Theo các chuyên gia của Cơ quan Hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA), để thúc đẩy quản lý hợp đồng thi công xây dựng Việt Nam hướng tới chuẩn quốc tế, nên chú trọng cải thiện 6 vấn đề then chốt: Hồ sơ mời thầu tại thời điểm đấu thầu và tài liệu hợp đồng tại thời điểm ký kết, các điều khoản về chỉ dẫn và quyết định, thủ tục đánh giá đối với các công việc phát sinh/thay đổi/điều chỉnh và gia hạn thời gian hoàn thành, chuẩn hóa quy trình thanh toán giai đoạn, kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước và đánh giá về hư hỏng công trình.
QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG: 6 VẤN ĐỀ THEN CHỐT CẦN CẢI THIỆN Theo các chuyên gia của Cơ quan Hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA), để thúc đẩy quản lý hợp đồng thi công xây dựng Việt Nam hướng tới chuẩn quốc tế, nên chú trọng cải thiện 6 vấn đề then chốt: Hồ sơ mời thầu tại thời điểm đấu thầu và tài liệu hợp đồng tại thời điểm ký kết, các điều khoản về chỉ dẫn và quyết định, thủ tục đánh giá đối với các cơng việc phát sinh/thay đổi/điều chỉnh và gia hạn thời gian hồn thành, chuẩn hóa quy trình thanh tốn giai đoạn, kiểm tra cơng tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước và đánh giá về hư hỏng cơng trình Làm rõ các chi tiết trong hồ sơ mời thầu Tại thời điểm đấu thầu, hồ sơ mời thầu phải có đầy đủ các thơng tin như: Ngơn ngữ chỉ đạo, chi tiết về bảo lãnh thực hiện hợp đồng, chi tiết về tạm ứng hợp đồng, ngày khởi cơng (bao gồm cả ngày bàn giao mặt bằng) và thời hạn thi cơng, thời hạn thanh tốn, trách nhiệm về quản lý thi cơng từ phía bên giao thầu, chi tiết về thủ tục kiểm tra cơng tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước, chi tiết về thưởng và phạt hợp đồng Trong giai đoạn đấu thầu, tất cả các nhà thầu đều được phép đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu và việc làm rõ hồ sơ phải được gửi đến tất cả các nhà thầu Khơng thực hiện việc thương thảo với nhà thầu có giá trị thấp nhất về các điểu khoản hợp đồng sau khi đóng thầu, để đảm bảo cơng bằng với tất cả các nhà thầu. Do vậy, tài liệu hợp đồng khơng được bao gồm biên bản thương thảo, điều chỉnh hay bổ sung hợp đồng, nếu có, chỉ là các biên bản làm rõ nội dung Mẫu hợp đồng thi cơng theo Thơng tư 09 phải bắt buộc áp dụng đối với các cơng trình sử dụng nguồn vốn ngân sách và khuyến khích áp dụng đối với các cơng trình thuộc nguồn vốn khác Các điều khoản chỉ dẫn Chỉ dẫn cũng như ý kiến của bên giao thầu về đề xuất của nhà thầu phải được quy định rõ trong mẫu hợp đồng. Khi đó, nhà thầu phải tn thủ các chỉ dẫn của bên giao thầu và nếu các chỉ dẫn này dẫn đến các cơng việc bổ sung thì bên giao thầu phải thực hiện thanh tốn đầy đủ Vấn đề quan trọng là hai bên (bên giao thầu bao gồm cả tư vấn quản lý dự án hoặc tư vấn giám sát và nhà thầu) phải thỏa thuận để đạt được thỏa thuận về bất kỳ vấn đề nào. Nếu khơng thể đạt được thỏa thuận trong một thời hạn nhất định thì bên giao thầu có quyền đưa ra quyết định trong một thời hạn nhất định. Trong trường hợp khơng có thỏa thuận và chỉ dẫn của bên giao thầu, nhà thầu phải được phép u cầu bên giao thầu cân nhắc lại bằng cách nộp các tài liệu minh chứng chi tiết Thủ tục đánh giá khi phát sinh Theo quy định Việt Nam, khi phát sinh bất kỳ vấn đề gì cần điều chỉnh thì bên giao thầu và nhà thầu phải thảo luận và thỏa thuận về phạm vi điều chỉnh (giá và thời gian) trước khi triển khai thực hiện Ơng Masafumi Yamauchi – Trưởng đồn Dự án Tăng cường năng lực trong dự tốn chi phí, quản lý hợp đồng, chất lượng và an tồn trong các dự án đầu tư xây dựng (CCQS) khuyến nghị, cơng việc phải được triển khai thực hiện đúng thời điểm và việc thỏa thuận sẽ được tiến hành song song, thủ tục điều chỉnh/thay đổi và gia hạn thời gian hồn thành phải được đơn giản hóa. Ngay khi có chỉ dẫn của bên giao thầu và hoặc đề xuất của nhà thầu được trình, nhà thầu phải lập và trình biện pháp thi cơng, tiến độ (bao gồm cả gia hạn thời gian nếu cần) và đề xuất giá cùng với những chi tiết hợp lý bằng văn bản. Khi nhận được đề xuất của nhà thầu, bên giao thầu phải xem xét và trả lời chấp thuận hoặc khơng chấp thuận, hoặc có ý kiến khác. Nếu khơng đạt được thỏa thuận trong thời gian nhất định, bên giao thầu sẽ đưa ra quyết định Chuẩn hóa thanh tốn Quy trình thanh tốn nên được quy định chi tiết, có sự linh hoạt về khối lượng cơng việc theo hợp đồng và giá của các cơng việc phát sinh. Nếu hai bên khơng thỏa thuận được tại thời điểm thanh tốn thì khối lượng hợp đồng, giá trị khối lượng phát sinh phải được thanh tốn tạm theo tính tốn của bên giao thầu. Điều này sẽ giảm gánh nặng thu xếp tài chính cho nhà thầu và có thể giảm giá dự thầu vì nhà thầu giảm được chi phí tài chính Thủ tục kiểm tra cơng tác nghiệm thu Chi tiết về thủ tục kiểm tra cơng tác nghiệm thu phải được cơng bố tại thời điểm đấu thầu, bao gồm những thơng tin để có thể chuẩn bị các cơng việc cũng như chi phí thực hiện và đưa vào giá dự thầu: Cơ quan thực hiện, thơng báo đề nghị kiểm tra (thời hạn phải gửi trước khi tiến hành kiểm tra), thời điểm kiểm tra (hồn thành giai đoạn và hồn thành cơng trình), những mục cần kiểm tra ngồi những u cầu theo hợp đồng Quy trình kiểm tra cơng tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước phải được chuẩn hóa, khi đó việc kiểm tra cơng tác nghiệm thu của cơ quan thứ ba nên được bỏ Đánh giá hư hỏng cơng trình Hư hỏng cơng trình thường xuất hiện do nhiều ngun nhân đồng thời, rất khó để đánh giá bên nào là người chịu trách nhiệm. Do đó, cần tổ chức một hội đồng các chun gia có tính độc lập với các bên trong hợp đồng và chủ sở hữu, có thể do người quyết định đầu tư hoặc cơ quan quản lý nhà nước thành lập. Hội đồng sẽ được triệu tập khi xảy ra các hư hỏng lớn và khó đánh giá ... thực hiện thanh tốn đầy đủ Vấn đề quan trọng là hai bên (bên giao thầu bao gồm cả tư vấn quản lý dự án hoặc tư vấn giám sát và nhà thầu) phải thỏa thuận để đạt được thỏa thuận về bất kỳ vấn đề nào. Nếu khơng thể đạt được thỏa thuận trong một thời hạn nhất định thì bên giao ... các điểu khoản hợp đồng sau khi đóng thầu, để đảm bảo cơng bằng với tất cả các nhà thầu. Do vậy, tài liệu hợp đồng khơng được bao gồm biên bản thương thảo, điều chỉnh hay bổ sung hợp đồng, nếu có, chỉ là các biên bản làm rõ nội dung...kiểm tra cơng tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước, chi tiết về thưởng và phạt hợp đồng Trong giai đoạn đấu thầu, tất cả các nhà thầu đều được phép đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu và việc làm rõ hồ sơ phải được gửi đến tất cả các nhà thầu