tonkho Hangban Hangban Dmkhach Báo cáo tồn Dmncc e, Sơ đồ DFD mức 1 phân rã chức năng báo cáo Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng báo cáo 12 12 3.4 Thiết kế phần mềm 3.4.1 Thiết kế. .. trúc Phần mềm quản lí bán hàng Hệ thống Quản lí người dùng Đăng nhập lại Thoát Danh mục Hoá đơn bán Nhà cung cấp Khách hàng Hoá đơn nhập Kho sim Quản lí xuất nhập Tìm kiếm Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm sim Báo cáo BC doanh thu BC tồn hàng BC công nợ Tìm kiếm hoá đơn Trợ giúp Hướng dẫn sử dụng Giới thiệu phần mềm Nhóm sim Sim Nhân viên 13 13 Hình 3.8: Sơ đồ kiến trúc phần mềm 3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu... được nâng cấp nhiều hơn khi có sự giúp đỡ, góp ý nhiệt tình của cán bộ và nhân viên của Công ty Thủy Linh thành một phần mềm hệ thống quản lý bán hàng với quy mô lớn Với thời gian đặt ra lúc này về báo cáo thực tập tốt nghiệp về cơ bản đã hoàn thành Cơ sở dữ liệu đã được thiết kế đầy đủ, tuy nhiên một số vấn đề nhỏ chưa được phân tích Do thời gian hạn chế, chưa có điều kiện khảo sát chi tiết, lấy đầy... Text 15 Mã nhóm 2 TenNhom Text 30 Tên nhóm 18 18 3.4.3 Thiết kế giải thuật a, Giải thuật đăng nhập S Đ Đ S Đ S Bắt đầu Kết thúc Vào form đăng nhập I=0 I=I+1 Nhập tên và mật khẩu I>3? Đăng Nhập Kiểm tra tên , mật khẩu? Thông báo đăng nhập không thành công Tiếp tục Thông báo hết quyền đăng nhập 19 19 b, Giải thuật cập nhật danh mục từ điển S Đ Bắt đầu Kết thúc Nhập dữ liệu Thêm bản ghi trắng Thông báo lỗi... GiaMua Number Giá mua 16 4 16 ChietKhau Number Chiết khấu 6 Bảng : Hoá đơn bán STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDB Text 15 Số hoá đơn bán 2 Ngay DateTime 3 MaKH Text 15 Mã khách hàng 4 NhanVien Text 15 Mã nhân viên bán 5 TienDaTra Number 6 GhiChu Text 50 Ghi chú STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDN Text 15 Số hoá đơn bán 2 Ngay DateTime 3 MaNCC Text 15 Mã nhà cung cấp 4 NhanVien Text 15... khách hàng 23 23 24 24 4 Màn hình cập nhật danh mục nhân viên 5 Màn hình cập nhật danh mục Sim 25 25 6 Màn hình cập nhật danh mục kho sim 7 Màn hình cập nhật danh mục loại sim 26 26 8 Màn hình cập nhật danh mục nhà cung cấp 9 Màn hình cập nhật hoá đơn nhập 27 27 10 Màn hình cập nhật hoá đơn bán 11 Màn hình tìm kiếm Sim 28 28 12 Màn hình tìm kiếm hoá đơn nhập 29 29 13 Màn hình tìm kiếm hoá đơn bán KẾT... tài khoản 6 CongNo Number Công nợ 3 Bảng : Khách hàng STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaKH Text 15 Mã khách 2 TenKH Text 30 Tên khách 3 Diachi Text 50 Địa chỉ 4 SoDT Text 15 Số điện thoại 5 CongNo Number Công nợ 4 Bảng : Chi tiết hoá đơn bán STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDB Text 15 Số hóa đơn bán 2 MaSim Text 15 Mã Sim 3 GiaBan Number Giá bán 4 ChietKhau Number Chiết khấu 5 Bảng : Chi... lỗi Lưu lại bản ghi Kiểm tra dữ liệu thoả mãn đk? S Có cập nhật nữa không ? Đ 20 20 c, Giải thuật tạo và in báo cáo S Đ Bắt đầu Kết thúc Lựa chọn loại báo cáo In báo cáo ra màn hình Nhập điều kiện cho báo cáo Kiểm tra điều kiện? Thông báo lỗi Có tiếp tục không? Đ S 21 21 d, Giải thuật tìm kiếm Đ Bắt đầu Kết thúc Khởi tạo giao diện tìm kiếm Nhập điều kiện lọc dữ liệu Xuất dữ liệu ra màn hình Truy vấn CSDL . 1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG 3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin " ;Quản lý bán hàng " của Công. Flow Diagram) 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng : QUẢN LÝ BÁN HÀNG Quản lý danh mục Quản lý nhập xuất Tìm kiếm Báo cáo Quản lý hệ thống Sơ đồ chức năng