ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Bài 4: Đánh giá thực công việc BÀI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Nghiên cứu văn sử dụng để đánh giá q trình thực cơng việc quy trình tổ chức cơng tác đánh giá thực công việc doanh nghiệp mà sinh viên biết; đánh giá doanh nghiệp sử dụng phương pháp để đánh giá thực công việc hiệu  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Đọc tài liệu: Vũ Thị Mai, Phạm Thúy Hương (2011), Quản trị nhân lực, Nhà Xuất Đại học KTQD, Hà Nội  Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Cung cấp cho người học khái niệm về: đánh giá thực cơng việc; bước qui trình đánh giá; tiêu chuẩn phương pháp đánh giá; mối quan hệ đánh giá thực công việc với hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác; vai trò phận nhân quản lý kết thực công việc Mục tiêu Sau học xong này, người học có thể:  Hiểu thuật ngữ sử dụng đánh giá thực công việc;  Xác định yếu tố hệ thống đánh giá thực công việc;  So sánh ưu, nhược điểm đối tượng áp dụng phương pháp đánh giá thực công việc tổ chức;  Mơ tả quy trình tổ chức thực đánh giá thực công việc tổ chức 50 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc Tình dẫn nhập Đánh giá thực cơng việc số doanh nghiệp Việt Nam Nhóm bạn thân: Ngọc, Lâm, Thuận tốt nghiệp đại học, làm bốn năm Lúc họ bàn tán chuyện khen thưởng thi đua cuối năm nơi mà họ công tác Ngọc, công tác phịng kế hoạch Bưu điện tỉnh nói:  Theo mình, đánh giá thi đua hình thức Sếp đánh giá tất nhân viên phịng tốt Ngoại trừ bà có nhỏ, suốt ngày thấy ốm, mẹ nghỉ, không đảm bảo ngày cơng, bị loại C cịn lại loại A tất Thực tế, phòng có số người tích cực, làm việc có hiệu Những người khác đủng đỉnh, “sáng cắp ô đi, chiều cắp ô về” Lâm công tác Cơng ty Thương mại tỉnh nói:  Với mình, thứ đơn giản Sếp thích văn nghệ phong trào thể thao Là hạt nhân văn nghệ công ty, lại thường xuyên chơi quần vợt với sếp, nên đánh giá tốt Hồi cuối năm, có đợt giảm biên chế Mình lẽ phải bị nằm danh sách người bị cho nghỉ Chỉ có tài văn nghệ mà Thuận, cơng tác phịng kinh doanh cơng ty thiết bị nói:  Ở cơng ty có tất 200 nhân viên Cuối năm ban giám đốc họp bàn tự định vấn đề khen thưởng Mỗi người khen thưởng tuỳ theo hiệu thực công việc năm nhận bao thư riêng Không biết người khác lãnh Nếu thấy có điều khơng thoả đáng phải đến gặp trực tiếp giám đốc trình bày Khơng bàn tán, thắc mắc, gây chia rẽ nội Anh (chị) phân tích ưu, nhược điểm ảnh hưởng cách đánh giá thi đua ba đơn vị nói trên? Nếu lãnh đạo doanh nghiệp, anh (chị) chọn cách đánh giá thi đua nào? TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 51 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4.1 Khái niệm tầm quan trọng đánh giá thực công việc 4.1.1 Khái niệm Đánh giá thực công việc thường hiểu đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệ so sánh với tiêu chuẩn xây dựng thảo luận đánh giá với người lao động Tính hệ thống thể qua góc độ:  Đánh giá sử dụng hệ thống gồm nhiều tiêu liên quan đến theo tiêu đơn lẻ;  Đánh giá theo chu kỳ định (1 tháng, quý, tháng, năm…);  Đánh giá theo quy trình thống Tính thức thể qua góc độ:  Đánh giá cơng khai toàn tổ chức;  Đánh giá văn thức;  Kết đánh giá phản hồi đến đối tượng liên quan (người lao động, người quản lý…) Đánh giá thực công việc hoạt động quản trị nhân lực quan trọng luôn tồn tất tổ chức Mặc dù công ty nhỏ, đánh giá thực cơng việc thực cách khơng thức thơng qua đánh giá hàng ngày người giám sát với nhân viên đánh giá, góp ý lẫn nhân viên hầu hết tổ chức xây dựng cho hệ thống đánh giá thức Trong hệ thống thức, tình hình hồn thành nhiệm vụ lao động người lao động đánh giá theo khoảng thời gian quy định với sử dụng phương pháp đánh giá thiết kế cách có lựa chọn, tuỳ thuộc vào mục đích đánh giá Tuỳ vào điều kiện cụ thể, kết đánh giá cần phản hồi lại với người lao động để họ biết mức độ thực cơng việc hiểu cách thức thực công việc tốt Trên thực tế, có nhiều trường hợp người lao động làm việc theo nhóm tổ, đội Khi đó, cần phải đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nhóm, tổ mức độ đóng góp (thực cơng việc) người Tuy nhiên, việc đánh giá không coi đầy đủ dừng lại đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhóm 4.1.2 Mục đích Trong tổ chức, đánh giá thực cơng việc có ý nghĩa quan trọng phục vụ nhiều mục tiêu quản lý tác động trực tiếp tới người lao động tổ chức nói chung Các mục tiêu mà đánh giá thực cơng việc phục vụ quy hai mục tiêu cải tiến thực công việc người lao động giúp cho người quản lý đưa định nhân đắn đào tạo phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật… 52 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4.1.3 Tầm quan trọng Quá trình đánh giá thực cơng việc, mức độ đó, mở rộng thiết kế cơng việc có tác động tới tổ chức nói chung Do đó, ngồi việc giúp cho người quản lý đưa định nhân sự, kết đánh giá thực cơng việc cịn giúp cho phận quản trị nhân lực lãnh đạo cấp cao đánh giá thắng lợi hoạt động chức nguồn nhân lực tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo hoạt động khác, kiểm điểm mức độ đắn hiệu hoạt động đó, từ có phương hướng điều chỉnh phù hợp Đồng thời, mức độ hợp lý đắn việc sử dụng hệ thống đánh giá thông tin phản hồi kết đánh giá với người lao động có ảnh hưởng lớn tới việc xây dựng phát triển đạo đức, thái độ lao động người lao động bầu khơng khí tâm lý - xã hội tập thể lao động Đánh giá thực cơng việc q trình phức tạp chịu nhiều ảnh hưởng tình cảm người dựa đánh giá chủ quan người đánh giá kể tổ chức xây dựng sử dụng hệ thống tiêu chuẩn khách quan thực công việc Bản chất chủ quan đánh giá thực cơng việc ngun nhân nhiều loại lỗi thường phạm phải trình đánh giá dẫn đến tình trạng làm sai lệch ý kiến đánh giá tình hình làm việc người lao động, giảm động lực làm việc dẫn đến vấn đề khác quản lý nhân Do đó, vấn đề đặt tổ chức xây dựng quản lý hệ thống đánh giá có tác dụng hồn thiện thực công việc người lao động phát triển người lao động 4.2 Hệ thống đánh giá thực công việc 4.2.1 Các yếu tố hệ thống đánh giá thực công việc Để đánh giá thực công việc, cần phải thiết lập hệ thống đánh giá với ba yếu tố sau:  Xây dựng tiêu chuẩn thực công việc  Đo lường thực công việc theo tiêu thức tiêu chuẩn: Người đánh giá sử dụng phương pháp đánh giá để tiến hành đo lường thực công việc người lao động thông qua việc so sánh thực tế thực công việc với tiêu chuẩn  Thông tin phản hồi người lao động phận quản lý nguồn nhân lực: Các kết đánh giá thảo luận với người lao động để nhằm hoàn thiện thực công việc họ Đồng thời, kết đánh giá cung cấp tới phận quản lý nguồn nhân lực, lưu giữ hồ sơ nhân viên, làm sở để định nguồn nhân lực có liên quan đến cơng việc người lao động mà mục tiêu cuối nhằm hồn thiện thực cơng việc người lao động Hình sau cho thấy mối quan hệ ba yếu tố hệ thống đánh giá mục tiêu đánh giá thực công việc: TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 53 Bài 4: Đánh giá thực công việc Thực tế thực công việc Đánh giá thực công việc Thông tin phản hồi Đo lường thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc Quyết định Hồ sơ nhân nhân viên (Nguồn: William B Werther, Jr , Keith Davis, “Human Resources and Personnel Management”, fifth edition, Irwin Mac Graw-Hill, 1996, Trang 344) Hình 4.1 Mối quan hệ ba yếu tố hệ thống đánh giá mục tiêu đánh giá thực công việc Các tiêu chuẩn thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/tiêu chí để thể yêu cầu việc hồn thành cơng việc mặt số lượng chất lượng Đó mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực công việc người lao động Để đánh giá có hiệu quả, tiêu chuẩn cần xây dựng cách hợp lý khách quan, tức phải phản ánh kết hành vi cần có để hồn thành tốt cơng việc Do đó, u cầu tiêu chuẩn thực công việc là:  Tiêu chuẩn phải cho thấy người lao động cần làm công việc cần phải làm tốt đến mức nào?  Các tiêu chuẩn phải phản ánh cách hợp lý mức độ yêu cầu số lượng chất lượng thực công việc, phù hợp với đặc điểm công việc Hiện nay, tiêu chuẩn thực công việc chia thành nhóm sau:  Các tiêu chuẩn kết thực công việc: số lượng, chất lượng, thời gian/thời hạn thực công việc  Các tiêu chuẩn hành vi thái độ thực công việc, chẳng hạn thái độ với khách hàng, ý thức chấp hành kỷ luật… Trong xu nay, để tiêu chuẩn thực công việc người lao động gắn kết với mục tiêu chiến lược tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng Bảng điểm cân (Balanced Scorecard) 54 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực cơng việc TẦM NHÌN, GIÁ TRỊ, NHIỆM VỤ VÀ MỤC TIÊU KINH DOANH Phân tích SWOT Tổng hợp SWOT BÊN NGỒI QUAN ĐIỂM TÀI CHÍNH KPI/KPRI QUAN ĐIỂM KHÁCH HÀNG Bằng tầm nhìn chiến lược làm để thấy hài lòng KPI/KPRI Bằng tầm nhìn chiến lược làm để thành công ề BẢNG CÂN ĐỐI CHỈ TIÊU QUẢN TRỊ (TẦM NHÌN VÀ CHIẾN LƯỢC) QUAN ĐIỂM VỀ QUY TRÌNH KINH DOANH Làm để quản lý trình KPI/KPRI QUAN ĐIỂM HỌC TẬP VÀ PHÁT TRIỂN Làm phát triển kiến thức kỹ kinh doanh để thấy ầ ế KPI/KPRI BÊN TRONG Sơ đồ 4.2: Bảng điểm cân tiêu chí đánh giá kết (KPIs) Balanced Scorecard hệ thống chuyển tầm nhìn chiến lược tổ chức thành mục tiêu rõ ràng, cụ thể, cho phép gắn kết hoạt động người lao động với định hướng chiến lược tổ chức Thay tập trung vào kiểm sốt yếu tố tài chính, Balanced Scorcard thể cân tổ chức khía cạnh: tài chính, khách hàng, trình nội bộ, đào tạo phát triển Để đánh giá kết thực công việc, tổ chức cần xác định tiêu chí đánh giá (Key Performance Indicators-KPIs) khía cạnh Thẻ cân điểm Về khía cạnh khách hàng, tổ chức phải ln xác định rõ: khách hàng mục tiêu gì, đâu giá trị mà tổ chức mang lại cho khách hàng Tương ứng với mục tiêu tiêu chí cụ thể để đo lường kết thực công việc là: thỏa mãn khách hàng, trung thành khách hàng, thị phần số lượng khách hàng Liên quan đến khía cạnh q trình nội bộ, cần thấy để thỏa mãn nhu cầu khách hàng tốt tổ chức cần cải tiến trình phục vụ tìm định hướng Các tiêu chí đánh giá là: sáng kiến cải tiến, phát triển sản phẩm/dich vụ mới, cải tiến qui trình, hoạt động sau bán hàng, tỷ lệ tăng suất, chất lượng, tính kịp thời… Về khía cạnh học hỏi phát triển: Để đạt kết mong muốn khách hàng trình nội bộ, tổ chức cần có nguồn lực đáp ứng yêu cầu chẳng hạn TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 55 Bài 4: Đánh giá thực công việc nguồn nhân lực, hệ thống thông tin Liên quan đến nguồn nhân lực, tiêu chí đo lường kỹ thực hiên cơng việc Khía cạnh tài chính: Các tiêu chí đánh giá kết tài yếu tố quan trọng Balanced Scorcard Các tiêu chí cho biết tổ chức có đạt kết cuối khơng Các tiêu chí đánh giá kết thực cơng việc người lao động doanh thu, doanh số bán, lợi nhuận… Trên thực tế, việc xây dựng tiêu chuẩn thực công việc dễ dàng Có hai cách để xây dựng tiêu chuẩn: Chỉ đạo tập trung: cách này, người lãnh đạo phận viết tiêu chuẩn phổ biến cho người lao động để thực Thảo luận dân chủ: cách này, người lao động người lãnh đạo phận bàn bạc để đưa định tiêu chuẩn thực công việc Cách làm phức tạp thu hút người lao động vào việc xây dựng tiêu chuẩn thực cơng việc có ý nghĩa quan trọng ủng hộ tự nguyện thực tiêu chuẩn Đo lường thực công việc Đo lường thực công việc yếu tố trung tâm đánh giá Đó việc đưa đánh giá có tính quản lý mức độ “tốt” hay “kém” thực cơng việc người lao động Hay nói cách cụ thể hơn, việc ấn định số hay thứ hạng để phản ánh mức độ thực công việc người lao động theo đặc trưng khía cạnh xác định trước cơng việc Trong tồn tổ chức, cần xây dựng công cụ đo lường tốt quán cho tất người quản lý trì tiêu chuẩn đánh giá so sánh Như vậy, để đo lường cần phải xác định cần đo lường công việc người lao động đo tiêu thức Đồng thời, cần định hệ thống đo lường nên hướng vào việc sử dụng kết công việc hay hành vi thực công việc hay phẩm chất người lao động thực cơng việc Xác định khía cạnh cần đánh giá thực công việc tiêu thức đánh giá vấn đề việc thiết kế phiếu đánh giá phương pháp lựa chọn, tuỳ thuộc vào chất công việc mục đích đánh giá Phân tích cơng việc hướng dẫn chủ yếu cho lựa chọn thiết kế Thơng tin phản hồi Thơng tin phản hồi kết đánh giá: thường thực thơng qua thảo luận thức người lãnh đạo phận người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá Cuộc thảo luận gọi vấn đánh giá Đó khâu xem xét lại tồn tình hình thực cơng việc người lao động, qua cung cấp cho họ thơng tin tình hình thực cơng việc qua tiềm tương lai họ, biện pháp để hoàn thiện thực công việc họ Phỏng vấn đánh giá có ý nghĩa quan trọng việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao 56 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc động thực định họ thù lao, vị trí việc làm, kỷ luật hay nhu cầu đào tạo phát triển 4.2.2 Các yêu cầu hệ thống đánh giá thực cơng việc Để đánh giá có hiệu quả, hệ thống đánh giá thực công việc phải đáp ứng yêu cầu sau: Tính phù hợp Yêu cầu địi hỏi phải có liên quan rõ ràng tiêu chuẩn thực công việc tiêu thức đánh giá với mục tiêu tổ chức Nói cách khác, hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ mục tiêu quản lý Đồng thời, phải có liên quan rõ ràng yếu tố chủ yếu công việc xác định thơng qua phân tích cơng việc với tiêu đánh giá thiết kế phiếu đánh giá Tính nhạy cảm Địi hỏi hệ thống đánh giá phải có cơng cụ đo lường có khả phân biệt người hoàn thành tốt cơng việc người khơng hồn thành tốt cơng việc Tính tin cậy Được thể quán đánh giá Có nghĩa là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo cho người lao động bất kỳ, kết đánh giá độc lập người đánh giá khác họ phải thống với Tính chấp nhận Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải chấp nhận ủng hộ người lao động Tính thực tiễn Để thực thực tế, phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu dễ sử dụng người lao động với người quản lý 4.2.3 Các lỗi cần tránh đánh giá thực công việc Trong đánh giá thực công việc, cần tránh mắc lỗi sau đây:  Lỗi thiên vị: người đánh giá mắc lỗi thiên vị họ ưa thích người lao động người khác  Lỗi xu hướng trung bình: người đánh giá ngại đương đầu với thực tế, khơng muốn làm lịng người khác thường có xu hướng đánh giá tất người mức trung bình  Lỗi thái cực: lỗi xảy người đánh giá tỏ nghiêm khắc dễ dãi đánh giá  Lỗi định kiến tập quán văn hoá: ý kiến người đánh giá bị sai lệch ảnh hưởng tập quán văn hóa thân  Lỗi thành kiến: người đánh giá khơng ưa thích tầng lớp hay nhóm người lao động khơng khách quan đánh giá  Lỗi ảnh hưởng kiện gần nhất: ý kiến người đánh giá bị chi phối hành vi xảy người lao động TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 57 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4.3 Các phương pháp đánh giá thực công việc Để đánh giá thực cơng việc nhân viên, tổ chức sử dụng cách kết hợp có lựa chọn phương pháp sau đây: 4.3.1 Phương pháp sử dụng thang đo/thang điểm (thang đo đánh giá đồ họa) Sử dụng thang đo đánh giá đồ họa phương pháp truyền thống áp dụng phổ biến Trong phương pháp này, người đánh giá cho ý kiến đánh giá thực công việc đối tượng đánh giá dựa ý kiến chủ quan theo thang đo từ thấp đến cao Các tiêu thức đánh giá bao gồm tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc tiêu thức có liên quan khơng trực tiếp đến cơng việc Để xây dựng phương pháp có hai bước quan trọng lựa chọn đặc trưng (các tiêu thức) đo lường đặc trưng Tuỳ thuộc vào chất loại công việc mà đặc trưng lựa chọn số lượng, chất lượng công việc hay hợp tác, nỗ lực làm việc, kiến thức thuộc cơng việc, sáng kiến, tính sáng tạo, độ tin cậy, đảm bảo ngày công, khả lãnh đạo… Việc lựa chọn đặc trưng cần phải tiến hành chủ yếu sở đặc trưng có liên quan tới hiệu tổ chức Các thang đo để đánh giá thiết kế dạng thang đo liên tục thang đo rời rạc Ví dụ sau cho thấy mẫu phiếu đánh giá với thang đo rời rạc dạng thang điểm: Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Xuất sắc Khá Đạt yêu cầu Dưới mức yêu cầu Mức độ tối thiểu Khối lượng công việc Chất lượng công việc Tính tin cậy Khả xét đoán Khả hiểu biết Thái độ Tinh thần hợp tác Khả triển vọng hợp tác Để đánh giá, người đánh giá xác định xem thực công việc đối tượng thuộc thứ hạng (xuất sắc hay trung bình…) theo tiêu thức Việc kết hợp điểm số theo cách tính bình quân tổng cộng điểm tiêu thức Để giúp cho người đánh giá cho điểm dễ dàng xác hơn, mẫu phiếu thiết kế chi tiết cách mô tả ngắn gọn tiêu thức đánh giá thứ hạng Khi đó, mẫu phiếu thiết kế sau: 58 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Tiêu thức Thứ hạng Giải thích Khối lượng cơng việc: đánh giá qua số lượng sản phẩm chấp nhận, tốc độ làm việc Số lượng sản phẩm cao, thường xuyên vượt mức tiêu chuẩn Số lượng sản phẩm thường đạt mức tiêu chuẩn, vài lĩnh vực vượt mức tiêu chuẩn Số lượng sản phẩm thường đạt mức tiêu chuẩn Số lượng sản phẩm đạt xấp xỉ mức tiêu chuẩn, có khả tăng suất Số lượng sản phẩm khơng đạt mức tiêu chuẩn, khơng có khả tăng suất … Ưu điểm việc sử dụng thang đo đánh giá đồ họa chỗ chúng dễ hiểu, xây dựng tương đối đơn giản sử dụng thuận tiện Chúng cho điểm cách dễ dàng lượng hóa tình hình thực cơng việc người lao động điểm Nhờ đó, chúng cho phép so sánh điểm số thuận tiện cho việc định quản lý có liên quan đến quyền lợi đánh giá lực nhân viên Một mẫu phiếu đánh giá thiết kế với tiêu thức mang tính chất chung, phù hợp với nhiều loại cơng việc dùng cho nhiều nhóm lao động Tuy nhiên, đặc trưng riêng biệt cơng việc bị bỏ qua Việc sử dụng thang đo đồ họa dễ bị ảnh hưởng nhiều lỗi chủ quan lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình hay thái dẫn đến việc đo lường khơng xác Ngồi ra, thang đo đánh giá đồ họa cịn làm phát sinh vấn đề đặc trưng (các tiêu thức) lựa chọn không phù hợp, kết hợp không xác điểm số kết tổng thể Mặc dù khơng thể u cầu xác tuyệt đối xảy trường hợp điểm số cao đặc trưng bù đắp cho điểm số thấp đặc trưng khác Do đó, đánh giá nhiều đặc trưng khác tập hợp điểm số chung tầm quan trọng tương đối đặc trưng cần xem xét cẩn thận cho chúng trọng số thích hợp 4.3.2 Phương pháp danh mục kiểm tra Trong phương pháp này, cần phải thiết kế danh mục câu mô tả hành vi thái độ xảy thực cơng việc người lao động Ví dụ: Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: - hợp tác với bạn làm việc - giữ gìn nơi làm việc gọn gàng - thường hồn thành cơng việc thời hạn - ghi chép sổ sách cẩn thận - có thái độ miễn cưỡng phải làm thêm - khơng tiếp thu phê bình… TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 59 Bài 4: Đánh giá thực công việc Những người đánh giá nhận chụp mẫu phiếu đánh dấu vào câu mà họ cảm thấy phù hợp với đối tượng đánh giá Các câu mô tả coi ngang giá trị nhiều trường hợp chúng thường cho trọng số để làm rõ mức độ quan trọng tương đối chúng với Điểm số tính cách cộng câu điểm câu Phương pháp dễ thực tránh lỗi xu hướng trung bình hay dễ dãi Kết đánh giá biểu cụ thể điểm thuận tiện cho việc định quản lý Tuy nhiên, để câu mô tả phù hợp với loại công việc, cần phải thiết kế danh mục khác cho loại công việc khác Trong trường hợp câu mô tả mang tính chất chung phù hợp với nhiều loại cơng việc lại khơng phản ánh tính đặc thù loại công việc Việc xác định trọng số phức tạp địi hỏi có trợ giúp chuyên môn 4.3.3 Phương pháp ghi chép kiện quan trọng Phương pháp đòi hỏi người đánh giá phải ghi lại theo cách mô tả hành vi có hiệu hành vi khơng có hiệu (hay xuất sắc yếu kém) thực công việc người lao động theo yếu tố công việc Đoạn ghi chép sau cho thấy ví dụ hành vi tích cực hành vi tiêu cực nhân viên phòng thí nghiệm hóa yếu tố cơng việc “kiểm sốt yếu tố an toàn”: Tên nhân viên: Chức danh cơng việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: phịng thí nghiệm hoá Chu kỳ đánh giá: Kiểm soát yếu tố an tồn Hành vi tích cực Hành vi tiêu cực 12/10 Dập đám cháy nhỏ kịp thời 3/11 Hút thuốc kho hóa chất Phương pháp có ưu điểm thuận lợi cho việc thảo luận với người lao động ưu điểm, nhược điểm họ thực công việc việc định Nó giúp hạn chế lỗi chủ quan Tuy nhiên, có nhược điểm tốn nhiều thời gian nhiều công việc ghi chép bị bỏ qua Người lao động cảm thấy không thoải mái biết người lãnh đạo ghi lại hành vi yếu 4.3.4 Phương pháp đánh giá thang đo dựa hành vi Đây phương pháp kết hợp phương pháp thang đo đánh giá đồ họa phương pháp ghi chép kiện quan trọng Các thang đánh giá dựa hành vi tương tự thang đánh giá đồ họa khác thang đánh giá mơ tả xác hành vi cụ thể Ví dụ sau cho thấy thang điểm đánh giá dựa hành vi để đánh giá thực công việc nhân viên phục vụ khách sạn theo yếu tố “quan hệ với khách hàng”: Tên nhân viên: Chức danh công việc: Nhân viên phục vụ Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Quan hệ với khách hàng: 60 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc Xuất sắc Nhân viên phục vụ giúp đỡ khách lúc cần thiết Tốt Nhân viên phục vụ cố gắng kìm nén bực tức trước xảy tranh cãi Khá Nhân viên phục vụ thận trọng suy xét xem có nên tiếp tục phục vụ khách hàng say rượu có người kèm Trung bình Nhân viên phục vụ ngừng phục vụ đồ uống cho khách hàng say rượu có Yếu Nhân viên phục vụ tán chuyện bâng quơ với khách hàng có Kém Nhân viên phục vụ xét nét khách hàng trẻ tuổi họ đến quầy lần đầu Rất Nhân viên phục vụ thu dọn đồ uống khách (bất kể uống hết chưa) với lời thông báo thiếu lịch không thơng báo đóng cửa Để cho điểm, người đánh giá phải xác định xem hành vi đối tượng thuộc vào loại số thứ hạng (và mà cịn có tên gọi là: thang điểm kỳ vọng hành vi Việc kết hợp điểm số để xác định điểm cuối làm tương tự phương pháp thang đo đồ họa Ưu điểm thang đo dựa hành vi là: chúng thiên vị thang đo khác; đặc trưng lựa chọn cẩn thận hơn; chúng tạo trí người đánh giá chúng đánh giá hành vi quan sát đánh giá nhận thức chủ quan Nhược điểm phương pháp việc thiết kế thang đo tốn thời gian chi phí Việc sử dụng thang đo điểm tốn nhiều thời gian Kết đánh giá bị ảnh hưởng đặc trưng hành vi không lựa chọn mô tả cẩn thận Người đánh giá gặp khó khăn phải xác định tương tự hành vi thực công việc đối tượng với hành vi mô tả thang đo Thang điểm quan sát hành vi, dạng tương tự BARS, giúp khắc phục số nhược điểm cách đưa tranh rõ ràng khía cạnh thực cơng việc Thang điểm quan sát hành vi đòi hỏi người đánh giá mô tả tần số xảy hành vi (liên tục, thường xuyên, thỉnh thoảng, hay không bao giờ) mà không cần định xem chúng tốt hay xấu Ví dụ sau cho thấy thang đo quan sát hành vi để đánh giá thực cơng việc kỹ sư cơng trình yếu tố “tính tin cậy”: Tên nhân viên: Chức danh cơng việc: Kỹ sư cơng trình Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Tính tin cậy: 1) Sử dụng thời gian với hiệu suất cao Không Thường xuyên Thường xun 2) Hồn thành cơng việc/cơng trình thời hạn Không 3) Giúp đỡ người khác hồn thành cơng việc thời hạn, cần thiết Không TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Thường xuyên 61 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4) Tự nguyện làm việc ngồi cuối tuần cần thiết Khơng Thường xuyên 5) Ngăn ngừa cố gắng giải vấn đề gây trì hỗn cơng trình Khơng Thường xuyên Từ đó, xác định số điểm yếu tố công việc điểm chung cho thực công việc nhân viên Vì hai phương pháp dựa sở phân tích cơng việc cẩn thận, nên chúng đặc biệt phù hợp với công việc địi hỏi tính pháp lý cao cơng việc luật sư, kế tốn cơng hay cơng việc mang tính chất phục vụ, dịch vụ, nhân viên bán hàng 4.3.5 Các phương pháp so sánh Có nhóm phương pháp có chất đánh giá thực công việc người lao động dựa so sánh thực công việc người với bạn làm việc phận Sự so sánh thường dựa tiêu thức tổng thể tình hình làm việc (thực công việc tổng thể) người lao động Các phương pháp đánh giá thường thực người lãnh đạo phận Ưu điểm chung phương pháp chúng đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có tác dụng việc định lương, thưởng, thăng tiến người lao động Tuy nhiên, phương pháp dễ dẫn đến phạm lỗi thiên vị, thành kiến, kiện gần Việc cung cấp thông tin phản hồi với người lao động bị hạn chế Đồng thời, phương pháp đánh giá so sánh thường khơng có tác dụng khuyến khích cộng tác đồn kết tập thể lao động Có nhiều cách để đánh giá so sánh, sau phương pháp thường sử dụng: Phương pháp xếp hạng Trong phương pháp này, nhân viên nhóm xếp theo thứ tự từ cao tới thấp nhất, dựa tình hình thực cơng việc tổng thể người Có hai cách để xếp hạng: Xếp hạng đơn giản: nhân viên xếp cách từ xuất sắc đến yếu Xếp hạng luân phiên (hay xếp hạng có lựa chọn): người đánh giá lựa chọn danh sách người cần đánh giá người xuất sắc người yếu Tên hai người loại khỏi danh sách viết vào hai đầu danh sách khác Sau đó, người đánh giá xác định nhân viên xuất sắc nhân viên số người lại danh sách thứ tên hai người xố khỏi danh sách ghi vào danh sách Việc xếp tiến tiếp tục hết Phương pháp cho kết xác phương pháp xếp hạng đơn giản Phương pháp phân phối bắt buộc Phương pháp đòi hỏi người đánh giá phải phân loại nhân viên nhóm thành loại khác theo tỷ lệ định Chẳng hạn: 62 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc 10% số nhân viên phải đánh giá “tốt” 10% số nhân viên phải đánh giá “kém” 20% số nhân viên phải đánh giá “khá” 20% số nhân viên phải đánh giá “yếu” 40% số nhân viên phải đánh giá “trung bình” Việc xác định tỷ lệ loại nhân viên thường dựa “phân phối chuẩn” (trong thống kê) cho phép tỷ lệ % lớn mẫu xếp vào thứ loại Phương pháp hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay dễ dãi, nghiêm khắc Phương pháp cho điểm Phương pháp đòi hỏi người đánh giá phải phân phối tổng số điểm cho nhân viên phận Chẳng hạn: Nhân viên Số điểm Hoa 17 Huyền 14 Hương 13 Hạnh 11 Linh 10 Thoa 10 Dương Tùng Hiếu Trung Tổng 100 Phương pháp cho thấy khác tương đối nhân viên dễ bị ảnh hưởng lỗi thành kiến, thiên vị, kiện gần Phương pháp so sánh cặp Phương pháp yêu cầu người đánh giá phải so sánh nhân viên với tất người khác phận theo cặp Khi đánh giá, người đánh giá phải cân nhắc hai cá nhân lúc định xem người làm việc tốt Vị trí nhân viên bảng xếp hạng (hay số điểm đánh giá) định số lần nhân viên chọn tốt so với nhân viên khác Có nhiều cách để so sánh nhân viên theo cặp, có cách đơn giản, tốn thời gian công việc giấy tờ viết tên số hiệu nhân viên từ xuống phía bên trái biểu đồ số hiệu theo cột phía để tạo thành ma trận (một bảng) Người đánh giá cân nhắc cặp tên nửa ma trận người làm việc tốt cặp Ví dụ: STT Nhân viên 10 Hoa 1 1 1 Huyền 2 2 Hương 3 3 Hạnh 4 4 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 63 Bài 4: Đánh giá thực công việc Hưng Thành Linh Long Hoàng 10 Tú 10 10 10 10 Đối với phận có nhiều nhân viên, số lượng cặp so sánh lớn Cơng thức tính số so sánh theo cặp N (N-1) /2 với N số nhân viên phận Ưu điểm so sánh cặp đơn giản có tính tin cậy cao kiểu so sánh khác 4.3.6 Phương pháp tường thuật Đó phương pháp người đánh giá viết văn (bản tường thuật) tình hình thực cơng việc nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu, tiềm họ gợi ý biện pháp hoàn thiện thực công việc nhân viên Bản tường thuật viết theo chủ đề khác nhau, chẳng hạn: tình hình thực cơng việc, khả thăng tiến, điểm mạnh, điểm yếu nhân viên nhu cầu đào tạo… Nếu thực tốt, phương pháp cung cấp thông tin phản hồi chi tiết hữu ích cho người lao động Tuy nhiên, khó sử dụng thông tin tường thuật vào việc định nhân Sự xác thơng tin tường thuật phụ thuộc nhiều vào khả diễn đạt viết người đánh giá Do vậy, để tạo điều kiện dễ dàng cho người đánh giá, tường thuật yêu cầu viết theo vài câu hỏi định sẵn (phương pháp mẫu tường thuật) Phương pháp thường sử dụng kết hợp với phương pháp mang tính định lượng khác 4.3.7 Phương pháp “Quản lý mục tiêu” Trong phương pháp này, người lãnh đạo phận với nhân viên xây dựng mục tiêu thực công việc cho thời kỳ tương lai Người lãnh đạo sử dụng mục tiêu để đánh giá nỗ lực nhân viên cung cấp thông tin phản hồi cho họ Khác với phương pháp trên, phương pháp nhấn mạnh nhiều vào kết mà nhân viên cần đạt không nhấn mạnh nhiều vào hoạt động (hành vi) thực công việc có tác dụng nâng cao chịu trách nhiệm cá nhân công việc Để thực phương pháp này, người lãnh đạo nhân viên phải thảo luận để thống với về:  Các yếu tố cơng việc nhân viên  Các mục tiêu cụ thể cần đạt cho yếu tố công việc chu kỳ đánh giá định trước (thường tháng hay năm)  Xây dựng kế hoạch hành động để thực mục tiêu Cuối kỳ, người lãnh đạo sử dụng mục tiêu để đánh giá thực công việc nhân viên Tuy nhiên, suốt chu kỳ đánh giá, nhân viên tự xem xét lại cách định kỳ tiến độ cơng việc giúp đỡ người lãnh đạo 64 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực cơng việc cần thiết đưa điều chỉnh kế hoạch hành động, chí mục tiêu cơng việc Nếu thực tốt, “Quản lý mục tiêu” góp phần quan trọng việc tạo động lực cho người lao động cấp quản lý người lao động người quản lý tham gia vào việc xây dựng mục tiêu cơng việc cho nhân viên Các mục tiêu cơng việc giúp cho người lãnh đạo trực tiếp nhân viên thấy rõ nhu cầu đào tạo phát triển nghề nghiệp người Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu công việc dễ Do có tác dụng việc lơi người lao động tham gia thực mục tiêu doanh nghiệp, tham gia vào quản lý chung nên phương pháp ngày trở thành phổ biến nhiều nước nước ta, doanh nghiệp có trình độ quản lý tiến bộ, liên doanh với nước thường áp dụng phương pháp Trong doanh nghiệp nhà nước, nhiều người quản lý hoan nghênh thử nghiệm áp dụng 4.4 Tổ chức công tác đánh giá thực công việc Khi tổ chức định đưa chương trình đánh giá thực cơng việc thay đổi chương trình có sẵn yếu tố định thành cơng chương trình có xây dựng cẩn thận tổ chức thực chu đáo hay không? Để xây dựng thực chương trình đánh giá, tổ chức cần làm tốt việc sau đây: 4.4.1 Xác định mục tiêu lựa chọn phương pháp đánh giá Việc lựa chọn phương pháp đánh giá trước hết tuỳ thuộc vào mục đích đánh giá Đồng thời, tuỳ thuộc vào mục tiêu quản lý mà lựa chọn phương pháp thiết kế nội dung phương pháp cho phù hợp 4.4.2 Xác định chu kỳ đánh giá Chu kỳ đánh giá thường tổ chức quy định tháng năm tuỳ thuộc vào đợt hồn thành cơng việc Lý thuyết thực tiễn quản lý cho thấy không nên quy định chu kỳ dài năm không nên ngắn 4.4.3 Lựa chọn người đánh giá Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp người đánh giá chủ yếu, cần thiết có hiệu Tuy nhiên, số cán bộ, nhân viên, cá nhân khác thường lựa chọn làm người đánh giá với nhiều phương án kết hợp khác bạn làm việc, người quyền người đánh giá, thân người lao động khách hàng, bạn hàng người lao động Trong kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến người lãnh đạo trực tiếp thường chủ đạo có tính định, ý kiến khác để tham khảo 4.4.4 Đào tạo người đánh giá Đây khâu quan trọng để đảm bảo hiệu đánh giá Người đánh giá cần đào tạo để hiểu biết hệ thống đánh giá mục đích đánh giá; hiểu rõ cách đánh giá qn đánh giá Có thể sử dụng hai hình thức để đào tạo người đánh giá:  Cung cấp văn hướng dẫn;  Tổ chức lớp đào tạo (tập huấn) TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 65 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4.4.5 Phỏng vấn đánh giá Đó nói chuyện thức người lãnh đạo trực tiếp nhân viên nhằm xem xét lại tồn tình hình thực cơng việc nhân viên; cung cấp thơng tin tình hình thực công việc qua mối quan hệ với định nhân sự; tiềm tương lai họ, biện pháp để hoàn thiện thực công việc họ Phỏng vấn đánh giá khâu cuối quan trọng hiệu công tác đánh giá Để thành công, người lãnh đạo trực tiếp cần chuẩn bị kỹ cho nói chuyện Bước chuẩn bị bao gồm xem xét lại kết lần đánh giá trước đó; xác định hành vi đặc biệt cần nhấn mạnh q trình đánh giá; dự tính trình tự tiến hành cách tiếp cận đối tượng Có thể tiếp cận theo ba cách sau kết hợp cách:  Kể thuyết phục;  Kể lắng nghe;  Giải vấn đề Khi thực vấn, người lãnh đạo nên tuân theo hướng dẫn sau đây:  Nhấn mạnh mặt tích cực thực cơng việc  Giải thích để người lao động biết đánh giá để nhằm hoàn thiện trình thực cơng việc khơng nhằm kỷ luật  Thực vấn đánh giá nơi bị làm phiền  Các ý kiến phê bình phải cụ thể, khơng nói chung chung mập mờ  Hướng ý kiến phê bình vào cơng việc, khơng vào đặc trưng nhân cách  Giữ bình tĩnh không tranh cãi với đối tượng  Chỉ hành động cụ thể mà nhân viên cần phải thực để hồn thiện cơng việc  Nhấn mạnh người đánh giá sẵn sàng giúp đỡ để người lao động hồn thành cơng việc tốt  Kết thúc vấn nhấn mạnh mặt tích cực thực cơng việc người lao động 66 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực cơng việc Tóm lược cuối Đánh giá thực công việc hoạt động quản lý nhân quan trọng thường tiến hành cách có hệ thống thức tổ chức nhằm hồn thiện thực công việc người lao động giúp người quản lý đưa định nhân đắn Bên cạnh đánh giá kết thực cơng việc, ngày tổ chức cịn có xu hướng đánh giá lực nhân viên phục vụ cho mục tiêu phát triển lâu dài Hệ thống đánh giá thực công việc bao gồm yếu tố là: tiêu chuẩn thực công việc; đo lường thực công việc thông tin phản hồi Có nhiều phương pháp để đánh giá thực công việc nhân viên mà tổ chức cần sử dụng chúng cách kết hợp có lựa chọn Để xây dựng thực thành công chương trình đánh giá thực cơng việc, tổ chức cần làm tốt công việc như: lựa chọn thiết kế phương pháp; lựa chọn người đánh giá; xác định chu kỳ đánh giá; đào tạo người đánh giá vấn đánh giá Phòng nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng thiết kế tổ chức thực chương trình, cán quản lý cấp/các phận người trực tiếp đánh giá nhân viên quyền TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 67 Bài 4: Đánh giá thực công việc Câu hỏi ôn tập Thế đánh giá thực cộng việc? Mục đích đánh giá? Giải thích mối quan hệ đánh giá thực công việc với hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác Giải thích ba yếu tố hệ thống đánh giá thực công việc yêu cầu hệ thống đánh giá Trình bày cách thức xác định tiêu chí đánh giá? Trình bày nội dung, ưu, nhược điểm phương pháp đánh giá thực công việc Các điều kiện đảm bảo thành công vấn đánh giá? 68 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 ... ba đơn vị nói trên? Nếu lãnh đạo doanh nghiệp, anh (chị) chọn cách đánh giá thi đua nào? TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 51 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4.1 Khái niệm tầm quan trọng đánh giá thực... cho người quản lý đưa định nhân đắn đào tạo phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật… 52 TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 Bài 4: Đánh giá thực công việc 4.1.3 Tầm quan trọng Q trình đánh giá thực... Hình sau cho thấy mối quan hệ ba yếu tố hệ thống đánh giá mục tiêu đánh giá thực công việc: TXNLQT02_Bai 4_v0.1014106216 53 Bài 4: Đánh giá thực công việc Thực tế thực công việc Đánh giá thực công