Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam

LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức tích lũy thời gian học tập ghế nhà trường, giảng dạy nhiệt tình thầy, giáo với những kiến thức thực tế thu qua q trình thực tập Cơng ty TNHH Nology Việt Nam, em hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân Công ty TNHH Nology Việt Nam” Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Thương mại điện tử toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Thương Mại tận tình giảng dạy tạo điều kiện tốt cho em suốt thời gian học tập trường Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo Bùi Quang Trường trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em thời gian làm khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ quý báu Ban giám đốc tồn thể nhân viên, phòng ban Công ty TNHH Nology Việt Nam cung cấp đầy đủ thông tin tạo điều kiện giúp đỡ em suốt thời gian thực tập để em nắm bắt kiến thức thực tế hồn thành khóa luận tốt nghiệp Mặc dù cố gắng để hồn thành khóa luận hiểu biết nhiều hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót q trình nghiên cứu Em mong nhận đóng góp ý đánh giá chân thành q thầy để khóa luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Đào Thị Xoan i MỤC LỤC ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU ĐỒ iii PHẦN MỞ ĐẦU TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ Không thể phủ nhận nhân tố người mang tính định phát triển tồn kinh tế nói chung doanh nghiệp nói riêng Trong tập hợp yếu tố cấu thành nên hoạt động doanh nghiệp vốn, trụ sở, trang thiết bị, nhân lực mơi trường nhân lực yếu tố định Quản lý nhân có vai trò quan trọng tổ chức Đặc biệt kinh tế tri thức, cạnh tranh sản xuất kinh doanh ngày trở nên gay gắt doanh nghiệp phải tâm tới công tác quản lý nhân Từ nâng cao đóng góp nhân viên công ty, thực tốt nhiệm vụ, đưa sáng kiến kinh doanh, chịu trách nhiệm cơng việc làm nâng cao suất lao động Khi có nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao đảm bảo thành cơng cho tổ chức doanh nghiệp Vì việc quản lý nhân việc làm vô cần thiết tất yếu Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa, chất lượng nhân viên có vai trò cốt yếu định thành công kinh doanh Chính yếu tố người tạo suất hiệu làm việc khiến chất lượng hoạt động doanh nghiệp nâng cao Quản lý nhân có ý nghĩa quan trọng việc giải mặt kinh tế xã hội vấn đề lao động Đó vấn đề chung xã hội, hoạt động kinh tế đến mục đích sớm hay muộn cho người lao động hưởng thành xứng đáng họ làm Quản lý nhân diện khắp phòng ban, cấp quản trị có nhân viên quyền phải có quản lý nhân Cung cách quản lý nhân tạo nên bầu khơng khí văn hóa cho mọt doanh nghiệp Đây yếu tố định tới thành bại doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều đơn vị quan tâm tới vấn đề sách phát triển, tài mà chưa thật trọng việc sử dụng hợp lý nguồn nhân lực phù hợp với trình độ, lực cán bộ, nhân viên công ty Điều dẫn đến hiệu công việc chưa thực đạt kết tốt Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý nhân Công ty TNHH Nology Việt Nam, em chọn đề tài “Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân Công ty TNHH Nology Việt Nam” nhằm đề xuất số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý nhân công ty MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU a Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu số lý luận phân tích thiết kế HTTT doanh nghiệp: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Nghiên cứu số lý luận mơ hình quản lý nhân nói chung cơng ty nói riêng - Khảo sát đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân cơng ty Từ tìm vướng mắc, sai sót khơng hợp lý để định hướng phát triển - Trên sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân công ty, đưa giải pháp để tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân phù hợp b Nhiệm vụ nghiên cứu - Tiến hành thu thập tài liệu liên quan phục vụ trình phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân Công ty TNHH Nology Việt Nam - Xây dựng bảng câu hỏi, xếp hiệu chỉnh để tạo phiếu điều tra khảo sát hoàn chỉnh, phục vụ trình nghiên cứu - Từ phiếu điều tra, đưa ý tưởng mới, khắc phục hạn chế mà hệ thống quản lý nhân cũ gặp phải Sử dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng để giải toán quản lý nhân cơng ty, góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý lao động, quản lý công tác đào tạo, khen thưởng kỷ luật, quản lý lương… ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VỊ NGHIÊN CỨU a Đối tượng nghiên cứu - Các thông tin nhân sự, quy trình quản lý, hệ thống thơng tin, kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng - Cơng ty nhân viên cơng ty có liên quan đến hoạt động quản lý nhân b Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Đề tài nghiên cứu thực phạm vi nghiên cứu công ty TNHH Nology Việt Nam với chủ yếu phòng nhân công ty - Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề cần thiết đặt doanh nghiệp liên quan tới quản lý nhân thời gian từ 2014 – 2016 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU a Phương pháp thu thập liệu - Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập qua tài liệu, hồ sơ công ty Các tài liệu chủ yếu sử dụng cấu trúc máy cơng ty, báo cáo tài chính, thơng tin nhân viên, cách thức quản lý nhân viên công ty… - Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp thực qua việc phát phiếu điều tra, khảo sát gửi cán bộ, nhân viên công ty, nhằm nắm rõ tình hình hệ thống thơng tin nói chung quản lý nhân nói riêng b Phương pháp xử lý liệu - Phương pháp phân tích, tổng hợp, xử lý đánh giá liệu: Sử dụng phần mềm thống kế SPSS để xử lý số liệu thu thập vẽ biểu đồ minh họa Vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa số liệu qua xử lý để có nhận định đầy đầy đủ tình hình hoạt động chung, đánh giá thực trạng việc quản lý nhân thời điểm định hướng phát triển tương lai - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Phương pháp giúp ta so sánh việc quản lý hệ thống thông tin truyền thống với quản lý thông tin qua phần mềm hỗ trợ Đối chiếu lý thuyết thực tiễn kết hợp thu thập đối chiếu thông tin, liệu thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: internet, sách, báo,…chọn thơng tin phù hợp với khóa luận Qua đó, tìm giải khó khăn tồn trình xử lý, giúp ta đánh giá lực quản lý công ty đưa giải pháp phù hợp KẾT CẤU KHĨA LUẬN Ngồi phần như: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Phần mở đầu, Kết Luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận bao gồm chương: - Chương I: Cơ sở lý luận để tài phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân - Chương II: Kết phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân Công ty TNHH Nology Việt Nam - Chương III: Đề xuất định hướng phát triển đề xuất giải pháp phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân Công ty TNHH Nology Việt Nam CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý Theo giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, khài niệm hệ thống thông tin định nghĩa sau: - Thông tin: Là liệu tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phương thức định cho chúng mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn thân liệu Thống tin liệu qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê) có ý nghĩa thiết thực phù hợp với mục đích cụ thể người sử dụng (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống: Là tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu chung Các phần tử hệ thống vật chất phi vật chất người, máy móc, thơng tin, liệu, phương thức xử lý, quy tắc hoạt động ( PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin: Là tập hợp phần cứng, phần mềm, sở liệu, mạng viễn thơng, người quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ truyền phát thông tin tổ chức, doanh nghiệp .( PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý doanh nghiệp, hoạt động nằm mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược ( PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) HTTT đạt hiệu tốt giúp cho lãnh đạo đưa định đắn, phù hợp, hoạch định tốt nguồn lực, tăng khả cạnh tranh cho DN 1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân a Khái niệm quản lý nhân Quản lý nhân hay quản lý nhân lực tổng hợp hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực tổ chức/doanh nghiệp nhằm thực mục tiêu chiến lược xác định (TS Mai Thanh Lan – PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, Giáo trình quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại) b Hệ thống thông tin quản lý nhân - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất định hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu hoạt động sa thải nhân viên doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ doanh nghiệp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản trị nhân mức tác nghiệp: Là hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc người lao động, hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực cơng việc nhân sự, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên xếp cơng việc (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản trị nhân mức chiến thuật: Là hệ thống thơng tin phân tích thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp, đào tạo phát triển nguồn nhân lực (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản trị nhân mức chiến lược: Là hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kế hoạch nguồn nhân lực, hệ thống quản trị nhân mức chiến lược thường gồm ba thành phần sở liệu nhân sự, phần mềm quản lý nhân mức chiến lược hàng loạt mơ hình thống kê, đánh giá nguồn lực nhân (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, Đại học Thương Mại) 1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.2.1 Một số lý thuyết HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân 1.2.1.1 Một số lý thuyết HTTT quản lý a Vai trò HTTT quản lý HTTT góp phần quan trọng vào hiệu hoạt động, tinh thần suất lao động nhân viên, phục vụ đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Là nguồn thơng tin hỗ trợ vơ cần thiết để nâng cao hiệu việc định cấp quản trị doanh nhân Ngày nay, số DN coi HTTT yếu tố sống phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi chiến lược tổ chức thị trường toàn cầu b Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Thu thập thông tin từ phía ngồi hệ thống phục vụ hoạt động bên hệ thống đồng thời đưa thông tin bên ngồi thơng tin giá thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa Nhiệm vụ đối nội: HTTT làm cầu nối liên lạc phận hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp hệ đưa định thông tin phản ánh tình trạng nội quan tổ chức hệ thống đồng thời thơng tin tình trạng hoạt động kinh doanh hệ thống thông tin DN c Các loại HTTT quản lý thơng dụng Có nhiều cách khác để phân loại HTTT, phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT ứng dụng: Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là phần đặc biệt HTTT quản lý Nhằm thu thập, xử lý báo cáo thông tin liên quan đến nghiệp vụ tài Hệ thống thơng tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng maketing doanh nghiệp thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trình sản xuất sản phẩm Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thơng tin tài chính: Là hệ thống thực quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… tất hoạt động tài Đối tượng quản lý thơng tin tài ngồi nước, nội tổ chức mơi trường bên ngồi tổ chức Hệ thống thơng tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất định hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu hoạt động, sa thải nhân viên DN…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ DN đội ngũ nhân viên DN d Các chức hệ thống thông tin quản lý Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật cấp tác nghiệp Những người chịu trách nhiệm mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức Từ họ thiết lập sách chung hoạch định đường lối phát triển Những trách nhiệm chiến thuật thuộc mức kiểm sốt quản lý, có nghĩa dùng phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược đặt mức cao Cuối mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng cho có hiệu hiệu lực phương tiện nguồn lực để tiến hành tốt hoạt động tổ chức phải tuân thủ ràng buộc tài chính, thời gian kĩ thuật 1.2.1.2 Một số lý thuyết quản lý nhân sự, HTTT quản lý nhân a Mục tiêu quản lý nhân Mục tiêu quản lý nhân quản lý nhân viên cách tốt nhất, hiệu Đó khơng quản lý lương, thưởng mà quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng… b Vai trò quản lý nhân Quản lý nhân góp phần vào việc giải mặt kinh tế xã hội vấn đề lao động Mỗi công ty hoạt động phải có phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, cơng tác quản lý nhân tạo bầu khơng khí cho doanh nghiệp, cơng ty, giúp cơng ty hoạt động phát triển Đây coi yếu tố quan trọng định thành bại công ty c Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân Hoạt động quản lý nhân DN chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố Mỗi yếu tố lại có tác động khác nhau, có tác động khác nhau, tác động nhiều hay ít, theo chiều tích cực tiêu cực Ở chia nhân tố làm hai nhóm, nhóm yếu tố bên trong DN yếu tố bên ngồi DN Nhóm yếu tố bên ngồi DN gồm có bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹ thuật, đối thủ cạnh tranh Trong kinh tế thị trường phát triển mơi trường bên ngồi thay đổi nhanh chóng Điều đòi hỏi DN muốn tồn phải tự đổi để không trở nên tụt hậu, làm giảm khả cạnh tranh Nhóm yếu tố bên DN gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu, triết lý sách quản lý nhân DN Việc áp dụng thông lệ tốt quản lý nguồn nhân lực quan trọng để đạt kết kinh doanh tốt Tuy nhiên số DN điều kiện nơi làm việc quan hệ cơng việc khơng khuyến khích nhân viên cố gắng Hiệu làm việc nhân viên xác định phương pháp khơng mang tính xây dựng Do vậy, để vượt qua thách thức người quản lý cần phải học hỏi nhiều cách tìm áp dụng phương pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệu doanh nghiệp - Biểu đồ chức Thêm hồ sơ nhân viên - Biểu đồ hoạt động Đăng nhập - Biểu đồ hoạt động thêm thông tin hồ sơ nhân viên - Biểu đồ hoạt động xóa hồ sơ nhân viên PHỤ LỤC - Form đăng nhập tài khoản - Form hệ thống quản lý nhân - Form hồ sơ nhân viên - Form hợp đồng lao động - Form quản lý khen thưởng kỷ luật PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM Lưu ý: Em cam kết giữ bí mật thơng tin riêng cơng ty dùng thông tin cung cấp phiếu điều tra cho mục đích làm báo cáo thực tập khóa luận tốt nghiệp Với câu hỏi có sẵn phương án trả lời, xin chọn câu trả lời thích hợp cách đánh dấu X vào ô tương ứng THÔNG TIN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP Tên doanh nghiệp ……… ………………………………………………… Trụ sở doanh nghiệp …………………………………………… Năm thành lập doanh nghiệp: Điện thoại: ……… ……………………………………………………… Email: ……… ……………………………………………………………… Website doanh nghiệp: ……… …………………………………………… Thông tin liên hệ người điền phiếu Họ tên: Nam/Nữ: Năm sinh: Vị trí cơng tác: ………………………………………………………………… Loại hình doanh nghiệp Công ty THHH Công ty Cổ phần Doanh nghiệp tư nhân Cơng ty hợp danh Loại hình khác Vốn điều lệ (VND): Dưới tỷ Từ 5- 10 tỷ Số lượng nhân viên Dưới 30 người Ngành nghề kinh doanh Từ 1-5 tỷ Từ 10- 50 tỷ Từ 30 – 100 người Thiết bị điện tử viễn thông Thương mại, dịch vụ Ngành sản xuất khác (Nếu có ghi cụ thể): Cơ sở hạ tầng HTTT Công ty a Phần cứng Máy trạm: …… Máy chủ: … Tổng số máy tính để bàn: ……(chiếc) Tổng số máy tính xách tay: ……(chiếc) Tổng số máy tính có kết nối Internet: …… (chiếc) Số máy in:……(chiếc) Trang thiết bị phần cứng có đáp ứng đủ nhu cầu hoạt động Công ty hay không? Có Khơng Bạn có muốn cơng ty nâng cấp hệ thống phần cứng tốt hơn? Có Khơng b Phần mềm Các ứng dụng triển khai công ty Hệ điều hành Windows Hệ điều hành khác Phần mềm Văn phòng MS Office Phần mềm văn phòng khác Phần mềm tài kế tốn Phần mềm quản lý bán hàng Phần mềm quản lý nhân Phần mềm quản trị dự án Phần mềm quản lý khách hàng Phần mềm ERP Phần mềm khác (ghi rõ) Công ty sử dụng phần mềm tin học văn phòng nào? Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2013 Mức độ sử dụng phần mềm văn phòng cho cơng việc thực tế phòng ban: 100% 60%- 80%