báo cáo thực tập giữa khóa tại CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN vận tải THẾ GIỚI mới

MỤC LỤC Trong trình học tập rèn luyện Viện Kinh Tế Kinh Doanh Quốc Tế - Trường Đại gọc Ngoại Thương, em có hội học tập, tiếp thu trang bị cho thân lý thuyết kinh tế kiến thức chuyên ngành vấn đề thương mại quốc tế thông qua giảng thầy cô kiến thức Giao dịch, Logistic, Bảo hiểm,… với số vấn đề tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất,… Tuy nhiên, hầu hết phần kiến thức em tiếp thu lý thuyết từ giảng tài liệu giáo trình Vì vậy, Trường Viện tạo điều kiện cho em tiếp xúc thực tế thông qua trình thực tập khố kỳ hè để bỡ ngỡ sau trường Kỳ thực tập khoá thực đặc biệt cần thiết quan trọng sinh viên năm thứ chúng em, qua em kiểm nghiệm phần kiến thức học, từ kết hợp lý thuyết học để áp dụng, phát huy với tình huống, nghiệp vụ thực tế diễn doanh nghiệp Khoảng thời gian thực tập tuần Công ty TNHH Giao nhận vận tải Thế Giới Mới, giúp đỡ tận tình chị Giám đốc nghiệp vụ - anh Hồ Hữu Phúc anh chị khác công ty đơn vị liên kết, hướng dẫn giảng viên TS Nguyễn Quang Minh, em có điều kiện nắm bắt tổng qt chung tình hình hoạt động cơng ty hoàn thành báo cáo thực tập Tuy nhiên, hạn chế kiến thức nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót trình bày báo cáo đánh giá em bài, em mong nhận giúp đỡ nhận xét từ thầy CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Thông tin cơng ty - Tên tiếng Việt: CƠNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI THẾ GIỚI MỚI Tên tiếng Anh: NEW WORLD LOGISTICS COMPANY LIMITED Tên viết tắt: NWL Trụ sở chính: số 83 đường Bờ Sơng, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, - Thành phố Hà Nội Trụ sở giao dịch: Số 98A, phố Xã Đàn 2, phường Nam Đồng, quận Đống Đa, - Thành phố Hà Nội Mã số thuế: 0104254087 Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0104254087 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp (đăng ký lần đầu ngày 16/11/2009, đăng ký thay đổi - lần thứ ngày 25/11/2016) VPĐD Hải Phòng: Phòng 112, Tòa nhà Dầu khí, Số 441 đường Đà Nẵng, - quận Ngơ Quyền, TP Hải Phòng VPĐD TP Hồ Chí Minh: Số 195 đường Nguyễn Văn Hưởng, Quận 2, TP - HCM Người đại diện: Ông Hồ Hữu Phúc Điện thoại: 024 3223 2460 Email: info@newworldvn.com Chức vụ: Giám đốc Fax: 024 3223 2460 1.2 Cơ cấu tổ chức Giám Đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế tốn Phòng giao nhận VPĐD Hải Phòng VPĐD Đà Nẵng VPĐD TPHCM 1.3 Nhân lực - Tổng nhân sự: 50 người Trụ sở Hà Nội: 35 người Văn phòng đại diện Hải Phòng: 05 người Văn phòng đại diện TP Hồ Chí Minh: 05 người Văn phòng đại diện Đà Nẵng: 05 người 1.4 Lĩnh vực hoạt động 1.4.1 Vận tải đường hàng không Hàng hóa nhạy cảm hay hàng trị giá cao ln ln áp lực thời hạn giao hàng tất bên tham gia Vì vậy, NWL cung cấp dịch vụ vận tải hàng không trọn vẹn đáp ứng yêu cầu đặc biệt khách hàng Dịch vụ vận tải hàng không cung ứng nhiều lựa chọn vận tải cho khách hàng, gồm: - Vận tải hàng khơng hàng hóa xuất nhập Ðóng gói bao bì hàng hố Giao nhận hàng từ nơi nhận đến nơi giao cuối - Thủ tục thông quan Kho bãi phân phối hàng hố 1.4.2 Vận tải đường biển Vận chuyển hàng hóa nhập khách hàng từ tất địa điểm giới Việt Nam đưa hàng hóa xuất quý khách đến điểm giới đường biển, NWL có hệ thống đại lý Quốc tế có uy tín khắp tồn cầu đảm bảo thuận lợi cho việc giao hàng, làm thủ tục hải quan, lưu kho bãi vận chuyển hàng hóa quý khách khắp nơi thời gian, nhanh thuận tiện nhất; Phòng hàng FCL đóng vai trò quan trọng việc phát triển Công ty, hàng tháng Chúng vận chuyển 5000 TEU khắp nơi Thế giới Đồng thời Chúng thiết lập mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài tốt đẹp với hầu hết hãng tàu chẳng hạn như: MAERSK, OOCL, NYK, Hanjin, Hyundai, HPL, K'line, COSCO, MISC, WHL, KMTC, Heung-A, MOL, YML Thị trường chúng tơi Châu Âu, Úc, Mỹ, hầu ASIAN, Nhận Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Hongkong Đội ngũ nhân viên NWL chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, đào tạo trang bị đầy đủ kỹ mang đến cho khách hàng Chúng dịch vụ chuyên nghiệp hiệu Hàng hóa quý khách vận chuyển từ nơi nhận đến nơi giao cách an tồn nhanh chóng với giá loại hình vận chuyển hợp lý nhất; Chúng sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thắc mắc quý khách hàng lúc nơi, Quý Khách hàng liên lạc với chúng tơi để giải đáp tư vấn kịp thời * Các sản phẩm dịch vụ vận tải đường biển chủ yếu: Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất nhập đường biển từ Việt Nam nơi giới ngược lại (hàng nguyên container FCL hàng lẻ LCL) Chất lượng dịch vụ bảo đảm tuyến thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm có uy tín Giá cạnh tranh thời gian chuyển tải nhanh nhất, gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải Cung cấp dịch vụ hàng nhập từ nơi giới Việt Nam (đặc biệt từ thị trường Trung Quốc) Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL) với giá cạnh tranh Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services) Các dịch vụ hỗ trợ (ADD-SERVICES) 1.4.3 Vận tải đường Vận tải đường phần tách rời khỏi dây chuyền cung ứng dịch vụ giao nhận kho vận khác NWL cung ứng dịch vụ vận tải theo lịch trình, hàng gom thuê nguyên chuyến Dịch vụ vận tải đường bao gồm: - Bốc xếp đặt hàng Giao nhận vận tải hàng trọn gói Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời hàng đặc biệt Vận chuyển hàng đồ dùng gia đình tài sản cá nhân Vận chuyển hàng cảnh Vận chuyển hàng tạm nhập-tái xuất tạm xuất-tái nhập Lưu kho phân phối hàng hoá 1.4.4 Dịch vụ hải quan NWL nhận làm chứng từ, khai báo hải quan (bao gồm: hàng tàu, hàng nguyên container, hàng lẻ, hàng rời với tất loại hình: kinh doanh, đầu tư, đầu tư nộp thuế, tạm nhập - tái xuất, gia công, sxxk, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan…v.v) Ngồi ra, cơng ty chúng tơi tập trung vào dịch vụ hải quan hàng Gia công (từ khâu lập hợp đồng gia công, lập danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu, lập danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu, lập hồ sơ tờ khai nhập khẩu, lập định mức, lập hồ sơ tờ khai xuất khẩu, lập hồ sơ khoản hợp đồng gia công thực khai báo liệu điện tử đến quan hải quan) Không có dịch vụ hải quan hàng nguyên liệu sản xuất xuất khẩu, thủ tục xuất nhập trọn gói cho doanh nghiệp sản xuất thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất mạnh * NWL cung ứng dịch vụ thông quan sau: Xác định giá hàng hóa Phân loại hàng hóa Tính thuế áp mã thuế phù hợp Thủ tục hàng hóa xuất nhập Thủ tục hàng hóa xuất nhập tạm thời Thủ tục giao nhận Cảng Bảo lưu chứng từ - Tư vấn 1.4.5 Dịch vụ kho bãi Cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hố xuất nhập thơng qua kho ngoại quan: Thực dịch vụ khai báo hải quan xuất nhập kho ngoại quan; giao nhận; vận chuyển; bốc dỡ hàng hoá; quản lý lượng hàng tồn kho; đóng gói bao bì… Cung ứng dịch vụ lưu kho hàng bách hoá; xếp dỡ hàng hố; quản lý sản lượng hàng, đóng gói bao bì; phân loại xếp hàng hố theo chủng loại Thực dịch vụ lưu giữ container rỗng cho hãng tàu, nâng/hạ container rỗng, vệ sinh container theo yêu cầu hãng tàu/khách hàng Quản lý sản lượng xuất nhập tồn báo cáo thời gian số lượng container lưu bãi theo quy định hãng tàu 1.4.6 Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm NWL cung cấp dịch vụ vận tải hàng triển lãm trọn gói đến từ hội chợ thương mại triển lãm quốc tế Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm hội trợ bao gồm: - Ðặt kế hoạch chuẩn bị Vận tải nội địa - Thu gom hàng - Thủ tục thông quan Thu xếp vận tải hàng không đường biển Chuyển tiếp hàng hóa tới triển lãm Bốc xếp hàng triển lãm Các dịch vụ trợ giúp gian hàng Thu xếp lưu kho hàng hóa Tái xuất hàng chuyển tiếp hàng hóa 1.4.7 Vận chuyển hàng, đồ dùng gia đình tài sản cá nhân Bạn chuẩn bị chuyển tài sản cá nhân đến địa điểm mới, cần phải đóng gói nào? vận chuyển đường cho hợp lý? Các vấn đề liên quan đến giá cả, an ninh, bảo hiểm, hải quan, nhiều câu hỏi khác đặt NWL giúp bạn tìm giải pháp cho vấn đề NWL, trách nhiệm cao, dịch chuyển an toàn tài sản bạn đến nơi cho dù bạn đâu NWL đáp ứng mong muốn bạn nơi bạn đến Dịch vụ vận chuyển hàng đồ dùng gia đình cá nhân bao gồm: - Kiểm tra miễn phí Tư vấn đóng gói hàng hố Lập kế hoạch đóng gói vận chuyển Ðóng gói hàng hố - Chuẩn bị chứng từ Kho bãi vận tải Thủ tục thông quan Vận tải hàng không đường biển - Bảo hiểm 1.4.8 Đại lý vận tải hàng cơng trình NWL cung cấp dịch vụ liên quan đến tổ chức giao nhận vận chuyển hàng cơng trình, từ khâu đặt kế hoạch đến thực hiện, cho dù bạn có nhu cầu dịch chuyển thiết bị siêu trường siêu trọng hay nhà máy từ điểm nhận hàng đến công trường xây dựng Dịch vụ vận tải hàng cơng trình bao gồm: - Tư vấn vận tải Nghiên cứu khả thi Kiểm tra tuyến đường Tính giá trọn gói Chi tiết thực Giám sát trình vận chuyển bốc xếp Mơi giới vận tải hàng khơng đường biển Gom hàng, đóng gói đóng hàng Bảo hiểm vận tải Vận tải hàng siêu trường siêu trọng Vận chuyển xà lan Vận chuyển rơ moóc Phương tiện bốc xếp đặc chủng 1.5 Quá trình hình thành phát triển Được thành lập vào năm 2009 với số lượng nhân viên ban đầu có người Sau 08 năm hoạt động số lượng nhân viên công ty lên đến 26 người hệ thống văn phòng đại điện có khu vực: Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh Đà Nẵng Ngành nghề kinh doanh chính: Giao nhận vận tải hàng hóa đường bộ, đường biển, đường hàng không, thủ tục hải quan Nắm bắt xu phát triển, NWL liên doanh với số đơn vị hãng tàu, đơn vị vận tải khác để mở rộng kinh doanh, liên kết với đại lý vận tải nước để tạo nên mạng lưới vận tải rộng khắp giới Hiện nay, doanh thu chất lượng dịch vụ NWL không ngừng tăng lên, đồng thời tạo uy tín với khách hàng tên tuổi công ty ngày nhiều đối tác, khách hàng biết đến 1.6 Mục tiêu Không ngừng cải tiến, cải thiện chất lượng dịch vụ, hệ thống đại lý, mối quan hệ với đơn vị liên quan: cảng, hải quan, kho bãi, hãng tàu… Duy trì ổn định cơng ăn việc làm cho CBCNV Tiếp tục củng cố giữ quan hệ bền vững với khách hàng truyền thống, khơng ngừng tìm kiếm khách hàng vận chuyển hàng hóa khác Áp dụng sách khốn tiền lương chế độ khen thưởng thích hợp người lao động, nhằm nâng cao khả sử dụng tối đa công suất phương tiện có Cơng ty Khai thác triệt để công suất vận chuyển nguồn nhân lực Công ty để hoàn thành kế hoạch đề CHƯƠNG NHẬT KÍ THỰC TẬP Ngày 1/7/2019 (8h – 12h) Ngày 5/7/2019 (8h – 12h) Gặp mặt toàn thành viên công ty, giới thiệu thân nguyện vọng cá nhân nhu cầu giúp đỡ trình thực tập với anh chị, bạn bè làm Nhận vị trí làm việc, anh Phúc giao cho số tài liệu đọc tham khảo Đọc tài liệu liên quan đến Kiến thức Logistics, kiến thức liên quan đến Xuất nhập Được hướng dẫn công đoạn ngành logistics: Vận chuyển nội địa – khai quan cảng – vận chuyển biển/ hàng không – khai quan cảng đến – lưu kho (bãi) – Vận chuyển nội địa Được hướng dẫn sử dụng công cụ làm việc máy tính, viết mail, check cước biển, local charges từ đại lí, hãng tàu Tan làm sau tiếng Ngày em cảm thấy công việc tương đối vừa phải, chủ yếu ôn lại kiến thức học, làm quen bạn học số kiến thức Anh Phúc kiểm tra lại kiến thức đọc buổi hôm trước, cụ thể điều kiện Incoterms hay sử dụng, cảng biển Thế giới, loại container cho lại hàng 10 Ngày 8/7/2019 (13h30 – 17h30) Ngày 10/7/2019 (8h – 12h) hóa, phí Local charges, cước biển, phụ phí Học cách gọi điện thoại khai thác thông tin từ phận Xuất Nhập Khẩu công ty, cách giao tiếp cách chào giá vận tải cho phù hợp thu hút khách hàng Học cách báo giá + Tiếp cận nhu cầu khách hàng: xem khách hàng có nhu cầu Nhập hay Xuất hàng hóa, đối tượng khách hàng hướng đến khách hàng xuất theo điều kiện CIF khách hàng nhập theo điều kiện EXW, FOB + Kiểm tra cước biển từ đại lí từ hãng tàu, làm báo giá phù hợp với nhu cầu khách phù hợp với lợi nhuận công ty Bắt đầu tập gọi sale cho khách hàng học Được tiếp cận với khách hàng với nhu cầu khác nhau, số khách hàng hợp tác việc trao đổi thơng tin có thiện chí hợp tác, số khách hàng lại từ chối trao đổi với lí bận có forwarder rồi, chưa có ý định thay đổi Tự làm báo giá với góp ý người phụ trách Học cách viết mail theo form công ty thực gửi mail cho khách hàng Viết báo cáo cơng việc vào cuối buổi Vì cơng ty điện nên anh Phúc cho vài bạn công ty lên sân bay Nội Bài tham quan Chi cục Hải quan cửa sân bay quốc tế Nội Bài, số kho sân bay, qua tích lũy số kiến thức: Cách hàng hóa thông quan xuống khỏi sân bay Các luồng hải quan: Luồng xanh miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; Luồng vàng kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; Luồng đỏ kiểm tra chi tiết hồ sơ kiểm tra thực tế hàng hóa Quy trình thủ tục hải quan hàng hóa gồm có bước: + Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm sơ bộ, đăng kí tờ khai, định hình thức, mức độ kiểm tra + Bước 2: Nhập thông tin từ bước vào máy tính, tự động xử lí đưa Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra + Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa + Bước 4: Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” trả tờ khai cho người khai hải quan + Bước 5: Phúc tập hồ sơ Thăm quan số kho sân bay nội bài: NTCS (Noi Bai 11 Cargo Terminal Service JSC), ACSV (Air Cargo Services of Vietnam), ALS (Aviation Logistics Corporation) + Được quan sát cách hàng hóa vận chuyển xếp vào kho + Cách kho hoạt động, thiết kế,… + Các thiết bị bảo quản, nâng hạ hàng hóa Ngày 12/7/2019 (13h30 – 17h30) Viết báo cáo gửi cho anh Phúc Tiếp tục công việc gọi điện tiếp cận khách hàng, gửi báo giá nhận dược phản hồi tốt Khách hàng hẹn gặp để bàn bạc cho lô hàng tới công ty Cụ thể: + Tên khách hàng: Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư thương mại Hợp Thành + Thông tin lô hàng: Ớt thiên, vài chục tấn, xuất sang Busan Hàn Quốc, đường biển, Container lạnh, điều kiện CFR + Địa điểm gặp khách hàng: 10h30 ngày 13/7/2019 30 phố Phúc Minh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội 12 Ngày 17/7/2019 (8h – 12h) + Yêu cầu khách hàng: Báo giá cước biển cho cont 40 lạnh, local charges, phí hun trùng, báo giá chi tiết phí vận tai nội địa Lai Châu – Hà Nội, gặp mặt để trao đổi thêm giá lô hàng + Khách hàng phản hồi tương đối tốt, tháng 10 có hàng liên hệ lại để trao đổi Tiếp tục gọi điện cho khách hàng để tiếp cận Học việc làm chứng từ Cụ thể Quy trình xử lí lơ hàng nhập thơng thường: + Check giá: Tiếp nhận yêu cầu check giá từ sales, gồm: POL, POD, Volume, Commodity (nếu có) => gửi mail có agent POL để check ( cc mail cho quản lí sales để nắm thơng tin) + Chỉ định book tàu sau sales khách hàng thỏa thuận xong: Yêu cầu Consignee gửi thơng tin Shipper để gửi cho Agent POL liên hệ, đồng thời gửi thông tin Agent cho Consignee để Consignee gửi cho Shipper để Shipper liên hệ với Agent để book tàu Gửi maill cho Agent (CC cho quản lí sales để theo dõi) định Agent liên hệ với Shipper để book tàu, đồng thời u cầu Agent thơng báo tình hình hàng hóa lịch tàu phù hợp với lơ hàng Căn thơng tin từ Agent, sau tạo mail gửi cho consignee (CC cho quản lí sales) để consignee biết tình hình hàng hóa lịch tàu phù hợp ( hỏi sales trước để tránh trường hợp có sai khác lịch tàu sales thỏa thuận với khách hàng trước đó) Tiếp nhận xác nhận lịch tàu từ khách hàng gửi mail xác nhận với Agent để lấy booking từ Carrier gửi cho Shipper, đồng thời yêu cầu xin DEM + DET mức tối đa + Tạo file để theo dõi lô hàng: Trước ngày tàu dự kiến 01 ngày, yêu cầu agent gửi draft HBL MBL để check thông tin NW MBL Nhận HBL từ agent gửi cho c/nee để c/nee check sửa đổi có Gửi mail xác nhận cho agent yêu cầu sửa đổi có Nhập liệu vào data để theo dõi tạo hồ sơ manifest mạng hải quan Sau ngày tàu 01 ngày, yêu cầu agent làm telex MBL (chậm ngày tàu MBL phải telex) Nhận thông báo hàng đến (A/N) từ carrier làm thơng báo hàng đến (A/N) gửi cho consignee biết 13 (CC cho phận kế tốn để lên debit, hóa đơn tốn LCC POD), đồng thời hồn thiện tiếp manifest cho thời hạn giấy báo hàng đến (tránh bị phạt) Tiếp theo yêu cầu agent gửi chứng từ đầy đủ, gồm HBL, MBL Debit note; yêu cầu agent xác nhận lại HBL loại gì? Original hay telex để D/O (UQ) cho quy định pháp luật Căn thỏa thuận sale với k/h để phát hành D/O hay UQ gửi cho Với lô hàng NW làm khâu thơng quan D/O (UQ) phải gửi cho phận trường ngày với ngày nhận A/N Với lô làm khâu vận chuyển nội địa yêu cầu bên vận chuyển chịu tiền cược cont, đồng thời giao kết với bên vận chuyển phải chụp hình ảnh cont bãi nhận cont, chụp ảnh sau dỡ hàng xong Nếu chụp ảnh khác thời điểm NW khơng chịu trách nhiệm xảy việc hỏng cont Ngày 19/7/2019 (8h – 12h) Học việc làm chứng từ Cụ thể Quy trình xử lí lơ hàng xuất thơng thường: - Sale nhận yêu cầu báo giá Khách hàng (shipper), sale tự check giá lịch tàu với hãng tàu, sau sale thỏa thuận với k/h xong, sale cung cấp thông tin lô hàng (gồm: POL, POD, sailing, Volume, Commodity ) cho cus cus lấy booking từ hãng tàu cách: gửi mail trực tiếp qua online - Cus nhận Booking từ hãng tàu gửi lại qua mail cho k/h, đồng thời note với Khách time cut off, VGM - Căn bkg, trước time cut off, cus gửi mail nhắc Khách lại việc gửi VGM SI để gửi cho Carrier phát hành MBL New World phát hành HBL (Trước ngày tàu chạy ngày, yêu cầu khách hàng gửi đầy đủ thông tin cần thiết để lập draft HBL Làm HBL xong gửi cho khách hàng kiểm tra, khách hàng yêu cầu thay đổi chi tiết bill khách với chi tiết họ cung cấp khách hàng phải sửa tờ bill, gửi lại cho để làm chứng thay đổi khách hàng yêu cầu) - Nhận MBL từ Carrier kiểm tra, sửa đổi có xác nhận, đồng thời hỏi carrier thời hạn sửa bill (tránh phí sửa bill hạn) - New World phát hành HBL xong gửi cho khách hàng 14 để check, sửa đổi có yêu cầu khách hàng xác nhận, đồng thời note với khách hàng thời hạn sửa bill (tránh phí sửa bill hạn) - Sau nhận draft MBL từ carrier phát hành HBL gửi cho agent POD để agent check xác nhận gồm MBL, HBL - Khi New World xác nhận final MBL với carrier CC mail cho phận kế toán để làm thủ tục toán cho carrier - Sau khách hàng xác nhận final HBL với NW CC mail cho phận kế tốn để lên hóa đơn cho khách hàng - Tạo file để lưu trữ gửi cho phận kế tốn Ngày 22/7/2019 (13h30 – 17h30) Học quy trình làm chứng từ nhân viên chứng từ: Bước 1: Mở file: - Nhận pre-alert từ đại lý nước ngoài, in chứng từ ra, mở file (ghi sổ file màu vàng, kẹp hết chứng từ vào tờ bìa màu vàng, điền thơng tin cần thiết ngồi bìa file) Nếu dự đốn lơ hàng chưa tháng chưa cho số file, để chung với file pending Lưu chứng từ đại lý gửi vào folder dùng chung share mạng LAN công ty - Kiểm tra đối chiếu MBL/MAWB HBL(s)/HAWB(s) chi tiết có khớp khơng (POL, POD, container/seal, shipping mark, description of goods, G.W., measurement) - Nếu có khác biệt MBL/MAWB HBL(s)/HAWB(s) viết mail báo cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra xem chi tiết MBL/MAWB hay HBL(s)/HAWB(s) chỉnh sửa bill để nộp manifest Lưu ý place of delivery khác HBL & MBL, NWL phụ trách chuyển hàng từ place of delivery MBL đến place of delivery HBL Bước 2: Gửi attach list cho carrier, manifest cho hải quan: (chỉ áp dụng cho hàng sea ) Manifest danh sách lô hàng kèm thông tin tương ứng chủ hàng, số bill, số kiện, khối lượng, trọng lượng… Hãng tàu phải nộp manifest cho hải quan trước tàu cập cảng Forwarder mở container consol phải nộp manifest cho hải quan trước đưa hàng vào kho Attatched list tờ đính kèm bill hãng tàu manifest mà hãng tàu phải trình hải quan trước tàu cập cảng Attached list phải thể tên người nhận hàng cuối Nếu consignee HBL công ty forwarder phải u cầu forwarder gửi attatch list để biết người nhận 15 hàng thực a) Gửi attach list: - Cách 1: tạo attach list phần mềm (phải nhập file ‘info’, ‘D/O information’ trước, thơng tin thiếu terminal dỡ hàng… nhập sau) Cách 2: HBL coi attach list Chỉ cần ghi thêm ‘to: import; fr:…/NWL; attached for MBL # ’ - Fax attach list cho hãng tàu co-loader trước ngày tàu đến 1-2 ngày Sau fax xong gọi điện kiểm tra xem hãng tàu nhận chưa - Đánh dấu bìa file nhận attach list từ co-loader, gửi attach list cho carrier b) Manifest cho hải quan: (có thể làm sau bước 3) - Đối với hàng nhập consol box phải nộp cơng văn xin đưa hàng vào kho CFS kèm danh sách khách hàng, manifest chi tiết - Công văn đưa hàng vào kho làm theo mẫu - Danh sách khách hàng: tên co-loader, thể tên người nhận hàng cuối - Manifest chi tiết: in từ phần mềm (phải nhập xong file info D/O info thi có manifest phần mềm, cách nhập D/O xem phần 3) kèm attach list co-loader gửi sang phần 2.a Bước 3: Phát hành D/O, gửi giấy báo hàng đến: - Hàng sea: + Trước ngày tàu đến hãng tàu co-loader gửi giấy báo hàng đến (arrival notice), không nhận phải gọi điện kiểm tra Trên A/N mà hãng tàu hay co-loader gửi thường có thông báo số cước local charges phải nộp Kiểm tra xem tiền cước collect có khớp với pre-alert đại lý không + Đánh dấu nhận A/N bìa file + Ngày tàu đến giao A/N cho operation import dept lấy D/O carrier Trên A/N phải đóng dấu tên cơng ty, MST + Khi nhận D/O hãng tàu, đánh dấu collect D/O bìa file - Hàng sea, nhập đầy đủ D/O information chương trình SMS IMPORT Lưu ý: + Terminal, vessel, ETA: vào giấy báo hàng đến carrier + Số container: phải tuyệt đối xác Hàng FCL vào MBL, hàng LCL vào A/N carrier Nếu có 16 nhiều số container ghi phần số container ‘as per attachment’, làm thêm attachment ghi số cont/seal excel hay word + Các chi tiết khác D/O vào HBL Nếu ‘description of goods’ HBL dài, ghi tắt thành ‘as per bill’ không cần nhập đầy đủ description HBL - Hàng air, nhập đầy đủ thông tin Delivery order record AIR IMPORT - Gửi A/N chương trình cho khách hàng (nên dùng email hay winfax) trước ngày tàu đến 1-2 ngày Trên A/N thơng báo số tiền khách hàng phải đóng Kiểm tra xác số tiền Nếu sai dẫn đến kế tốn thu thiếu người làm chứng từ chịu trách nhiệm - Đánh dấu gửi A/N bìa file + Tracking mạng số MAWB (vào trang web airline tương ứng) để theo dõi hàng đến chưa Đối với hàng TP.HCM, hàng đến, kiểm tra lại với TCS cần xem HAWB tách xong chưa, giao cho operation import dept lấy chứng từ hộp thư TCS Bước 4: Giao chứng từ cho khách hàng: a) Hàng sea: - Chuẩn bị D/O giao cho khách hàng gồm: Đối với khách hàng trực tiếp: + D/O NWL + D/O carrier (nếu gốc phải đóng dấu vng đại lý, ký tên) + Copy HBL, copy MBL có đóng dấu ‘NWL as agent only’ Nếu HBL có ký hậu ngân hàng shipper phải photo mặt + Photo tờ lệnh để khách hàng ký nhận Đối với forwarder: + D/O NWL + D/O carrier (nếu khơng phải gốc phải đóng dấu vng đại lý, ký tên) + Chỉ cung cấp copy HBL & MBL có đóng dấu vng đại lý khách hàng yêu cầu + Photo tờ lệnh để khách hàng ký nhận - Giao chứng từ: + Thu hồi giấy giới thiệu (nếu khách hàng có bill gốc k cần giấy giới thiệu) + Thu hồi HBL gốc HBL seaway bill hay surrendered bill Lưu ý: cnee HBL ‘to order’ 17 HBL gốc phải có ký hậu shipper, ‘to order of < a bank>’ HBL gốc phải có ký hậu ngân hàng, ‘to order of ’ HBL gốc phải có ký hậu cơng ty người đến nhận hàng công ty khác + Nhờ kế tốn phát hành hóa đơn theo số tiền A/N + Yêu cầu khách hàng ký nhận tờ lệnh photo b) Hàng air: - Chuẩn bị D/O giao cho khách hàng gồm: + giấy ủy quyền NWL + HAWB invoice packing list gửi kèm hồ sơ có, copy MAWB có đóng dấu ‘NWL CORP as agent only’ + Photo tờ giấy ủy quyền để khách hàng ký nhận - Giao chứng từ (tiếp tân làm): + Thu hồi giấy giới thiệu + Lưu ý cnee HAWB ‘to order of < a bank>’ phải thu hồi HAWB gốc có ký hậu ngân hàng giao giấy ủy quyền + Nhờ kế toán phát hành hóa đơn theo số tiền A/N + Yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ giấy ủy quyền photo (Note: Doc chuẩn bị sẵn chứng từ gửi tiếp tân giao cho khách Đến cuối ngày kiểm tra lô hàng giao lệnh note lên file, lơ chưa hơm sau nhắc khách hàng cần) #B5- Đóng file: - Nhập freight costing vào phần mềm Kiểm tra khoản chi khoản thu chưa, sau in profit/loss statement - Lưu hồ sơ hoàn tất theo thứ tự sau: + Profit / loss statement + Các chứng từ liên quan đến toán (invoice đại lý, customer profile, hóa đơn hãng tàu…) để để kế toán dễ kiểm tra + D/O hay giấy ủy quyền có ký nhận consignee + Giấy báo hàng đến + Bills + Invoice packing list lơ hàng có + Manifest + Giấy giới thiệu - Đánh dấu giao D/O bìa file 18 Ngày 26/7/2019 (8h – 12h) - Ngày 29/7/2019 (13h30 – 17h30) - - Ngày 3/8/2019 (8h – 12h) - Tiếp tục công việc Sales tiếp cận khách hàng qua điện thoại, email, zalo Họp team sale đánh giá kết làm việc, anh Phúc chỉnh sửa nhận xét cách thực công việc Được người phụ trách đưa phương hướng, cải thiện chất lượng công việc cho Team Được tham gia kí hợp đồng vận tải anh Phúc với công ty Nhất Sang (buôn bán, nhập loại bóng đèn trang trí) Được nghe cách đàm phán điều khoản Hợp Đồng liên quan đến giá phương thức toán Tổng hợp kết thực tập Xin dấu xác nhận thực tập CHƯƠNG CẢM NHẬN, ĐÁNH GIÁ VỀ ĐỢT THỰC TẬP Qua đợt thực tập vừa rồi, em học hỏi thêm nhiều điều New World Logistics mang đến cho em nhiều giá trị kiến thức, kỹ thái độ làm việc Thứ nhất, em học hỏi thêm nhiều ngành Logistics nói chung, cơng việc nhân viên kinh doanh Logistics nhân viên chứng từ nói riêng, qua em có kiến thưc ngành để sẵn sàng cho cơng việc thật tương lai Thứ hai, em tiếp xúc với người có chuyện mơn trình độ ngành, học hỏi làm việc cách ứng xử môi trường công việc Thứ ba, em tự rèn luyện thân kĩ mềm, kĩ văn phòng cách quản lí thời gian cá nhân 19 CHƯƠNG KIẾN NGHỊ VỚI GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN, VIỆN KT&KDQT, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 4.1 Kiến nghị với giảng viên hướng dẫn Qua buổi gặp mặt đầu tập giảng viên hướng dẫn sinh viên, em biết hiểu thêm tập khóa cách thức thực tập, đơn vị thực tập, nội dung báo cáo… Tuy nhiên, em mong muốn có thêm buổi hưỡng dẫn, trao đổi thêm trình thực tập hướng dẫn cụ thể, sửa đổi bổ sung báo cáo thực tập chúng em 4.2 Kiến nghị với viện Kinh tế kinh doanh quốc tế Em nhận thấy môn học Viện Kinh tế kinh doanh quốc tế em học hữu ích áp dụng vào thực tế, nhiên mức độ áp dụng chưa cao Các mơn học cần có cập nhật với thực tế công việc làm Em đề xuất chương trình học Viện kinh tế kinh doanh quốc tế môn Logistics cần mở rộng thêm nhiều kiến thức, Viện xây dựng thêm học phần môn học Logistics vận chuyển nội địa 4.3 Kiến nghị với trường Đại học Ngoại thương Em mong muốn trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập nhiều để sinh viên có hội học hỏi trải nghiệm cơng việc nhiều hơn: đợt thực tập khóa kéo dài tuần, thực tế, công ty thường yêu cầu thực tập sinh thực tập tối thiểu tháng bao gồm thời gian thích nghi, làm quen với mơi trường thời gian training LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Ngoại Thương, Viện Kinh tế kinh doanh quốc tế tạo điều kiện liên hệ đơn vị thực tập giúp em Đồng thời em xin 20 cảm ơn Công ty TNHH giao nhận vận tải Thế Giới Mới giúp đỡ em để em có kỳ thựa tập hiệu Cuối cùng, em xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn – TS Nguyễn Quang Minh hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! 21 ... nghiệp vụ thực tế diễn doanh nghiệp Khoảng thời gian thực tập tuần Công ty TNHH Giao nhận vận tải Thế Giới Mới, giúp đỡ tận tình chị Giám đốc nghiệp vụ - anh Hồ Hữu Phúc anh chị khác công ty đơn... nhận xét từ thầy CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Thông tin công ty - Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI THẾ GIỚI MỚI Tên tiếng Anh: NEW WORLD LOGISTICS COMPANY LIMITED... quốc tế tạo điều kiện liên hệ đơn vị thực tập giúp em Đồng thời em xin 20 cảm ơn Công ty TNHH giao nhận vận tải Thế Giới Mới giúp đỡ em để em có kỳ thựa tập hiệu Cuối cùng, em xin cảm ơn giảng