KỸ NĂNG TRAO QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

BÀI KỸ NĂNG TRAO QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TS Nguyễn Thị Hoài Dung Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015107228 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Lập kế hoạch ủy quyền Bạn giám đốc nhà hàng ăn nhanh Trước bạn thường lên lịch làm việc cho nhân viên Quy định công ty phải thay đổi lịch làm việc Bạn định ủy quyền việc lên lịch cho trợ lý giám đốc Người trợ lý chưa làm việc sẵn sàng tự tin nhận nhiệm vụ Hãy lập kế hoạch ủy quyền với bước công việc sử dụng kế hoạch tác nghiệp? v1.0015107228 MỤC TIÊU Hiểu trình bày vấn đề sau: • Hiểu rõ chất trao quyền ủy quyền • Phân biệt khác quyền lực, trao quyền ủy quyền • Thấy cần thiết phải trao quyền ủy quyền • Biết cách trao quyền hiệu • Biết lựa chọn cơng việc để ủy quyền ủy quyền hiệu v1.0015107228 NỘI DUNG Trao quyền Ủy quyền v1.0015107228 TRAO QUYỀN 1.1 Quan niệm trao quyền 1.2 Ý nghĩa trao quyền 1.3 Năm nhân tố định trao quyền hiệu 1.4 Chín nguyên tắc trao quyền hiệu 1.5 Hạn chế trao quyền v1.0015107228 1.1 QUAN NIỆM TRAO QUYỀN Trao quyền là: • Giao phó cho người khác làm việc đó; • Chỉ định người làm đại diện cho người khác; • Phân chia nhiệm vụ quyền hạn (Từ điển Webster) “Trao quyền để người khác làm công việc vốn thuộc mình, giám sát mình.” - Lee Thomas, “Trao quyền hiệu quả” - v1.0015107228 1.1 QUAN NIỆM TRAO QUYỀN (tiếp theo) 1.1 QUAN NIỆM TRAO QUYỀN “Tại người khác lại gặt hái thành lẽ điều phải mình?” v1.0015107228 “Tại lại trao quyền cho người khác, chí tạo điều kiện để họ có nhiều quyền thân muốn tán dương thừa nhận?” 1.2 Ý NGHĨA CỦA TRAO QUYỀN • Trao quyền có nghĩa cho phép làm gì, đồng thời giúp họ chủ động cơng việc • Trao quyền không đơn trao sức mạnh cho mà trao cho họ thẩm quyền để làm việc • Quyền lực trao phụ thuộc nhiều vào yếu tố cá nhân vị trí thừa nhận cá nhân v1.0015107228 SỰ KHÁC NHAU GIỮA “QUYỀN LỰC” VÀ “TRAO QUYỀN” v1.0015107228 1.3 NĂM NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH TRAO QUYỀN HIỆU QUẢ v1.0015107228 10 2.1 XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v1.0015107228 15 2.2 QUAN NIỆM ỦY QUYỀN ““Ủy quyền giao phần công việc cho người quyền chịu trách nhiệm thi hành đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm giao.” “Ủy quyền giao cho nhân viên nhiệm vụ Nhiệm vụ phần công việc giao thêm đơn nhiệm vụ thời.” Lê Văn Tâm – Ngô Kim Thanh Robert N Lussier v1.0015107228 16 2.3 LỢI ÍCH CỦA ỦY QUYỀN • Lãnh đạo có nhiều thời gian tập trung cho cơng việc có tính ưu tiên cao • Cơng việc hồn thành với suất cao • Rèn luyện nhân viên, nâng cao tính chủ động giúp lãnh đạo giảm tải cơng việc • Làm cho cơng việc thêm phong phú • Là sở để hồn thành cơng việc v1.0015107228 17 2.4 HẠN CHẾ CỦA ỦY QUYỀN • Lãnh đạo trở nên quen với việc ủy quyền • Lãnh đạo sợ nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ vượt họ • Thối thác trách nhiệm • Khơng nhận ủy quyền phần quan trọng công việc lãnh đạo • Khơng biết ủy quyền gì? • Khơng biết ủy quyền nào? v1.0015107228 18 2.5 NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA ÍT ỦY QUYỀN • Mang việc nhà làm; • Làm việc nhân viên; • Chậm trễ cơng việc; • Ln cảm thấy bị áp lực cơng việc; • Tất bật để hồn thành tiến độ; • Khơng hồn thành tiến độ; • Cố gắng tìm kiếm đồng thuận nhân viên trước thực công việc v1.0015107228 19 2.6 QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN CƠNG VIỆC GIẤY TỜ ỦY QUYỀN CÁI GÌ? v1.0015107228 CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 20 2.6 QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN (tiếp theo) Những công việc ủy quyền cho Tổ chức cán KHƠNG NÊN ỦY QUYỀN Khơng có thời gian để ủy quyền v1.0015107228 Những cơng việc cần giữ kín 21 2.6 QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN (tiếp theo) ỦY QUYỀN CHO AI? v1.0015107228 • • • • Có khả hồn thành tốt công việc thời hạn Tài Nhiệt huyết Động 22 QUY TRÌNH ỦY QUYỀN Hoạch định Giải thích cần thiết phải ủy quyền lý chọn người để ủy quyền Phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn, thời hạn thực Tổ chức v1.0015107228 Lãnh đạo Triển khai kế hoạch Kiểm tra chi tiết xác định trách nhiệm Kiểm tra 23 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Lập kế hoạch chi tiết cho bước cơng việc: • Bước Giải thích cần thiết phải ủy quyền lý chọn người để ủy quyền • Bước Phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn, thời hạn thực • Bước Triển khai kế hoạch • Bước Kiểm tra chi tiết xác định trách nhiệm v1.0015107228 24 CÂU HỎI MỞ Trao quyền thực chất chia quyền Quan điểm bạn vấn đề nào? Trả lời: Trao quyền khơng phải chia quyền vì: • Chia quyền dẫn đến việc tạo “cát cứ”, “địa phương chủ nghĩa” cạnh tranh • Trao quyền thực chất giao việc cho người khác tiếp tục động viên, khuyến khích , giám sát tạo hợp tác v1.0015107228 25 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Trao quyền tạo ra: A cạnh tranh B hợp tác C lạm quyền D sức ép buộc nhân viên phải làm theo ý Trả lời: • Đáp án đúng: B hợp tác • Giải thích: Vì sau trao quyền lãnh đạo tiếp tục động viên, khuyến khích, giám sát việc thực nhiệm vụ người trao quyền v1.0015107228 26 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Ủy quyền thực chất là: A phân quyền B phó thác nhiệm vụ cho người khác C giao nhiệm vụ thời cho người quyền D chia việc cho người khác Trả lời: • Đáp án đúng: C giao nhiệm vụ thời cho người quyền • Giải thích: Lãnh đạo thường có q nhiều cơng việc cần phải thực Trong thời điểm định, việc lựa chọn thứ tự ưu tiên cho công việc ảnh hưởng đến kết cơng việc Vì vậy, để tập trung cho cơng việc có tính ưu tiên cao, lãnh đạo phải giao cho nhân viên cấp thực số công việc không quan trọng v1.0015107228 27 CÂU HỎI TỰ LUẬN Tại nhà quản lý thường “ngại” trao quyền? Trả lời: Trao quyền dẫn đến tình trạng khó xử Trao quyền có nghĩa bỏ qua việc kiểm sốt cho phép người khác tự định, tự đặt mục tiêu, tự thực tự nhận thành công việc Điều có nghĩa người khác có danh vọng nhờ thành công công việc giao Khi đó, người lãnh đạo có cảm giác họ phải hy sinh lợi ích cho người khác v1.0015107228 28 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Trao quyền ủy quyền có ý nghĩa nhà quản lý nhân viên Có thể nói, nhà quản lý trao quyền nào, kết cục mệt mỏi đến chết; trao quyền vào lúc nào, bực bội đến chết; trao quyền cho ai, chắn bận rộn đến chết • Người sáng lập cơng ty JC Penney, James Penney nói: “Con đường tự sát đáng tin cậy người giám đốc cơng ty, cố chấp khơng chịu học tập trao quyền nào, trao quyền vào lúc trao quyền cho người nào” (Lee Thomas, Trao quyền hiệu quả, 2007) v1.0015107228 29