môn tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ của trường đại học Nội Vụ Hà Nội 11111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế, khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ giúp đỡ dù hay nhiều Trong trình học tập mơn “ Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư – Lưu trữ ” đến nay, em nhận rất nhiều quan tâm, giúp đỡ thầy bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Văn Thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho chúng em tiếp cận với mơn “Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư– Lưu trữ” mà theo em môn học rất hữu ích cho cán Văn thư-Lưu trữ tương lai chúng em Em xin chân thành cảm ơn ThS Trần Việt Hà tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp Cùng với tri thức tâm huyết mình, truyền đạt cho em kiến thức quý báu khoảng thời gian qua Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô! Với bước đầu tiếp xúc với thực tế lĩnh vực Văn thư, kiến thức em nhiều hạn chế nhiều bỡ ngỡ vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhân ý kiến đóng góp q thầy để kiến thức em hoàn thiện lĩnh vực Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em hướng dẫn ThS Trần Việt Hà Những thông tin tham khảo đề tài trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng Nếu phát hiện có bất kỳ gian lận em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nội dung tiểu luận Hà Nội, ngày tháng năm 2020 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lí quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác Để thực hiện tớt cơng tác văn thư, đòi hỏi phải có kiến thức lí luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư Nếu thực hiện tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý quan, đồng thời thực hiện tớt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan, làm giảm bệnh quan liêu giấy tờ Cũng góp phần giữ gìn bí mật quan, bí mật Nhà nước đồng thời giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều quan, tổ chức chưa dành quan tâm mức đối với công tác quản lý, ban hành sử dụng tài liệu, chưa đáp ứng yêu cầu phương hướng đề Ngoài ra, nhiều nội dung quản lý văn thư chưa đề cập cách rõ ràng, cụ thể quy định hiện hành, văn hướng dẫn gây nên thực trạng quản lý văn thư chưa thống nhất, nơi kiểu hiện Chính thế, việc ban hành tiêu chuẩn công tác văn thư nhiệm vụ cần thiết hết Các tiêu chuẩn tiêu chuẩn từ người, cán nhân viên khâu, quy trình nghiệp vụ văn thư Từ đó, đề việc tra, kiểm tra, đánh giá chất lượng thực hiện tốt hơn.Trong năm gần đây, nước ta trọng rất nhiều công tác văn thư, ban hành Luật, Nghị định, Thông tư hướng dẫn, công văn công tác Đây đề đơn vị thực hiện tớt cơng việc Nhận thấy tình ban hành tiêu chuẩn thực hiện tồn hạn chế sớ ngun nhân khách quan chủ quan, nên em chọn đề tài: “Đánh giá các tiêu chuẩn quốc gia đã ban hành công tác văn thư” Đề tài nghiên cứu hy vọng đưa số giải pháp tối ưu đề việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn cơng tác văn thư thuận lợi nhất Đới tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Các tiêu chuẩn ban hành công tác văn thư văn ban hành đề làm tiêu chuẩn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Đánh giá tiêu chuẩn ban hành công tác văn thư 3.Phương pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài em xin sử dụng số phương pháp chủ yếu sau để làm rõ vấn đề đảm bảo tính xác cuả đề tài: - Phương pháp hệ thớng; - Phương pháp phân tích chức năng; - Phương pháp tự nghiên cứu tài liệu (thông qua kiến thức mà thầy dạy tìm hiểu số nguồn thông tin khác) 4.Cấu trúc đề tài Cấu trúc đề tài bao gồm chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH Chương 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC TIÊU CHUẨN HĨA ĐÃ BAN HÀNH TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Do thời gian có hạn nên em khơng tìm hiểu nhiều tài liệu, việc viết nhiều thiếu xót Em mong thầy tạo điều kiện hy vọng nhận đóng góp ý kiến thầy cô để viết em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT TCVN TCN CHỮ VIẾT ĐẦY ĐU Tiêu chuẩn Việt Nam Tiêu chuẩn ngành CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lí ḷn cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng xa lạ quan, tổchức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn tức làm công tác văn thư Như có thểđịnh nghĩa cơng tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉđạo, quản lý, điều hành công việc cáccơ quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) 1.1.2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: - Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in ấn, chụp văn - Ký văn Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu 1.1.3 Yêu cầu Trong trình thực hiện nội dung cơng việc, cơng tác văn thưởcác quan phải bảo đảm yêu cầu đây: - Nhanh chóng: - Chính xác - Bí mật - Biện đại 1.2 Cơ sở lý luận tiêu chuẩn hóa 1.2.1 Khái niệm Theo nghĩa chung: Tiêu chuẩn hóa việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn thống nhất sản xuất công tác Thuật ngữ chun mơn: “Tiêu chuẩn hóa lĩnh vực hoạt động bao gồm việc áp dụng xây dựng tiêu chuẩn tiến hành dựa thành tựu khoa học kỹ thuật kinh nghiệm tiên tiến với tham gia bên hữu quan nhằm đưa hoạt động xã hội, đặc biệt hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm đạt hiệu chung có lợi nhất cho người xã hội” Định nghĩa đầy đủ ISO Tiêu chuẩn hoá sau: “Tiêu chuẩn hoá hoạt động thiết lập điều khoản để sử dụng chung lặp lặp lại đối với vấn đề thực tế tiềm ẩn, nhằm đạt mức độ trật tự tối ưu khung cảnh nhất định.” Như vậy, chất tiêu chuẩn hóa đưa tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn Hai mặt cơng tác có tác động, quan hệ chặt chẽ với nhau, xây dựng tiêu chuẩn để áp dụng vào thực tế nhằm đem lại hiệu nhất định ngược lại việc áp dụng tiêu chuẩn góp phần thúc đẩy xây dựng tiêu chuẩn 1.2.2 Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Cơng tác văn thư công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, quản lí văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan tổ chức, quản lí sử dụng dấu công tác văn thư Công tác văn thư chiếm nội dung lớn văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động văn phòng Do tính chất cơng tác văn thư mà công tác quan tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, trang thiết bị bìa, hộp, giá, tủ đựng tài liệu… Để công tác VTLT phát triển tốt xã hội hiện việc đổi tồn hoạt động liên quan đến văn thư rất cần thiết nhằm đảm bảo thơng tin an tồn cho quan tổ chức, đạt hiệu cao cho trình khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho mục đích nghiên cứu 1.2.3 Mục đích tiêu chuẩn hóa công tác văn thư - Thứ nhất, tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư giúp cho quy trình nghiệp vụ, quy phạm, phương tiện, thiết bị bảo quản TLLT đồng thời đồng hóa, thớng nhất hợp lý hóa Việc tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư rất cần thiết góp phần tiết kiệm ngun liệu ,vật liệu, cơng sức, kinh phí tăng suất lao động trình thưc hiện nghiệp vụ văn thư Nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lí Cơng tác văn thư góp phần giữ gìn chứng cho hoạt động quan tổ chức Chính làm tớt cơng tác văn thư tạo tiền đề cho công tác lưu trữ thuận lợi Các tiêu chuẩn góp phần đưa quy trình nghiệp vụ vào thớng nhất bước một, hợp lý quy củ Tiết kiệm thời gian công sức cho cán làm văn thư, góp phần nâng cao śt chất lượng cơng việc - Thứ hai, nâng cao hiệu công tác văn thư nâng cao tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán cơng chức viên chức Có rất nhiều quan, tổ chức chưa thực hiện tốt khâu nghiệp vụ công tác văn thư, cán chuyên môn chưa có trình độ cao, hiểu biết sâu, làm chưa quy trình Nhờ việc tiêu chuẩn hóa giúp công tác văn thư thống nhất hơn, có quy trình cụ thể, quan cá nhân có liên quan có trách nhiệm tuân thủ thực hiện theo điều tạo đồng Đặc biệt rất dễ kiểm soát tài liệu thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Cán viên chức nâng cao tinh thần trách nhiệm cho mình, khơng ngừng trau dồi kinh nghiệm, học hỏi tuân thủ nguyên tắc trách nhiệm mình, yêu nghề, gắn bó với nghề, văn hóa quy trình, khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư giúp cán trữ Nhà nước, đến ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công Nghệ ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, theo cơng bớ tiêu chuẩn bìa hồ sơ lưu trữ TCVN 9251:2012 Trong TCVN 9251:2012, phạm vi áp dụng cho loại bìa hồ sơ lưu trữ giấy dùng lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành việc lập hồ sơ quan, tổ chức Giấy làm bìa hồ sơ phải làm bột giấy hóa học tẩy trắng, gồm bột giấy nguyên thủy, bột giấy tái chế hỗn hợp hai loại bột giấy Bìa hồ sơ làm giấy tráng phủ bề mặt từ giấy không tráng phủ bề mặt Đối với giấy làm hồ sơ dùng để lưu trữ 50 năm giấy dùng để sản xuất bìa hồ sơ sau thử lão hóa nhân tạo theo TCVN 7068-1 (ISO 5630-1) phải đáp ứng quy định: Về độ bền kéo sau lão hóa khơng nhỏ 80%; - Năng lượng kéo hấp thụ, không nhỏ 70%; - Độ bền xé không nhỏ 75%; - Độ trắng ISO, không nhỏ 90%; - Độ chịu bục, không nhỏ 80%; - pH nước chiết không nhỏ 6,5% Giấy dùng để sản xuất bìa hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu quy định tiêu chuẩn Việt Nam 9251:2012 khối lượng; độ dài, rộng; lượng kéo; độ chịu bục; độ bền; độ nhẫn bekk; độ ẩm; độ PH,… Kích thước bìa hồ sơ 650mm x 320mm (khơng tính kích thước phần tai tai dưới), với sai số Trong trường hợp tài liệu có kích thước khác tờ A4 điều chỉnh kích thước bìa hồ sơ cho phù hợp Bìa hồ sơ phải vng vắn, đường gấp nếp phải liên tục Bề mặt bìa hồ sơ khơng nhàu nát, khơng có vết xước, khơng bị vón cụ, khơng có xơ xợi bám dính màu sắc phải đồng Các nội dung in bìa phải cân đới, ngắn rõ nét bền màu 2.1.2.3 Tiêu chuẩn dấu Về dấu, năm 2012 Bộ Công an ban hành Thông tư số 21/2012/TT-BNV ngày 13/4/2012 quy đinh dấu quan tổ chức, chức danh Nhà nước Ngoài ra, sở kế thừa quy định phát huy tớt Nghị định 58/2001/NĐ-CP Nghị định 31/2009/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 ban hành việc quản lý sử dụng dấu áp dụng mặt khắc phục hạn chế, vướng mắc quy định trước công tác quản lý sử dụng dấu, mặt khác tạo hành lang pháp lý vững mạnh, bảo đảm phù hợp với chủ trương đơn giản hoá thủ tục hành lĩnh vực quản lý, sử dụng dấu Năm 1992, Cục Lưu trữ phối hợp với Viện Nghiên cứu Tiêu chuẩn hóa Q́c gia nghiên cứu xây dựng trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 “Văn quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” Tuy nhiên, từ năm 1970, vấn đề tiêu chuẩn hóa sớ văn quản lý nhà nước số cán công tác Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu Năm 2002, TCVN-5700-1992 “Văn quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” sốt xét lần Bộ Khoa học Công nghệ ban hành TCVN 5700:2002 Văn quản lý nhà nước theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002 2.1.2.4 Tiêu chuẩn hộp bảo quản tài liệu Theo định số 187/QĐ-BKHCN ban hành quy định hộp đựng bảo quản tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn hóa theo TCVN 9252:2012 Tiêu chuẩn chuyển đổi từ TCN 02:2002 cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Về ngoại quan bề mặt hộp phải nhẵn mịn, khơng có vết xước, khơng có xơ sợi bám dính Các mép gấp hộp phải phẳng, khơng bị gẫy Các góc hộp phải vng vắn khít hộp đậy kín Về kích thước cấu tạo hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước 350 mm x 250 mm x 125 mm với sai số ± mm Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp phải làm từ vật liệu khơng ăn mòn, dầy mm (xem Hình Hình 2) Nắp hộp mở có chiều dài 129 mm Ở cạnh bên hộp, cách nắp hộp khoảng 50 mm cách mặt 30 mm có 01 lỗ hình tròn với đường kính 30 mm để tạo thơng thống Về độ bền nén thử theo phương pháp nêu 4.10 hộp phải chịu lực nén ép tối thiểu 2000 N mà không bị hỏng biến dạng 2.1.2.5 Tiêu chuẩn giá bảo quản tài liệu Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Về ngoại quan bề mặt khung giá, giằng, tấm đợt phải nhẵn mịn khơng có vết xước, lồi lõm Màng sơn phải phủ bề mặt tấm thép, màu sơn phải đồng toàn tấm thép Lớp sơn phải bám chắn, không bị bong, xước, phồng rộp, nhăn, chảy vón cục Giá sau lắp hồn chỉnh phải ngắn, chắn, tấm đợt, giằng, ốc liên kết phải chắn, cân đối Về kích thước cấu tạo giá bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước 000 mm x 1230 mm x 400 mm với sai số ± mm Thép tấm làm khung giá có độ dày 40 mm Các tấm đợt có độ dày 25 mm Các giằng có độ dày 30 mm Về độ chịu tải tấm ván đợt phải chịu tải trọng tối thiểu 50 kg 48 h mà không bị võng xuống mm Giá hoàn chỉnh phải chịu tác động vào chiều giá tối thiểu 30 kg mà không bị xô lệch nghiêng 10 mm 2.1.3 Tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư 2.1.3.1 Soạn thảo ban hành văn TCVN 5700-1992 TCVN 5700-2002 (soát xét lần 1) đa số quan tổ chức áp dụng hoạt động soạn thảo văn quan tổ chức Ngồi ra, tiêu chuẩn đề biên soạn giáo trình, cẩm nang… soạn thảo văn nhằm phục vụ cho đối tượng sinh viên, công chức, viên chức nhà nước nghiên cứu học tập Đặc biệt tiêu chuẩn sở Bộ nội vụ, Văn phòng Chính phủ tham khảo xây dựng ban hành Thông tư 55/2005/TLLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư sớ 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Thơng tư 01/2011/TT-BNV quy định Phơng chữ trình bày văn “Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.” Quy trình soạn thảo ban hành văn thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/10/2004 Chính phủ công tác văn thư bao gồm bước: Bước 1: Hình thức văn Bước 2: Thể thức văn Bước 3: Soạn thảo văn Bước 4: Duyệt văn bản, sử chữa, bổ sung thảo duyệt Bước 5: Đánh máy, nhân Bước 6: Kiểm tra văn trước trình ký Bước 7: Ký văn Bước 8: Bản văn Đối với loại văn bản, Nhà nước có quy định riêng quy trình soạn thảo ban hành văn bản, cụ thể sau: - Đối với văn quy phạm pháp luật + Luật số 80/2015/QH13 Quốc hội: Luật ban hành văn quy phạm pháp luật + Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật - Đối với văn hành chính: + Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Góp phần tạo thuận lợi cho cơng tác quản lý thớng nhất q trình ban hành, tăng tính thẩm mỹ cho văn Tuy nhiên nội dung văn chưa bao quát hết thể loại văn hành số nội dung chưa phù hợp cần sửa đổi bổ sung 2.1.3.2 Quản lý giải văn đi, văn đến Căn theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/10/2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định quản lý giải văn đến bao gồm trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Cũng theo Nghị định 110/NĐ-CP định quản lý giải văn bao gồm bước quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi sớ, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn 2.1.3.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Căn Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan quy định việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan bao gồm: a) Lập Danh mục hồ sơ; b) Mở hồ sơ; c) Thu thập, cập nhập văn bản, tài liệu vào hồ sơ; d) Kết thúc hồ sơ; e) Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Quy trình lập quản lý hồ sơ áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 – Quản lý hồ sơ Bộ Khoa học Công nghệ ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420:2004 Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 07/2012/TT_BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quy định sổ đăng ký chuyển giao văn đi, đến, mẫu danh mục hồ sơ mẫu bien giao nhận tài iệu Ngày 26/8/2015, Cục Văn thưu Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Hướng dẫn đời đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ hướng đén thành lập văn phòng khơng giấy phủ điện tử tương lai Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tiến hành khoa học theo TCVN ISO 9001:2000 2.1.3.4.Quản lý sử dụng dấu Căn vào Điều 25 Mục Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/10/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực hiện theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định (Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/10/2004 Chính phủ công tác văn thư) Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d) Khơng đóng dấu khớng Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: a) Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; b) Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay dấu đơn vị Hiện nay, việc quản lý sử dụng dấu quy định cụ thể Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 ban hành việc quản lý sử dụng dấu 2.1.4 Tiêu chuẩn người Thông tư số 14/2014/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 31 tháng 10 năm 2014 việc quy định chức danh, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư Thông tư đời bãi bỏ Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng năm 1993 tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ Tiêu chuẩn chung người gồm có: Thứ nhất, người làm văn thư có kiến thức, kinh nghiệm Thứ hai, có chun mơn nghiệp vụ Thứ ba, có đạo đức nghề nghiệp CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Một số nhận xét 3.1.1 Thành tựu - Đã có định hướng cơng tác tiêu chuẩn hóa: Từ năm đầu thành lập, Cục Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Năm 1986, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng định hướng cơng tác tiêu chuẩn hóa đến năm 2000 Ngồi ra, giai đoạn này, hàng năm, Cục có kế hoạch triển khai cơng tác tiêu chuẩn hóa Những tiêu chuẩn xây dựng ban hành nằm định hướng cơng tác tiêu chuẩn hóa - Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) xây dựng ban hành Trong công tác văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng ban hành số TCN cần thiết tiêu chuẩn bìa hồ sơ, sổ đăng ký cơng văn – đến: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” ban hành Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng năm 1992 Cục Lưu trữ Nhà nước Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 01-2002 Bìa hồ sơ thay TCN 02-1992 Quyết định số 62/QĐ-LTNN Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 07 tháng năm 2002 Tiêu chuẩn cấp ngành như: Mẫu sổ công văn – đến sổ công văn mật Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu, xây dựng TCN sổ đăng ký công văn – đến loại thường mật Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng ban hành: Tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ Tiêu chuẩn ngành TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Tiêu chuẩn ngành TCN 09-1999 Phiếu phơng Tiêu chuẩn ngành TCN 01-1990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; Tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ TCN Bìa hồ sơ, Tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; Tiêu chuẩn ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản TLLT; Tiêu chuẩn ngành TCN 02-2002 Hộp bảo quản TLLT hành - Nhiều tiêu chuẩn ban hành áp dụng rộng rãi Trong hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, nhiều tiêu chuẩn công tác văn thư áp dụng rộng rãi thực tế Có thể kể đến là: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đại đa số quan Nhà nước áp dụng hoạt động soạn thảo văn quan Ngồi ra, tiêu chuẩn để biên soạn giáo trình, cẩm nang… soạn thảo văn nhằm phục vụ cho đối tượng sinh viên công chức, viên chức nhà nước nghiên cứu, học tập thực thỉ cơng việc - Qua cơng tác tiêu chuẩn hóa, Cục Lưu trữ Nhà nước có mối quan hệ hợp tác với nhiều quan, đơn vị việc xây dựng tiêu chuẩn Những năm 80, với đời Điều lệ cơng tác tiêu chuẩn hóa, hoạt động tiêu chuẩn hóa triển khai hoạt động Cục Lưu trữ Nhà nước Do tính chất công tác văn thư nên việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư có phạm vi áp dụng đối với quan, tổ chức Vì thế, tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư đòi hỏi phới hợp, tham gia nhiều quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư ban hành có hiệu áp dụng cao Trong trình thực hiện tiêu chuẩn hóa văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước phối hợp với nhiều quan, tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ Môi trường (Bộ Khoa học Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung tâm Lun trữ tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ quan, sở sản xuất… việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng ban hành tiêu chuẩn 3.1.2 Hạn chế Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư đạt kết song hững hạn chế: Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư từ năm 2002 trở lại chưa quan tâm Chỉ từ năm 2008, cơng tác tiêu chuẩn hóa ý chưa có định hướng phát triển dài hạn Các tiêu chuẩn công tác văn thư xây dựng ban hành hướng đến đới tượng tài liệu hành Ngồi ra, thiếu tiêu chuẩn thuật ngữ văn thư phục vụ cho việc hiểu, quan niệm cách thống nhất hoạt động văn thư như: từ chuẩn, từ khóa… Việc rà sốt, thực hiện chuyển đổi TCN chưa tiến hành kịp thời Theo Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 văn hướng dẫn, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiến hành rà soát thực hiện chuyển đổi TCN Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản thành tiêu chuẩn q́c gia Nhiều tiêu chuẩn chưa soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Sau tiêu chuẩn ban hành áp dụng thực tế, Cục chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ quan, tổ chức Trung ương địa phương Vì thế, ý kiến hiệu khuyết điểm tiêu chuẩn chưa phản hồi lại đơn vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh 3.2 Giải pháp 3.2.1 Đối với các quan có thẩm quyền ban hành tiêu chuẩn Tham mưu đề xuất Chính phủ sớm xây dựng Luật Văn thư Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa đưa việc tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ thường xuyên hoạt động quan Cần phải trọng đến việc soát xét lại tiêu chuẩn ban hành từ lâu, đặc biệt TCVN 5698 Thực tiễn công tác mô tả thư mục tài liệu có nhiều biến đổi Kể từ năm 1989 đến nay, gần 20 năm trôi qua việc xem xét lại cần thiết Trên sở soát xét tiêu chuẩn này, cần bổ sung cập nhật đến tiêu chuẩn thực có ý nghĩa tiêu chuẩn cho thư viện hiện áp dụng Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa tiêu chuẩn ban hành cho phù hợp với thực tiễn điều kiện phát triển khoa học công nghệ 3.2.2 Xây dựng phát triển đội ngũ cán nghiệp vụ có trình độ tay nghề cao Với mục đích triển khai cách kịp thời có hiệu tiêu chuẩn ban hành, cần có người có khả làm việc cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó, cần đặt sách khuyến khích, động viên lơi ćn cán thực thi áp dụng chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu Bồi dưỡng nâng cao lực, trình độ lãnh đạo, cán nhân viên, cán văn thư đáp ứng yêu cầu áp dụng tiêu chuẩn để tăng khả giải cơng việc nhanh chóng hiệu Tăng cường công tác kiểm tra thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư để kịp thời chấn chỉnh hạn chế, tồn Nâng cao tầm quan trọng tiêu chuẩn công tác VTLT mắt lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ để có quan tâm mức Có thể thấy, tiêu chuẩn cơng cụ quan trọng chuẩn hóa Đã đến lúc phải xem xét tiêu chuẩn hóa yếu tớ quan trọng giúp cho thư viện hội nhập, chia sẻ phát triển nguồn lực phục vụ cho việc khai thác sử dụng thông tin đạt hiệu cao Để thực hiện việc chuẩn hóa xử lý tài liệu, trước hết cần phải bắt tay vào việc xây dựng, hồn thiện hệ thớng TCVN công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin 3.2.3 Tăng cường công tác phổ biến, giới thiệu hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn ban hành Để tiêu chuẩn thực triển khai thực tế, quan chức cần đẩy mạnh hoạt động phổ biến tuyên truyền tiêu chuẩn Cần trọng việc nâng cao nhận thức cho thư viện cá nhân người cán thư viện vai trò việc chuẩn hố nói chung việc áp dụng tiêu chuẩn cụ thể nói riêng Các quan quản lý ngành cần thiết lập quy định văn hướng dẫn để việc triển khai áp dụng TCVN công tác thư viện nói chung cơng tác xử lý tài liệu nói riêng tiến hành đồng thớng nhất Ngồi hình thức tập h́n đới với tiêu chuẩn cụ thể, nên đưa nội dung công tác hoạt động tiêu chuẩn vào số hội nghị hội thảo qua viết báo, tạp chí ngành 3.2.4 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại đáp ứng điều kiện áp dụng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, phòng thí nghiệm cho cơng tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa đưa việc tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ thường xuyên hoạt động quan KẾT LUẬN Thông qua đề tài nghiên cứu thân em rút dược nhiều kinh nghiệm có lượng kiến thức nhất định mà em đúc kết lại Công tác văn thư hoạt động thiếu giữ vị trí, vai trò rất quan trọng hoạt động quan, tổ chức Để nâng cao hiệu văn thư việc nghiên cứu áp dụng hệ thớng quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn q́c gia khơng đòi hỏi cấp thiết, bước tất yếu xu hiện mà có tính khả thi Việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn gắn với việc xây dựng thực hiện quy trình làm việc cách khoa học hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác quản lý nhà nước quan tổ chức, hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nước nhà hiện Việc áp dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư nhờ văn hóa quy trình thực hiện, giúp kiểm sốt cải tiến cơng tác văn thư góp phần đắc lực cho cơng cải cách hành Việc áp dụng tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thư khơng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan, tổ chức, khắc phục thiếu sót hạn chế hoạt động văn thư mà góp phần đẩy mạnh cải cách hành nhà nước trước hết thực hiện cải cách thủ tục hành quan, tổ chức hiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 29/2011/TT-BKHCN ngày 15 tháng 11 năm 2011 sửa đổi, bổ sung số quy định Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 Bộ Khoa học Công nghệ hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; TS Hồ Văn Quýnh (năm 1996), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 143; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ... NAM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 2.1 Tiêu chuẩn công tác văn thư 2.1.1 Nội dung tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thư Trong công tác văn thư, quy trình nghiệp vụ quy định rõ thống nhất văn Luật văn. .. hiệu công việc 1.2.4 Nội dung tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ có nội dung sau: Một là, xây dựng tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật công tác văn thư Hai là, công. .. VIẾT ĐẦY ĐU Tiêu chuẩn Việt Nam Tiêu chuẩn ngành CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lí ḷn cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Văn thư từ gốc