phân tích giải pháp cách thức quản lý sự thay đổi

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG BÀI TẬP LỚN HÀNH VI TỔ CHỨC “ Phân tích giải pháp, cách thức để quản lý sự thay đổi ” Giảng viên : Lê Thu Hạnh Lớp : HVTC MỤC LỤC I II III IV Danh sách thành viên Lời mở đầu Quản lý sự thay đổi Khái niệm về sự thay đổi Nguyên nhân để thay đổi Giải pháp, cách thức để quản lý sự thay đổi Các mô hình thay đổi a Mô hình chung b Một số mô hình nổi tiếng Quản lý sự thay đổi Yếu tố quản lý quá trình thay đổi thành công I Danh sách thành viên Nguyễn Văn Hòa Nguyễn Thị Phương Thoa II Lời mở đầu Ngày nay, với sự phát triển vũ bão khoa học kỹ thuật và sự tiến bộ nền kinh tế thế giới đặt nhiều hội thách thức đối với các nhà quản lý kinh tế, vấn đề quản lý nói chung và quản lý kinh tế nói riêng ngày càng phức tạp Điều này đặt vấn đề nghiên cứu các phương pháp và khái niệm mới phù hợp với thực tế phát triển nền kinh tế Thế kỷ 21 là thời đại sự thay đổi, việc bùng nổ công nghệ thông tin và viễn thông, mơi trường kinh doanh, kinh tế thay đởi nhanh chóng, cạnh tranh ngày một gia tăng vì quản lý sự thay đổi là vấn đề vô quan trọng Đặc biệt là đối với nền kinh tế Việt Nam giai đoạn chuyển giao chế kinh tế cũ và mới thì vấn đề thay đổi quản lý cần các nhà quản lý quan tâm để gia nhập nền kinh tế mới mợt cách nhanh chóng và hiệu quả Bất kỳ một doanh nghiệp nào mong muốn sản phẩm, dịch vụ mình cung cấp thị trường chấp nhận và có khả cạnh tranh cao với các sản phẩm loại thị trường Điều mong muốn này hoàn toàn có khả thực hiện doanh nghiệp tìm hướng đắn cho mình III.Quản lý sự thay đổi Khái niệm về sự thay đổi “ Thay đổi là thay cái này cái khác, hay là sự đổi khác, trở nên khác trước hay đơn giản thay đổi là “làm cho khác hay trở nên khác ” - Thay đổi là tất cả quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sự cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, bước dịch chủn có tính chất chiến lược, tở chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hợp với doanh nghiệp khác, tái cấu các bộ phận sản xuất kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hoá phong cách tập đoàn Nguyên nhân để thay đổi Dẫn đến sự thay đởi doanh nghiệp có nhiều ngun nhân từ phía xã hợi, tác đợng kinh tế và công nghệ Các nhà quản lý cần xem xét nhìn nhận các nguyên nhân này để có cái nhìn khách quan về sự thay đởi Các nguyên nhân xã hội : Những xu hướng chung xã hội ảnh hưởng đến người mà ảnh hưởng đến hoạt đợng các cơng ty Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ và các loại hình kinh tế khác Các nguyên nhân kinh tế : Xu hướng thay đổi kinh tế khá chậm có mợt sức mạnh khó lay chủn nhiên xu hướng tương đới ởn định đó, thị trường và dòng tiền có thể biến đợng mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đởi nhiều, cơng nghệ và phát minh có thể vượt qua gì hiện có Điều này ḅc các cơng ty phải điều chỉnh theo thay đổi bất ngờ ở cấp Các nguyên nhân công nghệ: Cách mạng công nghệ thông tin(IT) với tốc độ ngày càng gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán IV.Giải pháp cách thức quản lý sự thay đổi Các mô hình thay đổi a Mô hình chung Bước 1: Thiết lập các mục tiêu cụ thể: Quy trình thay đổi nên bắt đầu với tuyên bố rõ ràng và chi tiết về các mục tiêu mà bạn muốn vươn tới Các mục tiêu này nên trình bày bối cảnh tình hình thực tế và liên quan với mục đích chung công ty Điều này yêu cầu hoạt động thông tin và giao tiếp nội bộ phải đảm bảo thông suốt để toàn bộ nhân viên đều chắn tập thể bạn hướng, đồng thời các mục tiêu lớn công ty không mâu thuẫn với nhu cầu nhân viên Bước 2: Tổ chức Lên kế hoạch: Để quá trình thay đổi tiến hành thuận lợi, người quản lý cần có khả và nguồn lực (tài lực và nhân lực) nhằm phát triển truyền tải một cách hiệu quả các kế hoạch thiết kế/tái thiết kế và lịch trình diễn thực tế, trì sự cân một tầm nhìn bao quát và các hoạt động kinh doanh thường nhật Trong trường hợp tái thiết kế, cấu trúc phòng ban hiện tại là ́u tớ có ảnh hưởng qút định đến thành cơng kế hoạch thay đởi nói chung, vì phản ánh phần lớn lực lãnh đạo người quản lý, giúp người quản lý uỷ thác trách nhiệm tiếp tục giám sát và kiểm soát các kết quả Việc xếp lại cấu trúc tổ chức thường diễn giai đoạn quá độ, lại chiếm mợt vị trí quan trọng cả quá trình và thường xem một thách thức bầu khơng khí sự thay đởi Bước 3: Giao tiếp: Những giao tiếp hiệu quả, cung cấp lượng thông tin đầy đủ và kịp thời về các nội dung khác cần thiết giai đoạn thay đổi Cần đảm bảo toàn bộ nhân viên công ty nắm bắt và hiểu rõ gì mà bạn muốn truyền tải đến họ Các kênh thông tin càng đa dạng, thì nguồn thông tin càng tiếp cận nhanh hơn, thơng tin càng có đợ tin cậy cao và mau chóng dẫn đến hành động Bằng các phương tiện giao tiếp rõ ràng, một quy trình hành động thời gian diễn sự thay đổi xác định, thông tin thích hợp cung cấp và các mục tiêu đáp ứng Bước 4: Động viên: Động làm việc là sự thúc đẩy hướng đến hành động Đây là khái niệm khá phức tạp và thường có nhiều dạng thức, tùy thuộc vào cá nhân, tập thể, nhà quản lý, và vào sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp Các chuyên gia nhân sự cho mức độ tình cảm cá nhân hay tập thể hướng tới lãnh đạo – người “tiếp nhiên liệu” cho động làm việc họ - xác định công suất làm việc cá nhân hay tập thể Mọi thứ càng trở nên lý tưởng hơn, nếu có sự hợp tác trọn vẹn tất cả cá nhân hay tập thể có ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình thay đổi, giúp cho các nhà lãnh đạo có mợt nhận thức sâu rợng và mối quan hệ tốt đẹp với các tập thể và nhân viên công ty Bất kỳ sự thay đổi nào làm xáo trộn hiện trạng tồn tại công ty và kéo theo một sức phản kháng nào Việc để các nhân viên chủ chốt tham gia vào quy trình thiết kế và thực thi sự thay đởi - đặc biệt liên quan đến sự thay đổi lớn cấu trúc – giúp giảm bớt khó khăn hoạt đợng quản lý sự thay đổi Bước 5: Phát triển nhân viên: Phát triển người nên coi là mục tiêu hàng đầu các công ty Việc phát triển đội ngũ nhân viên hiện tại suốt thời gian chuyển tiếp giữ vai trò thiết thực hơn, vì ảnh hưởng lâu dài đến tương lai và lợi ích cơng ty Các nhà lãnh đạo chương trình cải cách cần có đủ lực và quyền hành để tạo môi trường và hội cho nhân viên thể hiện mình, đồng thời khuyến khích người tự thân phát triển Đặt nhân viên vào ví trí thích hợp với khả họ là một khâu quan trọng thời kỳ quá đợ nhằm đảm bảo đợi ngũ nhân viên là người góp phần vào thành cơng chung cơng ty Mợt nhà lãnh đạo có kinh nghiệm hiểu nhận thức rõ về sự phù hợp cá nhân cho vị trí cơng tác là sở tất cả nỗ lực hiện tại và tương lai Sự thiếu quan tâm hay thiếu hiểu biết về việc này có thể khiến bạn tốn cả về thời gian và tiền bạc suốt thời gian diễn sự thay đổi Bước 6: Đánh giá Phân tích: Các nhà quản lý khơng có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và phân tích cả các quy trình diễn sự thay đởi, mà phải kiểm tra cá nhân công ty Mỗi nhân viên đều phải biết rõ về thay đổi công việc hiện tại họ, đồng thời họ cần hướng dẫn để có thể thực thi các công việc, nhiệm vụ mới Ngoài ra, nhân viên phải tạo điều kiện và thời gian để điều chỉnh các mục tiêu cá nhân, cải thiện hoạt đợng và thích nghi với vị trí mới họ Các tiêu chí đánh giá và phân tích nên thiết kế với mục tiêu phản ánh viễn cảnh công ty, động viên và khơi mở tính tự giác cơng việc nhân viên Cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc thời gian quan trọng cả quá trình, giai đoạn phát triển kết thúc và hành động bắt đầu Sự phát triển, khác với sự thay đổi, là một quy trình thực thi hoàn cảnh tương đối ổn định Sự thay đổi tự thân bao hàm ý nghĩa bất ổn, lại là quãng thời tạo nhiều tài năng, đặc biệt thời kỳ quá độ, các nhân viên “ngôi sao” bắt đầu toả sáng Để giai đoạn thay đổi diễn suôn sẻ và đạt kết quả dự tính, có hai kỹ khơng thể bỏ qua là kỹ lãnh đạo và kỹ giao tiếp các cá nhân, kỹ giao tiếp các cá nhân coi là quan trọng Các nhà lãnh đạo cần ý cho tất cả nhân viên đều phải đối xử công bằng, đồng thời xây dựng quan hệ làm việc bền vững ở tất cả các cấp độ Mợt nhà lãnh đạo lớn cần có niềm đam mê thực sự trước thành công toàn bộ công ty, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và có ln cảm thấy thoải mái, lạc quan quá trình thực thi công việc b Một số mô hình nởi tiếng Quy trình bước John Kotter để dẫn dắt sự thay đổi Giáo sư John P Kotter, người tiên phong quản lý sự thay đổi,phát minh quy trình bước dẫn dắt sự thay đổi Giáo sư John P Kotter, Giáo sư danh dự về lãnh đạo Konosuke Matsushita, ở trường Kinh doanh Harvard, phát minh quy trình bước để dẫn dắt sự thay đởi Có bước:  Thiết lập mợt cảm giác cấp bách  Tạo các liên kết theo hướng dẫn  Xây dựng Tầm nhìn và Chiến lược  Giao tiếp với tầm nhìn về sự thay đổi  Cho phép nhân viên hoạt động phạm vi rộng  Tạo các chiến thắng ngắn hạn  Củng cố thành quả và tạo nhiều sự thay đổi  Neo phương pháp tiếp cận mới vào văn hóa Change Management Foundation định hình hình chóp với quản lý dự án quản lý mặt kĩ thuật và người quản lý sự thay đổi ở bên dưới và sự lãnh đạo định hướng từ bên Mô hình quản lý sự thay đổi bao gồm bước:  Xác định nhu cầu thay đổi  Chuẩn bị và lên kế hoạch thay đổi  Thực hiện thay đổi  Bảo vệ sự thay đổi Chu trình Lên kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động Deming Chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) W Edwards Deming Chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động, tạo bởi W Edwards Deming, là một phương pháp quản lý để cải thiện phương pháp kinh doanh để kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình và sản phẩm Nó bao gồm bốn giai đoạn:  Lên kế hoạch – xây dựng các mục tiêu và quy trình  Thực – thực hiện kế hoạch, chấp hành quy trình,tạo sản phẩm  Kiểm tra – nghiên cứu kết quả thực tế và so sánh với kết quả mong muốn  Hành động – ban hành các tiêu chuẩn mớ Quản lý quá trình thay đổi Dennis Sparks - Giám đốc điều hành Hội đồng Phát triển nhân viên q́c gia tiết lợ 13 bí qút quản lý quá trình thay đổi (Sparks, 1993) Chi tiết sau: Truyền đạt các kiến thức về sự thay đổi cho thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên Sử dụng một “phương pháp hệ thống” nhằm bảo đảm khơng bỏ qua mợt khía cạnh nào liên quan đến tổ chức/ công ty quá trình lập kế hoạch và thực thi sự thay đởi Áp dụng phương pháp nhóm bao gồm cá nhân có liên quan đến quá trình thay đổi Chia quyền cho các cá nhân nhằm khuyến khích họ nỗ lực thực thi sự thay đổi 5 Lập kế hoạch, đồng thời “bám sát kế hoạch lập ra” Thực thi kế hoạch, cần nhận thức các kế hoạch đặt phải thích nghi với sự thay đởi Cần hiểu rõ sự khác biệt một bên là lập kế hoạch cho sự thay đổi và một bên là nhu cầu cần thiết có sự tham gia cá nhân việc thực thi các kế hoạch mới Mặc dù vấn đề thu hút các cá nhân tham gia vào quá trình thay đổi là tương đối khó khăn Nhưng khơng nên sử dụng quá nhiều thời gian và công sức để thuyết phục cá nhân vốn hết sự quan tâm và mục tiêu phấn đấu công việc Đảm bảo cung cấp đầy đủ cán bộ truyền đạt quan điểm về sự thay đởi cho các cá nhân có liên quan đến sự thay đởi Lựa chọn phương pháp truyền đạt tiên tiến dựa sở các nghiên cứu tiến hành Đồng thời, cần xem xét lại các phương pháp vốn nghiên cứu và ứng dụng để có thể thu kết quả tốt với phương pháp mới Nhận thức thay đởi có thể xảy bởi người Do vậy, cần lưu ý đến tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm người lãnh đạo các cá nhân có liên quan tới quá trình thay đổi Nắm bắt các trở ngại quá trình thực thi sự thay đổi và tìm biện pháp giải quyết nhằm tháo gỡ các khó khăn 10 Cần chuẩn bị kỹ các cơng việc cần thiết để có thể thực hiện thành cơng sự thay đổi Lưu ý hầu hết các sự thay đổi thường bắt đầu khó khăn và thất bại tạm thời Rồi sau đó, thành cơng mới dần dần xuất hiện 11 Tạo điều kiện để lãnh đạo và các cá nhân khác nắm bắt một “sự hiểu biết thông tuệ” (intellectual understanding) Mặc dù vấn đề đánh giá các kết quả đạt là quan trọng, đừng quên nắm vững các kiến thức về chức và ý nghĩa bản phương pháp thực thi 12 Tìm các “cách thức chuyển đổi linh động” và cá nhân thành công việc thực thi sự thay đổi - người quan tâm đến việc tạo thay đổi đáng kể thực tế 13 Phải có mợt chiến lược lâu dài, nhận thức để thực hiện sự thay đởi cần phải nhiều thời gian Không nên đốt cháy giai đoạn Yếu tố quản lý quá trình thay đổi thành công Quản lý thay đởi thành cơng có nhiều khả xảy nếu có điều sau đây:  Xác định mục tiêu có thể đo lường các bên liên quan và tạo một trường hợp kinh doanh cho thành tích họ (cần cập nhật liên tục)  Theo dõi các giả định, rủi ro, sự phụ thuộc, chi phí, lợi tức đầu tư, lợi ích và các vấn đề văn hóa  Trùn thơng hiệu quả để thông báo cho nhiều bên liên quan về lý thay đởi (tại sao?), Lợi ích việc thực hiện thành cơng (những gì có cho chúng tơi và bạn) chi tiết về thay đổi (khi nào? Ở đâu? chi phí là bao nhiêu?)  Đưa một chương trình giáo dục, đào tạo và / nâng cấp kỹ cho tổ chức  Giải quyết sự chống đối từ các nhân viên các công ty và xếp chúng theo hướng chiến lược tổng thể tổ chức  Cung cấp tư vấn cá nhân (nếu cần) để giảm bớt lo ngại nào liên quan đến thay đổi  Giám sát việc thực hiện và tinh chỉnh và yêu cầu Tình huống : Từ câu chuyện chuyển đổi mô hình kinh doanh thành cơng Wal - Mart Thị trường ngày cạnh tranh gay gắt khốc liệt, việc xác định lại thay đổi mô hình kinh doanh phù hợp câu hỏi mà doanh nghiệp cần phải tìm câu trả lời Wal-Mart, chuỗi bán lẻ giá rẻ hàng đầu thế giới, là một công ty tư nhân thành cơng nước Mỹ Có nhiều ́u tớ dẫn đến thành cơng này, có việc gần Hãng sử dụng cấu trúc mô hình Alexander Osterwalder (nhà nghiên cứu về mô hình kinh doanh, doanh nhân, diễn giả) dựa thành phần chính: Phân khúc khách hàng; Đề xuất giá trị; Kênh phân phới; Quan hệ khách hàng; Dòng doanh thu; Các nguồn lực then chốt; Các hoạt động then chốt; Các đối tác then chớt; Cấu trúc chi phí - Áp dụng mô hình Osterwalder, đề xuất giá trị Wal-Mart dựa giải pháp cho khách hàng là giá rẻ ngày Wal-Mart bán hàng tiện nghi với nhiều chủng loại mà là nơi dừng chân mua sắm mợt lần, nơi khách hàng có thể mua từ kim, sợi đến hàng công nghiệp Với đề xuất giá trị này, khách hàng tiết kiệm thời gian và tiền bạc - Wal-Mart xây dựng hệ thống bán hàng trực tiếp Hãng thường xuyên trao đổi với khách hàng qua các phương tiện trùn thơng chi phí thấp, đặc biệt là tận dụng triệt để mạng internet - Wal-Mart thiết lập quan hệ khách hàng dựa sở tự phục vụ và tự đợng hóa song song với việc kết hợp các sản phẩm cần thiết gần Wal-Mart phân loại khách hàng thành nhóm chính: người có thu thập thấp thích hàng hiệu, người mua sắm giàu có thích giá rẻ và người thích giá rẻ khơng thể mua nhiều - Wal-Mart tập trung vào hoạt động then chớt: Mua hàng hóa, phân phới và kiểm soát chi phí - Nguồn lực then chớt Hãng bao gồm kho bãi và hậu cần, người Văn hóa cơng ty đề cao việc nhân viên cải thiện bản thân, kỷ luật và lòng trung thành - Hãng xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng, xem họ là một thành phần chuỗi giá trị và tận dụng lợi thế mua nhiều với giá thấp - Dòng doanh thu Wal-Mart tạo chủ yếu từ bán lẻ Ngoài ra, doanh thu đến từ thương hiệu dán nhãn Wal-Mart - Cấu trúc chi phí Wal-Mart tập trung vào việc giảm thiểu chi phí và tiết kiệm dựa quy mơ lớn; áp dụng công nghệ thông tin Wal-Mart nổi tiếng với phương pháp chủn chi phí hoạt đợng sang phía nhà cung ứng - Thành cơng Wal-Mart là nhờ Hãng áp dụng triệt để mô hình kinh doanh này vào hoạt động cửa hàng bán lẻ Tuy vậy, với mơ hình Wal-Mart thất bại phải rút khỏi Hàn Quốc Việc vận dụng thay đổi mơ hình kinh doanh cần thiết doanh nghiệp hàng đầu Wal-Mart muốn thành cơng Từ việc phân tích mơ hình kinh doanh Wal-Mart có thể thấy, nếu lựa chọn cấu trúc mô hình kinh doanh theo Osterwalder, doanh nghiệp cần phân tích thành phần mơ hình đới chiếu với điểm mạnh, điểm ́u mình Sau phân tích kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể qút định về việc thay đởi mô hình kinh doanh Bất kỳ thay đổi nhỏ mô hình kinh doanh kèm theo nhiều rủi ro mà doanh nghiệp cần phải tiên liệu quá trình quản trị Có mợt đáp sớ chung là dường để có mơ hình kinh doanh thành công, doanh nghiệp trải nghiệm và thất bại Như để hạn chế rủi ro quá trình thay đổi mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần phải có quy trình quản trị sự thay đởi và quản trị rủi ro Câu hỏi : Nếu bạn là nhà quản trị bạn áp dụng mô hình quản lý sự thay đổi nào vào doanh nghiệp bạn? Có trường hợp nào áp dụng mơ hình quản lý sự thay đổi và thực hiện đầy đủ các yếu tố quản lý quá trình thay đổi thành công mà gặp thất bại việc thay đổi không? ... cần phân tích thành phần mơ hình đới chiếu với điểm mạnh, điểm yếu mình Sau phân tích kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể quyết định về việc thay đổi mô hình kinh doanh Bất kỳ thay. .. mình III.Quản lý sự thay đổi Khái niệm về sự thay đổi “ Thay đổi là thay cái này cái khác, hay là sự đổi khác, trở nên khác trước hay đơn giản thay đổi là “làm cho... thời gian diễn sự thay đổi Bước 6: Đánh giá Phân tích: Các nhà quản lý khơng có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và phân tích cả các quy trình diễn sự thay đởi, mà phải