ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

NỘI DUNGKhái niệm, mục tiêu và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc Hệ thống đánh giá thực hiện công việc Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc Tổ chức và thực hiện đán

BÀI 4 ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

PGS.TS Phạm Thúy Hương

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG – Khen thưởng cho ai?

• Là trưởng phòng kinh doanh, anh Long có trách nhiệm giới thiệu 1 nhân viên xuất sắc nhấtphòng để lãnh đạo khen thưởng trong quý này Phòng anh hiện nay có 5 người, kể cả anh.Nhưng anh muốn dành « phần thưởng » này để động viên anh em trong phòng Mỗi nhânviên của anh đều có những điểm mạnh, điểm yếu nên việc lựa chọn ai quả là khó khăn đốivới anh

• Vinh, là một cán bộ trẻ năng động, quan hệ rộng và ăn nói khéo léo Kết quả công việc củaanh luôn cao nhất phòng Đôi khi anh cũng có những ý tưởng kinh doanh mới Tuy nhiên,anh không được đồng nghiệp yêu quý vì họ cho rằng anh chỉ là người chỉn chu với côngviệc của bản thân mình Những công việc chung của phòng anh thường tìm lý do để đùnđẩy cho người khác Đôi khi anh vắng mặt không lý do nhưng lại thường bào chữa vớitrưởng phòng sau đó rằng anh đi gặp đối tác

• Loan, là cô gái nghiêm túc, thẳng thắn nhưng hơi cứng nhắc Cô luôn sẵn sàng giúp đỡngười khác trong công việc khi cần Kết quả công việc của cô rất tốt mặc dù hoàn cảnh gia

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG – Khen thưởng cho ai?

• Trung, là cán bộ lâu năm nhất của phòng, tính tình hòa nhã, cởi mở, hay nhường nhịnngười khác Anh luôn ý thức mình là « anh cả » nên không để ai phải nhắc nhở, kêu ca

về giờ giấc và công việc Chỉ còn 5 năm nữa là anh nhận sổ hưu Kết quả công việc củaanh chỉ ở mức bình thường do ở tuổi này anh không còn nhanh nhạy với thị trường nhưlớp trẻ

• Vân, là cô gái hiền lành, xinh xắn, được cả phòng quí mến Cô cũng là nguời có nănglực Tuy nhiên, do đang đi học nên kết quả công việc của cô cũng chỉ ở mức độ vừa phải.Những lúc cần vắng mặt cô thường nói là đi thi Cô cũng hứa với trưởng phòng rằng khinào học xong cô sẽ toàn tâm toàn ý cho công việc

Bạn hãy giúp anh Long đưa ra quyết định xem nên khen thưởng cho ai trong số họ?

MỤC TIÊU

• Hiểu các khái niệm cơ bản về đánh giá thực hiện công việc

• Nắm được các yếu tố của một hệ thống Đánh giá thực hiện công việc

• Phát triển kỹ năng tổ chức đánh giá thực hiện công việc

NỘI DUNG

Khái niệm, mục tiêu và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc

Tổ chức và thực hiện đánh giá

1 KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1.2 Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc

1.1 Khái niệm đánh giá thực hiện công việc

1.3 Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc

1.1 KHÁI NIỆM ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá một cách hệ thống và chính thức tình hình thực hiện

công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn đãđược xây dựng từ trước và cung cấp thông tin phản hồi về kết quả đánh giá

1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Đối với tổ chức: mục tiêu quản lý

Giúp người quản lý đề ra quyết định đúng đắn về lương

thưởng, lập kế hoạch đào tạo, thuyên chuyển và bổ nhiệm

• Đối với người lao động: mục tiêu phát triển

 Biết rõ kết quả công việc cần đạt và có định hướng để

hoàn thành công việc

 Xác định lĩnh vực cần cải thiện và đề ra kế hoạch cho

tương lai

 Tăng động lực làm việc cho nhân viên

1.3 TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Là cơ sở để trả lương, xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác

• Giúp các nhà quản lý thấy được tính hiệu quả của việc thực hiện các hoạt động Quản trị nhânlực khác: tuyển dụng, bố trí lao động, đào tạo, tạo động lực

• Ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động

• Cơ sở giúp người lao động cải tiến hành vi, động cơ và thái độ làm việc

2 HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

2.2 Các yêu cầu đối với Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

2.1 Các yếu tố Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

2.3 Các lỗi cần tránh trong đánh giá thực hiện công việc

2.1 CÁC YÊU TỐ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

2.1.1 Tiêu chuẩn thực hiện công việc (Các tiêu chí đánh giá)

2.1.2 Đo lường sự thực hiện công việc

2.1.3 Thông tin phản hồi

2.1.1 TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ)

• Các nhóm tiêu chí:

 Kết quả công việc;

 Kỹ năng thực hiện công việc;

 Thái độ/ Ý thức chấp hành kỷ luật;

 Đặc điểm cá nhân

• Yêu cầu:

 Chỉ rõ nhiệm vụ nào người lao động phải hoàn thành;

 Chỉ rõ mức độ người lao động cần đạt tới

2.1.1 TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ)

Nhóm 1: Kết quả công việc

• Số lượng: doanh thu, số lượng sản phẩm, dịch vụ thực hiện; số lượng khách hàng sử dụng

sản phẩm, dịch vụ; số đầu công việc thực hiện

• Chất lượng: dịch vụ hoàn hảo, chi phí thấp, thông tin thường xuyên cập nhật, sự hài lòng của

khách hàng…

• Thời gian: đúng hẹn, hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Nhóm 2: Kỹ năng thực hiện công việc

• Mức độ thành thạo khi thực hiện công việc;

• Các kỹ năng mềm

2.1.1 TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ) (tiếp theo)

Ví dụ về tiêu chí đánh giá tại Tiên Phong Bank – Nhân viên phát triển sản phẩm

I Chỉ tiêu tài chính

1 Số lượng sản

phẩm mới 40% 12 sản phẩm mới (trung bình 1 sản phẩm/ tháng).

2 Khách hàng 10% 80 % khách hàng hài lòng (thông qua khảo sát khách hàng nội bộ, SME và

khách hàng bên ngoài).

II Chỉ tiêu phi tài chính

1 Quy trình 20% • Quy trình phát triển sản phẩm rõ ràng;

• Quy trình phối hợp với các bộ phận, phòng ban rõ ràng, linh hoạt.

2 Đào tạo 10% Kết quả đào tạo đạt đủ điểm chuẩn của trung tâm đào tạo.

2.1.1 TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ) (tiếp theo)

Các tiêu chí đánh giá

• Chỉ đạo tập trung

Người lãnh đạo, trên cơ sở kế hoạch của đơn vị, đưa ra tiêu

chí đánh giá và nhân viên thực hiện

• Thảo luận dân chủ

 Người lãnh đạo khuyến khích nhân viên đưa ra tiêu chí

đánh giá

 Người lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận về các tiêu

chí đánh giá phù hợp

2.1.2 ĐO LƯỜNG SỰ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

So sánh kết quả làm việc thực tế của người lao động với các tiêu chuẩn đã được ấn định (kết quảcông việc cần đạt)

2.1.3 THÔNG TIN PHẢN HỒI

• Qua buổi trao đổi về kết quả đánh giá thực hiện công việc (phỏng vấn đánh giá)

• Thông tin về kết quả đánh giá gửi đến nhà quản lý, cập nhật hồ sơ và giúp đưa ra quyết định

2.2 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Tính phù hợp: phù hợp và phục vụ mục tiêu quản lý.

• Yêu cầu về tính nhạy cảm: phân biệt người hoàn

thành tốt và không hoàn thành tốt công việc

• Yêu cầu về tính tin cậy: nhất quán trong đánh giá.

• Yêu cầu về tính thực tiễn: dễ hiểu, dễ sử dụng.

• Yêu cầu về tính được chấp nhận: được người lao

động chấp nhận và ủng hộ

2.3 CÁC LỖI CẦN TRÁNH TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Lỗi thiên vị;

• Lỗi thái cực;

• Lỗi thành kiến;

• Lỗi do ảnh hưởng của hành vi gần nhất;

• Xu hướng bình quân trong đánh giá;

• Lỗi định kiến do văn hóa

3 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

3.2 Ghi chép sự kiện quan trọng

3.1 Phương pháp thang đo/ thang điểm

3.3 Quản lý bằng mục tiêu

3.4 Phương pháp so sánh

3.1 PHƯƠNG PHÁP THANG ĐO/ THANG ĐIỂM

Khái niệm

• Người quản lý căn cứ vào tình hình thực hiện công việc của người lao động và đánh dấu vào ôphù hợp theo một thang đo được sắp xếp theo thứ bậc từ thấp đến cao hoặc ngược lại tươngứng với mỗi mức độ đánh giá là 1 điểm số cụ thể (ví dụ 5: xuất sắc, 4: tốt, 3: đạt yêu cầu, 2:dưới trung bình, 1: kém…)

 Xuất sắc: Liên tục vượt mức yêu cầu của công việc

 Tốt: Đạt và vượt quá yêu cầu của công việc

 Đáp ứng yêu cầu: Đạt yêu cầu của công việc

 Dưới trung bình: Không đạt yêu cầu của công việc

 Kém: kết quả công việc không thể chấp nhận được

• Tiêu chí đánh giá: trực tiếp hoặc gián tiếp

3.1 PHƯƠNG PHÁP THANG ĐO/ THANG ĐIỂM

Ví dụ về biểu mẫu đánh giá

Ngày đánh giá:

Tiêu chí đánh giá Tỷ trọng Xuất sắc Khá Đạt yêu

cầu

Dưới mức yêu cầu

Mức độ tối thiểu

Khối lượng công việc 5 4 3 2 1

Chất lượng công việc 5 4 3 2 1

Tính tin cậy 5 4 3 2 1

Khả năng hiểu biết 5 4 3 2 1

3.1 PHƯƠNG PHÁP THANG ĐO/ THANG ĐIỂM

Ưu/ nhược điểm

• Ưu điểm:

 Đơn giản, dễ thực hiện;

 Kết quả được định lượng, thuận tiện cho việc so sánh;

 Sử dụng được với nhiều loại công việc

• Nhược điểm:

 Không tính đến đặc thù cho từng loại công việc;

 Có thể gặp phải 1 số lỗi nhữ thiên kiến, trung bình…

3.2 PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP CÁC SỰ KIỆN QUAN TRỌNG

Người quản lý ghi lại theo cách mô tả những hành vi tốt và chưa tốt của người lao động trong quátrình thực

Ngày đánh giá:

1 Kiểm soát các yếu tố an toàn

12/10 Dập một đám cháy nhỏ kịp thời 3/11 Hút thuộc trong kho hóa chất

3.3 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ BẰNG MỤC TIÊU

• Các bước tiến hành:

 Xác định nhiệm vụ cần thực hiện;

 Dự kiến kết quản công việc/ các mục tiêu công việc;

 Tiến hành công việc;

 Xem xét tính khả thi của các mục tiêu công việc và điều chỉnh (nếu cần);

 Đánh giá kết quả

• Ưu điểm:

 Tạo động lực cho người lao động;

 Có sự chia sẻ giữa nhà quản lý và người lao động

3.4 PHƯƠNG PHÁP SO SÁNH

• Các phương pháp:

 Xếp hạng;

 Phân phối theo tỷ lệ bắt buộc;

 Phương pháp cho điểm;

 Dễ mắc các lỗi thành kiến, thiên vị và ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất;

 Khó có thông tin phản hồi cụ thể;

4 TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ

4.2 Xác định chu kỳ đánh giá

4.1 Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

4.3 Lựa chọn người đánh giá

4.4 Đào tạo người đánh giá

4.5 Phỏng vấn đánh giá

4.1 LỰA CHỌN VÀ THIẾT KẾ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ

Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá tùy thuộc vào:

• Mục đích của đánh giá;

4.3 LỰA CHỌN NGƯỜI ĐÁNH GIÁ

4.4 ĐÀO TẠO NGƯỜI ĐÁNH GIÁ

• Cung cấp các văn bản hướng dẫn;

• Tổ chức các lớp tập huấn

4.5 PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ

• Là việc trao đổi chính thức giữa người quản lý và nhân

viên về tình hình thực hiện công việc đã qua và định

hướng sự thực hiện công việc trong thời gian tới

• Các bước thực hiện:

 Chuẩn bị;

 Thực hiện phỏng vấn đánh giá;

 Kết thúc

4.5 PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ

Các bước thực hiện phỏng vấn đánh giá:

• Chuẩn bị:

 Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp và thông báo

cho nhân viên

 Giải thích rõ mục đích của phỏng vấn đánh giá là để

hoàn thiện sự thực hiện công việc

 Thảo luận về kết quả thực hiện công việc một cách cụ thể không nói chung chung.

 Nhận xét về công việc chứ không đánh giá cá nhân người người lao động về nhâncách, cá tính

 Lắng nghe hiệu quả, tránh đối đầu và đôi co; Để cho nhân viên cơ hội được trình bày ýkiến; Tránh “lên lớp” hay “quát mắng” nhân viên

 Thống nhất về mục tiêu công việc cho thời gian tới, cung cấp hỗ trợ về đào tạo hoặcthay đổi trong quản lý

• Kết thúc:

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá;

• Quy định trọng số cho các tiêu chí;

• Sử dụng phương pháp so sánh để đưa ra quyết định cuối cùng

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao gồm các yếu tố:

A xây dựng tiêu chí đánh giá, thảo luận về cách đánh giá và thực hiện đánh giá

B xây dựng tiêu chí đánh giá, lựa chọn người đánh giá, lựa chọn chu kỳ đánh giá

C xây dựng tiêu chí đánh giá, đo lường sự thực hiện công việc, cung cấp thông tin phản hồi vềkết quả thực hiện công việc

D xây dựng tiêu chí đánh giá, thực hiện đánh giá, sử dụng kết quả đánh giá

Đáp án đúng: C xây dựng tiêu chí đánh giá, đo lường sự thực hiện công việc, cung cấp thông tin

phản hồi về kết quả thực hiện công việc

Vì: Tham khảo phần 2 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Quản lý theo mục tiêu là phương pháp đánh giá mà người quản lý:

A trú trọng đến việc tuân thủ các bước trong quy trình thực hiện công việc của người lao động

B trú trọng đến sự nhiệt tình của người lao động trong quá trình thực hiện công việc

C trú trọng đến thời gian làm việc thực tế

D trú trọng đến kết quả thực hiện công việc

Phương án đúng: D trú trọng đến kết quả thực hiện công việc.

Vì: Tham khảo phần 3.3 Phương pháp quản lý theo mục tiêu

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Câu hỏi: Phân biệt đánh giá thực hiện công việc và đánh giá công việc Để đảm bảo hiệu quả của

đánh giá thực hiện công việc, các doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề gì?

Trả lời:

• Đánh giá công việc là đánh giá mức độ phức tạp của công việc (hay đánh giá trị tương đối củacông việc so với các công việc khác trong doanh nghiệp)

• Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động

• Để đảm bảo tính hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc doanh nghiệp cần:

 Xây dựng tiêu chí đánh giá rõ ràng, cụ thể

 Đo lường sự thực hiện công việc: sử dụng phương pháp phù hợp; người đánh giá có kiếnthức, kỹ năng và công tâm trong đánh giá; chu kỳ đánh giá hợp lý

 Cung cấp thông tin phản hồi về kết quả đánh giá

 Sử dụng kết quả đánh giá trong các hoạt động quản lý nguồn nhân lực

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động quản lý quan trọng, giúp các doanh nghiệpđưa ra quyết định đúng đắn về trả lương, đào tạo, đề bạt thăng tiến…

• Hệ thống đánh giá bao gồm 3 yếu tố cơ bản: i) Tiêu chí đánh giá; ii) Đo lường sự thựchiện công việc; iii) Cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động và các bộ phận quản

lý liên quan

• Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc Các doanh nghiệp có thể kết hợpcác phương pháp đánh giá khác nhau khi thực hiện đánh giá