TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ VISUAL BASIC VÀ SQL SERVER Ngày cơng nghiệp phát triển phần mềm tin học, có nhiều hệ quản trị sở liệu FoxBase, Foxpro, SQL Server, Access, Oracle Visual Basic đường nhanh đơn giản để tạo ứng dụng mơi trường Windows Bên cạnh Visual Basic phù hợp, thân thiện người bước vào lập trình hướng đối tượng, cung cấp cho bạn tập hợp cơng cụ hồn chỉnh để nhanh chóng phát triển ứng dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa thiết kế chương trình, ta nhìn thấy kết qua thao tác giao diện chương trình thực Đây thuận lợi lớn so với ngơn ngữ lập trình khác Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng đối tượng có mặt ứng dụng Khi viết chương trình Visual Basic, phải qua hai bước: Thiết kế giao diện Viết lệnh Visual Basic sản phẩm hãng Microsoft Nó trải qua nhiều phiên Visual Basic 6.0 Visual Basic chạy môi trường Windows ngơn ngữ lập trình theo kiểu định hướng đối tượng Chúng ta phân yếu tố chương trình thành đối tượng viết ứng xử riêng cho đối tượng Tập hợp nhiều đối tượng trở thành chương trình hồn chỉnh Microsoft SQL Server hệ quản trị cở sở liệu quan hệ mạng máy tính hoạt động theo mơ hình khách chủ cho phép đồng thời lúc có nhiều người dùng truy xuất đến liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ quyền hạn người dùng mạng Microsoft SQL Server 2000 nâng cấp từ phiên 4.2, 4.21, 6.0, 6.5, 7.0, cho phép bạn tách CSDL từ thể SQL Server, sau gán chúng tới thể khác, gán CSDL sau tới thể SQL Server 2000 có chức người quản trị giúp giảm bớt việc quản trị nhiều môi trường việc tự động hố cấp phát giải phóng tài ngun Ngồi chức quản trị Microsoft SQL Server cịn cung cấp hàng loạt tiện ích tiện ích tra cứu trực tuyến; tiện ích tạo lưu trữ nghi thức kết nối mạng; tiện ích nhập, xuất chuyển đổi liệu qua lại ngôn ngữ; tiện ích phát biến cố nhằm phát vấn đề thực câu lệnh truy vấn; tiện ích soạn thảo tập tin kịch thực truy vấn trực tiếp CSDL nhận kết sau thực truy vấn Mỗi CSDL Microsoft SQL Server tập hợp dùng để chứa đối tượng bảng, bảng ảo, thủ tục nội cho phép người sử dụng lưu trữ khai thác thông tin liệu tổ chức lưu trữ bên 1.2 VAI TRỊ, MƠ HÌNH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Phân tích vai trị CNTT doanh nghiệp Khẳng định vai trò CNTT doanh nghiệp “Hội thảo ứng dụng giải pháp CNTT doanh nghiệp” diễn ngày 22/4/2005 hội trường trung tâm CNTT (Thừa Thiên Huế), ông Nguyễn Tuấn Hoa – chuyên gia tư vấn CNTT khẳng định “CNTT định đến số phận doanh nghiệp, CNTT khơng cịn cơng nghệ mà chất xã hội, động lực phát triển xã hội, phát triển kinh tế tri thức, CNTT phương tiện để chuyển đổi, biến đổi cách thức quản lý điều hành doanh nghiệp thành cách thức ứng dụng doanh nghiệp ” CNTT không mẻ cơng cụ vơ hữu ích để phân tích chiến lược sản phẩm khách hàng dựa vào chi phí giá sản phẩm so sánh giá Tại hầu hết công ty, liệu có phận tổ chức, nhiên khơng có cơng ty nhanh chóng tìm kiếm kết hợp liệu để phục vụ trình định Các thông tin thu thập cung cấp thơng qua “kho liệu” giúp thay đổi toàn doanh nghiệp Chắc chắn điều tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển cho tổ chức, mang lại hiệu cao công tác quản lý điều hành sản xuất Cuộc cách mạng công nghệ bắt đầu diễn với biên độ lớn đầu kỷ 20, lịch sử công nghệ hỗ trợ kinh doanh đánh dấu xuất điện thoại công nghệ hỗ trợ in, talex, điện báo, máy đánh chữ, máy photo, máy tính làm cộng, máy tính điện tử cuối máy vi tính Những cơng cụ làm thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc trước quản lý Sử dụng hệ thống trao đổi liệu điện tử, công ty nhận đơn hàng, giao hàng tốn khơng cần đến giấy tờ ghi sổ Giao dịch qua Internet doanh nghiệp có nhiều thuận lợi Nó cho phép tự động đặt hàng, dễ làm hoá đơn toán Các sở trao đổi liệu máy tính giúp thao tác dễ dàng nhờ vào mức độ an toàn cao Nhiều cơng ty tìm kiếm biện pháp bảo vệ tốt nên việc gia tăng sử dụng phương pháp giao dịch qua mạng trở thành thực Để đảm bảo an tồn, doanh nghiệp khơng nối chương trình kế tốn vào trang Internet mà cịn nối tất mạng xử lý khác giao dịch Cho tới nay, ứng dụng Internet hạn chế trình vận hành doanh nghiệp Trên bình diện chiến lược, hiệu cịn thấp Tuy nhiên, tác động thực tiễn Internet bốn mảng đem lại thay đổi lớn Nó cho phép doanh nghiệp nhỏ tiến hành nghiên cứu thị trường cần truy cập trang Web; cho phép doanh nghiệp tiến hành điều tra với giá thành thấp, hiệu so với điều tra qua điện thoại hay thư Các doanh nghiệp muốn thu nhiều lợi nhuận qua mạng Internet cần phải tạo nhiều chức mới: dịch vụ mang lại giá trị thặng dư cho khách hàng; thắt chặt mạng lưới thành viên; phân tích nghiên cứu thị trường trang Web; lưu trữ nội dung truyền lên trang Web Tương lai tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp có biết tự tổ chức để đạt lợi hội Internet hay không ? Sức mạnh tổng thể CNTT mà hiệu mang lại khiến cho nhà quản lý doanh nghiệp không hưởng ứng 1.2.2 Mơ hình tốn quản trị doanh nghiệp Có mơ hình doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực khác là: - Mơ hình doanh nghiệp sản xuất - Mơ hình doanh nghiệp kinh doanh - thương mại - Tổ chức hành Tương ứng với mơ hình doanh nghiệp có phần mềm giới thiệu chức để nhà quản trị giải cơng việc cách hiệu nhanh chóng 1.2.2.1 Doanh nghiệp sản xuất Với nhà sản xuất, điều cần giải trả lời câu hỏi: Tôi cần mua sản xuất gì, nào? Cần mua sản xuất bao nhiêu? Làm giảm lượng tồn kho mức hợp lý nhất? Làm cải thiện đẩy mạnh sản xuất? XBS - Manufacturing (phần mềm quản trị sản xuất) với tính đa dạng hỗ trợ đắc lực người quản trị doanh nghiệp có định hành động kịp thời XBS với chức hỗ trợ người quản trị giải vấn đề lập kế hoạch sản xuất, tính tốn lợi nhuận, sách đặt hàng Căn từ thơng tin đơn đặt hàng, tình hình sản xuất tại, hàng hóa thành phẩm kho hệ thống đưa gợi ý sửa kế hoạch sản xuất, bổ sung nguyên vật liệu Phân hệ quản trị sản xuất tích hợp với phân hệ tài chính, tiết kiệm đáng kể thời gian tiền bạc Hệ thống ngày phát huy hiệu bổ sung thêm giải pháp quản lý kinh doanh, lao động tiền lương, tài chính, kế tốn quy trình vận hành 1.2.2.2 Doanh nghiệp kinh doanh – phân phối Với doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực phân phối - tiêu thụ sản phẩm, yêu cầu đặt kiểm sốt q trình hoạt động từ đặt hàng, mua hàng, bán hàng, bảo hành trì lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng hố ứ đọng khơng mang lại lợi nhuận, đồng thời đảm bảo mức cung ứng yêu cầu khách hàng XBS - Distribution (phần mềm quản trị kinh doanh, phân phối) cung cấp công cụ thay cho hoạt động nghiệp vụ thủ công hàng ngày đặt hàng, xử lý đơn hàng, bán hàng, đồng thời thông báo chi tiết tình trạng hàng hố Hệ thống thơng tin hỗ trợ người quản lý đưa định kịp thời, đảm bảo quy trình ln chuyển hàng hố hợp lý Với giúp đỡ thiết bị mã vạch cho phép vận hành tự động phần thay cho lao động thủ cơng, bảo đảm tính xác thơng tin hàng hố 1.2.2.3 Tổ chức hành Mọi công việc thiếu doanh nghiệp cơng tác quản lý hành chính, cung cấp thông tin cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, khoản thu nhập đồng thời hỗ trợ nhà quản lý việc bố trí, xếp ứng viên vào vị trí phù hợp với trình độ, lực họ XBS - Employee (Phần mềm quản trị lao động - tiền lương) cung cấp quản lý thông tin cá nhân cán nhân viên doanh nghiệp hồ sơ lý lịch, phúc lợi xã hội, trình độ kỹ thuật, vị trí công tác hỗ trợ việc đánh giá nguồn nhân lực có để xây dựng nên cấu lao động hợp lý Môdun quản lý thời gian cho phép kiểm sốt thời gian làm việc, phân cơng cơng việc hàng ngày tới cá nhân doanh nghiệp Mơdun quản lý thu nhập cho phép tính tốn nhanh chóng xác khoản thu nhập cá nhân theo cấp bậc, công việc, thời gian tự động tồn phần hay phần Bên cạnh XBS - Financials (quản trị tài chính-kế tốn) khơng đơn cung cấp thơng tin tài doanh nghiệp mà cịn cơng cụ hỗ trợ đắc lực nhà quản lý phân bổ hợp lý nguồn vốn, kiểm sốt q trình ln chuyển tài doanh nghiệp, đánh giá hiệu sử dụng đồng vốn Chương trình kế tốn doanh nghiệp cho phép quản lý khoản thu chi tài Với đặc tính mở, chương trình cho phép người quản trị có khả thiết lập cho nhiều hình thức kế tốn khác nhau, hệ thống tài khoản khác nhau, nhiều vị trí khác Phân hệ tài có khả kết nối với môdun nghiệp vụ khác giúp bạn tự động hố phần tồn phần cơng đoạn kinh doanh doanh nghiệp, giảm đáng kể thao tác nghiệp vụ người kế toán 1.2.3 Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT doanh nghiệp Theo điều tra 1996 Mỹ có tới 85% cơng ty khơng sử dụng cơng nghệ tiên tiến, năm 1998 Anh có tới 95% giám đốc thừa nhận họ không thành thạo kỹ tin học công tác quản lý doanh nghiệp Có đến 97,3% doanh nghiệp Việt Nam đứng bên lề thương mại điện tử kết điều tra tình hình ứng dụng CNTT cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam VCCI công bố hội thảo “ Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập phát triển” diễn Hà Nội vào tháng 3/2006 Con số hẳn đáng giật thương mại điện tử phi giấy tờ trở thành công cụ phổ biến giới từ lâu gặt hái khơng thành cơng Châu Á Thương mại điện tử Việt Nam chậm chạp năm gần đạt tảng phát triển quan trọng với xuất ạt mơ hình sàn giao dịch B2B, B2C, C2C, dịch vụ công, công cụ tra cứu trực tuyến bùng nổ dịch vụ giải trí trực tuyến nghe nhạc, game online Mua bán, đấu giá trực tuyến thông quan sàn giao dịch thương mại điện tử ngày trở nên quen thuộc với người dùng Internet nói riêng người dùng Việt Nam nói chung Vậy sao, có tới 97,3% doanh nghiệp đứng ngồi “cuộc chơi” Theo kết điều tra Bộ thương mại từ 230 doanh nghiệp có website 90% website dừng mức giới thiệu doanh nghiệp sản phẩm; 40% có cung cấp thơng tin giá sản phẩm, cho phép liên hệ đặt hàng Không với doanh nghiệp nằm diện điều tra, nhiều thương hiệu quốc gia hàng đầu Việt Nam chưa trọng đến thương mại điện tử Những website tồn thơng tin tĩnh, nhiều lỗi dường bị bỏ rơi từ lâu mẻ, đơn cử trường hợp hãng Vietnam Airlines nhiều khách hàng nước lúng túng “ khơng biết phải làm gì” với website www.vietnamairlines.com.vn Trong thói quen tìm kiếm thơng tin mạng trở thành thứ văn hoá giới trẻ nước phần lớn cư dân nước phát triển Khơng đáp ứng nhu cầu tức tự đánh khách hàng Với doanh nghiệp vừa nhỏ, hợp tác xã xa lạ với thương mại điện tử cịn e ngại chi phí cao thiếu nhân lực quản lý sàn giao dịch thực cách hỗ trợ hiệu Bên cạnh việc miễn phí xây dựng website (tương đương đến 20 triệu), doanh nghiệp tận dụng cộng đồng người tiêu dùng đơng đảo sẵn có mà khơng tốn chi phí quảng cáo Marketing, thừa hưởng dịch vụ hỗ trợ sàn giao dịch giúp cập nhật thông tin quản lý website, hỗ trợ bán, giao hàng tốn Sử dụng cơng nghệ mới, tin học dần trở thành công cụ đắc lực mang lại hiệu cao cho muốn thành danh đường doanh nghiệp 1.3 GIỚI THIỆU CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG Sự bùng nổ công nghệ thông tin khả ứng dụng tạo thị trường phần mềm phong phú Các doanh nghiệp phân vân khơng biết sử dụng phần mềm thích hợp cho doanh nghiệp Làm để sử dụng phần mềm cho hiệu phù hợp, giúp cho doanh nghiệp khuếch trương cơng việc, quảng bá sản phẩm, đem lại lợi ích cao cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh lãng phí nguồn nhân lực, toán nan giải nhà quản lý doanh nghiệp Do ngành kinh tế có khác biệt nên hãng phần mềm lớn thường cung cấp giải pháp phần mềm chuyên ngành ứng dụng cho số ngành định Dưới luận văn trình bày số giải pháp phần mềm hoạch định cho doanh nghiệp để bạn tham khảo 1.3.1 Giải pháp tích hợp quản trị doanh nghiệp * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, tin học hoá hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp, ứng dụng mơ hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, tổ chức khác Cung cấp chức quản trị doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm sốt mơi trường diện rộng, truy cập thông tin lúc, nơi Đáp ứng chu trình cung cấp nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hay dịch vụ, chu trình tiêu thụ liên quan đến việc tạo doanh thu, chu trình sản xuất liên quan đến tiêu thụ lao dộng, vật liệu chi phí sản xuất để tạo sản phẩm hay dịch vụ, chu trình tài liên quan tới nguồn vốn, quỹ doanh nghiệp nghiệp vụ kế toán 1.3.2 Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (FPT EERP) * Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng lĩnh vực quản lý tổng thể doanh nghiệp, ứng dụng nhiều ngành doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, với quy mô tổ chức hoạt động khác tổng công ty gồm nhiều thành viên, công ty, doanh nghiệp khác Hệ thống chương trình thiết kế tảng chuẩn cơng nghiệp mở, nhằm mục đích thiết lập hệ thống quản trị tích hợp, hệ chương trình chia thành mơdun hoạt động độc lập có khả tích hợp lại với cách quán kiến trúc liệu mơ tồn quy trình hoạt động doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh - dịch vụ đại Cụ thể gồm môdun sau: + Phân hệ quản lý tài - kế tốn + Phân hệ quản lý mua hàng + Phân hệ quản lý bán hàng, hệ thống phân phối marketing + Phân hệ quản lý kho vận + Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng + Phân hệ quản lý bảo hiểm + Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương hợp đồng lao động + Phân hệ quản lý lịch công tác + Phân hệ quản lý chất lượng + Phân hệ quản lý tài sản cố định, bảo trì máy móc nhà xưởng + Phân hệ quản lý sản xuất + Phân hệ quản lý ngân sách kế hoạch sản xuất - kinh doanh + Phân hệ tổng hợp báo cáo phục vụ cho ban lãnh đạo 1.3.3 Giải pháp tin học hoá quản trị doanh nghiệp (E - company 1.0) * Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng quản trị doanh nghiệp với phạm vi ứng dụng công việc: + Xây dựng, tổ chức, quản lý, vận hành website doanh nghiệp + Xây dựng hệ thống thơng tin báo cáo tài phục vụ điều hành + Hệ thống báo cáo thuế có khả kết xuất liệu với hệ thống ngành thuế + Tổ chức sở liệu thông tin khách hàng, sở liệu thông tin sản phẩm, dịch vụ + Tổ chức trang thông tin, phổ biến lịch họp, hội nghị, hội thảo mạng Intranet 1.3.4 Hệ thống quản lý doanh nghiệp Oracle E-Business Snute * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng lĩnh vực: + Sản xuất tiêu thụ sản phẩm chuẩn quốc tế + Kinh doanh thương mại chuẩn quốc tế + Kinh doanh xuất nhập chuẩn quốc tế + Quản lý điều hành công việc đơn vị hành Là giải pháp phần mềm ứng dụng nhiều ngành tất ngành hoạt động kinh tế quốc dân, ứng dụng phân hệ tài kế tốn, bán hàng, quản lý xuất kho phân tích liệu hỗ trợ định 1.3.5 Phần mềm DOLGIS cho quản lý kinh doanh định hướng phát triển doanh nghiệp * Đặc điểm: Có thể ứng dụng nhiều ngành: + Thương mại, dịch vụ với số lượng khách hàng lớn địa bàn rộng + Thiết kế xây dựng + Sản xuất công nghiệp lớn với nhu cầu quản lý sở hạ tầng + Điện, nước, điện thoại Phạm vi ứng dụng cho phép: + Thu thập liệu GIS từ nhiều nguồn khác nhau: đồ giấy, liệu số dạng bảng biểu, liệu GIS từ hệ thống khác + Quản lý phân tích liệu: hệ thống DOLGIS cho phép quản lý liệu hình học thuộc tính đa dạng theo nhu cầu khách hàng: liệu đồ chiều hay chiều có thuộc tính topo hay khơng Cho phép tổ chức liệu theo nhiều dạng khai thác theo cách chung hay đặc thù thông qua môdun chuyên dụng + Tổ chức hệ thống theo nhu cầu: quản lý khai thác riêng lẻ máy PC hay mạng NT với cấu trúc phân quyền truy cập 1.3.6 Chương trình quản lý kho bãi, phân phối hàng hố tính xuất nhập tồn kho * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng cho sản xuất, kinh doanh dịch vụ Giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất bao gồm công đoạn khách đặt hàng, yêu cầu sản xuất; quản lý nghiệp vụ bán hàng bao gồm mua đứt bán đoạn, mua bán ký gửi, trả hàng chất lượng, trả hàng ký gửi, khách hàng tốn 1.3.7 Giải pháp quản lý thơng tin nội (FPT EINNER) * Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng lĩnh vực quản lý hoạt động trao đổi thông tin nội đơn vị Bao gồm việc tổ chức kho liệu thông tin phục vụ cho nhu cầu tìm hiểu, tra cứu ciệc tổ chức hệ thống trao đổi thông tin nội bộ, tiện ích mà cơng ty, quan, hay đoàn thể cần tới Phần mềm cho phép tổ chức hệ thống đề mục thông tin theo nhu cầu cụ thể đơn vị Mọi thành viên đơn vị có quyền truy cập, tìm kiếm, trao đổi thơng tin dễ dàng nhanh chóng thơng qua trình duyệt Web, thơng tin lưu trữ, phân loại bảo mật cách tối ưu Các chức phần mềm: + Tổ chức hệ thống đề mục thông tin + Phân loại mở rộng thông tin theo nhu cầu đơn vị + Tìm kiếm, trích lọc thơng tin + Cho phép nhận gửi thông tin đến đề mục tồn hệ thống + Bảo mật thơng tin + Có thể sử dụng tiếng Anh tiếng Việt 1.3.8 Phần mềm khai thác cảng dịch vụ hải quan * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng lĩnh vực khai thác cảng, dịch vụ hàng hải, giao nhận - kho vận * Phạm vi ứng dụng công việc liên quan đến: + Kế tốn tài + Quản lý điều hành xếp dỡ container + Quản lý kho vận (lưu kho bãi, nhập/xuất kho) + Tính cước phát hành hố đơn + Quản lý cầu bến, biên độ tàu, theo dõi sản lượng xếp dỡ, dịch vụ lai dắt hỗ trợ tàu + Quản lý hoạt động, bảo dưỡng, sửa chữa, phụ tùng thay phương tiện máy móc phục vụ xếp dỡ lai dắt, vận tải 1.3.9 Quản lý khách hàng thu tiền nước * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng công ty kinh doanh nước * Phạm vi ứng dụng: + Xây dựng CSDL nhiều lĩnh vực quản lý khách hàng sử dụng nước ⋅ Công cụ báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, hàng tuần salesman ⋅ Công cụ cho cấp quản lý kiểm tra, theo dõi hiệu suất salesman ⋅ Các báo cáo gửi đến cấp thơng qua hệ thống mạng ⋅ Báo cáo doanh số nhân viên, đại lý, người bán lẻ ⋅ Báo cáo sức mua mặt hàng khách hàng ⋅ Rất nhiều báo cáo thống kê khác giúp đánh giá hiệu kinh doanh toàn hệ thống nhân viên ⋅ Khách hàng + Hồ sơ khách hàng quản lý đến 50 đặc tính khách hàng, giúp cho nhân viên kinh doanh quản lý khách hàng hiệu + ID khách hàng đánh tự động theo cấu trúc có ý nghĩa + Tự động kiểm tra nhập trùng hồ sơ khách hàng + Hệ thống với giao diện đại, bảo mật nhiều cấp, chế lưu phục hồi chống mát liệu điện, virus 1.4 NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM Các doanh nghiệp có ý định xâm nhập thị trường phải nghiên cứu, xem xét, nắm bắt thị hiếu người dùng tiến hành chiến lược Tuỳ vào vùng miền cụ thể dân tộc mà nhà quản lý doanh nghiệp đề phương thức cạnh tranh Marketing sản phẩm cho hợp lý mang lại lợi nhuận cao Có nhiều hình thức khác để nhà doanh nghiệp khẳng định vị trí thị trường Nhiều doanh nghiệp sử dụng hội chợ triển lãm nước để giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường, khuếch trương uy tín sản phẩm thay mục đích xem nơi nơi bán chút hàng hố Các hình thức tiếp thị đánh vào tâm lý người sử dụng cho khách hàng sử dụng sản phẩm thời gian ngắn trước định mua đem lại hiệu cao việc tăng doanh số khẳng định thương hiệu Những chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá sản phẩm để thiết lập ý niệm nhãn hiệu nhằm tăng cường việc đem nhãn hiệu đến khách hàng gắn bó nhãn hiệu tình cảm với khách hàng đem lại kết khả quan cho nhiều doanh nghiệp Với công ty máy tính T&T khơng ngoại lệ, chương trình khuyến ngày lễ tết, giảm giá thành sản phẩm để thu hút khách hàng tung Cạnh tranh cạnh tranh lành mạnh thị trường nhân tố thúc đẩy phát triển công ty thời đại bùng nổ công nghệ Mỗi doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ đến đối tượng khách hàng mà họ muốn nhắm đến phải tìm tin tưởng họ, cách tạo nối kết nhãn hiệu người tiêu dùng 1.5 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN 1.5.1 Khái niệm định nghĩa HTTT xác định tập hợp thành phần tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối biễu diễn thông tin, trợ giúp việc định kiểm sốt tổ chức Ngồi chức kể trên, cịn giúp cho người quản lý phân tích vấn đề, cho phép nhìn thấy cách trực quan đối tượng phức tạp, tạo sản phẩm Dữ liệu (data) mô tả vật, người kiện giới mà gặp nhiều cách thể khác Thông tin (Information) liệu, thơng tin có nhiều cách định nghĩa khác Một định nghĩa bao trùm xem thông tin liệu đặt vào ngữ cảnh với hình thức thích hợp có lợi cho người sử dụng cuối Các hoạt động thông tin (information activities) hoạt động xảy HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn liệu kiểm tra hoạt động HTTT Xử lý (processing) hiểu hoạt động tác động lên liệu tính tốn, so sánh, xếp, phân loại tổng hợp Việc phân tích hệ thống có cấu trúc cách tiếp cận đại tới giai đoạn phân tích thiết kế chu trình phát triển hệ thống chấp nhận để khắc phục điểm yếu nhiều cách tiếp cận truyền thống Để phân tích thiết kế hệ thống cần ý đến vấn đề sau: • Nhìn hệ thống quản lý hệ thống thành phần:  Hệ thống định  Hệ thống thông tin  Hệ thống tác nghiệp • Tách nghiên cứu liệu thành phần xử lý riêng biệt • Chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo mức bao gồm: Mức khái niệm, mức tổ chức, mức Logic mức vật lý  Mức khái niệm: Hoạt động tổ chức mô tả theo cấu trúc khái quát  Mức tổ chức: Thể mục tiêu đạt khái niệm hoá mức khái niệm lên thực tế tổ chức,trong có tính đến ràng buộc mặt tổ chức  Mức Logic: Quy định công cụ tin học mà người ta sử dụng dùng đến q trình xử lý thơng tin  Mức vật lý: Đề cập đến trang thiết bị tin học cụ thể sử dụng hệ thống Mơ hình Mức Khái niệm Tổ chức Logic Vật lý Truyền tin Xử lý Dữ liệu Mơ hình khái niệm truyền tin Mơ hình tổ chức truyền tin Mơ hình Logic truyền tin Mơ hình khái niệm xử lý Mơ hình tổ chức xử lý Mơ hình vật lý truyền tin Mơ hình vật lý xử lý Mơ hình khái niệm liệu Mơ hình tổ chức liệu Mơ hình Logic liệu Mơ hình vật lý liệu Mơ hình Logic xử lý Việc phân chia cách tiếp cận theo mức tạo cho ta giải pháp giải mâu thuẫn khối lượng diệu tốc độ xử lý liệu (tốc độ trả lời thơng tin) Việc phân tích thiết kế tiến hành theo bước sau:  Khảo sát thực tế  Xây dựng mơ hình chức nghiệp vụ  Xây dựng sơ đồ luồng liệu  Xây dựng mơ hình liệu (mơ hình quan hệ thực thể)  Xây dựng mơ hình quan hệ  Xây dựng từ điển liệu 1.5.2 Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý 1.5.2.1 Phân cấp quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống tổ chức thống từ xuống dưới, có chức tổng hợp thông tin giúp nhà quản lý quản lý tốt sở Một hệ thống quản lý phân cấp từ xuống dưới, thông tin tổng hợp từ lên chuyển từ xuống 1.5.2.2 Các luồng thông tin 1.5.2.2.1 Luồng thông tin vào Luồng thông tin bao gồm thông tin định hướng hệ thống cấp thông tin liên hệ trao đổi với mơi trường Mỗi phận có lượng thơng tin lớn đa dạng cần phải xử lý Các thông tin cần phải xử lý chia làm loại: + Các thông tin luân chuyển: Là loại thông tin chi tiết hoạt động hàng ngày hệ thống Khối lượng thông tin lớn nên địi hỏi có xử lý nhanh, kịp thời + Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp hoạt động cấp báo lên cấp Những thông tin thu thập thông tin ghi chép trực tiếp từ phận hệ thống thừa hành + Thông tin dùng để tra cứu: Là thông tin dùng chung hệ thống Các thông tin tồn thời gian dài hệ thống thay đổi, dùng để tra cứu việc xử lý thông tin luân chuyển thông tin tổng hợp 1.5.2.2.2 Luồng thông tin Thông tin đầu tổng hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể, đơn vị cụ thể Thông tin việc tra cứu nhanh đối tượng cần quan tâm Mỗi lần tra cứu u cầu thơng tin hồn tồn khác điều quan trọng thông tin phải xác, kịp thời Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo thông tin quan trọng tổng hợp trình xử lý Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với đơn vị, đối tượng Đối với cán quản lý cấp cao (là người xây dựng mục tiêu hoạt động hệ thống, đặt hướng cho hệ thống) thì: + Thơng tin ngồi quan trọng + Thông tin cung cấp cần có tính khái qt, đọng tổng hợp Đối với cán cấp trung gian với nhiệm vụ chủ yếu tiến hành hoá mục tiêu nhiệm vụ cụ thể, liên kết phận tổ chức: + Thông tin quan trọng + Thông tin mang tính chi tiết định hướng Đối với cán cấp sở: Là người trực tiếp thực nhiệm vụ cụ thể cần cung cấp thông tin cho đầy đủ chi tiết tốt 1.5.2.3 Mơ hình hệ thống thơng tin quản lý Để tổ chức thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng modul liệu gồm: Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp thơng tin ln chuyển: lượng thơng tin lớn địi hỏi tốc độ xử lý nhanh xác, xây dựng cần phải quan tâm đến yêu cầu sau: + Tổ chức hình hợp lý giảm thao tác người sử dụng + Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật + Tự động nạp giá trị biết giá trị lặp lại + Kiểm tra, phát nhanh sai sót nhập liệu có thơng báo cho người sử dụng biết Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu dùng chung cho hệ thống thời gian dài Nó cập nhật khơng thường xun, việc tổ chức modul đảm bảo dễ tra cứu Các modul lập bảng biểu báo cáo: Các modul thiết kế dựa tìm hiểu mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định hệ thống 1.5.3 Yêu cầu hệ thống thông tin quản lý 1.5.3.1 Yêu cầu đơn vị Mỗi đơn vị có yêu cầu đặc điểm riêng Hệ thông tin quản lý phải đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị Nhà quản lý đơn vị phải người đề đạt định đưa ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như hệ thông tin quản lý cần phải nắm chiến lược phát triển chung đơn vị quản lý, không để thay đổi nhỏ tổ chức quản lý làm sai lệch thơng tin tập hợp Trong q trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống ln phải hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp Các thơng tin đầu phải đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu nhà quản lý 1.5.3.2 Yêu cầu người sử dụng Đây yêu cầu người sử dụng hệ thống không đơn thao tác với máy Điều quan trọng hệ thống không đáp ứng cho người thơng thạo tin học mà cịn đáp ứng cho người hiểu biết máy tính Khi thiết kế phải đảm bảo yêu cầu sau: + Yêu cầu nhập liệu: Hệ thống phải có khả truy nhập liệu từ xa, nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác, thao tác phải thuận lợi, đơn giản phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu truy nhập liệu từ xa + Yêu cầu hệ thống thông tin: Hệ thống phải bảo mật, bảo trì, có tính mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả kiểm tra đắn liệu khả phát lỗi xử lý lỗi + Yêu cầu giao diện: Giao diện người máy phải thiết kế khoa học, đẹp, khơng cầu kì, phải có tính thống phương pháp làm việc, cách trình bày, khả trợ giúp tốt kịp thời giải tốt thắc mắc người sử dụng + Yêu cầu đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả thực chế độ hội thoại mức nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu nhà quản lý Đây tính mở hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà hệ thống cung cấp 1.5.4 Khảo sát thực tế Mục đích khảo sát thực tế là: + Hiểu hệ thống cần cải tiến hoạt động + Đặt mục tiêu: Để đạt mục tiêu ta cần phải nghiên cứu, thu thập thông tin từ thực tế, công việc thực chủ yếu nhờ sử dụng công cụ thu thập, vấn, viết phiếu điều tra, thăm dị làm cơng cụ trợ giúp ⋅ Thu thập thơng tin để phân tích, tìm hiểu thơng tin hệ thống ⋅ Mục đích hệ thống ⋅ Các vị trí cơng tác hệ thống tầm quan trọng vị trí hệ thống ⋅ Các số lượng hoá chung ⋅ Hoạch định lĩnh vực cần nghiên cứu, cải tiến ⋅ Ngoài cần phải tìm hiểu tình hình nhân sự, tài đơn vị, phương tiện khoa học, kỹ thuật có cho hoạt động hệ thống ⋅ Liệt kê mô tả chi tiết nhiệm vụ thực thi cơng việc + Có nhiệm vụ cần thực hiện? + Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ gì? + Thời gian thực nhiệm vụ? + Những liệu, khối lượng chúng nguyên tắc quản lý? + Quan sát vận chuyển thông tin luân chuyển chứng từ 1.5.5 Xây dựng mơ hình chức nghiệp vụ hệ thống Mơ hình nghiệp vụ mô tả chức nghiệp vụ tổ chức (hay miền nghiên cứu tổ chức) mối quan hệ bên chức mối quan hệ chúng với mơi trường bên ngồi Mơ hình nghiệp vụ thể số dạng khác nhau, dạng mơ tả khía cạnh hoạt động nghiệp vụ Tất dạng cho ta tranh toàn cảnh hoạt động nghiệp vụ Biểu đồ phân rã chức cách thể mơ hình nghiệp vụ, cho ta thấy chức nghiệp vụ tổ chức phân chia thành chức nhỏ theo thứ bậc xác định Chức nghiệp vụ hiểu tập hợp công việc mà tổ chức cần thực hoạt động Khái niệm chức khái niệm Logic, tức nói đến tên cơng việc cần làm mối quan hệ phân mức (mức gộp chi tiết) chúng mà không công việc làm nào, cách nào, đâu, làm (là khái niệm vật lý) Chức (hay công việc) xem xét mức độ từ tổng hợp đến chi tiết theo thứ tự sau: - Một lĩnh vực hoạt động (area of activities) - Một hoạt động (activity) - Một nhiệm vụ (talk) - Một hành động (action): thường người làm Sơ đồ chức nghiệp vụ khái niệm Logic mô tả điều cần làm, cần thực để công việc hoàn thành Sơ đồ chức nghiệp vụ phân rã có thứ bậc đơn giản chức hệ thống miền khảo cứu phân rã thành chức cần thiết Số lượng mức phân rã phụ thuộc vào kích thước độ phức tạp hệ thống Mục tiêu trách nhiệm hệ thống (hệ thống con) phận liên quan tới hệ thống ghi góc bên trái Mục tiêu việc thiết lập sơ đồ giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích Hỗ trợ cách tiếp cận Logic tới phân tích hệ thống chức xác định phần sử dụng mơ hình sau tiến trình Phân rõ trách nhiệm, loại trừ dư thừa tránh trùng lặp công việc hệ thống Có hai ký pháp sử dụng mơ hình là: Tên chức a) chức b) liên kết - Hình chữ nhật có tên chức bên để mô tả chức - Đường thẳng gấp khúc hình dùng để nối chức mức chức mức trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức 1.5.6 Xây dựng sơ đồ luồng liệu 1.5.6.1 Các định nghĩa * Luồng liệu (data flow) liệu di chuyển từ vị trí đến vị trí khác hệ thống vật mạng Luồng liệu ký hiệu mũi tên có chiều hướng liệu di chuyển tên liệu ghi Tên liệu phải mệnh đề danh từ phải thể tổng hợp phần tử liệu riêng biệt chứa * Kho liệu (data store) liệu lưu trữ vị trí Một kho liệu biễu diễn hình chữ nhật khuyết cạnh (bên phải hay bên trái) Sát cạnh trái (phải) hình chữ nhật có dùng để ghi số hiệu kho liệu, bên hình chữ nhật ghi tên kho liệu Tên kho liệu phải mệnh đề danh từ, ví dụ : ” đơn hàng”, “hoá đơn bán hàng” * Tiến trình (process) hay số cơng việc hành động có tác động lên liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi, lưu trữ hay phân phối Hình chữ nhật góc trịn dùng để kí hiệu tiến trình Một đường gạch ngang phía chia hình chữ nhật thành hai phần, phần ghi số hiệu tiến trình, phần ghi tên tiến trình Tên tiến trình phải mệnh đề động từ gồm động từ bổ ngữ * Tác nhân (actor) phạm vi hệ thống nghiên cứu người, nhóm người, phận, tổ chức hay hệ thống khác nằm ngồi phạm vi có tương tác với mặt thơng tin (nhận hay gửi liệu) Có thể nhận biết tác nhân nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) liệu từ phạm vi hệ thống xem xét Hình chữ nhật sử dụng để ký hiệu tác nhân, bên ghi tên tác nhân Tên tác nhân phải danh từ “khách hàng”, “nhà cung cấp” Các ký pháp chuẩn dùng để biễu diễn biểu đồ luồng liệu: Luồng liệu Tác nhân Tên tác nhân Tiến trình Kho liệu ntên tiến trình 1.5.6.2 Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng Vẽ biểu đồ luồng liệu cần tuân theo quy tắc sau: - Các “cái vào” tiến trình cần khác với “cái ra” Ngun tắc nhấn mạnh rằng, liệu qua tiến trình phải có thay đổi Ngược lại, tiến trình khơng cần thiết khơng tác động đến luồng thơng tin qua - Các đối tượng biểu đồ luồng liệu phải có tên Mỗi tiến trình phải có tên Tuy nhiên, số tác nhân kho liệu vẽ lặp lại - Các luồng liệu vào tiến trình phải đủ để tạo thành luồng liệu * Tiến trình - Khơng tiến trình có mà khơng có vào đối tượng có tác nhân (nguồn) - Khơng tiến trình có vào Một đối tượng có vào tác nhân (đích) * Kho liệu - Khơng có luồng liệu từ kho đến kho liệu khác - Dữ liệu di chuyển trực tiếp từ tác nhân đến kho liệu ngược lại * Tác nhân - Dữ liệu di chuyển trực tiếp từ tác nhân đến tác nhân * Luồng liệu - Một luồng liệu quay lại nơi mà vừa khỏi - Một luồng liệu vào kho có nghĩa kho liệu cập nhật, luồng liệu khỏi kho có nghĩa kho liệu đọc 1.5.7 Xây dựng mơ hình liệu cho hệ thống * Mơ hình thực thể: Mơ hình thực thể mơ hình liệu logic xây dựng khái niệm logic thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính quan hệ - Thực thể: chủ điểm, nhiệm vụ, đối tượng hay kiện đáng quan tâm tổ chức (và bên lĩnh vực hệ thống), kể thơng tin mà lưu trữ - Kiểu thực thể: việc nhóm tự nhiên số thực thể lại, mô tả cho loại thông tin thân thông tin Kiểu thực thể tương đương với bảng logic có dạng hộp sơ đồ thực thể (trong thực tế đơi người ta cịn coi kiểu thực thể bảng thực thể) - Thuộc tính: Sau xác định kiểu thực thể thích hợp (bảng) chất thực thể (dịng), bước xác định thơng tin cần phải lưu giữ cho thực thể Thuộc tính đặc trưng thực thể, biểu thị trường cột bảng Có ba kiểu thuộc tính khác : + Thuộc tính tên gọi + Thuộc tính mơ tả + Thuộc tính kết nối - Quan hệ: Mối quan hệ tự nhiên xuất thực thể kiểu khác Bản chất mối quan hệ tổ chức tạo nên cách sử dụng việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ Những mối quan hệ biểu diễn mơ hình thực thể đường có mũi tên dấu tam giác Có ba kiểu quan hệ sử dụng dạng đơn giản mơ hình thực thể • Quan hệ - : Giữa hai bảng thực thể tồn quan hệ - thực thể bảng tương ứng với thực thể bảng ngược lại • Quan hệ - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn quan hệ - nhiều thực thể bảng A tương ứng với nhiều thực thể bảng B ngược lại thực thể bảng B tương ứng với thực thể bảng A • Quan hệ nhiều - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn quan hệ nhiều - nhiều thực thể bảng A có nhiều thực thể bảng B với thực thể bảng B có nhiều thực thể bảng A 1.5.8 Mơ hình liệu quan hệ hệ thống Dạng mơ hình hố lại phần cách tiếp cận tổng thể tới việc phân tích liệu Trong phương pháp này, mơ hình quan hệ sử dụng việc kế tục q trình mơ hình hố liệu nhằm kiểm tra, cải tiến mở rộng mơ hình hố liệu 1.5.8.1 Xác định thuộc tính Để phân tích liệu hệ thống, nhà phân tích cần dựa vào ba nguồn cung cấp để lấy chi tiết thuộc tính thực thể hệ thống - Từ tri thức thực thể cơng việc chung lĩnh vực nghiên cứu mà dự đoán xác định cách trực cảm thuộc tính - Từ người sử dụng, thơng qua q trình vấn - Từ việc xem xét khuôn dạng biểu báo tài liệu khác sử dụng thường xuyên lĩnh vực nghiên cứu 1.5.8.2 Chuẩn hoá thực thể Chuẩn hố q trình khảo sát danh sách thuộc tính, áp dụng tập quy tắc phân tích vào danh sách đó, chuyển chúng thành dạng mà tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa, xác định giải nhập nhằng Có ba dạng chuẩn hố: * Quy tắc chuẩn hố 1: Danh sách khơng chứa thuộc tính xuất nhiều lần thực thể Giải pháp: Các thuộc tính bị loại cộng với thuộc tính khố kiểu thực thể mà thuộc tính coi nhóm lặp, tổ hợp liệt kê kiểu thực thể * Quy tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào tồn khố khơng vào phần khố Giải pháp: Loại bỏ phụ thuộc phận vào khoá * Quy tắc chuẩn hố 3: Mỗi thuộc tính khơng phải phụ thuộc hàm vào khố mà cịn khơng phụ thuộc hàm vào thuộc tính danh sách Giải pháp: Loại bỏ phụ thuộc không khố Những thuộc tính phụ thuộc vào thuộc tính khơng khoá phải bị tách khỏi danh sách kiểu thực thể tạo nên kiểu thực thể có khố thuộc tính khơng khố Sau tiến hành chuẩn hoá ta phải rút mối quan hệ kiểu thực thể dựa vào ma trận thực thể/khố Tóm lại, quản lý liệu máy tính nhu cầu khơng thể thiếu doanh nghiệp thời đại bùng nổ thông tin Trong chương này, chúng em phân tích chọn mơ hình, trình bày vai trị CNTT doanh nghiệp, phương pháp phân tích thiết kế CSDL làm sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống chương sau ... tra cứu nhanh đối tượng cần quan tâm Mỗi lần tra cứu u cầu thơng tin hồn tồn khác điều quan trọng thơng tin phải xác, kịp thời Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo thông tin quan trọng tổng. .. đến vấn đề sau: • Nhìn hệ thống quản lý hệ thống thành phần:  Hệ thống định  Hệ thống thông tin  Hệ thống tác nghiệp • Tách nghiên cứu liệu thành phần xử lý riêng biệt • Chia việc nghiên cứu, ... ngơn ngữ; tiện ích phát biến cố nhằm phát vấn đề thực câu lệnh truy vấn; tiện ích soạn thảo tập tin kịch thực truy vấn trực tiếp CSDL nhận kết sau thực truy vấn Mỗi CSDL Microsoft SQL Server tập