Phân tích thiết kế phần mềm HiStaff phân hệ Quản lý Hồ Sơ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân

Công ty Cổ phần Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân TVC được thành lập năm2004, kế thừa năng lực công nghệ và tài chính của Công ty Cổ phần Công nghệTinh Vân với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm

LỜI CẢM ƠN

Trải qua 4 năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Thương Mại, được sựchỉ bảo và giảng dạy tận tình của các thầy cô, đặc biệt là thầy cô khoa Hệ thốngthông tin kinh tế và Thương mại điện tử đã truyền đạt cho em những kiến thứckhông chỉ về lý thuyết mà còn là những bài học thực tế trong quãng thời gian tạitrường Trong thời gian thực tập, làm việc tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanhnghiệp Tinh Vân em đã có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế,đồng thời học hỏi, tích lũy cho bản thân được nhiều kinh nghiệm trong công việc.Cùng với sự nỗ lực của bản thân, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Để hoàn thành khóa luận này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy Th.SNguyễn Quang Trung – Giảng viên Hệ thống Thông tin Kinh tế và Thương Mạiđiện tử đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốtnghiệp

Em chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế vàThương mại điện tử, Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thứctrong suốt bốn năm học tập Kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ

là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để emgiúp em trong quá trình làm việc

Em chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các anh/chị Phòng Triển khai Công ty

Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân đã tạo điều kiện thuận lợi để emthực tập, tìm hiểu và được làm việc tại công ty

Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp cao quý Kính chúc Ban Giám đốc, anh, chị trong Tinhvan Consulting luôndồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15/04/2017Sinh viên thực hiệnĐoàn Thị Khánh Linh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG I: 1

TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của việc nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.6 Kết cấu khóa luận 5

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU……… 6

2.1 Cơ sở lý luận 6

2.1.1 Các khái niệm cơ bản 6

2.1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin bằng UML .10

2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại TVC 16

2.2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân 16

2.2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại doanh nghiệp 19

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại TVC 23

CHƯƠNG III: ĐỊNH HƯỚNG PHÁP TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM HISTAFF PHÂN HỆ HỒ SƠ TẠI TVC……… 26

3.1 Định hướng của doanh nghiệp và xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nguồn nhân lực ở Việt Nam và trên thế giới 26

3.2 Giải pháp phân tích thiết kế phần mềm HiStaff phân hệ hồ sơ tại TVC 28

3.2.1 Quy trình quản lý nhân sự trên hệ thống 28

3.2.2 Yêu cầu chức năng 28

3.2.3 Yêu cầu phi chức năng 29

3.2.4 Biểu đồ UseCase 30

3.2.5 Biểu đồ lớp 32

3.2.6 Biểu đồ trạng thái 33

3.2.7 Biểu đồ tuần tự 34

3.2.8 Biểu đồ hoạt động 37

3.2.9 Biểu đồ triển khai 38

3.2.10 Thiết kế cơ sở dữ liệu 38

3.2.11.Bảng dữ liệu 39

KẾT LUẬN 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

1. Hình 2.1 Mô hình HTTT Quản lý nhân sự tổng quát 15

2 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 17

3 Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý nhân sự tại TVC 22

4 Sơ đồ 3.1 Quy trình quản lý nhân sự trên hệ thống 28

5 Bảng 2.1 Danh sách CBNV điền phiếu điều tra và trả lời

9 Biểu đồ 3.2 Biểu đồ phân rã UseCase Quản lý danh mục 30

10 Biểu đồ 3.3 Biểu đồ phân ra UseCase Thiết lập hồ sơ 31

11 Biểu đồ 3.4 Biểu đồ phân ra UseCase Quản lý nghiệp vụ 31

13 Biểu đồ 3.6 Biểu đồ trạng thái nhân viên 33

14 Biểu đồ 3.7 Biểu đồ trạng thái hợp đồng 33

15 Biểu đồ 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới danh mục

31 Bảng 3.11 Khen thưởng 47

Công ty Cổ phần Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân (TVC) được thành lập năm

2004, kế thừa năng lực công nghệ và tài chính của Công ty Cổ phần Công nghệTinh Vân với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm –đơn vị đi đầu trong việc định hướng phát triển các sản phẩm và dịch vụ công nghệthông tin (CNTT) tại thị trường Việt Nam, với sản phẩm kinh doanh chính là phầnmềm quản lý nguồn nhân lực HiStaff, TVC luôn đánh giá cao vị trí và vai trò củayếu tố con người đối với sự thành công không chỉ của TVC mà đối với bất kỳ mộtdoanh nghiệp nào

Là một doanh nghiệp có nhu cầu về nhân sự cao vì vậy, để có thể quản lý,kiểm soát và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinhdoanh, thì ngoài việc có một hệ thống chính sách tuyển dụng, đãi ngộ, đánh giánăng lực tốt nhân viên tốt thì cần phải có sự quản lý chặt chẽ về cơ cấu tổ chức, cácthông tin về hồ sơ nhân viên Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý

nhân sự tại TVC em đã chọn đề tài “Phân tích thiết kế phần mềm HiStaff phân hệ Quản lý Hồ Sơ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân”

nhằm đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin nhân sự củaCông ty

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Hệ thống thông tin (HTTT) quản lý nguồn nhân lực không còn là một vấn đềmới mẻ đối với lĩnh vực HTTT và quản lý nhân sự Trên thế giới và Việt Nam, đã

có rất nhiều công trình nghiên cứu và ứng dụng về HTTT quản lý nguồn nhân lực

 Trên thế giới.

Managing Information Systems Personnel - Kathryn M Bartol and David C.

Martin, trình bày tổng quan về vấn đề quản lý nguồn nhân lực áp dụng hệ thốngthông tin, đồng thời đưa ra định hướng tổng quát để xây dựng một hệ thống quản lýnhân lực toàn diện

System Analysis And Design Methods- Jeffrey L.Whitten, Lonnie D.Bentley, Kevin C.Ditttman; Management Information System của tác giả James A.O’Brien

và George M.Marakas là những công trình nghiên cứu về HTTT quản lý, tập trungnghiên cứu về phương pháp phân tích và thiết kế một hệ thống cho doanh nghiệp

The Design and Implementation of Human Resource Management Website –

Soumya R Lingareddy là đề tài nghiên cứu về cách thiết kế và triển khai websitequản lý nguồn nhân lực theo mô hình 3 lớp

 Tại Việt Nam

Việc nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhâncũng đã được trình bày với một số đề tài như:

Vấn đề tin học hóa quản lý nhân lực trong các doanh nghiệp quốc doanh trên địa bàn Hà Nội giai đoạn 2003-2005 là đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ Trong

nghiên cứu này các tác giả đã trình bày quy trình chung xây dựng Hệ thống thôngtin quản lý nhân lực cho các doanh nghiệp quốc doanh trên địa bàn Hà Nội

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho tòa soạn báo Vĩnh Phúc - tác giả Hoàng Sơn đưa ra được giải pháp phân tích và thiết kế hệ thống quản

lý các thông tin nhân viên, lương, hợp đồng, quản lý chấm công…

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự Xí nghiệp cầu 18- Cienco - khóa

luận tốt nghiệp, sinh viên thực hiện Vũ Thị Vân K48S3 Khoa Hệ thống thông tinkinh tế đưa ra giải pháp phân tích thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại Xí nghiệp cầu 18 – Cienco với các chức năng quản lý nhân viên, Quản lý hợpđồng lao động, Quản lý khen thưởng kỷ luật, Quản lý lương, Tra cứu và báo cáo.Tuy nhiên, khóa luận đề xuất triển khai cơ sở dữ liệu (CSDL) trên nền hệ quản trị

cơ sở dữ liệu Access, không phù hợp với công ty có quy mô nhân sự lớn

Những công trình nghiên cứu, ấn phẩm, khóa luận trên cho thấy phần mềmquản lý nguồn nhân lực không chỉ có ý nghĩa đối với cứu lý thuyết và còn được áp

dụng vào thực tế và có ý nghĩa sử dụng, quản lý cho người dùng Tuy nhiên, cáchthức xử lý, các yêu cầu về chức năng, giao diện của mỗi đề tài nghiên cứu, khóaluận đề khác nhau vì nó phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, triển khai của mỗi doanhnghiệp, tổ chức Xuất phát từ nhu cầu thực tế và đặc thù quy trình quản lý nhân sựcủa TVC, em đã nghiên cứu và phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguồn nhân lựcHiStaff phân hệ Quản lý Hồ sơ áp dụng riêng cho công ty Như vậy, với đề tàinghiên cứu của mình, phần mềm được phân tích và thiết kế không trùng lặp với các

đề tài nghiên cứu trước đó

1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống kiến thức lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin như: cácphương pháp luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, các phương pháp tiếp cậntrong phân tích và thiết kế hệ thống, phân tích và thiết kế hệ thống bằng UML

- Hệ thống kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, hệ thống quản lýnhân sự nói chung và thực trạng quản lý nhân sự tại TVC nói riêng

- Trên cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại TVC từ đó đưa ra giảipháp, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống nhân sự phù hợp và ứng dụng vào thực

tế quản lý của doanh nghiệp trên cơ sở bản core phần mềm quản lý nguồn nhân lựcHiStaff phiên bản web

 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự, các quy trình quản lý nhân sự tại TVC

để tổng hợp, thống kê, phân tích từ đó đưa ra được các đánh giá và các giải phápphù hợp với thực trạng

- Dựa trên tài liệu đặc tả yêu cầu hệ thống xây dựng giải pháp và tài liệu phântích và thiết kế phần mềm quản lý nguồn nhân lực HiStaff phân hệ Quản lý hồ sơnhân viên

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:

- Giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff

- Quy trình quản lý nhân sự tại TVC

nghiệp, trong đề tài chỉ tập trung nghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ra trongdoanh nghiệp liên quan tới quản lý nhân sự trong thời gian từ năm 2014 đến 2016.

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với mục tiêu cuối cùng đưa ra được giải pháp phân tích

và thiết kế được phần mềm quản lý nguồn nhân lực HiStaff phân hệ Quản lý Hồ sơ

Để thực hiện được mục tiêu đó, đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp quan sát: Thông qua việc quan sát thực tế hoạt động nhân sựtại công ty, xây dựng được quy trình quản lý nhân sự, các công việc mà phần mềm

sẽ phải thực hiện và các yêu cầu, nguyện vọng mà phần mềm sẽ đáp ứng được từphía người dùng Từ đó sản phẩm xây dựng ra sẽ có những chức năng gần gũi vớingười sử dụng và và phù hợp thực tế tại công ty

- Phương pháp điều tra khảo sát: phương pháp giúp thu thập số liệu bằngbảng câu hỏi, với đối tượng điều tra là cán bộ nhân viên (CBNV), cán bộ hànhchính nhân sự (CB HCNS), Ban Giám đốc (BGĐ) trong công ty nhằm mục đích tìmhiểu rõ hơn quy trình quản lý nhân sự, các thông tin cần phải lưu trữ trên phầnmềm, hoạt động nào trong khâu quản lý nhân sự được xử lý thủ công, hoạt động nào

sẽ được thực hiện trên phần mềm Từ kết quả này, đưa ra được những phân tích,thiết kế, giao diện người dùng phù hợp và thân thiện

- Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng để thu thập các thông tin về môitrường, các chính sách và định hướng để hoàn thiện công tác quản lý nhân sự tạiTVC Trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty, em đã thực hiện một sốphỏng vấn trực tiếp với các nhân viên trong phòng Triển khai, là những anh/ chị cókinh nghiệm triển khai phần mềm HiStaff cho các công ty khác để có những giảipháp thiết kế phù hợp

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sau khi tiến hành các quan sát, điều tra,phỏng vấn, với kiến thức đã được học và những yêu cầu thực tế, em đã đi tìm hiểucác tài liệu lý thuyết liên quan về cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, phân tích vàthiết kế hướng đối tượng, các lý thuyết về phát triển hệ thống hướng đối tượng vớiUML, tài liệu dự án để từ đó tìm ra cách thức, công nghệ để có thể thực hiện đượccác yêu cầu chức năng của phần mềm

- Phương pháp xử lý số liệu: phần mềm Excel nhằm xử lý kết quả điều tra,khảo sát

- Phương pháp phân tích và thiết kế: phầm mềm được phân tích và thiết kếdựa trên phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng sử dụng ngônngữ UML.

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt,danh mục tài liệu tham khảo, kết luận, phụ lục, khóa luận được chia làm 3 chương:Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của vấn đề nghiên cứu

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp phân tích và thiết kếphần mềm HiStaff phân hệ Hồ sơ

CHƯƠNG II:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung

Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm vàcác hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phânphối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổchức

Hệ thống thông tin là phương tiện để trao đổi thông tin với môi trường bênngoài và là cầu nối để liên lạc giữa các bộ phận trong một tổ chức nó bao gồm:

- Thu thập dữ liệu

- Xử lý thông tin

- Truyền thông tin

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống có một mục đích mang lại lợinhuận hoặc lợi ích nào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người

và có trao đổi thông tin Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và

có trao đổi thông tin Hệ thống thông tin quản lý được chia thành hai hệ thống con:

- Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): Gòm con người, phương tiện, Phươngpháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra

- Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương phápcho phép điều khiển hoạt động của hệ thống Hệ này chia thành hai hệ con:

 Hệ quyết định: đưa ra các quyết định

 Hệ xử lý thông tin: xử lý các thông tin

Một hệ thống thông tin quản lý phải hỗ trợ cho các nhà quản lý để họ có thểđưa ra những sách lược, chiến lược trong việc chỉ đạo

2.1.1.1 Chu trình phát triển hệ thống

Vòng đời hệ thống (chu kỳ sống của phần mềm) là thời kỳ tính từ khi phầnmềm được sinh ra cho đến khi chết đi bao gồm: hình thành đáp ứng yêu cầu, vậnhành, bảo dưỡng, loại bỏ

Chu trình phát triển hệ thống: là sự tiếp nối các thời kỳ trong phát triển hệthống Nó được phân chia thành các pha chính: phân tích, thiết kế, chế tạo, kiểmthử, bảo trì

Một số mô hình phát triển hệ thống bao gồm:

- Mô hình thác nước: quá trình phát triển phần mềm được chia thành dãy cácpha liên tiếp từ phân tích yêu cầu, phân tích, thiết kế hệ thống, lập trình dến kiểmthử và triển khai hệ thống Pha sau chỉ được bắt đầu khi pha trước đã hoàn thành

Mô hình này được thiết lập theo hướng tiếp cận hướng chức năng và phù hợp chonhững dự án nhỏ, ít phức tạp

- Mô hình xoắn ốc: quá trình phát triển được chia thành nhiều thời kì, mỗithời kì được bắt đầu bằng việc phân tích, rồi tạo nguyên mẫu, các công đoạn để cảitạo, duyệt lại và cứ thế tiếp tục cho tới khi đạt được mục đích

- Mô hình bản mẫu nhanh: phát triển càng nhanh càng tốt một hệ thống rồicải tiến hệ thống đó cho tới khi đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng

2.1.1.2 Các phương pháp tiếp cận trong phân tích và thiết kế hệ thống

Để thực hiện được một dự án xây dựng, phát triển hệ thống thì vấn đề quantrọng đầu tiên là phải chọn được một phương pháp tiếp cận phù hợp Có hai cáchtiếp cận cơ bản để phát triển phần mềm là: cách tiếp cận hướng chức năng và cáchtiếp cận hướng đối tượng

 Hướng tiếp cận hướng chức năng

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việcxác định Cách thực hiện của phương pháp hướng chức năng là phương pháp thiết kế

từ trên xuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bàitoán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán cóthể cài đặt được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

Phương pháp tiếp cận hướng chức năng có các đặc điểm:

- Dựa vào các chức năng, nhiệm vụ là chính: khi khảo sát, phân tích một hệthống thường tập trung vào các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện, tập trung trướchết vào việc nghiên cứu các yêu cầu của bài toán để xác định các chức năng chínhcủa hệ thống Như vậy, khi đã nghiên cứu để hiểu được rõ bài toán và xác định đượccác yêu cầu của hệ thống thì các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống gần như là

không thay đổi trong suốt quá trình phát triển tiếp theo ngoại trừ khi cần phải khảosát lại bài toán

- Phân rã các chức năng và làm mịn dần theo cách thực hiện từ trên xuống:

sử dụng nguyên lý chia để trị, phân tách nhỏ các chức năng chính thành các chứcnăng đơn giản hơn theo cách từ trên xuống Quá trình này được lặp lại cho đến khithu được những chức năng con tương đối đơn giản

- Các đơn thể chức năng trao đổi với nhau bằng cách truyền tham số hoặc sửdụng dữ liệu chung: một hệ thống phần mềm bao giờ cũng phải được xem như làmột thể thống nhất, do đó các đơn thể chức năng phải có quan hệ trao đổi thông tin,

dữ liệu với nhau Trong một chương trình gồm nhiều hàm muốn trao đổi dữ liệuđược với nhau thì nhất thiết phải sử dụng dữ liệu chung hoặc liên kết với nhau bằngcách truyền tham biến trên cơ sở sử dụng các biến toàn cục Mỗi đơn thể chức năngkhông những chỉ thao tác, xử lý trên những biến cục bộ mà còn phải sử dụng cácbiến chung, thường đó là các biến toàn cục

- Tính mở và thích nghi của hệ thống bị hạn chế: hệ thống được xây dựngdựa vào chức năng là chính, mà trong thực tế chức năng, nhiệm vụ của hệ thống lạihay thay đổi Để đảm bảo cho hệ thống thực hiện được công việc theo yêu cầu, nhất

là những yêu cầu về mặt chức năng đó lại bị thay đổi là công việc tốn kém, phứctạp Ngoài ra, các bộ phận chức năng của hệ thống phải sử dụng biến toàn cục đểtrao đổi với nhau, do vậy khả năng thay đổi, mở rộng của chúng và cả hệ thống bịhạn chế

- Khả năng tái sử dụng bị hạn chế và không có cơ chế kế thừa: cách tiếp cậnhướng chức năng không hỗ trợ tính kế thừa

 Hướng tiếp cận hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệthống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đốitượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đốitượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xâydựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ vàtương tác giữa chúng

Phương pháp tiếp cận hướng đối tượng có các đặc điểm:

- Đặt trọng tâm vào dữ liệu: khi khảo sát, phân tích một hệ thống thay vì tậptrung và các chức năng, nhiệm vụ của nó việc khảo sát, phân tích tập trung vào cácthực thể hay còn gọi là đối tượng

- Xem hệ thống như là các thực thể, đối tượng: phân tách hệ thống thành cácđơn thể đơn giản hơn Quá trình này được lặp lại cho đến khi thu được những đơnthể tương đối đơn giản, dễ hiểu và thực hiện cài đặt chúng mà không làm tăng thêm

độ phức tạp khi liên kết chúng trong hệ thống

- Các lớp trao đổi với nhau bằng các thông điệp: trong mô hình đối tượng,khái niệm lớp là cấu trúc, một bản mẫu mô tả hợp nhất các thuộc tính, hay dữ liệuthành phần thể hiện các đặc tính riêng của từng đối tượng, các phương thức, hayhàm thành phần thao tác trên các dữ liệu riêng, là các giao diện trao đổi với các đốitượng khác để xác định hành vi, mối quan hệ của chúng trong hệ thống hướng đốitượng Khi có yêu cầu dữ liệu để thực hiện một nhiệm vụ nào đó, một đối tượng sẽgửi một thông điệp cho đối tượng khác

- Tính mở và thích nghi của hệ thống cao hơn: hệ thống được xây dựng dựavào các lớp đối tượng nên khi có yêu cầu thay đổi thì chỉ thay đổi những lớp đốitượng có liên quan hoặc bổ sung thêm một số lớp đối tượng mới (có thể kế thừa từnhững lớp có trước) để thực thi những nhiệm vụ mới mà hệ thống cần thực hiện

- Hỗ trợ sử dụng lại và có cơ chế kế thừa: Các lớp đối tượng được tổ chứctheo cơ chế đóng gói và che giấu thông tin, điều này làm tăng thêm hiệu quả của kếthừa và độ tin cậy của hệ thống

Vòng đời phát triển phần mềm hướng đối tượng cũng có các pha tương tự nhưcác vòng đời phát triển phần mềm nói chung Các pha cơ bản đặc trưng trong phát triểnphần mềm hướng đối tượng bao gồm:

Phân tích hướng đối tượng: xây dựng một mô hình chính xác các để mô tả hệthống cần xây dựng là gì Thành phần của mô hình này là các đối tượng gắn với hệthống thực

- Thiết kế hướng đối tượng: Là giai đoạn tổ chức chương trình thành các tậphợp đối tượng cộng tác, mỗi đối tượng trong đó là thực thể của một lớp Kết quả củapha thiết kế cho biết hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào qua các bản thiết kếkiến trúc và thiết kế chi tiết

- Lập trình và tích hợp: thực hiện bản thiết kế hướng đối tượng bằng cách sửdụng các ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (C++, Java )

 Pha phân tích:

Xây dựng biểu đồ use case: dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiếnhành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại cácchức năng của hệ thống Đi kèm với mỗi use case là kịch bản mô tả hoạt động của hệthống trong mỗi use case cụ thể.

Xây dựng biểu đồ lớp: xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một sốphương thức và mối quan hệ cơ bản tong sơ đồ lớp

Xây dựng biểu đồ trạng thái: mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái tronghoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

 Pha thiết kế:

Xây dựng các biểu đồ tương tác (gồm biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tảchi tiết hoạt động của các use case dựa trên các kịch bản đã có và các lớp đã xác địnhtrong pha phân tích

Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sungcác lớp còn thiết, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồtương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp

Xây dựng biểu đồ hoạt động: mô tả hoạt động của các phương thức phức tạptrong mỗi lớp hoặc các hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp Biểu đồ hoạt động là cơ

sở để cài đặt phương thức trong các lớp

Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phầnmềm theo các thành phần đó

Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị cầnthiết để triển khai hệ thống, các giao dịch và dịch vụ hỗ trợ

2.1.2.Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin bằng UML 2.1.2.1 Khái quát về ngôn ngữ mô hình hóa UML và các khái niệm cơ bản

Ngôn ngữ UML (Unified Modeling Language) là một loại ký pháp mô hình hóahướng đối tượng UML được sử dụng để hiển thị, đặc tả, tổ chức, xây dựng và làm tàiliệu của quá trình phát triển phần mềm hướng đối tượng, đặc biệt là phân tích, thiết kếdưới dạng các báo cáo, biểu đồ, bản mẫu… UML là ngôn ngữ mô hình hóa độc lập vớicác công nghệ phát triển phần mềm

Mục đích chính của UML là mô hình được các hệ thống và sử dụng được tất cảcác khái niệm hướng đối tượng một các thống nhất Cho phép đặc tả, hỗ trợ để đặc tảtrực quan mối quan hệ giữa các thực thể cơ bản trong hệ thống, đồng thời mô tả được

mọi trạng thái hoạt động của hệ thống đối tượng Tận dụng được khả năng sử dụng lại

và kế thừa ở phạm vi diện rộng để xây dựng được những hệ thống phức tạp

 Mô hình

Mô hình là một trạng trừu tượng hóa của một hệ thống thực hay nói cách khác làmột hình ảnh (một biểu diễn) của một hệ thống thực Mô hình nhằm nắm bắt được cáckhía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễntheo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó Một mô hình được diễn tả:

- Ở một mức độ trừ tượng hóa nào đó

- Theo một quan điểm (hay một góc nhìn) nào đó

- Bởi một hình thức diễn tả hiểu được (văn bản, bảng, đồ thi ) nào đó

- Việc dùng mô hình để nhận thức và diễn là một hệ thống được gọi là môhình hóa

 Đối tượng (object)

Đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể khái niệm hoặc một thựcthể phần mềm Có thể định nghĩa một đối tượng là một khái niệm, sự trừu tượng hoặcmột vật với giới hạn rõ ràng và có ý nghĩa với một ứng dụng cụ thể

Có những đối tượng là những thực thể có trong thế giới thực như người, sự vật cụthể, hoặc là những khái niệm như một công thức, hay khái niệm trừu tượng có một

số đối tượng được bổ sung vào hệ thống với lí do phục vụ cho việc cài đặt và không cótrong thực tế

 Lớp (class)

Lớp là một mô tả của một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi vàcác mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là mộtđịnh nghĩa trừ tượng của đối tượng

Cũng như đối tượng, lớp có thể là những nhóm thực thể trong thế giới thực, cũng

có những lớp là khái niệm trừu tượng và có những lớp được đưa vào trong thiết kế đểphục vụ cho cài đặt hệ thống

2.1.2.2 Các góc nhìn trong UML

Một góc nhìn trong UML là một tập con các biểu đồ UML được xây dựng đểbiểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống

- Góc nhìn ca sử dụng: là góc nhìn từ ngoài vào hệ thống Đó là cách nhìncủa các người dùng cuối, các người phân tích, người kiểm định Nó không phản ánh

tổ chức bên trong của phần mềm, mà chỉ làm rõ các chức năng lớn mà hệ thống phải

đáp ứng cho người dùng Với UML thì sắc thái tĩnh của góc nhìn này được biểudiễn trong các biểu đồ ca sử dụng, còn sắc thái động được biểu diễn trong các biểu

đồ tương tác, trạng thái, biểu đồ hoạt động

- Góc nhìn logic (thiết kế): là góc nhìn bên ngoài vào hệ thống, cho thấy cácnhiệm vụ của hệ thống được thiết kế ra sao (thành các lớp, các giao diện, các hợptác) Đó là cách nhìn của những người thiết kế hệ thống Với UML, thì sắc thái tĩnhcủa góc nhìn này được thể hiện trong các biểu đồ lớp, các biểu đồ đối tượng Cònsắc thái động thể hiện trong các biểu đồ tương tác, biểu đồ máy trạng thái, các biểu

đồ hoạt động

- Góc nhìn quá trình: phản ánh các lộ trình điều khiển, các quá trình thựchiện, cho thấy sự hoạt động song hành hay đồng bộ của hệ thống Với UML thì gócnhìn này được thể hiện cùng với các biểu đồ như góc nhìn thiết kê,s nhưng tập trungchú ý vào các lớp chủ động, là các lớp biểu diễn cho các lộ trình điều khiển và quátrình thực hiện

- Góc nhìn thực thi (góc nhìn thành phần): là góc nhìn đối với dạng phát hànhcủa phần mềm (hệ thống vật lý) bao gồm các thành phần và tệp tương đối độc lập,

có thể được lắp ráp theo nhiều cách để tạo ra hệ thống chạy được Với UML, sắcthái tĩnh của góc nhìn này được thể hiện bởi các biểu đồ thành phần Còn sắc tháiđộng của góc nhìn này được thể hiện bởi các biểu đồ tương tác, các biểu đồ máytrạng thái, các biểu đồ hoạt động

- Góc nhìn triển khai: là góc nhìn mô tả sự phân bổ tài nguyên và nhiệm vụtrong hệ thống Nó chỉ rõ sự phân bố, sự lắp đặt các phần của hệ thống vật lý trêncác đơn vị phần cứng Với UML thì sắc thái tĩnh của các góc nhìn này thể hiện quacác biểu đồ bố trí Còn sắc thái động của góc nhìn này thể hiện qua các biểu đồtương tác, các biểu đồ máy trạng thái, các biểu đồ hoạt động

Đối với mỗi người quan tâm tới hệ thống như người dùng cuối, người phân tích,thiết kế, người quản lý dự án thường chỉ tập trung chú ý tới một phương diện nào đócủa hệ thống Tuy nhiên, năm góc nhìn trên phải có sự tương hợp lẫn nhau

2.1.2.3 Các biểu đồ UML

Thành phần chính trong UML là các biểu đồ:

- Biểu đồ Use Case biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống Từ tập yêu cầucủa hệ thống, biểu đồ use case sẽ phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏamãn các yêu cầu của người dùng hệ thống đó Đi kèm với biểu đồ use case là cáckịch bản

- Biểu đồ lớp chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thóng, các thuộc tính vàphương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó.

Giữa các lớp có những mối quan hệ cơ bản như sau:

 Quan hệ kết hợp: một kết hợp là một sự nối kết giữa các lớp, cũng có nghĩa là

sự nối nối kết giữa các đối tượng của các lớp này Trong UML, một quan hệ được ấnđịnh nhằm mô tả một tập hợp các liên kết, một liên quan về ngữ nghĩa giữa một nhómcác đối tượng được biểu diễn bởi các lớp tương ứng

 Khái quát hóa: là mối quan hệ giữa một lớp có các đặc trưng mang tính kháiquát cao hơn và một lớp có tính chất đặc biệt hơn Trong sẽ đồ lớp, mối quan hẹ kháiquan hóa chính là sự kế thừa của một lớp từ một lớp khác

 Quan hệ cộng hợp: là dạng quan hệ mô tả một lớp A là một phần của lớp B vàlớp A có thể tồn tại độc lập

 Quan hệ gộp: biểu diễn một quan hệ kiểu tổng thể - bộ phận Lớp A có quan hệgộp với lớp B nếu lớp A là một phần của lớp B và sự tồn tại của lớp B điều khiển sựtồn tại của lớp A

 Quan hệ phụ thuộc: biểu diễn mối quan hệ giữa hai lớp đối tượng: một lớp đốitượng A có tính chất độc lập và một lớp đối tượng B phụ thuộc vào A; một sự thay đổicủa A sẽ ảnh hưởng đến lớp phụ thuộc B

 Quan hệ thực thi: biểu diễn mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các thành phần trongbiểu đồ lớp, trong đồ một thành phần mô tả một công việc dạng hợp đồng và thànhphần còn lại thực hiện hợp đồng đó Thông thường lớp thực hiện hợp đồng có thể làcác giao diện

- Biểu đồ trạng thái tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đốitượng của lớp đó có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó

- Các biểu đồ tương tác biểu diễn mối liên hệ giữa những đối tượng trong hệthống và giữa cá đối tượng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại biểu đồ tương tác:

 Biểu đồ tuần tự: Biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đốitượng và tác nhân theo thứ tự thời gian

 Biểu đồ cộng tác: Biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đốitượng và tác nhân nhưng nhấn mạnh đến vai trò của các đối tượng trong tương tác

- Biểu đồ hoạt động biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp cáchoạt động, thường được sử dụng để biểu diễn các phương thức phức tạp của cáclớp.

- Biểu đồ thành phần định nghĩa các thành phần của hệ thống và mối liên hệgiữa các thành phần đó

- Biểu đồ triển khai mô tả hệ thống sẽ được triển khai nhưu thế nào, thànhphần nào được cài đặt ở dâu, các liên kết vật lý hoặc giao thức truyền thông nàođược sử dụng

2.1.2.4 Tổng quan về quản lý nhân sự

Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanhnghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triểndoanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức vàdoanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiềukhía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển Các

kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huyhết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức Quản trịnhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong tổ chức ở tầm vi mô vớimục tiêu cơ bản:

- Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nângcao tính hiệu quả của tổ chức

- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện tối đa chonhân viên được phát huy tối đa các năng lực của cá nhân, được kích thích, độngviên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyểndụng, quản lý nhân viên, chấm công, tính lương, và nghỉ việc của nhân viên trongdoanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhânviên của doanh nghiệp

Hình 2.1 Mô hình HTTT Quản lý nhân sự tổng quát

- Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hếthạn, quản lý thử việc

- Quản lý chấm công: Quản lý nghỉ phép, quản lý vào ra công ty, quản lýnhật ký làm việc, quản lý đăng ký lịch làm việc, tích hợp máy chấm công

- Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theosản phẩm

- Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp

- Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản

- Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đánh giá học viên và giáo viên

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhân sự để xâydựng lên các hệ thống quản lý nhân lực giúp hoàn thiện các quy trình của doanhnghiệp, tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực tham gia vào quá trình này, góp phần nângcao năng suất, hiệu quả hoạt động, góp phần tạo ra dòng thông tin xuyên suốt trongdoanh nghiệp

2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại TVC

2.2.1.Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân

2.2.1.1 Giới thiệu về công ty

 Sơ lược về công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân

Tên viết tắt: TVC

Tên giao dịch tiếng anh: Tinhvan Consulting

Địa chỉ: Tầng 8, Khách sạn Thể thao, Làng Sinh viên Hacinco, Thanh Xuân,

Hà Nội

Điện thoại: 04.3557.7436

Email: consulting@tinhvan.com

Website: http://histaff.vn/, http://tinhvan.vn/

Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân là đơn vị thành viêntrực thuộc Công ty Cổ phần Công nghệ Tinh Vân (Tinhvan Group) Là đối tác củanhiều Tập đoàn CNTT hàng đầu trên thế giới, Tinhvan Consulting hiện là một trongnhững công ty tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực Tư vấn các ứng dụng CNTTtrong Quản trị Doanh nghiệp – Các giải pháp Quản trị Doanh nghiệp tổng thể(ERP), Quản lý tổng thể nguồn Nhân lực (HRM) và các giải pháp đặc thù cho cácngành kinh doanh

Sản phẩm chính của Tinhvan Consulting là Giải pháp Quản lý Tổng thể

quản lý tổng thể nguồn nhân lực dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn Giải pháp

đã được kiểm nghiệm qua sự lựa chọn và triển khai thành công tại các công ty đaquốc gia, tập đoàn thương mại và sản xuất, các đơn vị hành chính sự nghiệp trêntoàn quốc Tích lũy từ kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp hàng đầu tạiViệt Nam, HiStaff liên tục phát triển và hoàn thiện nhằm mục đích cung cấp chokhách hàng một công cụ hiệu quả và thiết thực trong quản lý nhân sự, tiền lương, cókhả năng tích hợp toàn diện với các hệ thống ERP cao cấp

 Các lĩnh vực hoạt động

- Tư vấn chiến lược và ứng dụng CNTT

- Cung cấp bản quyền, tư vấn và triển khai Giải pháp quản lý tổng thể nguồnNhân lực (HRM)

- Tư vấn và triển khai Giải pháp Quản trị Doanh nghiệp tổng thể (ERP)

- Tư vấn xây dựng và phát triển các giải pháp quản lý đặc thù cho doanhnghiệp

- Cung cấp dịch vụ kiểm soát dữ liệu quan trọng (Master Data Management)

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

 Chức năng, thành phần các bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm HiStaff

- Tư vấn nghiệp vụ cho khách hàng và các bộ phận có liênquan khi được yêu cầu

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc yêu cầu

- Xây dựng, triển khai và đảm bảo các hoạt động về mạng,bảo mật, hệ thống thông tin

- Giám sát, đảm bảo nội quy của nhân viên

- Lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động truyền thông,xây dựng hình ảnh, thương hiệu TVC

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc yêu cầu

2.2.2.Thực trạng quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

 Chính sách nhân sự

Là một doanh nghiệp với sản phẩm kinh doanh chủ đạo là phần mềm quản lýnhân sự, TVC luôn xem nguồn lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định

sự thành bại của trong họat động của chính mình và các doanh nghiệp khác Chính

vì thế, chính sách nhân sự được BGĐ xây dựng với một tập thể đoàn kết, hòa đồng,giúp đỡ nhau trong công tác Doanh nghiệp luôn tạo ra một môi trường làm việcthoải mải nhất cho các nhân viên

Nguyên tắc tuyển chọn nhân sự là luôn chọn những ứng cử viên phù hợp dựatrên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực và kinh nghiệm công việc Tạo ra sựcông bằng và hợp lý cho tất cả các nhân viên

 Nguồn nhân lực

Năm 2016, TVC có hơn 100 nhân viên trong đó các nhân viên đều có trình độcao, đáp ứng được các yêu cầu quản lý, điều hành, kinh doanh, sản xuất, hỗ trợ kinhdoanh của công ty Trong đó:

Số lượng cán bộ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực CNTT:

- Cán bộ, nhân viên phần cứng là hơn 01 người

TVC luôn mang đến cho mỗi nhân viên của công ty các điều kiện để phát triểnkhả năng của bản thân thông qua các chương trình đào tạo, các khóa huấn luyện nội

bộ và bên ngoài

 Kết quả khảo sát phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại TVC

Trong thời gian thực tập và làm việc tại công ty, để phục vụ việc làm đề tài,

em đã phát phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp các một số các bộ quản lý, CBHCNS, CBNV của công ty kết hợp với việc quan sát, tự tìm hiểu Từ đó thu đượcnhững kết quả cần thiết về nhu cầu và tầm quan trọng của một phần mềm quản lýnhân sự đối với công ty Cụ thể:

- Số lượng phiếu phát ra: 10 phiếu

- Số phiếu thu về: 10 phiếu

Danh sách cán bộ nhân viên điền phiếu điều tra và trả lời phỏng vấn như sau:

Bảng 2.1 Danh sách CBNV điền phiếu điều tra và trả lời phỏng vấn

STT Họ và tên Chức vụ

3 Đào Mạnh Hòa Trưởng PU01 Bộ phân Triển Khai

4 Lê Thị Linh Chi Thư ký Ban Điều hành

5 Nguyễn Duy Hùng Nhân viên hệ thống

6 Đặng Thị Phương Anh Chuyên viên phân tích nghiệp vụ

7 Nguyễn Văn Huy Lập trình viên

8 Bùi Thị Xuân Thu Nhân viên Chăm sóc khách hàng

9 Trần Lệ Xuân Chuyên viên phân tích nghiệp vụ

10 Trần Nhật Hoàng Lập trình viên

Kết quả điều tra qua tổng hợp, phân tích số lượng nhân viên, nguồn lực tàichính, công nghệ cho thấy sự cần thiết việc triển khai phần mềm quản lý nhân lực,khả năng thành công của việc triển khai dự án Cụ thể với các câu hỏi như:

 Đánh giá tầm quan trọng của phần mềm quản lý nguồn nhân lực đối với hoạt động quản lý nhân sự của công ty.

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ đánh giá tầm quan trọng của phần mềm

Theo kết quả điều tra có 5/10 CBNV đánh giá việc có một phần mềm quản lýnguồn nhân lực là rất quan trọng, 4/5 CBNV đánh giá quan trọng, chỉ 1/5 CBNVcho rằng phần mềm là không quan trọng CBNV tham gia phỏng vấn đều là nhữngngười làm công tác HCNS, triển khai phần mềm quản lý nhân lực cho các doanhnghiệp khác, từ đó, có thể thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sựphục vụ cho hoạt động của TVC là cần thiết

 Các phân hệ của Giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff nên được triển khai ở TVC

Biểu đồ 2.2 Đánh giá các phân hệ của HiStaff nên được triển khai

Qua kết quả điều tra cho thấy, các phân hệ cần thiết cần được triển khai tạiTVC bao gồm: Hồ sơ (10/10 lựa chọn), Chấm công (10/10 lựa chọn), Tính lương(10/10 lựa chọn), Quản trị hệ thống (10/10 lựa chọn), Portal (10/10 lựa chọn) Cácphân hệ được ưu tiên lựa chọn tiếp theo bao gồm: Bảo hiểm (9/10 lựa chọn), Đàotạo, Đánh giá (5/10 lựa chọn), Tuyển dụng (3/10) lựa chọn, Định biên (2/10 lựachọn) Điều này cũng phù hợp với quá trình quan sát, tìm hiểu và triển khai phầnmềm bởi trong Giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff, phân hệ iProfile– Quản lý Hồ sơ nhân viên đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, đảm bảo hệ thốnghoạt động một cách chính xác dựa trên thông tin về nhân sự, từ hồ sơ nhân viên là

cơ sở để triển khai các phân hệ khác như chấm công, tính lương, bảo hiểm Để triểnkhai được Cổng thông tin nhân sự (Portal), cũng cần phải có thông tin nhân viêntrong Quản lý Hồ sơ

Biểu đồ 2.2 Đánh giá các phân hệ của HiStaff nên được triển khai

Qua kết quả điều tra cho thấy, các phân hệ cần thiết cần được triển khai tạiTVC bao gồm: Hồ sơ (10/10 lựa chọn), Chấm công (10/10 lựa chọn), Tính lương(10/10 lựa chọn), Quản trị hệ thống (10/10 lựa chọn), Portal (10/10 lựa chọn) Cácphân hệ được ưu tiên lựa chọn tiếp theo bao gồm: Bảo hiểm (9/10 lựa chọn), Đàotạo, Đánh giá (5/10 lựa chọn), Tuyển dụng (3/10) lựa chọn, Định biên (2/10 lựachọn) Điều này cũng phù hợp với quá trình quan sát, tìm hiểu và triển khai phầnmềm bởi trong Giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff, phân hệ iProfile

– Quản lý Hồ sơ nhân viên đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, đảm bảo hệ thốnghoạt động một cách chính xác dựa trên thông tin về nhân sự, từ hồ sơ nhân viên là

cơ sở để triển khai các phân hệ khác như chấm công, tính lương, bảo hiểm Để triểnkhai được Cổng thông tin nhân sự (Portal), cũng cần phải có thông tin nhân viêntrong Quản lý Hồ sơ

 Đánh giá hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin:

Trong hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin số lượng máy tính xách chiếmnhiều nhất với 60 chiếc do phục vụ mục đích lập trình, kiểm thử và đi hoạt động tạiđịa điểm của khác hàng liên tục, đáp ứng được yêu cầu dễ di chuyển và tiện lợi.Máy chủ có số lượng lớn thứ 2 với 25 chiếc với mục đích quản lý source, kháchhàng thuê server, server dùng cho mục đích kiểm thử nội bộ Máy tính để bàn chiếm

số lượng lớn thứ 3 phục vụ chủ yếu cho bộ phận văn phòng (hành chính nhân sự, kếtoán…) Số lượng máy in, máy chiếu, máy quét vân tay, máy scan phục vụ cho cácyêu cầu cần thiết của công ty

 Quy trình quản lý nhân sự tại TVC

Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý nhân sự tại TVC

Mô tả quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp:

Khi Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thì Bộ phận HCSN thông báo thôngtin tuyển dụng đến đối tượng tuyển dụng, các ứng cử viên sẽ nộp hồ sơ trực tiếphoặc qua mail, hồ sơ ứng viên được lưu lại Sau quá trình lọc hồ sơ, phỏng vấn ứngviên trúng tuyển sẽ được tuyển thành nhân viên chính thức Nhân viên sẽ hoàn thiện

hồ sơ nhân viên và nộp cho CB HCSN Mỗi nhân viên được theo dõi số ngày công;nhân viên Tài chính – Kế toán dựa vào số ngày công để tính lương cho nhân viên,rồi gửi báo cáo lương lên lãnh đạo Tiền lương của nhân viên được chuyển khoản

thông qua tài khoản ngân hàng CB HCSN gửi báo cáo tình hình nhân viên cho lãnhđạo theo quy định.

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại TVC

Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực cùng với nguồn tài liệu thu thập đượccho thấy hiện nay quy trình quản lý nhân sự tại TVC bên cạnh những ưu điểm vẫncòn tồn tại những khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện

Ưu điểm

- Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạochuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao Được đào tạo hướng dẫn sử dụng cáccông nghệ, phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình

- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kiến thức về CNTT, ham học hỏi và

dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khi công ty triển khai một ứng dụng hệthống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự), hoặc bổ sung hệ thống Điều nàylàm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự được đánh giá khá hiệu quả trong côngviệc Bên cạnh đó, Xí nghiệp còn tổ chức công tác bồi dưỡng nhân viên diễn rathường xuyên, giúp các nhân viên có khả năng thao tác thành thạo với các phầnmềm mà Xí nghiệp đang triển khai

- Trang thiết bị đầy đủ phục vụ quản lý chấm công nhân viên: máy chấmcông, cổng thông tin đăng ký nghỉ

Hạn chế

Hệ thống quản lý thông tin hiện dùng tuy có nhiều ưu điểm, thuận lợinhưng vẫn còn tồn tại những nhược điểm, bất lợi trong việc ứng dụng hệ thốngtrong công việc:

- Là một đơn vị thành viên của TinhVan Group nên TVC sử dụng hệ thốngquản lý chung cho tất cả các thành viên của Group, do đó có những chức năng cònthiếu, chưa hợp lý với quy trình

- Việc quản lý giấy tờ, hồ sơ nhân viên vẫn làm thủ công ở một số bước

- Việc tính lương vẫn thực hiện bằng bảng tính excel

- Việc quản lý khen thưởng, kỷ luật vẫn thực hiện trên giấy tờ

Từ những hạn chế trên và qua thực tế quá trình tìm hiểu, TVC cần thiết phải

cố một hệ thống quản lý nhân sự mới phù hợp, giúp giảm thiểu nhân lực, thời gian

và thao tác thủ công Hệ thống cần phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Quản lý Hồ sơ nhân viên: giúp CB HCNS quản lý thông tin cơ bản củanhân viên, thông tin quá trình công tác trước và tại công ty, quá trình khen thưởng,

kỷ luật, quá trình lương, phụ cấp, quá trình ký hợp đồng, thông tin quan hệ nhânthân và các thông tin lý lịch khác của nhân viên.

- Quản lý định biên, tuyển dụng: giúp BGĐ nắm được tình hình nhân sự củacông ty, lên kế hoạch định biên theo từng giai đoạn, nắm được thông tin ứng viên,tuyển dụng tại công ty

- Quản lý bảo hiểm: quản lý thông tin các chế độ bảo hiểm, hưởng chế độbảo hiểm, biến động bảo hiểm của CBNV trong công ty

- Quản lý chấm công: nắm được thông tin giờ làm, ca làm của nhân viên,thông tin đi muộn, về sớm, thông tin đăng ký nghỉ, có tích hợp với các máy chấmcông Tổng hợp các loại công trong tháng của CBNV

- Quản lý lương: từ dữ liệu Quản lý chấm công, hệ thống tự động tính ra tiềnlương, các khoản thưởng, phụ cấp khác của nhân viên

- Quản trị hệ thống: đảm bảo quyền truy cập, mức độ truy cập vào hệ thốngcủa CB HCSN, cán bộ quản lý và nhân viên

- Cổng thông tin nhân sự: là nơi giúp CBNV đăng ký thông tin đi muộn, vềsớm, đăng ký nghỉ Xem lại các thông tin quá trình hồ sơ nhân viên, xem thông tinbảng công, phiếu lương hàng tháng

Tuy nhiên, trên thực tế kinh nghiệm triển khai tại các doanh nghiệp lớn vàvừa cụ thể đang sử dụng HiStaff như:

- Công ty Cổ phần tập đoàn Mặt Trời (SunGroup)

- Tập đoàn Vingroup

- Pepsico

- Techcombank…

Hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp đều tiến hành triển khai phân hệ Quản lý Hồ

sơ đầu tiên vì khi dữ liệu tại phân hệ này có đầy đủ và chính xác thì mới có thể làmcăn cứ chấm công, tính lương, có số liệu cụ thể về số lượng nhân viên để đưa rađịnh biên tuyển dụng phù hợp, cổng thông tin nhân sự muốn triển khai được cũng

cần phải có hồ sơ nhân viên Do đó, em đã lựa chọn thực hiện đề tài khóa luận Phân tích thiết kế phần mềm HiStaff phân hệ Quản lý Hồ Sơ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân nhằm phân tích thiết kế, xây dựng các tài liệu cần

thiết nhằm xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tại TVC

CHƯƠNG III:

ĐỊNH HƯỚNG PHÁP TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ

THIẾT KẾ PHẦN MỀM HISTAFF PHÂN HỆ HỒ SƠ TẠI TVC

3.1 Định hướng của doanh nghiệp và xu hướng ứng dụng công nghệ

thông tin vào quản lý nguồn nhân lực ở Việt Nam và trên thế giới

 Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nguồn nhân lực ở ViệtNam và trên thế giới

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự không còn là vấn đềmới mẻ ở nước ta và trên thế giới Các giải pháp ngày càng được cải tiến, nâng caobám sát nghiệp vụ quản lý nhân sự tại mỗi doanh nghiệp Các hệ thống quản lýnhân sự được đánh giá cao như Perfect HRM, Ssoft Lucky HRM, Misa HRM, FastHRM, HiStaff đã được triển khai ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam Trên thế giới,các phần mềm được tin dùng như: Kronos Workforce Ready, ClearCompany HRM,Ascentis, APS…

Xu hướng trong việc triển khai các hệ thống quản lý nguồn nhân lực hiện naykhông chỉ ở Việt Nam mà trên thế giới là các phần mềm quản lý nhân sự online(SaaS) hay còn gọi là phần mềm nhân sự trực tuyến, phần mềm nhân sự trên nềnweb, hay phần mềm HR điện toán đám mây Phần mềm nhân sự online có ưu điểm

là dễ dàng triển khai và cập nhật tính năng mới Người sử dụng (nhà quản lý nhân

sự và nhân viên) chỉ việc truy cập phần mềm qua trình duyệt Web ở mọi lúc mọinơi, tại bất kỳ thiết bị có kết nối Internet (PC, laptop, máy tính bảng, điện thoạithông minh)

Ngoài ra, để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, các hệ thống quản trịnguồn nhân lực hiện nay cần phải đáp ứng được việc chấm công bằng vân tay, tíchhợp với các hệ thống khác như ERP, các phần mềm kế toán, eLearning, các hệthống đánh giá, phân tích khác…

 Định hướng của doanh nghiệp đối với vấn đề quản lý nguồn nhân lực.Lãnh đạo của doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề quản lýnguồn nhân lực, do đó với tài nguyên hiện có sẵn sàng đầu tư xây dựng một hệthống quản lý nhân sự đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được vận hành một

cách thống nhất, giảm thiểu nhân sự, thời gian và chi phí hoạt động, đồng thời đápứng việc xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả.

Giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff là công cụ giúp Ban Lãnhđạo và Bộ phận Hành chính nhân sự quản lý toàn diện và xuyên suốt nguồn nhânlực của doanh nghiệp với các phân hệ:

 iProfile: Lưu trữ và quản lý mọi thông tin về người lao động từ khi đăngtuyển cho tới lúc nghỉ việc

 iRecruitment: Thực hiện và theo dõi công tác tuyển dụng theo quy trìnhnghiệp vụ hoàn chỉnh

 iTime: Quản lý thời gina và công làm việc của nhân viên, cho phép linhđộng thiết lập tất cả các loại công và ca làm việc khác nhau tại doanh nghiệp

 iPortal: Hệ thống Cổng thông tin nhân sự dành cho nhân viên mô hình Service là cầu nối giữa các thành viên của một tổ chức, giữa nhân viên và lãnh đạo

Self- iPay: Hỗ trợ doanh nghiệp tính lương nhanh chóng và chính xác

 iSecure: Đảm bảo cho việc sử dụng hệ thống được giám sát kỹ lưỡng quakhả năng phân quyền

 iTraning: Công cụ giúp doanh nghiệp phát triển chất lượng nguồn nhân lực

 iPerformance: Hỗ trợ đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả và năng lựccủa nhân viên

Với Giải pháp quản lý nhân sự HiStaff được thiết kế trên nền web, có khảnăng truy cập tự xa phù hợp với xu thế triển khai các phần mềm nhân sự trong nước

và trên thế giới hiện nay, đồng thời phù hợp với tình hình hoạt động của công ty ở

cả trụ sở chính Hà Nội và chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

- BGĐ có thể truy cập thông tin nhân viên ở mọi lúc, mọi nơi, không cònkhoảng cách địa lý và thời gian Nắm bắt được các thông tin tổng quan nhân sự tạicông ty

- Nhân viên có thể đăng ký lịch làm việc, lịch nghỉ, đi muộn về sớm dễ dàngthông qua cổng thông tin nhân sự Có thể xem quá trình lương, phụ cấp, các thôngtin cá nhân quản lý tại công ty Các thông tin lương, phụ cấp được bảo mật

- CB HCNS dễ dàng làm việc, quản lý nhân sự

3.2. Giải pháp phân tích thiết kế phần mềm HiStaff phân

hệ hồ sơ tại TVC

3.2.1.Quy trình quản lý nhân sự trên hệ thống

Sơ đồ 3.1 Quy trình quản lý nhân sự trên hệ thống

3.2.2.Yêu cầu chức năng

 Quản lý danh mục:

Quản lý các danh mục chức danh, loại hợp đồng, phụ cấp, phúc lợi dùngchung cho toàn hệ thống

 Thiết lập:

- Thiết lập sơ đồ tổ chức, thêm mới, cập nhật thông tin các phòng ban

- Thiết lập bậc lương, làm cơ sở khai báo hồ sơ lương cho cán bộ nhân viên

 Quản lý nghiệp vụ:

- Quản lý hồ sơ nhân viên: Cho phép người quản trị thao tác với các đốitượng nhân viên được quản lý trong hệ thống, bao gồm: thêm mới, cập nhật thôngtin nhân viên, quản lý chức vụ, quản lý nghỉ việc

- Quản lý hồ sơ lương: quản lý quá trình lương, phụ cấp của nhân viên

- Quản lý hợp đồng: quản lý quá trình ký hợp đồng của nhân viên

- Quản lý khen thưởng: quản lý các giải thưởng, quyết định khen thưởng đốivới nhân viên

- Quản lý kỷ luật: quản lý thông tin kỷ luật của nhân viên

- Quản lý phúc lợi: theo dõi thông tin hưởng chế độ, thêm mới chế độ phúclợi cho nhân viên

- Quản lý nghỉ việc: quản lý thông tin nghỉ việc của nhân viên

- Báo cáo: trích xuất các báo cáo từ hệ thống nhằm mục đích báo cáo BanGiám đốc

3.2.3.Yêu cầu phi chức năng

 Hệ thống được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ như sau:

- Công nghệ phát triển : Microsoft NET

- Cơ sở dữ liệu : Oracle Database

- Tích hợp với Microsoft Office cho phép import và export dữ liệu

 Yêu cầu Cơ sở dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu: Oracle Server

- Đường truyền internet đảm bảo cho các truy cập từ xa

- Hệ điều hành: MS Windows Server

 Yêu cầu máy trạm sử dụng HiStaff có trình duyệt Chrome, Firefox, Safari, IE

 Yêu cầu về bảo mật và sự liên tục: Hệ thống được phân quyền theo nhiềulớp khác nhau

- Phân quyền theo cơ cấu tổ chức

- Phân quyền theo chức năng công việc được truy cập và các quyền thao táctrên từng chức năng: Thêm, sửa, xóa…

- Hệ thống đảm bảo vận hành liên tục, cho phép sao lưu định kỳ và phục hồi

dữ liệu

3.2.4.Biểu đồ UseCase

Các tác nhân trong biểu đồ UseCase:

- Cán bộ HCNS: quản lý thông tin hồ sơ nhân viên, nghiệp vụ nhân sự, xuất

báo cáo trình cấp cao hơn

- Admin (Quản trị hệ thống): Khai báo các danh mục, thiết lập sơ đồ tổ chức

và thiết lập các thông tin cần thiết

- Tổng giám đốc: Phê duyệt các thông tin nghiệp vụ.

 Biểu đồ UseCase tổng quát

QuanLyNghiepVu

<<include>>

<<include>>

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ UseCase tổng quát

3.2.4.1 Biểu đồ UseCase Quản lý danh mục

QuanLyDanhMuc

QuanLyDanhMucChucDanh

QuanLyDanhMucHopDong

QuanLyDanhMucPhucLoi QuanLyDanhMucPhuCap

3.2.4.2 Biểu đồ UseCase Thiếp lập hồ sơ

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ phân ra UseCase Thiết lập hồ sơ

3.2.4.3 Biểu đồ UseCase Quản lý nghiệp vụ

<<include>> QuanLyHoSoNhanVien

QuanLyHoSoLuong

QuanLyHopDong

<<include>> QuanLyNghiepVu

3.2.5.Biểu đồ lớp

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ lớp

3.2.6.Biểu đồ trạng thái

Biểu đồ trạng thái mô tả các thông tin về các trạng thái khác nhau của đốitượng nhân viên, thể hiện các đối tượng chuyển từ trạng thái này sang trạng tháikhác như thế nào, hoạt động của đối tượng trong mỗi trạng thái ra sao

 Biểu đồ trạng thái nhân viên

Chua thanh nhan vien

Dang lam viec

Tam nghi/ dinh chi cong tac

Nghi viec

Nhan thong tin tuyen dung

Trung tuyen

Ky hop dong, nhan luong, thuong, phu cap, phuc loi

Quay tro lai lam viec

Buoc thoi viec

Ky luat, nghi viec khong luong

Het hop dong

Nhan thong tin tuyen dung

Trung tuyen

Ky hop dong, nhan luong, thuong, phu cap, phuc loi

Het han hop dong

Ket thuc Gia han hop dong

Biểu đồ 3.7 Biểu đồ trạng thái hợp đồng

3.2.7 Biểu đồ tuần tự

Biểu đồ tuần tự mô tả sự trao đổi thông điệp giữa các đối tượng theo trình tựthời gian, thông điệp dược gửi và nhận bởi ác đối tượng đang hoạt động trong hệthống

 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới danh mục chức danh

1 Yeu cau Them Chuc Danh

2 Yeu cau nhap thong tin

3 Nhap thong tin chuc danh

4 Tao chuc danh moi

5 Kiem tra thong tin chuc danh

6 Nhap chuc danh vao CSDL

7 Nhap thanh cong

8 Nhap thanh cong

9 Thong bao tac vu thuc hien thanh cong

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới danh mục chức danh