THỰC TRẠNG cơ cấu tổ CHỨC bộ máy NGÂN HÀNG đầu tư và PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG

CHƯƠNG I – MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I – CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm Chương I :Một số lý luận tổ chức cấu tổ chức I.Cơ cấu tổ chức 1.Khái niệm : 1.1.Tổ chức Tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung.Tổ chức q trình triển khai kế hoạch,là chức trình quản lý bao gồm việc phân bổ,sắp xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công công tác kế hoạch tổ chức 1.2.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức hoạch phi thức người tổ chức.Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức.Cơ cấu tổ chức thức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chun mơn hóa,có nhiệm vụ,quyền hạn trách nhiệm định,được bố trí theo cấp,những khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức thể cách thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ,bộ phận cá nhân.Nó xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể,những nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân,bộ phận,phân hệ tổ chức mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Các thuộc tính cấu tổ chức 2.1 Chun mơn hố cơng việc Chun mơn hố cơng việc có nghĩa người, phận, phân hệ… thực chức nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng Page Như vậy, chuyên môn hố chia cơng việc thành việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực Ưu điểm lớn chun mơn hố nâng cao suất hoàn thiện kỹ lao động định cho người lao động Tuy nhiên, chuyên mơn hố cơng việc có mặt tiêu cực Đó tẻ nhạt, nhàm chán công việc mà người lao động phụ trách Bên cạnh đó, khả sáng tạo, tìm tòi, thích nghi với công việc thấp phát triển khoa học cơng nghệ đại đòi hỏi người lao động phải có tổng hợp nhiều kỹ cần thiết khác Để khắc phục nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hố kỹ cho người lao động Tổng hợp hoá xảy người, phận, phân hệ…thực công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức mang tính tương đối 2.2 Bộ phận mơ hình tổ chức phận Trong tổ chức, chuyên môn hoá theo chiều ngang làm xuất phận, phân hệ, vị trí cơng tác mang tính tương đối thực hoạt động định Sự hình thành phận phân hệ tổ chức thực theo nhiều tiêu chí khác xuất mơ hình, kiểu tổ chức khác Trong xã hội đại ngày xuất nhiều mơ hình cấu tổ chức mới, pha trộn, kết hợp mơ hình cổ điển xu phát triển chủ thể Một số mơ hình cấu tổ chức điển hình: (1) Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến cấu tổ chức xây dựng theo đường thẳng, đơn giản, dễ hiểu, có chủ thể cấp cao số cấp chịu trách nhiệm toàn cơng việc tồn đơn vị Đặc điểm: - Cấp trực tiếp định cho cấp mà không thông qua cấp trung gian - Hoạt động tổ chức lãnh đạo, điều hành theo chiều dọc Page - Cá nhân cấp định độc lập với cá nhân cấp chịu trách nhiệm với người điều hành trực tiếp Page BAN LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO KHU VỰC I ABC BCD LÃNH ĐẠO KHU VỰC II GHK NML XYZ Ưu điểm: - Mơ hình phù hợp với nhiệm vụ đơn giản, vận hành tốt môi trường đạt tới trạng thái ổn định - Dễ kiểm tra kiểm soát - Thuận lợi cho việc định phạm vi tổ chức Nhược điểm: - Thiếu phối hợp nhịp nhàng phận - Dễ có nguy tập trung hố quyền lực - Người lãnh đạo phải có lực, hiểu biết rộng, phản ứng linh hoạt với thay đổi mơi trường Điều kiện áp dụng: Mơ hình thường áp dụng cho tổ chức có quy mơ nhỏ đơn giản hộ kinh doanh cá thể, trang trại, sản xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ thời gian dài (2) Mơ hình tổ chức phận theo chức Mơ hình tổ chức phận theo chức hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động lĩnh vực chức hợp nhóm đơn vị cấu Ưu điểm: - Hiệu tác nghiệp cao nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp lặp lại hàng ngày - Phát huy đầy đủ ưu chun mơn hố ngành nghề Page - Giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu - Đơn giản hoá việc đào tạo - Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên - Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm: - Thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lược - Thiếu phối hợp hành động phòng chức - Chun mơn hố mức tạo cách nhìn hạn hẹp cán quản lý - Đổ trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao Điều kiện áp dụng: Mơ hình phù hợp với tổ chức có quy mô vừa nhỏ, hoạt động lĩnh vực, đơn sản phầm, đơn thị trường GIÁM ĐỐC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC PGĐ MARKETING Nghiên cứu thị trường TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ PGĐ KỸ THUẬT Quản lý kỹ thuật PGĐ SẢN XUẤT Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch Kỹ thuật Phân xưởng (3) ) Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược marketing điện … … … PGĐ TÀI CHÍNH Lập kế hoạch tài Ngân quỹ … Page Khi mối quan hệ phận tổ chức trở lên phức tạp, ngăn cản phối hợp, nhà lãnh đạo cấp cao tìm cách tạo nên đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, tự tiến hành hoạt động ban đầu Đơn vị chiến lược khác với tổ chức độc lập chỗ người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao tổ chức HIỆU TRƯỞNG KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ KHOA TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN KHOA KINH TẾ ĐẦU TƯ KHOA KINH TẾ BẢO HIỂM … Ưu điểm: - Xây dựng lên sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá vị trí tổ chức thị trường, đối thủ cạnh tranh diễn biến môi trường - Hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát sở chung thống Nhược điểm: - Có thể xảy tình trạng lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích tổ chức - Chi phí tăng phình to cấu - Các chuyên gia dễ bị phân tán đơn vị chiến lược - Công tác kiểm sốt cấp gặp nhiều khó khăn (4) Mơ hình tổ chức ma trận Mơ hình kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức phận khác nhau, dùng để thực mục tiêu lớn quan trọng thông qua chương Page trình, dự án triển khai dịch vụ Sau đạt mục tiêu chương trình, dự án kết thúc TỔNG GIÁM ĐỐC PGĐ KỸ THUẬT TRƯỞNG PHỊNG KỸ THUẬT PGĐ TÀI CHÍNH TRƯỞNG PHỊNG TÀI CHÍNH … … CHỦ NHIỆM DỰ ÁN A CHỦ NHIỆMDỰ CHỦ NHIỆM ÁN A DỰ ÁN B CHỦ NHIỆM CHƯƠNG TRÌNH Ưu điểm: - Sắp xếp bố trí nguồn nhân lực cách linh hoạt, số lượng lao động giữ nguyên sau dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu - Phát huy hết khả cán quản lý chuyên gia dự án, chương trình cụ thể - Với mơ hình này, tổ chức thích ứng nhanh chóng hiệu với thay đổi mơi trường Page Nhược điểm: - Mơ hình có tính linh hoạt cao nên cấu tổ chức không ổn định - Khả thống mệnh lệnh thấp - Cơ cấu phức tạp gây lãng phí 2.3 Mơ hình cấu tổ chức xét theo cấp quản lý tầm quản lý Tầm quản lý (còn gọi tầm kiểm sốt) số người phận mà nhà quản lý kiểm soát hiệu Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp Trong tổ chức, hệ thống cấp quản lý lớn, phức tạp tạo nhiều khó khăn việc định (từ xuống) tiếp nhận báo cáo thông tin (từ lên, từ môi trường bên ngồi) làm nhiều thời gian, thơng tin bị bóp méo Vì vậy, hồn thiện cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức định nâng tầm quản lý Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu mối quan hệ sau:  Tầm quản lý trình độ cán quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch Năng lực cán quản lý cao tầm quản lý rộng ngược lại Để nâng cao lực cho cán quản lý cần: Nâng cao trình độ thơng qua việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực; Nâng cao kỹ biến hoạt động thành thực tiễn; Nâng cao phẩm chất đạo đức Ngoài ra, cần tạo cho nhà quản lý công cụ: Phương pháp, công cụ kỹ thuật, hệ thống thơng tin; Các quy trình hoạt động, lý thuyết mơ hình mang tính định lượng  Tầm quản lý rõ ràng việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận  Tính phức tạp hoạt động quản lý, tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch  Trình độ ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Có mơ hình cấu tổ chức vào số cấp quản lý:  Cơ cấu nằm ngang (có từ 1-2 cấp quản lý)  Cơ cấu hình tháp nhọn (từ cấp quản lý trở nên)  Cơ cấu mạng lưới (khơng có cấp quản lý) Page 2.4 Quyền hạn mối quan hệ quyền hạn tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ q trình định quyền đòi hỏi tuân thủ theo định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức Trong tổ chức tồn loại quyền hạn là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức  Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tiếp cấp (chế độ thủ trưởng)  Quyền hạn tham mưu quyền hạn đưa lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị mà không trực tiếp định cho nhà quản lý trực tuyến Trong tổ chức, mối quan hệ người có quyền hạn trực tuyến quyền hạn tham mưu phức tạp Giám đốc Quyền hạn trực tuyến Trợ lý TP kế hoạch TP kỹ thuật TP tổ chức Quyền hạn tham mưu Vì vậy, người ta đưa lời khuyên sau: Giám  sát Đối với nhà tham Thi mưu: công Cơ giới  Khơng nên coi thường lãnh đạo mình, phải hiểu người sử dụng lời khuyên giỏi nhiều  Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến tham mưu người đứng thứ hai, nhiệm vụ giúp cho người có quyền hạn trực tuyến làm việc hiệu hiệu cao  Lời khuyên phải có giá trị sử dụng giá trị thực Page  Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thơng tin, lợi ích người lãnh đạo, tổ chức mà hoạt động  Đối với người nắm quyền hạn trực tuyến:  Phải coi việc tham mưu tất yếu khơng giỏi tồn chức hoạt động  Phải biến việc tham mưu thành lối sống tổ chức  Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ thông tin thuộc lĩnh vực  Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu (đa dạng hố phương thức trả cơng, gắn liền vị quản lý, xây dựng hệ thống vị mặt chuyên môn)  Quyền hạn chức quyền trao cho cá nhân phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Thông thường tổ chức người có quyền hạn chức người: Có quyền hạn tham mưu; Có quyền định theo chế độ uỷ quyền chế độ phân quyền; Sự đại diện họ đứng sau “thừa lệnh, thay mặt” 2.5 Sự phân bổ quyền hạn cấp tổ chức “Tập trung xảy người quản lý cao nắm tất quyền định” “Phi tập trung xảy người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền định cho người quản lý cấp thấp hơn” Có hình thái phi tập trung: Tham gia, phân quyền uỷ quyền - Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cho cấp quản lý thấp hệ thống thứ bậc Phân quyền tượng tất yếu tổ chức đạt tới quy mô trình độ phát triển định làm người hay cấp quản lý đảm đương công việc quản lý - Uỷ quyền quản lý tổ chức hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực cơng việc định 2.6 Sự phối hợp phận, phân hệ tổ chức Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung tổ chức Page 10 2.3.Đối với khách hàng cá nhân 2.3.1.Công tác tiếp thị phát triển khách hàng 2.3.1.1.Tham mưu,đề xuất sách kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân: -Nghiên cứu đề xuất sách phát triển khách hàng;Triển khai sản phẩm có(tín dụng,tiền gửi,bảo hiểm,dịch vụ )phù hợp với điều kiện cụ thể chi nhánh hướng dẫn BIDV.Đề xuất việc cải tiến/phát triển sản phẩm bán lẻ dành cho khách hàng cá nhân tới ban phát triển sản phẩm bán lẻ Marketing -Thu thập thông tin,khai thác hệ thống thông tin thị trường bán lẻ(dân cư,khách hàng,đối tác,đối thủ cạnh tranh,sản phẩm dịch vụ bán lẻ ngân hàng bạn dịa bàn ) để xây dựng sách,kế hoạch biện pháp phát triển khách hàng,phát triển sản phẩm ngân hàng bán lẻ thích hợp theo định hướng BIDV phù hợp với điều kiện thực tế chi nhánh 2.3.1.2.Xây dựng tổ chức thực chương trình Marketing tổng thể cho nhóm sản phẩm: -Tìm kiếm khách hàng,tìm hiểu nhu cầu ý kiến phản hồi khách hàng,đo lường mức độ hài lòng khách hàng sản phẩm tiện ích ngân hàng.Đề xuất sản phẩm mới,bổ sung tính sản phẩm có đến Ban phát triển sản phẩm bán lẻ Marketing nhằm nâng cao sức cạnh tranh sản phẩm,đáp ứng hài lòng khách hàng -Xây dựng báo cáo đánh giá hiệu triển khai sản phẩm Chi nhánh 2.3.2.Công tác bán sản phẩm dịch vụ ngân hàng bán lẻ: 2.3.2.1.Xây dựng kế hoạch bán sản phẩm khách hàng cá nhân: -Xác định tiêu liên quan đến khách hàng cá nhân(danh mục sản phẩm triển khai chi nhánh,thị phần,doanh thu );phối hợp với Phòng tổng hợp nguồn vốn để xây dựng kế hoạch phát triển khách hàng/sản phảm tháng/quý/năm -Xây dựng kế hoạch,biện pháp hỗ trợ bán sản phẩm Page 26 2.3.2.2.Tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng sản phẩm bán lẻ BIDV.Phổ biến,hướng dẫn,giải đáp thắc mắc cho khách hàng quy trình sử dụng sản phẩm dịch vụ ngân hàng với tính chuyên nghiệp cao 2.3.2.3.Chịu trách nhiệm việc bán sản phẩm,nâng cao thị phần chi nhánh,tối ưu hóa doanh thu nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận,phù hợp với sách mức độ chấp nhận rủi ro ngân hàng 2.3.3.Cơng tác tín dụng: -Tiếp xúc với khách hàng,tìm hiểu nhu cầu,tiếp nhận hồ sơ vay vốn -Thu thập thơng tin,phân tích khách hàng,khoản vay,lập báo cáo thẩm định -Đối chiếu với điều kiện tín dụng quy định quản lý tín dụng,quản lý rủi ro -Lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền định cấp tín dụng,chiết khấu,cho vay cầm cố giấy tờ có giá theo quy định quy trình nghiệp vụ BIDV -Thơng báo cho khách hàng định cấp tín dụng.Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ vay vốn điều kiện tín dụng u cầu;đảm bảo hồ sơ,tài liệu hồn thiện theo quy định trước trình ký -Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng,phát triển hoạt động tín dụng bán lẻ,mức tăng trưởng hiệu hoạt động tín dụng bán lẻ.Theo dõi tình hình hoạt động khách hàng,kiểm tra,giám sát tình hình sử dụng vốn vay,tài sản đảm bảo nợ vay.Đảm bảo tinh an toàn hiệu khoản vay đề xuất định cấp tín dụng 2.4.Phòng quản lý rủi ro 2.4.1.Trong cơng tác quản lý tín dụng,phòng co nhiệm vụ: -Phổ biến văn đạo,quy chế,quy trình,chính sách tín dụng,chính sách khách hàng BIDV ban hành -Xác định số liên quan đến kế hoạch tín dụng hoạt động tín dụng chi nhánh,phối hợp với phòng Tổng hợp-Nguồn vốn xác định tiêu kế hoạch liên quan đến hoạt động tín dụng chi nhánh Phòng quản lý rủi ro đầu mối nghiên cứu,xuất trình,giám sát việc phân Page 27 loại nợ trích lập dự rủi ro,tổng hợp kết phân loại nợ.Thu thập,quản lý thông tin tín dụng,thực báo cáo cơng tác tín dụng chất lượng tín dụng chi nhánh,lập báo cáo phân tích thực trạng tài sản đảm bảo nợ cho vay chi nhánh.Quản lý,lưu trữ hồ sơ khoản nợ xấu xử lý 2.4.1.Công tác quản lý rủi ro tín dụng:Tham mưu,đề xuất xây dựng quy định,biện pháp quản lý rủi ro tín dụng,phổ biến quy định BIDV đề xuất xây dựng văn hướng dẫn quản lý,đánh giá,định hạng rủi ro tín dụng -Trình với lãnh đạo:nhận xử lý kịp thời hồ sơ đề xuất tín dụng khách hàng,dự án từ phòng liên quan.Phê duyệt cấp tín dụng/bảo lãnh/tài trợ dự án/tài trợ thương mại,hoặc sửa đổi hạn mức,vượt hạn mức phù hợp -Thông báo định cho vay phê duyệt đến phòng liên quan theo quy trình nghiệp vụ để thực giải ngân quản trị khoản vay 2.4.2.Công tác quản lỷ rủi ro tác nghiệp: -Phổ biến văn quy định,quy trình quản lý rủi ro tác nghiệp BIDV đề xuất,hướng dẫn chương trình,biện pháp triển khai để phòng ngừa.Áp dụng hệ thống quản lý,đo lường rủi ro để đo lường đánh giá rủi ro tác nghiệp xảy chi nhánh đề xuất giải pháp xử lý cố rủi ro phát -Xây dựng,quản lý liệu thông tin rủi ro tác nghiệp chi nhánh 2.4.3.Công tác chống rửa tiền quản lý hệ thống chất lượng ISO Thực chế độ báo cáo định kỳ/đột xuất theo quy định phối hợp với tổ chức để đánh giá 2.4.4.Công tác kiểm tra nội bộ: Tham mưu giúp việc cho giám đốc chi nhánh: -Xây dựng tổ chức thực kế hoạch tự kiểm tra,kiểm soát nội việc thực quy định,quy trình nghiệp vụ,quy chế điều hành Tổng giám đốc/Giám đốc phòng ban đơn vị trực thuộc chi nhánh nhằm tự phát sai sót,đảm bảo an tồn hoạt động -Theo dõi,giám sát đôn đốc việc thực kiến nghị sau Page 28 tra,kiểm tra,kiểm toán chi nhánh -Thực báo cáo,thông kê liên quan đến hoạt động kiểm tra,giám sát,phòng chống tham nhũng,tội phạm theo quy định 2.5.Phòng quản trị tín dụng Trực tiếp thực tác nghiệp quản trị cho vay,bảo lãnh khách hàng theo quy định,quy trình BIDV Chi nhánh: -Tiếp nhận,kiểm tra hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng/bảo lãnh/hồ sơ chấp từ phòng liên quan.Chịu trách nhiệm kiểm tra,rà sốt đảm bảo tính đầy đủ,chính xác hồ sơ tín dụng theo quy định -Quản lý kế hoạch giải ngân,theo dõi thu nợ thông báo khoản nợ vay đến hạn chuyển giao cho Phòng quan hệ khách hàng,các phòng giao dịch xử lý.Giám sát khách hàng thực điều khoản hợp đồng tín dụng,bảo lãnh đảm bảo vay nợ -Theo dõi diễn biến khoản tín dụng,đề xuất ý kiến việc trích lập dự phòng rủi ro Thực tính tốn trích lập dự phòng rủi ro theo kết phân loại nợ Phòng quan hệ khách hàng,các phòng giao dịch theo quy định BIDV.Gửi kết cho Phòng quản lý rủi ro để thực rà sốt,trình cấp có thẩm quyền định 2.5.Phòng dịch vụ khách hàng cá nhân Trực tiếp quản lý tài khoản giao dịch với khách hàng cá nhân Thực việc giải ngân vốn vay sở hồ sơ giải ngân duyệt -Mở tài khoản tiền gửi, chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu khách hàng tài khoản tài khoản -Thực tất giao dịch nhận tiền gửi rút tiền nội, ngoại tệ khách hàng -Thực giao dịch thu đổi mua, bán ngoại tệ giao khách hàng cá nhân theo thẩm quyền Giám đốc giao Page 29 -Thực giao dịch tốn, chuyển tiền, bán thẻ ATM, thẻ tín dụng cho khách hàng -Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng -Duy trì kiểm sốt giao dịch khách hàng Thực công tác tiếp thị sản phẩm dịch vụ khách hang 2.6.Phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp Phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp chịu trách nhiệm xử lý giao dịch khách hàng doanh nghiệp, tổ chức khác, sau: -Trên sở hạn mức, khoản vay, bảo lãnh, L/C phê duyệt, phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp thực tác nghiệp tài trợ thương mại phục vụ giao dịch toán xuất nhập cho khách hàng, mở L/C có ký quỹ 100% vốn khách hàng, thực nhiệm vụ đối ngoại với ngân hàng nước ngoài, lập báo cáo hoạt động nghiệp vụ theo quy định -Thực việc giải ngân vốn vay cho khách hàng vay tổ chức sở hồ sơ giải ngân duyệt -Mở tài khoản tiền gửi cho khách hàng, chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu khách hàng tài khoản tài khoản -Thực tất giao dịch nhận tiền gửi rút tiền nội, ngoại tệ khách hàng -Thực giao dịch toán, chuyển tiền cho khách hàng -Thực giao dịch mua ngoại tệ giao khách hàng doanh nghiệp theo quy định sách kinh doanh ngoại tệ Giám đốc -Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng -Duy trì kiểm sốt giao dịch khách hàng Thực công tác tiếp thị sản phẩm dịch vụ khách hang 2.7 Phòng giao dịch Phòng giao dịch chi nhánh thực giao dịch với khách hàng cá nhân tổ chức kinh tế : Page 30 -Nhận tiền gửi VNĐ ngoại tệ thành phần kinh tế, tổ chức, cá nhân -Huy động vốn thành viên kinh tế hoạt động hợp pháp Việt Nam cá nhân dạng tiền gửi, tiền tiết kiệm có kỳ hạn không kỳ hạn, nội ngoại tệ loại tiền gửi khác -Cho vay ngắn, trung dài hạn VNĐ thành phần kinh tế, cho vay ngoại tệ tổ chức kinh tế, kinh doanh, xuất nhập -Cho vay phục vụ đời sống cán công nhân viên có thu nhập ổn định; -Cho vay thơng qua hình thức cầm cố trái phiếu kho bạc, kỳ phiếu, sổ tiết kiệm có kỳ hạn -Bảo lãnh với tổ chức kinh tế, cá nhân phạm vi Giám đốc chi nhánh BIDV Thăng Long giao sở ủy quyền Tổng giám đốc BIDV -Thực dịch vụ ngân hàng bao gồm: _Mở L/C toán quốc tế; _Kinh doanh, thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, chuyển tiền nhận trả tiền qua tốn chuyển tiền tồn quốc; _Dịch vụ thu hộ, chi hộ, chi trả lương cán công nhân; _Chuyển tiền điện tử toàn quốc; _Giao dịch tự động máy ATM 2.8 Phòng tiền tệ - kho quỹ -Quản lý an toàn kho quỹ theo quy định Ngân hàng Nhà nước BIDV -Thực ứng tiền thu tiền cho quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch quầy ATM theo ủy quyền, kịp thời, xác, chế độ quy định -Thu chi tiền mặt giao dịch có giá trị lớn, thu chi lưu động doanh nghiệp, khách hàng -Thường xuyên kiểm tra phát kịp thời tượng ảnh hưởng đến an toàn kho quỹ -Thực ghi chép theo dõi sổ sách thu chi xuất nhập kho quỹ đầy đủ Page 31 -Thực việc đóng gói, lập bảng kê chuyển sec du lịch, hóa đơn tốn thẻ VISA, MASTER trụ sở đầu mối để gửi nước ngồi 2.9.Phòng kế hoạch tổng hợp -Tổ chức thu thập thơng tin, nghiên cứu thị trường, phân tích mơi trường kinh doanh; xây dựng chiến lược kinh doanh, sách kinh doanh, sách marketting, sách khách hàng, sách lãi suất, sách huy động vốn -Lập, theo dõi, kiểm tra tiến độ thực kế hoạch kinh doanh (5 năm, năm hàng năm), xây dựng chương trình hành động (năm, quý, tháng) để thực kế hoạch kinh doanh chi nhánh -Tham mưu cho Giám đốc vấn đề liên quan đến an toàn hoạt động kinh doanh chi nhánh -Xây dựng đề xuất hạn mức phán hoạt động nghiệp vụ Chi nhánh -Đầu mối tổng hợp, phân tích, báo cáo, đề xuất thơng tin phản hồi khách hàng -Tổng hợp báo cáo, cung cấp thơng tin kinh tế, phòng ngừa rủi ro -Quản lý hệ số an toàn hoạt động kinh doanh chi nhánh; hệ số NIM, ROA, sở xây dựng sách giá cho sản phẩm, dịch vụ -Nghiên cứu phát triển sản phẩm 2.10.Phòng tài - kế tốn -Tổ chức, hướng dẫn thực kiểm tra công tác hạch toán kế toán chế độ báo cáo kế tốn phòng đơn vị trực thuộc -Hậu kiểm (đối chiếu, kiểm soát) chứng từ tốn phòng chi nhánh -Lập phân tích báo cáo tài chính, kế tốn (bảng cân đối tài sản, báo cáo thu nhập chi phí, báo cáo lưu chuyển tiền tệ ) chi nhánh -Tham mưu cho Giám đốc thực chế độ tài chính, kế tốn Page 32 -Thực kế tốn chi tiêu nội (mua sắm tài sản cố định, cơng cụ lao động ) -Thực nộp thuế, trích lập quản lý sử dụng quỹ -Phân tích đánh giá tài chính, hiệu kinh doanh (thu nhập, chi phí, lợi nhuận) phòng, đơn vị trực thuộc tồn chi nhánh Cung cấp thơng tin tình hình tài tiêu khoản chi nhánh 2.11.Phòng tổ chức hành -Thực quy định nhà nước ngân hàng đầu có liên quan đến sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế -Thực quản lý lao động, điều động, xếp cán phù hợp với lực, trình độ yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền chi nhánh -Thực bồi dưỡng cán lãnh đạo chi nhánh -Xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo nâng cao trình độ mặt cho cán nhân viên chi nhánh -Phối hợp phòng kế tốn lập kế hoạch mua sắm sửa chữa tài sản cố định… -Thực công tác đầu tư xây dựng bản, nâng cấp sửa chữa nhà làm việc, quản lý sử dụng xe ô tô, điện, điện thoại trang thiết bị chi nhánh -Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ cán theo quy định nhà nước Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam -Tổ chức thực công tác y tế chi nhánh -Chuẩn bị điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo sơ kết, tổng kết ban giá đốc tiếp khách -Thực nhiệm vụ thủ quỹ khoản chi tiêu nội Chi nhánh -Lập báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm phòng 3.Thực trạng cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức BIDV Thăng Long xét theo thuộc tính chun mơn hóa cơng việc: -Dựa phân chia nhiệm vụ phức tạp thành hoạt động đơn giản,mang tính độc lập tương đối để giao cho người,tổng suất lao động Page 33 nhóm(cụ thể phòng ban) tăng lên gấp bội.Năng suất lao đông,ở hiệu kinh tế thu BIDV Thăng Long không ngưng tăng năm gần đây.Biểu hoạt động thu hút vốn đầu tư,tín dụng Mang tính chuyên mơn hóa cấu tổ chức biến phòng ban,từng nhân viên thành chuyên gia công việc,chuyên ngành Chun mơn hóa thể việc chia thành nhiều phòng ban,chịu trách nhiệm giải vấn đề khác dựa chia nhỏ việc,đơn giản,dễ đào tạo để thực hiện.Song tồn số nhược điểm,mặt tiêu cực tẻ nhạt,nhàm chán công việc mà nhân viên phụ trách Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo,quá trình chuyên mơn hóa phản ánh theo chiều ngang,việc phản ánh vơ tình gây tính tương đối vị trí cơng tác.Đi kèm với hạn chế quy mơ tổ chức.Cơ cấu tổ chức với mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược có nhược điểm: -Khả xuất tình trạng cục bộ,khi lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích toàn tổ chức;chi phí cho cấu tăng tính trùng lặp cơng việc -Những kỹ kỹ thuật không chuyển giao dễ dàng công tác quản lý gặp nhiều khó khăn Vì quyền hạn phòng ban đòi hòi y’ thức nhân viên III.Đánh giá cấu BIDV Thăng Long có mơ hình cấu tổ chức tầng báo cáo nhằm giảm thiểu tính liên quan hệ thống để nâng cao tính động tổ chức.Cơ cấu tổ chức thể tính chun mơn hóa cao,mỗi phân,mỗi phòng ban đảm nhiệm phần công việc định.Vận dụng khả năng,trình độ chuyên sâu cán quản lý,giảm gánh nặng cho Tổng Giám Đốc.BIDV Thăng Long có đội ngũ cán có lực,có kinh nghiệm,có cán trải qua thực tế nhiêu năm,có tầm nhìn chiến lược,có đủ lực đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó.Hệ thống phân cấp,bậc rõ rang,phân chia chức nhiệm vụ phòng ban,từng cá nhân tổ chức nên đạt hiệu tốt cơng việc.Mỗi phòng ban có trưởng phòng người quản lý,kiểm sốt,đơn đốc nên cơng việc ln Page 34 tiến hành tốt,không gây ùn tắc.Việc tuyển chọn đào tạo đội ngũ cán bộ,nhân viên đầy đủ kịp thời.Cơng ty tiến hành biện pháp để hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Tuy nhiên cấu tổ chức đặt cho máy quản lý mốt số tồn hạn chế như:Do phân chia thành nhiều phòng chức năng,một số phòng lại có chức tương tự gây tốn chi phi quản lý.Lực lượng lao động lớn so với khối lượng công việc đảm nhiệm.Một số cán chưa đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phận không nhịp nhàng.Nhìn vào mơ hình cho thấy,Ban điều hành phải kiểm sốt tất phòng ban chức năng,các chi nhánh,phòng giao dịch.Do đó,khối lượng cơng việc ban điều hành rât lớn,việc kiểm soát,giám sát tổng cơng việc gặp khó khăn Cơng ty chưa có sách thu hút người lao động trẻ có trình độ đào tạo cao,nhiệt tình động thích ứng nhanh với thay đổi môi trường cạnh tranh Công ty không cần thiết phải thay đổi cấu hang tháng ma thay đổi theo tùng quý,từng năm để giảm xáo chộn cấu Page 35 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Phương hướng hoàn thiện thời gian tới Hiện BIDV Thăng Long bao gồm có ban giám đốc,các phòng ban chức năng.Về ngân hang có hồn thiện cấu tổ chức nhằm điều hành hoạt động BIDV Thăng Long đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo thực số mục tiêu sau: -Đảm bảo phát huy vai trò máy quản lý Ngân hang điều hành sản xuất kinh doanh tuân theo quy định pháp luật.Đồng thời nâng cao tính động,gọn nhẹ máy quản lý,đem lại hiệu cao hon,làm cho hoạt động Ngân hàng tăng lên:hoạt động tín dụng,thu hút vốn đầu tư -Xây dựng cấu gọn nhẹ,phản ứng linh hoạt tình xảy ra,các định thực nhanh chóng hơn,khắc phục tình trạng trùng lặp chia cắt chức năng,nhiệm vụ phận nhằm nâng cao hiệu hoạt động,tìm kiếm nhiều khách hàng cá nhân doanh nghiệp -Đảm bảo mối quan hệ đạo ban giám đốc,các phòng ban,tổ chức sản xuất tạo nên khối quản lý thống hoạt động nhịp nhàng với -Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc xếp cán bộ,tổ chức,đào tạo thi nâng bậc,đào tạo lại đội ngũ cán -Chức năng,nhiệm vụ phận công nhân viên xác định rõ rang,sắp xếp lao động người,đúng việc,đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động II.Giải pháp hoàn thiện *Về mặt tổ chức Đề xuất cấu tổ chức chi nhánh Ngân hàng Đầu Tư Phát triển Thăng Long Page 36 Mơ hình áp dụng theo ba mô hinh trục tuyến-chức năng,tham mưu địa dư Ngân hàng phát triển theo hướng mở rộng thị trường nước quốc tế.Do áp dụng mơ hình theo địa dư giúp máy quản lý đơn giản hóa q trình điều hành hoạt động ngân hàng.Chiến lược Ngân hàng mở rộng địa bàn hoạt động thời gian tới khơng nước mà mở rộng thị trường quốc tế.Khi áp dụng mơ hình địa dư tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý,hoạt động,tránh chồng chéo trình hoạt động *Đối với lãnh đạo,phòng chức năng: So với mơ hình cấu tổ chức máy cũ mơ hình có thay đổi phòng ban.Gộp phòng ban có chức tương đồng lại với giúp cấu bớt cồng kềnh hiệu Quyền hạn trách nhiệm phân bổ cách phù hợp.Mỗi phòng ban chức có chức cụ thể rõ ràng.Kết hợp với ban kiểm soát làm chức tham mưu cho Hội đồng tránh thiếu sót Page 37 CHƯƠNG I – MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I – CƠ CẤU TỔ CHỨC 1 Khái niệm Các thuộc tính cấu tổ chức 2.1 Chun mơn hố cơng việc 2.2 Bộ phận mơ hình tổ chức phận .2 (1) Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến (2) Mơ hình tổ chức phận theo chức (3) ) Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược (4) Mơ hình tổ chức ma trận 2.3 Mơ hình cấu tổ chức xét theo cấp quản lý tầm quản lý 2.4 Quyền hạn mối quan hệ quyền hạn tổ chức 2.5 Sự phân bổ quyền hạn cấp tổ chức .9 2.6 Sự phối hợp phận, phân hệ tổ chức .10 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 10 3.1 Chiến lược tổ chức 10 3.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp hoạt động tổ chức 11 3.3 Công nghệ 11 3.4 Thái độ ban lãnh đạo lực làm việc nhân viên 12 II.Hoàn thiện cấu tổ chức .12 1.Khái niệm 12 2.Lý hoàn thiện 12 Page 38 3.Q trình hồn thiện 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG 14 I.Tổng quan công ty 14 1.Quá trình hình thành phát triển chi nhánh Ngân hàng Đầu tư Phát triển Thăng Long 14 1.1.Lịch sử hình thành phát triển chi nhánh 14 1.2.Quá trình phát triển 15 2.Chức năng,lĩnh vực hoạt động kinh doanh 16 2.1.Chức 16 2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 16 2.2.1.Hoạt động dịch vụ: 16 2.2.2.Hoạt động tín dụng 17 2.2.3.Hoạt động đầu tư 17 II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 17 Sơ đồ cấu tổ chức BIDV Thăng Long .17 Chức nhiệm vụ phòng ban 19 2.1 Phòng quan hệ khách hàng 19 2.1.1.Công tác tiếp thị phát triển khách hàng: 19 2.1.2.Cơng tác tín dụng: 20 2.2.Đối với doanh nghiệp vừa nhỏ: 22 2.2.1.Công tác tiếp thị phát triển quan hệ khách hàng : 22 2.2.2.Cơng tác tín dụng: 23 2.3.Đối với khách hàng cá nhân 25 Page 39 2.3.1.Công tác tiếp thị phát triển khách hàng .25 2.3.2.Công tác bán sản phẩm dịch vụ ngân hàng bán lẻ: 25 2.4.Phòng quản lý rủi ro 26 2.4.1.Trong công tác quản lý tín dụng,phòng co nhiệm vụ: 26 2.4.2.Cơng tác quản lỷ rủi ro tác nghiệp: 27 2.4.3.Công tác chống rửa tiền quản lý hệ thống chất lượng ISO.27 2.4.4.Công tác kiểm tra nội bộ: 27 2.5.Phòng dịch vụ khách hàng cá nhân 28 2.6.Phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp 29 2.7 Phòng giao dịch 29 2.8 Phòng tiền tệ - kho quỹ .30 2.9.Phòng kế hoạch tổng hợp 31 2.10.Phòng tài - kế tốn 31 2.11.Phòng tổ chức hành 32 3.Thực trạng cấu tổ chức 32 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ .35 I.Phương hướng hoàn thiện thời gian tới .35 II.Giải pháp hoàn thiện 35 Page 40 ... ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG I.Tổng quan công ty 1.Quá trình hình thành phát triển chi nhánh Ngân hàng Đầu tư Phát triển Thăng Long 1.1.Lịch sử hình thành phát triển chi nhánh. .. đốc hai Phó giám đốc) Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Thăng Long khái quát qua sơ đồ sau: Page 18 MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA BIDV THĂNG LONG PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỊNG... 1.2.Quá trình phát triển  Cùng với nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước với phát triển toàn diện toàn ngành, Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam Chi nhánh (BIDV) Thăng Long ngày phát triển khẳng